The Expenditure Cycle Part I: Purchases and Cash Disbursements Procedures

Siklus pengeluaran bertujuan untuk mengkonversi kas organisasi ke

bahan fisik dan sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk menjalankan
bisnis. Kebanyakan entitas yang beroperasi dengan cara kredit dan tidak
membayar sumber daya hingga mengambilya. Berdasarkan tenggang waktu,
maka peristiwa pengadaan terbagi atas dua tahap : (1) Tahap fisik, melibatkan
perolehan sumber daya, (2) Tahap finansial, melibatkan pengeluaran kas. Kedua
tahap ini, diperlakukan sebagai transaksi yang terpisah dan yang diproses melalui
subsistem yang terpisah.

A. SISTEM KONSEPTUAL

TINJAUAN UMUM KEGIATAN PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS

1. Prosedur Proses Pembelian

Prosedur proses pembelian melibatkan tugas dalam mengidentifikasi

kebutuhan persediaan, menentukan jumlah pesanan, menerima barang
persediaan dari pemasok, dan mengakui hutang.

a. Memonitori Catatan Persediaan

Perusahaan mengurangi persediaan melalui transfer bahan baku
ke dalam proses produksi (siklus konversi) dan menjual barang jadi
(siklus pendapatan). Ketika persediaan menurun hingga ketitik untuk
memesan kembali, maka permintaan pembelian disiapkan dan dikirim ke
dept pembelian untuk memproses pembelian.
b. Persiapan Pesanan Pembelian
Departemen persiapan pesanan pembelian menerima permintaan
pembelian. Salinan pesanan pembelian dikirim ke vendor (pemasok).
Salinan lain dikirim dept hutang usaha, dept penerimaan barang, dan
Salinan terakhir adalah file dalam membuka/menutup file pesanan
pembelian.
c. Penerimaan Barang
Barang yang diterima akan dilakukan perhitungan fisik dan
diperiksa kualitasnya. Laporan penerimaan terkait kuantitas dan kondisi
persediaan disiapkan. salinannya dikirim ke beberapa dept seperti

Nuryadi Winra ( A31113039 ) Halaman 1

 The Expenditure Cycle Part I: Purchases and Cash Disbursements Procedures

gudang, dept AP, dept pengendalian persediaan, dan salinan terakhir

menjadi file laporan penerimaan.
d. Perbarui Catatan Persediaan
Perusahaan yang menggunakan sistem biaya standar akan
mencatat persediaannya dengan nilai standar yang telah ditetapkan
berapapun harga sesungguhnya yang dibayar ke pemasok.
e. Departemen Hutang Usaha (AP)
Dept hutang usaha menerima dan menyimpan sementara
berbagai salinan permintaan pembelian dan laporan penerimaan. Ketika
faktur tiba, petugas dept AP merekonsiliasi informasi keuangan dengan
berbagai dokumen di file tunda, mencatat transaksi dalam jurnal
pembelian setelah rekonsiliasi, dan mencatatnya ke rekening pemasok
dalam buku pembantu AP.
Sistem Voucher Hutang
Sistem voucher hutang sebagai alternatif dari prosedur AP.
Melalui dept AP yang menggunakan bukti kas keluar dan membuat
nomor register voucher.
f. Departemen Buku Besar
Petugas dept buku besar ini mencatat dari voucher jurnal ke akun
persediaan dan rekening pengendalian AP serta merekonsiliasi
pengendalian persediaan dengan ringkasan buku besar pembantu
persediaan.

2. Sistem Pengeluaran Kas

Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran AP yang dibuat dalam

sistem pembelian. Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk memastikan bahwa
hanya kreditur yang sah menerima pembayaran _ dan jumlah yang dibayarkan
yaitu tepat waktu dan benar.

a. Identifikasi Hutang Jatuh Tempo

Setiap hari, petugas AP meninjau file hutang terbuka atau file
voucher AP untuk setiap item yang akan jatuh tempo dan mengirim
voucher dan dokumen pendukung ke dept pengeluaran kas.
b. Persiapan Pengeluaran Kas

