MAKALAH MANAJEMEN PROYEK TI

PROYEK PEMBANGUNAN
Sistem Informasi Pengarsipan Surat Keluar dan Surat Masuk Pada Kantor
Kecamatan Bajuin

Oleh:
Yuniska Fithriyyah A1315110

Dosen Pengampu:
Veri Julianto, S.Si., M.Si

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

POLITEKNIK NEGERI TANAH LAUT
PELAIHARI
2017

i
 KATA PENGANTAR

Puji syukur saya panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat
serta karunia-Nya kepada saya sehingga saya berhasil menyelesaikan tugas manajemen
proyek TI yaitu membuat makalah yang berjudul “proyek pembangunan sistem informasi
pengarsipan surat keluar dan surat masuk pada kantor kecamatan bajuin”. Tugas ini dibuat
sebagai tugas besar pada mata kuliah manajemen proyek TI di semester 4.
Dalam penyusunan tugas penyusunan makalah ini tidak lepas dari bantuan banyak
pihak maka pada kesempatan ini saya ingin mengucapkan banyak terimakasih kepada
sumber-sumber yang saya dapat jadikan referensi dalam peyusunan makalan ini.
Saya menyadari bahwa tugas penyusunan makalah ini masih jauh dari sempurna,
oleh karena itu kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat membangun selalu saya
harapkan demi kesempurnaan penyusunan makalah ini. Akhir kata, saya sampaikan
terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu khususnya kepada bapak Veri
Julianto, M.Si selaku dosen pengampu mata kuliah manajemen proyek TI.

Pelaihari, 04 Juni 2017

Yuniska Fithriyyah

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................................................................... ii

iii
DAFTAR ISI............................................................................................................................................ III
BAB 1 SEKILAS TENTANG MANAJEMEN PROYEK ...................................................................... 1
1.1 Definisi Manajemen Proyek ................................................................................................................. 1

1.2 Prinsip Manajemen Proyek .................................................................................................................. 1

1.3 Proses Manajemen ................................................................................................................................... 2

1.4 Kerangka Kerja .......................................................................................................................................... 4

1.5 Tujuan Manajemen Proyek ................................................................................................................... 5

1.6 Faktor Pembatas Manajemen Proyek .............................................................................................. 5

1.7 Metodologi Manajemen Proyek .......................................................................................................... 6

1.8 Knowledge Area Manajemen Proyek ................................................................................................ 8

1.9 Teknik dan Metode Manajemen Proyek........................................................................................ 14

1.10 Asosiasi dan Profesi Manajemen Proyek ................................................................................... 16

BAB 2 MENJADI MAJEMEN PROYEK .............................................................................................21

2.1 Siapa Manajer Proyek? ......................................................................................................................... 21

2.2 Mengapa Diperlukan Manajer Proyek ? ....................................................................................... 21

2.3 Skill Yang Dibutuhkan Oleh Manajer Proyek .............................................................................. 23

2.4 Tugas dan Tanggung Jawab Manajer Proyek .............................................................................. 26

2.5 Kompetensi yang Harus Dimiliki Manajer Proyek .................................................................... 28

BAB 3 METODOLOGI MANAJEMEN PROYEK..............................................................................32

3.1 Inisiasi Proyek (Project Initiation) .................................................................................................. 33

3.2 Perencanaan Proyek (Project Planning) ....................................................................................... 34

3.3 Eksekusi Proyek (Project Execution) .............................................................................................. 36

3.4 Pengontrolan Proyek (Project Controlling) ................................................................................. 36

3.5 Closure Project (Project Closure) ..................................................................................................... 37

BAB 4 KNOWLEDGE AREA MANAJEMEN PROYEK ....................................................................39

iii
 4.1 Project Scope Management ................................................................................................................ 39

4.2 Project Time Manajement .................................................................................................................... 41

4.3 Project Cost Management ................................................................................................................... 43

4.4 Project Human Resource Management .......................................................................................... 44

4.5 Project Risk Management..................................................................................................................... 51

4.6 Project Communications Management .......................................................................................... 52

4.7 Project Quality Management ............................................................................................................. 58

4.8 Project Procurement Management .................................................................................................. 60

4.9 Project Integration Management ..................................................................................................... 61

BAB 5 INISIASI PROYEK (PROJECT INITIATION) ......................................................................64

5.1 Batasan Pembahasan............................................................................................................................. 64

5.2 Dokumen yang Harus Dipersiapkan................................................................................................ 64

5.3 Contoh dan Penjelasan.......................................................................................................................... 64

5.4 Surat Tugas................................................................................................................................................ 66

5.5 Pendefinisian Proyek (Project Definition) .................................................................................... 67

5.6 Dokumen Kontrol ................................................................................................................................... 68

5.7 Info Global ................................................................................................................................................. 69

5.8 Info Umum ................................................................................................................................................. 70

5.8.1 Permasalahan ............................................................................................................................... 70

5.8.2 Deskripsi Produk / Servis ........................................................................................................ 70

5.8.3 Faktor Penentu Keberhasilan................................................................................................. 71

5.8.4 Keuntungan yang Diharapkan ............................................................................................... 71

5.8.5 Teknologi ........................................................................................................................................ 72

5.8.6 Deskripsi Proyek ......................................................................................................................... 72

5.8.7 Perencanaan Aktivitas Secara Global ................................................................................. 73

5.8.8 Risiko ................................................................................................................................................ 74

5.8.9 Batasan ............................................................................................................................................ 74

5.8.10 Asumsi ........................................................................................................................................... 74

iv
BAB 6 PERENCANAAN PROYEK (PROJECT PLANNING) ..........................................................75
6.1 Batasan Pembahasan............................................................................................................................. 75

6.2 Dokumen/Formulir yang Harus Dipersiapkan ........................................................................... 75

6.3 Contoh dan Penjelasan.......................................................................................................................... 76

6.4 Dokumen Kontrol ................................................................................................................................... 78

