MODUL I

KONSEP SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

ARTI PENTING PENGENDALIAN MANAJEMEN

Semua entitas yang mempunyai tujuan sangat berkepentingan dengan masalah

pengendalian agar tujuan entitas tersebut dapat tercapai. Tanpa pengendalian yang
memadai, entitas tersebut tidak mungkin dapat mencapai tujuannya. Disadari atau tidak,
manusia dalam berbagai aspek kehidupannya selalu berhadapan dengan masalah pengendalian
yaitu pengerahan semua sumber daya yang dimiliki untuk mencapai tujuan atau sasaran
tertentu. Selanjutnya, mereka melaksanakan tindakan koreksi apabila keadaan mereka
menjauh dari tujuan yang ditetapkan.
Salah satu contoh yang sangat sederhana disekitar kehidupan manusia adalah
pengendalian yang dilakukan oleh seseorang yang mengendarai kendaraannya untuk
mencapai tujuan tempat tujuan tertentu. Untuk itu ia harus menyediakan kendaraan yang
“sehat “, bahan bakar yang cukup serta kondisi badan yang siap untuk mengemudi. Sepanjang
perjalanannya, ia harus mengatur kecepatan kendaraan, mengarahkan kemudi ke arah tujuan
yang tepat, mengatur semua sarana yang tersedia dengan semestinya agar dapat sampai ke
tempat tujuan dengan selamat dalam waktu yang direncanakan. Tanpa upaya seperti itu,
mustahil tujuan dan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya dapat dicapai dengan baik.
Ilustrasi sederhana tersebut dapat memberikan gambaran arti penting pengendalian yaitu
dalam rangka mengupayakan pencapaian atau mempertahankan keadaan yang diinginkan.
Suatu organisasi yang merupakan sekumpulan individu juga dapat dipandang
mempunyai tujuan. Mengenai tujuan organisasi ini teori organisasi klasik dan teori organisasi
modern mempunyai pandangan yang berbeda. Menurut teori organisasi modern, organisasi
dipandang sebagai barang mati yang dengan sendirinya tidak mempunyai tujuan. Tujuan
organisasi melekat pada orang-orang yang dominan (dominan coalism) di dalam organisasi
tersebut. Salah satu fihak yang sangat berkepentingan dengan masalah pencapaian tujuan
organisasi ialah pimpinan puncak organisasi yang bersangkutan. Kemampuan pimpinan
puncak dalam mengendalikan organisasi dalam pencapaian tujuan organisasi akan sangat
menentukan tingkat eksistensi dirinya dalam organisasi tersebut.
Dalam organisasi yang sangat kecil, pengendalian belum menjadi masalah yang rumit
karena pimpinan puncak merangkap sebagai pelaksana kegiatan. Dengan demikian, ia dapat

1
melakukan pengendalian secara langsung terhadap semua kegiatan organisasi. Pengendalian
akan menjadi masalah yang serius apabila organisasi berkembang menjadi semakin besar
sehingga pimpinan puncak tidak mungkin lagi melaksanakan kegiatan organisasi hanya
dengan beberapa orang saja. Sebagian wewenang mau tidak mau harus dilimpahkan kepada
orang lain (bawahannya). Dengan demikian, pimpinan puncak harus mempunyai alat
pengendalian agar para bawahan dapat bekerja sesuai dengan kebijakannya. Pengendalian
melalui orang-orang yang menerima pelimpahan wewenang ini disebut dengan pengendalian
manajemen. Pada organisasi yang sudah besar, pengendalian manajemen ini dibakukan
dalam suatu sistem yang disebut sistem pengendalian manajemen.
Selain perkembangan internal organisasi, perkembangan lingkungan (eksternal)
organisasi juga sangat mendorong arti penting masalah pengendalian. Persaingan yang
semakin tajam, ketidakpastian yang semakin tinggi, sumber daya yang semakin terbatas serta
kondisi ekonomi yang semakin sulit mengharuskan pimpinan organisasi khususnya organisasi
perusahaan untuk dapat mengendalikan perusahaannya agar dapat tetap survive kalau
mungkin mampu berkembang pada kondisi yang penuh tantangan tersebut.
Begitu pentingnya sistem pengendalian manajemen, sistem pengendalian dapat
diibaratkan sebagai otak seorang pengemudi sebuah mobil yang sedang menempuh sebuah
perjalanan. Dapat dibayangkan, sebuah kendaraan dikemudikan oleh orang yang otaknya
tidak sehat, mustahil kendaraan tersebut mampu mengantarkan penumpangnya sampai tujuan
dengan selamat.
Dalam kehidupan sebuah organisasi, sistem pengendalian mengarahkan dan menuntun
suatu organisasi pada tujuan yang diinginkan. Secara singkat, sistem pengendalian mutlak
diperlukan oleh suatu organisasi yang menginginkan kesuksesan dalam proses pencapaian
tujuannya.

