3 Tampilan Baru
3.1 Ribbon dan Office Backstage
3.2 Perangkat Manajemen Workbook
3.3 Chart Baru dan Equation di dalam Text Box
3.4 Koleksi Tema Baru
3.5 Paste dengan Preview Live
3.6 Sarana Edit Gambar Baru
1
1 Menjelajah Excel 2010
Microsoft Excel 2010 adalah program spreadsheet yang mudah digunakan,
namun sangat canggih, karena dilengkapi berbagai fasilitas pengolahan data.
Excel 2010 merupakan salah satu program dari paket MS Office 2010, yang
sering dipakai mahasiswa, ilmuwan, bahkan peneliti ilmiah. Tidak hanya
menggantikan tugas kalkulator, Excel mampu menghitung lebih cepat,
akurat, namun juga mampu menganalisa data ataupun grafik, mengambil
kesimpulan, manajemen tabel, kalkulasi dengan formula atau fungsi, bahkan
piawai menghitung pada halaman web.
Cara menjalankan Excel 2010 adalah: klik tombol Start Æ All Programs Æ
Microsoft Office Æ Microsoft Excel 2010. Maka muncul bidang kerja
Excel 2010. Yang sekaligus tercipta sebuah buku kerja baru bernama Book1.
Gambar 1.1 menunjukkan elemen-elemen bidang kerja Excel 2010.
2
• Tombol Close. Untuk menutup Excel 2010.
• Nama file buku kerja. Nama buku kerja yang sedang aktif terbuka.
Sebuah buku kerja terdiri atas beberapa lembar kerja. Minimal satu lembar,
default-nya tiga lembar. Kita bisa menambah dan mengurangi lembar kerja.
• Formula di dalam Sel aktif. Jika pada sel aktif terdapat fungsi atau
formula, akan ditampilkan pada bagian ini.
• Lokasi Sel aktif. Garis keliling sel aktif lebih tebal daripada sel lain.
Tab aktif berwarna lebih terang daripada tab lain. Secara default, tab
aktif adalah tab paling kiri.
3
Gambar 1.2 Bagian-bagian lembar kerja
4
sampai H), dan sisanya tersembunyi di sebelah kanan layar (kolom I,
J, dan seterusnya).
1.1 Mengisi Data pada Sel
Kita bisa mengisi data berupa angka atau teks. Berikut ini prosedur mengisi
data ke dalam sel.
1 Klik sel tujuan agar aktif, misalnya B3. Maka alamat sel aktif
ditampilkan di kotak alamat.
5
Sel aktif tampak berbeda daripada sel-sel lain, yaitu garis
kelilingnya lebih tebal. Gambar 1.3.
2 Tulislah data langsung pada sel aktif itu, atau pada kotak formula.
Letak data angka adalah merapat ke sisi kanan sel. Sebaliknya, data teks akan
merapat ke kiri.
Kalau kita menulis pada dua sel yang berdekatan, dan kedua data memiliki
pola tertentu, maka Excel bisa mengenali pola ini. Kemudian Excel akan
menebak data berikutnya yang akan kita isikan.
• Andaikan kita menulis Jul, lalu Jun, maka Excel akan gampang
menebak data berikutnya, yaitu May, Apr, Mar, Feb, dan seterusnya.
Ketika urutan sudah sampai pada Jul, akan berulang lagi ke Jun, lalu
May, dan seterusnya.
6
• Kalau kita tulis 300 lalu 250, maka Excel akan mudah menulis data-
data berikutnya, yaitu 200, 150, 100, dan seterusnya.
• Jika kita tulis Jan lalu Mar, maka data tebakan Excel berikutnya
adalah May, Jul, Sep, dan seterusnya.
Pola menaik atribut teks juga bisa dikenali oleh Excel. Misalnya kita menulis
Kota 1, lalu Kota 2, maka data berikutnya bisa ditebaknya, yaitu Kota 3, Kota
4, dan seterusnya.