6.5 Ruang Lingkup (scope) ......................................................................................................................... 79

6.5.1 Ruang Lingkup Proyek ............................................................................................................. 79

6.6 Tujuan ......................................................................................................................................................... 80

6.6.1 Tujuan Proyek ............................................................................................................................. 80

6.6.2 Faktor Penentu Keberhasilan................................................................................................ 80

6.6.3 Keuntungan yang diharapkan ............................................................................................... 80

6.7 Jadwal Proyek .......................................................................................................................................... 81

6.8 Struktur Organisasi Proyek ................................................................................................................ 83

6.8.1 Peran dan Tanggung Jawab.................................................................................................... 84

6.9 Manajemen Komunikasi ...................................................................................................................... 87

6.9.1 Perencanaan Komunikasi ....................................................................................................... 87

6.9.2 Persiapan Pertemuan (Meeting) .......................................................................................... 87

6.10 Manajemen Perubahan ...................................................................................................................... 88

6.10.1 Prosedur Kontrol Perubahan .............................................................................................. 88

6.10.2 Pengajuan perubahan ............................................................................................................. 88

6.10.3 Monitor Perubahan .................................................................................................................. 88

6.11 Lampiran A: Perencanaan Komunikasi (Communication Plan) ........................................ 90

6.11.1 Pertemuan/Rapat (Meeting) ................................................................................................ 90

6.11.2 Pelaporan (Reporting) ............................................................................................................ 93

6.12 Lampiran B: Perencanaan Perubahan......................................................................................... 96

6.12.1 Form Permintaan Perubahan (Changes Request Form) ............................................ 96

6.12.2 Daftar Permintaan Perubahan (Changes Request Log) ............................................. 97

6.13 Lampiran C ............................................................................................................................................. 98

v
 6.13.1 Struktur Rincian Pekerjaan (Work Breakdown Structure) ...................................... 98

6.13.2 Penugasan Tim Proyek (Project Team Assigment)................................................... 100

6.13.3 Jadwal Proyek (Project Schedule).................................................................................... 104

BAB 7 PELAKSANAAN PROYEK (PROJECT EXECUTION) ..................................................... 113

7.1 Batasan Pembahasan.......................................................................................................................... 113

7.2 Dokumen/Formulir yang Harus Dipersiapkan ........................................................................ 113

7.3 Contoh dan Penjelasan....................................................................................................................... 113

7.4 Pedoman Hasil Kerja Analisis & Desain Sistem ...................................................................... 114

7.5 Pedoman Hasil Kerja Desain Aplikasi ......................................................................................... 118

7.6 Pedoman Hasil Kerja Programming ............................................................................................. 120

7.7 Pedoman Hasil Kerja Testing Program ....................................................................................... 122

7.8 Pedoman Hasil Kerja Installasi Program ................................................................................... 124

7.9 Pedoman Hasil Kerja Training User/SDM ................................................................................. 126

7.10 Pedoman Hasil Kerja Dokumentasi ........................................................................................... 127

7.11 Pedoman Hasil Kerja Maintenance ............................................................................................ 130

7.12 Pedoman Hasil Kerja Administrasi ............................................................................................ 131

BAB 8 PENGONTROLAN PROYEK (PROJECT CONTROLLING) ............................................ 132

8.1 Batasan Pembahasan.......................................................................................................................... 132

8.2 Dokumen/Formulir yang Harus Dipersiapkan ........................................................................ 132

8.3 Contoh dan Penjelasan....................................................................................................................... 133

8.4 Catatan Pertemuan Rapat ................................................................................................................ 135

8.5 Formulir Permintaan Perubahan .................................................................................................. 142

8.6 Daftar Permintaan Perubahan ....................................................................................................... 143

8.7 Laporan Kemajuan Proyek .............................................................................................................. 144

8.8 Tabel Penelusuran Aktivitas ........................................................................................................... 147

8.9 Perkiraan Biaya Penyelesaian Proyek ........................................................................................ 149

8.10 Perkiraan Biaya Penyelesaian Proyek Keseluruhan .......................................................... 151

BAB 9 PENUTUPAN PROYEK (PROJECT CLOSING) ................................................................ 153

vi
 9.1 Batasan Pembahasan.......................................................................................................................... 153

9.2 Dokumen/Formulir yang Harus Dipersiapkan ........................................................................ 153

9.3 Berita Acara Serah Terima ProyekContoh Dan Penjelasan................................................ 153

9.4 Laporan Pelaksanaan Proyek ......................................................................................................... 155

9.5 Laporan Penyelesaian Proyek ........................................................................................................ 156

9.6 Berita Acara Laporan Penyelesaian Proyek ............................................................................. 157

9.7 Berita Acara Serah Terima Proyek ............................................................................................... 158

viii
DAFTAR PUSTAKA........................................................................................................................... VIII

vii
 BAB 1
Sekilas Tentang Manajemen Proyek

Pada bab-1 ini akan dipaparkan hal-hal penting yang berkaitan dengan manajemen proyek.
Tentunya pembahasan ini tidaklah terlalu mendetail, namun dengan gambaran yang
singkat dan padat ini, diharapkan para pembaca sekalian bisa mempunyai gambaran
tentang apa yang dimaksud dengan manajemen proyek, serta hal-hal apa saja yang perlu
diketahui menyangkut manajemen proyek, serta hal-hal apa saja yang perlu diketahui
menyangkut manajemen proyek. Di samping itu pula, dengan pembahasan ini, diharapkan
para pembaca sekalian bisa mendalami atau belajar lebih jauh lagi tentang manajemen
proyek. Setidaknya pembahasan ini secara lebih mendalam. Pembahasan pada bab ini
dibuat secara singkat dan padat disesuaikan dengan kebutuhan impelementasi di lapangan.
Silahkan anda simak dengan baik pembahasan atau penjelasan mengenai manajemen
proyek berikut ini.

