MAKALAH PENGAUDITAN 2

PEMBELIAN & PEMBAYARAN DP MALL SEMARANG

DIBUAT OLEH :
CILVIA GRESTIN S 17.G1.0171
DEVINA GUNADI 17.G4.0004
ELISA FARIDA 17.G4.0009
MARKUS IVAN 17.G4.0011

FAKULTAS EKONOMI & BISNIS

UNIVERSITAS KATOLIK SOEGIJAPRANATA
SEMARANG
2019/2020

1
 DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR .................................................................................................................................. 3
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................................................. 4
1.1 LATAR BELAKANG MASALAH.............................................................................................. 4
1.2 PROFIL PERUSAHAAN ............................................................................................................. 4
1.2.1 VISI ....................................................................................................................................... 5
1.2.2 MISI ...................................................................................................................................... 5
1.2.3 STRUKTUR ORGANISASI ............................................................................................... 5
1.3 RUMUSAN MASALAH .............................................................................................................. 5
1.4 TUJUAN PENULISAN ................................................................................................................ 5
1.5 METODE PENGUMPULAN DATA ........................................................................................... 6
BAB II ISI .................................................................................................................................................... 7
2.1 ANALISIS SITUASI .................................................................................................................... 7
2.2 TUJUAN AUDIT.......................................................................................................................... 8
2.3 PROSEDUR PEMBELIAN DAN PEMBAYARAN ................................................................... 9
2.4 SARAN ....................................................................................................................................... 15
BAB III PENUTUP .................................................................................................................................... 18
3.1 KESIMPULAN ........................................................................................................................... 18
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................................................. 19
LAMPIRAN................................................................................................................................................ 20

2
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa karena telah melimpahkan
rahmat-Nya kepada kami berupa pengetahuan dan kesempatan, sehingga makalah ini dapat
terselesaikan tepat pada waktunya.
Terima kasih yang sebesar-besarnya kepada Ibu Sih Marmaning Damar Endah, S.E., M.Si.
selaku dosen dari mata kuliah Pengauditan 2 Fakultas Ekonomi dan Bisnis Program Studi
Akuntansi Universitas Katolik Soegijapranata Semarang, yang telah mengajarkan kami tentang
pengetahuan bagaimana cara melakukan proses audit terhadap perusahaan - perusahaan besar yang
sangat bermanfaat bagi kehidupan kami di kemudian harinya sebagai sarjana akuntansi.
Terima kasih juga kami ucapkan kepada teman-teman mata kuliah Pengauditan 2 yang telah
membantu kami dengan memberikan dorongan dan ide-ide, sehingga makalah ini bisa disusun
dengan baik apa adanya.
Kami berharap semoga makalah ini bisa menambah pengetahuan dan menginspirasi para
pembaca. Namun terlepas dari itu, kami selaku penulis memahami bahwa makalah ini masih jauh
dari kata sempurna, sehingga kami sangat mengharapkan kritik serta saran yang bersifat
membangun demi terciptanya makalah yang lebih baik lagi.

Semarang, 6 Oktober 2019

Penulis

3
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG MASALAH

Perusahaan adalah tempat manusia bekerja untuk mendapatkan uang dan
memenuhi kebutuhan financial. Ada tiga jenis perusahaan, yaitu Perusahaan Jasa,
Perusahaan Dagang dan Perusahaan Manufaktur. Perusahaan Jasa adalah perusahaan
yang menghasilkan atau memproduksi barang tak berwujud (jasa). Semua perusahaan
tentu memerlukan barang atau jasa untuk menunjang pelaksanaan usaha sebuah
perusahaan. Contohnya, perusahaan laundry akan membutuhkan persediaan sabun yang
harus selalu siap sedia.
Pembelian merupakan salah satu kegiatan pengadaan barang atau jasa yang
menjadi kebutuhan perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya. Kegiatan
pembelian dapat berjalan, apabila terdapat sumber keuangan serta prosedur dalam
menjalankannya. Pengendalian juga tidak dapat dipisahkan pada bagian ini karena dengan
adanya pengawasan maka perusahaan dapat menilai kegiatan pembelian ini telah
dijalankan secara efektif dan efisien atau perlu di evaluasi dan dilakukan perbaikan.
1.2 PROFIL PERUSAHAAN
Pertiwi Mall atau yang sering kita kenal dengan DP Mall Semarang, adalah
perusahaan yang bergerak di bidang pengembang pusat perbelanjaan. DP Mall terletak di
lokasi yang sangat strategis di Kota Semarang, yakni dekat dengan Kantor Walikota
Semarang dan Lawang Sewu yang merupakan tempat wisata terpopuler di Kota
Semarang. Pusat Perbelanjaan ini beralamat di Jalan Pemuda No 150, Kota Semarang,
Provinsi Jawa Tengah, Indonesia.
DP Mall beroperasi mulai beroperasi tanggal 31 Agustus 2007 dan saat ini
dikelola oleh PT. Wijaya Pratama Raya. Dimana PT. Wijaya Pratama Raya merupakan
entitas anak dibawah PT Duta Pertiwi Tbk yang tergabung dalam Sinarmas Group yang
telah lebih dari 25 tahun mendirikan serta mengelola berbagai proyek properti di
Indonesia baik perhotelan, gedung perkantoran, pusat perbelanjaan, dan masih banyak
lagi.