2 Klik sel B2 lalu tarik sampai sel C2, sehingga keduanya tersorot.
3 Letakkan pointer mouse di pojok kanan bawah sel C2. Maka pointer
mouse akan berubah bentuk. Perhatikan Gambar 1.4.
Ketika penyeretan berada di atas sel D2, muncul data Mar. Dan di
atas E2 muncul Apr. Demikian seterusnya.
5 Tepat di atas sel G2, lepaskan klik. Maka terbentuk deretan data
dengan urutan Jan, Feb, Mar, Apr, May, dan Jun. Gambar 1.5.
6 Klik sel A3, lalu tulislah Kota 1. Dan pada sel A4 tulis Kota 2.
7
7 Isikan data berikutnya dengan cara seperti nomor 5, namun arahnya
menurun (kolom). Sehingga pada sel A5 dan A6 secara otomatis
terisi Kota 3 dan Kota 4.
8 Pada sel B3 dan C3 tuliskan 125 dan 165. Lalu dengan cara otomatis
seperti di atas, isikan data berikutnya sampai sel G3.
9 Ulangi langkah nomor 9 di atas untuk sel B4 dan C4, dengan data
300 dan 250. Kemudian lanjutkan secara otomatis sampai sel G4.
10 Pada sel B5 dan C5 tuliskan 175, dan 175. Lalu teruskan secara
otomatis sampai sel G5.
11 Sorotlah range B4:G5, lalu tarik ke bawah untuk mengisi data untuk
range B6:G6.
1.2 Menghitung dengan Formula
Excel adalah program untuk menganalisa data. Kegiatan analisa paling dasar
adalah menjalankan perhitungan.
8
Prosedur selengkapnya adalah:
Penulisan formula tidak harus pada kotak formula, namun bisa langsung pada
sel. Berikut ini contoh formula lainnya:
Untuk proses hitungan yang melibatkan lebih dari satu operator, ada
ketentuan yang harus diperhatikan, yaitu Excel akan menerapkan hierarki.
Proses perhitungan akan dimulai dari kiri ke kanan. Namun, jika operator di
sebelah kanan memiliki hierarki yang lebih tinggi, maka urutan proses adalah
dari kanan ke kiri.
9
Urutan proses dari kiri ke kanan sebab operator + dan – memiliki
tingkat yang sama.
Pada formula kali ini, angka dan operator yang digunakan sama
dengan formula sebelumnya, namun berbeda dalam hal pemakaian
tanda kurung. Sehingga proses dengan operator penambahan (+)
akan mendahului proses dengan operator pangkat (^).
1.3 Memakai Fungsi
Selain formula yang kita tulis sendiri, Excel telah menyediakan berbagai
macam formula yang sudah jadi. Formula siap pakai ini disebut fungsi.
Pernyataan suatu fungsi diawali nama fungsi lalu diikuti sepasang tanda
kurung. Di dalam tanda kurung terdapat argumen yang bertugas sebagai
penampung nilai yang akan diproses fungsi. Peran argumen ini mirip tugas
variabel pada rumus matematika atau fisika. Pada sebuah fungsi, biasanya
terdapat lebih dari satu argumen. Penulisan masing-masing argumen
10
dipisahkan oleh titik koma (;). Misalnya fungsi bernama DAVERAGE di
bawah ini:
DAVERAGE(database;field;criteria)
Keterangan:
Jadi, agar fungsi tersebut bisa berproses secara benar, maka kita harus
menyiapkan tiga macam data, yaitu:
Untuk menulis fungsi di dalam Excel, sebelum menulis nama fungsi, lebih
dulu kita harus menulis tanda sama dengan (=).
= DAVERAGE(pemasaran;jakarta;>1000)
Berikut ini sebuah contoh pemakaian fungsi bernama SUM yang bertugas
menjumlahkan beberapa nilai sel.
2 Pada sel B2, B3, dan B4 isikan nilai-nilai 56, 72, dan 84.
11
4 Tekan Enter. Maka nilai hasilnya muncul pada sel B5, yaitu 212.
1.4 Membuat Grafik
Membuat grafik dengan Excel merupakan hal yang mudah dan cepat, namun
hasilnya mengagumkan.
