13.

2 Tujuan Pencatatan Dan Pelaporan

HAND OUT
1. Tujuan Umum
Pertemuan 13
Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) bertujuan agar

Pencatatan Dan Pelaporan semua hasil kegiatan puskesmas (di dalam dan di luar gedung) dapat dicatat
serta dilaporkan ke jenjang selanjutnya sesuai dengan kebutuhan secara benar,

13.1 Definisi Pencatatan Dan Pelaporan berkala, dan teratur, guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan

Pencatatan (recording) dan pelaporan (reporting) berpedoman kepada masyarakat. Pengelolaan SP2TP di kabupaten berau masih terkendala dengan

sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP). Beberapa rendahnya kelengkapan dan ketepatan waktu penyampaian laporan SP2TP ke

pengertian dasar dari SP2TP menurut depkes RI (1992) adalah sebagai Dinas Kesehatan.

berikut:
2. Tujuan Khusus
 Sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas adalah kegiatan
pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanan  Tercatatnya semua data hasil kegiatan puskesmas sesuai kebutuhan
kesehatan di puskesmas termasuk puskesmas pembantu, yang ditetapkan secara benar, berkelanjutan, dan teratur.
melalui surat keputusan Menteri Kesehatan RI No.63/Menkes/SK/II/1981.
 Terlaporkannya data ke jenjang administrasi berikutnya sesuai
 Sistem adalah satu kesatuan yang terdiri atas beberapa komponen yang
kebutuhan dengan menggunakan format yang telah ditetapkan secara
saling berkaitan, berintegrasi dan mempunyai tujuan tertentu.
benar, berkelanjutan, dan teratur.
 Terpadu merupakan gabungan dari berbagai macam kegiatan pelayanan
kesehatan puskesmas, untuk menghindari adanya pencatatan dan
pelaporan lain yang dapat memperberat beban kerja petugas puskesmas.

1
13.3 Manfaat Dari Pencatatan Dan Pelaporan
Manfaat pencatatan dan pelaporan antara lain :
 Memudahkan dalam mengelola informasi kegiatan di tingkat pusat,
provinsi, dan kabupaten/kota
 Memudahkan dalam memperoleh data untuk perencanaan dalam
rangka pengembangan tenaga kesehatan
 Memudahkan dalam melakukan pembinaan tenaga kesehatan
 Memudahkan dalam melakukan evaluasi hasil
Manfaat pencatatan
 Memberikan informasi tentang keadaan masalah / kegiatan
 Sebagai bahan bukti dari suatu kegiatan / peristiwa
 Bahan proses belajar dan bahan penelitian
 Sebagai pertanggung jawaban
 Bahan pembuatan laporan
 Perencanaan,pelaksanaan, dan evaluasi
 Bukti hukum
 Alat komunikasi dalam pnyampaian pesan serta menggigatkan
kegiatan peristiwa khusus
13.4 Batasan Dari Pencatatan Dan Pelaporan
Batasan dari pencatatan dan pelaporan kegiatan adalah sebagai berikut :
 Pencatatan dan pelaporan penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga
kesehatan adalah melakukan pencatatan data penyelenggaraan tiap
kegiatan bagi tenaga kesehatan dan melaporkan data tersebut kepada
instansi yang berwenang beruapa laporan lengkap pelaksanaan
kegiatan dengan menggunakan format yang ditetapkan.
 Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan tiap triwulan adalah
melakukan pencatatan data pada semua kegiatan dalam satu triwulan
berjalan dan melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi
kegiatan triwulan kepada instansi yang berwenang dengan
menggunakan format yang ditetapkan.
 Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan yang diselenggarakan
setiap triwulan dan tiap tahun adalah pencatatan data untuk semua
kegiatan dalam satu triwulan dan satu tahun berjalan serta melaporkan
data tersebut dalam bentuk rekapitulasi data kegiatan triwulan dan
tahunan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format
yang telah ditetapkan.
2
13.5 Ruang Lingkup Pencatatan dan Pelaporan
Desa Jumlah Jumlah Jumlah sasaran
Ruang lingkup pencatatan dan pelaporan, meliputi jenis data yang Dusun/ posyandu
RW PUS Bumil Bulin Buteki Bayi Balita
dikumpulkan, dicatat, dan dilaporkan puskesmas. Jenis data tersebut
mencakup : A
 Umum dan demografi B
 Sarana fisik
C
 Ketenagaan
D
 Kegiatan pokok yang dilakukan di dalam dan di luar gedung

Data Tenaga Sasaran

Data umum meliputi peta wilayah dan wilayahnya, jumlah desa, dusun/RW,
Puskesmas ........... kecamatan .............. tahun ...............
jumlah posyandu dan sasaran program
Desa Tenaga Puskesmas
Contoh :
Data Wilayah Perawat Bidan Tenaga lain

Puskesmas ........ kecamatan ............... tahun ........... Pustu Non- Pustu Non- Pustu Non-
pustu pustu pustu

