KLINIK DYAH MEDIKA 2

Jl.Raya Semarang-Demak Km.12,4 Onggorawe RT.03/04 Loireng

Kec.Sayung Kab.Demak 59563 Telp.(024)76450051
Gmail: klinikdyahmedika2@gmail.com

KERANGKA ACUAN KEGIATAN

ON THE JOB TRAINING (PRAKTEK KERJA MAGANG) PETUGAS

KLINIK PRATAMA DI UNIT PENDAFTARAN & REKAM MEDIS
BALKESMAS WILAYAH SEMARANG

I. Pendahuluan
Kesehatan adalah keadaan sehat, baik secara fisik, mental, spiritual maupun
sosial yang memungkinkan setiap orang untuk hidup produktif secara sosial
dan ekonomis. Sistem Kesehatan Nasional, yang selanjutnya disingkat SKN
adalah pengelolaan kesehatan yang diselenggarakan oleh semua komponen
bangsa Indonesia secara terpadu dan saling mendukung guna menjamin
tercapainya derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya.
Di era globalisasi ini, masyarakat sudah mengerti akan hak dan kewajiban
sebagai masyarakat pengguna pelayanan publik. Tuntutan masyarakat akan
pelayanan publik sangat tinggi, salah satunya pelayanan publik dibidang
kesehatan adalah klinik. Sebagai pelayanan kesehatan tingkat pratama
tentunya klinik adalah pelayanan kesehatan yang paling dekat dengan
masyarakat. Oleh karena itu, masyarakat sangat mudah untuk menilai
pelayanan yang diberikan oleh klinik.
Tempat pendaftaran pasien di klinik merupakan pelayanan pertama yang
diterima oleh masyarakat yang akan berobat atau pasien. Pasien tentunya
menuntut supaya pelayanan pendaftaran yang ada di klinik berkualitas dan
dapat memberikan kepuasan pada pasien. Oleh sebab itu rekam medis sangat
penting membantu mutu pelayanan.

II. Latar Belakang

Rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang
identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayaan lain kepada
pasien pada sarana pelayanan kesehatan (Keputusan Menteri Kesehatan RI
Nomor 749a tahun 1989)
Rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang
identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayaan lain kepada
pasien (Peraturan Men Kes RI no. 269 tahun 2008)
Sebagai komitmen dalam memberikan pelayanan kesehatan masyarakat
yang bermutu, Klinik Pratama Dyah Medika 2 selaku fasilitas kesehatan oleh
karenanya mengirim petugas di pendaftaran klinik dyah medika 2 untuk dapat
mengikuti pelatihan on the job training (praktek kerja magang) petugas klinik
pratama di unit pendaftaran & rekam medis balkesmas wilayah semarang.
 KLINIK DYAH MEDIKA 2
Jl.Raya Semarang-Demak Km.12,4 Onggorawe RT.03/04 Loireng
Kec.Sayung Kab.Demak 59563 Telp.(024)76450051
Gmail: klinikdyahmedika2@gmail.com

III. Tujuan Umum dan Tujuan Khusus

1. Tujuan Umum

Setelah mengikuti On The Job Training (Praktek Kerja Magang)

diharapkan petugas klinik pratama dapat mengetahui, memahami,
mengaplikasikan semua kegiatan/ tugas yang ada di pengelolaan rekam
medis, diantaranya memahami dan mengaplikasi proses pendaftaran,
pengisian KIB, dapat memeriksa kelengkapan pengisian formulir rekam
medis, dapat menyusun, merakit dan memelihara formulir -formulir dari
Rekam Medis, dapat mencari, menyimpan dan mengambil kembali DRM
dengan baik dan benar.
2. Tujuan Khusus

Setelah mengikuti On The Job Training (Praktek Kerja Magang) diharapkan

petugas klinik pratama dapat :
1. Memahami dan mengaplikasikan sistem pelayanan di rekam medis,
diantaranya :
a. Sistem penamaan dalam Dokumen Rekam Medis (DRM)
b. Sistem pengindeksan pasien di pendaftaran
c. Sistem penomoran dalam pendaftaran
2. Memahami dan mengaplikasikan sistem pelayanan rekam medis di
tempat penyimpanan, diantaranya :
a. Sistem penyatuan dan pemusatan DRM
b. Sistem penyimpanan DRM
c. Sistem pengendalian DRM yang telah disimpan
3. Memahami sistem retensi dan pemusnahan, diantaranya :
a. Penyisiran DRM
b. Retensi DRM
c. Penilaian nilai guna rekam medis
d. Pengabadian dan pemusnahan formulir – formulir rekam medis
4. Memahami dan menetapkan prosedur penerimaan pasien rawat jalan.