Seperti halnya fungsi, Excel juga menyediakan koleksi grafik siap pakai
dalam jumlah besar. Banyak pilihan grafik yang menarik, namun mudah
12
pemasangannya maupun pengeditannya. Bahkan mulai versi 2007, Excel
menyediakan cara baru pembuatan dan pengaturan grafik, yang tentu saja
lebih mudah dan hasilnya lebih impresif.
2 Sorot area (range) yang memuat data. Misalnya seperti Gambar 1.9.
13
Gambar 1.11 Data-data dan ruang kosong untuk grafik
4 Pada tab Insert, grup Charts, klik tombol penampil kotak dialog.
Gambar 1.12.
14
5 Di bidang kiri klik salah satu jenis grafik, misalnya Lines (grafik
garis). Lalu di bidang kanan klik salah satu ikon grafik garis,
misalnya Line with markers.
6 Klik OK, maka muncul sebuah grafik garis. Lalu klik grafik itu dan
geser ke ruang kosong di bawah tabel data. Gambar 1.14.
1.5 Mencetak, Menyimpan, dan Menutup
Kita bisa mencetak melalui pengaturan lebih dulu, namun bisa juga langsung
mencetaknya dengan cepat. Untuk melaksanakan pencetakan cepat,
sarananya adalah tombol Quick Print pada Quick access Toolbar. Namun
sayang tombol ini tidak langsung bisa digunakan, sebab masih malu-malu,
bersembunyi di balik kelambu.
15
2 Klik pilihan Quick Print pada daftar tersebut. Maka di ujung kanan
Quick Access Toolbar muncul tombol Quick Print. Gambar 1.16.
Sebenarnya kita bisa mencetak dengan cara yang lebih cepat lagi, yaitu
dengan menekan tombol CTRL + P.
16
Keuntungan menggunakan Print Preview adalah bisa menghindarkan kita
dari pemborosan tenaga, waktu, tinta, dan kertas, yang disebabkan oleh
kesalahan cetak sehingga kita harus mengulang pencetakan.
Kesalahan sering tidak terlihat ketika sheet masih berupa file komputer.
Namun setelah kita mencetaknya di kertas, baru terlihat ada kesalahan.
Akibatnya kita harus mengoreksinya lalu mengulang pencetakan. Dan
mencetak ulang halaman yang sama sebanyak dua kali atau lebih adalah
suatu pemborosan. Untuk mencegah salah cetak ini, Excel menyediakan
tampilan Print Preview yang mirip sekali dengan tampilan di kertas nantinya.
Dari tampilan ini diharapkan kita bisa lebih mudah menemukan kesalahan.
Setelah berhasil mencetak, untuk menutup tampilan Print Preview, klik tab
Home. Maka tampilan kembali ke bidang kerja. Adapun untuk menyimpan
buku kerja, caranya adalah:
1 Aktifkan File Æ Save As. Sehingga muncul kotak dialog Save As.
2 Klik Save. Maka kotak dialog ditutup dan buku kerja disimpan.
Cara kilat menutup file buku kerja adalah menekan tombol CTRL + F4.
1.6 Fasilitas Baru Excel 2010
Fasilitas baru dikelompokkan menjadi tiga kategori, yaitu Analisa dan
perbandingan data, Tampilan baru, dan Kolaborasi cara baru serta
internet.
17
2 Analisa dan Perbandingan Data
Bekerja dengan data berarti membutuhkan perangkat untuk analisa dan
manipulasi data agar mendapatkan gambaran tentang kumpulan data yang
kita tangani, guna pengambilan keputusan.
2.1 PowerPivot dan PivotTable Baru
PowerPivot for Excel, yang nama lengkapnya Microsoft SQL Server
PowerPivot for Excel adalah program tempelan (add-in) bagi Excel agar
bisa menangani data dalam jumlah besar. Sehingga mudah untuk melakukan
eksplorasi data maupun kalkulasi secepat kilat, meskipun yang ditangani
melibatkan ratusan juta baris data.