Data Umum dan Sasaran Program A

Puskesmas............ kecamatan................. tahun ............. B

3
 Data Sarana Lingkungan Fisik anggota keluarga yang mengidap salah satu penyakit atau kondisi, misalnya
Puskesmas............. kecamatan ................. tahun .................
penderita TBC paru, kusta, keluarga resiko tinggi yaitu ibu hamil resiko
Desa Air bersih Jamban
tinggi, neonatus resiko tinggi (BBLR), balita kurang energi kronis (KEK).
keluarga
Dalam pelaksanaannya keluarga yang menggunakan RKK diberi alat bantu
PP SA PAH PMA SPT SPT SGL Saring Pasir kartu tanda pengenal keluarga (KTPK) untuk memudahkan pencarian berkas
DK DL
pada saat melakukan kunjungan ulang.
Keterangan :
 Kartu rawat jalan
PP : Perpipaan SGL : sumur gali
SA : Sumur Artesis SPAL : Sarana pembuangan sampah kartu rawat jalan atau lebih dikenal dengan kartu rekam medik pasien
PAH : penampungan air hujan
merupakan alat untuk mencatat identitas dan status pasien rawat jalan yang
PMA : penampungan mata air
SPT DK : sumur pompa tangan dangkal berkunjung ke puskesmas.
SPT DL : sumur pompa tangan dalam
 Kartu indeks penyakit
Kartu indeks penyakit merupakan alat bantu untuk mencatat identitas pasien,
13.6 Pengelolaan Pencatatan
riwayat, dan perkembangan penyakit. Kartu indeks penyakit diperuntukan
Semua kegiatan pokok baik didalam maupun diluar gedung puskesmas,
khusus penderita penyakit TBC paru dan kusta.
puskesmas pembantu, dan bidan di desa harus dicatat. Untuk memudahkan
 Kartu ibu
dapat menggunakan formulir standar yang telah ditetapkan dalam SP2TP.
Kartu ibu merupakan alat bantu untuk mengetahui identitas, status kesehatan,
Jenis formulir standar yang digunakan dalam pencatatan adalah sebagai
dan riwayat kehamilan sampai kelahiran.
berikut :
 Rekam kesehatan keluarga (RKK)
Rekam kesehatan keluarga atau yang disebut family folder adalah himpunan
kartu-kartu individun suatu keluarga yang memperoleh pekayanan kesehatan
 Kartu anak
dipuskesmas. Kegunaan dari RKK adalah untuk mengikuti keadaan kesehatan
dan gambaran penyakit di suatu keluarga. Pengguna RKK diutamakan pada

4
Kartu anak adalah alat bantu untuk mencatat identitas, status kesehatan,  Register rawat inap
pelayanan preventif-promotif-kuratif-rehabilitatif yang diberikan kepada  Register KIA dan KB
balita dan anak prasekolah.  Register kohort ibu dan balita
 KMS balita, anak sekolah  Register deteksi dini tumbuh kembang dan gizi
Merupakan alat bantu untuk mencatat identitas, pelayanan, dan pertumbuhan  Register penimbangan batita
yang telah diperoleh balita dan anak sekolah.
 Register imunisasi
 KMS ibu hamil
 Register gizi
Merupakan alat untuk mengetahui identitas dan mencatat perkembangan
 Register kapsul beryodium
kesehatan ibu hamil dan pelayanan kesehatan yang diterima ibu hamil
 Register anak sekolah
 KMS usia lanjut
 Sensus harian: kunjungan, kegiatan KIA, imunisasi, dan penyakit.
KMs usia lanjut merupakan alat untuk mencatat kesehatan usia lanjut secara
pribadi baik fisik maupun psikososial, dan digunakan untuk memantau
kesehatan, deteksin dini penyakit, dan evaluasi kemajuan kesehatan usia 13.7 Mekanisme Pencatatan
lanjut.
Pencatatan dapat dilakukan di dalam dan diluar gedung. Di dalam gedung,
 Register
loket memegang peranan penting bagi seorang pasien yang berkunjung
Register merupakn formulir untuk mencatat atau merekap data kegiatan
pertama kali atau yang melakukan kunjungan ulang dan dapat Kartu Tanda
didalam dan di luar gedung puskesmas, yang telah dicatat di kartu dan catatan
Pengenal . kemudian pasien disalurkan pada unit pelayanan yang akan dituju.
lainnya.
Apabila diluar gedung pasien dicatat dalam register dengan pelayanan yang
Ada beberapa jenis register sebagai berikut :
diterima. Mekanisme pencatatan dipuskesmas dapat digambarkan melalui
 Nomor indeks pengunjung puskesmas
berikut
 Rawat jalan
 Register kunjungan

5
13.8 Pengelolaan Pelaporan
Sesuai dengan Keputusan Direktur Jendral Pembinaan Kesehatan
masyarakat No.590/BM/DJ/Info/Info/96, pelaporan puskesmas menggunakan
tahun kalender yaitu dari bulan Januari sampai dengan Desember dalam tahun
yang sama. Formuler pelaporan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan
kemampuan/beban kerja di puskesmas.
Formulir Laporan dari Puskesmas ke Dati II
1. Laporan Bulanan
menurut umur dan status imunisasi. Puskesmas yang memuat LB 1S adalah
puskesmas yang ditunjukyaitu satu puskesmas dari setiap DATI II dengan
periode laporan bulan serta dilaporkan ke dinas kesehatan DATI II, Dinas
kesehatan DATI I dan pusat (Ditjen PPM dan PLP).
 Laporan bulanan sentinel (LB 2S)
Dalam laporan ini memuat data KIA, gizi, tetanus neonatorum, dan penyakit
akibat kerja. Laporan bulanan sentinel hanya diperuntukkan bagi piskesmas
rawat inap. Laporan ini dilaporkan ke dinas kesehatan DATI I<>

