Comprehensive Supervisory Skills Training

Holiday Inn Express Wahid Hasylm- Jakarta,

December 9 -10,2019

Trainer:
G. Suardhlka, MBA

ILP Center Building 2nd Floor R.;

Jl. Raya Pasar Minggu No. 39A
Jakarta 12780 G. Suardhika
V
Telp.: (021) 7919 4462 /8730 Senior Trainer, Soft Skills Topics
Fax 1(021)7919 8740
www.valueconsulttraining.com .
A HP Center Building R.219. Jl. Raya Pasar Minggu No. 39A
Jakarta Seloton 12780
<. *62 21 7919 8730
a gsuardhikaacbn net.id
® gsuardhiko.com
2/L
199;
 valuecw

Comprehensive
Supervisory Training

Exclusively prepared for:

Public Training

December 2019

Maritaf Hemat fyrtas, ‘UntubjneCestarifyn Hutan Indonesia

 VALUE

Fasilitator

G. Suardhika, MBA.
Suardhika adalah Penulis, Trainer, Konsultan dan Coach. Buku pertamanya telah
terbit pada Januari 2019, The Missing 40 Percent.
Lebih 20 tahun, Suardhika terlibat dalam mendisain dan memberikan pelatihan
pada area: Supervisory, Kepemimpinan, Manajemen Kinerja, Coaching &
Counseling, Motivasi, Komunikasi, Team Building, Manajemen Prioritas dan
Waktu, Emotional Intelligence, Program Persiapan Pensiun, Manajemen
Produktivitas Diri. Dia lulus dari Fakultas Psikologi Universitas Indonesia dan
MBA dari IPMI, Jakarta. CV yang lengkap dapat dilihat
di http://gsuardhika.com/curriculum-vitae-of-e-suardhika-psi-mba/.
Beberapa klien in house training-nya: DHL, 3M, Indomobil, Amoco Mitsui,
Equalindo Mining, Total Indonesie, Aqua Danone, General Motors, Tigaraksa,
Rekayasa Industri, Indonesia Power, Garuda Indonesia, Mobil 8, Telkomsel,
Gramedia, Penerbit Airlangga , Ceva Logistic, Havi Logistic, Pro Logistic, EJIP,
Panarub, YKK, Adis Dimension Footwear, LG Electronics, Colorobia, Asia Pulp &
Paper.Thames PAM Jaya, Aqua Danone, Asia Pulp & Paper, Indah Kiat Pulp &
Paper, Aneka Tambang, Mega Insurance, Tugu Pratama, Asuransi Bintang,
Asuransi MSIG, AIG Lippo, Bank Danamon, Bank Kalbar dan Bank Sumsel, Lido
Lake Resort, Hotel Aryaduta Karawaci, ICRAF, The Nature Conservacy.
Saat ini Suardhika rutin menulis di blog http://produktivitasdiri.co.id.
Blog personal beliau ada di http://esuardhika.com. Untuk melihat topik lain
dari Suardhika silakan klik http://esuardhika.com/soft-skills-map/

‘Maritaft femat dgrtas, 1)ntu%meCestarifyin Hutan Indonesia 2

 VALUE

Leader mengelola sumber-sumber daya

untuk mencapai kinerja yang
ditargetkan melalui tim nya, dalam
jangka pendek dan jangka panjang.

Jangka pendek: menyeiesaikan pekerjaan/mencapai target

jangka panjang: memberi nilai tambah bagi sistem dan tim
untuk tantangan masa depan

9darikh Hemat fyrtas, 'UntupmeCestankyn Hutan ItuComsia

3
 VALUE

^\eU
P) fash**.

‘MaritaHHemat fartas, Vntu%melestarifonhutan Indonesia 4

 VALUE.

Supervisor

Tingkat pertama manajerial (first line

manager) yang melaksanakan tuqas denqan
dan melafui bawahan. la mengarahkan
aktivitas kerja dari para pekerja

tMarilaH hemat fertas, ‘Ontu^jneCestari^n hutan Indonesia

5
 VALUE

Esensi Supervisi

Melakukan pekerjaan
sendiri

Mendelegasikan tugas, mengawasi &

n memonitor anak buah .
Z <p)^

£|iawx\ -*• c^' ^Vvi.

t........................................... .<£&..»i 0\(y.¥5viiv«y......!W:viu... .^r.V?..^... e'^Z '

...... &A«Am«% .. .Vv»kj . .........

Maritah Hemat fyrtas, 11ntu^metestation Hutan Indonesia 6

 valuedc-::;

Esensi Supervisi

adalah: kemampuan untuk menggerakkan orang lain guna

mencapai kinerja yang optimal

Anak buah Kolega Peianggan

‘ManCafi hemat fynas, 'Ontu^jneCestan^n hutan Indonesia

1
 VALUE

Struktur Organisasi

-------- --------------
i f 1

Supervisor Supervisor Supervisor

Marital Hemat kgrtas, Untu^jneCestari^ffn Hutan Indonesia 8

 VALUE

Dari Pekerja ke Supervisor

Pekeria Supervisor

• Sepenuhnya bergantung • Bergantung pada

pada kemampuan kinerja bawahan.
kerjany^, pengalaman
dan pengetahuan
• Atasan memberikan • Memahami pekerjaan
pekerjaan pada anda. sebagai satu kesatuan
kerja, dan membaginya
dalam unit anda.

'Maritah fiemat fyrtas, Vntul(jneCestarifan hutan Indonesia

9
 VALUE

Dari Pekerja ke Supervisor

Pekerja Supervisor

• Anda memutuskan • Anda bertanggung

c^ra terbaik untuk jawab untuk
melaksanakannya. keseluruhan unit.

• Anda hanya
bertanggung jawab
pada diri anda
sendiri.

