BAB III

URAIAN KHUSUS

III.1. Pengadaan
Pengadan barang PBF cabang PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk di kota Makassar sudah
diatur dari PBF pusat PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk pusat yang berada di Jakarta.
Pengiriman barang ke PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk di kota Makassar tergantung
permintaan, tidak mesti awal bulan atau akhir bulan. Semua kegiatan diperusahaan bisa
dipantau melalui computer yang telah online.

Stok maksimum terdiri dari dua komponen stok hidup dan stok pengaman. Stok hidup adalah
stok yang digunakan untuk memenuhi pelayanan antara pengiriman atau penerimaan (80%
keluar masuknya produk). Stok pengaman diperlukan untuk mencegah kekosongan yang
mungkin timbul karena terlambatnya pengiriman atau meningkatnya permintaan(20% produk
yang selalu disiapkan dalam gudang dan dikeluarkan saat terjadi peningkatan permintaan). Stok
disediakan untuk melayani permintaan dan akan berkurang sampai titik batas tertentu ketika
harus dilakukan pemesanan baru.

Syarat-syarat dokumentasi pemesanan yaitu :

1.) Pesanan dibuat secara tertulis minimal rangkap 2 menggunakan form Surat Pesanan sesuai
contoh Formulir D-1 (dokumen dapat dilihat dalam lampiran 1).

2) Setiap Surat Pesanan seharusnya diberi nomor secara berurutan, nomor dicetak dengan baik,
jelas dan rapi.

3) Apabila karena sesuatu hal Surat Pesanan tidak dapat digunakan, maka Surat Pesanan yang
tidak digunakan ini tetap harus diarsipkan dengan diberi tanda pembatalan yang jelas.

4) Surat ditandatangani oleh penanggung jawab, dicantumkan nama jelas dan nomor Surat Izin
Kerja yang bersangkutan.

5) Surat Pesanan diarsipkan berdasarkan nomor urut dan tanggal pemesanan.

6) Apabila penanggung jawab mengundurkan diri, Surat Pesanan masih dapat digunakan
menghabiskan sisa, dibuat pernyataan sampai kapan menggunakan dokumen lama.

III.2 Penerimaan
Pada penerimaan barang diterima oleh penanggung jawab gudang dan pada waktu menerima
barang surat pengantar barang dan atau faktur barang. Apabila tidak ada surat pengantar
barang maka penanggung jawab gudang tidak akan menerima barang yang dikirim tersebut,
dan juga pada waktu penerimaan barang perlu dicocokkan antara faktur dengan fisik barang
juga perlu dicek kebenarannya seperti spesifikasi, jumlah, dan sebagainya. Barang langsung
masuk gudang. Pengiriman barang dari pusat ke cabang disertai dengan surat barang yang
disebut dengan ship list yang berisi nama barang dan jumlah barang, setelah sampai di cabang
fisik barang dicocokkan dengan ship list. Pemeriksaan dilakukan terhadap barang yang diterima
antara lain:

a. Nama barang / obat dan jumlahnya

b. Spesifikasi dari barang / obat dan jumlahnya sesuai dengan kontrak, misalnya:

· Pabrik yang memproduksi

· Bentuk dan kemasan

· Penandaan pada kemasan dan sebagainya

· Mutu / kwalitas barang, seperti warna, kejernihan, tanggal kadaluarsa (ED)

c. Sertifikat yang diminta dalam kontrak, termasuk hasil uji mutu yang dipersyaratkan

d. Tanggal penerimaan

e. Jangka waktu kadaluarsa yang memadai

f. Tidak ditemukan keadaan produk yang beku (seperti vaksin tertentu)

g. Kebenaran kondisi kemasan seperti yang disyaratkan (misalnya suhu, kelengkapan cold
chain seperti ice pack, cool pack pada kemasan vaksin).

h. Pada pemeriksaan barang / obat-obatan tersebut harus diperhatikan sifat-sifatnya, baik

fisika dan kimia serta persyaratan penyimpanannya, agar tidak ada barang / obat-obatan yang
rusak selama proses pemeriksaan dan penerimaan. Setiap barang yang masuk atau datang dari
pusat langsung dicatat dikartu stok dan langsung dientry kedalam computer.

Pada dokumentasi penerimaan, untuk produk yang tidak sesuai kriteria di atas harus diproses
untuk pengembalian atau penggantian dengan langkah-langkah berikut :

a. Penanggungjawab menentukan penanganan tindak lanjut obat yang diterima

b. Faktur atau Surat Penyerahan Barang (SPB) asli atau salinan diberikan kepada penanggung
jawab dan satu salinan dikirimkan ke bagian administrasi. Bagian administrasi mencatat pada
Kartu Persediaan sesuai Formulir D-2, Buku Pembelian sesuai contoh Formulir D-3 atau
menurut data pada faktur atau Surat Penyerahan Barang serta kemudian menyimpannya
dengan baik.

c. Faktur atau Surat Penyerahan Barang sebaiknya diarsipkan berdasarkan nomor urut dan
tanggal penerimaan.