KONSEP DASAR SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

Terdapat tiga kata kunci dalam istilah sistem pengendalian manajemen
(management control systems) yaitu pengendalian (control), manajemen (management) dan
sistem (systems). Pada bagian ini akan dijelaskan konsep-konsep dasar tersebut. Sistem
Pengendalian Manajemen merupakan sebuah kata majemuk yang dibentuk oleh ketiga kata
kunci tersebut. Dengan demikian, untuk memahami Sistem Pengendalian Manajemen, kita
perlu memahami tiap bagian dalam kata majemuk tersebut satu persatu.
Pada bagian ini, pertama-tama akan dijelaskan ketiga konsep tersebut secara tekstual
dari beberapa sudut pandang. Berikutnya, penjelasan secara kontekstual akan diuraikan untuk

2
dapat memahami sistem pengendalian manajemen secara lebih komprehensif. Gambar berikut
menunjukkan konsep sistem pengendalian manajemen yang dibentuk oleh ketiga konsep
dasar tersebut

KONSEP-KONSEP DASAR

Pengendalian

Sistem
Management Pengendalian
Management

Sistem

Pengendalian (Control)

Seperti telah dijelaskan pada bagian terdahulu, aktivitas pengendalian dapat

diibaratkan seperti orang yang mengendarai mobil. Orang tersebut menginjak gas untuk
mempercepat laju kendaraan, menginjak pedal rem untuk memperlambat atau berhenti serta
memutar setir untuk mengubah arah kendaraan. Agar kendaraan tersebut dapat terkendali dan
dapat mencapai tujuannya, alat-alat yang dipergunakan harus berfungsi dengan baik. Apakah
ada yang tidak berfungsi kendaraan menjadi tidak terkendali dan tidak dapat mencapai tujuan.
Pengertian mengenai pengendalian telah dikemukakan oleh berbagai penulis. Stoner
menyebutkan bahwa pengendalian merupakan suatu proses untuk meyakinkan bahwa
berbagai aktivitas yang telah dilaksanakan sesuai dengan aktivitas yang direncanakan (the
process of ensuring that actual activities conform to planned activities).

Koontz menyebutkan bahwa pengendalian (control) merupakan mengukuran dan

pengkoreksian kinerja untuk memperoleh keyakinan bahwa tujuan perusahaan dan rencana
telah ditetapkan agar sasaran dan rencana tersebut telah tercapai (the measurement and
correction of performance in order to make sure that enterprise objectives and the plans

3
devised to attain them are being accomplished). Selain definisi tersebut, Schermerhorn
memberikan pengertian pengendalian sebagai suatu proses pengukuran kinerja dan
pengambilan tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan (the process of measuring
performance and taking action to ensure desired results). Definisi yang lebih detail
dikemukakan oleh Mockler yang menyebutkan bahwa pengendalian merupakan suatu usaha
yang sistematis untuk menetapkan standar kinerja dengan sasaran yang ditetapkan, untuk
merancang sistem informasi timbal balik, untuk membandingkan kinerja yang dicapai dengan
standar-standar yang ditetapkan, untuk menentukan kemungkinan terdapat penyimpangan,
dan untuk mengukur signifikansinya dan untuk mengambil tindakan yang mungkin
diperlukan, untuk memperoleh keyakinan bahwa seluruh sumberdaya perusahaan telah
digunakan dengan cara seefektif dan seefisien mungkin dalam rangka mencapai tujuan
perusahaan (Controlling is a systematic effort to set performance standards with planning
objectives, to design information feedback systems, to compare actual performance with these
determined standards, to determine whether there are any deviations and to measure their
significance, and to take any action required to assure that all corporate resources are being
used in the most effective and efficient way possible in achieving corporate objectives)
Setiap sistem pengendalian setidak-tidaknya menggunakan 4 alat yaitu :
1. Sebuah detector atau sensor merupakan alat untuk mengukur sesuatu yang terjadi
pada proses yang dikendalikan.
2. Sebuah assessor yaitu alat untuk menentukan kesesuaian antara yang terjadi
dengan yang seharusnya dengan cara membandingkan antara keduanya.
3. Sebuah effector yaitu alat (sering disebut “feedback” atau umpan balik) yang
mengarahkan perilaku seperti yang “dikehendaki” oleh assessor.
4. Sebuah jaringan komunikasi (communication network) yaitu alat yang
menyalurkan informasi antara detector dan assessor dan antara assessor dengan
effector.
Hubungan antara 4 alat tersebut dapat digambarkan dalam gambar berikut ini:

4
 Pe ra ngka t
A sse ssor
Kenda li

De te c tor Effe c tor

Pe rusa ha a n ya ng
se da ng dike nda lika n

Elemen-elemen Proses Kendali

Contoh sistem pengendalian yang sederhana adalah :

- Thermostat
- Pengaturan suhu badan manusia
- Pengendara mobil
Thermostat merupakan alat yang digunakan untuk mengendalikan suhu ruangan atau
kondisi suhu suatu benda. Thermostat dapat berupa AC atau alat pengatur suhu mesin
kendaraan. Thermostat dilengkapi dengan thermometer yang berfungsi sebagai detector yang
memonitor suhu yang terjadi pada sesuatu yang dikendalikan. Thermostat juga dilengkapi
dengan alat yang mendeteksi kesesuaian suhu yang terjadi dengan suhu yang dikehendaki.
Apabila suhu yang terjadi terlalu tinggi maka keadaan ini akan diinformasikan kepada alat
yang berfungsi sebagai effector dan alat ini akan mengeluarkan suhu dingin agar suhu dapat
menurun dan kembali kepada yang dikehendaki. Hal demikian akan terjadi secara terus
menerus selama proses pengendalian tetrjadi.
Hal semacam itu terjadi pula pada proses pengendalian suhu pada tubuh manusia.
Tubuh manusia dilengkapi organ yang merasakan suhu tubuh yang terjadi (detector) dan
organ yang berfungsi menilai kesesuaian suhu yang terjadi dengan yang seharusnya
(assessor). Seandainya menurut organ assessor suhu terlalu tinggi maka kondisi ini akan
diinformasi kepada organ yang berfungsi sebagai effector sehingga tubuh akan mengeluarkan