Nuryadi Winra ( A31113039 ) Halaman 2

 The Expenditure Cycle Part I: Purchases and Cash Disbursements Procedures

Petugas menerima paket AP dan meninjau berbagai dokumen

untuk melihat kelengkapan dan akurasi administrasinya. Petugas juga
meringkas berbagai entri yang dimasukkan dalam daftar cek serta
mengirim voucher jurnal. Untuk setiap pengeluaran, Petugas menyiapkan
cek dan mencatat nomor cek, jumah uangnya, serta data lain yang
terkait dalam daftar cek, yang juga disebut sebagai Jurnal pengeluaran
Kas.
c. Perbarui Catatan Hutang Usaha
Setelah menerima paket voucher, petugas AP menghilangkan AP
dengan mendebet rekening buku besar pembantu AP. Paket AP
menyimpan file hutang tertutup, dan menyiapkan ringkasan dan dikirim
ke dept buku besar.
d. Departemen Buku Besar
Departemen buku besar menerima voucher jurnal pengeluaran
kas dan ringkasan akun dari dept AP. Voucher menunjukkan total
pengurangan hutang perusahaan dan rekening kas sebagai akibat dari
pembayaran kepada pemasok. Angka-angka ini direkonsiliasi dengan
ikthisar dan pengendalian AP, dan memperbarui buku besar umum
sesuai akun kas.

B. SISTEM FISIK

sistem informasi akuntansi fisik adalah kombinasi dari teknologi komputer

dan aktivitas manusia. Kombinasi teknologi yang mungkin/pilihan manusia
menciptakan sebuah kesatuan. Salah satu sisi adalah minimalisasi sistem
teknologi yang sangat bergantung pada keterlibatan manusia dan prosedur
manual. Sisi lain dari kesatuan adalah sistem teknologi canggih, yang
menggantikan aktivitas manusia dengan proses otomatis.

1. Teknologi Dasar Silklus Pengeluaran

Bagian ini menyajikan contoh-contoh teknologi dasar sistem siklus
pengeluaran. Komputer yang digunakan dalam sistem ini adalah independen
(non-jaringan) PC.
a. Teknologi Dasar Sistem Pemrosesan Pembelian

Nuryadi Winra ( A31113039 ) Halaman 3

 The Expenditure Cycle Part I: Purchases and Cash Disbursements Procedures

Sistem flowchart pada Gambar 5-12 menunjukkan proses,

dokumen, dan file data sistem proses pembelian teknologi dasar. Bagian
berikut menguraikan kegiatan utama dalam sistem ini :
 Pengendalian Persediaan
Ketika persediaan turun ke titik pemesanan kembali, petugas
mencetak permintaan membelian dengan mengakses file permintaan
pembelian. Salinan dari permintaan dikirim ke dept pembelian, dan satu
salinan hard-copy pembelian membuka file permintaan.
 Departemen Pembeliaan
Setelah menerima permintaan pembelian, mereka memilah dan
menambahkan catatan ke digital Open File pesanan pembelian (PO).
Petugas kemudian Mencetak Pesanan Pembelian. Salinan PO dikirim ke
vendor, pengendalian persediaan, ke AP, ke dept penerimaan. Salinan
terkahir pada petugas file PO di departemen.
 Penerimaan
Petugas Dept penerimaan menerima barang dan slip pengemasan
dari vendor dan merekonsiliasi barang dengan tembusan dari PO. Petugas
menambahkan catatan digital ke file laporan penerimaan dan mencetak
hard copy. Salinan dari laporan penerimaan dikirim dept gudang,
pembelian, pengendalian persediaan, dan AP.
 Departemen Hutang Usaha
Ketika faktur pemasok tiba, petugas AP merekonsiliasi faktur, PO,
dan Laporan penerimaan dan mempersiapkan paket AP.
 Departemen Buku Besar Umum
Petugas buku besar merekonsiliasi dan posting ke akun
persediaan dan pengendalian AP. Dengan langkah ini, fase pembelian dari
siklus pengeluaran selesai.
b. Teknologi Dasar Sistem Pengeluaran Kas
 Departemen Hutang Usaha
Setiap hari, petugas AP meninjau paket AP dalam file AP terbuka
untuk item jatuh tempo, dan mengirimkan dokumen pendukung ke
departemen petugas pengeluaran kas.
 Departemen Pengeluaran Kas

