fHousekeeping atau Tata Graha adalah salah satu bagian atau department yang ada di dalam hotel yang
menangani hal – hal yang berkaitan dengan keindahan, kerapian, kebersihan, kelengkapan dan
kesehatan seluruh kamar, juga area – area umum lainnya, agar seluruh tamu maupun karyawan dapat
merasa nyaman dan aman berada di dalam hotel. Selain itu Housekeeping department merupakan
bagian rumah tangga hotel yang bertugas membuat perencanaan, perawatan / pembersihan semua
kamar tamu, ruang kantor, lobby, terrace, corridors, lift / elevator, toilet umum, public space, locker’s
room, linen dan uniform rooms, halaman, taman, kolam renang dan ruang parkir.
ü Tugas Pokok
ü Fungsi Pokok
- Menyelenggarakan pembersihan secara teratur terhadap semua kamar tamu, ruang umum untuk
tamu dan ruang pelayanan
Secara khusus tugas dan tanggung jawab setiap seksi dapat dijabarkan sebagai berikut :
Seksi ini bertanggung jawab terhadap kebersihan dan kelengkapan semua ruangan hotel kecuali kamar
tamu. Jadi ruangan-ruangan dibawah pengawasan houseman section ialah ruangan pelayanan dan
ruangan umum untuk tamu atau public area seperti ruang tunggu (lobby), restoran, bar, ruang
pertemuan (meeting room), gang ( corridor), kamar kecil (toilet), ruang ganti pakaian (locker), dan
sebagainya. Petugasnya disebut houseman (untuk pria) dan housemaid (untuk wanita). Khusus untuk
petugas toilet dan loker biasanya disebut toilet attendant. Sering pula disebut dengan istilah cleaner.
3. Seksi lena dan pakaian seragam kerja (linen and uniform section)
Seksi ini bertanggung jawab terhadap semua jenis lena yang diperlukan hitel dan semua pakaian
seragam kerja seluruh karyawan hotel. Petugasnya disebut petugas lena atau linen boy atau linen
attendant. Pengawasnya disebut linen keeper atau chief room atau pengawas ruang lena.
Staf tata graha setiap melakukak tugasnya memerlukan banyak peralatan antara lain, alat-alat
pembersih (cleaning equipment), bahan-bahan pembersih (cleaning supplies), dan barang-barang
keperluan tamu (guest supplies).
Setiap ruangan umum dan pribadi tamu perlu diperhatikan keindahannya disamping faktor
kebersihanya. Untuk menciptakan suasana indah maka diperlukan tanaman hias dan karangan /
rangkaian bunga. Dalam hotel besar, keperluan ini ditangani oleh florist section.
Tugas utama dari seksi ini sehubungan dengan tanaman hias dan rangkaian bunga adalah, pengadaan /
merangkai bunga, penyimpanan, pengiriman / pendistribusian, pengambilan peralatan (clear-up)
Seksi in bertanggung jawab terhadap pencucian semua lena hotel, pencucian pakaian tamu, pencucian
pakaian seragam karyawan.
Struktur Organisasi Tat a Graha/ Housekeeping Hotel di atas 500 kamar. (hotel besar)
3. Room Attendant
Setiap tamu yang menginap di hotel tentunya selalu ingin menikmati keadaan kamar uang bersih,
rapih, dan nyaman. Kondisi kamar yang demikian yang dapat menyakinkan tamu bahwa sejumlah uang
yang telah dikeluarkan untuk menyewa kamar tidak sia-sia. Selain itu keadaan kamar hotel juga dapat
menunjukan perhatian dan kepedulian hotel dalam menciptakan lingkungan yang bersih, aman dan
menyenangkan untuk para tamunya. Departemen / bagian housekeeping yang paling bertanggung
jawab dalam tugas-tugas ini, harus memastikan bahwa kamar-kamar yang disewa oleh tamu dan seluruh
lingkungan hotel diluar kamar dapat memenuhi kebutuhan dan harapan tamu. Bukti keberhasilan dalam
penyelenggaraan kebersihan kamar adalah kembalinya tamu untuk tinggal di hotel yang bersangkutan.
