PANDUAN SISTEM MANAJEMEN DATA YANG TERINTEGRASI

RSU. MANADO MEDICAL CENTER

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Gambaran Umum RSU. Manado Medical Center

RSU. Manado Medical Center merupakan Rumah Sakit Umum Type D yang melayani
masyarakat umum dan memberikan pelayanan kesehatan, empat masalah kesehatan utama yaitu
Umum , Penyakit Dalam, Kandungan, Anak, dan Bedah,. Selain itu RSU. Manado Medical Center
juga bekerjasama dengan Asuransi BPJS, Jasa Raharja, Allianz, dan Prudential. RSU. Manado
Medical Center dilengkapi dengan pemeriksaan penunjang Radiologi dan Laboratorium. RSU.
Manado Medical Center merupakan milik PT. Zolid Medika. RSU. Manado Medical Center
mempunyai fungsi memberikan pelayanan kesehatan paripurna dengan motto “Live for a better
life”

1.1.1. Sejarah berdirinya rumah sakit

Pada awal berdirinya, RSU. Manado Medical Center merupakan Rumah Sakit Umum Tipe
D, yang berada dibawah naungan PT. Zolid Medika. PT Zolid Medika sendiri didirikan pada hari
Senin, 9 April 2012 di Manado oleh dr. Halim Ronal Ciakaren, dan Bpk. Hoktar Ciakaren.
Pendirian PT. Zolid Medika dilakukan dihadapan Notaris Merlin Pontoh, SH, MKn. Adapun
maksud dan tujuan pendirian PT. Zolid Medika adalah sebagai Badan Usaha berfokus pada
Pelayanan Kesehatan yang menaungi RSU. Manado Medical Center. Selanjutnya PT. Zolid
Medika untuk pertama kali dipimpin oleh Bpk. Hoktar Ciakaren sebagai Komisaris Utama, Ibu
Tjunny Halim sebagai Komisaris dan dr. Halim Ronal Ciakaren sebagai Direktur.
Pada tanggal 19 September 2016, RSU. Manado Medical Center resmi beroperasi, dengan
kapasitas 118 tempat tidur, yang dipimpin oleh dr. Halim Ronal Ciakaren, SpPD sebagai Direktur,
dr. Halim Endru Ciakaren, sebagai Wakil Direktur, dan dr. Billy Mamanua, M.BioMed, FIAS,
sebagai Ketua Komite Medis.
Dalam perkembangannya RSU. Manado Medical Center berhasil memberikan pelayanan
yang meliputi : Pelayanan Gawat Darurat, Rawat Jalan, Rawat Inap, Laboratorium, Radiologi,
Farmasi, Gizi, CSSD, PONEK, Kamar Bersalin, Bedah, Anestesi, IPAL, dan Kamar Jenazah.
Pelayanan kesehatan di RSU. Manado Medical Center ditunjung dengan pelayanan 4
spesialistik dasar yang berhasil terpenuhi sejak 6 Februari 2018, yaitu : Spesialis Penyakit Dalam
oleh dr. Halim Ronal Ciakaren, SpPD, Spesialis Anak oleh dr. Winston L. Tanzil, SpA, Spesialis
Obstetri-Ginekologi oleh dr. Grace I. Thungari, SpOG, dan Spesialis Bedah oleh dr. Gerry J.
Wullur, SpB.
Dalam perkembangan selanjutnya RSU. Manado Medical Center berupaya untuk terus
menambah jumlah dan meningkatkan kualitas pelayanan.
1.1.2. Struktur Organisasi RSU. Manado Medical Center

1.2 Gambaran Umum (SNARS POKJA)

Sesuai tujuannya akreditasi rumah sakit dilakukan oleh Komisi Akreditasi Rumah Sakit (
KARS) adalah untuk memberikan perlindungan terhadap keselamatan pasien, masyarakat,
lingkungan rumah sakit dan SDM di Rumah Sakit itu sendiri. Oleh karena itu, mau tidak mau,
setiap rumah sakit di seluruh Indonesia wajib terakreditasi sesuai kelas dan tingkatannya, seperti
terakreditasi tingkat pratama, madya, utama dan paripurna. SNARS adalah singkatan dari Standar
Nasional Akreditasi Rumah Sakit, sedangkan standar akreditasi versi 2012 merupakan merujuk
dari angka lahirnya, yakni di tahun 2012 sebagai penyempurnaan dari standar sebelumnya, yaitu
standar akreditasi rumah sakit tahun 1995. Mengutip dari buku yang diterbitkan oleh KARS yang
disusun oleh 25 orang, berjudul 'Standar Nasional Akreditasi Rumah Sakit edisi 1' bahwa,
"SNARS Edisi 1 merupakan standar akreditasi baru yang bersifat nasional dan diberlakukan
secara nasional di Indonesia." Disebut dengan edisi 1, karena di Indonesia baru pertama kali
ditetapkan standar nasional untuk akreditasi rumah sakit yang berisi 16 bab. Sementara pada
standar akreditasi versi 2012, terdapat 15 bab. Artinya, pada standar SNARS edisi 1 terjadi
penyempurnaan, dan bertambah 1 bab lagi. Dan, uraian elemen penilaian, pedoman serta standar
lebih rinci dijelaskan melalui narasi, bukan berbentuk tabel atau kolom sebagaimana yang ada
dalam buku 'Instrumen Akreditasi Rumah Sakit Versi 2012.'