5MarilafiHemat fertas, llntu^mekstan^nHutanIndonesia 10

 VALUECCN5;

MANAJER & SUPERVISOR

Manaier Supervisor
• Menetapkan tujuan- Mencapai tujuan-tujuan
tujuan Mengimplementasikan
• Perencanaan perencanaan
• Tidak menjadwalkan Memberi jadwal
pekerjaan orang lain. pekerja
• Mengantisina§i_masalah Menyelesaijsan
• Merencanakan masalaFfyang terjadi.
penempatan posisi
supervisor

‘MariCaH Hemat fortas, 'Vntubjnekstarifyn Hutan Indonesia

11
 VALUE

MANAJER & SUPERVISOR

Manaier Supervisor

• Memperkerjakan
• Mengetahui seluruh
pekerja sesuai dengan
bidang fungsional
kebutuhan.
• Tidak dapat
• Mengetahui bidangnya
menggantikan
masing-masing.
ketidakhadiran
anggota staff. • Dapat menggantikan
ketidakhadiran
• Mencfelegasikan
seorang pekerja
Pelatihan
• Melatih

iMarilahfemat bgrtas, 'VntukjneCestari^an Hutan Indonesia 12

 VALUE -

MANAJER & SUPERVISOR

Manaier Supervisor

• CukujDjDanyak • Lebih banyak

menggunakan waktu menggunakan waktu
untuk koordinasi antar utk koordinasi internal
departemen. departemen.

13

•Marital hemat kgrtas, 'Ontu^metestanl^n hutan Indonesia

IB
 VALUE

MANAJER & SUPERVISOR

Manaier Supervisor

• Bertemu dengan orang- • Jarang bertemu

orang diluar organisasi. dengan orang-orang
• Memiliki tugas-tugas diluar organisasi.
seremonial. seperti • Tidak memiliki
berpidato, dan terlibat kewajiban-
dalam acara
kewajiban
kemasyarakatan
seremonial.

14

MariCaH Hemat kgrtas, 1)ntu£meCestanfon Hutan Indonesia 14

 VALUE

’Marifah fiemat Hgrtas, 'UntukjneCestarifan futan Incforusia

15
 VALUE

iMarUaHHemat fertas, Vntukjnekstankffn Hutan Indonesia 16

 VALUE

Struktur Organisasi

Supervisor Supervisor Supervisor

17

'Maniah Hemat fortas, 'UntukjmeCesUirifyn Hutan Indonesia 17

 VALUE

Perbedaan Fokus antar Level

Manajemen antar Fungsi

Manajer tingkat atas \

Manajertk. menengah
\ Manajemen di dalam /
\ Fungsi /

Supervisor Wlanajemen Kegiatan /

Pekerja
' Teknis '

18

!ManhH hemat fartas, l)ntukjneUstarifon Hutan Indonesia 18

 VALUE

Pemahaman Organisasi

• Fungsi lOl-^ 4 f
vb^Kii
b‘<4r$-Utc\k>]jts ^ • Peran lunAWVb
• Tugas 'fovwcji'^ov cn^-v'T y»4»c
bn- *f _ # Job Desc

bVw ofL viaiLGjru^y* Sasaran —

• Wewenang dL^.
• Tanggung Jawab -r

.A.^4^ ' CrT^Vlv^^l j<lV ^UWibojrs^* )twy fT> V^vwjlv^i' •

AA/U^ -* u_ o**v ^

^ ** p>1*V btJtAtr' .

‘MariCaH hemat fyrtas, Vntubjnetestarikg,n (utan Indonesia

19
 VALUE

!Mari(af (emat fyrtas, ‘UntukjmeCestarifon futan Indonesia 20

 VALUE

Tujuan yang SMART

• Specific: # multy
intepretable; singgle idea
• Measurable: indikator
tercapai/# nya sasaran
Achievable: Realistic and
stretch
• Relevant: ke atas,
samping dan dgn job desc
• Time: standard, project

AoKv»V\

‘MariCaH Hemat kgrtas, 'VntukjneCeslan^n Hutan Indonesia

21
 VALUE

Grafik Manajemen Kinerja (MK)

Kinerja Tinggi

^ Diperkuat dengan cara memberi pernghargaan dan meningkatkan

tanggung jawab (mentoring)

Target: faktoryg
menarik kinerja

Kinerja Rendah

Perencanaan Mengelola Kinerja Pemlaian Kinerja

AwalTahun Tahapdalam Mengelola Kinerja AkhirTahun

VALUECONSILT

1/...............................

...... ................................. ........................................

:... ...................... ...................................... r.....

|vv.b“Jkr yyyl~r?.

lv\4rfV\V)U. yv\)>7«i Hid

'Marthalemat fertas, VntuOmekstan^n fiutan Indonesia 22

 VALUE ;

PDCA

• PLAN: perencanaan
• Do: pelaksanaan
• Check: evaluasi

• Action: perbaikan. Kemungkinan

dituangkan dalam Perencanaan yang
baru dan pembuatan Standard.

‘MariCaH hemat fyrtas, VntuftjneCestanfign Rutan Indonesia

23
 VALUE

3.Fokus Pada PDCA

1. Management adalah PDCA

PER13AIKAN/
* PENINGKATAN

KEGIATAN
PLNGENDALIAN

PEMELIHARAAN

Siklus PDCA/SDCA
24

WarilafiHemat HgTtas, ‘Vntubjne(estarik$n Hutanlrufonesia

24
 VALUE

Fokus Pada PDCA

PEMB IHARAAN

Improvement & Standarisasi

’M.arilah fumat fortas, 'Untuf^mekstanfon futan Indonesia

25
 VALUE

'ManCahhemat fynas, Vntu^ meCestan^n fiutanIndonesia 26

 VALUE

System

‘MardaHhemat fyrtas, ‘VntukjneCeslanbgn fiutan Indonesia

 VALUE

Marikfi temat Hgrtas, Vntukjmekstankffn Hutan Indonesia 28

 VALUE

'Mardah Hemat fyrtas, ‘VntuHjnelestarifyin Hutan Indonesia

29
 VALUE

iMari/a/i Hemat Rgrtas, Untu^jnekstan^an Hutan Indonesia 30

‘MariCaH Hemat fyrtas, IJntulijneCestari&gn Hutan Indonesia
31
 VALUE

TUJUAN

• Melihat bagaimana tipe akan berpengaruh

terhadap perilaku seseorang.

• Mengenali kekuatan dan potensi pada diri agar

dapat dikembangkan.

• Dapat memahami dan menghargai diri sendiri

maupun orang lain, serta perbedaannya.

32

Marihfi(emat fyrtas, UntuRmeCestariRpnRutanItufonesui

32
 VALUE

Apakah MBTf Itu ?

