Tugas Personal ke - 1

Minggu 2 / Sesi 3

PT. SERUPUT MAKMUR merupakan perusahaan yang memproduksi mie instant. Produk
mie instant SERUPUT MAKMUR sangat populer di kalangan Ibu Rumah Tangga,
mengingat produk ini dibuat dari bahan-bahan alami yang aman dikonsumsi setiap hari.
Mengingat permintaan pasar yang semakin meningkat, PT. SERUPUT MAKMUR ingin
meningkatkan kapasitas produksinya. Pabrik dan mesin produksi baru telah dibeli guna
mengakomodir kebutuhan tersebut. PT. SERUPUT MAKMUR juga ingin
mensistematisasikan Proses Pengadaan Bahan Bakunya yang masih manual, agar mampu
mendukung kebutuhan peningkatan kapasitas produksi.
Dalam beberapa sesi diskusi yang telah dilalui, diketahui bahwa PT. SERUPUT MAKMUR
membutuhkan sebuah Sistem Informasi Pengadaan Bahan Baku yang dapat diakses baik dari
Kantor Pusat maupun Pabrik. Perlu diketahui bahwa Kantor Pusat dan Pabrik tidak berada
pada lokasi yang sama. Selain itu, perusahaan juga mengharapkan agar Sistem Informasi
yang dibangun memiliki tampilan yang sederhana, yang didominasi gradasi warna hijau,
seperti logo perusahaan.
Ms. Chantika selaku salah satu Senior System Analyst yang terlibat di dalam kegiatan
pembangunan Sistem Informasi ini juga telah mendokumentasikan proses bisnis berjalan
terkait dengan Pengadaan Bahan Baku di PT. SERUPUT MAKMUR. Berikut proses
bisnisnya:
1. Staf Bagian Gudang, yang berada di pabrik, secara rutin akan mengecek ketersediaan
stok dari bahan baku. Apabila ada bahan baku yang habis, maka Bagian Gudang akan
membuat dokumen “Purchase Requisition,” yang memuat daftar bahan baku yang
hendak di-stok kembali. “Purchase Requisition” yang sudah disetujui oleh Kepala
Gudang kemudian akan dikirimkan kepada Staf Bagian Procurement, yang berada di
Kantor Pusat.
2. Setelah menerima “Purchase Requisition,” Staf Bagian Procurement akan membuat
dokumen “Purchase Order,” yang memuat daftar bahan baku yang akan ditujukan
kepada para Supplier. Setelah dokumen tersebut disetujui oleh Manajer Procurement,
dokumen tersebut selanjutnya akan dikirimkan kepada Supplier. Salinan “Purchase
Order” juga akan diinformasikan kepada Staf Bagian Gudang.
3. Selang beberapa hari, Supplier akan mengirimkan Bahan Baku ke pabrik beserta
dengan Surat Jalan. Bahan Baku dan Surat Jalan akan diterima oleh Staf Bagian
Gudang. Setelah mengecek kesesuaian bahan baku dengan Surat Jalan dan salinan

ISYS6506–Information Systems Analysis and Design

 “Purchase Order,” Staf Bagian Gudang akan menerima bahan baku tersebut dengan
membuat “Good Receipt,” yang berisi daftar bahan baku yang diterima. Setelah
mendapat persetujuan dari Manajer Procurement, salinan dokumen ini selanjutnya
akan diinformasikan kepada Staf Bagian Procurement dan Staf Accounting Finance.
4. Selang beberapa hari, Supplier akan mengirimkan Invoice kepada Staf Accounting
Finance, yang ada di Kantor Pusat. Staf Accounting Finance akan mengecek
kesesuaian Invoice dengan salinan “Good Receipt.” Apabila sudah sesuai, maka Staf
Accounting Finance akan membuat dokumen “Outgoing Payment,” yang berisi
perintah pengeluaran kas untuk kebutuhan pembayaran kepada Supplier. Dokumen ini
harus ditanda-tangani oleh Manajer Accounting Finance terlebih dahulu sebelum
proses pembayaran dapat dilakukan.

