TUGAS KELOMPOK

MATA KULIAH

ANALISIS PROSES BISNIS

Dosen Pembimbing : I Made Ardwi Pradnyana, S.T., M.T.

JUDUL:
ANALISIS PROSES BISNIS YANG TERDAPAT PADA
UPT LAYANAN BIMBINGAN KONSELING

NAMA KELOMPOK:
FACHRADINA YUNIAR (1815091005)

KADEK DWI CAHYANI (1815091006)

LAURENSIA ANJELINA TUTOSILI ARAKIAN (1815091024)

NI PUTU BIMANTARI DEWI (1815091030)

KADEK RAMA WASUDEWA (1815091046)

PUTU ANNANDA DIVA SANJAYA (1815091064)

PROGRAM STUDI S1 SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK DAN KEJURUAN

UNIVERSITAS PENDIDIKAN GANESHA

TAHUN 2019
 DAFTAR ISI
PROFIL UPT LAYANAN..............................................................................................................1
BIMBINGAN KONSELING UNDIKSHA....................................................................................1
1.1 Latar Belakang...........................................................................................................................................1
1.2 Visi dan Misi...............................................................................................................................................1
1.3 Tujuan............................................................................................................................................................1
1.4 Program/Layanan.......................................................................................................................................2
1.5 Struktur Organisasi....................................................................................................................................2
1.6 Jobdesk..........................................................................................................................................................3
METODE DAN JADWAL PENGUMPULAN DATA..................................................................3
ANALISIS DATA DAN PENGGAMBARAN BPMN..................................................................3
2.1 Tabel Deskripsi Aktivitas untuk Masing-Masing Proses Bisnis.................................................3
2.2 Raci Chart Masing-Masing Proses Bisnis........................................................................................11
2.3 Diagram BPMN dari Masing-Masing Proses Bisnis....................................................................16
DAFTAR PUSTAKA....................................................................................................................17
LAMPIRAN..................................................................................................................................18
i. Dokumen (Panduan Layanan/ Prosedur/ Transkrip Hasil Wawancara/ Dokumen Terkait
Lainnya).............................................................................................................................................................18
ii. Foto Dokumentasi.....................................................................................................................................18

i
 PROFIL UPT LAYANAN

BIMBINGAN KONSELING UNDIKSHA

1.1 Latar Belakang

Permasalahan yang dialami oleh mahasiswa dalam menyelesaikan studinya di perguruan

tinggi terkadang sangat kompleks. Permasalahan – permasalahan tersebut dapat diakibatkan oleh
berbagai faktor (faktor dari diri pribadi, interaksi dengan sesama mahasiswa yang tidak
harmonis, miskomunikasi dengan dosen, dsb). Dalam kenyataannya banyak mahasiswa perlu
dibantu dalam menyelesaikan permasalahannya agar tidak menghambat studi dan dapat
menyelesaikannya tepat waktu. UPT Layanan Bimbingan Konseling hadir untuk membantu
mahasiswa untuk mengembangkan pemahaman tentang diri dan potensi yang dimiliki, mengenal
lingkungan, mengenal masalah/kesulitan yang dialami dan membantu menemukan solusi yang
sesuai dengan kondisi masing-masing individu. Dengan personalnya yang profesional UPT
Layanan Bimbingan Konseling hadir untuk membantu mahasiswa dengan memberikan layanan
bimbingan atau konseling untuk menemukan solusi atas masalah belajar dan masalah lain. Tidak
hanya itu, UPT Layanan Bimbingan Konseling juga hadir bagi mahasiswa yang ingin berdiskusi
tentang pilihan karier yang tepat pasca lulus kuliah dan bagaimana mengembangkan potensi diri
selama berada di perguruan tinggi agar siap memasuki dunia kerja.

1.2 Visi dan Misi

Visi UPT Layanan BK adalah menjadi unit penyedia layanan bimbingan dan konseling
untuk mendukung Undiksha unggul di Asia tahun 2045 dengan cara membantu mahasiswa
terbebas dari permasalahan belajar.
UPT Layanan BK memiliki misi:
1. Menyelenggarakan layanan bimbingan dan konseling yang mudah diakses oleh mahasiswa,
2. Menyediakan layanan bimbingan, pendampingan, dan konseling yang sifatnya preventif
maupun kuratif agar mahasiswa dapat berprestasi secara maksimal baik secara akademis
maupun non-akademis,
3. Menyelenggarakan layanan asesmen psikologi yang mendukung pengembangan potensi
diri, bakat, dan minat mahasiswa.