1.1 Definisi Manajemen Proyek

Secara bebas Manajemen proyek dapat diartikan sebagai ilmu dan seni yang berkaitan
dengan memimpin dan mengkoordinir sumber daya yang terdiri dari manusia dan
material dengan menggunakan teknik pengelolaan modern untuk mencapai sasaran
yang telah ditentukan, yaitu: lingkup, mutu, jadwal dan biaya serta memenuhi keinginan
para stakeholder.

1.2 Prinsip Manajemen Proyek

1. Penerapan Pengetahuan
2. Keterampilan
3. Tools and Techniques (perangkat atau alat bantu dan teknik-teknik) pada aktivitas-
aktivitas proyek agar persyaratan dan kebutuhan proyek terpenuhi.
Ilmu pengetahuan adalah suatu kajian ilmu yang yang berdasarkan fakta-fakta yang
ada dimana sudah tersusun berdasarkan sistem yang telah ada dan dapat menerangkan
suatu gejala atau masalah yang terjadi.
Ilmu pengetahuan merupakan dasar dari semua ilmu sehinnga memiliki
pengembangan kedepannya, Sedangkan teknologi bisa saja berhenti tanpa dibantu
dengan ilmu pengetahuan. Karena itu ilmu pengetahuan dan teknologi harus
dikembangkan secara bersamaan.
1
1.3 Proses Manajemen
1.3.1 Proses Inisiasi (Intiation Process)
Inisiasi proyek adalah tahap awal suatu proyek dimulai. Pada intinya, inisasi
proyek adalah mengawali sebuah proyek, dalam artian memberikan gambaran
global suatu proyek dalam bentuk definisi proyek. Dari definisi proyek inilah
akan kelihatan gambaran global sebuah proyek yang akan dikerjakan. Gambaran
global ini biasanya bersi ruang lingkup proyek, lingkup proyek, tujuan proyek,
waktu pengerjaan proyek, biaya proyek dan informasi umum lainnya.
Inisiasi proyek, dalam hal ini adalah dokumen definisi proyek yang akan
dijadikan sebagai bahan, pegangan dan acuan dalam perencanaan proyek, yaitu
pembuatan dokumen perencanaan manajemen proyek.
Tujuan Proses Inisiasi (Intiation Process)
 Menentukan tujuan proyek secara rinci
 Mengidentifikasi faktor-faktor penentu keberhasilan (critical success factor)
untuk pelaksanaan proyek.
 Menentukan ruang lingkup proyek, jadwal proyek, kebutuhan sumber daya
proyek secara garis besar, asumsi proyek, serta batasan-batasan proyek
sebagai acuan dalam membuat perencanaan manajemen proyek
 Menetukan kriteria keberhasilan proyek.
1.3.2 Proses Perencanaan (Planning Process)
Setelah sebuah proyek didefinisikan, langkah selanjutnya adalah
merencanakan proyek yang dimaksud. Perencanaan proyek ini biasanya dalam
bentuk dokumen perencanaan manajemen proyek. Pada intinya, perencanaan
manajemen proyek ini adalah deskripsi detail dari definisi proyek yang telah
dibuat. Perencanaan proyek secara umum berisi: tujuan dan ruang lingkup
proyek, waktu pengerjaan atau jadwal proyek, rencana anggaran biaya proyek,
kualitas proyek, sumber daya proyek, perencanaan komunikasi, pengadaan serta
integrasi.
Namun pada prakteknya tidaklah harus selengkap yang telah
dideskripsikan di atas. Hal ini sangat bergantung pada besar kecilnya proyek,
juga pada kompleksitas sebuah proyek. Semakin kompleks dan besar sebuah
proyek, maka seharusnya semakin lengkap pulalah perencanaan manajemen
proyek tersebut.
Tujuan Proses Perencanaan (Planning Process)

2
  Mendefinisikan ruang lingkup proyek
 Membuat detail jadwal pelaksanaan proyek
 Menentukan alokasi dana yang dibutuhkan proyek
 Menetapkan prosedur dan mekanisme pengontrolan proyek
 Menentukan kualiikasi, peran dan tanggunjawab, serta jumlah personil yang
dibutuhkan untuk melaksanakan proyek
 Mengidentifikasi resiko-resiko proyek dan menentukan tindakan
penanggulangannya
 Membuat perencanaan komunikasi selama pelaksanaan proyek
 Menentukan dan menyetujui project baseline yang akan menjadi acuan untuk
mengukur kinerja proyek.
1.3.3 Proses Pelaksanaan (Executing Process)
Setelah proyek direncanakn secara matang dengan segala perhitungan
dan pertimbangan yang ada, maka langkah selanjutnya adalah melaksanakan
perencanaan proyek tersebut dalam suatu tindakan. Pelaksanaan atau realisasi
dari rencana proyek yang tertuang dalah project management plan inilah yang
disebut dengan pelaksanaan atau eksekusi proyek. Jadi pada intinya eksekusi
proyek adalah tindak lanjut dari apa yang telah dituangkan dalam project
management plan.
Tujuan Proses Pelaksanaan (Executing Process)
 Merealisasikan perencanaan proyek yang tertian dalam perencanaan
manajemen proyek.
 Mengkoordinasikan kinerja team proyek dan juga mengoptimalkannya,
serta pemanfaatan sumber daya non-personil.
 Merealisasikan perubahan perencanaan proyek yang telah disetujui.
1.3.4 Proses Pengontrolan (Controlling Process)
Project Controlling adalah pengontrollan terhadap kegiatan atau
aktifvitas-aktivitas suatu proyek. Mengontrol apakah langkah demi langkah
dalam pelaksanaan kegiatan proyek tersebut sudah sesuai dengan yang telah
ditentukan dengan perencanaan manajemen proyek yang telah dibuat. Juga
mengecek apakah kegiatan atau aktifivitas-aktifvitas proyek yang dilaksanakan
sudah sesuai dengan estimasi dan rencana awal, serta sudah sesuai dengan target
ataukah belum. Bila belum, tindakan apa sajakah yang harus dilakukan agar
tujuan proyek bisa terpenuhi.