4
 DP Mall menempati luas wilayah sebesar 2,6 hektar. DP Mall menjadi pelopor
sebagai pusat perbelanjaan yang menggunakan travelator sehingga memudahkan
pengunjung dalam berbelanja apabila menggunakan trolley serta memberikan kemudahan
akses bagi para penyandang disabilitas dalam berpindah lantai mulai dari lantai dasar
hingga ke area food court yang terletak pada lantai paling atas di DP Mall Semarang.
1.2.1 VISI
“Menjadi pemenang dalam pasar yang kompetitif dengan fokus utama pada
kepuasan pelanggan dan profesionalisme.”
1.2.2 MISI
“Membangun untuk perkembangan kualitas hidup dan aktivitas ekonomi”
1.2.3 STRUKTUR ORGANISASI

Gambar 1.1 : Struktrur Organisasi PT Duta Pertiwi Tbk

1.3 RUMUSAN MASALAH
1. Bagaimanakah situasi sistem pembelian di DP Mall?
2. Apa tujuan dari audit pada fungsi pembelian?
3. Bagaimanakah prosedur pembelian dan pembayaran pada DP Mall?
4. Apa kelemahan yang ada pada fungsi pembelian?
5. Apa tindakan yang dapat dilakukan terhadap kelemahan atau resiko pada fungsi
pembelian?
1.4 TUJUAN PENULISAN
1. Untuk mengetahui situasi sistem pembelian di DP Mall Semarang?

5
 2. Untuk mengetahui tujuan dari audit pada fungsi pembelian?
3. Untuk mengetahui prosedur pembelian dan pembayaran pada DP Mall Semarang?
4. Untuk mengetahui kelemahan yang ada pada fungsi pembelian?
5. Untuk memberikan tindakan yang dapat dilakukan terhadap kelemahan atau resiko
pada fungsi pembelian?

1.5 METODE PENGUMPULAN DATA

Metode yang digunakan dalam pengumpulan data untuk penyusunan makalah ini
adalah dengan menggunakan metode Studi Pustaka serta Wawancara. Penulis membaca
dan mempelajari beberapa buku atau literatur yang berkaitan dengan objek penulisan.
Penulis melakukan wawancara terhadap General Manager DP Mall Semarang serta salah
satu pegawai TRM (unit yang mengurusi dan bertanggung jawab terhadap pembelian dan
pembayaran yang terjadi dalam DP Mall Semarang) untuk memperdalam objek penulisan.