Lebih dari itu, para tamu yang merasa mendapatkan kepuasan baik dalam produk kamar maupun
pelayanan dari para room attendant akan menjadi tamu langganan (frequent-stay / repeater guest)
Untuk menjaga standart kebersihan kamar hotel. Room attendant (room boy / room maid) harus
menerapakan sejumlah prosedur yang telah ditetapkan oleh hotel, sering disebut SOP (Standar
Operating Procedure). Dengan mengikuti SOP, petugas dapat menghemat waktu dan energy yang
akhirnya dapat meningkatkan efektifitas dan produktivitas kerja. SOP yang ditetapkan pada setiap hotel
disesuaikan dengan kebutuhan, artinya SOP mengacu pada jumlah kamar, luas kamar, dan fasilitas yang
terdapat dalam kamar.
Room attendant adalah sebutan untuk petugas hotel pada seksi kamar (room section) yang
bertanggung jawab terhadap kamar tamu (guest room). Selain room attendant sebutan lain yang sering
dipakai adalah room boy (untuk pria) dan room maid (untuk wanita).. sedangkan untuk kepala seksinya
di sebut dengan penyelia atau pengawas kamar tamu. Di industry perhotelan, lebih popular dengan
sebutan supervisor atau floor supervisor.
Room Boy adalah karyawan hotel pada Houskeeping Department yang bertugas memelihara kebersihan,
penataan ataupun kelengkapan supplies didalam kamar hotel (Rumekso, SE, Housekeeping Hotel, 2000).
Yang dimaksud dengan penampilan room attendant adalah penampilan dari segi fisik maupun mental
yang dapatdipertanggungjawabkan perwujudannya, baik kepada tamu, atasan, maupunsesama
karyawan dan sikap yang sopan selalu siap melaksanakan tugas dengan penuh keramahan dan rasa
tanggung jawab. Dalam melaksanakan tugas ini Room Attendant berhubungan langsung dengan tamu.
Untuk itu menjaga kebersihan dan kerapian dari ujung rambut sampai ke ujung kaki merupakan hal yang
wajib dilaksanakan.
7) Kebersihan tangan, kaki, badan tidak berbau, kuku tidak diperbolehkan panjang.
8) Kebersihan gigi gunakan uniform yang sesuai (right size, good quality, clean and good condition,) dan
digunakan hanya untuk kerja.
Sikap yang harus dilakukan oleh seorang room attendant antara lain adalah sebagai berikut :
2. Pakaian harus rapih dan terawatt, sepatu bersih dan berkaos kaki
7. Tidak memberi informasi tentang manajemen dan rahasia hotel kepada tamu
15. Tidak menonton televisi dan menghidupkan radio pada saat membersihkan kamar
Sebelum memulai pekerjaan, room attendant juga harus selalu siap dengan perlengkapan pribadi antara
lain, sapu tangan, jam tangan, pulpen dan block note.
Sebelum melaksanakan kegiatan pembersihan kamar, room attendant harus mempersiapkan cleaning
equipment (peralatan pembersih), chemical (bahan kimia pembersih), supplies / amenities (persediaan),
dan formulir. Kegiatan persediaan sebelumnya dilakukan di ruang linen. Ditempat inilah room attendant
menerima pembagian tugas dan room status, mengambil kunci dan mengakhiri kerjanya pada saat shif.
Ditempat ini pula room attendant mengambil stok untuk linen dan bahan-bahan serta amenities yang
diperlukan. Kadang-kadang amenities dan bahan ditempetkan sendiri digudang housekeeping. Namun
demikian, tidak semua hotel menggunakan kantor housekeeping untuk morning
briefing ataupun afternoon breafing dan pembagian tugas pada ketiak akan mulai kerja.
Dari housekeeping office, room attendant langsng menuju ke pantry yang berada ditiap lantai hotel
(hotel bertingkat) untuk mempersiapkan trolley dengan segala isinya berdasarkan tingkat hunian kamar
hotel (hotel occupancy). Persiapan room attendant trolley beserta isinya dibeberapa hotel dikerjakan
oleh room attendat yang bertugas pada shift sebelumnya. Misalnya trolley pada shif pagi sudah
disiapkan oleh room attendant yang bekerja pada shift malam sebelumnya, sehingga room attendant
yang bertugas pada shift pagi hanya melengkapi perangkat yang belum lengkap disesuaikan dengan
keadaan actual pagi itu.
Jenis dan jumlah perangkat pembersihan yang perlu dipersiapkan akan berbeda antara hotel satu
dengan hotel yang lain. Hal ini disesuaikan dengan jenis kamar yang dibersihkan, jenis amenities yang
disediakan hotel, dan ukuran trolley. Umumnya ukuran trolley yang sesuai dengan standar cukup untuk
membawa semua kebutuhan pembersihan setengah hari.
