MANAJEMEN RETENSI

DA N PEM USNA HA N
REKAM MEDIS
B ER DA SA R K A N SNA R S
S U G I H A RTO, A . M D. P K , S . K M , M H
D I S A M PA I K A N PA DA S E M I N A R
“ M A N A J A M E N R E T E N S I DA N
PEMUSN A HA N REKAM MEDIS RUMAH
S A K I T DA N F K T P B E R DA S A R K A N
S TA N DA R A K R E D I TA S I ”
PAT I , 1 2 J A N UA R I 2 0 2 0
 DEFINISI REKAM MEDIS
• The medical record is an important compilation of
facts about a patient’s life and health. It includes
documented data on past and present illnesses and
treatment written by health care professionals caring
for the patient. (WHO : Medical Records Manual A
Guide for Developing Countries)
 DEFINISI REKAM MEDIS…
• The medical record “must contain sufficient data to
identify the patient, support the diagnosis or reason
for attendance at the health care facility, justify the
treatment and accurately document the results of
that treatment” (Huffman, 1990).
 DEFINISI REKAM
MEDIS…
• Rekam Medis adalah berkas yang berisikan
catatan dan dokumen tentang identitas
pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan,
dan pelayanan lain yang telah diberikan
kepada pasien. (UU 29/2004 Tentang Praktik
Kedokteran dan Permenkes No. 269/2008
Tentang Rekam Medis)
 DEFINISI REKAM
MEDIS…
• Rekam medis adalah berkas yang berisikan
catatan dan dokumen tentang identitas
pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan,
dan pelayanan lain yang diberikan kepada
pasien, termasuk dalam bentuk elektronik.
(PMK 36/2012 ttg Rahasia Kedokteran )
 DEFINISI REKAM
MEDIS…
• Rekam medis adalah bukti tertulis
(kertas/eletronik) yang merekam berbagai
informasi kesehatan pasien seperti temuan
hasil asesmen, rencana asuhan, rincian
pelaksanaan asuhan dan pengobatan, catatan
perkembangan pasien terintegrasi, serta
ringkasan kepulangan pasien yang dibuat oleh
profesional pemberi asuhan (PPA). (SNARS
Edisi 1)
TUJUAN PENYIMPANAN RM

retrievable

Mempermudah pengambilan

Mempermudah pengembalian

Melindungi RM dari bahaya fisik, kimiawi, biologi

SISTEM PENYIMPANAN
ARSIP

Alphab Geogra Chrono Subject Numeri

etical phical logical ical cal
SISTEM PENYIMPANAN RM

1 2
Sentralisasi Desentralisasi
SISTEM PENJAJARAN RM

1 Straight
2 Middle
3
Terminal
Numerical Digit Digit Filing
Filing
Filing (TDF)
(SNF)
(MDF)
CARA NOMOR LANGSUNG
Straight Numerical Filing System

Penyimpanan berkas RM dalam rak

penyimpanan secara berurutan sesuai
dengan urutan NOMOR RM
Contoh :
465023, 465024, 465025, 465026
CARA ANGKA TENGAH
Middle Digit Filing System
Penyimpanan berkas RM menggunakan nomor-
nomor yang dikelompokan menjadi 3 kelompok,
tetapi kelompok angka pertama berada di tengah

32 78 93
Angka kedua Angka pertama Angka ketiga
MIDDLE DIGIT FILING SISTEM

52 02 46 53 02 03 99 98 98
52 02 47 53 02 99 99 98 99
52 02 48 54 02 00 00 99 99
52 02 99 54 02 01 01 99 99
53 02 00 54 02 99 99 99 99
53 02 01 55 02 00
53 02 02 55 02 01
II I III II I III II I III
 CARA ANGKA AKHIR
Terminal Digit Filing System

Penyimpanan berkas RM menggunakan nomor-

nomor yang dikelompokan menjadi 3 kelompok.