1.3 Latar Belakang

Pengukuran fungsi klinis dan fungsi manajemen di rumah sakit akan menghasilkan
akumulasi data serta informasi. Untuk memahami seberapa baik kemampuan rumah sakit
bergantung pada hasil analisis data dan informasi yang terkumpul dibanding rumah sakit lain.
Pada rumah sakit besar dan kompleks sifatnya dibutuhkan teknologi dan atau staf yang
mempunyai kompetensi mengelola data. Rumah sakit memahami prioritas pengukuran dan
perbaikan sebagai dukungan yang penting. Mereka memberikan dukungan secara konsisten sesuai
dengan sumber daya rumah sakit dan peningkatan mutu.

Oleh karena itu, rumah sakit perlu mempunyai sistem manajemen data yang didukung
dengan teknologi informasi mulai dari pengumpulan, pelaporan, analisis, validasi, serta publikasi
data untuk internal rumah sakit dan eksternal rumah sakit. Publikasi data harus memperhatikan
kerahasiaan pasien sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Data yang dimaksud meliputi:

a) data indikator mutu unit dan data mutu prioritas rumah sakit;
b) data pelaporan insiden keselamatan pasien;
c) data hasil monitoring kinerja staf; dan
d) data hasil pengukuran budaya keselamatan.

Rumah sakit seyogianya mempunyai sistem manajemen data secara elektronik sehingga
memudahkan dalam mengelola data tersebut.

1.4 Definisi

a. Input merupakan sekumpulan data mentah dalam organisasi maupun di luar organisasi
untuk di proses dalam suatu sistem ekonomi.
b. Processing merupakan konversi / pemindahan, manipulasi dan analisis input mentah
menjadi bentuk yang lebih berarti bagi manusia.
c. Output merupakan distribusi informasi yang sudah di proses ke anggota organisasi dimana
output tersebut akan digunakan.
d. Informasi merupakan data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang mempunyai arti
dan bermanfaat bagi manusia. Informasi merupakan interpretasi data yang disajikan
dengan cara yang berarti dan berguna.
e. Data merupakan merupakan fakta atau gambaran mentah (business facts) yang
menunjukkan peristiwa yang terjadi dalam organisasi dan lingkungan fisik yang
dikumpulkan melalui serangkaian prosedur
 BAB II
RUANG LINGKUP

Adapun ruang lingkup panduan sistem manajemen data adalah sebagai berikut:

