A.

Function Room

Function room merupakan salah satu fasilitas yang ditawarkan oleh hotel untuk berbagai macam
keperluan sesuai dengan kebutuhan pemesan / tamu seperti meeting ataupun sebagai tempat untuk
melaksanakan pesta yang sering disebut party. Maka dapat didefinisikan bahwa function room adalah
suatu ruangan multi fungsi yang biasa digunakan untuk menyelenggarakan rapat (meeting), bonus
perjalanan (incentive), pertemuan (convention), pameran (exhibition), perjamuan (function) pada
periode dan dengan tujuan tertentu.

Manajemen layanan baik membawa dampak positif bagi hotel di antaranya sebagai berikut.

1. Meningkatkan prosentase pesanan ruangan rapat/seminar.

2. Meningkatkan pembayaran per tamu atas komunikasi di restoran.

3. Perhitungan penjulan pasti karena target dan tujuan sudah jelas sebelumnya.

4. Pembagian tugas lebih baik.

5. Perencanaan dan pelaksanaan lebih mudah karena jumlah tamu telah di kethui sebelumnya.

6. Di samping ruang rapat, tamu menggunakan fasilitas hotel lainnya.

B. JENIS - JENIS FUNCTION ROOM

1. Banquet

Banquet merupakan bentuk paling mewah dari sebuah function. Selain penggunaan ruang dan personel
hotel, juga menggunakan peralatan dan perabot yang banyak dari operasional hotel lainnya.

2. Buffet adalah function yang makanannya di tata secara prasmanan.

3. Cocktail Party adalah function yang dilakukan hanya 1 – 2 jam saja. Pelaksanaancocktail oarty tidak
menyediakan meja dan kursi. Hanya beberapa meja ditempatkan di sudut – sudut untuk meletakkan
piring – piring kotor. Minuman yang disajikan berupa cocktail (campuran minuman beralkohol)

4. Barbeque adalah function yang makanannya dihidangkan dengan teknik baker (grill). Makanan yang
dipanggang biasanya daging – daging merah seperti daging sapi, babi, ayam dan daging ikan

dilihat dari topik sidang, ruang function dapat di bagi menjadi :

1. Plenary Lecture (Sidang pleno, paripurna), yaitu acara ilmiah yang dipresentasikan oleh seorang
pembicara tunggal dan dihadiri oleh seluruh peserta dan tidak ada cara ilmiah lain saat bersamaan.

2. Symposia (simposium) yaitu acara – acara ilmiah yang dipresentasikan oleh beberapa pembicara
berkenaan dengan topik – topik pokok yang ditentukan oleh panitia. Beberapa simposium dilakukan
secara bersamaan dengan topik – topik pokok yang ditentukan oleh panitia. Beberapa simposium
dilakukan secara bersaman, maka sering juga disebu paralel simposium

3. Oral Free Paper (makalah bebas) merupakan kesempatan yang diberikan kepada para peserta secara
umum untuk menyajikan hasil riset atau pengalaman yang berkaitan denga topik – topik yang
ditentukan panitia.

4. Poster Session (makalah bebas) yaitu makalah bebas yang disajikan lewat poster.Poster
session kadang kala disebut scientific exhibition (paper ilmiah)

5. Conferences (Konferensi) yaitu acara ilmiah yang banyak mengikut sertakan diskusi/tanya jawab yang
berhubungan dengan suatu permasalahan/pengembangan.

6. Congress yaitu acara ilmiah yang banyak mengajak peserta congressberdiskusi/tanya jawab yang
umumnya digunakan untuk menunjuk/menentukan badan legislative,

Perjamuan

C.Jenis-jenis Perjamuan

Perjamuan dilihat dari orang yg melakukan pesanan dibedakan menjadi berikut :

1) Pesanan Dilakukan Oleh Suatu Kelompok

Pihak yg membuat atau memesan function room merupakan bagian dari suatu kelompok/ masyarakat
tertentu, misalnya ikatan profesi, group olahragawan,grup musik, negarawan, dan lainnya.Jenis yg
dipesan meliputi jamuan cocktail, konser room dan mode show