32 93 25

Angka ketiga Angka kedua Angka pertama

TERMINAL DIGIT FILING SISTEM

46 52 02 98 05 26 98 99 30
47 52 02 99 05 26 99 99 30
48 52 02 00 06 26 00 00 31
99 52 02 01 06 26 01 00 31
00 53 02 99 99 26 99 99 99
01 53 02 00 00 27
02 53 02 01 00 27
III II I III II I III II I
 00-99-84
99-84
Terminal Digit 00-85-84
85-84
00-63-84

00-57-84 63-84

Angka 99-38-84
57-84

Pertama 84 00-38-84

38-84

99-37-84
21-37-84
11-37-84
00-37-84
37-84
99-36-84
82-36-84
65-36-84
Angka 73-36-84
65-36-84
Kedua 36 03-36-84
02-36-84
01-36-84
00-36-84
36-84
 PASAL 8 PMK 269/2008
• (1) Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan
sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun terhitung
dari tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan.
• (2) Setelah batas waktu 5 (lima) tahun sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) dilampaui, rekam medis dapat dimusnahkan, kecuali ringkasan
pulang dan persetujuan tindakan medik.
• (3) Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik
sebagaimana dimaksud pada ayat (2) harus disimpan untuk jangka
waktu 10 (sepuluh) tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan
tersebut.
• (4) Penyimpanan rekam medis dan ringkasan pulang sebagaimana
dimaksud pada ayat (1), dan, ayat (3), dilaksanakan oleh petugas yang
ditunjuk oleh pimpinan sarana pelayanan kesehatan.
STANDAR MIRM 10
RUMAH SAKIT MEMPUNYAI REGULASI TENTANG
RETENSI REKAM MEDIS

Elemen Penilaian MIRM 10

1. Terdapat regulasi tentang jangka waktu penyimpanan berkas
rekam medis pasien, serta data dan informasi lainnya terkait
dengan pasien. (R)
2. Dalam rentang waktu penyimpanan berkas rekam medis,
rumah sakit menjamin keamanan dan kerahasiaan rekam
medis. (O,W)
3. Dokumen, serta data dan informasi dalam bentuk berkas
dimusnahkan setelah melampaui periode waktu
penyimpanan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
(D,W)
STANDAR MIRM 11
BERKAS REKAM MEDIS DILINDUNGI DARI KEHILANGAN,
KERUSAKAN, GANGGUAN, SERTA AKSES DAN
PENGGUNAAN YANG TIDAK BERHAK

Elemen Penilaian MIRM 11

1. Terdapat regulasi yang ditetapkan untuk mencegah akses
penggunaan rekam medis bentuk kertas dan atau elektronik tanpa
izin. (R)
2. Rekam medis dalam bentuk kertas dan atau elektronik dilindungi dari
kehilangan dan kerusakan. (O,W)
3. Rekam medis dalam bentuk kertas dan atau elektronik dilindungi dari
gangguan dan akses serta penggunaan yang tidak sah. (D,S,W)
4. Ruang dan tempat penyimpanan berkas rekam medis menjamin
perlindungan terhadap akses dari yang tidak berhak. (O,W)
PERLINDUNGAN DENGAN
FINGER LOCK
 PENYUSUTAN ARSIP
UU 43/2009 ttg Kearsipan

• Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan

jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip
inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan,
pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna,
dan penyerahan arsip statis kepada lembaga
kearsipan.
• Penyusutan arsip dilakukan berdasarkan JRA (Jadwal
Retensi Arsip)
 JADWAL RETENSI ARSIP
(JRA)
• Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang berisi
sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan
atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang
berisi rekomendasi tentang penetapan suatu
jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau
dipermanenkan yang dipergunakan sebagai
pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
(UU 43/2009)
PENYUSUTAN ARSIP (PP
28/2012)
• pemindahan arsip inaktif dari unit
a pengolah ke unit kearsipan