5
keringat agar suhu badan menurun atau tangan akan mengambil kipas dan dikipas-kipaskan
pada tubuh yang merasa panas. Bila suhu terlalu dingin, tubuh akan mengkerut atau
menggigil dan tangan akan mencari selimut.
Proses pengendalian juga dapat dilihat pada proses pengendalian yang dilakukan oleh
seorang pengemudi dalam mengendalikan kendaraannya. Proses pengendalian tersebut telah
dijelaskan pada bagian terdahulu.
Organisasi juga perlu dikendalikan agar tujuan organisasi dapat dicapai. Hanya saja,
pengendalian suatu organisasi lebih kompleks daripada mengendalikan sebuah kendaraan. Hal
tersebut disebabkan yang menjadi objek pengendalian adalah menyangkut manusia manusia
yang mempunyai perasaan, prakarsa dan aspirasi. Pengendalian dalam lingkungan organisasi
akan menjadi pokok pembahasan pada bagian bagian selanjutnya.

Manajemen (Management)
Pengertian manajemen dapat dipandang dari beberapa segi yaitu manajemen sebagai
suatu proses pengelolaan organisasi, manajemen sebagai suatu kajian ilmu pengetahuan, dan
manajemen sebagai orang orang yang melaksanakan pengelolaan organisasi.
Yang dimaksud dengan manajemen dalam konteks ini adalah sekelompok orang yang
terlibat dalam pengendalian organisasi. Organisasi merupakan sekumpulan orang bekerja
bersama untuk mencapai tujuan tertentu.
Organisasi dikelola oleh sekelompok orang (manager) dengan seorang Chief Executive
Officer (CEO) sebagai puncak pimpinannya.
CEO atau kelompok manager tersebut menetapkan strategi yang diharapkan akan
dapat membawa organisasi dalam mencapai tujuan : Proses pengendalian management
merupakan proses yang dilaksanakan oleh para manager di berbagai tingkatan untuk
memperoleh keyakinan bahwa semua orang yang dipimpin telah melaksanakan strategi yang
ditetapkan.

Sistem (System)
Suatu cara biasanya berulang dalam melakukan kegiatan atau kegiatan-kegiatanuntuk
tujuan tertentu (a prescribed and usually repetitious way of carrying out an activity or a set of
activity). Sistem juga didefinisikan sebagai sekelompok elemen yang terintegrasi dengan
maksud untuk mencapai tujuan.tertentu (is a group of elements that are integrated with the
common purpose of achieving an objective).

6
 Ciri suatu sistem kurang lebih adalah teratur (ritmik), terkoordinasi dan merupakan
serangkaian langkah yang berulang-ulang untuk mencapai tujuan tertentu. Pendekatan system
diperlukan sebagai suatu proses yang integrated yang mampu membantu para manajer
memecahkan persoalan manajemen organisasinya. Pendekatan system (system approach)
menyatakan bahwa aktivitas setiap bagian dari organisasi akan saling pengaruh
mempengaruhi dengan aktivitas bagian lain dari organisasi itu. Dalam melaksanakan suatu
proses dengan pendekatan system perlu diperhatikan beberapa prinsip sebagai berikut:
• Sistem terbuka (open system) – sistem yang berinteraksi dg lingkungannya
• Sub sistem (Sub system), - bagian atau elemen dari sebuah sistem yg satu sama lain
saling berkaitan
• Sinergi (Synergy) – konsep yg menjelaskan bahwa suatu pekerjaan yg dilaksanakan
secara bersama-sama akan memberikan hasil yang lebih baik
• Entropi (Entropy) – kondisi yang menunjukkan terjadinya penurunan produktivitas
dan kualitasnya sebagai akibat ketidakmampuan dalam membaca dan beradaptasi
dengan lingkungannya

Berdasarkan definisi definisi tersebut di atas dapat dibuat definisi tentang system yaitu
merupakan pembakuan prosedur dan cara kerja untuk mencapai tujuan tertentu dikaitkan
dengan struktur organisasi dan peralatan yang ada. Perancangan system merupakan kreasi
gelombang kedua yaitu meniru cara kerja mesin dan diterapkan dalam kegiatan manajerial .
Spiritnya adalah rasionalisasi efisiensi dan efektifitas kerja.
Dalam berbagai organisasi suatu system dan sub sistemnya selalu dilakukan
perancangan system untuk menjalankan berbagai proses dalam organisasi tersebut. Dalam
suatu system terkandung kebaikan kebaikan yaitu:
1. Menciptakan efektifitas dan efisiensi kerja
2. Menciptakan economic of scale untuk pekerjaan-pekerjaan yang volumenya
banyak.
3. Menghindarkan hal-hal yang bersifat emosional yang sering mengeruhkan
suasana
Namun demikian, dalam suatu system juga terkandung kelemahan-kelemahan yaitu:
1. Tidak cocok untuk pekerjaan non rutin dan volumenya sedikit
2. Kesalahan dalam perancangan sistem berarti membakukan inefisiensi dan
inefektifitas

7
 3. Kurang memperhatikan hal-hal yang bersifat emosional yang kadang kala
diperlukan
4. Merupakan salah satu penyebab alinasi dan dehumanisasi. Inilah harga termahal
yang harus ditebus manusia modern dalam mencapai efektifitas dan efisiensi.

