BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

Konsep Dasar Pembangkit Listrik Tenaga UapPLTU adalah suatu

pembangkit listrik tenaga termal yang menggunakan uap untuk fluida kerjanya. Uap
yang digunakan adalah hasil dari proses pemanasan air pada katel uap (boiler).
Boiler di PLTU umumnya menggunakanbahan bakar fosil sebagai bahan bakar
untuk menghasilkan energi panasnya. Boiler adalah bejana yang digunakan untuk
memanaskan air menjadi uap yang memiliki tekanan dan temperatur yang tinggi.
Uap yang dihasilkan boiler tadi digunakan untuk menggerakkan sudu-sudu turbin
dimana turbin yang digerakkan ini telah terkopling dengan generator dan generator
ini mengubah energigerak pada turbin menjadi energilistrik. Selanjutnya uap sisa
menggerakkan turbin ini mengalami penurunan tekanan dan temperaturdan masuk
ke kondensor untuk dikondensasikan. Air kondensat sebagai hasil dari proses
kondensasi di kondensor dialirkan kembali menuju boiler dengan pompa air umpan
(Boiler Feed Water Pump).
Siklus Rankine ideal terdiri dari proses kompresi isentropik pada pompa,
penambahan kalor pada tekanan konstan di boiler,dan pelepasan kalor pada tekanan
tetap di kondensor.