6
 BAB II
ISI

2.1 ANALISIS SITUASI

DP Mall memiliki sebuah unit khusus yang bertanggung jawab terhadap Sistem
Pembelian dan Pembayaran. Unit tersebut disebut TRM atau Tender Resource Manager.
Pengadaan yang dilakukan oleh TRM dikelompokkan menjadi 3 jenis :
a. BARANG
Pengadaan Barang di DP Mall Semarang menggunakan Form
Permintaan Barang atau yang disingkat FPB. Barang disini didefinisikan sebagai
barang yang memiliki jangka waktu tertentu. Untuk Barang dibawah General Affair,
seperti Alat Tulis Kantor dan Office supply selalu diadakan setiap satu bulan sekali.
Oleh karena itu, TRM akan mengedarkan FPB kepada unit lainnya setiap satu bulan
sekali.
Untuk pengadaan barang lain yang bersifat membutuhkan stock seperti Lampu,
Kabel, Tissue Toilet, Sabun, dan lain sebagainya, akan diadakan sesuai dengan
permintaan dari unit terkait seperti Cleaning Service atau unit lainnya.
b. JASA
Pengadaan Jasa difasilitasi menggunakan Form Permintaan Tender
atau disingkat FPT. Jasa yang dimaksudkan adalah penggunaan jasa untuk menunjang
fasilitas dan operasional dari Perusahaan, seperti jasa pemeliharaan AC (Air
Conditioner), jasa penyedia jaringan nirkabel (WI-FI), dan lain sebagianya. FPT juga
berlaku ketika unit akan melakukan kontrak tender.
c. PROJECT
Pengadaan Project akan dilakukan dalam keadaan khusus, seperti
beberapa waktu yang lalu ketika DP Mall sedang melakukan renovasi, maka akan
dilakukan pengadaan Project. Pengadaan jenis ini juga berlaku bagi pengadaan Barang
yang besarnya diatas 100 juta rupiah. Form yang digunakan adalah FPT seperti halnya
pengadaan Jasa.

7
 Dalam pelaksanaannya, TRM hanya bertanggung jawab untuk menjalankan teknis
- teknis dalam pengadaan yang ada dan dibutuhkan oleh unit - unit yang ada di DP Mall
Semarang. Namun untuk beberapa kebutuhan dalam jumlah yang amat besar, dalam proses
negosiasi, TRM harus melibatkan tim independen yang bertugas untuk mengesahkan dan
melakukan negosiasi terhadap pengadaan dan pembelian yang nominalnya tergolong
sangat besar. Tim tersebut bernama TC atau Tender Committee.
Tender Committee adalah tim gabungan dari General Manager, Financial Advisor,
dan penanggung jawab dari tim TRM sendiri. General Manager menjadi decision making
dalam pembelian-pembelian atau tender-tender yang sangat besar. Financial Advisor
berperan sebagai penasihat keuangan agar keputusan sesuai dengan keadaan keuangan
perusahaan. Dan perwakilan TRM untuk pelaksana teknis pertemuan, kesepakatan,
kesiapan dokumen dan lain sebagainya.

2.2 TUJUAN AUDIT

Pembelian merupakan proses pengadaan barang ataupun unit-unit operasi pada
perusahaan. Dalam pelaksanaan pembelian juga diperlukan adanya audit manajamen yang
akan memastikan efektifitas dan efisiensi perusahaan dalam membelanjakan sumber daya
keuangan mereka. Berikut ini merupakan tujuan audit terhadap pembelian:
Pemeriksaan pengendalian
 Untuk menilai kelengkapan atau ketersediaan dari barang atau persediaan DP Mall.
Sehingga setelah itu dapat melihat prosedur penentuan kebutuhan
 Untuk memastikan apakah segala kebutuhan-kebutuhan tersebut dapat menunjang
kegiatan atau operasional DP Mall.
Otorisasi pembelian
 Untuk menilai pihak-pihak mana saja yang terkait dan bertanggung jawab terhadap
proses pembelian.
 Untuk menilai otorisasi pembelian dan apakah pada akhirnya disetujui terkait
pembelian tersebut.

8
 Pembelian
 Untuk mengetahui apakah terdapat prosedur untuk memastikan terkait produk atau
unit-unit yang dipesan benar-benar sesuai dengan pesanan.
 Untuk menilai apakah telah dilakukan usaha untuk meningkatkan efisiensi dalam
kegiatan pembelian.
Penerimaan pesanan
 Untuk memastikan apakah petugas atau pihak-pihak yang terkait dengan penerimaan
barang telah bertanggung jawab dan melakukan prosedur sesuai dengan yang
ditetapkan oleh DP Mall.
Pengendalian pembayaran atau penyelesaian keuangan
 Untuk mengetahui apakah telah dilakukan langkah-langkah pengendalian yang
dilakukan sebelum dilakukannya pembayaran.
 Untuk meneliti terkait potongan-potongan ataupun negosiasi yang mungkin terjadi dan
apakah jumlahnya sesuai.