3
 Tujuan Proses Pengontrolan (Controlling Process)
 Memastikan pencapaian tujuan proyek apakah sesuai dengan target yang
telah ditentukan.
 Mengontrol pelaksanaan proyek agar sesuai dengan estimasi dan rencana
awal.
 Dengan melakukan kontrol diharapkan adanya masukan apakah
perencanaan manajemen proyek perlu diperbarui ataukah tidak.
1.3.5 Proses Penutupan (Closing Process)
Project closure adalah merupakan akhir dari serangkaian kegiatan
proyek. Pada intinya tahapan penutupan proyek ini adalah memberikan laporan
tentang hasil-hasil apa saja yang diperoleh dari suatu rangkaian aktifvitas-
aktifvitas proyek yang telah dilaksanakan. Bentuk-bentuk pelaporan tentang
semua hasil pekerjaan yang telah dilaksanakan tersebut dituangkan dalam
bentuk dokumen laporan.
Pada tahap ini harus diyakinkan bahwa semua deliverable telah
terpenuhi. Demikian pula dengan pekerjaan-pekerjaan yang belum terselesaikan
(outstanding task) harus segera dicatat dan kemudian diselesaikan. Setelah
semua pekerjaan dinyatakan selesai yang tertuang dalam dokumen laporan
resmi, maka langkah terakhir adalah pembubaran team proyek.
Tujuan Proses Penutupan (Closing Process)
 Secara formal mengakhiri proyek dengan semua pihak yang terlibat di dalam
suatu proyek.
 Mengakhiri penugasa anggota team proyek.

1.4 Kerangka Kerja

4
 Keterangan :
Stakeholder memiliki keinginan atau tujuan yang akan dituangkan dalam sebuah
proyek. Seorang manajer proyek akan memimpin dan mengelola proyek tersebut.
Pengelolaan proyek yang dipimpin oleh manajer proyek tersebut meliputi 9 knowledge
area, yaitu: scope management, time management, cost management, quality
management, human resource management, communication management, risk
management, procurement management, dan integration management. Dalam
pengelolaan proyek tersebut seorang manajer proation management. Dalam
pengelolaan proyek tersebut seorang manajer proyek menggunakan tools & techniques
untuk mencapai tujuan proyek yang diharapkan oleh stakeholder (project success).

1.5 Tujuan Manajemen Proyek

 Efisiensi baik dari sisi biaya dan sumber daya maupun waktu
 Kontrol terhadap proyek lebih baik
 Meningkatkan kualitas
 Meningkatkan produktifitas
 Bisa menenkan resiko yang timbul sekecil mungkin
 Koordinasi internal yang lebih baik
 Meningkatkan semangat, tanggung jawab serta loyalitas tim terhadap proyek

1.6 Faktor Pembatas Manajemen Proyek

1.6.1 Scope atau ruang lingkup
Membahas jenis dan batasan – batasan yang ada pada sebuah proyek.
Sejauh mana batasan – batasan atau ruang lingkup suatu proyek yang ditentukan.
Batasan proyek sangatlah diperlukan dalam suatu proyek, karena hal ini akan
memberi dampak pada faktor – faktor proyek lainnya, terutama yang
menyangkut biaya dan waktu pengerjaan proyek. Semakin besar scope atau
ruang lingkup suatu proyek tersebut, maka akan secara umum akan makin
bertambah pula waktu pengerjaan, ini tentunya berdampak pada bertambahnya
biaya yang harus dikeluarkan.
1.6.2 Time atau waktu
Salah satu komponen yang menjadi target utama dalam sebuah proyek.
Pada intinya faktor waktu ini adalah bagaimana kita menentukan lamanya waktu
yang diprlukan untuk menyelesaikan sebuah proyek. Komponen waktu begitu

5
 berarti, terutama pada saat – saat yang memang krusial. Terkadang suatu proyek
dipaksa untuk selesai pada waktu tertentu, walaupun berdampak pada
bengkaknya biaya.
1.6.3 Cost atau biaya
Salah satu factor atau komponen utama proyek. Pada intinya faktor biaya
atau cost ini adalah menentukan seberapa besar biaya yang dikeluarkan untuk
sebuah proyek. Faktor biaya ini sangat dipengaruhi oleh 2 faktor sebelumnya,
yaitu faktor scope dan faktor time. Secara umum semakin besar ruang lingkup
dan semakin lama waktu, maka akan semakin besar pula biaya suatu proyek.

1.7 Metodologi Manajemen Proyek

1.7.1 Project initiation
Adalah tahap awal suatu proyek dimulai. Pada intinya, inisiasi proyek
adalah mengawali sebuah proyek, dalam artian memberikan gambaran global
suatu proyek dalam bentuk definisi proyek. Dari definisi ini akan terbentuk
sebuah gambaran global sebuah proyek yang akan dikerjakan. Gambaran global
ini biasanya berisi ruang lingkup, tujuan, waktu, biaya, dan informasi umum
proyek.
1.7.2 Project planning
Setelah sebuah proyek didefinisikan, langkah selanjutnya adalah
merencanakan proyek yang dimaksud. Perencanaan proyek ini biasanya dalam
bentuk dokumen perencanaan manajemen proyek. Pada intinya, perencanaan
manajemen proyek ini adalah deskripsi detail dari definisi proyek yang telah
dibuat. Perencanaan proyek secara umum berisi: tujuan dan ruang lingkup
proyek, waktu pengerjaan atau jadwal proyek, rencana anggaran biaya proyek,
kualitas proyek, sumber daya proyek, perencanaan komunikasi, pengadaan serta
integrasi.
Namun pada prakteknya tidaklah harus selengkap yang telah
dideskripsikan di atas. Hal ini sangat bergantung pada besar kecilnya proyek,
juga pada kompleksitas sebuah proyek. Semakin kompleks dan besar sebuah
proyek, maka seharusnya semakin lengkap pulalah perencanaan manajemen
proyek tersebut.
Tujuan Proses Perencanaan (Planning Process)
 Mendefinisikan ruang lingkup proyek