Gambar II.2 Diagram T-S Siklus Rankine Ideal

Sumber: (Moran, et al., 2003)
Proses no 1 ke no 2 adalah proses ekspansi isentropik dari fluida kerja yang
menggerakkan turbin hingga uap tersebut berada pada tekanan kondensor. Proses
no 2 ke no 3 adalah proses pelepasan kalor yang dilakukan oleh kondensor. Pada
proses ini uap jenuh hasil ekspansi turbin dirubah fasanya menjadi air kondensat.
Proses no 3 ke no 4 adalah proses kompresi isentropik pada pompa air umpan balik.
Dimana air kondensat tadi dipompa menuju boiler untuk dipanaskan kembali.
Proses no 4 ke no 1 adalah proses pemasukan kalor kepada fluida kerja yang
dilakukan oleh boiler untuk merubah fasa cair menjadi uap.
Untuk meningkatkan kinerja pembangkitan dari suatu PLTU, dilakukan
dengan penambahan superheater dan reheater. Penambahan superheater ini dapat
dilihat pada Gambar II.2 yaitu siklus Rankine ideal dengan uap keluaran
superheater atau uap superheat pada masukan turbin: tahapan siklusnya menjadi 1’-
2’-3-4-1.
Kebutuhan Air di PLTU
II.2.1 Penggunaan Air di PLTU
Kebutuhan air di PLTU dengan bahan bakar batubara tidak dapat ditentukan
hanya dengan menentukan ukuran pembangkit tersebut. Melainkan kualitas air,
karakteristik dari bahan bakar, dan tekanan desain pembangkit tenaga uap juga
mempengaruhi dari kebutuhan air pembangkit (Black & Veatch, 1996).
Kuantitas air yang dibutuhkan oleh sebuah PLTU tergantung dari kualitas
sumber air, lokasi PLTU berdiri, karakteristik bahan bakar, desain tekanan dari
boiler, serta regulasi mengenai penanganan air di daerah setempat. Sedangkan
untuk kualitasnya, ada beberapa jenis air dengan spesifikasi yang berbeda-beda
digunakan di PLTU. Secara umum jenis-jenis air yang dimaksud adalah sebagai
berikut:
Cooling Water
Kebutuhan air yang pertama adalah untuk kebutuhan pendingin. Air ini
dipergunakan di kondensor untuk merubah uap yang berasal dari turbin menjadi air
kembali sebagai rangkaian siklus rankine. Spesifikasi air yang dibutuhkanpun ada
dua jenis:
 Yang pertama adalah pada PLTU yang didesain untuk dibangun di tepi laut, ia
menggunakan air laut sebagai sumber airnya. PLTU ini menggunakan kondensor
dengan material yang tahan terhadap korosi. Air laut yang telah mengalami
proses filtrasi dipompa untuk masuk ke kondensor sisi tube sebagai media
pendingin uap air yang mengalir di sisi shell. Proses filtrasi tersebut
menggunakan alat bernama trash rake dan travelling screen. Trash rake menjadi
tahap filtrasi sebelum travelling screen. Trash rake berfungsi untuk menangkal
kotoran-kotoran laut yang ukurannya besar. Sedangkan travelling screen
berfungsi untuk memfilter air laut dari kotoran-kotoran yang berukuran lebih
kecil.
Selain proses filtrasi, air laut tersebut juga telah disuntikkan bahan kimia tertentu
untuk mencegah hewan-hewan laut berkembang biak di area inlet dan outlet air
laut. Pada sisi tube kondensor digunakan sistem tube cleaner yang berfungsi
untuk menjaga kebersihan tubing kondensor agar tidak terjadi penyumbatan
padanya.
 Yang kedua adalah air pendingin pada PLTU yang menggunakan cooling tower.
Air yang digunakan biasanya bersumber dari sungai atau air tanah. Karena pada
cooling tower selalu ada bagian air yang ikut menguap, maka kemungkinan
terbentuknya sedimentasi, kerak, hidupnya organisme-organisme kecil, dan
bahkan korosi dapat terjadi di pipa-pipa cooling water. Untuk itu diperlukanlah
treatment-treatment tertentu untuk menanganinya. Seperti injeksi kimia supaya
tidak sampai ada perkembangbiakan organisme-organisme air, serta penggunaan
sistem blowdown untuk membuang sedimen-sedimen yang telah terbentuk.
Selain itu injeksi bahan kimia juga dapat digunakan untuk mencegah terjadinya
korosi.
Auxiliary Cooling Water
Auxiliary cooling water adalah air yang dibutuhkan sebagai media pendingin
berbagai peralatan di PLTU seperti lub oil system, pendingin kompresor, pendingin
pompa, dan sebagainya. Air pendingin ini bersirkulasi secara close loop / siklus
tertutup, dengan menggunakan pompa untuk membangkitkan tekanan. Selain
pompa digunakan pula sistem heat exchanger untuk mendinginkan auxiliary
cooling water yang bersirkulasi, dan menggunakan cooling water sebagai media
pendingin. Auxiliary cooling water yang bersirkulasi disyaratkan harus tidak
bersifat korosif dan bersih dari kandungan zat-zat yang dapat menimbulkan kerak.
Untuk itu air yang digunakan harus ditreatment terlebih dahulu sebelum digunakan.
Selain itu diperlukan injeksi zat kimia tertentu selama sistem auxiliary cooling
water beroperasi agar kualitasnya tetap terjaga anti korosif.
Service Water dan Potable Water
Service water digunakan untuk memenuhi kebutuhan sistem penanggulangan
kebakaran, supply air demineralisasi, kebutuhan kebersihan PLTU, serta
kebutuhan-kebutuhan tambahan lainnya. Service water harus telah bersih dari zat-
zat padat terlarut (suspended solids), tidak keruh, dan tidak berwarna. pH service
water dijaga di kisaran 6,0 sampai 8,5 dan total dari dissolved solids dibatasi kurang
dari 1.000 mg/L.
Pada PLTU biasanya juga disediakan potable water atau air dengan kualitas dapat
dikonsumsi oleh manusia. Jika ada sebagian service water yang digunakan untuk
potable water maka ia harus terklorinasi dan sesuai dengan standard kualitas air
minum yang telah ditetapkan oleh peraturan pemerintah setempat. Untuk itu
biasanya supaya dapat dihemat dalam instalasi pipa, sistem pemrosesan airnya,
serta lebih efisien, maka PLTU menggunakan satu proses untuk memproduksi
service water dan potable water sekaligus.
Air Demineralisasi (Demineralized Water)
Air terdemineralisasi digunakan sebagai media kerja siklus air-uap air pada PLTU.
Air ini selain dimasukkan pada pengisian sistem di awal proses sebelum dilakukan
penyalaan boiler, juga sebagai make up atau supply tambahan yang ditambahkan ke
dalam sistem secara terkontrol. Penambahan tersebut dibutuhkan karena adanya
kerugian (losses) yang terjadi. Kerugian-kerugian tersebut seperti akibat dari
penggunaan sootblower pada boiler, proses deaerasi, serta adanya uap yang dibuang
untuk menjaga kualitas dari uap air tersebut.
Air demineralisasi juga digunakan pada sistem pendingin generator (Primary Water
System), pendingin pompa sirkulasi boiler (motor cavity), sistem sealing pada
pompa ekstraksi kondensat, serta sistem-sistem lain yang membutuhkan air
terdemineralisasi sebagai komponen kerjanya.
Air terdemineralisasi adalah air hasil olahan yang sudah bebas dari kandungan-
kandungan mineral terlarut yang dapat berbahaya bagi peralatan-peralatan yang
bekerja pada siklus uap air. Berbagai macam ion mineral maupun dalam bentuk
senyawa yang terkandung dalam air, harus dihilangkan melalui proses-proses
tertentu sebelum air tersebut dapat digunakan lebih lanjut. Selain untuk mencegah
terjadinya korosif dan kerak yang dapat terbentuk, juga untuk mencegah terjadinya
short circuit jika digunakan pada alat-alat seperti motor cavity dan sistem pendingin
pada generator sisi stator (primary water system).
Air di PLTU digunakan untuk beberapa kebutuhan yang dikategorikan seperti air
bersih (service water), pendinginan (cooling water), untuk kebutuhan utama sebagai
fluida kerja, dan air dengan tingkat kemurnian yang tinggi.
Sistem payroll adalah total pembayaran gaji karyawan oleh perusahaan tempat
karyawan tersebut bekerj. Pembayaraan gaji karyawan sendiri umunya dihitung
berdasarkan jumlah jam kerja, bonus, dan perhitungan-perhitungan lainnya.