2) Pesanan Dilakukan Oleh Pribadi

Pihak yg membuat/memesan merupakan pribadi /perorangan dengan tujuan penyelenggaraan pribadi,

misalnya promosi, ulang tahun, pernikahan, dan perayaan lainnya yg bersifat pribadi. Jenis function yg
dipesan meliputi ballroom/ hall dan jamuan cocktail

3) Pesanan Dilakukan Oleh Usahawan

Pihak yg membuat/memesan adalah pengusaha dengan tujuan memperkenalkan dan meningkatkan

usahanya. Jenis function yg dipesan meliputi konferensi (baik nasional maupun internasional) seminar,
presentasi/ pameran sebuah produk dan bonus perjalanan

Dilihat dari cara penghidangan makanan ,perjamuan dibedakan menjadi seperti berikut :

Banquet merupakan bentuk paling mewah dari sebuah function. Selain penggunaan ruang dan personel
hotel, juga menggunakan peralatan dan perabot yg banyak dari operasional hotel biasanya
banquet set up

2. Buffet adalah function yg makanannya dihidangkan secara prasmanan

3. Cocktail Party adalah function yg dilakukan hanya 1-2 jam saja. Pelaksanaan cocktail party tidak
menyediakan meja dan kursi.Hanya beberapa meja ditempatkan di sudut-sudut untuk meletakkan
piring-piring kotor
4. Barbeque adalah function yg makanannya dihidangkan dengan teknik baker(grill)

Dilihat dari topic siding, function dibedakan menjadi berikut :

Plenary Lecture (sidang pleno, paripurna), yaitu acara ilmiah yg dipresentasikan oleh seorang pembicara
tunggal dan dihadiri oleh seluruh peserta dan tidak ada acara ilmiah lain pada saat bersamaan

2. Symposia (symposium) yaitu acara-acara ilmiah yg dipresentasikan oleh beberapa pembicara

berkenaan denga topic-topik pokok yg ditentukan oleh panitia. Beberapa symposium dilakukan secara
bersamaan ,maka sering juga disebut parallel symposium
3. Oral Free Paper(makalah bebas) merupakan kesempatan yg diberikan kepada para peserta secara
umum untuk menyajikan hasil riset atau pengalaman yg berkaitan dengan topic-topik yg ditentukan
panitia

4. Poster Session yaitu makalah bebas yg disajikan lewat poster.Poster session kadang kala disebut
scientific exhibition(paper ilmiah)

5. Conference (konferensi) yaitu acara ilmiah yg banyak mengikutsertakan diskusi/Tanya jawab yg

berhubungan dengan suatu permasalahan/ pengembangan
6. Forum yaitu diskusi yg umumnya dipandu oleh seorang penulis/penyaji

7. Congress yaitu acara ilmiah yg banyak mengajak peserta congress berdiskusi/ Tanya jawab yg
umumnya digunakan untuk menunjuk/menentukan badan legislative

1.U-Shape Style
Model ruangan ini biasanya menggunakan penutup meja yang dipasang menjuntai kebawah sampai
menutup kaki meja. Ditepi luar dipasang kursi sesuai dengan keperluan. Dibagian atas dipasang meja
terpisah beserta kursinya (head table) untuk pembicara. Lay out ini sangat cocok untuk rapat dewan
atau staf.

2. Class Room Style

Lay out ini seperti ruang kelas, dimana para peserta duduk di kursi belakang meja.Model ini sering
dijumpai pada acara penataran, program diklat dll.

3. V Shape
Penataan dengan V shape biasanya berbentuk seperti aslinya yaitu huruf ‘V”. Dibagian depan dipasang
lebih dari satu alat peraga, agar semua peserta melihat dengan jelas apa yang dipresentasikan oleh
pembicara.

4. Y Shape
Bentuk/model ini digunakan untuk acara fashion show yang dikenal dengan istilah cat walk. Biasanya
hanya menggunakan kursi banquet tanpa meja agar pengunjung dapat melihat secara penuh.