Myers-Briggs type Indicator (MBTI)

merupakan sebuah alat yang dapat
menggambarkan perbedaan
mendasarpada perilaku manusia
yang sehat dan normal

'Mardah hemat fyrtas, ‘Untu^meCestanUgn HutanIndonesia

33
 VALUE

Cara Memahami Diri

iMaritalhemat fyrtas, VntubmeCestarifon HutanIndonesia 34

 VALUE

PREFERENSI

• Merupakan pilihan
• Netral
• Tidak ada baikdanburuk
• Bersifat 'innate'
• Kita memiliki ke 8 preferensi yang ada,
hanya saja kita memilih 4
• Bertindak sesuai preferensi akan
merasa lebih nyaman dan spontan

'Maniatihematfyrtas, ‘Vntulmelestarilgn fiutanIndonesia

35
 VALUE

PERBEDAAN PREFERENSI
arah pemusatan perhatian
r ' •
•
Extra vert Introvert
•
•
•
_______________________ y
•
cara memperoleh informasi w
•
•
•
intuition
ensing •
•

cara membuat keputusan

r
Thinking eeling

orientasi terh^dap dunia luar

•
• H
•
Judging • perceiving
•
•
V J • «

Maritafi fie mat kgrtas, Untuffmetestari^n Hutan Indonesia 36

 VALUE

Extrovert Introvert
Ke mana anda lebih suka memusatkan perhatian anda ?

E
Pendorong atau energi Pendorong atau
utamanya adalah energi utamanya
lingkungan - dunia luar berasal dari dalam
berupa orang lain dirinya - dunia dalam
maupun benda berupa pikiran dan
refleksi (perenungan)

Manthfi Hernat Rgrtas, ‘UntuRjnekstarifon Hu tan Indonesia

37
 VALUE

E atau I
Extrovert C Introvert
Memperjiatikan lingkungan
Menarik diri pada dunianya
Cenderung untuk berkomunikasi sendiri
secara verbal.
Belajar melalui perilaku atau Cenderung untuk
diskusi. berkomunikasi secara non­
Minat yang meluas. verbal/ tulisan.
Bicara/bertindak dulu. barn
(kemudian) berfikir
Belajar melalui refleksi diri
Ekspresif dan mudah bersosialisasi. Minat yang mendalam.
Berfikir dulu. baru
(kemudian) berbicara/
bertindak
Menyendiri dan terkendali

38

Mantaf Hemat fart as, ‘Untu^rnekstari^an Hutan Indonesia 38

 VALUE

Sensing iNtuition
Bagaimana cara anda memperoleh
informasi, mengetahui segala sesuatu?

Mengumpulkan Mengumpulkan
informasi dengan
informasi melalui
menggunakan 'Indera
panca indera keenam" firasat atau
dugaan - dugaan.

39

Marita fi temat dgrtas, 'Untufjnetestaribgn fiutan Indonesia

39
 VALUE

S atau N
Sensing Intuition
• Memusatkan pada apa yang nyata dan
aktual. • Memusatkan pada
• Menghargai aplikasi praktis. “gantbaran umum" dan
kemungkinan.
• Faktual dan kongkrit. memperhatikan
detail • Menghargai pemahaman
• Mengamati dan mengingat secara
berurutan. imajinatif
• Berorientasi pada saat ini.
• Abstrak dan teoritis.
• Menginginkan informasi setahap demi
setanapr • Melihat pola dan makna
dibalik fakta.
• Berorientasi pada masa
depan.
• Melompat-lompat. pindah
dimana saja.

40

94anbh Hemat fortas, Vntu^mekstarilian Hutan Indonesia 40

 VALUE

Thinking Feeling
Bagaimana cara anda membuat keputusan?

Pengambilan Pengambilan keputusan

keputusan berdasarkan berdasarkan pada
pada pertimbangan pertimbangan nilai nilai
yang logis dan obyektif pribadi yang subyektif

41

’MarilahHemal fyrtas, VntubjneCeslaritisin Hutan Indonesia

41
 VALUE

T atau F
Feeling

Menggunakan 'kepala' • Kuat dalam memahami

Menggunakan aturan berfikn sebab-akibai
"Tegiih-pendirian” orang lain
Berjuang untuk kebenaran yang objektif.
Masuk akal • Menggunakan 'hati'
• Dibimbing oleh **nilai-ni!ai'
pribadi.
• ’‘Leinbut-perasaan”.
• Berjuang untuk
keharmonisan dan
keyakinan individual.
• Kasih sayang.

42

'ManlaH Hemat fertas, Vntu^meCesUmlipn HutanIndonesia 42

 VALUE

Judging Perceiving
Bagaimana cara anda menyikapi dunia luar?

Gaya hidup Judging Gaya hidup Perceiving

adalah pasti, adalah luwes, mudah
terencana dan teratur menyesuaikan dan
spontan

43

tMaritafi Remit kgrtas, ‘Vntu^jnekstari^nHutan Indonesia

43
 VALUE

J atau P
Juduinn
• Terjadwal
Perceiving
• Teratur
• Menyukai baiasan yang jelas dan kategon - kategori • Spontan.
• Meiasa nyaman daiam situasi yang pasli. ada baiasan
• Terencana • Berpikiran terbuka
• Suka menutup perknra - mengambil kepolusan
• Menyukai kebebasan untuk
menjajagi tan pa batas
• Merasa nyaman daiam
situasi yang terbuka
• Menyesuaikan diri.
• Suka pada hal yang bebas
dan terbuka pada perubahan

44

MarUdRUenat fart as, Dntu^jmeCestari^n Hutan Indonesia 44

 VALUE

Transformasi Diri

_______r-^J— S ________________ Ql

45

‘MaritaH Hemat fyrtas, 'VntuHjneCestarifyn Hutan Indonesia

45
 u

iMarilafi Hemat iigrtas, Vntukjnekstari^m Hutan Indonesia 46

 VALUE

Prinsip Transformasi Diri

1. Berpikir Positif /
2. Fokus pada Area Pengaruh V
3. Manajemen Prioritas
4. Motivasi Intrinsik: Investasi pada Diri Sendiri & Ikuti 'passion'
5. Emotional & Adversity Intelligence

Marifahfiemat fyrtas, Vntu^meCestari^flnhutanIndonesia

47
 VALUE

Hulu c— Hilir

48

IMardahhemat bgrtas, 1)ntukjne(estankan Hutan Indonesia 48

 VALUE

'Mania! hemat fartas, 'Untul(tnelestaril(fln Hutan Indonesia

49
 VALUE

tMariCahhemat fyrtas, ‘UntuRmetestarifenHutanIndonesia 50

 VALUE

Refleksi

Apa saja kekuatan dan kelemahan kita?

