PENDIDIKAN FORMAL:

1.D3. Rekam Medis & Informatika Kesehatan

SRI ERAWATI news
2.S1. : Teknik Informatika – Univ. Surakarta
3.S.2 : SIMKES - UGM
•Alamat:
•Perum Bumi Sampang Baru G-13,
Sampang, Cilacap
•Telp. 081 329 0037 21-
0856 2954 250
•Email: nyfarid@gmail.com

PEKERJAAN:
• Pengajar Apikes Bhakti Mulia Sukoharjo 2000 -2004
• Kantor Askes Cabang Banyumas 2005 -2006 Organisasi :
• Perekam Medis RSUD Cilacap 2006-2017 • Ketua DPC Pormiki Cilacap
• Perekam Medis Puskesmas Maos – Kab Cilacap 2017-2019 periode 2015 – 2018
• Perekam Medis Ahli Muda 2019 – sekarang • Ketua DPC Pormiki Cilacap
• Penangungjawab RM salah satu RS Swasta di Cilacap 2012 – periode 2018 - 2021
sekarang
• Associate Center of Coding Excellence 2015-sekarang
Sistem Retensi & Pemusnahan
Dokumen Rekam Medis
FKTP
Sri Erawati, S.Kom, MPH
 TUJUAN UMUM

Peserta mampu memahami tentang Retensi dan

Pemusnahan Rekam Medis di Fasilitas Kesehatan
Tingkat Pertama (FKTP)

.
 Tujuan Khusus:

• Peserta memahami dasar hukum penyimpanan dan

pemusnahan dokumen rekam medis di FKTP

• Peserta memahami waktu penyimpanan dokumen rekam

medis di FKTP

• Perserta memahami tentang TATA CARA pemusnahan

dokumen rekam medis di FKTP

• Perserta memahami tentang PEMBUATAN BERITA ACARA

pemusnahan dokumen rekam medis di FKTP
 Landasan Hukum

 Undang – Undang No. 43/2009 ttg Kearsipan

 PP 28/2012 ttg Pelaksanaan UU 43/2009

 Permenkes 269/2008 tentang Rekam Medis

 Surat Edaran Direktorat Jenderal Pelayanan Medik No.

HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995 tentang Petunjuk Teknis
Pengadaan Formulir dasar Rekam Medis dan
Pemusnahan Rekam Medis di Rumah-sakit
Landasan Hukum

 Peraturan Kepala Arsip Nasional RI No 28 TAHUN 2011

TENTANG Pedoman Akses dan Layanan Arsip Statis

 Peraturan Arsip Nasional RI No 9 TAHUN 2018 TENTANG

Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis
 Manajemen retensi catatan/dokumen

Creation

Destruction
Utilization

Maintenance

https://library.ahima.org/PB/RetentionDestruction#.XSUb5-gzat9
7
Pembuatan/

pencatatan informasi
pertama kali di FKTP
Pencatatan/
perekaman di unit
pelayanan
• Utilization
• Maintenance
• Maintenance
Rekam medis

Rekam medis adalah berkas yang

berisikan CATATAN dan DOKUMEN
tentang identitas pasien, pemeriksaan,
pengobatan, tindakan dan pelayanan
lain yang telah diberikan kepada pasien
(PMK 269/2008).

15
Rekam medis adalah berkas yang
berisikan CATATAN dan DOKUMEN
tentang identitas pasien, pemeriksaan,
pengobatan, tindakan, dan pelayanan
lain yang diberikan kepada pasien,
TERMASUK DALAM BENTUK ELEKTRONIK
(PMK 36/2012)

16
 ARSIP
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara. (UU 43/2009)

17
Pengelolaan arsip

Dinamis
•penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan
arsip

Statis
•akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan,
dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional
 Retensi dokumen rekam medis
• Retensi pada KBBI berarti menyimpan
• Sistem retensi adalah sistem yang mengatur jangka
waktu penyimpanan berkas rekam medis

19
Permenkes 269/Menkes/Per/III/2008

20
21
Retensi DRM
 Meliputi kegiatan memisahkan antara DRM yang masih aktif
dengan DRM yang dinyatakan non aktif atau in-aktif.

 Tujuannya :

 mengurangi beban penyimpanan DRM

 menyiapkan kegiatan penilaian nilai guna rekam medis untuk

kemudian diabadikan atau dimusnahkan.

