PERENCANAAN PROGRAM PUBLIK RELATION

Disusun Guna Memenuhi Tugas

Mata Kuliah: Publik Relation

Dosen Pengampu: Alifa Nur Fitri, M.I.Kom

Disusun Oleh:

Alful Laili N.H 1801026145

Rahma Nur Latifa 1801026146

Yunita Dian Prihatini 1801026147

Widda Amalia Fahira 1801026150

M. Yusuf Hasim 1801026151

FAKULTAS DAKWAH DAN KOMUNIKASI

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI WALISONGO

SEMARANG

2020
 I. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang

Publik relation merupakan fungsi manajemen yang membentuk dan mengelola

hubungan saling menguntungkan antara organisasi dan masyarakat. Publik Relation selalu
menjadi salah satu bidang yang sangat dinamis dalam kehidupan berorganisasi, karena
praktisi Publik Relation membutuhkan ketrampilan dan kapabilitas yang beragam untuk
keberhasilan pekerjaan mereka. Yaitu membangun dan memelihara hubungan dalam
organisasi, baik individu dan kelompok yang selalu masuk dalam hubungan bersama
dengan pihak yan lainya. Oleh karena itu, seorang Publik Relation harus memiliki
rencana yang tepat agar hubungan dalam suatu organisasi selalu baik, baik dalam internal
maupun eksternal.
Dalam makalah ini kami akan menyampaikan bagaimana cara Publik Relation
merencanakan sebuah program kerja yang akan ia lakukan dan perencanaan itu meliputi
penetapan situasi, penetapan tujuan, dan penentuan khalayak. Untuk lebih mendalam lagi
mari kita pelajari bersama-sama di dalam makalah yang telah kami sajikan.

B. Rumusan Masalah
1. Apa Pentingnya Sebuah Perencanaan ?
2. Bagaimana Cara Mengenali Situasi ?
3. Apa Saja Tujuan yang Harus Ditetapkan ?
4. Bagaimana Langkah Menentukan Khalayak ?
 II. PEMBAHASAN

A. Pentingnya Perencanaan

Perencanaan adalah proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan
cakupan pencapaiannya. Merencanakan berarti mengupayakan penggunaan sumber daya
manusia (human resources), sumber daya alam (natural resources), untuk mencapai tujuan.
Definisi perencanaan kerja menurut pakar humas, Jefkins, yaitu: “Public Relations consist of
all forms of planned communication outwards and inwards between an organization and its
public for the purpose of achieving specific objectives concerning mutual understanding”.1

Alasan mengapa seorang PR harus membuat perencanaan dalam melakukan kegiatannya

antara lain:2

1. Alasan dalam kegiatan perencanaan (action plan), yaitu dapat bersifat proaktif,
reaktif, defensif, preventif, protektif dan hingga profitabel. Misalnya, seorang humas
bertindak sedia payung sebelum hujan (proaktif) atau mencari payung ketika hujan
(reaktif).

2. Alasan mengapa (why)

a. Untuk mengantisipasi perubahan lingkungan lebih luas, seperti perubahan

teknologi, ekonomi, politik, hukum dan teknologi.

b. Menghadapi perubahan lebih sempit (operasional), seperti menghadapi persaingan,

perubahan selera pelanggan, life cycle product, sistem komunikasi, media massa,
tenaga kerja dan relasi bisnis.

c. Menciptakan tujuan yang objektif, sasaran dan target yang ingin dicapai secara
jelas dan rinci.

Sedangkan manfaat perencanaan kerja PR adalah:

1. Membantu pihak manajemen organisasi untuk mampu beradaptasi terhadap lingkungan

yang sering berubah-ubah.

1
Frank Jefkins, Public Relations, (Jakarta: Erlangga, 2004), hlm 13
2
Rosady Ruslan, Kampanye Public Relations, (Jakarta: Raja Grafindo Persada, 2007) hal. 155-156
 2. Mengefektifkan dan mengefisienkan koordinasi atau kerja sama antar departemen dan
pihak terkait lainnya.

3. Mengefisiensikan waktu, tenaga, upaya dan biaya.

4. Menghindari risiko kegagalan dengan tidak melakukan perkiraan atau perencanaan

tanpa arah yang jelas dan konkret.

5. Mampu melihat secara keseluruhan kemampuan operasional, pelaksanaan, komunikasi,

target dan sasaran yang hendak dicapai di masa mendatang.

6. Menetapkan klasifikasi rencana kerja PR/humas, yaitu rencana strategis (sesuai dengan
kebijakan tujuan jangka panjang), rencana tetap (reguler, yang dapat dilakukan berulang-
ulang) dan rencana tertentu (rencana jangka pendek, khusus, dan terbatas).