51

Maritali hemat fyrtas, ‘UntuSjneCestariftgn fiutan Indonesia

51
 VALUE

The Johari Window

Known Not known

to self to self

Known
to others Open Blind

Not known
to others j Hidden Unknown

J
52

'Martluf hemat fynas, XJntu^meCestan^nHutanIndonesia 52

 VALUE

Berpikir Positif

• Terlahir dalam keluarga berkecukupan

• Loading kerja yang tinggi
• Atasan yang galak
• Anak yang bandel
• Bawahan yang efektif

53

‘M.aritahh&mal k$rtas, 'Onlukjnetesiarikgn hutan Indonesia

53
 VALUE

WariCahhemat kgrtas, Untu^meCestari^n HutartIndonesia 54

 VALUE U1®

'MarilaRRemat fyrtas, 'UntudjneCestanUfin Rutan Indonesia

55
 VALUE

IMariCah hemat kgrtas, IJntukjmetestarifign Hutan Indonesia 56

 VALUE

Fokus PadaArea Pengaruh

• Di sini banyak masalah saya hadapi.

• Pekerja di sini bodoh2.
• Atasan saya tidak pernah bisa mengerti situasi lapangan
• Orang lain tidak ada yang mengerti saya
• Problem ini tidak akan bisa terpecahkan
• Materi ini tidak bisa diterapkan

'Mardah Hemat kgrtas, 'VntukjneksUiritifin Hutan Indonesia

57
 VALUE

• Apa itu Manojemen Waktu? Apa

Manfaatnyo?
• Apa hambatan untuk produktivitas?

• Apa solusinya?

■JAanhhhemat fortas, ‘VntukmeCestarifanHutanIndonesia 58

 VALUE j

Manajemen Waktu adalah ketrampilan

untuk mengotur prioritas (urutan dan porsi
waktu) kegiatan kita sehingga
mendapatkan hasil yang optimal

tMaritahhemat fortas, ‘Untukjnekstarikgn hutan Indonesia

59
 VALUE

Topi 1: kitayang
menjalankan aktivitas

• Topi 2: kita yang mengelola

* aktivitas

Marilati Hemat fortas, Vnlufomekstanfon hutan Indonesia 60

 VALUE

o Mana yang harus saya kerjakan sekarang?

Kenapa?
o Apakah ada cara lebih efektif untuk
mengerjakannya?
o Mana yang prioritas? Mengapa dia menjadi
prioritas.
o Apakah ada yang bisa saya delegasikan?
oTips: topi 1 digunakan setelah topi 2 selesai.
Ketika ragu, pakai lagi topi 2.

Marika Oemat fortas, 'UntuOjneCestariltgn autan Indonesia

61
 VALUE

A
o Kinerja rendah

%
o Sibuk tapi hasilnya tidak ada

o Stress
o Hidup kita seperti 'jalan di tempat'
o Menjalani hidup yang tidak bahagia

62

Manta RRemat Rgrtas, VntuRmetestanRanRutanIndonesia 62

 VALUE

Sumber Masalah Time Management

A. Support
B. Loading
C. Personal
D. Interupsi

MartiaHhemat fortas, 'Untu^meCestari^flnHutanIndonesia

63
 VALUE

64

MariCahHemat fortas, Vntu%mekstarifonHutanIndonesia 64

 VALUE

GENTING TIDAK GENTING

1 II
K Krisis Pengembangan Sistem &
Tim
I Masalah mendesak
Proyek, rapat, Pembinaan hubungan
persiapan yg Perawatan
deadline-nya
sudah dekat

Interupsi Mengulur waktu

<0 Sejumlah telpon, surat &

laporan
Pekerjaan "sibuk"
Surat & telepon yg tidak
C Rapat-rapat relevan
S0. Hal-hal "mendesak" Kegiatan "pelarian"

St: Kegia tan yg digemari Nonton TV berlebihan

§ |]|
k.
__ IV

X?o - 5^ttr* QC — U>Gd

Maribiti fiemat fyrtas, Vnluftjnekstantgn hulan Indonesia

65
 VALUE
7^~
Dinamika Enerji Tinggi

\sURVIVAL ZONE PERFORMANCE ZONE | J

Positif Tinggi
Negatif Tinggi
Percaya Diri
Kemarahan
Siap Mengembangkan
Ketakutan diri
Kecemasan Gembira
Penolakan Mudah berhubungan
sosial

Positif
Negatif

BURN OUT ZONE RECOVERY ZONE

Negatif Rendah Positif Rendah
Depresi Santai
Mudah Lelah Tenang
Burn out
11/|4enyerah

Rendah

Maritafihemat bertas, 'Vntukjnekstarikgn Hutan Indonesia 66

 VALUE

Prinsip Prioritas
• Memahami Pekerjaan: Job Desc dan Perumusan Target
• Membedakan rutin dan projek. Rutin: SOP. Projekadalah
improvement.
• Improvement: latihan dan perubahan metode/strategi
• Prinsip Minimax: orientasi jangka panjang dan pengembangan diri
(nature kita adalah growth: learned optimism), delegasi, effective
control, orientasi impact.
• Jeda dalam bertindak: kenapa harus saya, kenapa penting, apa ada
metode lain yang lebih efektif, kenapa sekarang?
• Membedakan antara hal penting dan hal yang nyaman. Hati-hati
dengan perasaan nyaman karena merasa 'sudah sibuk'.
• Fokus pada flow pekerjaan tim dulu baru pekerjaan sendiri

67

9dariCah fiemat fyrtas, 'Unlukjnekslanf{g.n Hutan Indonesia 67

 VALUE

Motivasi Intrinsik

Extrinsic motivation r —intrinsic motivation

68

^MariCaH hemat fyrtas, Vntufijnekstarikfln hutan Indonesia 68

 VALUE

Sumber Enerji

A. Intrinsik
B. Sosial
C. Fear
D. Ekonomi

Marifoh fiemat fyrtas, 'UntufijneCestarifon futan Indonesia

69
 VALUE

Motivasi Intrinsik :

• Bekerja karena menyenangi apa

yang dikerjakan ('tenggelam' dalam
pekerjaan)
• Menemukan tantangan dari
pekerjaan tersebut
• Mudah untuk berprestasi optimal di
dalam pekerjaan tersebut.