2.3 PROSEDUR PEMBELIAN DAN PEMBAYARAN

1. Proses pembelian dan pembayaran barang (Form Pembelian Barang/FPB)

Gambar 2.1 Pembelian dan Pembayaran FPB

9
 Setiap bulannya DP Mall akan mengeluarkan FPB yang bisa digunakan user untuk
melakukan pemesanan barang. User atau divisi akan mengklasifikasikan pembelian
tersebut apakah dibawah 100 juta maupun diatas 100 juta.
 Jika kurang dari 100 juta
Pemesanan akan dilaporkan ke TRM, semua pesanan tersebut akan direkap oleh TRM
sehingga TRM mengetahui barang apa saja yang harus dibelinya. TRM akan mencari
dan menawarkan harga ke pihak penyedia untuk bekerja sama dengan DP Mall, jika
pihak penyedia yang ingin bekerja sama ada lebih dari 3, maka proses negosiasi bisa
dilaksanakan seperti kesepakatan harga, tanggal kapan barang dikirim, dan lain
sebagainya. Ketika kerja sama tersebut telah disepakati maka DP Mall akan melakukan
pemesanan pada pihak penyedia tersebut.
Terkadang dalam mencari pihak penyedia ada kalanya pihak penyedia tidak
menyetujui kesepakatan yang berlaku (kurang dari 3 penawaran), maka TRM dapat
melakukan konsultasi dengan TC mengenai pihak-pihak mana saja yang ingin diajak
kerja sama. Setelah berdiskusi, maka TC akan melaporkan kembali kepada TRM,
pihak penyedia mana yang akan diajak bekerja sama. TRM akan melakukan negosiasi
dengan pihak penyedia tersebut, dan jika kerja sama telah disepakati maka DP Mall
akan melakukan pemesanan pada pihak penyedia tersebut.
 Jika diatas dari 100 juta
Divisi akan langsung meminta penerbitan FPT jika ternyata pemesanan barang yang
dilakukan lebih dari 100 juta, disertai juga dengan membuat rencana anggaran biaya
(RAB). FPT dan RAB tersebut kemudian akan diserahkan kepada TRM untuk
dipelajari barang seperti apa yang dibeli, karena pembelian ini termasuk pembelian
yang besar maka TRM akan melakukan proses tender untuk mencari pihak penyedia.
Proses negosiasi akan dilakukan jika DP Mall telah menyetujui pihak mana yang akan
diajaknya bekerja sama dan langsung melakukan pemesanan.

10
 Pembelian barang di DP Mall menggunakan termin 30 hari dengan kelengkapan
dokumen seperti berikut:
 Rincian PO (Pre Order)
 Surat Jalan
 Invoice
 Kwitansi
 Faktur Pajak
2. Proses pembelian dan pembayaran jasa dan project (Form Permintaan Tender/FPT)

Gambar 2.2 Pembelian dan Pembayaran FPT

Divisi akan mengidentifikasi keperluan-keperluan yang perlu dilakukan, proses ini
dapat dikenal dengan TOR (Term of Reference), jika proses identifikasi ini telah selesai
maka divisi akan meminta penerbitan FPT, disertai juga dengan pembuatan rencana
anggaran biaya (RAB). FPT dan RAB tersebut akan diserahkan kepada TRM untuk
menjadi pertimbangan dalam melakukan pemeriksaan keadaan. TRM akan
mengklasifikasikan barang apa saja yang diperlukan, namun pada proses klasifikasi untuk
pembelian dan pembayaran project akan persediaan barang akan dipisah menjadi dua, yaitu
 SBO (Supply By Owner)
Persediaan barang ini akan disediakan oleh pihak DP Mall sendiri, contohnya
pengadaan genset.
 NSC (Nominated Sub Contractor)
Persediaan barang ini akan disediakan oleh pihak kedua yang menjalin kerja sama
dengan DP Mall ketika proses tender, contohnya adalah ketika perbaikan DP Mall,
pihak kontraktor menyediakan keramik, cat, kusen alumunium, dan lain-lain.
DP Mall akan mulai melakukan proses negosiasi dengan pihak-pihak penyedia dan
menjalin kerja sama. Setelah kerja sama berhasil disepakati maka DP Mall akan
menerbitkan surat perintah kerja (SPK) agar pembelian tersebut segera dilaksanakan.