• pemusnahan arsip yang telah habis

b retensinya dan tidak memiliki nilai guna

• penyerahan arsip statis oleh pencipta

c arsip kepada lembaga kearsipan
PEMINDAHAN ARSIP
INAKTIF

• penyeleksian arsip inaktif

1

• pembuatan daftar arsip inaktif yang

2 dipindahkan

• penataan arsip inaktif yang akan

3 dipindahkan
 PEMUSNAHAN ARSIP DILAKUKAN
TERHADAP ARSIP YANG :
1. tidak memiliki nilai guna;
2. telah habis retensinya dan berketerangan
dimusnahkan berdasarkan JRA;
3. tidak ada peraturan perundang-undangan yang
melarang; dan
4. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses
suatu perkara.
Pasal 7 PerKa ANRI 37/2016
 PROSEDUR PEMUSNAHAN
ARSIP
1. pembentukan panitia penilai arsip;
2. penyeleksian arsip;
3. pembuatan daftar arsip usul musnah oleh Arsiparis di unit kearsipan;
4. penilaian oleh panitia penilai arsip;
5. permintaan persetujuan dari pimpinan Pencipta Arsip;
6. penetapan arsip yang akan dimusnahkan; dan
7. pelaksanaaan pemusnahan.

Pasal 8 PerKa ANRI 37/2016

TUJUAN PEMUSNAHAN RM
• Mengurangi beban penyimpanan RM dan
mengabadikan rekam medis yang memiliki nilai
guna.
• Untuk itu, maka dilakukan kegiatan :
a) Penyisiran RM,
b) Pemindahan RM In-aktif,
c) Penilian nilai guna rekam medis,
d) Pengabadian dan pemusnahan formulir-
formulir rekam medis
 PENYISIRAN RM
▪ Penyisiran DRM yaitu suatu kegiatan
pengawasan rutin terhadap kemungkinan
kesalahan letak RM dan mengembalikannya
pada letaknya sesuai dengan sistem
penjajaran yang digunakan.
▪ Ketika kegiatan ini dilakukan, bersamaan itu
pula dilakukan pencatatan RM yang sudah
melewati masa retensi.
PEMINDAHAN RM IN-AKTIF
• Kegiatan memisahkan dan memindahkan
RM yang dinyatakan non aktif atau in-
aktif.
• Tujuannya :
➢mengurangi beban penyimpanan RM
➢menyiapkan kegiatan penilaian nilai
guna rekam medis untuk kemudian
diabadikan atau dimusnahkan.
 JADWAL RETENSI DRM
(SE DIRJEN YANMED NO. HK.00.06.1.5.01160 TAHUN 1995 )
No KELOMPOK AKTIF INAKTIF

RJ RI RJ RI

1 UMUM 5 TH 5 TH 2 TH 2 TH

2 MATA 5 TH 10 TH 2 TH 2 TH

3 JIWA 10 TH 5 TH 5 TH 5 TH

4 ORTHOPAEDI 10 TH 10 TH 2 TH 2 TH

5 KUSTA 15 TH 15 TH 2 TH 2 TH

6 KETERGANTUNGAN OBAT 15 TH 15 TH 2 TH 2 TH

7 JANTUNG 10 TH 10 TH 2 TH 2 TH

8 PARU 5 TH 10 TH 2 TH 2 TH
 SECARA SKEMATIS DAPAT DIGAMBARKAN
URUTAN KEGIATANNYA SEBAGAI BERIKUT :
PEMINDAHAN BERKAS RM BERKAS RM