5. I Shape
Pengaturan ini tidak menggunakan Head Table, biasanya posisi memanjang membentuk huruf “I”.
Bentuk ini biasanya digunakan dalam perusahaan atau 1 organisasi.

6. Theater Style

Model ini hanya dipasang dengan kursi tanpa meja agar dapat menampung lebih banyak peserta.
Dibagian depan dipasang meja dengan kursi sebagai Head Table untuk pembicara atau ketua siding,
dibagian pentas diletakkan podium sebagai tempat berbicara.

7. Hollow Shape
Pada style ini tidak ada head table karena tata letak kursi saling mengikuti, dan bagian tengah terlihat
kosong. Biasanya digunakan sebagai tempat berbicara, ataupun agar para peserta lebih aktif dalam
berinteraksi.

8.Wedding style
Dan yang terakhir adalah wedding style, style ini paling sering digunakan pada acara pernikahan.
Biasanya menggunakan meja bundar agar keluarga yang diundang dapat duduk bersama dalam 1 meja
dan melihat pengantin.

Dengan berbagai lay out dalam meeting room tersebut tentunya kamu membutuhkan
banyak IBM/Foldable table dan Banquet Chair. STCIndonesia sebagai distributor perlengkapan hotel
Indonesia tentunya memiliki berbagai jenis dan ukuran Meja IBM/Foldable hingga kursi banquet. Tidak
hanya itu kami juga menyediakan podium yang digunakan untuk berbicara didepan meeting room
tersebut.

Papan tulis beserta kelengkapannya

Meski sekarang sudah masuk zaman modern, tetapi papan tulis, spidol, dan penghapus ternyata masih
belum tergantikan perlihal perlengkapan penunjang rapat. Sebab, papan tulis digunakan dalam ruang
rapat untuk menjelaskan sesuatu yang lebih mendetail atau untuk mencatat hal-hal yang penting dalam
pembahasan diruang rapat.

Buku catatan dan pulpen

Meski buku catatan dan pulpen adalah perlengkapan yang begitu sederhana, akan tetapi adanya buku
catatan dan pulpen tidak boleh terlewatkan. Karena, bagi setiap anggota rapat akan sangat
membutuhkannya untuk mencatat berbagai hal atau poin-poin yang penting selama rapat berlangsung.

Flip chart

Adanya perlengkapan seperti flip chart ini di dalam ruang rapat juga tidak kalah penting. Karena, flip
chart dapat berfungsi sebagai media untuk menulis dan bisa juga digunakan sebagai alat untuk
melakukan presentrasi. Terkadang secara manual seperti ini masih perlu untuk dipersiapkan guna
menunjang rapat berjalan sesuai yang diharapkan.
Laptop

Tidak bisa kita pungkiri bahwa kemajuan teknologi dapat menunjang segala aspek perihal pekerjaan,
tidak terkecuali ketika meeting. Laptop atau komputer jelas sangat dibutuhkan guna menunjang rapat
menjadi lebih efektif, terlebih saat melakukan presentrasi atau harus berhadapan dengan klien.

LCD atau proyektor atau sound system

Perlengkapan lainnya yang tidak kalah penting guna menunjang rapat agar lebih efektif yaitu LCD,
proyektor atau sound system. Dimana alat-alt tersebut dapat digunakan saat meeting yang
mengharuskan menampilkan video, gambar, serta data-data. Dan sound system sendiri sangat
dibutuhkan ketika anggota rapat yang hadir dalam jumlah yang banyak.
Dokumen-dokumen rapat

Merupakan hal yang begitu penting bila mengaikatnya dengan dokumen-dokumen rapat. Karena akan
sangat fatal bila sudah berada di ruangan rapat, tetapi dokumen-dokumen rapat yang dibutuhkan tidak
terbawa. Untuk itu, anda juga bisa menyertakan dokumen-dokumen dalam bentuk file di dalam laptop
anda atau anda bisa mem fotocopynya terlebih dahulu.