1.3 Tujuan

UPT Layanan Bimbingan Konseling (UPT Layanan BK) Undiksha adalah salah satu
unsur dari Universitas Pendidikan Ganesha yang memiliki tujuan sebagai penyelenggara layanan
bimbingan konseling, terutama bagi mahasiswa, serta penyelenggara pelatihan pengembangan
pribadi, belajar, sosial, dan karier bagi mahasiswa dan masyarakat yang membutuhkan

1
1.4 Program/Layanan

Layanan yang diberikan UPT Layanan BK meliputi:

1. Bimbingan konseling individual dan/atau kelompok bagi mahasiswa serta sivitas
akademika pada bidang pribadi, sosial, belajar, dan karier. Layanan konseling diberikan
oleh konselor dan tim tutor sebaya. Tim Tutor Sebaya adalah mahasiswa yang terlatih untuk
memberikan bimbingan dan konseling, serta layanan bidang studi dari program studi terkait.
2. Layanan meditasi. UPT Layanan BK bertindak sebagai mediator untuk melakukan
meditasi atas permasalahan yang melibatkan jurusan, dosen, mahasiswa, dan orang tua.
Permasalahan yang dimediasi umumnya terkait dengan prestasi belajar atau perkuliahan
mahasiswa.
3. Layanan penyuluhan, dalam bentuk seminar dan pelatihan.
4. Layanan pendampingan.
5. Layanan tes psikologis (bakat, minat, kecerdasan/IQ, kepribadian) untuk mengenal
potensi diri.

1.5 Struktur Organisasi

Struktur Kelembagaan
UPT Layanan Bimbingan Konseling Undiksha

REKTOR

WAKIL REKTOR I

KEPALA

SEKRETARIS

STAF ADMINISTRASI

2
1.6 Jobdesk (BELUM)

METODE DAN JADWAL PENGUMPULAN DATA

NO TANGGAL METODE DESKRIPSI HASIL

AKTIVITAS
1.  Kamis, 4 Wawancara Mewawancarai dua orang Informasi tentang
April 2019 staf UPT Layanan BK visi & misi, tujuan,
 Jum’at, 12 terkait dengan visi & misi, struktur organisasi,
April 2019 tujuan, struktur organisasi, dan layanan yang
dan layanan yang terdapat terdapat pada UPT
pada UPT Layanan BK Layanan BK
2.  Jum’at, 10 Analisis Menganalisis setiap proses Informasi setiap
Mei 2019 Dokumen dan tanggung jawab setiap proses yang dibuat
 Selasa, 14 orang yang terlibat pada dalam bentuk tabel
Mei 2019 masing-masing layanan aktivitas dan bpmn
yang terdapat pada UPT serta informasi
Layanan BK tanggung jawab
setiap orang yang
terlibat pada masing-
masing layanan yang
dibuat dalam bentuk
tabel rachi chart

ANALISIS DATA DAN PENGGAMBARAN BPMN

2.1 Tabel Deskripsi Aktivitas untuk Masing-Masing Proses Bisnis

Nama Proses Bisnis Bimbingan dan Konseling Keterangan

UPT Layanan BK (dokumen yang
Kategori Proses Bisnis Utama digunakan/
No Aktivitas/ Stakeholder/Pelaku dihasilkan;
Langkah Mahasis Petugas Petugas sistem
wa Administrasi Konseling yang digunakan;
UPT BK (Konselor) info tambahan
1. Melakukan  KTM yang
pendaftaran berlaku

3
 Formulir
biodata
pendaftar
2. Menentukan jadwal  Buku daftar
konseling jadwal layanan
3. Memberi informasi  Bertemu
jadwal kepada langsung/Lewat
konselor via telepon
4. Melakukan proses  Konseling
konseling/bimbingan dilakukan
dengan tatap
muka langsung
5. Menentukan janji  Jika konseling
temu berikutnya lanjutan
diperlukan
6. Menentukan   Jika
rujukan diperlukan
 Rujukan bisa
ke rumah
sakit, dokter,
atau ke tenaga
profesional
lainnya.
7. Menuju   Jika
pihak/tempat yang diperlukan
menjadi rujukan  Surat
rekomendasi
dari konselor
8. Menentukan jadwal  Bertemu
konseling lanjutan langsung/Lewat
via telepon
9. Melapor jadwal  Bertemu
konseling lanjutan langsung/Lewat
ke petugas via telepon
admisnistrasi
10. Mencatat jadwal  Buku daftar
konseling lanjutan jadwal layanan
11. Melakukan  Konseling
konseling lanjutan lanjutan
dilakukan
dengan tatap
muka langsung