Pengertian Sistem Pengendalian Manajemen

Sistem pengendalian manajemen jauh lebih kompleks dan fundamental dari pada
sistem pengendalian pada thermostat, pengaturan suhu tubuh manusia dan sistem pengendara
mobil. Banyak tindakan manajemen yang tidak dapat disistemkan karena memerlukan
pertimbangan pribadi.
Sebuah sistem merupakan cara tertentu untuk melaksanakan suatu atau serangkaian
aktivitas. Sistem yang digunakan oleh Management untuk mengendalikan aktivitas suatu
Organisasi disebut Sistem Pengendalian Management.
Pengendalian Management adalah Proses dimana seorang Manager mempengaruhi
anggota lainnya dalam organisasi untuk melaksanakan Strategi Organisasi
Pengendalian Management difasilitasi oleh suatu Sistem Formal yang merupakan siklus
aktivitas terus berulang.
Maciariello mengemukakan definisi pengendalian manajemen sebagai suatu proses dalam
rangka meyakinkan bahwa manusia, sumber daya fisik dan teknologi telah dialokasikan untuk
mencapai tujuan organisasi secara keseluruhan. Definisi yang dikemukakan oleh Antony lebih
menekankan kepada segi manusia (para manager) yaitu sebagai suatu proses untuk
memotivasi dan memberikan inspirasi kepada orang-orang dalam suatu organisasi untuk
melaksanakan aktivitas di dalam organisasi tersebut yang akan mendorong kepada pencapaian
tujuan organisasi. Pengendalian manajemen juga merupakan proses untuk mendeteksi dan
mengoreksi kesengajaan atas kesalahan pelaksanaan dan pelanggaran seperti pencurian atau
penyalah gunaan sumber daya berdasarkan kedua definisi tersebut, beberapa pengertian yang
dapat diambil adalah :
1. Pengendalian manajemen merupakan suatu proses. Pengendalian manajemen meliputi
suatu sistem pengendalian yang merupakan komposisi dari penataan organisasi,
wewenang tanggung jawab dan informasi untuk membantu pelaksanaan pengendalian
dan untuk memproses seperangkat tindakan guna meyakinkan bahwa organisasi
beroperasi untuk merealisasikan tujuan-tujuannya.
2. Pengendalian manajemen merupakan alat bagi para manager yang dipergunakan
dalam interaksi mereka dengan manager lain dan para bawahan mereka. Pengendalian

8
 Manajemen merupakan proses yang berorientasi pada manusia. Sasaran utamanya
adalah para manager lini. Karena pengendalian manajemen memfokuskan pada
manusia dan implementasi rencana, pengendalian manajemen melibatkan
pertimbangan psikologis yang kuat. Aktivitas-aktivitas seperti pengkomunikasian,
pembujukan , pemberian peringatan, pemberian inspirasi dan pengkritikan merupakan
bagian penting dalam proses pengendalian manajemen.
3. Pengendalian manajemen menyangkut proses pengalokasian sumber daya. Untuk
mencapai tujuannya, di satu fihak , pimpinan organisasi dituntut untuk
mengorbankan sumber daya yang dimilikinya, di fihak lain, sumber daya yang
dimiliki terbatas adanya. Dengan demikian, sumber daya tersebut harus
dialokasikan sedemikian rupa agar tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif
dan efisien.
Pada organisasi yang sudah besar, pengendalian manajemen distrukturkan menjadi
suatu sistem yang disebut dengan sistem pengendalian manajemen. Sesuai dengan pengertian
tersebut diatas , tujuan sistem pengendalian manajemen adalah membantu manajemen dalam
alokasi sumber daya dalam rangka pencapaian tujuan dan sasaran organisasi. Organisasi
memerlukan sistem pengendalian manajemen karena pengendalian manajemen secara
keseluruhan merupakan masalah cukup komplek. Beberapa kondisi yang membuat masalah
pengendalian komplek ialah:
1. Organisasi terdiri atas berbagai departemen, divisi dan kelompok yang masing-masing
mempunyai tingkat otonomi tertentu. Tiap-tiap unit organisasi tersebut memerlukan
sistem pengendalian yang mengkoordionasikan, memotivasi dan mengoreksi
kesalahan serta pelanggaran sehingga para manager unit organisasi akan bekerja lebih
mengutamakan pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan daripada pencapaian
tujuan mereka sendiri.
2. Standar-standar yang digunakan untuk menghitung prestasi organisasi yang tidak
terdapat pada kondisi eksternal. Pada dasarnya, tujuan organisasi ditetapkan ditetapkan
oleh pemimpin organisasi . Perencanaan meliputi penentuan tujuan dan proses
organisasi yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut. Akhirnya, dalam hal
tertentu, hubungan perencanaan dengan pengendalian begitu dekat, yang untuk
berbagai maksud, keduanya dapat dipandang sebagai suatu proses.
3. Pengendalian manajemen meliputi pengendalian formal dan informal. Detektor-
detektor formal mengenai banyak hal yang terjadi dalam suatu organisasi
menyediakan informasi yang esensial untuk pengkoreksian penyimpangan pokok dari