 Dilakukan secara periodik

23
Penjadwalan retensi catatan/dokumen minimal
meliputi:

 Pastikan informasi kesehatan pasien tersedia untuk memenuhi kebutuhan perawatan

pasien yang berkelanjutan, persyaratan hukum, penelitian, pendidikan, dan penggunaan
lain yang sah dari sarana pelayanan kesehatan

 Sertakan pedoman yang menentukan informasi apa yang disimpan, periode waktu
penyimpanannya, dan media penyimpanan yang akan dipelihara (misalnya, kertas,
mikrofilm, optical disk, magnetic tape)
• Masukkan kebijakan dan prosedur pemusnahan yang jelas yang mencakup metode
pemusnahan yang tepat untuk setiap media
https://library.ahima.org/PB/RetentionDestruction#.XSUb5-gzat9
24
Alih media
 PP 28 tahun 2012

Alih media
• Pemeliharaan arsip dinamis
• Dilakukan dalam penyediaan arsip untuk memudahkan akses
terhadap arsip.

• pimpinan masing-masing pencipta arsip menetapkan

kebijakan alih media arsip.

• Alih media arsip diautentikasi oleh pimpinan di

lingkungan pencipta arsip dengan memberikan
tanda tertentu yang dilekatkan, terasosiasi atau
terkait dengan arsip hasil alih media
 PP 28 tahun 2012

Alih media
• Pelaksanaan alih media dilakukan dengan membuat berita
acara yang disertai dengan daftar arsip yang dialihmediakan.

• Pelaksanaan alih media arsip dinamis ditetapkan

oleh pimpinan pencipta arsip

• Arsip hasil alih media dan hasil cetaknya merupakan

alat bukti yang sah sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan.
 PP 28 tahun 2012

Berita Acara Alih media

sekurang-kurangnya memuat:
a. waktu pelaksanaan;
b. tempat pelaksanaan;
c. jenis media;
d. jumlah arsip;
e. keterangan proses alih media yang dilakukan;
f. pelaksana; dan
g. penandatangan oleh pimpinan unit pengolah
dan/atau unit kearsipan.
 PP 28 tahun 2012

Daftar arsip dinamis yang dialihmediakan sekurang-

kurangnya memuat:

a. unit pengolah;
b. nomor urut;
c. jenis arsip;
d. jumlah arsip;
e. kurun waktu; dan
f. keterangan.
Penyusutan Arsip

 Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah

arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit
pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak
memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada
lembaga kearsipan. (UU 43/2009)

 Penyusutan arsip dilakukan berdasarkan JRA (Jadwal

Retensi Arsip)

30
Jadwal Retensi Arsip (JRA)

daftar yang berisi sekurang-kurangnya

jangka waktu penyimpanan atau retensi,
jenis arsip, dan keterangan yang berisi
rekomendasi tentang penetapan suatu
jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali,
atau dipermanenkan yang dipergunakan
sebagai pedoman penyusutan dan
penyelamatan arsip. (UU 43/2009)

31
 Penyusutan arsip (PP 28/2012)

 pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke

unit kearsipan
 pemusnahan arsip yang telah habis retensinya
dan tidak memiliki nilai guna
 penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip
kepada lembaga kearsipan

32
 Daftar Dokumen yang Dipindahkan
dari Ruang Aktif ke Inaktif

No Urut Tanggal No RM Tanggal terakhir Kode Diagnosis Jumlah lembar

pemindahan berobat

33
Pemusnahan Dokumen Rekam Medis

34
Pemusnahan dengan cara :

(a) dibakar dengan menggunakan incenerator atau

dibakar biasa,

(b) dicacah, dibuat bubur.

(c) Bila dilaksanakan oleh Pihak ke III harus disaksikan

Tim Pemusnah dengan dibuat berita acara tersendiri

35
 Kriteria arsip yang DIMUSNAHAN

 tidak memiliki nilai guna;

 telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan

berdasarkan JRA;

 tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang;

 tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.