70

ManlaR Hemat fyrtas, Vntu&nekstarifen Hutart Indonesia 70

 VALUE

Motivasi Sosiai:

• Bekerja lebih karena menemukan lingku

sosiai yang menyenangkan
• Akan menurun motivasinya bila lingkungan
sosiai dan budaya kerja yang ada sudah tidak
menyenangkan lagi buat dia
• Motivasi sosiai biasanya hanya mendorong
orang untuk tidak enggan bekerja tetapi tidak
mendorong orang untuk berprestasi

71

IMarilafi fiemat fortas, 'Untu^jneCestan^in hutan Indonesia

71
 VALUE

?
Motivasi Fear:
sir

• Bekerja karena kekhawatiran atas impact bila

tidak bekerja
• Cenderung akan bekerja seadanya sepanjang
bisa 'selamat' kecuali bila berhadapan dengan
Atasan yang ketat.
• Lebih cepat lelah dalam bekerja

72

'Marilah Hemat kgrtas, Vntufcjnelestanbfin hutan Indonesia 72

 VALUE

IVIotivasi Ekonomi

• Bekerja terutama karena kebutuhan ekonomi

• Akan cepat merasa tidak puas bila merasa
tidak dikompensasi dengan baik
• Cenderung mengembangkan mental 'trader'

iMariCali hemat fyrtas, ‘UntukjneCestarikgn Hutan Indonesia

73
 VALUE

Meng 'intrinsik'-an Motivasi

^INSIK INTRINSIK

1. Minat
Terpaksa Trading Internalisasi
2. Purpose

MarUaUfiemat fortas, 'Vntu^mekstan^anHutanIndonesia 74

 VALUE

PETA MOTIVASI
ORGANISASI
Win-win to Loose-loose

ATASAN
JOB / PEKERJAAN
'Power = Relationship'
Intrinsik VS Ekstrinsik

WAKTU
> 5 tahun

75

MartiaH kemat fyrtas, 'UntuHjnekstarikfin kutan Indonesia 75

 VALUE

Dimensi Hidup

Marital fiemat fortas, 'Vntuljnekstarilg.n lutan Indonesia 76

 VALUE

'MariCahHemat fyrtas, Vntu{meCestarifon hutan Indonesia 77

 VALUE

Empat Level Manajemen Orang

1. Mendisiplinkan
2. Memastikan target tercapai dgn
pressure
3. Memastikan target tercapai
dengan pendekatan positif
4. Mengembangkan

78

Marilafi hemat fyrtas, 'Vntu^jmeUstari^in hutan Indonesia 78

 VALUE

Mendisiplinkan

• Berpikir positif & motivasi yang tepat

• Memahami batas, membangun
bargaining position & trust
• Taylor made
• Mengubah hukuman menjadi
konsekuensi
• Pentingnya contoh dan konsistensi
• Enforcement

79

!Marifali Hemat kgrtas, TJntukjneCestanbgn Hutan Indonesia

79
 VALUE

Keterlibatan Dim Pekerjaan

CMartfafi fiemat k§rtas, Vntu^mekstanfanhutanIndonesia 80

 VALUE

WHOLE PERSON BN A WHOLE JOB

In serving human needs

f/fijn principled ways
'A Spirit) \

V,. 00 _o
'vsv
•s?

!MarilaHHemat k$rtas, ‘UntukjneCestanC$n fiutan Indonesia

81
 VALUE

Physical
Intelligence
El IQ SQ
Pay me Treat me Challangi Interesting Meanmgf Ethically
fairly kindly ng work Work til Work correct

Anger Rebel or Quit Memberontak No No No No No No

Fear Maliciotise Kettidukan Yes No No No No No Fisik

Obedience terpaksa

Reward Willing Ketaatan suka Yes Yes No No No No Fisik

compliance rela &
Bertah
an

Dury Cheerful Mengikuti Yes Yes Yes No No No Fisik

Cooperation dengan senang &
liati Berfik
ir
Creative Terlibat secara Yes Yes Yes Yes No No Kreati
Cooperation kreatif vitas

Love Heartfelt Keterlibatab Yes Yes Yes Yes Yes No Komit

Commitment sepenuh ball mem

Meaning Creative Terlibat secara Yes Yes Yes Yes Yes Yes Loyal i
Excitement bermakna 82 tas

CManCaf hemat kgrtas, Vntu^ineCestarikgn hutanIndonesia 82

 VALUE

Power
Sumber pengaruh yang menyebabkan orang
melakukan sesuatu yang diinginkan oleh yang
memiliki power

Waritati Semat fertas, 'UntuPjneCeslanpgn hutan Indonesia

83
 VALUE

A Tirani Kontrol dan hukuman

B Networking 0 Koneksi

C Guru
u Keahlian

Akses Informasi Akses pada informasi

9
Otoritas 0 Posisi dalam Organisasi
c
V Relationship Membina hubungan baik

Murah hati ll Pujian / Penghargaan

84

ManCafifwmat fortas, Untukjnekstankfin.HutanIndonesia 84

 VALUE

Prinsip Mendukung

M-eningkatkan harga diri: Menjaga atau meningkatkan harga diri

E-mpati: mendengarkan dan menanggapi dengan empati
N-o judgement: bersikap terbuka, jangan cepat menilai
D-orong keterlibatan: memberi kesempatan bicara dan mendorong
keterlibatan

U-run rembuk: berbagi pemikiran dan perasaan (sharing)

K-ejelasan: berbicara dengan deskriptif dan argumentatif
U-payakan kesamaan. mengembangkan kesamaan bukan
superioritas

N-o take over: memberi dukungan dan tidak mengambil alih tugas
G-iring ke tindak lanjut: bersikap asertifdan menyepakati tindak lanjut

85

TdarUdh hemat fyrtas, 'VntuGjneCestanfan Hu tan Indonesia

85
 VALUE

Communication Skills

Instruksi/Delegasi yang Efektif

IMarilaH fiemat fartas, ‘Untul{meCestarifon fiutan Indonesia 86

 VALUE

Instruksi yg Efektif

• Instruksi yang Efektif

- Komunikasi penugasan dengan efektif dan efisien
• Objective:
- Peserta paham dasar-dasar ketrampilan
komunikasi dalam penugasan

87

Marika hemat fyrtas, 'Untutijnefcstarifyn hutan Indonesia

87
 VALUE

Manfaat Instruksi yg Efektif

• Meringankan pekerjaan kita

• Menghindari kebutuhan monitoring yang
ketat
• Menimbulkan hubungan kerja yang
menyenangkan