Tugas pembersihan kamar tamu akan dapat dilaksanakan secara efektif oleh room attendant apabila
semua peralatan pembersihan, chemical, dan supplies tersedia sesuai dengan kebutuhan. Oleh karena
itu departemen housekeeping perlu menyediakan beragam jenis alat untuk membersihkan setiap objek.
Demikian juga dengan chemical (bahan kimia pembersih) dan supplies yang harus selalu tersedia di
trolley pada saat melaksanakan proses pembersihan kamar
1) Cleaning Equipment
Berikut ini jenis perlatan pembersih yang diperlukan untuk menyiapkan kamar.
- Carry caddy
Kotak perlengkapan pembersih untuk menyiapkan perlengkapan dan bahan pembersih yang bentuknya
kecil
- Hand gloves
Alat yang digunakan untuk melindungi tangan dari bahaya bahan kimia pembersih
- Sponge / scoure
Alat untuk menggosok bathtub, dinding kamar mandi dan wash bashin
- Hand brush
Sikat yang dipakai untuk menggosok kotoran dan noda pada lantai atau dinding kamar mandi
- Dry cloth
- Glass cloth
- Polishing cloth
Potongan kain masih baru maupun handuk rusak yang tidak terpakai yang digunakan untuk
mengkilapkan metal
- Chamois
Alat yang terbuat dari kulit kijang asli maupun sintetis untuk mengeringkan bathtub, kaca dan objek
sejenis
- Glass Squeegee
- Sprayer Bottle
- Door Stopper
- Dust Mop
Mop kering untuk mengangkat debu pada lantai marmer, keramik dan kayu
Penyedot debu dan sampah berukuran kecil yang terdapat dalam kamar
2) Chemical
- Multi purpose cleaner : bahan pembersih multi fungsi seperti untuk kaca, gelas, furniture, dan
lantai
3) Supplies
Berikut ini jenis persediaan kamar yang diperlukan dalam kegiatan menyiapkan kamar tamu,
diantaranya adalah sebagai berikut :
Ø Linen supplies
Ø Bathroom supplies
- Bath foam atau bath gel (sabun cair untuk mandi busa)
- Cotton bud
- Detergent
- Candle (lilin)
- Ballpoint
- Pencil
- Sticker hotel
- Envelope (amplop)
- Hotel directory
- Magazine (majalah)
Ø Room supplies
- Asbak
- Gelas minum
Setelah trolley selesai di set up dengan perangkat pembersihan, room attendant siap untuk memulai
kegiatan utamanya yaitu membersihkan kamar tamu. Kamar-kamar yang harus dibersihkan dapat
diketahui dari room status report. Pada sebagian hotel, formulir ini juga disebut room report. Formulir
ini merupakan alat komunikasi dua arah yang efektif antara departemen housekeeping dengan
departemen front office dalam mengkomunikasikan status kamar. Misalnya apabila ada tamu check out,
maka bagian front office akan menghubungi bagian housekeeping. Sebaliknya, ketika kamar telah selesai
dibersihkan dan siap di huni, maka bagian house keeping akan memberikan informasi terbaru mengenai
kamar yang check out tersebut melalui computer online menjadi vacant clean atau vacant ready
sehingga bagian front office dapat menjual kembali kamar tersebut kepada tamu-tamu lain. Pada hotel
yang memiliki sistem komputerisasi, room report sudah diisi dengan data nomor kamar, nama tamu,
status kamar, dan keterangan atau komentar. Data ini diperoleh dari print out information system. Jika
hotel belum menggunakan ini, maka room attendant perlu menyalin data-data kamar yang telah
disiapkan malam harinya dan mengadakan pengecekan secara langsung pada pagi hari.
ROOM REPORT
Time : ………………..
101
102
103
104
105
Dst
Code :
O = Occupied
V = Vacant
DL = Double Lock
CO = Check Out
HU = House Use
Keterangan Formulir :
Dalam melakukan pembersihan kamar, room attendant harus mengisi formulir room attendant control
sheet / room boy control sheet setiap kali selesai membersihkan satu kamar. Room attendant
bertanggung jawab menuliskan barang-barang yang masuk ke dalam kamar dan juga yang keluar dari
kamar pada formulir tersebut. Dalam formulir ini terdapat data seperti sirkulasi linen yang kotor dan
yang bersih, sirkulasi aminities lengkap dengan jumlah linen dan amenities yang masuk dan keluar dari
kamar.