IV. Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan

Rincian kegiatan yang terjadwal di pelatihan on the job training (praktek kerja
magang) petugas klinik pratama di unit pendaftaran & rekam medis balkesmas
wilayah semarang meliputi :

Pertemuan
Ke Materi Bahasa Ket
I 1. Pemaparan & penjelasan singkat kegiatan
rekam medis dan penjelasan prosedur
penerimaan pasien rawat jalan di Unit
Pendaftaran & Rekam Medis Balkesmas
Wilayah Semarang
2. Pengenalan Unit Pendaftaran & Rekam Medis
 KLINIK DYAH MEDIKA 2
Jl.Raya Semarang-Demak Km.12,4 Onggorawe RT.03/04 Loireng
Kec.Sayung Kab.Demak 59563 Telp.(024)76450051
Gmail: klinikdyahmedika2@gmail.com

II 1. Penjelasan sistem pelayanan di rekam medis :

cara pengisian dan penggunaan formulir RM,
KIB, dan bon peminjaman DRM (tracer)
2. Praktek / Simulasi Penerimaan Rawat Jalan
untuk Pasien baru dan pasien lama beserta
pengisian formulir RM, KIB, dan bon
peminjaman
3. Evaluasi praktek
III 1. Penjelasan kegiatan assembling, prosedur
assembling, prosedur memeriksa
ketidaklengkapan penjelasan cara
penyusunan formulir RM Rawat Jalan, cara
pengisian formulir ketidaklengkapan
2. Praktek/ Simulasi menyusun/ merakit
formulir Rawat Jalan
3. Praktek memeriksa ketidaklengkapan dari
pengisian formulir rekam medis
4. Penjelasan Kegiatan Indeks, jenis-jenis
indeks, prosedur indeks, cara pengisian form
indeks
5. Evaluasi praktek
a) Penjelasan prosedur menyimpan dan
mengambil rekam medis
b) Penjelasan cara pengisian bon
peminjaman, buku register peminjaman
c) Praktek prosedur menyimpan & mengambil
RM
d) Praktek prosedur peminjaman RM
e) Praktek semua kegiatan rekam medis
(Penerimaan pasien, assembling,
penyimpanan dan pengambilan kembali
RM)
f) Evaluasi praktek

V. Cara melaksanakan kegiatan

Uraian kegiatan On The Job Training (Praktek kerja Magang) di Balkesmas

Wilayah Semarang
1. Tata cara penerimaan pasien yang akan berobat ke Balkesmas Wilayah
Semarang berdasar prosedur instruksi kerja. Dapat dikatakan disinilah
pelayanan pertama kali yang diterima oleh seorang pasien saat tiba Balkesmas
Wilayah Semarang, maka tidaklah berlebihan bila dikatakan bahwa di dalam
tata cara penerimaan inilah seorang pasien mendapatkan kesan baik ataupun
tidak baik dalam pelayanan di Balkesmas Wilayah Semarang.
 KLINIK DYAH MEDIKA 2
Jl.Raya Semarang-Demak Km.12,4 Onggorawe RT.03/04 Loireng
Kec.Sayung Kab.Demak 59563 Telp.(024)76450051
Gmail: klinikdyahmedika2@gmail.com