TdanhUHemat (ffrtas, Vntu^meCestanfan HutanIndonesia

88
 VALUE

Ketrampilan Instruksi
• Beri cukup waktu untuk memberikan instruksi. Jangan terburu-
buru!
• 'Berbasa-basi' dan meminta bantuan dengan sopan
• Jelaskan latar belakang tugas
• Jelaskan hasil yang diharapkan, kapan akan dicek, kapan
tenggat waktunya
• Jelaskan sumber daya dan dukungan yang tersedia
• Minta ide-ide dari staf
• Minta bawahan mengulang intruksi
• Sampaikan terimakasih atas kerjasamanya
• Berikan pujian sebelum dan sesudah pekerjaan dilakukan
• Cek hasil tugas pada waktu yang dijanjikan
• Bimbing dengan baik
• bo a. A. fit) $ ttdf

89

l'M.ariCali Hemat fyrtas, ‘Untulijnekstarifan hutan Indonesia

89
 VALUE

Memberi Instruksi
• Mengapa tugas yang diinstruksikan tersebut penting?

• Apa yang harus dikerjakan?

— Spesifik
• Bagaimana mengerjakannya?
- Petunjuk untuk memulai/contoh, material & prosedur.
• Hasil yang diharapkan?
- Kuantitas & kualitas
• Kapan harus selesai?
- Waktu / deadline
• Konfirmasi ulang
• Dukungan Anda

fMantahfiemat lyrtas, 'Ontu^jnetestarikg.nhutan Indonesia 90

 VALUE
Gaya dalam Memberikan Instruksi

SUPERIORITY EQUALITY

"Kita telah melakukan hal ini

'"Sava telah beroenealaman
bertahun-tahun. namun sava insin
melakukan ini. balikan
mendenear ide anda baeaimana
sebelum kamu bekerja disini"
supaya proses ini lebih lancar"

DICTATORIAL RECEPTIVE

"Ini adalah solusi terbaik yang

“Ini adalah solusi vans
saya pikirkan. Ada kemung-
terbaik."
kinan solusi lain yg Anda pikirkan?"

91

Marifah Hemat fartas, 'Ontu^jneCestari^n futan Indonesia

91
 VALUE

Latihan

• Pilih contoh komunikasi yang cukup sering

Anda lakukan atau, pilih diantara kejadian
berikut:
-Anda memberikan instruksi untuk membuat
laporan
-Anda memberikan instruksi berdasarkan SOP
tertentu

’MariCaH fiemat bgrtas, Vntukjnekstarikgn Hutan Indonesia 92

 VALUE

Communication Skills

Komunikasi Asertif

93

iMariCaUfiemat fyrtas, 1)ntuHjne(estarifonHutan Indonesia

93
 VALUE

Asertivitas: 4 Bentuk Komunikasi

Komunikasi PASIF

Komunikasi AGRESIF

Komunikasi PASIF AG. .MMB

BBBBBB Komunikasi ASERTIF

94

iMariCahhemat bgrtas, Vntu^meCestarifcin hutan Indonesia 94


Karakteristik Komunikasi tidak Efektif
• KOMUNIKASI AGRESIF
• Mengutamakan hak
• Sering menggunakan kata
"saya'
• Menggunakan kalimat instruksi
atau perintah
• Menyampaikan opini sebagai
kebenaran yang tidak bisa
dipertanyakan
• Bertanya untuk menekan dan
sinis menunjukkan superioritas
• Penerima merasa tertekan,
direndahkan atau marah
95
iMariCaHRemat fyrtas, 'UntukjneCestankgn hutan Indonesia
VALUE
• KOMUNIKASI PASIF
• Tidak membela hak nya sendiri
• Tidak banyak menggunakan
kata"saya'. Lebih banyak "anda"
• Berbicara dengan bahasa yang
tidak langsung untuk
menyembunyikan arti
• Sering minta maaf.
• Menyembunyikan opini dan
perasaannya
• Tidak mampu menunjukkan
ketidak setujuan secara terbuka
• Penerima merasa kasihan atau
tidak perduli
95
 VALUE

Komunikasi Asertif
• Memperhatikan hak dan kewajiban secara seimbang
• Menggunakan saya dan anda secara seimbang
• Menggunakan nada suara yang percaya diri, bersahabat dan
lugas.
• Memberikan opini dengan tegas tanpa memaksa orang lain
untuk menerimanya
• Menyampaikan opini secara logis dan berdasarkan fakta
• Bertanya untuk berusaha mengerti maksud dan perasaan
orang lain
• Berbicara Ijsp: langsung, jelas, singkat dan padat.
• Dalam jangka pendek bisa ber resiko, tetapi memberikan hasil
yang positif dalam jangka panjang

96

Marika Oemat Ogrtas, Vntuf^mekstarikflnhutanlndonesvi 96

 VALUE

C B GH
2

Tipe komunikasi yang terbaik

Marilafihemat fyrtas, 'Untu%meCestaril<pnHutanIndonesia 97

 VALUE

Manfaat Komunikasi Asertif

• Mempersiapkan 'boundaries' yang pas

• Mempertahankan hubungan yang baik dalam
jangka panjang
• Mempermudah terjadinya kompromi ataupun
sinergi

98

M
‘ arUahHemat fyrtas, Vntu^meCestarifgn fiutanIndonesia 98
 VALDE

Kalah/Menang ASSERTIF:
©X) •- Menang/Menang
e
0

z 44 Sis ^
<
o 11
z.
< I* *
ca Menang/Kalah
S .e
03
■a
W oc |( Kalah/Kalah
e- cs: 4l Si* 2^

Rend ah r~z$> Tinggi

KEBERANIAN
99

MankUHiemat fyrtas, ‘Untu^mekslan^nhutanIndonesia

99
 VALUE

Syarat Terjadinya Komunikasi Asertif

• Keberanian mengambil resiko

• Penghargaan terhadap diri sendiri dan orang

lain
• Adanya EBA yang positif (telah terjadinya
hubungan saling mempercayai)
• Menguasai ketrampilan komunikasi Asertif

100

Maritafi fiemat Hgrtas, 'UntubjneCestarif&n hutan Indonesia 100

 VALUE

Ketrampilan Komunikasi Asertif

• Upaya untuk memahami informasi, emosi,

posisi orang lain
• Pilihan kata-kata yang Ijsp: langsung, jelas,
singkat dan padat
• Body language: nada suara.

