BAB I

PURCHASING

Gambaran Umum Purchasing

Pengertian

Pembelian bahan makanan merupakan serangkaian kegiatan penyediaan macam,

jumlah, spesifikasi bahan makanan untuk memenuhi kebutuhan konsumen/pasien sesuai
ketentuan/kebijakan yang berlaku (Kemenkes, 2013). Pembelian atau yang bisa disebut
dengan pengadaan merupakan proses memperoleh produk yang tepat untuk fasilitas pada
waktu yang tepat dan dalam bentuk yang memenuhi standar yang telah ditentukan
sebelumnya, yaitu dari segi kuantitas, kualitas, dan harga. Dalam praktiknya, pembelian
adalah proses yang kompleks dan dinamis dengan tujuan memperoleh makanan,
persediaan, dan peralatan untuk memnuhi kebutuhan operasi layanan makanan. Dari awal
hingga akhir, terjadi pertukaran kepemilikan antara penjual dan pembeli, biasanya barang
ditukar dengan uang (Payne-Palacio and Theis, 2015).

Struktur Pembelian

Pembelian terpusat dan berkelompok merupakan dua macam struktur pembelian

menurut Payne-Palacio and Theis (2015) dengan penjelasan sebagai berikut.

Pembelian Terpusat

Merupakan salah satu struktur pembelian yang menyediakan persediaan bahan dan
peralatan yang diperlukan untuk seluruh unit dalam sebuah organisasi. Digunakan di
sebagian besar organisasi besar, seperti universitas, sekolah, dan rumah sakit. Sistem
ini terbukti lebih efektif pada biaya dan menghemat waktu untuk pelayanan makanan,
karena negosiasi kontrak dan pemesanan dilakukan secara terpusat. Salah satu
kekurangannya yaitu dapat menyebabkan adanya perselisihan antara departemen
pembelian dan unit pelayanan makanan jika tidak ada pemahaman yang jelas terkait
otoritas pengambilan keputusan, terutama pada standar kualitas. Hal ini dapat diatasi
apabila batas wewenang didefinisikan dengan baik dan jalur komunikasi tetap jelas dan
terbuka.
 Pembelian Berkelompok

Pembelian berkelompok adalah pembelian yang dilakukan secara berkelompok dengan

salah satu organisasi yang mewakili anggota akan mengawasi jalannya proses
pembelian berkelompok. Keuntungannya yaitu dapat membeli produk dengan volume
yang besar, sehingga mendapatkan harga yang lebih rendah. Sebagai contoh, beberapa
rumah sakit di wilayah metropolitan dapat menggabungkan pembelian mereka untuk
mendapatkan harga yang lebih rendah. Selain itu, dua atau lebih layanan makanan
yang berbeda, seperti sekolah, rumah sakit, dan panti jompo, dapat bergabung dalam
perjanjian pembelian berkelompok.

Prosedur Pembelian

Prosedur dalam pembelian harus sesederhana mungkin dengan penyimpanan

catatan dan dokumen yang terbatas pada hal-hal penting untuk kemudahan kontrol dan
komunikasi. Proses pembelian menggunakan metode formal dan informal menurut Payne-
Palacio and Theis (2015) ditunjukkan oleh gambar berikut ini.
Identifikasi Kebutuhan

Identifikasi kebutuhan bahan makanan merupakan serangkaian kegiatan untuk

menetapkan macam, jumlah, dan mutu bahan makanan yang diperlukan dalam kurun
waktu tertentu, dalam rangka mempersiapkan penyelenggaraan makanan rumah sakit.
Tujuan dari perhitungan kebutuhan bahan makanan adalah tersedianya taksiran macam
dan jumlah bahan makanan dengan spesifikasi yang diterapkan dalam kurun waktu yang
telah ditetapkan untuk pasien rumah sakit (Kemenkes RI, 2013). Langkah-langkah
perhitungan kebutuhan bahan makanan dapat dilakukan dengan cara berikut:

Menyusun macam bahan makanan yang diperlukan, lalu menggolongkan bahan

makanan antara yang segar dan kering.

Menghitung kebutuhan semua bahan makanan satu persatu dengan cara:

Menetapkan jumlah konsumen rata-rata yang dilayani

Menghitung macam dan kebutuhan bahan makanan

Menghitung berapa siklus dalam 1 periode yang telah ditetapkan menggunakan

kalender

Menghitung kebutuhan macam dan jumlah bahan makanan untuk kurun waktu
yang ditetapkan

Memasukkan dalam formulir kebutuhan bahan makanan yang telah dilengkapi

dengan spesifikasinya.

Spesifikasi

Spesifikasi adalah deskripsi terperinci dari suatu produk, dinyatakan dalam

istilah yang mudah dipahami dengan jelas oleh pembeli maupun penjual. Spesifikasi
harus ringkas tetapi mengandung informasi yang cukup, sehingga tidak terjadi
 kesalahpahaman. Berikut adalah beberapa informasi yang masuk dalam spesifikasi
untuk produk makanan:

Nama produk

Unit/satuan produk

Isi produk dalam satu kemasan

Tingkat kualitas

Umur produk

Warna produk

Masa pakai produk/tanggal kadaluarsa

Terdapat beberapa keterangan tambahan untuk beberapa kategori makanan, misalnya:

Bauh dan sayur segar: varietas, tingkat kematangan, jenis berdasarkan geografis
(misalnya: apel Malang).

Makanan kalengan: jenis, ukuran, berat, penampakan kaleng, masa kadaluarsa.

Daging dan produk daging: besar potongan, berat, bentuk potongan, kandungan
lemak, jenis/ bagian daging, dan keadaan saat penerimaan.

Produk susu: kandungan lemak dalam susu, konsistensi, suhu selama pengiriman
dan penerimaan.

Form penawaran dan pembelian