Tidak hanya itu perusahaan juga harus melakukan perhitungan terhadap pajak
penghasilan yang harus dibayarkan kepada pemerintah, dimana perushaan tersebut
beroperasi.

Jadi bisa disimpulkan bahwa pengertian payroll adalah uang yang harus
dibayarkan perusahaan kepada karyawan, dengan proses perhitungan yang
memisahkan antara gaji dan pajak yang harus dibayarkan.

Lalu apa saja unsur-unsur yang dimiliki oleh sistem pengajian karyawan satu ini?
Berikut pembahasannya.

Unsur dalam Sistem Payroll

Sebuah payroll perusahaan umumnya memiliki unsur-unsur berikut untuk
melakukan penghitungan gaji karyawannya. Berikut penjabarannya.

Jumlah Jam Kerja

Meskipun perhitungan gaji di Indonesia sendiri tidak sepenuhnya berdasarkan

dengan jumlah jam kerja karyawan, adanya data jam kerja pada sistem payroll
masih sangat perlu untuk menetapkan kebijakan-kebijakan perusahaan.

Misal, potongan gaji apabila karyawan terlambat datang ke kantor, perhitungan

jam lembur, dan lain sebagainya.

Tunjangan dan Benefit

Unsur kedua yang penting ada pada sistem penggajian yang dimiliki sebuah
perusahaan adalah tunjagan dan benefit yang didapatkan oleh karyawan.

Tunjangan-tunjangan yang dimaksud bisa meliputi:

 tunjangan makan siang

 transportasi
 tunjangan kesehatan
 tunjangan jabatan
 asuransi
 bonus
 komisi
 tunjangan pensiun dan lain sebagainya.

Tunjangan Hari Raya

Berikutnya adalah tunjangan hari raya. Kenapa tunjangan hari raya dibedakan
menjadi poin tersendiri dan tidak dimasukan kedalam unsur tunjangan dan
benefit?

Karean tunjangan hari raya atau yang kita biasa kita kenal dengan THR adalah
salah satu jenis tunjangan unik dalam perhitungan sistem payroll yang di
Indonesia. Di negara-negara lain seperti korea dan jerman, tidak memiliki jenis
tunjangan satu ini.

Jadi, bagi kamu para HRD penting rasanya untuk mengetahui jenis tunjangan unik
satu ini. Peraturan THR sendiri tidak diatur dalam undang undang
ketenagakerjaan, tapi diatur oleh Permen Ketenagakerjaan nomor 6 tahun 2016
tentang Tunjangan Hari Keagamaan.