• Mengembangkan kalimat kunci yang tepat: T

Statement, Langsung, Spesifik, dead line yg
jelas

101

iMarifafi Hemat Hgrtas, 'Untu&jnekslari&gn Hutan Indonesia

101
 VALUE

Cara Bersikap Assertif

• Gunakanlah "I" Messages

- "Saya khawatir dengan..." / "Saya pikir
- "Ketika Anda......
- "Saya harap.... " / "Saya ingin
• Pakai Sandwich method

9/lanCafi hemal hgrtas, 'Vntuhjnetestarihpn hutan Indonesia 102

 VALUE

Tenang dan berikan pendengar Anda informasi yang

lebih tentang apa yang Anda alami dengan
menggunakan lebih banyak "pernyataan tentang
say a" atau I-message.

1. Apa yang Anda lihat, dengar, dan pengindriaan lain

2. Emosi apa yang Anda rasakan (kecewa, marah, senang,...)
3. Mengapa Anda merasakan emosi tersebut
4. Informasi/ komitmen apa yang Anda minta sekarang dari
lawan bicara Anda
5. Apa tujuan dari permintaan Anda.
Tujuan permintaan diharapkan juga sebagai sesuatu yang
mempertimbangkan manfaatnya bagi lawan bicara Anda, dan
bukan untuk kepentingan Anda semata.

103

'Marikkkemat fyrtas, VntukjneCestari^inkutanIndonesia 103


The Five 1-Messages =
5 Dimensi Pengalaman
1 Apa yang Anda lihat. dengar atau , mdria-kan?
2 Emosi apa yang Anda rasakan?
3 Interpretasi atau keinginan apa dari Anda
mendukung perasaan-perasaan tersebut?
4 Tindakan. informasi atau komitmen apa yang
Anda minta sekarang7
5 Hasil positif apa yang didapatkan dan
permintaan tindakan, informasi ataupun komitmen
yang terpenuhi di kemudian hari?
104
MariCaHHemat fartas, 'VntuRjneCestarifon Rutan Indonesia
VALUE
Contoh Komunikasi
"Five 1-Message"
’Waktu saya melibat kumpulan data yang saya
perlukan dan Anda tidak ada di atas meja saya
seperti yang Anda janjikan pada saat saya akan
mengerjakan laporan untuk Holding
saya merasa kecewa...
karena data tersebut merupakan dasar pijakan
utama saya untuk dapat membuat laporan dan
evaluasi yang benar yang seharusnya sudah bisa
saya submit han ini ke Holding sesuai deadline
yang ada, dan saya tahu betul kalau data
pendukung yang Anda miliki sangat diandalkan
karena lengkap.detil, dan akurat
Saya mengharapkanAnda bisa menjaga
komitmen di lain waktu
..Sehingga laporan ke Holding bisa di-submit
tepat waktu dan kinerja divisi kita tetap bisa
dipertahankan. Penilaian kinerja Anda pun akan
jadi ikut naik juga.
104
 VALUE

Communication Skills

Umpan Balik

105

MariCa/i Oemat fyrtas, 'OntuOjnelestarikgn hutan Indonesia

105
 VALUE

Definisi Umpan balik:

• Upaya untuk mengubah perilaku orang lain

sehingga sesuai dengan harapan kita

• Melibatkan persepsi dan menjelaskan

perasaan dengan cara yang tidak menilai dan
memberikan data yang dapat dipakai secara
objektif

• Dapat juga dipakai untuk membantu

perbaikan kinerja

‘MariCahhemat Hgrtas, Vntu^mefestanfon hutanIndonesia 106

 VALUE

Tujuan Penggunaan Umpan Balik

• Mengapa Dianggap Penting untuk Individu?

- Memenuhi persyaratan pekerjaan yang terus meningkat
- Membantu lebih memahami kebutuhan perusahaan
— Meningkatkan kinerja: moral, hubungan antar karyawan,
kerjasama antar karyawan dan produktivitas
- Mengetahui persepsi orang lain terhadap diri kita
- Menginformasikan kepada kita apa saja yang perlu
dilakukan dengan lebih efektif

tMarifafi hemat fynas, ‘Untu^meCestarifon Hutan Indonesia

107
 VALUE

Karakteristik Umpan Balik yang Efektif

1. Spesifik
2. Non personal
3. Berkenaan dengan
pekerjaan
4. Dapat didokumentasikan
5. Deskriptif
6. Tepat waktu
7. Tujuanjelas
8. Konstruktif dan berimbang
9. Dalam suasana yang
nyaman
10. Interaktif
11. Menghindari 'memberi
tahu'
12. Jangan Menggurui

108

tMarUah (emat fyrtas, Vntu^meCestan^an Hutan Indonesia 108

 VALOECMULI

12 Karakteristik Umpan Balikyang

Efektif
1. Spesifik:
- Fokuskan pada aktivitas atau perilaku tertentu.
- "Saya mendukung cara kamu mempertimbangkan pro dan kontra
masalah ini"
- "Saya membicarakan perbaikan laporan kamu"
2. Non persona:
- Tujukan pada kelakuan bukan pada persona
- "Saya prihatin atas keterlambatan kamu akhir-akhir ini" bukan "Kok
terlambat sih, jangan malas"
3. Berkenaan dengan pekerjaan
- "Kita perlu bicara soal keterlambatan kamu" bukan "Saya mengerti
kamu sering keluar malam minggu ini..."

