PENCATATAN DAN PELAPORAN

No. Dokumen : SOP/Admen.220/2016

No. Revisi :-
SOP Tanggal terbit : 2 Mei 2016
Halaman : 1/2
UPTD drg. Silas Asih Subekti
Puskesmas 197101222003122003
Pengadegan
1. Pengertian Sistem Pencatatan dan pelaporan adalah pencatatan dan pelaporan yang
harus dibuat oleh puskesmas dan direkapitulasi di setiap tingkat dengan
waktu tertentu yang merupakan sistem atau satu kesatuan yang terdiri dari
komponen yang saling berkaitan, berintegrasi dan mempunyai tujuan
tertentu yang merupakan gabungan berbagai macam kegiatan upaya
pelayanan kesehatan puskesmas, sehingga dapat dihindarkan adanya
pencatatan maupun pelaporan lain yang akan memperberat beban kerja
petugas puskesmas.
2. Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk mempermudah
pencatatan dan pelaporan tujuannya adalah:
1. Sebagai sarana komunikasi
2. Sebagai sarana tanggung jawab dan tanggung gugat
3. Sebagai sarana informasi statistik
4. Sebagai sarana pendidikan
5. Sebagai sumber data penelitian
6. Sebagai jaminan kualitas pelayanan kesehatan
7. Sebagai sumber data perencanaan kegiatan berkelanjutan
3. Kebijakan SK Kepala UPTD Puskesmas No. 445/002/2016 tentang Kebijakan
Pengelolaan Puskesmas
4. Referensi Depkes RI, Tahun 1995, Pedoman Sistem Pencatatan dan Pelaporan
Puskesmas Propinsi Jawa Tengah, Jakarta.
5. Proseedur 1. Penanggung jawab upaya dan pelaksana pelayanan mencatat setiap
kegiatan pada buku kegiatan yang ada.
2. Penanggung jawab upaya menerima laporan dan mengadakan
bimbingan terhadap bidan desa untuk pencatatan dan pelaporan yang
dilakukan disetiap kali melaksanakan kegiatan baik kegiatan program
maupun kegiatan pelayanan.
3. Penanggung jawab upaya mengolah data hasil kegiatan, setiap bulan,
tiwulan dan tahunan ( tergantung masing-masing program).
4. Penanggung jawab upaya mengisi format laporan sistem pencatatan
dan pelaporan puskesmas sesuai kegiatannya sebanyak 4 lembar
(rangkap 4) yang ditujukan kepada :
a. Lembar 1 : untuk arsip pelaksana pelayanan yang
bersangkutan.
b. Lembar 2 : Untuk koordinator sistem pencatatan dan pelaporan
Dinas Kesehatan Kabupaten Purbalingga.
c. Lembar 3 : Untuk arsip di Puskesmas yang disimpan oleh
Penanggung jawab upaya puskesmas.
d. Lembar 4 : untuk arsip Kasubag TU
5. Penanggung jawab upaya melaporkan hasil kegiatan bulanan pada
kepala puskesmas.
6. Penanggung jawab upaya meminta tanda tangan laporan kepada kepala
PENCATATAN DAN PELAPORAN
No. Dokumen : SOP/Admen.220/2016
 No. Revisi :
SOP Tanggal terbit : 2 Mei 2016
Halaman : 2/2
UPTD drg. Silas Asih Subekti
Puskesmas 197101222003122003
Pengadegan
puskesmas.
7. Penanggung jawab upaya mengarsipkan laporan bulanan untuk
dievaluasi setiap bulan pada lokakarya mini bulanan lintas program dan
Lokmin Linsek setiap 3 bulan
8. Penanggung jawab upaya mengirimkan laporan ke Dinas Kesehatan
Kabupaten paling lambat tanggal 5 bulan berikutnya
6. Unit terkait Semua pelaksana pelayanan dan penanggung jawab upaya

7. Diagram Alir

Penanggung jawab Hasil pelaksanaan di

upaya mencatat laporkan ke Puskesmas/
kegiatan di buku bulan
kegiatan

Penanggungjawab
program melaporkan ke
Ka Puskesmas/ bulan

Hasil kegiatan program

& pelayanan di analisis
untuk rencana tindak
lanjut bulan berikut

Penanggung jawab Pelaksana program

upaya mengarsipkan melaporkan hasil
laporan bulanan utk kegiatan ke DKK/ bulan
di evaluasi

8. Dokumen 1. Data hasil kegiatan

Terkait 2. Format laporan masing-masing program
PENCATATAN DAN PELAPORAN
 No. Kode :
Daftar Terbitan :
Tilik No. Revisi :
Tanggal Mulai :
Berlaku
Halaman :
PUSKESMAS
KALIWIRO

No Kegiatan Ya Tidak TB.

1. Apakah Pelaksana program dan pelaksana pelayanan mencatat setiap
kegiatan pada buku registrasi yang ada.
Apakah Pelaksana program menerima laporan dan mengadakan
2. bimbingan terhadap bidan desa untuk pencatatan dan pelaporan yang
dilakukan disetiap kali melaksanakan kegiatan baik kegiatan program
maupun kegiatan pelayanan.
Apakah Pelaksana program mengolah data hasil kegiatan, setiap
3.
bulan, tiwulan dan tahunan.
Apakah Pelaksana program mengisi format laporan sistem pencatatan
dan pelaporan puskesmas sesuai kegiatannya berkoordinasi dengan
koordinator sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas paling lambat
4. setiap tanggal 25 bulan berikutnya sebanyak 3 lembar (rangkap 3)
yang ditujukan kepada :
e. Lembar 1 : untuk kepala seksi program yang
bersangkutan.
f. Lembar 2 : Untuk koordinator sistem pencatatan dan
pelaporan puskesmas yang harus disampaikan ke
koordinator sistem pencatatan pelaporan puskesmas di
Kabupaten.
g. Lembar 3 : Untuk arsip di Puskesmas yang disimpan
oleh koordinator sistem pencatatan dan pelaporan
puskesmas.
Apakah Pelaksana program melaporkan hasil kegiatan bulanan pada
kepala puskesmas.
Apakah Pelaksana program meminta tanda tangan laporan kepada
kepala puskesmas.
5. Apakah Pelaksana program meminta nomor surat keluar pada
Kasubag TU,
6. Apakah Kasubag TU memberikan Nomor agenda surat keluar untuk
pelporan ke DKK.
Apakah Pelaksana program mengarsipkan laporan bulanan untuk
dievaluasi setiap 3 bulan pada bulan berikutnya,
7. Apakah Pelaksana program sistem pencatatan puskesmas
mengirimkan laporan tersebut ke koordinator sistem pencatatan dan
8. pelaporan puskesmas di Dinas Kesehatan Kabupaten paling lambat
tanggal 5 bulan berikutnya.

9.

10

Jumlah
CR: …………………………………………

Pelaksana/ Auditor

(..................................)\