9
 standar. Kejadian-kejadian yang dilihat, dirasakan, dan didengar oleh manajemen
serta koreksi yang segera dilakukan tanpa tanda-tanda pengendalian formal merupakan
pengendalian-pengendalian motivasi informal yang mendorong para manager dan para
pekerja untuk berkeinginan agar organisasi bergerak menuju tujuan-tujuan yang
ditetapkan .
Pernyataan tersebut menjelaskan bahwa kompleksitas sistem pengendalian manajemen
dipengaruhi oleh berbagai kondisi baik kondisi internal maupun eksternal. Kondisi-
kondisi tersebut harus difahami benar oleh pimpinan organisasi agar dapat mengatasi
masalah-masalah yang berkaitan dengan sistem pengendalian manajemen dengan
sebaik-baiknya.

HAL-HAL MENDASAR PENGENDALIAN MANAJEMEN

Berdasarkan penjelasan-penjelasan yang telah diuraikan pada bagian-bagian sebelumnya
dapat disimpulkan bahwa pengendalian manajemen diselenggarakan berdasarkan prinsip-
prinsip dasar sebagai berikut:
 Pengendalian manajemen merupakan suatu keharusan dalam suatu organisasi.
 Sistem pengendalian manajemen merupakan implementasi strategi, sehingga harus
sesuai dengan strategi organisasi.
 Implementasi strategi memerlukan suatu alat untuk memotivasi anggota organisasi guna
mencapai tujuan organisasi.
 Pengendalian manajemen adalah alat untuk memotivasi agar tujuan anggota organisasi
selaras (goal conqruence) dengan tujuan organisasi.
 Perilaku adalah fokus dari pengendalian manajemen agar strategi yang telah ditetapkan
dilaksanakan secara efektif dan efisien oleh anggota organisasi.
 Pengendalian manajemen merupakan bentuk kegiatan perencanaan dan pengendalian
yang dilakukan oleh manajemen di dalam suatu organisasi.
 Pengendalian Manajemen, adalah suatu sistem, metode dan prosedur yang digunakan
oleh manajemen untuk mempengaruhi orang-orang dalam organisasi dengan tujuan agar
mereka melaksanakan strategi perusahaan secara efektif dan efisien.
 Proses pengendalian manajemen melibatkan hubungan antara atasan dan bawahan, yang
meliputi aktivitas
1. Komunikasi
2. Motivasi
3. Evaluasi

10
 Metodologi pengendalian manajemen dari proses diatas, adalah :
1. Menentukan tujuan
2. Pengukuran prestasi
3. Evaluasi prestasi.

Sistem pengendalian manajemen mempunyai beberapa karakteristik pokok. Menurut

Anthony dan kawan-kawan, karakteristik-karakteristik tersebut adalah:

1. Sistem pengendalian manajemen berpusat pada program-program dan pusat-pusat

pertanggung jawaban. Suatu program dapat berupa suatu produk, projek atau
kegiatan serupa yang lain yang dilaksanakan oleh organisasi untuk mencapai
tujuannya. Pusat pertanggung jawaban adalah suatu unit organisasi yang dikepalai
oleh seorang manager yang bertanggung jawab.

2. Informasi di dalam suatu sistem pengendalian manajemen terdiri atas dua macam :
(1) data yang direncanakan, yang berupa : program-program , anggaran dan
standar, (2) data sesungguhnya , yaitu data mengenai hal-hal yang sesungguhnya
terjadi, baik dari dalam organisasi maupun dari lingkungan luar.

3. Sistem pengendalian manajemen merupakan suatu sistem yang menyeluruh dalam

arti merembes kesemua ke semua aspek kegiatan organisasi. Salah satu fungsi
penting manajemen adalah menjamin bahwa semua bagian kegiatan organisasi
tersebut serasi dengan lainnya. Untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan ini,
manajemen memerlukan informasi tiap-tiap kegiatan.

4. Sistem pengendalian manajemen biasanya dibangun dalam suatu struktur

keuangan. Sumber-sumber dan pendapat dinyatakan dalam satuan uang. Uang
merupakan satu-satunya penyebut umum yang dapat digunakan untuk
menggabungkan dan membandingkan berbagai elemen sumber. Meskipun struktur
keuangan merupakan pusat perhatian sistem ini, namun ukuran yang bersifat non
keuangan juga merupakan bagian yang penting di dalam sistem.

5. Aspek perencanaan atas sistem pengendalian manajemen cenderung untuk

mengikuti pola dan jadwal yang teratur. Salah satu contoh adalah dalam penyiapan
anggaran yang merupakan aktivitas penting dalam proses pengendalian
manajemen. Langkah-langkah tertentu diambil dalam suatu urutan yang telah
dijelaskan terlebih dahulu dengan jadwal waktu tertentu setiap tahun yang meliputi

11
 penyebaran pedoman, pembuatan estimasi pertama, penyampaianestimasi dari
bawah ke atas melalui berbagai jenjang dalam organisasi, penelaahan terhadap
estimasi tersebut, persetujuan dari manajemen puncak serta penyebaran anggaran
tersebut kembali lewat organisasi. Prosedur tersebut diikuti pada setiap langkah
dalam proses ini, tanggal penyelesaian tahap, dan bahkan formulir yang
dipergunakan sering diatur dalam suatu pedoman prosedur. Irama proses yang
senada digunakan pula dalam bidang lain pada sistem pengendalian manajemen
misalnya dalam hal pelaporan umpan balik dan informasi koordinasi.