Air minum

Adanya air minum di ruang rapat ternyata tidak kalah penting dengan perlengkapan-perlengkapan
diatas. Karena, air minum memang ampuh untuk membuat badan merasa lebih segar saat harus
melakukan presentrasi. Jadi bila anda merasa rapat akan membutuhkan waktu yang bergitu lama, maka
jangan ragu untuk menyiapkan air minum didalam ruangan rapat.

. Waktu
Melakukan pertemuan atau seminar di waktu yang tepat. Hari dan jam adalah faktor penting. Ini tidak
berhubungan dengan Feng Shui (yah, mungkin beberapa orang masih melihat Feng Shui), tapi ini perlu
diperhatikan untuk mengakomodasi peserta dan tamu pertemuan.

Saya pernah berada dalam suatu acara di hotel, di mana ada acara besar lain sedang berlangsung. Ketika
ini terjadi, hotel akan menjadi terlalu penuh dan keluar masuk ruang pertemuan menjadi tidak nyaman.

Pastikan pihak hotel mengetahui kekuatiran anda dan diskusikan sebelum anda menandatangani
persetujuan pemesanan. Hotel yang baik akan memberikan saran kapan waktu yang baik.

2. Fasilitas

Membuat daftar fasilitas yang dibutuhkan memang baik, tapi pastikan daftar yang dibuat telah
mencakup semuanya. Apa papan tulis disediakan? Air minum diberikan? Bagaimana dengan sistem
suara – apakah disediakan? Jika ya, bagaimana dengan kualitasnya? Diskusikan dengan detil untuk
menghindari kesalahpahaman mengenai apa yang disediakan dan apa yang tidak.

3. Daftar harga dan biaya tambahan yang tersembunyi

Pastikan anda mengetahui apa yang anda bayar dan berapa harganya. Juga tanyakan dengan pasti
apakah akan ada biaya tambahan. Semua detil, hal-hal yang dibayarkan dan jumlahnya harus tertera
dalam perjanjian pemesanan.

4. Konfirmasi pemesanan

Jangan sepelekan konfirmasi pemesanan. Ada kejadian di mana pertemuan, seminar atau pameran
gagal dilakukan karena salah komunikasi mengenai tanggal dan waktu.

Ketika anda memesan, pastikan situs web hotel menggunakan software khusus untuk pemesanan.
Formulir web sederhana tidak cukup – kurang bisa dipercaya dan kemungkinannya anda harus
melakukan konfirmasi berulang-ulang.

5. Akomodasi

Jika pertemuan atau acara anda berakhir larut malam, berlokasi di luar kota atau berlangsung lebih dari
satu hari, anda mungkin perlu membicarakan pemesanan kamar hotel untuk peserta atau tamu
pertemuan. Komunikasikan hal ini dengan pembicara, peserta atau tamu anda dan pastikan pemesanan
kamar cukup untuk semua orang.

1.Tujuan Umum
Ada beberapa tujuan umum diadakannya function room di tiap-tiap hotel, diantaranya :
• Sebagai ajang mempromosikan nama hotel itu sendiri
• Memperkenalkan dan meningkatkan usahanya dalam bidang function
• Meningkatkan pendapatan hotel
• Agar dapat melayani dan melaksanakan pesanan tamu dengan baik
• Agar dapat memberikan yg terbaik dan meninggalkan kesan yg indah
2.Tujuan Khusus
Berikut beberapa tujuan khusus kita dalam mempelajari function room :
• Ilmu yg mempelajari tentang functiom room masih sedikit diketahui orang, maka dari itu kita harus
mempelajarinya agar dapat mencari peluang pekerjaan dalam dunia industri
• Ilmu ini juga dapat menambah wawasan dalam bidang pariwisata
• Jika kita telah mempelajari function room, kita dapat menyiapkan ruang-ruang rapat dan perjamuan
lainnya
• Kita juga dapat memberikan pelayanan yg memuaskan bagi pihak hotel maupun tamu tersebut
• Secara tidak langsung setelah mempelajari buku ini kita dapat memajukan dunia pariwisata dan
perhotelan
• Agar dapat bekerja dengan baik dan menghindari kesalahan-kesalahan dalam ker