2. Tata cara melayani pasien dapat dinilai baik bila mana dilaksanakan oleh
petugas dengan sikap :
a. Ramah,
b. Sopan,
c. Komunikasi (cara bicara yang jelas)
d. Perhatian,
e. Tanggap,
f. Proaktif apabila informasi dari pasien tidak lengkap
3. Cara penulisan nama pasien :
a. Nama pasien sendiri, apabila nama sudah terdiri dari satu kata atau
lebih
b. Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama suami, apabila pasien
seorang yang bersuami
c. Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama orang tua (biasanya nama
ayah)
d. Bagi pasien yang mempunyai nama keluarga/ marga, maka nama
keluarga/ marga atau surname didahulukan ditambah tanda koma dan
kemudian diikuti nama sendiri
e. Nama ditulis dengan huruf cetak dan mengikut ejaan yang
disempurnakan
f. Sebagai pelengkap, bagi pasien perempuan diakhir nama lengkap
ditambah Ny. atau Nn. sesuai dengan status
g. Pencantuman titel selalu diletakkan sesudah nama lengkap pasien dan
ditulis dalam kurung
h. Perkataan Tuan, Saudara, Bapak tidak dicantumkan dalam penulisan
nama pasien
4. Praktek secara langsung di Unit Pendaftaran & Rekam Medis
a. Alat tulis (pinsil dan penghapus)
b. Formulir Rekam Medis Rawat Jalan
c. Cover/ sampul Rekam Medis + Penjepit
d. KIB ( Kartu Indentitasi Berobat )
e. Formulir Bon Peminjaman (Tracer)
5. Jenis Pasien
a. Dilihat dari segi pelayanan pasien yang berkunjung ke Balkesmas
Wilayah Semarang dapat dibedakan menjadi 3 :
1) Pasien yang dapat menunggu / rawat jalan (Pasien Umum & Pasien
BPJS)
2) Pasien yang segera ditolong (pasien gawat darurat)
 KLINIK DYAH MEDIKA 2
Jl.Raya Semarang-Demak Km.12,4 Onggorawe RT.03/04 Loireng
Kec.Sayung Kab.Demak 59563 Telp.(024)76450051
Gmail: klinikdyahmedika2@gmail.com

b. Menurut jenis kedatangannya pasien rawat jalan dapat dibedakan

menjadi 2:
1) Pasien Baru

Pasien baru : adalah pasien yang baru pertama kali datang ke rumah
sakit untuk keperluan berobat
2) Pasien Lama
Pasien lama : adalah pasien yang pernah datang sebelumnya untuk
keperluan berobat
c. Kedatangan pasien dapat terjadi karena :
a) Dikirim oleh dokter praktek di luar rumah sakit
b) Dikirim oleh rumah sakit lain, puskesmas atau jenis pelayanan
kesehatan lainnya
c) Datang atas kemauan sendiri
d. Praktek Penerimaan Pasien Rawat Jalan terbagi dua, yaitu :
a) Praktek penerimaan Pasien Rawat Jalan untuk Pasien Baru
Yaitu tata cara penerimaan pasien yang akan berobat jalan dan
pasiennya baru pertama kali datang untuk berobat pada rumah sakit
tersebut.
b) Praktek penerimaan Pasien Rawat Jalan untuk Pasien Lama
Yaitu tata cara penerimaan pasien yang akan berobat jalan dan
pasiennya sebelumnya pernah berobat atau telah berobat ke rumah
sakit tersebut lebih dari satu kali.
e. Prosedur/ tata cara penerimaan rawat jalan untuk pasien baru :
1) Memanggil berdasar nomor antrian
2) Menyambut, menyapa, memberi salam (Selamat pagi/ siang/
malam, ada yang bisa kami bantu ?)
3) Menanyakan pasien baru atau lama ( Apakah Bpk/ Ibu pernah
berobat ?) apa bila jawaban pasien belum pernah, berarti sebagai
pasien baru.
4) Menanyakan keluhan / sakit yang dirasakan
5) Menyiapkan form rekam medis rawat jalan / DRM, KIB (Contoh
formulir terlampir)
6) Melakukan identifikasi/ wawancara dan mengentri pada Sisfo BP4
Meris pada aplikasi Pendaftaran Rawat Jalan:
a) Nama lengkap pasien
b) Status pasien (sudah menikah atau belum)
c) Tempat tanggal lahir
d) Jenis kelamin
e) Alamat lengkap pasien (nama jalan, No. rumah, RT/ TW,
Kelurahan, Kecamatan, Kota/ Kab, Kode Pos dan No. telp)
 KLINIK DYAH MEDIKA 2
Jl.Raya Semarang-Demak Km.12,4 Onggorawe RT.03/04 Loireng
Kec.Sayung Kab.Demak 59563 Telp.(024)76450051
Gmail: klinikdyahmedika2@gmail.com

f) Nama Orang tua

g) Alamat Orang tua (Nama Jalan, No. rumah, RT/ RW, Kelurahan,
Kecamatan, Kota/ Kab. Kode pos dan No.telp) kalau alamatnya
sama dengan pasien maka dapat dicatat dengan sda (kepanjangan
dari Sama Dengan diAtas)
h) Pekerjaan
i) Cara masuk (rujukan atau datang atas kemauan sendiri)
j) Cara pembayaran (Umum, BPJS), apabila BPJS melengkapi
persyaratan rujukan untuk dibuatkan SEP
k) Mencatat tanggal berobat
7) Mengarahkan pasien pasien menuju ke klinik yang dituju
8) Mencatat data (nama pasien, alamat dan tanggal lahir pada folder
DRM)
9) Mencatat no RM dan nama pasien pada buku ekspedisi pasien baru
kemudian mendistribusikan DRM ke Klinik tujuan

