KERANGKA ACUAN KEGIATAN (KAK)

RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN

MANUAL MUTU/MANAGEMEN
MUTU

UPTD PUSKESMAS RAWAT INAP TALANG JAWA

KECAMATAN MERBAU MATARAM
PEMERINTAH KABUPATEN LAMPUNG SELATAN
TAHUN 2020UN 2016
 KERANGKA ACUAN KEGIATAN
RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN
UPTD PUSKESMAS RAWAT INAP TALANG JAWA

A. PENDAHULUAN
Pembahasan bersama antara manajemen dan pelaksana tentang permasalahan -
permasalahan yang terkait dengan implementasi sistem manajemen mutu, pencapaian
sasaran/indikator mutu dan kinerja sangat dibutuhkan dalam upaya peningkatan mutu.
Pembahasan masalah mutu dan kinerja dapat dilakukan dalam unit kerja, antar unit kerja
untuk masalah - masalah yan bersifat teknis dan operasional yang dilakukan baik
terjadwal maupun incidental sesuai dengan kebutuhan.

B. LATAR BELAKANG
Permasalahan mutu, kinerja, dan permasalahan yang terjadi dalam penerapan sistem
manajemen mutu secara periodik perlu juga dibahas bersama yang melibatkan seluruh
jajaran yang ada dalam organisasi. Pembahasan tersebut dilakukan dalam pertemuan
telaah manajemen mutu dan kinerja. Rapat tinjauan manajemen adalah proses evaluasi
terhadap kesesuaian dan efektfitas penerapan sistem manajemen mutu yang dilakukan
secara berkala dan melibatkan berbagai pihak yang terkait dengan operasional organisasi.
Tata nilai yang diterapkan pada UPTd Puskesmas Rawat Inap Talang Jawa adalah
“SENYUM, EMPATI, HANDAL, AMAN, TEPAT” (SEHAT), yaitu :
1. Bersahabat, dimaksudkan bahwa seluruh karyawan UPT Puskesmas Ampelgading
selalu bekerjasama untuk kemajuan pelayanan di UPT Puskesmas Ampelgaging.
2. Pofesional, dimaksudkan bahwa seluruh karyawan UPT Puskesmas Ampelgading
memiliki kemampuan dan berpegang teguh kepada nilai moral sesuai dengan
profesinya.
3. Inovatif, dimaksudkan bahwa seluruh karyawan UPT Puskesmas Ampelgading selalu
berusaha melakukan pengembangan demi perbaikan pelayanan di UPT Puskesmas
Ampelgading.
4. Berkesinambungan, dimaksudkan bahwa seluruh karyawan UPT Puskesmas
Ampelgading akan berusaha sungguh – sungguh untuk meningkatkan kualitas
pelayanan secara berkelanjutan.
C. TUJUAN UMUM DAN TUJUAN KHUSUS
1. Tujuan Umum :
Memastikan terselenggaranya pelayanan kesehatan yang bermutu melalui pembahasan
permasalahan-permasalahan yang terkait dengan operasional Puskesmas secara
bersama, melibatkan seluruh pegawai dan dilaksanakan secara berkesinambungan.
2. Tujuan Khusus :
a. Terlaksananya pertemuan tinjauan manajemen mutu di Puskesmas sesuai dengan
persyaratan yang berlaku.
b. Terbitnya kesepakatan tindak lanjut dari proses-proses terkait implementasi sistem
manajemen mutu.
c. Tersedianya kriteria untuk peningkatan mutu pelayanan kesehatan.
d. Teridentifikasinya peluang yang cukup untuk melakukan perbaikan terus-menerus.

D. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN

1. Ketua tim manajemen mutu bersama Kepala Puskesmas menyiapkan pertemuan
tinjauan manajemen: rencana waktu, tempat, agenda, dan siapa saja yang akan di
undang dalam pertemuan.
2. Ketua tim manajemen mutu mengundang peserta pertemuan. Kepala Puskesmas dan
para penanggung jawab/koordinator dan pelaksana adalah peserta yang harus
diundang dalam pertemuan tinjauan manajemen.
3. Ketua tim manajemen mutu memimpin pertemuan sesuai dengan agenda yang
disusun. Pertemuan diawali dengan pembukaan oleh Ketua tim manajemen mutu,
dilanjutkan arahan oleh Kepala Puskesmas, untuk seterusnya dilaksanakan sesuai
dengan agenda yang disusun.
4. Ketua tim manajemen memberikan simpulan hasil pertemuan. Pada akhir pertemuan
ketua tim manajemen mutu menyampaikan simpulan, rekomendasi, dan garis besar
rencana tindak lanjut yang akan dilakukan termasuk batasan waktu untuk melaksankan
tindak lanjut.
5. Ketua tim manajemen mutu melakukan pemantauan perbaikan setelah pertemuan
tinjauan manajemen dipantau oleh tim manajemen mutu.

E. CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN

Cara melaksanakan rapat tinjauan manajemen melalui pertemuan yang dihadiri Kepala
puskesmas, tim manajemen mutu, penanggung jawab program/pelayanan dan pelaksana,
tim Audit Internal dilakukan dua kali pada setiap unit secara berkala dengan menghasilkan
rekomendasi untuk perbaikan.
Pertemuan Tinjauan Manajemen dipimpin oleh Ketua tim manajemen mutu dengan
agenda sebagai berikut :
1. Pembukaan oleh Ketua tim manajemen mutu.
Pada pembukaan pertemuan tinjauan manajemen, penanggung jawab mutu
menyampaikan tujuan dan agenda pertemuan tinjauan manajemen.
2. Pengarahan oleh Kepala puskesmas.
Kepala Puskesmas diberi kesempatan untuk memberikan arahan pada pertemuan
tinjauan manajemen untuk menyampaikan prioritas permasalahan yang perlu dibahas
dan prioritas perbaikan yang akan dilakukan oleh Puskesmas.
3. Pembahasan hasil pertemuan tinjauan manajemen yang lalu.
Hasil pertemuan tinjauan manajemen yang lalu, rekomendasi, tindak lanjut, dan hasil-
hasil yang sudah dicapai, serta hambatandalam pelaksanaan tindak lanjutharus
dibahas. Tindak lanjut yang belum dapat diselesaikan perlu dibahas untuk mengatasi
hambatan yang ada.
4. Pembahasan hasil audit internal.
Hasil audit internal terutama yang belum dapat diselesaikan perlu dibahas pada
pertemuan tinjuan manajemen untuk dapat ditindak lanjut.
5. Pembahasan umpan balik/keluhan pelanggan.
Umpan balik pelanggan, upaya menanggapi umpan balik juga harus dibahas dalam
pertemuan tinjauan manajemen.
6. Pembahasan hasil survei kepuasan pelanggan.
Hasil survei pelanggan perlu disampaikan, untuk ditindak lanjuti dalam upaya
memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan.
7. Pembahasan hasil penilaian kinerja.
Pertemuan tinjauan manajemen membahas capaian kinerja selama satu semester,
untuk ditindak lajuti dalam perencaan kegiatan satu semester mendatang. Perubahan
strategi dalam mencapai target kinerja dapat dibahas dalam pertemuan.
8. Masalah-masalah operasional yang terkait dengan penerapan sistem manajemen mutu
dan pelayanan UKM dan UKP
9. Rekomendasi untuk perbaikan.
Keseluruhan pembahasan yang dilakukan dalam pertemuan tinjuan manajemen
menghasilkan rekomendasi untuk ditindak lanjuti.
 10. Rencana perbaikan/perubahan yang perlu dilakukan.
Berdasarkan rekomendasi disusun rencana perbaikan berupa kegiatan-kegiatan yang
akan dilakukan.
11. Penutup.
Ketua tim manajemen mutu menutup pertemuan dengan membacakan kesimpulan dan
rekomendasi.