1) Pengumpulan data indikator

Data Indikator Mutu pelayanan adalah adalah pengukuran data langsung dan tidak
langsung suatu peristiwa atau kondisi mutu pelayanan di rumah sakit. Atau diartikan juga
sebagai ukuran kuantitas sebagai pedoman untuk mengukur dan mengevaluasi kualitas
asuhan pasien dan berdampak terhadap pelayanan
2) Pelaporan
Pencatatan Dan Pelaporan Rekapitulasi Kegiatan Indikator Mutu Unit Tiap Triwulan
Adalah melakukan pencatatan data tiap kegiatan indikator mutu unit dalam satu triwulan
berjalan dan melaporkan data tersebut berupa rekapitulasi kegiatan mutu triwulanan
kepada Direktur dengan menggunakan format yang ditetapkan.
3) Analisis data indikator
Analisa data adalah kegiatan mengubah data hasil penelitian / survei menjadi informasi
yang dapat digunakan untuk mengambil kesimpulan
4) Validasi
Validasi data dilakukan oleh komite mutu dengan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Jumlah sample validasi yang digunakan:
Jika populasi > 180, diambil sample minimal 5% atau maksimum 50 sample.
Jika populasi ≤ 180, diambil sample minimal 9 atau jika hanya ada 9 sample, maka
100% dijadikan sample.
b. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam proses validasi Indikator Mutu :
i. Pencapaian sasaran mutu dilaksanakan validasi dan analisa data oleh
petugas yang berkompeten dengan dukungan teknologi
ii. Indikator sasaran mutu dilakukan validasi data baik internal maupun
eksternal
c. Validasi data dilakukan saat: Implementasi pengukuran proses baru
i. Publikasi data
ii. Terjadi perubahan proses yang sudah berjalan
iii. Terjadi perubahan hasil pengukuran dengan sebab yang tidak diketahui
iv. Sumber dan subyek pengumpulan data berubah
d. Komite Mutu melakukan perbandingan data asli dengan hasil data yang diambil
oleh orang kedua.
e. Hasil sample data yang dilakukan oleh orang pertama dan kedua bisa terjadi
kesamaan atau perbedaan secara signifikan.
f. Hasil data yang mengalami perbedaan secara signifikan atau ada perbedaan akurasi
cukup jauh, maka bisa melakukan pengukuran data ulang dengan rumus akurasi
sebagai berikut: jumlah temuan yang berbeda dibagi total sample yang ada
dikalikan 100%. Dengan rumus akurasi :
g. Data baik jika hasil ketidak akurasian data tidak melebihi dari 10 %
h. Data hasil ketidakakurasian ≥ 10 %, maka dilakukan corrective action, kemudian
di implementasikan kepada unit terkait, setelah corrective action dilakukan;
lakukan proses pengumpulan data lagi sampai akurasi data mencapai >90%
i. Data dari sasaran mutu baru, setelah corrective action dilakukan pengukuran
frekuensi analisa data oleh unit.
 j. Penentuan frekuensi analisa data sasaran mutu corrective action sesuai dengan
kebutuhan dan urgensi dari proses pengumpulan data tersebut yang ditentukan oleh
Direktur.
k. Tampilan data hasil analisa setelah corrective action, dengan menggunakan data
statistic deskriptif.
l. Komite Mutu melaporkan hasil analisa data corrective action kepada Direktur
Rumah Sakit untuk mendapatkan legalitas sesuai dengan tujuan validasi data
terutama untuk kepentingan publikasi pimpinan rumah sakit memastikan
reliabilitas data.
5) Publikasi
Publikasi adalah proses penerbitan laporan dengan media publikasi secara internal ataupun
external keluar rumah sakit setelah mendapat persetujuan dari Direktur Rumah Sakit
 BAB III
KEBIJAKAN

3.1 Kebijakan Umum

Rumah sakit menyediakan teknologi dan dukungan lainnya untuk mendukung sistem manajemen
data pengukuran mutu terintegrasi sesuai dengan perkembangan teknologi informasi.

3.2 Kebijakan Khusus:

a. Rumah sakit mempunyai regulasi sistem manajemen data program PMKP yeng
terintegrasi meliputi data indikator mutu, indikator prioritas rumah sakit, data dari
pelaporan insiden keselamatan, data hasil monitoring kinerja staf klinis, data hasil
pengukuran budaya keselamatan pasien;
b. Integrasi seluruh data yang meliputi pengumpulan, pelaporan, analisis, validasi tidak
terlepas dari fasilitas dan teknologi untuk menerapkan sistem manajemen data;
c. Untuk pengolahan data indikator mutu menggunakan sistem olah data sederhana yaitu
dengan program Microsoft Excel dan atau program SPSS;
d. Publikasi informasi indikator mutu menggunakan :
i) Internal Rumah Sakit : Jaringan LAN, melalui SISMADAK RSU. Manado
Medical Center. (http://localhost/sismadak/index.php)
ii) Eksternal Rumah Sakit : Melalui website RSU. Manado Medical Center
(http://www.rsummc.com)
 BAB IV
TATA LAKSANA

4.1 Pengumpulan Data Indikator

Pengumpulan data indikator dilakukan oleh penanggung jawab pengumpul data ke dalam sensus
harian atau menginputnya ke dalam sistem IT (http://localhost/sismadak/index.php)

4.2 Pelaporan

Pencatatan dan Pelaporan Rekapitulasi Kegiatan Indikator Mutu Unit Tiap Triwulan. Adalah
melakukan pencatatan data tiap kegiatan indikator mutu unit dalam satu triwulan berjalan dan
melaporkan data tersebut berupa rekapitulasi kegiatan mutu triwulanan kepada Direktur dengan
menggunakan format yang ditetapkan