18
Fitur Write-back ini digunakan pada skenario What-if dan bisa
diterapkan pada provider OLAP apa pun, asalkan mendukung
perintah UPDATE CUBE.
• Fitur Show Values As. Excel 2010 dilengkapi fitur Show Values
As yang mengandung sejumlah proses perhitungan otomatis, yaitu:
¾ % of Parent Total.
¾ % Running Total.
19
Gambar 1.18 Tombol filter pada Slicer
2.2 Solver Baru
Excel 2010 dilengkapi Solver add-in versi baru, sehingga kita bisa
mendapatkan solusi paling optimal pada analisa what-if.
Solver baru yang tersedia juga untuk versi 64-bit ini dilengkapi:
20
2.3 Fungsi Lebih Akurat
Excel 2010 melakukan perbaikan terhadap beberapa fungsi dalam hal
ketelitian. Hal ini berdasarkan saran maupun masukan dari pihak-pihak
terkait, antara lain akademik, engineering, dan komunitas scientific.
Beberapa nama fungsi statistik kini diubah agar lebih sesuai dengan
istilah yang digunakan pada disiplin ilmu Statistika.
Workbook versi lama yang masih menggunakan nama lama, tidak akan
mengalami masalah. Sebab fungsi lama masih tetap ada, yaitu digolongkan di
dalam kategori Compatibility.
2.4 Pencarian dan Filter Baru
Adalah suatu keharusan untuk mendapatkan data yang kita butuhkan dengan
cepat dan benar. Terutama pada sheet besar, yang mengandung jutaan data.
21
• Filter pencarian baru. Kini kotak pencarian tersedia pada: tabel,
PivotTable, maupun PivotChart. Sehingga kita bisa lebih cepat
melakukan pencarian, terutama saat bekerja pada sheet yang besar.
Pemakaian sarana cerdas ini juga mudah, kita hanya perlu menulis
kata kunci, lalu Excel 2010 menampilkan pilihan kriteria guna
mempersempit lingkup pencarian.
Tidak demikian dengan tabel Excel 2010, ketika layar digulung ke atas, baris
header tidak ikut tergulung. Sehingga untuk memakai lagi tombol-tombol di
baris header, kita tidak perlu repot melakukan penggulungan balik, karena
baris header senantiasa tampak.
22
2.5 Excel 64bit dan Peningkatan Performa
Selain arsitektur 32 bit, Microsoft juga memproduksi arsitektur 64 bit. Yang
tentu saja kemampuannya lebih tangguh karena memaksimalkan potensi
hardware. Misalnya pemakaian RAM, untuk versi 32 bit, maksimal 2 GB
(Giga Byte), sedangkan pada 64 bit Excel bisa menggunakan dua kali lipat.
Sehingga Excel 2010 (64 bit) mampu menangani workbook raksasa.
2.6 Sparkline dan Conditional Formatting Baru
Sparkline adalah grafik garis berukuran kecil sehingga bisa muncul di dalam
sel, bersebelahan dengan sel-sel data. Sparkline akan menampilkan grafik
tunggal bagi masing-masing baris data. Seperti Gambar 1.22.
23
Dengan sparkline kita bisa mudah mengenali trend data untuk lingkup
tertentu. Misalnya pada tabel Gambar 1.22 di atas, kita bisa mengetahui trend
penjualan untuk masing-masing departemen (Women’s Apparel, Patio &
Garden, Toys, Electronic, dan seterusnya), selama bulan Mei 2010.
Dengan Conditional formatting kita bisa mudah menandai sel atau range
yang menarik, nilai yang tidak umum, serta memvisualkan data dengan bar
data, skala warna, serta himpunan ikon.
Kini pada Excel 2010, tersedia lebih banyak pilihan ikon, seperti
segitiga, bintang, kotak, dan sebagainya. Bahkan kita bisa meng-
gabungkan beberapa ikon sekaligus.
