BAB I

DEFINISI

Penyimpanan adalah suatu proses yang dilakukan untuk menyimpan status yg telah
digunakan petugas medis dalam pelayanan kesehatan yang disimpan ke dalam rak penyimpanan

Pemusnahan adalah suatu proses kegiatan penghancuran secara fisik berkas rekam medis secara fisik
yang telah berakhir fungsi dan nilai guna, penhancuran harus dilakukan secara total dengan cara
membakar habis mencacah atau mendaur ulang sehingga tidak dapat lagi dikenali isi
maupunbentuknya

Penyimpanan rekam medis bertujuan untuk mempermudah untuk menemukan kembali status
rekam medis, dan pemusnahan rekam medis bertujuan untuk mencegah penomoran ganda, dan
memudahkan pencarian dokumen rekam medis pada rakpenyimpanan pasien apabila pasien
berkunjung kembali.

BAB II

RUANG LINGKUP

Rumah sakit padang eye center mempunyai ruang rekam medis tertutup yang hanya dapat di
akses oleh petugas rekam medis,dan mempunyai 10 rak penyimpanan aktif dan 3 rak penyimpanan
non aktif, akses untuk dokter, tenaga medis, dan peneliti harus mendapatkan izin dari kepala rekam
medis rumah sakit padang eye center dan harus di saksikan oleh petugas rekam medis.

BAB III

TATA LAKSANA

Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan wajib di simpan selama 5 tahun terhitung dari
tanggal terakhir pasien berobat, dan setelah 5 tahun berikutnya setelah status di non aktifkan atau
terhitung 10 tahun tidak aktif maka status rekam medis dapat dimusnahkan.

3.1 Penyisiran dokumen rekam medis

Penyisiran dokumen rekam medis yaitu suatu kegiatan pengawasan rutin terhadap kemungkinan
kesalahan letak dokumen rekam medis dan mengembalikannya pada letaknya sesuai dengan
system penjajaran yang digunakan. Ketika kegiatan ini dilakukan, bersama itu pula dilakukan
pencatatan dokumen rekam medis yang sudah saatnya diretensi
3.2 Retensi dokumen rekam medis
Retensi atau penyusutan dokumen rekam medis yaitu suatu kegiatan memisahkan Antara
dokumen rekam medis yang masih aktif dan yang non aktif atau in-aktif. Tujuannya adalah
mengurangi beban penyimpanan dokumen rekam medis dan menyiapkan kegiatan penilaian nilai
guna rekam medis untuk kemudian diabadikan atau dimusnahkan. Kegiatan retensi dilakukan oleh
petugas penyimpanan (Filling) secara periodic. Dan dokumen yang sudah diretensi harus
disimpan pada ruang terpisah dari dokumen rekam medis aktif dengan mengurutkan sesuai
tanggal terakhir berobat.
Untuk dokumen rekam medis anak-anak rumah sakit atau sarana pelayanan kesehatan lain dapat
membuat ketentuan sendiri. Selain itu, sesuai dengan kebutuhan rumah sakit atau saran pelayanan
kesehatan yang bersangkutan dapat pula membuat ketentuan lain untuk kepentingan :
 a. Riset dan edukasi
b. Kasus-kasus terlibat hokum minimal 23 tahun setelah ada ketetapan hukum.
c. Perkosaan
d. HIV
e. Penyesuaian kelamin
f. Pasien orang asing
g. Kasus adopsi
h. Bayi tabung
i. Cangkok organ
j. Plastic rekontruksi.
3.3 Penilaian nilai guna rekam medis
Penilaian nilai guna rekammedis yaitu kegiatan penilaian terhadap formulir-formulir rekam medis
yang masih perlu diabadikan atau sudah boleh dimusnahkan. Penilaian nilai guna ini dilakukan
oleh tim pemusnah dokumen rekam medis yang ditetapkan oleh direktur rumah sakit. Rim
pemusnah mempunyai tugas membantu direktur rumah sakit dalam penyelenggaraan pemusnahan
rekam medis dengan memperhatikan nilai guna sesuai dengan peraturan yang berlaku. Tim
tersebut terdiri dari :
a. Komite rekam medis sebagai ketua
b. Patugas rekam medis senior sebagai sekretaris
c. Anggotanya seperti unsur tata usaha, perawat senior, dan tenaga lain yang terkait.

Tata cara penilaian formulir rekam medis dengan cara berkas rekam medis yang dinilai adalah
berkas rekam medis yang telah 2 tahun in-aktif. Indicator yang digunakan untuk menilai rekam
medis in-aktif adalah :

1. Seringnya rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian

2. Mempunyai nilai guna :
a. Primer, yaitu :
1) Administrasi
2) Hokum
3) Keuangan
4) Iptek
b. Sekunder, yaitu :
1) Pembuktian
2) Sejarah
3. Prosedur penilaian berkas rekam medis
a. Memisahkan dormulir rekam medis yang harus diabadikan yaitu :
1) Ringkasan masuk dan keluar
2) Resume penyakit
3) Lembar operasi (termasuk laporan persalinan)
4) Identifikasi bayi baru lahir
5) Lembar persetujuan tindakan medis (inform consent)
6) Lembar kematian (laporan sebab kematian, biasanya sudah menyatu pada formulir
ringkasan masuk keluar)
b. Berkas rekam medis tertentu, sesuai dengan kepentingan pelayanan meliputi :
1) Index
2) Register
3) Formulir rekam medis tertentu yang ditetapkan oleh direktur rumah sakit
c. Mengumpulkan formulir-formulir rekam medis sisanya termasuk rekam medis rusak
tidak terbaca disiapkan untuk dimusnahkan
3.4 Pengabadian dan pemusnahan rekam medis
Setelah dilakukan penilaian terhadap nilai guna rekam medis dari dokumen rekam medis in-aktif,
tim pemusnah kemudian mengabadikan formulir rekam medis yang harus diabadikan sesuai nilai
gunanya. Rangkaian kegiatan tersebut meliputi :
1. Membuat daftar penelaahan yaitu suatu daftar telaah nilai guna

BAB IV

DOKUMENTASI