THR sendiri adalah pendapatan non-upah yang diperoleh oleh karyawan 1 (satu)
kali dalam setahun sesuai dengan agama karyawan yang dimaksud. Adapun hari
raya yang dimaksud secara spesisfik adalah

 Idul Fitri bagi Pekerja/Buruh yang beragama Islam

 Natal bagi Pekerja/Buruh yang beragama Kristen Katholik dan Kristen
Protestan
 Hari Raya Nyepi bagi Pekerja/Buruh yang beragama Hindu
 Hari Raya Waisak bagi Pekerja/Buruh yang beragama Budha
 Imlek bagi Pekerja/Buruh yang beragama Konghucu

Adapun besaranya adalah 1 (satu) bulan upah bagi karyawan yang telah bekerja
selama 12 bulan (satu tahun) dan bagi pekerja yang masa kerjanya kurang dari 12
bulan pemberian THR diberikan proporsional dengan perhitungan (Masa kerja :
12 ) x 1 bulan upah.

Pajak Penghasilan PPh 21

Nah unsur yang harus ada pastinya pajak, pajak yang dimaksud adalah pajak
penghasilan yang harus dibayarkan kepada pemerintah, dimana perusahaan
tersebut melakukan operasinya.

Jenis pajak ini pasti ada dan harus dibayarkan, jadi tidak hanya di Indonesia saja
yah. Besaran yang dibebankan pun berbeda pada dari setiap negara dan aturan
yang berlaku.

Jadi bagi para HRD penting nih untuk selalu up to date dengan peraturan-
peraturan pemerintah yang berlaku yang berhubungan langsung dan penting
dalam urusan pajak, administrasi dan hal sejenisnya.

Aturan pajak penghasilan di Indonesia sendiri diatur dalam Undang-Undang

Nomor 36 Tahun 2008 yang merupakan perubahan ke empat tentang Pajak
Penghasilan.
Dalam pasal 17 diatur besaran yang harus dibayarkan oleh wajib pajak orang
pribadi dalam negeri. Besarannya adalah sebagai berikut.

1. Wajib pajak dengan penghasilan sampai dengan Rp50.000.000 pertahun

besaran pajaknya adalah 5% (lima persen)
2. Lebih dari Rp50.000.000 sampai dengan Rp250.000.000 pertahun
besarannya adalah 15% (lima belas persen)
3. Lebih dari Rp250.000.000 sampai dengan Rp500.000.000 pertahun
besaran pajak yang harus dibayarkan adalah 25% (dua puluh lima persen)
4. Pendapatan di atas Rp500.000.000 besaran pajaknya adalah 30% (tiga
puluh persen).

Contoh

Adapun contoh menghitungnya cukup mudah, kamu hanya perlu mengalikan

pendapatan bruto yang didapat karyawanmu dengan jumlah persen yang
dibebankan sesuai dengan besaran gaji bruto karywan yang dimaksud. Berikut
contoh jelasnya.

Eka Nuramaliya adalah seorang operasional executive perusahaan PT. PowSilky

dengan pendapatan Rp180.000.000 per tahun. Maka perhitungannya adalah
sebagai berikut.

5% x Rp50.000.000 = Rp2.500.000

15% x RP130.000.000 = Rp19.500.000

Total = Rp22.000.000

Jadi total pajak yang harus dibayarkan Eka Nuramaliya adalah Rp35.000.000,
dengan begitu pendapatan bersih Eka Nuramaliya pertahun adalah Rp180.000.000
– Rp22.000.000 = Rp158.000.000

Jenis Upah yang Dikenakan Pajak dalam Perhitungan Sistem Payroll

Menurut Direktorat Jenderal Pajak Indonesia jenis biaya yang dikenai pajak
penghasilan antara lain:

1. pemberi kerja yang membayar gaji, upah, honorarium, tunjangan, dan

pembayaran lain sebagai imbalan sehubungan dengan pekerjaan yang
dilakukan oleh pegawai atau bukan pegawai
2. bendahara pemerintah yang membayar gaji, upah, honorarium, tunjangan,
dan pembayaran lain sehubungan dengan pekerjaan, jasa, atau kegiatan
3. dana pensiun atau badan lain yang membayarkan uang pensiun dan
pembayaran lain dengan nama apa pun dalam rangka pensiun
4. badan yang membayar honorarium atau pembayaran lain sebagai imbalan
sehubungan dengan jasa termasuk jasa tenaga ahli yang melakukan
pekerjaan bebas
 5. penyelenggara kegiatan yang melakukan pembayaran sehubungan dengan
pelaksanaan suatu kegiatan.