6. Suatu sistem pengendalian manajemen merupakan atau harus merupakan suatu

sistem yang dikoordinasikan secara terpadu. Dalam hal suatu data yang
dikumpulkan untuk suatu tujuan mungkin berbeda dari data yang dikumpulkan
untuk tujuan yang lain, data tersebut harus dapat direkonsiliasikan satu dengan
yang lain. Khususnya, data aktual hendaknya distrukturkan dalam cara yang sama
dengan data yang direncanakan yaitu dengan cara definisi dan pengukuran yang
konsisten agar memungkinkan untuk adanya pembandingan yang valid antara
pelaksanaan yang direncanakan dengan yang sebenarnya.

Pengendalian Manajemen yang baik harus menjalankan tahapan-tahapan sebagai berikut:

• Pernyataan tentang tujuan organisasi (the objective of the entity)

• Perencanaan organisasi untuk mencapai tujuan

• Personal yang memenuhi kualitas dan jumlah yang memadai sesuai tanggung
jawabnya dengan pemisahan fungsi yang terjamin dan jelas

• Adanya system yang mendukung kebijakan dan pelaksanaan untuk setiap departemen
atau perusahaan

• Adanya system pengawasan yang efektif pada semua level kegiatan yang mendukung
kebijakan dan pelaksanaan

Perjalanan kehidupan suatu organisasi pada dasarnya sama dengan perjalan manusia
pada umumnya. Perjalanan apapun harus diawali dengan penetapan tujuan yang jelas,
penetapan rencana perjalanan dan pelaksanaan dan pemantauan pelaksanaan perjalanan serta
penilaian mengenai perkembangan pencapaian tujuan perjalanan.
Penetapan tujuan organisasi merupakan tahapan awal perjalanan organisasi. Tujuan
organisasi harus dirumuskan dengan jelas dan disosialisasikan kepada seluruh anggota

12
organisasi agar seluruh anggota organisasi dapat mendukung dan berpartisipasi dalam
pencapaian tujuan yang ditetapkan.
Dalam kehidupan organisasi, tujuan organisasi merupakan kondisi yang hendak
diciptakan pada masa yang akan. Seperti telah disinggung pada bagian terdahulu, organisasi
adalah sesuatu yang mati, tidak punya kehendak, keinginan maupun tujuan. Oleh karena
tujuan, keinginan atau kehendak organisasi melekat pada orang orang yang dominan (koalisi
yang dominan) dalam organisasi tersebut
Setelah tujuan ditetapkan, langkah berikutnya adalah menentukan cara cara,
pendekatan pendekatan, dan rencana rencana besar dalam mencapai tujuan organisasi. Cara
cara, pendekatan pendekatan, rencana rencana tersebut dikenal sebagai strategi organisasi.
Penetapan stratrgi akan diwujudkan dalam suatu perencanaan stratejik yaitu proses
penetapan program program atau aktivitas-aktivitas pokok yang akan dilaksanakan dalam
rangka pencapaian tujuan organisasi.

Next
Page
Click
Here

Work of Management

Planning
Directing and
Motivating

Controlling

Pencapaian tujuan organisasi dilaksanakan dan harus melibatkan semua orang

dalam organisasi. Kesuksesan organisasi akan ditentukan oleh kinerja manusia-manusia
tersebut. Oleh karena itu, organisasi harus didukung oleh personal personal yang
memenuhi kualitas dengan jumlah yang memadai. Setiap orang dalam organisasi harus
diberi tanggung jawab yang dengan pemisahan fungsi yang terjamin dan jelas pula

Pencapaian tujuan organisasi akan melibatkan berbagai proses yaitu rangkaian

rangkaian aktivitas untuk mencapai tujuan tertentu. Setiap proses dilaksanakan oleh suatu
departemen yang bertanggung jawab atas pelaksanaan proses tertentu. Sudah barang tentu,

13
berbagai proses dalam organisasi akan saling berkaitan karena semuanya harus focus pada
pencapaian tujuan utama organisasi. Dengan demikian, departemen departemen yang
melaksanakan berbagai proses dalam organisasi harus diatur dalam suatu jaringan yang
kompak, seimbang dan harmonis. Pengaturan jaringan proses dan deparemen yang
melaksanakan merupakan suatu system dalam organisasi tersebut. Dengan demikian, dalam
suatu organisasi harus diciptakan suatu system yang mendukung kebijakan dan pelaksanaan
untuk setiap departemen atau perusahaan

Untuk mengatur proses proses dalam rangka mencapai tujuan suatu organisasi
diperlukan berbagai kebijakan organisasi. Kebijakan organisasi merupakan seperangkat
peraturan dan ketentuan yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang dalam rangka
pencapaian tujuan organisasi. Agar berbagai kebijakan dapat diterapkan dengan baik dalam
terlaksananya berbagai aktivitas organisasi, system pengawasan yang efektif pada semua
level kegiatan yang mendukung kebijakan dan pelaksanaan proses sangat diperlukan.