Nuryadi Winra ( A31113039 ) Halaman 4

 The Expenditure Cycle Part I: Purchases and Cash Disbursements Procedures

petugas pengeluaran kas menerima paket AP dan meninjau

dokumen untuk kelengkapan dan akurasi administrasi. Cek dengan
dokumen pendukung dibawa ke manajer dept pengeluaran kas untuk
ditandatangani. Bagian cek nego dikirimkan kepada pemasok.
 Departemen Hutang Usaha
Setelah menerima paket AP, petugas AP menghilangkan
kewajiban, selanjutnya, paket AP diajukan dalam file AP tertutup.
Akhirnya, petugas mengirimkan ringkasan AP ke departemen buku besar.
 Departemen Buku Besar Umum
Berdasarkan voucher jurnal dari pengeluaran kas dan ringkasan
rekening dari AP, petugas buku besar menggunakan departemen PC
untuk posting ke rekening pengendalian buku besar dan file dokumen.
2. Teknologi Dasar Pengendalian Internal Siklus Pengeluaran
Pengendalian Fisik
Tujuan pengendalian fisik adalah untuk mengontrol tindakan
orang. Enam kelas pengendalian fisik tersebut adalah:
a. Otorisasi Transaksi
 Subsistem Pembelian
Pengendalian persediaan secara formal mengotorisasi pengisian
dengan permintaan pembelian. Meresmikan proses otorisasi
mempromosikan manajemen persediaan yang efisien. Tanpa langkah ini,
agen pembelian bisa membeli persediaan pada kebijaksanaan mereka
sendiri. Hal ini berdampak pada kelebihan atau kehabisan persediaan.
 Subsistem Pengeluaran Kas
Dept AP mengotorisasi pengeluaran kas melalui paket AP.
b. Pemisahan Tugas
 Pemisahan Pengendali Persediaan Dari Gudang
Pengendali persediaan membuat catatan rinci tentang aset,
sedangkan gudang memiliki hak asuh aset.
 Pemisahan Buku Besar Dan Hutang Usaha Dari Pengeluaran Kas
Aset yang berisiko dalam subsistem pengeluaran kas adalah uang
tunai. Seorang individu dengan tanggung jawab gabungan menulis cek,
posting ke rekening kas, dan mempertahankan bisa melakukan penipuan
terhadap perusahaan.

Nuryadi Winra ( A31113039 ) Halaman 5

 The Expenditure Cycle Part I: Purchases and Cash Disbursements Procedures

c. Pengawasan
Pada siklus pengeluaran, departemen penerimaan adalah daerah
yang terbesar yang membutuhkan manfaat pengawasan. Sejumlah besar
aset berharga mengalir melalui daerah hingga ke gudang.
d. Pencatatan Akuntansi
Tujuan pengendalian catatan akuntansi adalah untuk
mempertahankan jejak audit yang memadai untuk melacak transaksi dari
dokumen sumbernya atas laporan keuangan. Siklus pengeluaran
mempekerjakan catatan akuntansi sebagai berikut : buku besar
pembantu AP, daftar cek , dan buku besar.
e. Akses Pengendalian
 Akses Langsung
Dalam siklus pengeluaran, perusahaan harus mengontrol akses ke
aset fisik seperti kas dan persediaan. Pengendalian akses langsung
termasuk kunci, alarm, dan akses terbatas ke daerah-daerah yang
mengandung persediaan dan uang tunai.
 Akses Tidak Langsung
Sebuah perusahaan harus membatasi akses ke dokumen yang
mengendalikan aset fisik.
f. Verifikasi Independen
 Verifikasi Independen Dari Hutang Usaha
Dept hutang usaha memainkan peran penting dalam verifikasi dari
pekerjaan lain dalam sistem pengeluaran kas. Salinan dokumen sumber
utama mengalir ke departemen ini untuk ditinjau dan perbandingan.
 Verifikasi Independen Dari Departemen Buku Besar Umum
Dept buku besar memberikan verifikasi independen yang penting
dalam sistem. Dengan menerima voucher jurnal dan laporan ringkasan
dari pengendalian persediaan, AP, dan pengeluaran kas.
Aplikasi Pengendalian Informasi Teknologi
a. Pengendalian Input
Pengendalian input adalah pengeditan yang berfokus pada
integritas data transaksi yang dimasukkan ke dalam aplikasi. Jika data
yang salah memasuki sistem terdeteksi dan dikoreksi, mereka mungkin
korupsi pada master file data persediaan dan AP.