24
3 Tampilan Baru
Seperti halnya program lain di dalam MS Office 2010, pada Excel 2010 juga
diterapkan Microsoft Office Fluent, yaitu tampilan visual yang bisa di-
custom sehingga lebih sesuai dengan keperluan kita.
3.1 Ribbon dan Office Backstage
Ribbon pertama kali dikenalkan pada Excel 2007. Dengan ribbon kita tidak
lagi repot mencari perintah yang tersembunyi di dalam menubar atau toolbar.
Pada versi 2007 kita sudah bisa menambah tombol ke dalam Quick Access
Toolbar, namun tidak bisa menambah tombol atau grup ke dalam ribbon.
Pada ribbon Excel 2010 kita bisa membuat tab atau grup kita sendiri,
mengubah nama tab atau grup built-in, bahkan mengubah tata letaknya.
25
Gambar 1.26 Backstage
3.2 Perangkat Manajemen Workbook
Excel 2010 menyediakan perangkat untuk mengelola, melindungi, dan
berbagi hasil pekerjaan.
Untuk mengatasi hal itu, Excel 2010 dilengkapi detektor, sehingga apabila
kita menerima dokumen yang mencurigakan (kemungkinan mengandung
26
virus), maka Excel akan memberi peringatan untuk berhati-hati, atau bahkan
melarang pengeditan dokumen tersebut.
Peringatan berupa munculnya palang berwarna kuning di atas bidang tulis (di
bawah ribbon), yang dilengkapi gambar perisai kuning. Gambar 1.28.
Sebenarnya apa saja yang dicurigai oleh Excel 2010? Lokasi internet yang
tidak aman, attachment dengan konten aktif (misalnya makro), koneksi data,
atau kontrol ActiveX.
Sewaktu peringatan muncul, jika kita sangat yakin bahwa dokumen tersebut
tidak akan menyebabkan keruasakan, maka kita bisa memaksa untuk
mengedit dokumen. Keyakinan itu misalnya karena komputer kita telah
dilengkapi antivirus yang canggih. Kemudian, klik tombol Enable Content
pada palang kuning, maka ribbon akan berfungsi lagi seperti kondisi normal.
Dan kita bisa mengedit dokumen.
27
membuka dokumen trusted itu lagi, Excel tidak akan memberi peringatan
yang merepotkan kita.
3.3 Chart Baru dan Equation di dalam Text box
Kemudahan-kemudahan baru pada grafik Excel 2010 meliputi:
• Batasan data grafik. Pada Excel 2007 jumlah data yang bisa
diwujudkan menjadi grafik dua dimensi hanya sampai 32.000 saja.
Kini, Excel 2010 tidak memasang batasan, namun tergantung pada
kapasitas memori komputer kita. Sehingga untuk meningkatkan
kapasitas, hanya perlu membeli RAM tambahan bagi komputer kita.
Pada workbook yang terkunci kita tidak bisa melakukan perubahan apa pun.
Untuk mengatasi hal seperti ini andalannya adalah Textbox. Dan kini, pada
Textbox Excel 2010 tidak hanya teks yang bisa kita isikan, namun juga
persamaan matematika. Textbox dilengkapi built-in Equation Tools sehingga
kita bisa mudah memasang dan mengedit persamaan matematika di Textbox.
3.4 Koleksi Tema Baru
Untuk Anda yang berminat dengan desian grafis, Excel 2010 menyediakan
lebih banyak fasilitasnya. Kreativitas Anda akan lebih tersalurkan dengan
berlimpahnya pilihan style maupun tema.
Tema merupakan format grafis, yang mencakup: teks, grafik, diagram, tabel,
dan objek-objek gambar lainnya.
28
Gambar 1.29 Pilihan tema
Tema Excel 2010 sama dengan pada program MS Office 2010 lain, seperti
Excel 2010, PowerPoint 2010, dan seterusnya. Sehingga sewaktu kita
menyusun proposal atau port folio yang melibatkan banyak program Office
sekaligus, maka temanya bisa seragam, sehingga terkesan lebih profesional.