Nah, tentu saja perhitungan pajak adalah penghasilan bruto yang sudah dikurangi
bagian penghasilan yang tidak dikenakan pemotongan yang besarnya ditetapkan
dengan Peraturan Menteri Keuangan.

Setelah kamu mengetahui semua tentang unsur dan cara perhitungannya kamu
sudah bisa mulai menyusun sistem payroll perusahaanmu dalam bentuk excel.

Sebuah organisasi seperti perusahaan selalu memiliki sebuah sistem manajemen,

salah satunya sistem payroll. Sebuah software pasti sangat membantu operasional
perusahaan tersebut, tak terkecuali dalam mengelola sistem payroll. Perusahaan
yang besar membutuhkan karyawan untuk membantu menjalankan perusahaan
tersebut, kemudian para pemilik perusahaan wajib mengatur payrollnya yang
melibatkan para HRD (Human Resources Department). Payroll sendiri memiliki
arti yaitu daftar gaji, tentu tidak hanya daftar gaji saja yang dicantumkan melaikan
data-data karyawan juga. Pencatatan terkait payroll dengan cara manual akan
dapat menghambat kinerja perusahaan tersebut dan bisa merugikan dalam
kegiatan operasional perusahaan, walau tidak menutup kemungkinan masih ada
perusahaan yang menggunakan cara manual.

Pencatatan data secara manual jika hanya sedikit tidak akan terlihat kendala yang
berarti, namun jika sudah banyak datanya akan sangat merepotkan baik bagi
karyawan sediri maupun perusahaan. Manajemen perusahaan besar saat ini perlu
Software HRD dan Payroll untuk membantu mengelola sistem payroll.

Produk gtHR adalah sebuah software yang memberikan kemudahan dalam

pengelolaan data karyawan, pencatatan proses mutasi, penilaian kerja,
penyederhanaan pengelolaan gaji dan penghitungan PPh (Pajak Penghasilan) serta
melakukan rekapitulasi kehadiran karyawan. gtEnterprise HR dibangun dengan
tujuan agar pengelola perusahaan mengetahui kondisi karyawan dan pada
akhirnya dapat mengambil keputusan yang tepat terkait dengan strategi SDM
yang akan di terapkan pada perusahaan tersebut. Software gtHR dirancang agar
dapat mengelola database presensi karyawan, baik yang dilakukan dengan sistem
barcode, fingerprint dan smartcard, dan kemudian mengintegrasikannya dengan
sistem payroll karyawan. Kerumitan dalam penghitungan gaji dan mengetahui
kapan karyawan habis kontrak, dapat diselesaikan dengan aplikasi ini.
Software ini tentu sangat penting dalam sebuah perusahaan, antara
lain:

1. Hemat waktu
Sebuah software saat ini sangat membantu kebutuhan sehari-hari, seperti Software
HRD dan Payroll. Perlu diketahui bagian HRD perusahaan dalam melakukan
sistem payroll dengan cara manual, mulai menghitung kehadiran, gaji pokok,
uang transport, uang makan, maupun bonus harus dihitung satu-satu dengan
mengecek catatan-catatan yang ada. Cara manual ini harus sangat teliti, belum lagi
jika ada kesalahan maka harus dicek kembali. Namun dengan Software gtHR dari
gamatechno ini akan sangat menghemat waktu yang digunakan, karena proses
perhitungan akan secara otomatis tersinkronkan seperti halnya untuk absen akan
disinkronkan dengan sistem presensi perusahaan.

2. Hemat pegawai HRD

Software yang sangat membantu dan menghemat waktu ini berbanding lurus
dengan jumlah pekerja yang terlibat. Pendataan dengan cara manual mengecek
catatan-catatan memerlukan staf HRD yang banyak namun jika dengan gtHR ini
jumlah HRD bisa semakin sedikit saja dikarenkan pekerjaan bisa dikerjakan
dengan satu software dan akan diproses dengan cepat. Semakin sedikit karyawan
HRD tentunya juga akan menguntungkan perusahaan tersebut.