AKTIF IN AKTIF

DINILAI

TIM PENILAI

PENYUSUTAN RM ADA RM TIDAK ADA

BERKAS RM NILAI GUNA NILAI GUNA

BERKAS RM RUSAK DIMUSNAHKAN

TIDAK TERBACA TIM PEMUSNAH

BERKAS RM DIABADIKAN

TERTENTU
 DAFTAR DOKUMEN REKAM MEDIS YANG DIPINDAHKAN

DARI AKTIF KE IN AKTIF

No Tanggal Nomor Tanggal Diagnosis Kode Jumlah

urut pemindahan rekam medis terakhir Diagnosis lembar

berobat
PENILAIAN NILAI GUNA RM
• Penilaian nilai guna rekam medis yaitu suatu
kegiatan penilaian terhadap rekam medis yang
masih perlu diabadaikan atau sudah boleh
dimusnahkan.
• Penilaian nilai guna ini dilakukan oleh Tim Penilai
nilai guna RM yang ditetapkan oleh direktur
rumah-sakit atau pimpinan sarana pelayanan
kesehatan.
 INDIKATOR NILAI GUNA RM :
• Seringnya rekam medis digunakan untuk
pendidikan dan penelitian
• Mempunyai nilai guna primer yaitu :
–Administrasi,
–Hukum,
–Keuangan,
–Iptek
• Mempunyai nilai guna sekunder yaitu :
pembuktian dan sejarah.
 SECARA SKEMATIS DAPAT DIGAMBARKAN
SEBAGAI BERIKUT :
KETENTUAN UMUM LEMBAR RM YANG DIPILIH:
RINGKASAN MASUK
KETENTUAN KHUSUS DAN KELUAR
ANAK, JANTUNG, RESUME
MATA, JIWA, DAN SETERUSNYA LEMBAR OPERASI
BERKAS LEMBAR PERSETUJUAN
REKAM MEDIS IDENTIFIKASI BAYI
KETENTUAN TERTENTU LAHIR HIDUP
DI RUMAH SAKIT LEMBAR KEMATIAN

BERKAS REKAM MEDIS DILESTA

TERTENTU RIKAN

LEMBAR REKAM MEDIS

SISA, SETELAH DIAMBIL
LEMBAR TSB DIATAS
DIMUSNAH
BERKAS REKAM MEDIS KAN
RUSAK DAN TIDAK TERBACA
PENGABADIAN DAN PEMUSNAHAN
REKAM MEDIS
Setelah dilakukan penilaian terhadap nilai guna
rekam medis In-aktif, selanjutnya Tim Pemusnah RM:
➢mengabadikan formulir rekam medis yang
harus diabadikan sesuai dengan nilai gunanya
➢memusnahkan formulir yang sudah tak ada
nilai gunanya
• Membuat daftar pertelaan yaitu suatu
daftar yang berisi nomor RM, tahun kunjungan
terakhir, jangka waktu penyimpanan, diagnosis
terakhir.
• Membuat Berita Acara Pemusnahan
Rekam Medis.
• Melaksanaan pemusnahan dengan cara : (a)
dibakar dengan menggunakan incenerator atau
dibakar biasa, (b) dicacah, dibuat bubur.
 DAFTAR PERTELAAN REKAM MEDIS

No NOMOR REKAM MEDIS TAHUN KUNJUNGAN TERAKHIR JANGKA WAKTU DIAGNOSA AKHIR
PENYIMPANAN
urut
PEMUSNAHAN RM
PEMUSNAHAN RM
CARA PEMUSNAHAN ARSIP
(PERKA ANRI 37/2016)

a. pencacahan;
b. penggunaan bahan kimia; atau
c. pulping.
Contoh Berita Acara BERITA ACARA PEMUSNAHAN REKAM MEDIS

Pemusnahan RUMAH-SAKIT __________________________

No. :

DOKUMEN REKAM MEDIS PERSETUJUAN PEMUSNAHAN

YANG AKAN DIMUSNAHKAN DOKUMEN REKAM MEDIS

Tanggal Lokasi Cara Jumlah Pelaksana Disetujui untuk dilaksanakan

pemusnahan pemusnahan pemusnahan DRM pemusnahan

(terlampir)

Ketua Tim Direktur

Pemusnah Rumah-sakit

Sekretaris

Tim Pemusnah
 LAMPIRAN BERITA ACARA
PEMUSNAHAN DAFTAR DOKUMEN REKAM MEDIS YANG DIMUSNAHKAN

No Nomor Diagnosis Kode Jumlah

urut rekam medis Diagnosis Lembar

TERIMA KASIH