B. Pengenalan Situasi

Pada tahap ini praktisi public relations mengadakan suatu analisis atau
mengidentifikasi, baik situasi maupun kondisi, kemampuan, keuangan besar kecilnya jenis
perusahaan yang diwakili. Analisis situasi menjadi dasar dalam menentukan program aksi
dan komunikasi yang akan diimplementasikan. 3

Hal ini bisa disebut juga dengan finding fact yaitu, proses pengumpulan data sesuai
dengan kenyataan yang ada. Disini public relations bisa mencari dan mengumpulkan data
serta fakta melalui berbagai cara yaitu dengan menganalisis siruasi yang sedang terjadi,
mengidentifikasikan masalah-masalah , mengumpulkan berbagai pendapat serta opini yang
diperlukan dalam pencapaian tujuannya.

Menurut Ir. Kusmantoro,D, MPA, data adalah kadar yang berdiri sendiri-sendiri
(kata-kata, angka-angka, gambar, simbol, dansebagainya) jika dikumpulkan serta diolah akan
menghasilkan suatu pengertian. Sedangkan informasi adalah, data yang telah diolah menjadi
suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat
dirasakan dalam keputusan-keputusan yang akan datang.

3
Rintia Larasati, “Strategi Perencanaan Humas”, (Surabaya: Uniersitas Jayabaya, 2013) hal. 2
 Upaya public relations untuk memperoleh data dan informasi tersebut, seorang public
relation dapat menggunakan beberapa metode yaitu metode formal dan metode informal.
Kedua metode ini dilakukan oleh PR untuk mengetahui berbagai situasi berupa opini, sikap
dan perilaku khalayak, dan publik perusahaan. Metodenya yaitu:

1. Metode Informal
Metode informal merupakan pengumpulan data yang didapatkan dari berbagai
pihak yang berkepentingan dengan yang diteliti. Data yang didapatkan dari dalam
metode informal ini memungkinkan responden yang menjadi sumber informasi lebih
terbuka dalam memberikan gambaran informasi. Sehingga responden lebih nyaman
dalam mengungkapkan fakta-fakta. Data dan fakta yang didapatkan dalam metode
informal.
a. Primer
Untuk mendapatkan data primer, peniliti langsung mendapatkan datanya dari
sumber-sumber data yang dianggap kredibel.

b. Data Sekunder
Merupakan metode pengumpulan data yang berbeda dengan data primer,
dimana dalam data primer yang didapatkan langsung dari sumber-sumber datanya
tetapi dalam data sekunder tidak demikian. Data yang didapatkan dalam data
sekunder pengumpulan data dilkukan dari orang-orang yang telah mengolah dari
data langsung tersebut berupa tulisan atau laporan yang sudah dipublikasikan
seperti buku-buku, majalah-majalah dan skripsi-skripsi dari penelitian mahasiswa
yang dianggap sah.
2. Metode Formal
Merupakan metode dari seorang public relations melalui sebuah riset atau
penelitian ilmiah yang melalui berbagai tahap uji coba yang berdasarkan pada fakta-
fakta dilapangan.
Proses penelitian ini dilakukan untuk mengumpulkan, menganalisis dan
menafsirkan data yang ada dalam kaitannya dengan permasalahan public relations.
Dari hasil analisis dan perubahan ini diharapkan dapat diketahui penyebab dan
bagaimana cara mengatasinya. Dalam melakukan kegiatan dilakukan melalui riset
secara formal sesuai dengan langkah-langkah metodologi penelitian secara ilmiah.
 Untuk melakukan metode riset formal ini public relations harus mempertimbangkan
berbagai hal yang dibutuhkan dalam pelaksanaannya. Seperti bagaimana sumber daya
yang ada dalam perusahaan dan dana yang dibutuhkan untuk melaksanakan metode
formal yang relatif tidak sedikit tersebut.4
Selain macam-macam data dan bagaimana cara memperolehnya, hal yang perlu
diketahui dalam pengenalan situasi yaitu:
a. Perencanaan Logis
Kunci utama dalam menyusun suatu rencana secara logis adalah pemahaman
terhadap situasi yang ada. Sebelum merumuskan suatu program public relations,
perlu mengetahui titik awalnya. Untuk memahami situasi, memerlukan informasi
atau data intelijen. Perlu diadakan suatu studi mengenai situasi-situasi internal
maupun eksternal yang dihadapi organisasi sebagai implikasi dari inti kegiatan
public relations yang menjunjung tinggi kebenaran dan kejujuran, menuntut
keterbukaan yang memerlukan komunikasi yang baik.