Sistematika Pengendalian Manajemen

Sebelum penulis membahas mengenai system pengendalian manajemen, penulis akan

membahas mengenai sistematika manajemen terlebih dahulu, Dalam sistem manajemen
dikenal tiga tingkatan manajemen yang terkait dengan perencanaan dan pengendalian yaitu
formulasi strategi (strategy formulation), pengendalian manajemen (management control),
dan pengendalian tugas (task control).

Formulasi strategi merupakan suatu proses yang berkaitan dengan penetapan tujuan
organisasi serta penetapan strategi dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Seperti
telah dijelaskan pada bagian terdahulu, tujuan merupakan kondisi masa depan yang hendak
diciptakan, sedangkan strategi merupakan seperangkat pendekatan, cara atau rencana besar
dalam rangkan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Formulasi strategi merupakan
pekerjaan manajer puncak (top manajemen). Kebutuhan untuk menformulasikan suatu strategi
terutama timbul dalam merespon ancaman yang diterima atau datangnya suatu kesempatan.

Pengendalian manajemen (management control) merupakan serangkaian proses yang

dilakukan oleh para manajemer untuk mendorong anggota manajer yang lain dalam organisasi
untuk mengimplementasikan strategi organisasi yang telah ditetapkan. Sebaik apapun
penetapan strategi, hal tersebut tidak aka nada artinya kalau tidak ada implementasi yang
memadai. Proses implementasi strategi ini dilaksanakan oleh para manajer tingkat menengah
dan tingkat bawah (middle and lower management).

14
 Pengendalian Tugas (task control) merupakan proses untuk memastikan bahwa tugas
yang spesifik dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian tugas merupakan
Transaction Oriented yang terdiri dari pengawasan agar aturan-aturan tersebut dipatuhi.
Sebagian besar kegitan kegiatan pengendalian tugas yang bersifat Scientific. Sebagian besar
informasi dalam Organisasi merupakan informasi pengendalian tugas. Beberapa diantaranya
bersifat mekanis dan menjadi sangat rumit.

Tabel berikut ini mengganmbarkan perbandingan antara formulasi strategi (strategic

formulation), pengendalian manajemen (management control), dan pengendalian tugas (task
control)

Formulasi Strategi Pengendalian Manajemen Pengendalian Tugas

No. (Strategic Formulation)
Proses penetapan tujuan
organisasi dan strategi untuk
1.
mencapai tujuan tersebut
 Tujuan tidak berbatas
waktu
 Strategi = rencana yang
2. luas dan penting
 Mempertimbangkan threat
dan opportunity, setiap
saat dan waktu
 Fokusnya perusahaan
secara keseluruhan
3.  Tidak sistematik
 Berdasarkan judgement
4. Hanya top manajemen saja
yang terlibat, dan datanya
perkiraan
(Management Control) (Task Control)
Proses bagaimana Proses yang menjamin
mengim-plementasikan bahwa tugas telah dilaksa-
strategi tersebut. nakan secara efektif dan
efisien
 Berbatas waktu  Fokusnya hanya
(periodik) sebagian unit organisasi
 Fokusnya satu unit  Berorientasi transaksi
organisasi  Aktivitasnya scientific
 Aktivitasnya perilaku  Informasinya dalam
 Berorientasi perilaku, angka-2
dan tidak bisa dibuat  Tidak melibatkan hubu-
persamaan ngan atasan dengan
 Melibatkan hubungan bawahan
atasan dengan
bawahan
Sistematik (reguler) Ada aturan-aturan dalam
melaksanakan tugas
Melibatkan seluruh Hanya individu yang
manajer pada seluruh terlibat dengan penugasan
tingkatan organisasi dan tertentu
data akurat

Contoh penerapan mengenai pengambilan keputusan pada tiga tingkatan perencanaan dan
pengendalian tersebut disajikan pada tabel berikut ini

Formulasi Strategi Pengendalian Manajemen Pengendalian Tugas

No. (Strategic Formulation) (Management Control) (Task Control)
Akuisisi (pengambil alihan) Memperkenalkan produk Koordinasinya masuknya

15
1. perusahaan yang tidak atau merk baru dari suatu order (pesanan)
berhubungan lini produk
2. Memasuki bisnis baru Memperluas pabrik Penjadwalan produksi
3. Menambah penjualan Menentukan anggaran Pemasangan iklan di TV
iklan
4. Mengubah rasio utang/modal Menambah utang baru Mengelola kas
5. Perencanaan kebijakan Memutuskan tingkat Pemesanan kembali suatu
spekulasi persediaan persediaan barang
6. Menetapkan arah penelitian Pengendalian organisasi Menjalankan proyek
dan nilainya penelitian individu
penelitian

Akativitas perencanaan dan pengendalian merupakan kegiatan yang terus menerus

(repetitive). Dengan demikian, dalam jangka panjang, proses perencanaan dan pengendalian
akan membentuk suatu siklus aktivitas seperti ditunjukkankan dalam gambar berikut ini:

Next
Page
Click

Planning and Control Cycle

Here

Formulating Long-and Begin

Short-Term Plans
(Planning)

Comparing Actual Implementing

to Decision the Plans
Planned Performance Making (Directing and
(Controlling) Motivating)

Measuring
Performance
(Controlling)