6
  Membuat detail jadwal pelaksanaan proyek
 Menentukan alokasi dana yang dibutuhkan proyek
 Menetapkan prosedur dan mekanisme pengontrolan proyek
 Menentukan kualiikasi, peran dan tanggunjawab, serta jumlah personil yang
dibutuhkan untuk melaksanakan proyek
 Mengidentifikasi resiko-resiko proyek dan menentukan tindakan
penanggulangannya
 Membuat perencanaan komunikasi selama pelaksanaan proyek
 Menentukan dan menyetujui project baseline yang akan menjadi acuan untuk
mengukur kinerja proyek.
1.7.3 Project execution
Setelah proyek direncanakan secara matang dengan segala perhitungan
dan pertimbangan yang ada, maka langkah selanjutnya adalah melaksakan
perencanaan proyek tersebut dalam suatu action atau tindakan. Pada initinya
project execution adalah merupakan tindak lanjut dari apa yang telah dituangkan
dalam project management plan.
1.7.4 Project controlling
Pengontrolan terhadap kegiatan atau aktivitas-aktivitas suatu proyek.
Mengontrol apakah langkah demi langkah dalam pelaksanaan kegiatan proyek
tersebut sudah sesuai dengan yang telah ditentukan dengan project management
plan yang telah dibuat. Juga mengecek apakah kegiatan atau aktivitas-aktivitas
proyek yang dilaksanakan sudah sesuai dengan estimasi dan rencana awal, serta
sudah sesuai dengan target ataukah belum. Bila belum, action atau tindakan apa
sajakah yang harus dilakukan agar tujuan proyek bisa terpenuhi.
1.7.5 Project closure
Memberikan laporan tentang hasil-hasil apa saja yang diperoleh dari
suatu rangkaian aktivitas-aktivitas proyek yang telah dilaksakan. Bentuk-bentuk
pelaporan tentang semua hasil pekerjaan yang telah dilakukan tersebut
dituangkan dalam bentuk dokumen laporan. Demikian pula dengan pekerjaan-
pekerjaan yang belum terselesaikan. Setelah semua pekerjaan dinyatakan selesai
yang tertuang dalam bentuk dokumen laporan resmi, maka langkah terakhir
adalah pembubaran tim proyek.

7
1.8 Knowledge Area Manajemen Proyek
1. Manajemen integrasi proyek (Project Integration Management) Bertujuan untuk
mengkoordinasi seluruh knowledge area pada manajemen proyek melalui Proses
proyek. Manajemen integrasi memastikan seluruh elemen bersama menyelesaikan
proyek dengan sukses pada waktu yang tepat. Berikut ini adalah aktivitas utama
pada manajemen integrasi :
a. Pengembangan rencana proyek, mengintegrasikan dan mengkoordinasikan
seluruh rencana proyek sehingga terbentuk dokumen yang sesuai dan
konsisten
b. Pelaksanaan rencana proyek, menyelesaikan rencana proyek dengan
melaksanakan aktivitas – aktivitas yang ada di dalam rencana tersebut
c. Pengendalian perubahan yang terintegrasi, mengkoordinasikan perubahan–
perubahan keseluruhan proyek. Tujuan utama dari rencana proyek adalah
menfasilitasi tindakan. Rencana proyek akan memberikan pengenalan atau
sedikit ulasan mengenai proyek, deskripsi mengenai bagaimana proyek
diorganisir, manajemen dan proses – proses teknis yang digunakan pada
proyek, serta bagian – bagian yang menjelaskan pekerjaan apa saja yang akan
dilakukan, informasi jadwal, dan informasi anggaran.
2. Manajemen ruang lingkup proyek (Project Scope Management)
Lingkup mengacu pada seluruh pekerjaan yang terlibat dalam pembuatan produk
suatu proyek dan aktivitas – aktivitas yang digunakan dalam pembuatan produk
tersebut. Manajemen ruang lingkup proyek terlibat dalam pendefinisian dan
pengendalian mengenai apa yang harus ada dan tidak ada dalam proyek selain itu
memastikan bahwa tim proyek dan para Stakeholder memiliki pemahaman yang
sama mengenai produk yang dihasilkan oleh proyek serta aktivitas - aktivitas yang
dilakukan pada proses nanti. Aktivitas yg termasuk dalam manajemen ruang
lingkup proyek adalah:
a. Inisiasi, melakukan otorisasi pada organisasi untuk memulai proyek atau
beralih pada fase proyek selanjutnya. Output dari proses inisiasi adalah
perjanjian kontrak yg merupakan dokumen kunci yang secara formal
mengakui keberadaan dan menyediakan ulasan luas mengenai sebuah
proyek.
b. Perencanaan ruang lingkup, mengembangkan dokumen yang berguna
sebagai basis pengambilan keputusan di masa mendatang, termasuk kriteria