b. Proses Transfer Public Relations

Tujuan utama dari kegiatan public relations adalah menciptakan pemahaman.
Setiap praktisi public relations berkewajiban menjadikan khalayak organisasinya
memahami produk atau kehadiran organisasi secara keseluruhan. Mereka sama
sekali tidak dibebani tugas untuk membuat khalayak tadi menyukai atau mencintai
organisasinya. Kalau khalayak bisa memahami kondisi organisasi, meskipun
mereka tidak menyukainya, tujuan public relations sudah tercapai. Jadi disini
yang harus ditekankan adalah pengertian dan pemahaman.
c. Kompromi yang Diperlukan
Dengan menyadari berbagai kesulitan dalam melaksanakan proses transfer
public relations dari sifat negatif menjadi sikap positif, maka setiap praktisi public
relations harus selalu realistis, dan jangan sampai terjebak dalam sikap optimisme
yang berlebihan. Tidak ada jaminan bahwa ia akan berhasil sepenuhnya. Ada
baiknya jika kita menetapkan target yang wajar.
d. Penyelidikan Situasi

4
Novi Nurwiyanti, “Proses Operasional Public Relations Untuk Membentuk Image Positif Bandung TV Di
Mata Pengiklan”, (Bandung: Universitas Islam Bandung, 2005) hal. 35-37
 Guna memahami situasi yang ada, kita perlu mengadakan suatu investigasi
atau penyelidikan. Investigasi itu sendiri bisa dilakukan melalui suatu obserasi
atau melalui suatu studi informasi dan statistik (studi kepustakaan). Tetapi kalau
kegiatan itu belum juga memunculkan hasil yang memuaskan maka kita mau tisak
mau harus mengadakan penelitian yang khusus dan mendalam.
e. Pengumpulan Pendapat
Salah satu metode yang paling sering digunakan oleh praktisi public relations
adalah mengumpulkan pendapat atau studi sikap (attitude study) dimana seorang
pewawancara akan mengajukan serangkaian pertanyaan kepada sejumlah
responden sampel yang dianggap cukup mewakili suatu khalayak yang dituju.
Selanjutnya, jawaban mereka dikelompokkan menurut kategori tertentu.
f. Pemecahan masalah
Setelah kita mampu mengenali situasi dengan baik, maka kita juga akan dapat
mengenali masalah yang ada serta mencari cara untuk memecahkannya. Public
relations seringkali juga merupakan suatu kegiatan untuk memecahkan masalah.
Antara kegiatan public relations dan kegiatan pemecahan masalah terkait erat
karena kita tidak akan mungkin mengatasi suatu persoalan jika kita tidak
memahaminya terlebih dahulu.
C. Penetapan Tujuan

Setelah menguasai permasalahan yang ada, praktisi PR mulai menetapkan tujuan atau
target kerja mereka sesuai dengan apa yang ingin diluruskan dari permasalahan tersebut.
Beberapa tujuan umum yang dikomunikasikan melalui kegiatan PR adalah:

1. Untuk mengubah citra umum di mata khalayak sehubungan dengan adanya kegiatan-
kegiatan baru yang dilakukan oleh perusahaan.

2. Untuk memperbaiki hubungan antara perusahaan dengan khalayaknya,sehubungan

dengan telah terjadinya suatu peristiwa yang mengakibatkan kecaman, kesangsian, atau
salah paham di kalangan khalayak terhadap niat baik perusahaan.

3. Untuk menyebarluaskan suatu cerita sukses yang telah dicapai oleh perusahaan
kepada masyarakat dalam rangka mendapatkan pengakuan.

4. Untuk mendukung keterlibatan suatu perusahaan sebagai sponsor dari suatu acara.

5. Untuk meningkatkan bobot kualitas para calon pegawai.

 6. Untuk memperkenalkan masyarakat kepada masyarakat luas, serta membuka pasar-
pasar baru

7. Untuk menyebarluaskan kegiatan-kegiatan riset yang telah dilakukan perusahaan, agar

masyarakat luas mengetahui batapa perusahaan itu mengutamakan kualitas dalam
berbagai hal.

8. Untuk mempersiapkan dan mengkondisikan masyarakat bursa saham atas rencana

perusahaan untuk menerbitkan saham baru atau saham tambahan.

9. Untuk mendidik para pengguna atau konsumen agar mereka lebih efektif dan mengerti
dalam memanfaatkan produk-produk perusahaan.

10. Untuk meyakinkan khalayak bahwasanya perusahaan mampu bertahan atau bangkit
kembali setelah terjadinya suatu krisis.

11. Untuk meningkatkan kemampuan dan ketahanan perusahaan dalammenghadapi

resiko pengambilalihan ( take-over ) oleh pihak-pihak lain.