***

Anda sebagai Junior System Analyst, baru saja terlibat di dalam projek pembangunan Sistem
Informasi Pengadaan Bahan Baku di PT. SERUPUT MAKMUR. Pada kesempatan ini, Anda
diminta untuk:
1. (50%, LO1) Berdasarkan kasus di atas, Systems Development Methodologies apa
yang akan dijalankan? Berikan alasan dan pertimbangannya! Lalu tentukan aktivitas-
aktivitas apa saja yang akan dijalankan pada setiap tahapan dari metodologi yang
dipilih, beserta dengan output untuk aktivitas-aktivitas tersebut! Mohon agar jawaban
dapat mengacu kepada literatur dari Dennis (2015).
 Berdasarkan kasus diatas Systems Development Methodologies yang akan
dijalankan adalah Agile Development Methods
 Alasan dan pertimbangan menggunakan Agile Development Methods adalah
 Dalam metodologi ini user secara aktif dilibatkan dalam setiap fase mulai dari
analisis sampai dengan testing sehingga pengembangan system dapat berjalan
sesuai kebutuhan user
 Dapat melakukan testing setiap saat, sehingga mengurangi resiko kegagalan
implementasi software dari segi non-teknis
 Untuk proses procurement perusahaan memerlukan data yang update oleh sebab
itu Agile Methods sangat tepat untuk diterapkan karena pengembangan system
ini memerlukan adaptasi yang cepat dari pengembang terhadap perubahan
dalam bentuk apapun
 Aktivitas-aktivitas yang akan dijalankan pada setiap tahapan dari Agile
Development Methods adalah

ISYS6506–Information Systems Analysis and Design

  Melakukan perencanaan mengenai kebutuhan yang diperlukan dalam tahap
pengembangan system.
Seperti : menyediakan daftar bahan baku, daftar supplier, daftar PO;
pengiriman; pelunasan/ pembayaran, link data antara kantor pusat dengan pabrik
sehingga dapat mengendalikan stok bahan baku
 Implementasi, dimana programmer melakukan pengkodean pada perangkat
lunak
 Dokumentasi atas testing perangkat lunak dengan tujuan agar jika kedepannya
terjadi kendala dapat diatasi dengan mudah serta dapat memaintenance software
tersebut
 Deployment, apabila software sudah dilakukan testing dan memenuhi
kebutuhan user pada tahap perencanaan awal maka siap di deployment
 Melakukan maintenance terhadap system yang sudah dibuat agar menghindari
bug
 Output untuk aktivitas-aktivitas tersebut adalah
 Daftar stok bahan baku
 Daftar supplier
 Purchase Report; Financial Statement
 Dokumentasi dari testing sofware

Sumber :
https://www.dictio.id/t/apakah-yang-dimaksud-dengan-agile-software-development/15199/2
http://rizkaramadhani01.blogspot.com/2017/11/perbedaan-beberapa-model-
pengembangan.html
https://sis.binus.ac.id/2017/05/08/agile-development-methods/

2. (50%, LO2) Ms. Chantika meminta Anda untuk melakukan Interviews guna
menggali lebih dalam terkait dengan user requirements. Apa yang akan Anda lakukan
di setiap tahapan Interviews berikut (Dennis, 2015):
a. Select Interviewees
Position Purpose of Interview Meeting
Senin, 1 Juli 2019 ;
Kepala Gudang Proses pengecekan ketersediaan stok bahan baku
09.30 - 11.00 AM
Senin, 1 Juli 2019 ;
Manager Procurement Proses pencarian supplier dan pemesanan barang
01.00 - 03.00 PM
Manager Accounting & Selasa, 2 Juli 2019
Proses hutang, piutang serta pembayaran
Finance ; 01.00 - 03.30 PM
Rabu, 3 Juli 2019 ;
Direktur Strategi untuk sistem pengadaan barang
01.00 - 03.30 PM

ISYS6506–Information Systems Analysis and Design

 b. Design Interview Questions (buat minimal 5 pertanyaan)
Position Questions
Sistem seperti apa yang dikehendaki?
Kendala awal apa yang sering dihadapi dalam pengadaan barang?
Direktur
Apakah proses produksi selama ini berjalan dengan lancar terkait
pengadaan barang?
Bagaimana cara mengatasi kendala pengadaan barang sebelumnya?
Apakah pada saat ketersediaan bahan baku habis atau sebelum stok
Kepala Gudang
kosong ada reminder/ kontrol tersendiri?
Apakah stok bahan baku yang dipesan datang tepat waktu?
Apakah selama ini mudah mencari data supplier dan stok barang?
Seperti apa data supplier dan stok barang, serta format order yang anda
Manager Procurement inginkan?
kendala apa saja yang selama ini dihadapi dalam pemesanan barang
dan pencarian supplier?
Apakah sistem untuk accounting dan finance selama ini berjalan dengan
lancar? Jika tidak apa kendala yang dihadapi?
Manager Accounting &
Bagaimana koneksi antara Accounting-Finance dengan Bagian Gudang
Finance
untuk masalah pengecekan bahan baku yang dikirim?
Kendala apa saja yang dihadapi accounting dan finance?