8
 dalam menentukan apakah suatu proyek atau fase telah lengkap. Tim proyek
akan membuat pernyataan mengenai ruang lingkup dan rencana
manajemen ruang lingkup sebagai hasil aktivitas perencanaan ruang
lingkup.
c. Definisi ruang lingkup, pembagaian deliverables (produk yang dibuat
sebagai bagian dari proyek) proyek utama menjadi komponen – komponen
yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola.
d. Verifikasi ruang lingkup, menyusun penerimaan dari ruang lingkup proyek.
Para Stakeholder kunci sebuah proyek, seperti customer dan sponsor, secara
formal menerima deliverables proyek selama aktivitas ini.
e. Pengendalian perubahan ruang lingkup, mengendalikan perubahan yang
terjadi pada ruang lingkup. Perubahan ruang lingkup, tindakan koreksi, dan
refleksi atau
pelejaran yang dipelajari merupakan output dari aktivitas ini.
3. Manajemen jadwal proyek (Project Time Management)
Tidak jarang ditemui proyek teknologi informasi yang gagal dalam menyatukan
rencana mengenai ruang lingkup, waktu dan biaya. Para manajer menyebutkan
bahwa menyelesaikan proyek tepat waktu merupakan tantangan besar bagi
mereka. Para manajer juga menyebutkan isu mengenai jadwal yang merupakan
alas an utama sehingga terjadi konflik dalam proyek pada keseluruhan Proses.
Tim proyek sering membandingkan waktu penyelesaian yang terencana dengan
yang nyata terjadi tanpa meminta persetujuan perubahan rencana proyek
padahal waktu merupakan satu variable yang memiliki fleksibilitas paling
sedikit. Karena waktu terus berlalu tanpa memperdulikan apa yang terjadi pada
proyek. Berdasarkan penjelasan tersebut, hal apakah yang harus ada pada
manajemen jadwal proyek, dan bagaimana manajer proyek meningkatkan
performa pada area ini. Manajemen waktu proyek, meliputi aktivitas-aktivitas
yang diperlukan untuk memastikan penyelesaian proyek tepat pada waktunya.
Aktivitas-aktivitas utama yang merupakan bagian dari manajemen jadwal
proyek adalah:
a. Pendefinisian aktivitas, mengidentifikasikan aktivitas-aktivitas secara
spesifik yang harus dilakukan oleh anggota tim proyek dan para Stakeholder
sehingga menghasilkan produk-produk proyek.
b. Rangkaian aktivitas, mengidentifikasikan dan mendokumentasikan
hubungan antara aktivitas-aktivitas proyek.
9
 c. Perkiraan durasi aktivitas, memperkirakan jumlah periode kerja yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan aktivitas individu atau tunggal.
d. Pengembangan jadwal, menganalisis rangkaian aktivitas, memperkirakan
durasi aktivitas, dan kebutuhan-kebutuhan sumber daya untuk membentuk
jadwal proyek.
e. Pengendalian jadwal, mengendalikan dan mengatur perubahan-perubahan
pada jadwal proyek.
4. Manajemen biaya proyek (Project Cost Management)
Seperti halnya pengaturan jadwal proyek, proyek teknologi informasi juga
memiliki kesulitan dalam manajemen biaya karena proyek ini dikenal sebagai
proyek yang mahal dan sering melampaui batas anggaran ketika proyek
berakhir. Para professional teknologi informasi paham bahwa kebanyakan
perkiraan biaya awal untuk proyek dirasa rendah berdasarkan kebutuhan-
kebutuhan proyek, sehingga diakhir proyek pastilah terjadi pembengkakan
biaya. Perkiraan lain terjadinya pembengkakan biaya adalah kebanyakan proyek
teknologi informasi menggunakan teknologi atau proses bisnis baru. Teknologi
maupun proses bisnis yang masih baru kebanyakan belum teruji dan beresiko.
Untuk mengatasi permasalahan tersebut dibutuhkan sebuah manajemen biaya
proyek yang lebih baik. Manajemen biaya proyek meliputi aktivitas-aktivitas
yang dibutuhkan untuk memastikan proyek diselesaikan sesuai dengan
anggaran yang disetujui. Manajer proyek harus memastikan bahwa proyek
didefinisikan dengan baik, memiliki perkiraan waktu dan biaya yang akurat,
memiliki biaya yang realistis pada saat persetujuan dibuat. Terdapat 4 (empat)
aktivitas utama dalam manajemen biaya proyek:
a. Perencanaan sumber daya, memperkirakan sumber daya (manusia,
perlengkapan, atau material) serta jumlah setiap sumber daya yang harus
digunakan untuk melakukan aktivitas proyek.
b. Perkiraan biaya, mengembangkan pendekatan atau perkiraan biaya sumber
daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.
c. Anggaran biaya, mengalokasikan keseluruhan perkiraan biaya pada satuan
kerja untuk membangun dasar (baseline) untuk mengatur performa.
d. Pengendalian biaya, mengendalikan perubahan-perubahan pada anggaran
proyek.
5. Manajemen kualitas proyek (Project Quality Management)