F. SASARAN
Kepala Puskesmas, tim manajemen mutu, tim Audit Internal, penanggung jawab
program/pelayanan dan pelaksana.

G. PERAN LINTAS PROGRAM DAN LINTAS SEKTOR

Tim penanggung jawab mutu melakukan kordinasi internal dengan lintas program
mengenai input tinjauan manajemen dalam pelaksanaan kegiatan rapat tinjauan
manajemen. Dalam kegiatan rapat tinjauan manajemen ketua tim manajemen mutu, lintas
program bersama Kepala puskesmas berdiskusi dan memberikan umpan balik sehingga
menghasilkan rekomendasi untuk upaya perbaikan. Masalah yang tidak dapat di
selesaikan dalam rapat rapat tinjauan manajemen dibawa ke lokakarya mini lintas sektor
dan Dinas Kesehatan Kabupaten Lampung Selatan.

H. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN

2020
No Kegiatan
Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Sep Okt Nov Des

1. Rapat tinjauan
manajemen
X X X X

I. EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN DAN PELAPORAN

Selama setahun dilakukan empat kali evaluasi terhadap jadwal pelaksanaan kegiatan rapat
tinjauan manajemen oleh tim manajemen mutu dan dilakukan pelaporan kepada ketua tim
manajemen mutu. Ketua tim manajemen mutu memonitor dan mengevaluasi serta
menindak lanjuti rekomendasi rapat tinjauan manajemen.
J. PENCATATAN, PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN
1. Pencatatan :
a. Jadwal Pelaksanaan.
b. Daftar hadir kegiatan.
c. Notulen kegiatan rapat tinjauan manajemen.
2. Pelaporan :
a. Pelaporan rencana rapat tinjuan manajemen dilakukan sesuai format yang
berlaku.
b. Pelaporan hasil diskusi dan rekomendasi rapat tinjuan manajemen setiap 6 bulan
sekali oleh ketua tim manajemen mutu kepada Kepala puskesmas.
c. Pelaporan hasil perbaikan yang telah dicapai setelah kegiatan rapat manajemen
oleh tim manajemen mutu kepada Kepala puskesmas.
3. Evaluasi :
a. Evaluasi rencana rapat tinjauan manajemen oleh ketua tim mutu.
b. Evaluasi rincian kegiatan dalam kegiatan rapat tinjauan yang telah dilakukan
oleh ketua tim mutu.
c. Evaluasi tindakan perbaikan yang telah dilakukan setelah mencapai rekomendasi
rapat tinjauan manajemen oleh Kepala puskesmas dan ketua tim mutu dalam
waktu yang telah ditetapkan.
d. Rujukan audit internal dan hasil rekomendasi rapat tinjauan manajemen
dilakukan bila terdapat masalah yang belum terselesaikan bersama lintas sektor.

K. PENUTUP
Demikian kerangka acuan kegiatan rapat tinjauan manajemen ini dibuat untuk dijadikan
acuan dalam kegiatan rapat tinjauan manajemen agar menjamin kelangsungan efektifitas
dan kelayakan sistem manajemen mutu, persyaratan layanan, kebijakan mutu dan sasaran
mutu serta bahan acuan petugas dalam kegiatan rapat tinjauan manajemen optimal.
Dengan tersusunnya kerangka acuan kegiatan rapat tinjauan manajemen ini, kami
menyadari bahwa masih banyak kekurangan yang kami miliki, untuk itu mohon saran dan
kritik yang membangun demi kesempurnaan kerangka acuan kegiatan ini.
 Mengetahui, Talang Jawa, Januari 2020
Kepala UPTD Puskesmas RI Talang Jawa Ketua Tim Manajemen Mutu

dr. Supriyanto dr. Hendra Simorangkir

NIP. 19760212 201001 1 008