4
 Nama Proses Bisnis Konseling dan Pemeriksaan Keterangan
Psikologis Klien Mahasiswa Rujukan (dokumen yang
Dosen PA digunakan/
dihasilkan;
Kategori Proses Bisnis Pendukung
sistem
No Aktivitas/ Stakeholder/Pelaku yang
Langkah Mahasis Petugas Petugas Dosen digunakan;
wa Administ Konselin PA info tambahan
rasi UPT g
BK (Konselo
r)
1. Menghubungi  Bertemu
bagian langsung/Lewat
administrasi via telepon
2. Memberi   Mahasiswa
informasi ke yang
petugas memiliki
administrasi masalah
bahwa mahasiswa  Telah
yang bersangkutan mendapat
akan melakukan penanganan
rujukan dari dosen
PA, namun
masih perlu
tindakan
konseling
ataupun
pemeriksaan
psikologis
3. Menyerahkan  Form rujukan
form rujukan memuat:
mahasiswa  Alasan
merujuk
 Riwayat
tindakan
 Identitas
mahasiswa
yang
dirujuk
4. Merujuk  Bertemu
mahasiswa datang langsung/Lewat
ke UPT BK via telepon
5. Melakukan  KTM yang

5
 pendaftaran berlaku
Formulir
biodata
pendaftar
6. Membuat janji 
konseling

7. Memberi  Bertemu
informasi dari langsung/Lewat
hasil janji via telepon
konseling kepada
konselor
8. Melakukan proses  Konseling/peme
konseling/pemeriks riksaan
aan psikologis psikologis
dilakukan
dengan tatap
muka langsung
9. Menentukan  Jika konseling
jadwal konseling lanjutan
lanjutan diperlukan

10. Melapor jadwal  Bertemu

konseling lanjutan langsung/Lewat
ke petugas via telepon
admisnistrasi
11. Mencatat jadwal  Buku daftar
konseling lanjutan jadwal layanan

12. Melakukan  Konseling

konseling lanjutan lanjutan
dilakukan
dengan tatap
muka langsung
13. Melaporkan hasil  Surat hasil
konseling ke dosen konseling dari
PA konselor

14. Menyerahkan  Resume hasil

resume hasil konseling atau
konseling atau pemeriksaan
pemeriksaan psikologis
psikologis kepada
dosen PA

6
 Nama Proses Bisnis Konseling dan Pemeriksaan Psikologis Keterangan
Klien Mahasiswa yang akan Pindah (dokumen
Program Studi yang
digunakan/
Kategori Proses Bisnis Pendukung
dihasilkan;
sistem
No Aktivitas/ Stakeholder/Pelaku yang
Langkah Mahasi Petugas Petugas Kajur Deka digunakan;
swa Administ Konselin /Kapr n/Wa info
rasi UPT g odi kil tambahan
BK (Konselo Deka
r) nI
1. Menghubungi  Bertemu
bagian langsung/Lew
administrasi at via telepon
2. Menyampaikan   Mahasiswa
informasi akan yang
melakukan memiliki
rujukan hambatan
mengikuti
perkuliaha
n
 Permohona
n pindah
program
studi
3. Menyerahkan    Surat
surat permohona
permohonan n
pemeriksaan  Sepengetah
psikologis dan uan Dekan
konseling atau Wakil
Dekan I.
4 Merujuk  Bertemu
4. mahasiswa langsung/Lew
datang ke UPT at via telepon
BK
Melakukan   KTM yang
5. pendaftaran berlaku
 Formulir
biodata

7
 pendaftar
6. Membuat janji   Buku daftar
konseling jadwal
layanan
Memberi  Bertemu
7. informasi dari langsung/Lew
hasil janji at via telepon
konseling
kepada
konselor
Melakukan   Konseling/pe
8. proses meriksaan
konseling/peme psikologis
riksaan dilakukan
psikologis dengan tatap
muka
langsung
Menentukan   Jika konseling
9. jadwal lanjutan
konseling diperlukan
lanjutan

Melapor jadwal  Bertemu

10. konseling langsung/Lew
lanjutan ke at via telepon
petugas
admisnistrasi
Mencatat Buku daftar
11. jadwal  jadwal
konseling layanan
lanjutan
12. Melakukan   Konseling
konseling lanjutan
lanjutan dilakukan
dengan tatap
muka
langsung
13. Melaporkan  Surat hasil
2 hasil konseling konseling dari
ke konselor
Kajur/Kaprodi

8
 Menyerahkan   Resume
14. resume hasil hasil
konseling atau konseling
pemeriksaan atau
psikologis pemeriksaa
kepada n psikologis
Kajur/Kaprodi  Surat
rekomenda
si pindah
prodi/tidak