10
 Manajemen kualitas proyek merupakan knowledge area yang sulit untuk
didefinisikan. ISO mendefinisikan kualitas sebagai “totalitas karakteristik dari
sebuah kesatuan yang berhubungan dengan kemampuanya untuk kebutuhan
kepuasan”. Para ahli lainnya mendefinisikan kualitas berdasarkan keselarasan
terhadap kebutuhan dan kesesuaian untuk digunakan. Keselarasan terhadap
kebutuhan berarti proses-proses dan produk proyek tersebut sesuai dengan
spesifikasi tertulis. Sedangkan kesesuaian untuk digunakan berarti produk dapat
digunakan sebagiamana mestinya. Tujuan utama dari manajemen kualitas
proyek adalah memastikan bahwa proyek akan memuaskan kebutuhan. Kualitas
hendaknya dipandang sejajar dengan ruang lingkup, waktu dan biaya proyek.
Jika para Stakeholder tidak puas dengan kualitas manajemen proyek atau produk
yang dihasilkan, tim proyek akan melakukan penyesuaian pada ruang lingkup,
waktu dan biaya untuk memuaskan kebutuhan dan harapan Stakeholder. Untuk
meraih kepuasan Stakeholder, tim proyek harus mengembangkan hubungan
kerja yang baik dengan seluruh Stakeholder dan memahami kebutuhan mereka
baik yang diungkapkan maupun tertulis. Terdapat tiga aktivitas utama dari
manajemen kualitas proyek:
a. Perencanaan kualitas, mengidentifikasikan standard kualitas yang sesuai
dengan disain proyek dan bagaimana memuaskannya.
b. Jaminan kualitas, evaluasi periodic terhadap keseluruhan performa proyek
untuk memastikan proyek akan memuaskan standard kualitas yang relevan.
c. Pengendalian kualitas, memonitor hasil proyek tertentu untuk memastikan
hasil tersebut sesuai denga standard kualitas relevan serta
mengidentifikasikan cara untuk meningkatkan kualitas keseluruhan.
6. Manajemen sumber daya manusia proyek (Project Human Resource
Management)
Organisasi yang proaktif berusaha memenuhi kebutuhan sumber daya manusia
saat ini dan mendatang, misalnya, meningkatkan bonus, mengatur ulang jumlah
jam kerja dan insentif, serta mencari pekerja untuk masa depan. Manajemen
sumber daya manusia sebuah proyek meliputi aktivitas-aktivitas yang
dibutuhkan untuk meningkatkan efektivitas pekerja yang terlibat dalam proyek.
Manajemen sumber daya manusia meliputi seluruh Stakeholder proyek :
sponsor, pelanggan, anggota tim proyek, staf pendukung, pemasok(supplier)
yang mendukung proyek, dan sebagainya. Terdapat tiga aktivitas utama dalam
manajemen sumber daya manusia suatu proyek:
11
 a. Perencanaan organisasi, pengidentifikasian, penugasan, dan
pendokumentasian peran, tanggung jawab, serta hubungan pelaporan suatu
proyek.
b. Akusisi staf, mendapatkan personil yang akan ditempatkan dan bekerja
dalam proyek.
c. Pengembangan tim, membangun keahlian individu maupun kelompokn
untuk memantapkan performa proyek.
7. Manajemen komunikasi proyek (Project Communications Management)
Para ahli setuju bahwa ancaman kesuksesan proyek, terutama pada proyek
teknologi informasi, adalah kegagalan komunikasi. Faktor-faktor seperti
keterlibatan pelanggan, dukungan manajemen eksekutif, dan pernyataan
kebutuhan yang jelas, sangat tergantung pada keahlian komunikasi terutama
dengan personil pada bidang selain teknologi informasi. Tujuan manajemen
komunikasi sebuah proyek sebenarnya adalah untuk memastikan ketepatan
waktu dan kelayakan dalam melakukan pembuatan, koleksi, penyebaran,
penyimpanan, dan penyusunan informasi proyek. Aktivitas-aktivitas dalam
manajemen komunikasi sebagai berikut:
a. Perencanaan komunikasi, memperkirakan kebutuhan informasi dan
komunikasi Stakeholder: siapa membutuhkan informasi apa, kapan mereka
membutuhkannya, dan bagaimana informasi diberikan.
b. Distribusi informasi, menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi
Stakeholder proyek pada waktu tertentu.
c. Pelaporan performa, mengumpulkan dan menyebarkan informasi performa,
termasuk laporan status, pengukuran kemajuan dan peramalan.
d. Penutupan administrative, yaitu membuat, menyatukan, dan menyebarkan
informasi untuk menyusun fase atau kelengkapan proyek.
8. Manajemen resiko proyek (Project Risk Management)
Manajemen resiko proyek adalah seni dan ilmu dalam melakukan identifikasi,
analisis, dan penanganan terhadap resiko melalui Proses proyek dengan tujuan
utama memenuhi tujuan proyek. Manajemen resiko berdampak positif pada
pemilihan proyek, menetapkan ruang lingkup proyek, dan mengembangkan
jadwal realistis serta memperkirakan biaya yang akan dikeluarkan. Selain itu
juga membantu Stakeholder proyek memahami sifat proyek, membantu anggota
tim dalam mengungkapkan kelemahan dan kekuatan yang ada, serta membantu
mengintegrasikan knowledge area lain pada manajemen proyek. Resiko menurut
12
 definisi kamus berarti kemungkinan mengalami kekalahan atau kerugian.
Definisi ini menggaris bawahi sisi negatif yang sering kali dikaitkan dengan
resiko. Resiko proyek sendiri merupakan pemahaman permasalahan potensial
yang mungkin terjadi pada proyek dan bagaimana permasalahan tersebut
menghalangi kesuksesan proyek. Sasaran manajemen resiko proyek dapat
dipandang sebagai tindakan meminimalkan resiko-resiko yang potensial selagi
memaksimalkan kesempatan-kesempatan yang mungkin bias diraih. Aktivitas-
aktivitas utama yang ada pada manajemen resiko adalah:
a. Perencanaan manajemen resiko, memilih pendekatan dan rencana aktivitas-
aktivitas manajemen resiko bagi proyek.
b. Identifikasi resiko, memutuskan resiko mana yang akan mempengaruhi
proyek dan mendokumentasikan karakteristik setiap resiko.
c. Analisis resiko secara kualitatif, melakukan karakteristik dan menganalisis
resiko serta memprioritaskan dampak mereka terhadap tujuan proyek.
d. Analisis resiko secara kuantitatif, mengukur kemungkinan dan konsekuensi
resiko serta memperkirakan dampaknya terhadap tujuan proyek.
e. Perencanaan penanganan resiko, pengambilan langkah untuk menambah
peluang dan mengurangi ancaman untuk memenuhi tujuan proyek.
f. Pemantauan dan pengendalian resiko, yaitu memantau resiko yang
diketahui, mengidentifikasi resiko baru, mengurangi resiko, dan
mengevaluasi efektifitas pengurangan resiko pada keseluruhan hidup
proyek.
9. Manajemen pengadaan proyek (Project Procurement Management)
Pengadaan adalah usaha mendapatkan barang-barang dan/atau jasa dari
sumber luar. Istilah pengadaan lebih sering digunakan pada pemerintahan;
kebanyakan perusahaan swasta menggunakan istilah pembelian atau
purchasing; dan para profesional teknologi informasi menyebutnya
Outsourcing. Kesuksesan proyek teknologi informasi yang menggunakan
sumber daya dari luar biasanya dikarenakan manajemen pengadaan yang baik
pada sebuah proyek. Manajemen pengadaan proyek meliputi aktivitas-aktivitas
yang dibutuhkan untuk mendapatkan barang dan jasa bagi proyek dari luar
organisasi terkait. Aktivitas-aktivitas utama pada manajemen pengadaan
tersebut adalah:
a. Perencanaan pengadaan, memutuskan apa yang akan diadakan dan kapan