c. Prepare for the Interview

Sebelum melakukan interview, pertanyaan-pertanyaan terkait masalah yang
dihadapi mengenai pengadaan barang telah disiapkan oleh team Interview.
Dikarenakan team interview sudah mengetahui permasalahan sejak awal yakni
masalah pengadaan barang maka interview terhadap direktur dilakukan
paling terakhir untuk menarik kesimpulan terlebih dahulu dari masing-masing
bagian divisi. Pada bagian akhir team interview mempresentasikan hasil
wawancara dari 3 divisi tersebut agar direktur paham dengan jelas masalah
yang sebenarnya dihadapi dalam proses pengadaan barang pada masing-
masing divisi.
Hal-hal yang akan dilakukan sesuai dengan urutan penjelasan dibawah ini agar
team Interview mengetahui kebutuhan yang sangat dibutuhkan oleh masing-
masing user:
1) Orang pertama yang akan diInterview adalah bagian gudang, karena terkait
dengan pengadaan barang bagian gudang lebih mengetahui detail-detail
kesulitan apa saja yang dihadapi pada saat bahan baku habis, pemesanan
sampai dengan barang tiba

ISYS6506–Information Systems Analysis and Design

 2) Lalu berikutnya adalah bagian procurement, kendala apa saja yang ditemui
pada saat pengadaan barang. Apakah mulai dari pencarian supplier,
pengecekan harga terbaik atau produk-produk berkualitas yang ditawarkan
3) Berikutnya adalah bagian accounting & finance yang mengurus masalah
pembayaran
4) Terakhir adalah Direktur, setelah melakukan interview dengan 3 bagian
sebelumnya maka team interview sudah mengetahui secara garis besar
permasalahan apa yang dihadapi oleh perusahaan. Team interview
memberikan pertanyaan serta solusi terhadap direktur apakah system yang
nantinya akan dibuat dapat disetujui dengan budget dan solusi yang tepat

d. Conduct the Interview

 Team interview melakukan pendekatan terhadap masing-masing divisi agar
dapat menemukan akar permasalahan yang dihadapi selama ini dalam
proses pengadaan barang
 Team interview mengajukan pertanyaan yang sudah disiapkan sebelumnya
dan team dapat mengajukan pertanyaan lain diluar daftar pertanyaan terkait
dengan masalah yang nantinya akan dibahas dalam meeting tersebut
 Team interview melakukan dokumentasi (catatan/ rekaman) atas jawaban
dari masing-masing divisi agar dapat digali lebih dalam lagi setelah selesai
proses wawancara
 Mencatat poin penting pada saat interview dan mengkonfirmasi kembali
pernyataan dari yang diwawancara
 Team interview mencari data yang akurat terkait dengan masalah yang
dihadapi seperti: berapa lama jarak waktu yang dibutuhkan pada saat
pemesanan sampai dengan barang tiba di gudang?
 Memberikan kesempatan untuk yang diwawancara mengajukan pertanyaan
terkait masalah
 Terakhir team interview menjelaskan secara singkat gambaran system yang
nantinya akan dikerjakan dan kemudian akan didiskusikan kembali setelah
mendapatkan approval dari direktur

e. Post-Interview Follow-Up
Team interview menyiapkan hasil laporan wawancara yang berisi masalah
yang dihadapi dalam proses pengadaan bahan baku mulai dari pengecekan
restock sampai dengan barang tiba di gudang. Informasi tersebut didapatkan
dari hasil wawancara masing-masing divisi untuk menggali lebih dalam lagi
permasalahan yang sebenarnya dihadapi
Setelah laporan wawancara dibuat Team interview memberikan kepada kepala
masing-masing divisi untuk mendapatkan koreksi atas informasi yang telah
diberikan selama proses wawancara, fungsinya untuk melihat apakah terjadi
kesalahan pernyataan atau terdapat perubahan lainnya. Jika terjadi perubahan
maka perlu dilakukan wawancara berikutnya untuk merevisi hasil laporan

ISYS6506–Information Systems Analysis and Design

 wawancara sampai pihak yang diwawancara memberikan konfirmasi
persetujuan atas report tersebut.

Sumber: Buku Panduan Systems Analysis & Design – An Object Oriented Approach with UML, Wiley
ISBN 978-1-118-80467-4

Pengerja:
Karliny - 2201814576

ISYS6506–Information Systems Analysis and Design