11
 Pembelian dan pembayaran jasa maupun project menggunakan sistem kontrak
dengan kontrak termin tiap bulan atau setelah pekerjaan selesai 30 hari dengan
kelengkapan dokumen seperti berikut:
 Surat Perintah Kerja (SPK)
 Berita Acara Progres (BAP)
 Berita Acara Progres Pekerja (BAPP)
 Invoice
 Kuitansi
 Faktur Pajak
3. Proses pembelian dan pembayaran jika ada kondisi darurat
Dalam menangani keadaan darurat dalam proses bisnis, DP Mall mempunyai
proses pembelian yang hanya bisa dilakukan saat keadaan darurat seperti trafo meledak,
Air Conditioner (AC) mati total. Proses ini dapat dilakukan dengan kelengkapan dokumen
seperti berikut:
 Memo Emergency
 Berita Acara dan Foto
 Rencana Anggaran Biaya
 Surat Perintah Kerja (SPK)
4. Proses pembelian dan pembayaran yang dilakukan secara tunai
Pembelian di DP Mall bisa dilakukan secara tunai oleh user jika pembelian tersebut
nilainya kurang dari satu juta rupiah. Misalnya pembelian ATK ketika ada kegiatan
mendadak.
5. Di setiap kegiatan pembelian pada suatu perusahaan, pasti akan mengenal istilah retur.
Retur pembelian disebabkan oleh tidak sesuainya pesanan barang ataupun barang
tersebut rusak. Dimana bagian TRM DP Mall akan melakukan pemeriksaan barang terlebih
dahulu ketika barang telah sampai, maka dapat meminimalisir adanya kemungkinan barang
yang tidak sesuai atau rusak. Pemeriksaan ini berlangsung selama 3 hari, jika lebih dari 3
hari maka proses retur tidak dapat dilakukan.

II. IV POTENSI KELEMAHAN

 Sistem Mengalami Down

12
 Dalam mengelola perusahaan, pihak manajemen DP Mall Semarang telah
sepenuhnya menerapkan sebuah sistem yang dapat mengintegrasikan dan
mengotomatisasikan proses bisnis agar kinerja dari DP Mall dapat berjalan secara efektif
dan efisien yang sering disebut juga ERP (Enterprise Resource Planning). Pada sistem ini
data - data perusahaan disimpan pada sebuah server.
Selama ini sistem ERP yang dijalankan oleh DP Mall berjalan dengan baik dan
lancar tanpa adanya suatu kendala. Namun kelompok kami menemukan sesuatu hal yang
kedepannya akan menjadi masalah bagi manajemen DP Mall Semarang, yaitu bila
terjadinya gangguan pada sistem. Terjadinya gangguan pada server menyebabkan
terganggunya sistem ERP yang dimiliki oleh DP Mall. Terganggunya sistem ERP ini
menyebabkan proses bisnis yang terjadi pada DP Mall Semarang menjadi terhambat dan
dapat berimbas pada hambatan pada kinerja operasional perusahaan.
 Diperlukan pengaturan ulang terhadap sistem apabila ada pegawai yang resign
Dalam mengelola perusahaan, pihak manajemen DP Mall Semarang telah
menerapkan sebuah sistem yang dapat mengintegrasikan dan mengotomatisasikan
proses bisnis agar kinerja dari DP Mall dapat berjalan secara efektif dan efisien yang
sering disebut juga ERP (Enterprise Resource Planning). Dalam sistem ini, untuk
melalukan persetujuan agar sebuah aktivitas dapat berjalan diperlukan persetujuan dari
beberapa pihak. Apabila ada 1 pihak yang tidak melakukan proses persetujuan (seperti
: ada pegawai yang resign) maka harus dilakukan pengaturan ulang terhadap sistem
yang biasanya memakan waktu maksimal 3 hari sejak dilakukan pengaturan ulang.
Selama ini proses pengaturan ulang sistem yang dijalankan oleh DP Mall berjalan
dengan baik dan lancar tanpa adanya menyebabkan suatu kendala. Namun kelompok
kami menemukan sesuatu hal yang kedepannya akan menjadi masalah apabila hal ini
terus dilakukan secara berulang yakni : Jika dalam proses pengaturan ulang terhadap
sistem ternyata harus ada memerlukan persetujuan maka akan pengaturan ini akan
tertunda. Proses persetujuan yang tertunda menyebabkan aktivitas tersebut mengalami
pemunduran jadwal.