Konseling dan Pemeriksaan Keterangan

Nama Proses Bisnis Psikologis Klien Mahasiswa Rujukan (dokumen yang
Tutor Sebaya digunakan/
dihasilkan;
Kategori Proses Bisnis Pendukung
sistem
No Aktivitas/ Stakeholder/Pelaku yang
Langkah Mahasis Petugas Petugas Tutor digunakan;
wa Administ Konselin Sebaya info tambahan
rasi UPT g
BK (Konselo
r)
1. Menghubungi  Bertemu
bagian langsung/Lewat
administrasi/konse via telepon
lor
2. Memberi   Mahasiswa
informasi ke yang
petugas memiliki
administrasi/konse masalah
lor bahwa  Telah
mahasiswa yang mendapat
bersangkutan akan penanganan
melakukan dari Tutor
rujukan Sebaya,
namun masih
perlu

9
 tindakan
konseling
3. Menyerahkan  Form rujukan
form rujukan memuat:
mahasiswa  Tindakan
yang telah
diambil
 Riwayat
kasus
4. Mendampingi 
mahasiswa datang
ke UPT BK
5. Melakukan  KTM yang
pendaftaran berlaku
Formulir
biodata
pendaftar
6. Membuat janji   Buku daftar
konseling jadwal layanan

7. Memberi  Bertemu
informasi dari langsung/Lewat
hasil janji via telepon
konseling kepada
konselor
8. Melakukan proses   Konseling/peme
konseling/pemeriks riksaan
aan psikologis psikologis
dilakukan
dengan tatap
muka langsung
9. Melakukan proses  Jika konseling
pendampingan lanjutan
pasca konseling diperlukan

Nama Proses Bisnis Layanan Psikotes UPT Layanan BK Keterangan

Kategori Proses Bisnis Utama (dokumen
N Aktivitas/ Stakeholder/Pelaku yang
o Langkah Klien: Petugas Psikolog digunakan/
Mahasiswa/Civita Administrasi dihasilkan;
s UPT BK sistem
Akademika/Masy yang
arakat Umum digunakan;

10
 info tambahan
1. Melakukan  KTM yang
pendaftaran berlaku
Formulir
biodata
pendaftar
Sejumlah
biaya jasa
psikotes
2. Mewawancarai  Data-data
Klien awal klien
3. Menentukan  Buku daftar
jadwal psikotes jadwal
layanan
4. Melaksanakan    Layanan
psikotes psikotes: tes
inteligensi,
tes
minat dan
bakat, tes
kepribadian
 Berada di
bawah
pengelolaan
Sub
Unit Testing
Psikologi.
5. Memeriksa hasil  Tes hasil
psikotes psikotes Klien
6. Menyampaian hasil   Asesmen
pemeriksaan awal oleh
psikologis kepada konselor/psi
Klien kolog
 Tindakan
konseling
atau
pemilihan
terapi yang
dibutuhkan
oleh Klien
7. Melakukan   Jika
konseling lanjutan diperlukan

11
2.2 Raci Chart Masing-Masing Proses Bisnis

Bimbingan dan Konseling

Nama Proses Bisnis
UPT Layanan BK
Kategori Proses Bisnis Utama
Stakeholder
atau Pelaku
No Aktivitas/Langkah Petugas Petugas
Mahasiswa Administrasi Konseling
UPT BK (Konselor)
1. Melakukan pendaftaran R I
2. Menentukan jadwal konseling I R
3. Memberi informasi jadwal R I
kepada konselor
4. Melakukan proses R C
konseling/bimbingan
5. Menentukan janji temu I R
berikutnya
6. Menentukan rujukan I R
7. Menuju pihak/tempat yang R A
menjadi rujukan
8. Menentukan jadwal konseling I R
lanjutan
9. Melapor jadwal konseling R I
lanjutan ke petugas admisnistrasi
10. Mencatat jadwal konseling R
lanjutan
11. Melakukan konseling lanjutan R C

Nama Proses Bisnis Konseling dan Pemeriksaan Psikologis Klien

Mahasiswa Rujukan Dosen PA
Kategori Proses Bisnis Pendukung
Stakeholder
atau Pelaku
Petugas
No Aktivitas/Langkah Petugas Konseli
Mahasiswa Administrasi ng Dosen PA
UPT BK (Konsel
or)
1. Menghubungi bagian I R