4.3 Validasi Data

Validasi data adalah alat penting untuk memahami mutu data dan untuk menetapkan tingkat
kepercayaan (confidence level) para pengambil keputusan terhadap data itu sendiri. Validasi data
menjadi salah satu langkah dalam proses menetapkan prioritas penilaian, memilih apa yang harus
dinilai, memilih dan mengetes indikator, mengumpulkan data, validasi data, serta menggunakan
data untuk peningkatan.Tujuan validasi data adalah:
a. Memonitoring akurasi data yang dikumpulkan
b. Memverifikasi bahwa pengambilan data adalah konsisten dan reproducible
c. Verifikasi ekspektasi tentang volume data yang dikumpulkan
Prinsip siapa yang melakukan validasi data adalah validator bukan pengumpul data atau tidak
terlibat dalam proses pengumpulan data (orang kedua). Validasi data dilakukan ketika :
a. Indikator baru diterapkan khususnya, indikator klinis yang dimaksudkan untuk membantu
rumah sakit melakukan evaluasi dan meningkatkan proses atau hasil klinis yang penting
b. Bila terjadi suatu perubahan terhadap indikator :
i) Cara pengumpulan data diubah
ii) Proses pengambilan data
iii) PIC (Person In Charge)/Pengumpulan data diganti
c. Sumber data telah diubah, seperti kalau sebagian dari rekam medis pasien digantikan
dengan format elektronik sehingga sumber data sekarang berupa kertas maupun elektronik
d. Numerator, denumerator, definisi operasional
e. Subjek pengumpulan data diubah, seperti perubahan umur rata-rata pasien, komorbiditas,
perubahan protokol riset, penerapan pedoman praktek yang baru, atau teknologi baru dan
metodologi baru pengobatan diperkenalkan/dilaksanakan.
Prosedur validasi data :
a. Mengumpulkan ulang data oleh orang kedua yang tidak terlibat dalam pengumpulan data
sebelumnya
b. Menggunakan sampel statistik sahih dari catatan, kasus dan data lain. Sampel 100 %
dibutuhkan hanya jika jumlah pencatatan, kasus, atau data lainnya sangat kecil jumlanya.
c. Membandingkan data asli dengan data yang dikumpulkan ulang.
d. Kalkulasi akurasi dengan membagi jumlah elemen data yang ditemukan dengan total
jumlah data elemen dikalikan 100. Tingkat akurasi 90% adalah patokan yang baik.
e. Jika elemen data yang ditemukan ternyata tidak sama dengan catatan alasannya (misalnya
data tidak jelas definisinya) dan dilakukan tindakan koreksi.
 f. Koleksi sampel baru setelah semua tindakan koreksi dilakukan untuk memastikan
tindakan menghasilkan tingkat akurasi yang diharapkan.

4.4 Analisis Data Indikator

Statistik adalah gambaran suatu keadaan yang dituangkan dalam angka. Angka dapat
diambil dari laporan, penelitian atau sumber catatan medik.

Statistik Rumah Sakit yaitu statistik yang menggunakan dan mengolah sumber data
dari pelayanan kesehatan di rumah sakit untuk menghasilkan informasi dan pengetahuan berkaitan
dengan pelayanan kesehatan di rumah sakit.

Dalam pelayanan pasien di rumah sakit, data dikumpulkan setiap hari dari pasien rawat
inap, rawat jalan, dan rawat darurat. Data tersebut berguna untuk memantau perawatan pasien
setiap hari, minggu, bulan, dan lain-lain. Data statistik rumah sakit diperoleh dari unit rekam
medis yang ada dirumah sakit.

Dalam menganalisis Rekam Medis dibagi menjadi 2 cara, yaitu :

1) Analisis Kuantitatif.

Analisis Kuantitatif adalah telaah / review bagian tertentu dari isi rekam medis dengan
maksud menemukan kekurangan khusus yang berkaitan dengan pencatatan rekam medis.

Analisis kuantitatif dapat disebut juga sebagai analisis ketidaklengkapan baik dari segi
formulir yang harus ada maupiun dari segi kelengkapan pengisian semua item pertanyaan
yang ada pada formulir sesuai dengan pelayanan yang diberikan pada pasien.

Tenaga rekam medis yang melakukan analisis kuantitatif harus dapat mengidentifikasi,
mengenal, menemukan bagian yang tidak lengkap ataupun belum tepat pengisiannya
tentang :

a) Jenis formulir yang digunakan.

b) Jenis formulir yang harus ada.
c) Orang yang berhak mengisi rekam medis.
d) Orang yang harus melegalisasi penulisan.