3.5 Paste dengan Preview Live
Dengan Excel 2010 kita bisa mengintip lebih dulu objek yang akan
disisipkan ke dalam workbook. Gambar 1.30.
Dengan demikian ada jaminan bahwa kita tidak salah menyisipkan gambar ke
dalam dokumen.
3.6 Sarana Edit Gambar Baru
Tidak peduli sepenting apa data-data yang Anda tangani, pasti akan lebih
informatif sewaktu menerapkan aspek visual, seperti garfik, diagram,
gambar, maupun screenshot.
Kalau hanya mengandalkan angka dan grafik, komunikasi ide bisa kurang
lancar.
29
Itulah sebabnya Excel 2010 dilengkapi berbagai sarana grafis guna menyusun
ilustrasi yang informatif dan impresif.
• Screen shot
Jika ada program lain yang juga sedang dijalankan, sementara kita
menggunakan Excel 2010, maka tampilan program-program tersebut
bisa kita tangkap untuk dimasukkan ke dalam dokumen Excel 2010.
30
Setelah layout dengan empat bidang gambar itu muncul pada
dokumen, selanjutnya kita tinggal memasukkan gambar-gambar
yang telah kita siapkan ke dalam bidang tersebut.
(a) (b)
Gambar 1.34 (a) Pilihan efek dan (b) Gambar asli, berbingkai, dan hitam-
putih berbayang
• Koreksi gambar.
31
Gambar 1.35 Gambar asli, pilihan koreksi, dan pilihan warna
Guna melihat atau mengedit data, kita bisa mengakses workbook dengan
berbagai perangkat masa ini. Yaitu komputer, Netbook, SmartPhone, ataupun
Ipad yang menggunakan Windows Mobile.
32
4.1 Excel Service Baru
Dengan Excel Service kita bisa berbagi workbook yang kita tempatkan pada
situs SharePoint Server. Keduanya kini ditingkatkan kemampuannya.
4.2 Accessibility Checker
Untuk berbagi dokumen dengan rekan yang penglihatannya kabur, dokumen
perlu menerapkan aksesibilitas. Misalnya jangan ada teks berukuran kecil.
4.3 Microsoft Excel Web App dan Mobile 2010
Sekarang kita bisa mengakses buku kerja dari manapun: dari kantor, dari
rumah, bahkan ketika di perjalanan. Hal ini berkat Excel Web App sehingga
bisa bekerja pada workbook langsung dari situs internet.
Excel Web App merupakan bagian dari Microsoft Office Web Apps yang
tersedia di dalam Windows Live SkyDrive. Atau pada organisasi yang telah
mengonfigurasi Office Web Apps pada SharePoint 2010.
Dengan Excel Web App kita bisa melakukan hal-hal berikut ini:
33
• Menampilkan Workbook pada browser. Sewaktu kita klik pada
workbook untuk membukanya pada Excel Web App, maka
workbook ditampilkan dengan mode view.
Pada tampilan ini kita bisa melakukan: sortir dan filter data, menilai
tren dan relasi data dengan PivotTable, maupun perhitungan ulang.
Kalau gadget kita memakai Windows Mobile 6.5, kita bisa memanfaatkan
Office Mobile 2010 untuk bekerja di manapun kita berada. Apalagi jika
gadget dilengkapi touch screen, maka pekerjaan akan lebih ringan lagi.
Dengan Excel Mobile 2010 kita bisa mengerjakan dokumen dari gadget,
kemudian menyimpannya di dalam gadget, atau mengirimnya sebagai
attachment email, atau menyimpannya pada situs SharePoint 2010 sehingga
rekan kita bisa mengaksesnya kapan pun juga. Excel Mobile 2010 diciptakan
untuk bekerja di lingkungan minimal seperti Hand Phone. Namun dilengkapi
fitur-fitur sortir, filter, manajemen speadsheet, edit formula, tersedia 100
fungsi lebih, penyisipkan grafik/simbol, format sel dengan border, shading,
style font, angka custom.
Dokumen Excel Mobile 2010 bisa diedit dengan Excel 2010 tanpa kesulitan.
34