12. Untuk menciptakan identitas perusahaan yang baru.

13. Untuk menyebarluaskan informasi mengenai aktivitas dan partisipasi para pimpinan
perusahaan organisasi dalam kehidupan sosial sehari-hari.

14. Untuk memastikan bahwasanya para politisi benar-benar memahamikegiatan-

kegiatan atau produk perusahaan yang positif, agar perusahaanyang bersangkutan
terhindar dari peraturan, undang-undang, dan kebijakan pemerintah yang merugikan.5

D. Penetapan Khalayak Sasaran

Langkah ini dilakukan agar kegiatan atau program yang disusun tepat sasaran. Perlu
dilakukan penetapan khalayak melalui identifikasi tentang khalayak mana saja yang mestinya
merasakan atau mengetahui kegiatan yang disusun oleh PR tersebut. Ketidaktepatan khalayak
akan mengakibatkan kerugian secara materi, bahkan berkemungkinan memperburuk situasi
yang ingin dipelihara atau diperbaiki terebut. Ketika dihadapkan dengan beberapa khalayak,
praktisi PR harus mampu memprioritaskan khalayak mana yang terlebih dahulu diperhatikan.
Alasan ini sehubungan dengan adanya keterbatasan kemampuan finansial dan waktu yang
dimiliki oleh perusahaan yang bersangkutan. Lagi pula, dengan jenis dan jumlah khalayak
5
Frank Jefkins, Public Relations, (Penerbit Erlangga: Jakarta, 2003)
yang lebih terbatas, suatu organisasi akan lebih efisien dalam menggarap kegiatan/program,
apalagi jika terkait dengan kelangkaan sumber daya yang dimiliki perusahaan. 6

Penetapan khalayak yang dilakukan oleh PR harus tepat sasaran dengan programnya,
mereka dapat menganalisis dan menetapkan khalayak mana saja yang bisa berpartisipasi
dalam kegiatan mereka, sehingga tujuan dari acara tersebut bisa tercapai. Apabila seorang PR
salah dalam menetapkan target sasaran kegiatannya maka tidak menutup kemungkinan malah
akan memperburuk citra perusahaannya, misalnya kegiatan 1000 langkah anlene yang di
tujukan kepada mereka yang berusia dewasa atau sekitar 25 tahun ke atas, hal itu sesuai
dengan target penjualan susu tersebut karena susu anlene berfungsi untuk mempertahankan
kepadatan tulang bagi mereka yang mengalami pengeroposan tulang. Maka akan sangat salah
bila kegiatan tersebut di ikuti oleh anak-anak dan remaja.

III. PENUTUP

Simpulan

Sebelum seorang Publik Relation memulai pekerjaanya maka ia harus

menyusun rencana program kerjanya terlebih dahulu, karena perencanaan adalah
sebuah dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan cakupan
pencapaiannya.
Di dalam perencanaan Publik Relation harus mengenali situasi yang di sekitarnya,
karena analisis situasi menjadi dasar dalam menentukan program aksi dan komunikasi yang
akan diimplementasikan.
Selanjutnya, seorang Publik Relation menetapkan tujuan-tujuan program yang akan ia
laksanakan agar tujuan atau target yang ia tetapkan sesuai dengan situasi permasalahan yang
telah ia analisis.
Yang terakhir adalah Publik Relation menetapkan atau menentukan khalayak yang
akan menjadi sasaran produk yang di hasilkan oleh organsisai atau perusahaan terkait. Hal ini
dilakukan agar tahu mana saja yang bisa berpartisipasi dalam kegiatan mereka, sehingga
tujuan dari acara tersebut bisa tercapai

6
M.IchsanPratama"StrategiPerencanaanPublicRelations"
(https://www.academia.edu/3999181/Strategi_Perencanaan_Public_Relations , Diakses pada 17 Maret 2020)
 DAFTAR PUSTAKA

Jefkins, Frank. 2004. Public Relations. Jakarta: Erlangga.

Larasati, Rintia. 2013. “Strategi Perencanaan Humas”. Surabaya: Uniersitas Jayabaya.
Nurwiyanti, Novi. 2005. “Proses Operasional Public Relations Untuk Membentuk Image
Positif Bandung TV Di Mata Pengiklan”. Bandung: Universitas Islam Bandung.

Pratama, M. Ichsan. "StrategiPerencanaanPublicRelations"

(https://www.academia.edu/3999181/Strategi_Perencanaan_Public_Relations , Diakses pada
17 Maret 2020)

Ruslan, Rosady. 2007. Kampanye Public Relations. Jakarta: Raja Grafindo Persada.