36
(UU 43/2009)
 PROSEDUR pemusnahan arsip
 pembentukan panitia penilai arsip;
 penyeleksian arsip
 pembuatan daftar arsip usul pemusnahan oleh arsiparis di unit
kearsipan;
 penilaian oleh panitia penilai arsip;
 permintaan persetujuan dari pimpinan pencipta arsip;
 penetapan arsip yang akan dimusnahkan

(UU 43/2009)
37
Tugas Tim Pemusnah DRM :
membantu Pimpinan Sarana
Pelayanan Kesehatan dalam
penyelenggaraan pemusnahan
rekam medis dengan memperhatikan
nilai guna sesuai peraturan yang
berlaku

38
Penilaian nilai guna rekam medis
 Kegiatan penilaian terhadap formulir-formulir rekam medis yang
masih perlu diabadikan atau sudah boleh dimusnahkan.

 Dilakukan oleh Tim Pemusnah DRM yang ditetapkan oleh pimpinan

sarana pelayanan kesehatan.

39
Indikator Nilai Guna :

Indikator yang digunakan untuk menilai berkas rekam medis inaktif yaitu
 Seringnya rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian
 Mempunyai nilai guna primer yaitu :
– Administrasi,
– Hukum,
– Keuangan,
– Iptek
 Mempunyai nilai guna sekunder yaitu : pembuktian dan sejarah.

SE No. HK.00.06.1.5.01160 40
Prosedur penilaian berkas rekam medis
Memisahkan formulir rekam medis yang harus diabadikan yaitu :

1. Resume penyakit

2. Lembar operasi (termasuk laporan persalinan),

3. Identifikasi bayi lahir

41
 4. Lembar persetujuan tindakan medis (informed
consent)

5. Lembar kematian (laporan sebab kematian, biasanya

sudah menyatu pada formulir ringkasan masuk-keluar)

6. Formulir rekam medis tertentu yang ditetapkan oleh

Pimpinan Sarana Pelayanan Kesehatan

SE No. HK.00.06.1.5.01160 42
Pengabadian dan pemusnahan rekam medis

Setelah dilakukan penilaian terhadap nilai

guna rekam medis dari DRM in aktif, Tim
Pemusnah Rekam kemudian :

mengabadikan formulir rekam medis

yang harus diabadikan sesuai dengan
nilai gunanya
memusnahkan formulir yang sudah tak
ada nilai gunanya

43
Rangkaian kegiatan tersebut
meliputi :

 Membuat daftar pertelaahan

 Membuat Berita Acara

Pemusnahan Rekam Medis

 Melaksanaan pemusnahan

44
 Membuat daftar pertelaan yaitu suatu daftar yang berisi
nomor RM, tahun kunjungan terakhir, jangka waktu
penyimpanan, diagnosis terakhir.

 Membuat Berita Acara Pemusnahan Rekam Medis yang

ditandatangani ketua dan sekretaris dan diketahui Kepala
FKTP

45
Berita Acara Pemusnahan Rekam Medis yang ASLI disimpan
di Sarana Pelayanan Kesehatan, lembar keduanya dikirim
kepada pemilik (Dinas Kesehatan/Yayasan)

FKTP

46
 Daftar Pertelaan Rekam Medis

No Urut No RM Tahun Kunjungan Jangka waktu Kode Diagnosis

Terakhir Penyimpanan

47
Contoh Berita Acara
Pemusnahan

BERITA ACARA PEMUSNAHAN REKAM MEDIS

KLINIK/PUSKESMAS__________________________

No. :

DOKUMEN REKAM MEDIS PERSETUJUAN PEMUSNAHAN

YANG AKAN DIMUSNAHKAN DOKUMEN REKAM MEDIS

Tanggal Lokasi Cara Jumlah Pelaksana Disetujui untuk dilaksanakan

pemusnahan pemusnahan pemusnahan DRM pemusnahan

(terlampir)

Ketua Tim Pimpinan

Pemusnah Klinik/Puskesmas

Sekretaris

Tim Pemusnah
48
Berita acara pemusnahan dilampiri dengan daftar
DRM yang dimusnahkan
DAFTAR DOKUMEN REKAM MEDIS YANG DIMUSNAHKAN

No Nomor Diagnosis Kode Jumlah

urut rekam medis Diagnosis Lembar

49
 THANK YOU

Mengatur pekerjaan dapat menghemat separuh waktu

mengerjakannya
Pepatah arab, anonim
131 pintu cahaya dari timur (a.fuadi)