Tujuan Analisis Kuantatif :

a) Menentukan sekiranya ada kekurangan agar dapat dikoreksi dengan segera

pada saat pasien masih dirawat, dan item kekurangan belum terlupakan, untuk
menjamin efektifitas kegunaan isi rekam medis di kemudian hari. Yang
dimaksud dengan koreksi ialah perbaikan sesuai keadaan yang sebenarnya
terjadi.
b) Untuk mengidentifikasi bagian yang tidak lengkap yang dengan mudah
dapat dikoreksi dengan adanya suatu prosedur sehingga rekam medis menjadi
lebih lengkap dan dapat dipakai untuk pelayanan pada pasien, melindungi
dai kasus hukum, memenuhi peraturan dan untuk analisa statistik yang akurat.
c) Kelengkapan Rekam medis sesuai dengan peraturan yang ditetapkan jangka
waktunya, perizinan, akreditasi, keperluan sertifikat lainnya.
d) Mengetahui hal-hal yang berpotensi untuk membayar ganti rugi.

2) Analisis Kualitatif
Analis Kualitatif adalah suatu review pengisian rekam medis yang berkaitan tentang
kekonsistenan dan isinya merupakan bukti rekam medis tersebut akurat dan lengkap.
Tujuan Analisis Kualitatif :
 a) Mendukung kualitas Informasi.
b) Merupakan aktifitas dari Risk management.
c) Membantu dalam memberikan kode penyakit dan tindakan yang lebih spesifik
yang sangat penting untuk penelitian medis, studi administrasi dan untuk
penagihan.
d) Meningkatkan kualitas pencatatan, khususnya yang dapat mengakibatkan
ganti rugi pada masa yang akan datang.
e) Kelengkapan Informed consent sesuai dengan peraturan.
f) Identifkasi catatan yang tidak konsisten.
g) Mengingatkan kembali tentang pencattan yang baik dan memperlihatkan
pencatatan yang kurang.

Data yang dianalisis yaitu:

a. Data Indikator Kunci/Indikator Prioritas
i. Indikator 11 area klinis
ii. Indikator International Library
iii. Indikator 9 area manajemen
iv. Indikator 6 sasaran keselamatan
v. Indikator unit kerja
b. Data Hasil Evaluasi Protokol Klinis
c. Data Surveilance PPI
d. Insiden Keselamatan Pasien: Sentinel, KTD, KNC
e. Data dari bab PKPO (KNC, KTD dan sentinel)
Analisa data melalui grafik sangat membantu dalam memperlihatkan perubahan apakah menuju
perbaikan sesuai yang diharapkan. Analisis data dapat menggunakan alat statistik:
Run Chart
 Bar Chart
 Control Chart
 Histogram
 Pareto Chart
Sasaran dari analisis data adalah agar dapat dilakukan perbandingan bagi rumah sakit melalui
empat cara yaitu:
a. Dengan diri sendiri dalam waktu tertentu, seperti dari bulan ke bulan atau dari tahun ke
tahun berikutnya.
b. Dengan rumah sakit lain yang sama seperti menggunakan data base referensi
c. Dengan standar, seperti ditetapkan oleh badan akreditasi, ikatan profesional, atau
menggunakan ketentuan yang ditetapkan dalam undang-undang atau peraturan
d. Dengan praktek-praktek yang diakui di kepustakaan sebagai pedoman praktek yang
lebih baik atau paling baik.
Perbandingan ini membantu rumah sakit memahami sumber dan sifat perubahan yang tidak
dikehendaki serta membantu fokus pada upaya perbaikan.

4.5 Publikasi Data

Publikasi adalah proses penerbitan laporan dengan media publikasi secara internal ataupun
external keluar rumah sakit setelah mendapat persetujuan dari direktur rumah sakit.
i) Internal Rumah Sakit : Jaringan LAN, melalui SISMADAK RSU. Manado Medical
Center. (http://localhost/sismadak/index.php)
ii) Eksternal Rumah Sakit : Melalui website RSU. Manado Medical Center
(http://www.rsummc.com)
 BAB V
PENUTUP

Buku Panduan Sistem Manajemen Data Rumah Sakit menjadi acuan bagi RSU. Manado Medical
Center dalam melaksanakan upaya peningkatan mutu layanan di RSU. Manado Medical Center.
Upaya tersebut meliputi pembuatan sistim manajeman data upaya peningkatan mutu Rumah Sakit,

Penentuan indikator mutu Rumah Sakit, monitoring evaluasi pelaksanaan sistim manajeman data
dan rencana perbaikan sistim manajeman data. Proses tersebut dilaksanakan secara
berkesinambungan dan didokumentasikan. Dari Buku pedoman ini masih dapat dikembangkan
dengan membuat panduan dan standar prosedur operasional yang berkaitan dengan pelaksanaan
Sistim Manajeman Data Peningkatan Mutu Pelayanan Rumah Sakit Terintegrasi.