3. Bersaing di era modern

Era modern saat ini tentunya bidang teknologi semakin berkembang, perusahaan
yang menggunakan software yang membantu kegiatan operasional perusahaan
akan berpengaruh dalan pencapaian target perusahaan. Perusahaan juga akan
mengikuti perkembangan zaman sehingga bisa bersaing di era modern ini
serta siap menghadapi MEA (Masyarakat Ekonomi ASEAN).

4. Mengurangi resiko ketidakakuratan

Pekerjaan yang dilakukan manual apalagi dengan data banyak akan sangat
memerlukan tingkat ketelitian tinggi, sehingga jika ketelitian berkurang dapat
mengakibatkan kesalahan dalam pendataan tersebut maka ketidakakuratan data
pun terjadi dan dapat berakibat fatal. Software HRD dan Payroll dari gamatechno
ini sudah dilakukan uji coba sebelum dikeluarkan sehingga data yang dikelola
akan lebih akurat.

5. Mempermudah pelaporan
Software tentu telah terintegrasi dengan data-data penting yang terlibat secara
detail, sehingga perusahaan dalam menyusun dan pengelolahan sistem pelaporan
akan lebih mudah.

Itulah lima poin petingnya pengguna dalam menggunakan sistem payroll dalam
manajemen perusahaan dengan Software HRD dan Payroll dari gamatechno yaitu
gtHR. Tentu telah diketahui dalam kegiatan operasional perusahaan tidaklah
mudah, seperti kegiatan payroll yang memerlukan tingkat ketelitian tinggi.
Bantuan Software gtHR akan sangat membantu kegiatan sistem payroll berjalan
dengan mudah, cepat, akurat sehingga akan sangat berdampak baik bagi
perusahaan tersebut.

Human Resources Development (HRD) memiliki tanggung jawab yang besar dalam
perusahaan karena terkait dengan pengembangan kinerja serta pelatihan karyawan.
Karena ranahnya yang cukup kompleks, tidak heran banyak perusahaan yang kemudian
turut menggunakan bantuan software untuk mempermudah pekerjaan. Saat ini, paling
tidak ada paket software yang semakin perlu untuk diimplementasikan, yaitu: HRD dan
Payroll

1. Jumlah Karyawan

HRD dengan operasional yang sepenuhnya dari kemampuan tenaga manusia

sebenarnya sah-sah saja. Apalagi kalau perusahaan masih mampu menanganinya,
mungkin karena skalanya masih kecil, dan semacamnya. Namun, apa jadinya
kalau jumlah karyawan sangat banyak? Kontrol HRD dan payroll bisa jadi sangat
membebani dan memperbesar margin kesalahan. Dengan menggunakan software,
potensi kesalahan ini bisa diperkecil sebab sudah ditangani oleh sistem yang
teruji. Kalau pun masih muncul kesalahan, mengurai sumber perkaranya jauh
lebih mudah.

2. Perkembangan Bisnis

Ketika bisnis semakin berkembang, tentu dibarengi dengan berbagai aspek di

perusahaan yang semakin kompleks pula. Terkadang karyawan maupun sumber
daya perusahaan belum terlalu siap dengan perkembangan yang ada. Keberadaan
software HRD dan payroll bisa menjadi katalisator di sini. Upgrade software tentu
lebih mudah dan mempersingkat waktu dibandingkan harus menunggu
penyesuaian dari sumber daya manusianya.

3. Efektivitas Kerja Karyawan

Apa kelemahan utama HRD yang tanpa bantuan software dalam menilai kinerja
karyawan? Ya, masih ada faktor “manusia” yang melakukan multitasking
sehingga bisa kurang efektif. Bukan berarti faktor manusia ini buruk, tapi aspek
ini akan jauh lebih bagus apabila dikolaborasikan dengan olahan software.
Software mencatat efektivitas kerja karyawan untuk bagian kuantitatif, sedangkan
HR bisa berfokus di aspek kualitatif.

4. Paperless Office

Dengan bantuan software, di mana pun bagiannya–tidak harus untuk HRD

maupun payroll–pasti akan mengarah ke paperless office. Pengarsipan di sistem
menjadi lebih rapi. Artinya perusahaan jadi lebih mudah dalam mengakses berkas
apa pun, waktu yang terbuang percuma kalau cuma mengandalkan kemampuan
manual pun bisa dipangkas. Paperless office juga mendukung pelestarian
lingkungan.