109

‘Marikh hemal fyrtas, 'Untukjnekstankgn hutan Indonesia

109
 VALUE

12 Karakteristik Umpan Balik yang

Efektif
4. Dokumentasi
- Menggunakan data
- "Menurut catatan saya kamu terlalu sering menggunakan telpon
kantor untuk urusan pribadi" dari pada "Menurut Betty kamu sering
menggunakan telpon kantor untuk urusan pribadi"
5. Deskriptif
- Fokuskan pada perilaku tertentu yang dapat diubah
- "Saya perhatikan filing system kita agak berantakan"
6. Non preskriptif
- Jangan menggurui
- "Kamu mestinya selesai sekolah dulu baru bekerja, akibatnya kan jadi
repot begini"

no

'Mantah Hemat kgrtas, VntukjneUstankgn hutanIndonesia 110

 VALUE

12 Karakteristik Umpan Balik yang Efektif

7. Waktunya tepat
— Langsung sesudah kejadian atau sesegera mungkin
- Jangan menunda, diam saja berarti setuju
- "Kita rapat besok ya setelah masing-masing kita sempat
memikirkannya"
8. Rutin
— Selalu diberikan dan berdasarkan fakta
- Agar dapat proaktif di masa datang
- Menegaskan potensi diri dan mengembangkan sasaran
9. Jelas maksudnya
- Fokuskan pada satu atau dua topik saja

'MariCah Hemat Hgrtas, 'Vntu^jneCestari^in Hutan Indonesia

 VALUE

12 Karakteristik Umpan Balik yang Efektif

10. Konstruktif dan berimbang

- Lebih mudah diterima bila berisi seimbang, negatif maupun positif
- Dahulukan positif
- Mengurangi sikap defensif penerima feedback
11. Situasi mendukung
- Lebih baik diberikan di area pribadi bukan publik
12. Interaktif
- Sebaiknya ada tukar-menukar dua belah pihak
- Rangkul lawan bicara
- Dapat mengurangi salah pengertian, membuat pemecahan masalah
yang lebih baik, mendapatkan komitmen

112

‘MariCiHfemat fertas, VntuGjneCestarifonfiutan Indonesia 112

 VALUE

Tantangan Dalam Memberi Umpan Balik

• Para manajer enggan memberi umpan balik negatif

dan berdiskusi masalah kelemahan kinerja
• Karyawan cenderung menilai diri sendiri lebih tinggi
dari yang sebenarnya, kenyataannya justru
setengahnya dibawah rata-rata
• Para manajer mengkhawatirkan reaksi defensif
bahkan kasar dari karyawan
• Ada pengurangan pegawai dan melebarnya lingkup
kontrol semakin mengurangi waktu manajer untuk
memberi umpan balik

113

'MariCah Hemat fyrtas, 'Vnlu^meCeslan^m Hutan Indonesia

113
 VALUE

Kiat-kiat Sesi Umpan Balik

• Buat skenario bagaimana akan berjalannya proses pemberian
umpan balik
• Periksa ulang maksud Anda, mengapa perlu dilakukan dan apa
yang diharapkan. Antisipasi kemungkinan halangan, kekuatan
hubungan, tekanan kompetisi, kredibilitas Anda, wewenang
tidak seimbang
• Tanyakan masukan, ini untuk memastikan penerima umpan
balik sudah mengerti topik feedback
• Tawarkan bantuan, dukungan dan usulan. Bila perlu usulkan
pertemuan reguler, tekankan kemungkinan solusi bersama
• Jelaskan harapan dan langkah berikutnya. Pastikan penerima
feedback mengerti, apakah informasi cukup, bagaimana proses
follow up nya?

114

94ari[ai hemat fyrtas, 1)ntuf(meCe<;tarifon Hutan Indonesia 114

 VALUE

Kiat untuk Menerima Umpan Balik

• Tunjukkan keterbukaan dan kemauan mendengar

masukan
• Coba pahami sudut pandang pembicara
• Tetap obyektif dan jangan terbawa personal
• Cek bahasa tubuh
• Dengarkan baik-baik, bila belum jelas, tanya
• Buat ringkasan untuk menunjukkan bahwa Anda
mengerti hal yang disampaikan

ns

:MartiaH hemat fyrtas, 'UntuRjneCeslaritifln Rutan Indonesia

115
 VALUE

Kiat untuk Menerima Umpan Balik: Bila

Pembicara Kurang Terlatih
• Buat arsip atas hasil kinerja Anda, masukkan
semua, surat, catatan, email, hasil telpon,
pencapaian dalam proyek tertentu
• Evaluasi sendiri kemajuan Anda secara berkala
• Informasikan ke orang lain bila berada dalam
kondisi yang dapat mempengaruhi pekerjaan
Anda

ue

!MariCah Hemat fort as, Dntuforte Ustarifon Hutan Indonesia 116

 Mencari Masukan (Feedback)

• Tunjukkan keterbukaan untuk berubah dan

belajar
• Cari sebab mengapa tidak mendapatkan
masukan
• Evaluasi terlebih dahulu mengapa Anda
membutuhkan masukan

• Cari masukan bagaimana agar lebih baik

117

iMaritaH Hemat fortas, ‘Untu^melestan^n hutan Indonesia

117
 VALUE

IMarilah fiemat (jfrtas, Vntu^mekstan^fin fiutanIndonesia

118
 VALUE

Managing your Boss

• Membangun saling respect & trust, sebagai

profesional ^ P *
• Mengelola bargaining power (posisi tawar)
• Selalu menyepakati lingkup tugas, sasaran &
prioritas (do best - sell yourself)
• Menjaga level inisiatif yang tinggi
• Ikuti style BosAnda (pola komunikasi &
pelaporan & fokus)

MaritahHemat fortas, Vritu^meCestari^inRutanIndonesia

119
 VALUE

120

Mantahhemat fertas, VntubjneCestarifyin HutanIndonesia 120

 VALUE

EmpatTahapan Belajar

Saya tidak tahu kalau saya tidak tahu

Saya tahu kalau saya tidak tahu (pencerahan)
Saya tahu kalau saya tahu (Belajar)
Saya tidak tahu kalau saya tahu (kebiasaan)

121

MaritahHematHgrtas, ‘Vnlukmekstaiik$nhutanIndonesia
121
 VALUE

Komposisi yang dibutuhkan pada

saat proses belajar

Pengetahuan Open Mind

IQ
Kejujuran
Sikap Pengenalan Diri
Komitment
Motivasi
Keterampilan Keberanian
Daya Tahan
Belajar dari kesalahan
Creative Problem Solving

122

iMariCaF hemat Bertas, VntukjneCestan^n Hu tan Indonesia 122

iMaritah Hemat fyrtas, ‘VntukjneCestarifyn Hutan Indonesia
123
 VALUE

Please, keep in touch

G. Suardhika (Dedet)

• gsuardhika@cbn.net. id

124

’ManCahhemat fyrtas, ’Ontu^meCestari^n futanIndonesia 124

 Thank You!
Join Our faceebook:
ValueConsult Jakarta

Telp.: (021) 7919 4462 / 8730

Fax :(021)7919 8740
www.valueconsulttraining.com

Training & People Development Consultant