13
 Beban Kerja TRM terlalu berat
TRM ( Tender Resource Manager ) menjadi satu - satunya unit yang secara
independen mengurusi tentang pembelian dan pembayaran dari keseluruhan unit yang
ada di DP Mall. Selama ini kinerja dari unit ini sangatlah bagus dan berjalan tanpa
kendala yang cukup berarti.
Namun kelompok kami menemukan sesuatu hal yang kedepannya akan
menjadi masalah bagi unit ini yaitu beban kerja dari unit TRM ini sendiri. Pertama,
TRM harus mengurusi pembelian barang, pengadaan jasa (seperti : Perbaikan
peralatan, Outsourcing, dan kontrak service) serta pengadaan yang berupa project.
Kedua, pengeluaran tentu harus dilaporkan secara lengkap dan mendetail,disetiap
minggunya, TRM harus membuat minimal 2 laporan pertanggungjawaban atas
pembelian yang dilakukan di minggu tersebut. Dan setiap akhir bulan TRM masih
harus membuat 3 laporan mengenai pembelian barang, pengadaan jasa serta pengadaan
yang berupa project. Apabila beban kinerja dari TRM tidak dilakukan pembenahan
maka akan mengganggu proses pembelian dan pembayaran dari seluruh unit yang ada
di DP Mall sehingga kinerja DP Mall pun juga akan ikut terganggu.
 Pembuatan Laporan Pertanggung Jawaban masih dilakukan secara manual
Untuk pembuatan laporan pertanggung jawaban yang dilakukan oleh TRM masih
dilakukan secara manual. Hal ini untuk saat ini belum menjadi masalah bagi TRM,
namun kelompok kami menemukan bahwa kedepannya akan menjadi masalah. Sebab
setiap minggunya unit ini harus membuat laporan sebanyak 2 sedangkan untuk setiap
akhir bulan unit ini akan membuat laporan sebanyak 3. Tentu akan menambah beban
kerja dari unit TRM dan kelompok kami merasa hal ini kurang efisien dan efektif.
 Sistem di hack
Dimana DP Mall menggunakan sistem ERP dalam kegiatan operasionalnya, hal ini
sangat mungkin terjadi sistem di hack, data hilang ataupun pelanggaran terhadap hak
akses ke sistem tersebut.
.

14
  Semua pembelian dilakukan secara kredit, dengan termin.
Pada kegiatan pembelian yang dilakukan oleh DP Mall Semarang, pembelian dalam
jenis apapun, pembayaran disamakan menggunakan sistem kredit, dengan termin 30
hari dari tanggal kesepakatan atau tanggal pengeluaran Pre-Order. Hal ini, menurut
kami menyebabkan terbatasnya vendor baru untuk berani melakukan pengadaan dan
kerjasama. Terlebih lagi, tidak adanya uang muka ketika proses pembelian itu terjadi.
Hal ini akan membuat pihak penyedia akan berpikir dua kali jika ingin bekerja sama
dengan DP Mall Semarang. Karena penyedia dana membutuhkan waktu untuk
mencairkan dana sesuai dengan termin. Walaupun tentu saja sudah diadakan negosiasi
dan kesepakatan sebelumnya.
 Pembuatan Laporan Pertanggung Jawaban masih dilakukan secara manual
Setiap minggunya TRM akan membuat laporan pembelian dan pembayaran sebanyak
2 laporan yang terdiri dari laporan untuk FPB dan FPT. Tiap bulannya juga TRM akan
membuat laporan pembelian dan pembayaran kembali sebanyak 3 laporan yang terdiri
dari laporan untuk barang, jasa, dan project. Hal ini, menurut kami tidak efektif dan
efisien karena akan semakin menambah pekerjaan TRM.

2.4 SARAN
1. Beban Kerja TRM terlalu berat
Untuk mengatasi beban kerja TRM yang menurut kami terlalu berat, kelompok
kami mengusulkan kepada manajemen DP Mall Semarang agar pembelian serta
pembayaran yang dilakukan seluruh unit yang ada di DP Mall Semarang tidak hanya
diurus satu unit saja yakni TRM. Namun TRM sebagai sebuah unit bisa dipecah
menjadi 3 divisi yakni Pertama, divisi yang mengurusi dan bertanggung jawab terhadap
pembelian barang yang dibutuhkan pihak manajemen (seperti : Peralatan dan
Perlengkapan Kantor) dan yang menjadi persediaan (seperti : Lampu, Kabel, Tissue,
dll). Kedua, divisi yang mengurusi dan bertanggung jawab terhadap pembelian jasa
(seperti : Outsourcing, Jasa Perbaikan , dan Kontrak Service). Ketiga, divisi yang
mengurusi dan bertanggung jawab terhadap pembelian yang bersifat project.