5. Penyesuaian dengan Aturan Pemerintah

Regulasi dari pemerintah berubah dinamis dari waktu ke waktu. Ketika ditangani
manusia, terkadang perubahan regulasi ini akan menemui “jet-lag” dalam
implementasinya. Misalnya masih terbawa aturan yang lama padahal aturan yang
baru sudah berlaku. Untuk mengurangi potensi merugikan tersebut, software yang
secara berkala memperoleh pembaruan seting bisa langsung mengikuti
penyesuaian aturan terbaru.

6. Acuan Promosi dan Karir Karyawan

Catatan manual untuk acuan promosi serta karir karyawan bisa sangat banyak dan
memusingkan. Belum lagi ketika harus melakukan pengecekan ulang, selain
menghabiskan waktu, hal tersebut bisa mengarah ke masalah ketidakakuratan
data. Tabulasi dari software HRD bisa membantu mengontrol tingkat akurasi ini
supaya setiap pihak memperoleh asas keadilan.

7. Permudah Sistem Pelaporan

Namanya juga software, artinya sudah ada sistem yang bekerja secara kronologis.
Berkat kemampuan ini, ketika perusahaan akan menyusun sistem pelaporan pun
prosesnya menjadi lebih mudah. Penyortiran dan pengolahan laporan bisa lebih
akuntabel.

Itulah tujuh poin mengapa perusahaan perlu menerapkan software HRD dan
payroll. Sudah menjadi rahasia umum bahwa urusan manajemen tidaklah
sederhana. Payroll misalnya, pengurusan hal ini mesti teliti dalam menyertakan
aspek bonus, pajak, kebijakan, dan semacamnya. Ketika HRD dan payroll bisa
berjalan dengan baik, hal ini tentu akan berdampak pada tingkat kepuasan internal
perusahaan dan menular ke citra eksternalnya.
Bidang teknologi di era modern semakin berkembang. Penggunaan software dapat
membantu kegiatan operasional, yang akan berpengaruh dalam pencapaian target
perusahaan. Sebuah software akan sangat membantu kebutuhan sehari-hari
perusahaan, termasuk software HRD dan payroll.

Sistem payroll merupakan suatu sistem administrasi untuk penggajian yang

dibutuhkan oleh perusahaan. Sistem ini dapat digunakan secara rutin baik secara
mingguan maupun bulanan. Keunggulan penggunaan sistem payroll dalam
manajemen perusahaan sangat membantu pihak perusahaan untuk mengelola
segala macam administrasi yang berhubungan dengan penggajian para karyawan.
Pada umumnya, software payroll tergabung ke dalam HRIS atau Human Resource
Information System. Dengan software tersebut, perusahaan, khususnya tim HR
perusahaan dapat dengan mudah dalam menghitung gaji yang harus dibayarkan
kepada karyawan berdasarkan perhitungan data jam kerja atau data kehadiran
yang terintegrasi ke dalam sistem. Kini, sudah saatnya Anda beralih dari sistem
penggajian manual menuju penggunaan software payroll.

1. Kelemahan Sistem Payroll Manual

Sistem payroll yang dilakukan secara manual dikerjakan dengan cara
menghitung gaji karyawan satu per satu. Mulai dari tunjangan kedatangan,
upah dan pajak penghasilan, biaya asuransi, serta komponen-komponen
lainnya dihitung satu per satu secara manual. Dengan menggunakan
metode manual, maka kemungkinan terjadi kesalahan saat penghitungan
akan lebih besar. Belum lagi penggajian dengan metode manual akan
banyak menyita waktu karena sebelum mencetak slip gaji. Serta
perhitungan harus dicek kembali untuk memastikan bahwa perhitungan
gaji sudah tepat. Selain itu, sistem penggajian secara manual tentu saja
akan membutuhkan orang-orang yang memahami cara penghitungan
pajak, asuransi, dan tunjangan karyawan.