f. Prosedur/ Tata cara penerimaan rawat jalan untuk pasien lama

a. Memanggil berdasar nomor antrian pasien lama
b. Menyambut, menyapa, memberi salam (Selamat pagi/ siang/ malam,
ada yang bisa kami bantu ?)
c. Menanyakan keluhan / sakit yang dirasakan
d. Meminjam KIB
e. Mengetrikan No RM pada sisfo BP4 Meris aplikasi pendaftaran rekam
medis
f. Melihat riwayat kunjungan pada aplikasi BP4 Meris
g. Menyerahkan KIB dan mengarahkan pasien ke kasir apabila pasien
tersebut pasien umum, dan melengkapi SEP apabila pasien BPJS
h. Menyiapkan bon peminjaman (tracer),
i. Mencatat no. RM, nama, tujuan klinik
j. Memanggil pasien berikutnya

g. Peserta Praktek
Praktek dilakukan dalam 2 hari, 1 periode praktek di ikuti oleh 6 orang
 KLINIK DYAH MEDIKA 2
Jl.Raya Semarang-Demak Km.12,4 Onggorawe RT.03/04 Loireng
Kec.Sayung Kab.Demak 59563 Telp.(024)76450051
Gmail: klinikdyahmedika2@gmail.com

VI. Sasaran
Sasaran kegiatan On The Job Training (Praktek kerja Magang) di Balkesmas
Wilayah Semarang adalah petugas di klinik pratama yang belum pernah
mengikuti pelatihan Rekam medis.

VII. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan

Pelatihan On The Job Training (Praktek kerja Magang) di Balkesmas Wilayah
Semarang dilaksanakan pada:
No Tgl Hari waktu Kegiatan Tempat
1 2 agustus Jumat 08.00 s/d selesai Pembukaan Aula lt3 balkesmas
2019 wil semarang.
2 6 agustus Selasa 10.00 s/d selesai Praktek 1 Ruang rekam
2019 medis dan
pendaftaran
balkelmas wil.
Semarang
3 7 agustus Rabu 10.00 s/d selesai Praktek 2 Ruang rekam
2019 medis dan
pendaftaran
balkelmas wil.
Semarang
4 15 agustus kamis 10.00 s/d selesai Closing Aula lt3 balkesmas
2019 pelatihan wil semarang.

VIII. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporannya

a. Evaluasi pelaksanaan kegiatan adalah evaluasi terhadap jadwal
pelaksanaan Pelatihan On The Job Training (Praktek kerja Magang) di
Balkesmas Wilayah Semarang yang dituangkan dalam lapooran
b. Evaluasi hasil Pelatihan On The Job Training (Praktek kerja Magang) di
Balkesmas Wilayah Semarang dilaksanakan oleh tim mutu setelah
dilakukannya sosialisasi untuk dilaporkan kepada pimpinan klinik.

IX. Pencatatan, Pelaporan dan Evaluasi Kegiatan

a. Pencatatan kegiatan Pelatihan On The Job Training (Praktek kerja Magang)
di Balkesmas Wilayah Semarang meliputi tanggal pelaksanaan, waktu
pelaksanaan, susunan acara serta dokumentasi berupa ringkasan materi
b. Dokumentasi kegiatan setidaknya memuat 2 – 4 gambar yang dicetak dan
disertakan dalam berkas laporan
 KLINIK DYAH MEDIKA 2
Jl.Raya Semarang-Demak Km.12,4 Onggorawe RT.03/04 Loireng
Kec.Sayung Kab.Demak 59563 Telp.(024)76450051
Gmail: klinikdyahmedika2@gmail.com

c. Pada tahap akhir pelatihan akan dilakukan evaluasi kepada peserta

melalui praktek tentang rekam medis
d. Laporan kegiatan pelatihan On The Job Training (Praktek kerja Magang) di
Balkesmas Wilayah Semarang dibuat oleh petugas pelaksana dan
dilaporkan kepada pimpinan klinik
Demak, 20 Juli 2019
Mengetahui, Penanggung Jawab Mutu
Pimpinan Klinik

dr. Febrianto Fendy Prasetyo Nurul Hidayati, S.Farm.,Apt