Nuryadi Winra ( A31113039 ) Halaman 6

 The Expenditure Cycle Part I: Purchases and Cash Disbursements Procedures

b. Pengendalian Proses
Pengendalian proses adalah pengendalian atas logika aplikasi. Contoh
pengendalian proses: pengendalian dalam pesan error, penggunaan
password, dan File backup.
c. Pengendalian Output
Dalam sistem teknologi dasar ini, pengendalian output berkaitan
terutama dengan voucher jurnal dan ringkasan akun yang dihasilkan oleh
program komputer di berbagai departemen.
3. Teknologi Canggih : Siklus Pengeluaran
Tujuan teknologi canggih di SIA adalah untuk mengintegrasikan akuntansi
dan fungsi bisnis lainnya melalui sistem informasi umum. Integrasi meningkatkan
kinerja operasional dan mengurangi biaya dengan menghilangkan tugas-tugas
non-nilai tambah.
a. Sistem Proses Pembelian Terpadu
Dalam sistem teknologi canggih, program komputer melakukan
banyak tugas administrasi, yang jauh lebih murah dan jauh lebih tidak
rentan terhadap kesalahan.
 Operasi Kompter
Aplikasi komputer pembelian melakukan tugas-tugas secara
otomatis seperti : 1. Sistem membaca file pembelian permintaan. 2. Hard-
copy Pesanan pembelian dikirim ke vendor. 3. Record ditambahkan ke PO
file yang terbuka. 4. Daftar transaksi digital PO dibuat.
 Departemen Penerimaan
Ketika barang tiba, petugas penerimaan mengakses salinan blind
file PO terbuka secara real time dengan memasukkan nomor PO yang
diambil dari kemasan slip. Layar penerimaan kemudian meminta petugas
untuk masuk ke jumlah yang diterima untuk setiap item pada PO.
 Departemen Hutang Usaha
Ketika petugas AP menerima faktur pemasok, petugas mengakses
sistem dan menambahkan catatan ke file faktur vendor. Petugas
kemudian menyimpan faktur hard copy di departemen.
b. Sistem Pengeluaran Kas Terpadu
 Teknologi Canggih Pengendalian Siklus Pengeluaran

Nuryadi Winra ( A31113039 ) Halaman 7

 The Expenditure Cycle Part I: Purchases and Cash Disbursements Procedures

Bagian ini meninjau bagaimana profil pengendalian internal

berubah ketika teknologi canggih yang digunakan.
 Persetujuan Pembelian Otomatis
Logika komputer, bukan manusia, memutuskan kapan harus
dibeli, apa yang harus dibeli, dan dari vendor mana. Atribut kunci yang
dibutuhkan untuk melaksanakan logika ini berasal dari file permintaan
pembelian dan file Vendor valid.
 Tiga Cara Pencocokan Dan Persetujuan Pembayaran Otomatis
Ketika petugas AP menerima faktur pemasok, petugas mengakses
sistem dan menambahkan catatan ke file faktur vendor.
 Keamanan Multilevel
Konsep keamanan bertingkat sebagai sarana untuk mencapai
pemisahan tugas dalam lingkungan pengolahan data terpadu. Dua
metode untuk mencapai keamanan bertingkat adalah access control list
(ACL) dan role-based access control (RBAC).
 Otomatis Memindahkan Rekening Ke Buku Besar Pembantu Dan
Buku Besar Umum
Manfaat otomatisasi tergantung pada fungsi aplikasi komputer
yang melakukan tugas-tugas akuntansi. Sebuah kesalahan program yang
tidak terdeteksi dapat mempengaruhi ribuan atau bahkan jutaan transaksi
dengan konsekuensi yang menghancurkan terhadap laporan keuangan.
Rekayasa Ulang Menggunakan Edi
Teknologi EDI telah dibuat untuk mempercepat proses transaksi rutin
antara produsen, grosir, dan pengecer dengan menghubungkan pembeli dan
penjual komputer melalui jaringan pribadi atau internet. Ketika sistem komputer
pembeli mendeteksi kebutuhan untuk memesan persediaan, secara otomatis
mengirimkan order pembelian kepada penjual, yang disetujui dan diproses oleh
sistem penjual dengan sedikit atau tanpa keterlibatan manusia.
Isu Pengendalian EDI
EDI menimbulkan risiko yang unik untuk organisasi yang perlu diakui
dan dikendalikan. Salah satunya adalah memastikan bahwa tidak adanya
otorisasi eksplisit, hanya transaksi yang sah diproses.

Nuryadi Winra ( A31113039 ) Halaman 8