Pada bagian bagian selanjutnya, pembahasan akan difokuskan pada proses pengendalian
(management control). Proses pengendalian manajemen meliputi berbagai aktifitas yang
termasuk didalamnya:
 Perencanaan (Planning what the organization should do).
 Pengkoordinasian (Coordinating the activities of several parts of the organization).
 Pengkomunikasian informasi (Communicating information).
 Evaluasi terhadap informasi (Evaluating information)
 Pengambilan keputusan (Deciding what, if any, action should be taken),

16
  Mempengaruhi orang (Influencing people to change their behavior).

Perencanaan menyangkut proses pengambilan keputusan mengenai aktivitas-aktivita

atau sesuatu yang akan dilakukan organisasi pada masa yang akan datang. Perencanaan
dilakukan secara periodic, dapat menyangkut perencanaan jangka pendek maupun jangka
panjang. Perencanaan merupakan proses awal yang sangat penting. Seorang ahli mengatakan
bahwa gagal merencanakan sama dengan merencanakan kegagalan.
Pengkoordinasian (Coordinating the activities of several parts of the organization)
merupakan pengarahan berbagai aktifitas yang dilaksanakan oleh orang orang yang berbeda
untuk melaksanakan proses pencapaian tujuan yang sama (tujuan yang ditetapkan). Organisasi
meruapak suatu entitas yang terdiri atas berbagai departemen (unit organisasi) yang dipimpin
dan dilaksanakan oleh orang orang yang berbeda pada tiap tiap departemen (unit organisasi).
Walaupun aktivitas dan pelaksananya berbeda tapi mereka harus melaksanakan aktivitasnya
untuk berkontribusi pada pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan. Tanpa koordinasi
yang baik, tiap tiap departemen akan melaksanakan kegiatannya masing-masing dengan arah
tujuan masing masing sehingga dapat dibayangkan kekacauan yang terjadi pada organisasi
tersebut.
Dalam organisasi selalu terjadi aliran informasi mengenai berbagai hal yang terkait
dengan kehidupan organisasi tersebut. Informasi dapat diartikan sebagai sesuatu yang
menambah pengetahuan seseorang. Informasi juga dapat didefinisikan sebagai stimulus yang
dijadikan dasar untuk pengambilan keputusan. Informasi ini mutlak diperlukan dalam suatu
organisasi. Informasi berguna sebagai dasar pengambilan keputusan maupun sebagai sarana
komunikasi haruslah informasi yang relevan dan dapat diandalkan. Selain itu,
pengkomunikasian informasi (communicating information) kepada fihak-fihak yang harus
dilakukan tepat waktu agar dapat diperoleh informasi yang relevan, andal dan tersedia pada
waktunya.
Informasi yang mengalir pada suatu organisasi pada umumnya menunjukkan
berbagai peristiwa yang terjadi pada organisasi yang bersangkutan. Evaluasi terhadap
informasi (Evaluating information) harus dilakukan untuk mengidentifikasi kemungkinan
terdapat peristiwa atau kejadian yang tidak sesuai dengan seharusnya atau tidak sesuai
denganyang direncanakan atau menyimpang dari kreteria yang ditetapkan.
Dapat dikatakan bahwa berdasarkan evaluasi terhadap informasi, dalam kehidupan
suatu organisasi selalu terdapat ketidak sesuaian antara sesuatu yang terjadi dengan yang
seharusnya (kriteria yang ditetapkan). Pengambilan keputusan (Deciding what, if any, action

17
should be taken) mengenai tindakan yang diperlukan harus dilakukan untuk dapat
menghilangkan penyebab ketidak sesuaian serta mencegah agar ketidak sesuaian terulang
kembali.
Pelaksanaan tindakan korektif dan tersebut menjadi tugas dan tanggungjawab
anggota organisasi yang terkait. Agar tindakan korektif dapat dilakukan dengan baik harus
ada proses mempengaruhi orang yang bersangkutan agar mengubah perilakunya yang
menyimpang (Influencing people to change their behavior).
Seperti telah disinggung pada bagian terdahulu pengendalian manajemen (management
control) merupakan implementasi strategi yang ditetapkan oleh pimpinan organisasi

Implementation Mechanisms

Management
controls

strategy Performance
Organization Human resource
structure management

Culture

Gambar di atas menujukkan hubungan antara berbagai komponen yang terkait

dengan pengendalian manajemen. Pencapaian tujuan organisasi diawali dengan penetapan
strategi. Strategi yang telah ditetapkan harus dimplementasikan melalui pengendalian
manajemen. Apabila implementasi strategi berhasil, organisasi akan mencapai performance
yang menunjukkan keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuannya.

Namun demikian, pengendalian manajemen tidak berdiri sendiri sebagai komponen

implementasi strategi. Selain pengendalian manajemen, kesuksesan implementasi strategi
dipengaruhi pula oleh struktur organisasi, manajemen sumberdaya manusia dan budaya
organisasi. Struktur organisasi menunjukkan peran, hubungan pelaporan dan tanggung jawab
unit organisasi berkaitan dengan pengambilan keputusan dalam organisasi. Manajemen
Sumber daya Manusia merupakan merupakan proses seleksi, pelatihan, evaluasi, promosi, dan

18
pemberhentian karyawan dalam rangka mengembangkan pengetahuan dan keterampilan yang
diperlukan untuk melaksanakan strategi organisasi. Budaya (culture) merupakan sperangkat
keyakinan umum, perilaku dan norma-norma yang secara eksplisit maupun implisit
mempengaruhi tindakan-tindakan manajerial.

19