3. Laporan Tahunan
 Data Kesakitan (LB 1)
Laporan tahunan meliputi :
 Data obat-obatan (LB 2)
 Data dasar puskesmas (LT-1)
 Data kegiatan gizi, KIA/KB, dan imunisasi termasuk pengamatan
penyakit menular (LB 3)  Data kepegawaian (LT-2)

2. Laporan Sentinel  Data peralatan (LT-3)

Berikuta adalah bentuk laporan sentinel.

 Laporan bulan sentinel (LB 1S)

Lapotan yang memuat data penderita penyakit yang dapat dicegah dengan
imunisasi (PD31), penyakit infeksi saluran pernafasan akut (ISPA). Dan diare,

6
13.9 Alur Laporan
Laporan Dati Iidikirimkan ke Dinas Kesehatan Dati 1 dan Kanwil
Departemen Kesehatan Provinsi serta Pusat (Ditjen Pembinaan Kesehatan
Masyarakat) dalam bentuk rekapitulasi dari laporan SP2TP. Laporan tersebut
meliputi :
1. Laporan Triwulan
1. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB1
2. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB2
3. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB3
4. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB4
2. Laporan Tahunan
1. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LT-1
2. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LT-2
3. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LT-3
2.10 Frekuensi Laporan
1. Laporan Triwulan
Laporan triwulan dikirim paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya dari
triwulan yang dimaksud (contoh : laporan triwulan pertama tanggal 20 April
2009, maka laporan triwulan berikutnya adalah tanggal 20 Mei 2009).
Laporan ini diberikan kepada dinas-dinas terkait di bawah ini
A. Kepala Dinas Kesehatan Dati I
B. Kepala Kantor Wilayah Depkes Provinsi
C. Depkes RI Cq Ditjen Binkesmas
2. Laporan Tahunan
Laporan tahunan dikirim paling lambat akhir bulan Februari di tahun
berikutnya dan diberikan kepada dinas-dinas terkait berikut ini
A. Kepala Dinas Kesehatan Dati I
B. Kepala Kantor Wilayah Depkes Provinsi
C. Depkes RI Cq Ditjen Binkesmas
2.11 Mekanisme Pelaporan
1. Tingkat puskesmas
1. Laporan dari puskesmas pembantu dan bidan di desa
disampaikan ke pelaksana kegiatan di puskesmas
2. Pelaksana pelaksana merekapitulasi yang dicatat baik didalam
maupun diluar gedung serta laporan yang diterima dari
puskesmas ppembantu dan bidan di desa.
7
 3. Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan dimasukkan ke 3. Tingkat Dati I
formulir laporan sebanyak dua rangkap, untuk disampaikan
1. Pengolahan dan pemanfaatan data SP@TP di dati I
kepada koordinator SP2TP
mempergunakan perangkat lunak sama dengan Dati II
4. Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan diolah dan
2. Laporan dari dinkes Dati II, diterima oleh dinas kesehatan Dati
dimanfaatkan untuk tindak lanjut yang diperlukan untuk
I dan Kanwil I dalam bentuk soft file dikompilasi /
meningkatkan kinerja kegiatan.
direkapitulasi.
2. Tingkat Dati II 3. Hasil rekapitulasi disampaikan ke pengelola program dati I
untuk diolah dan dimanfaatkan serta dilakukan tindak lanjut,
1. Pengolahan data SP2TP di Dati II menggunakan perangkat
bimbingan dan pengendalian.
lunak yang ditetapkan oleh depkes
2. Laporan SP2TP dari puskesmas yang diterima dinas kesehatan 4. Tingkat Pusat
Dati II disampaikan kepada pelaksana SP2TP untuk
Hasil olahan yang dilaksanakan Ditjen Binkesmas paling lambat 2 bulan
direkapitulasi / entri data.
setelah berakhirnya triwulan tersebut disampaikan kepada pengelola program
3. Hasil rekapitulasi dikoreksi, diolah, serta dimanfaatkan sebagai
terkait dan Pusat Data Kesehatan untuk dianalisis dan dimanfaatkan sebagai
bahan untuk umpan balik, bimbingan teknis ke p[uskesmas dan
umpan balik, kemudian dikirimkan ke Kanwil Depkes Provinsi.
tindak lanjut untuk meningkat kinerja program.
4. Hasil rekapitulasi data setiap 3 bualn dibuta dalam rangkap 3
(dalam bentuk soft file) untuk dikirimkan ke dinas kesehatan
Dati I, kanwil depkes Provinsi dan Deoartemen Kesehatan.