Dalam pencatatan room attendant control sheet, petugas tidak boleh hanya mengandalkan ingatan.
Semua linen dan aminities yang masuk / keluar dari kamar harus segera di catat pada formulis. Demikian
juga dengan catatan-catatan khusus yang terjadi dalam kamr seperti bola lampu mati, dinding tergores,
tirai robek, televise tidak dapat hidup, dan lain-lain. Satu hal juga yang tidak boleh dilupakan adalah
mengisi waktu masuk kamar dan keluar kamar tersebut. Pada akhir shift, formulir harus diserahkan
kembali ke kantor housekeeping agar pengawas dapat menindak lanjuti hal-hal yang diperlukan seperti
kerusakan kamar-kamar yang masih DND, menghitung produktifitas kerja room attendant, sirkulasi
linen, pemakaian aminities dan lain-lain. Selain itu, apabila kegiatan administrasi ini dilakukan secara
tertib maka akan sangat bermanfaat sebagai control dan membantu perhitungan biaya dalam
departemen housekeeping.
Infomasi yang ada dalam room attendant control sheet antara lain adalah sebagai berikut :
4. Linen, kelompok linen, misalnya sheet, pillow case, towel, dan lain-lain
5. Guest supplies, kelompok keperluan tamu, misalnya soap, shampoo, stationary, dan lain-lain
6. Time in, waktu ketika room attendant masuk kamar untuk membersihkannya
7. Time out, waktu ketika room attendant keluar dari kamar untuk membersihkan kamar lain
8. Remarks, keterangan
9. Total received, jumlah linen bersih dan guest supplies yang diterima dari ruang lena
10. SL (Soiled Linen), jumlah linen kotor yang dikeluarkan dari kamar
13. Total used / soiled, jumlah keseluruhan linen kotor yang dikeluarkan dari kamar. Jumlah harus sama
dengan linen bersih yang masuk dari linen room
Room attendant control sheet berfungsi sebagai alat yang efektif untuk :
6. Menata Perlengkapan
Berdasarkan hasil pemeriksaan kondisi atau status kamar, seorang pramugraha dapat menghitung
jumlah kamar yang akan dibersihkan. Ini berarti bahwa jumlah lena yang diperlukan dapat diketahui.
Berdasarkan jumlah lena yang diperlukan, seorang pramugraha melengkapi lena dan perlengkapan
lainnya pada kereta pramugraha sesuai dengan kebutuhannya.
Kereta kerja pramugraha atau disebut ”Room Attendant Trolley” adalah kereta kerja yang digunakan
oleh pramugraha untuk membawa lena dan perlengkapan lainnya dalam melaksanakan pekerjaannya.
Di dalam kereta ini seluruh keperluan untuk membersihkan dan melengkapi kamar tamu disimpan
sesuai dengan kebutuhan. Dengan demikian Room attendant Trolley digunakan untuk memperoleh cara
kerja yang efektif dan efisien. Oleh karenanya Room attendant/roomboy/maid dapat membawa
sekaligus seluruh peralatannya sesuai dengan yang dibutuhkan.
Persiapan untuk seluruh perlengkapan yang harus dibawa dengan menggunakan Room Attendant
Trolley tersebut diatur sedemikian rupa sehingga dapat memudahkan pramugraha di dalam
mendapatkan alat yang diperlukan. Pekerjaan untuk menyiapkan kelengkapan room attendant
trolley harus dilakukan oleh pramu graha sebelum dan sesudah waktu kerja mereka.
Barang-barang Perlengkapan tamu (Guest Supplies), keperluan kamar yang dipersiapkan dalam trolley
cart
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam stocking trolley, yaitu semua peralatan dan bahan pembersih
harus ditempatkan dibawah item berupa makanan dan minuman, barang-barang yang kotor harus
diperhatikan dari yang bersih, semua bahan pembersih harus tertutup, dan semua amenities berupa
makanan dan minuman harus tertutup.
4. Memiliki sisi-sisi yang bulat sehingga tidak mudah melukai petugas atau merusak barang-barang
yang tersentuh oleh trolley tersebut.
Barang-barang yang ditempatkan pada room attendant trolley antara lain adalah sebagai berikut :
1. Cleaning equipment
2. Linen kamar tidur dan kamar mandi
3. Guest supplies
4. Stationery