15
 Dengan adanya divisi - divisi seperti ini maka tugas yang dikerjakan bisa lebih
terfokus sehingga kami berharap kinerja TRM menjadi efektif dan efisien. Dimana
setiap bagian-bagian tadi dapat menilai ke-efisiensian dalam melakukan pembelian
guna memakai sumber daya keuangan perusahaan dengan optimal.
2. Diperlukan setting ulang terhadap sistem apabila ada pegawai yang resign
Untuk mengatasi setting ulang terhadap sistem apabila ada pegawai yang
resign, kelompok kami mengusulkan kepada manajemen DP Mall Semarang agar
disediakan sebuah fitur yang memungkinkan untuk menghapus hak akses terhadap
karyawan yang telah resign. Cara kerjanya adalah ketika ada pegawai yang resign
maka pihak manajemen bisa berkomunikasi dengan IT Support untuk melakukan
remove terhadap pegawai yang resign.
3. Sistem Mengalami Down
Sistem ERP yang dimiliki DP Mall memang belum pernah mengalami down.
Namun kami menyarankan untuk melakukan beberapa tindakan represif untuk
mengantisipasi masalah ini agar tidak mengganggu aktivitas proses bisnis. Menurut
kelompok kami langkah yang perlu dilakukan adalah : Perlu adanya sistem yang dapat
mengatur proses bisnis namun dilakukan tanpa menggunakan server. Jadi sistem
dilakukan secara manual dengan kembali menggunakan paper base.
4. Sistem di hack
Dapat dilakukan pembatasan akses terhadap sistem ERP, misalnya dengan
membuat dan mengubah password secara berkala. Selain itu, dilakukan backup data
secara rutin, untuk meminimalisir kehilangan data ataupun kemungkinan buruk lainnya
terkait data tersebut.
5. Semua pembelian dilakukan secara kredit, dengan termin.
Dapat kembali mempertimbangkan sistem pembayaran yang berlaku, misalnya
dengan adanya pembayaran uang muka terlebih dahulu jika pembayaran atas
pembeliannya diatas 100 juta, karena pembelian tersebut tergolong dalam jumlah yang
besar, dan pastinya pihak penyedia akan merasa keberatan. Sehingga dalam mencari
penyedia ataupun melakukan kesepakatan, DP Mall tidak akan kesulitan.

16
6. Pembuatan Laporan Pertanggung Jawaban masih dilakukan secara manual.
Dalam melakukan pemesanan, DP Mall sudah memiliki sistem yang
menunjang, alangkah baiknya jika dalam sistem tersebut ditambahkan fitur yang
memungkinkan adanya validasi langsung dari pihak-pihak yang terkait. Sehingga tidak
memerlukan waktu yang lama dalam memastikan bahwa pesanan tersebut telah
terealisasi

17
 BAB III
PENUTUP

3.1 KESIMPULAN
Pembelian merupakan bagian yang penting dalam proses operasional suatu
perusahaan. Dimana tujuannya yaitu menyediakan barang atau unit untuk pelanggan.
Sehingga perlu diperhatikan prosedur ataupun langkah-langkahnya hingga barang diterima
dan pembayaran dilaksanakan. Dapat disimpulkan juga bahwa DP Mall melakukan semua
pembeliannya secara kredit.
Dalam melakukan proses pembelian dan pembayaran, DP Mall memiliki unit
tersendiri untuk mengurus proses ini yaitu TRM (Tender Resource Manager). Proses
pembelian dan pembayaran pada DP Mall dikelompokkan menjadi 3 jenis, yaitu
barang,jasa, dan project.
Adanya audit terhadap sistem pembelian dapat menilai apakah perusahaan dapat
dengan efisien dan efektif dalam memakai sumber daya keuangannya.

18
 DAFTAR PUSTAKA

 Annual Report. PT Duta Pertiwi Tbk.https://sinarmasland.com/discover-properties/retail -

trade-center/dp-mall-semarang. 2018.
 https://id.wikipedia.org/wiki/DP_Mall (yang diakses pada tanggal 3 Oktober 2019, pada
pukul 15.43 WIB)

19
 LAMPIRAN

Pelaksanaan Wawancara bersama Generall Manager DP Mall Semarang

20