2. Kemudahan Penggunaan Software Payroll

Software payroll sangat membantu para perusahaan, apalagi bagi
perusahaan yang memiliki karyawan dalam jumlah yang besar. Sistem ini
juga dapat digunakan dalam jangka waktu yang panjang. Perusahaan akan
mempunyai track record setiap karyawan yang nantinya dapat dijadikan
sebagai acuan untuk memberikan bonus dan tunjangan lainnya. Ada
beberapa manfaat yang bisa didapatkan oleh perusahaan yang
menggunakan sistem payroll dalam manajemen perusahaan. Diantaranya
adalah sebagai berikut ini:
 1. Lebih mudah dalam menyajikan data
Perhitungan menggunakan software dapat dilakukan dengan lebih mudah
dan praktis. Dengan adanya software payroll, maka perusahaan tidak perlu
mengumpulkan semua data di komputer. Karena semua data dapat
disajikan menjadi satu. Mulai dari data karyawan, jadwal kerja, lembur,
cuti, gaji karyawan, absensi, pinjaman karyawan, dan lainnya. Pengelolaan
penghitungan gaji menggunakan software payroll menjadi lebih cepat.
Walaupun cepat tersaji, hasil perhitungan menggunakan payroll software
juga tepat dan terperinci.

2. Data dapat disimpan secara otomatis

Perusahaan yang menggunakan software payroll tidak perlu menyimpan
data secara manual, karena data dapat disimpan secara otomatis dan
praktis. Proses menyimpan data secara manual akan memakan waktu lebih
lama dan tentunya dapat mengganggu serta membutuhkan banyak kertas
dan ruang penyimpanan. Menggunakan software payroll, data akan
tersimpan secara otomatis dan tentu saja lebih aman. Data-data yang
tersimpan pada software juga dapat dihapus sewaktu-waktu jika sudah
tidak diperlukan lagi.

3. Meminimalisir jumlah SDM

Pendataan dengan cara manual dengan mengecek catatan-catatan memang
memerlukan staf HR yang banyak. Namun jika perusahaan menggunakan
software, jumlah SDM akan semakin sedikit karena pekerjaan dapat
diselesaikan hanya menggunakan software dan akan diproses dengan
cepat.

4. Meminimalisir risiko ketidakakuratan data

Pekerjaan yang dilakukan secara manual apalagi dengan data yang banyak
akan sangat memerlukan tingkat ketelitian yang tinggi. Sehingga jika
ketelitian berkurang, maka dapat mengakibatkan kesalahan dalam
pendataan tersebut. Itulah mengapa ketidakakuratan data pun terjadi dan
dapat berakibat fatal. Penggunaan software payroll dalam manajemen
perusahaan dapat meminimalisir terjadinya kesalahan, sehingga data yang
dikelola akan lebih akurat.

Manajemen Sistem Payroll Dalam Perusahaan

Sebagai sistem yang berfungsi sebagai sistem administrasi penggajian yang
diperlukan dalam menjalankan perusahaan. Ada banyak keunggulan dan fitur
yang diberikan software payroll. Pada umumnya sistem payroll terintegrasi dalam
HRIS atau human resource information system. Dengan penggunaan software
payroll tim HR akan lebih mudah dalam melakukan perhitungan data jam kerja
atau data kehadiran.

Kemudahaan Yang Diberikan Software Payroll

Ada beberapa benefit yang didapatkan perusahaan yang menggunakan sistem
payroll dalam mengelola perusahaan.

Penyajian Data Yang Lebih Mudah

Dengan penggunanaan software payroll perusahaan tidak direpotkan lagi dengan

pengumpulan data secara manual. Data yang ditampilkan secara akurat.
Pengelolaan perhitungan gaji dapat dilakukan dengan cepat dan tepat.

Tersimpan Secara Otomatis

Proses penyimpanan data akan dapat dilakukan secara otomatis. Hal ini akan
mengurangi waktu pengerjaan, jadi dapat mengefisiensi waktu. Kemudian data
tersebut dapat dikelola sesuai dengan kebutuhan perusahaan, dan dapat dihapus
ketika sudah tidak diperlukan lagi.

Meminimalisir Risiko Human Error

Pengolahan data yang dilakukan secara manual akan memerlukan tingkat

ketelitian yang tinggi. Hal ini sering terjadi kesalahan karena data yang dikelola
cukup banyak. Dengan penggunaan software payroll semua risiko human error
atau ketidak akuratan perhitungan dapat dihindari.

Perusahaan akan selalu menghadapi kesalahan dalam perhitungan gaji karyawan,

kedua belah pihak akan mengalami kerugian.