12
 administrasi
2. Memberi informasi ke I R
petugas administrasi
bahwa mahasiswa yang
bersangkutan akan
melakukan rujukan
3. Menyerahkan form I R
rujukan mahasiswa
4. Merujuk mahasiswa I R
datang ke UPT BK
5. Melakukan pendaftaran R I
6. Membuat janji R I
konseling
7. Memberi informasi dari R I
hasil janji konseling
kepada konselor
8. Melakukan proses I R
konseling/pemeriksaan
psikologis
9. Menentukan jadwal I R
konseling lanjutan
10. Melapor jadwal R I
konseling lanjutan ke
petugas admisnistrasi
11. Mencatat jadwal R
konseling lanjutan
12. Melakukan konseling R C
lanjutan
13. Melaporkan hasil R A I
konseling ke dosen PA
14. Menyerahkan resume R A I
hasil konseling atau
pemeriksaan psikologis
kepada dosen PA

Nama Proses Bisnis Konseling dan Pemeriksaan Psikologis Klien

Mahasiswa yang akan Pindah Program Studi

Kategori Proses Bisnis Pendukung

No Aktivitas/ Stakeholder/Pelaku
Langkah Mahasi Petugas Petugas Kajur/K Dekan/W
swa Adminis Konselin aprodi akil
trasi g Dekan I

13
 UPT BK (Konselo
r)
1. Menghubungi bagian I R
administrasi
2. Menyampaikan I R
informasi akan
melakukan rujukan

3. Menyerahkan surat I I R A
permohonan
pemeriksaan
psikologis dan
konseling
4 Merujuk mahasiswa I R
4. datang ke UPT BK
Melakukan R I
5. pendaftaran

6. Membuat janji R I
konseling
Memberi informasi R I
7. dari hasil janji
konseling kepada
konselor
Melakukan proses I R
8. konseling/pemeriksaa
n psikologis

Menentukan jadwal I R
9. konseling lanjutan

Melapor jadwal R I
10. konseling lanjutan ke
petugas admisnistrasi
Mencatat jadwal R
11. konseling lanjutan
12. Melakukan konseling R C
lanjutan

13. Melaporkan hasil R I

2 konseling ke
Kajur/Kaprodi
Menyerahkan resume R A I

14
14. hasil konseling atau
pemeriksaan
psikologis kepada
Kajur/Kaprodi

Nama Proses Bisnis Konseling dan Pemeriksaan Psikologis Klien

Mahasiswa Rujukan Tutor Sebaya
Kategori Proses Bisnis Pendukung
Stakeholder
atau Pelaku
Petugas
No Aktivitas/Langkah Petugas Konseli
Tutor
Mahasiswa Administrasi ng
Sebaya
UPT BK (Konsel
or)
1. Menghubungi bagian I I R
administrasi/konselor
2. Memberi informasi ke I I R
petugas
administrasi/konselor
bahwa mahasiswa yang
bersangkutan akan
melakukan rujukan
3. Menyerahkan form I I R
rujukan mahasiswa
4. Mendampingi R
mahasiswa datang ke
UPT BK
5. Melakukan pendaftaran R I
6. Membuat janji R I
konseling
7. Memberi informasi dari R I
hasil janji konseling
kepada konselor

15
 8. Melakukan proses I R
konseling/pemeriksaan
psikologis
9. Melakukan proses A R
pendampingan pasca
konseling

Nama Proses Bisnis Layanan Psikotes UPT Layanan BK

Kategori Proses Bisnis Utama
Stakeholder
atau Pelaku
Klien:
Mahasiswa/Civ
No Aktivitas/Langkah Petugas
itas
Administrasi Psikolog
Akademika/Ma
UPT BK
syarakat
Umum
1. Melakukan pendaftaran R I
2. Mewawancarai Klien R/I
3. Menentukan jadwal psikotes I R I
4. Melaksanakan psikotes R A/C
5. Memeriksa hasil psikotes R
6. Menyampaikan hasil I R
pemeriksaan psikologis kepada
Klien
7. Melakukan konseling lanjutan R C

2.3 Diagram BPMN dari Masing-Masing Proses Bisnis(BELUM)

16
17
18
19
20
 DAFTAR PUSTAKA

Undiksha, T. U. (2019). Buku Pedoman Pelaksanaan Layanan UPT Layanan Bimbingan

Konseling Undiksha. Singaraja: Unit Pelaksana Teknis Layanan BK Undiksha.

Website: ulbk.undiksha.ac.id

21
 LAMPIRAN

i. Dokumen (Panduan Layanan/ Prosedur/ Transkrip Hasil Wawancara/ Dokumen Terkait

Lainnya).

ii. Foto Dokumentasi

22