13
 b. Perencanaan permohonan, mendokumentasikan kebutuhan-kebutuhan
produk dan mengidentifikasikan sumber daya yang potensial.
c. Permohonan, memilih pemasok-pemasok potensial yang ada
d. Administrasi kontrak, mengatur hubungan dengan pemasok
e. Pengakhiran kontrak, penyempurnaan dan penyelesaian kontrak.

1.9 Teknik dan Metode Manajemen Proyek

1. Gantt charts
 Dikembangkan oleh Henry Gantt pada akhir 1800an, dimana mrpkan suatu
bart-chart yang menunjukkan hubungan antar kegiatan pada periode waktu
tertentu.
 Merupakan alat bantu visual yang sangat berguna dalam penjadwalan.
 Diagram ini membantu menggambarkan penggunaan sumberdaya.
 Diagram ini juga digunakan untuk memantau pekerjaan, mana yang mulai
duluan, mana yang mengikutinya
 Keterbatasan : tidak bisa diandalkan untuk variabilitas produksi
 Simbol dalam diagram gantt :

- Contoh gantt charts untuk penjadwalan proyek

14
2. PERT charts
 Dikembangkan tahun 1950an untuk membantu manajer melakukan
penjadwalan, pengawasan dan pengendalian proyek besar dan kompleks.
 PERT dikembangkan tahun 1958 di dunia militer (Navy : Angkatan laut
Amerika Serikat)
 Mendefiniskan proyek dan semua kegiatannya.
 Membuat keterkaitan antar kegiatan; kegiatan mana yang mendahului dan
mana yang mengikuti.
 Menggambar jaringan yang menghubungkan semua kegiatan.
 Mengestimasi waktu dan biaya setiap kegiatan.
 Menghitung jalur kritis : waktu yang paling panjang yang melalui jaringan.
 Gunakan jaringan untuk membantu perencanaan, penjadwalan dan
pengendalian proyek
 Simbol dalam diagram PERT

15
 - Contoh PERT charts dalam pengerjaan proyek

1.10 Asosiasi dan Profesi Manajemen Proyek

1.10.1 Tentang IAMPI
a. Pengantar
IAMPI adalah asosiasi profesi/kumpulan para praktisi Ahli Manajemen
Proyek Indonesia dan didirikan di Jakarta pada tanggal 16 Juli 1999.
Pendirian IAMPI disahkan oleh Notaris Agus Majid SH dengan Pernyataan
(Akta) Pembentukan IAMPI No. 182 tertanggal 31 Juli 2000, dikukuhkan
kembali terakhir pada tanggal 1 April 2014 melalui Akta Notaris No 01 oleh
Notaris Dewi Tenty Septy Artiany, SH, M.Kn.
b. Tujuan

16
 IAMPI suatu organisasi nirlaba yang bekerja untuk meningkatkan mutu
pelaksanaan proyek dan program dengan menyediakan pelajaran
manajemen proyek dan konsultansi dalam skala luas bagi stakeholder dan
masyarakat.
c. Program IAMPI
1) Keanggotaan
2) Sertifikasi Nasional
3) Seminar Nasional/Internasional
4) Learning & Sharing PM
5) Newsletter/Journal
6) Kerjasama dengan Akademisi dan Business Partner (Training Standar
Manajemen Proyek)
d. Layanan IAMPI
IAMPI menyediakan layanan:
Pelajaran manajemen proyek pada Sektor konstruksi dan Non Konstruksi,
khususnya pada Perusahaan/Instansi sebagai berikut:
1) Penyedia Jasa Perencana (Konsultan Perencana)
2) Penyedia Jasa Pengawas / Pengendali (Konsultan Pengawas &
Manajemen Konstruksi).
3) Penyedia Jasa Pelaksana (Kontraktor)
4) Penyedia Jasa Manajemen Proyek (Project Management Consultant)
5) PenyediaJasa EPCI (Engineering, Procurement,
Construction,Installation)
6) Penyedia Jasa Perbankan, Keuangan & Asuransi
7) Penyedia Jasa Telekomunikasi
8) Penyedia Jasa Oil & Gas
9) Penyedia Jasa Pertambangan & Energy
10) Penyedia Jasa Pendidikan & Pemberdayaan Masyarakat
11) Pengguna Jasa (Pemilik Proyek, Pengguna Jasa, Pelanggan/Customer)
e. Visi dan Misi
1) Visi
Menuju Indonesia sebagai bangsa yang berorientasi proyek (project
oriented nation), sehingga tujuan-tujuan nasional dapat dicapai
dengan tingkat kepastian yang tinggi dan penggunaan sumberdaya
yang efisien serta mendorong penerapan manajemen proyek secara
17
 nasional dan mengakui keberhasilan sumbangan manajemen proyek
terhadap ketercapaian tujuan usaha maupun tujuan nasional.
2) Misi
Melalui anggotanya, memajukan praktek, ilmu dan profesi manajemen
proyek secara nasional dengan penuh kesadaran dan proaktif.
f. Kode Etik dan Tata Laku Profesi
Pada dasarnya seorang Ahli Manajemen Proyek dapat mempunyai
kemampuan dan keahlian profesinya berkat usahanya disamping adanya
Rahmat dan Karunia dari Tuhan Yang Maha Esa. Setiap usaha dan
tindakannya harus selalu siap untuk bertanggung jawab kepada Tuhan
Yang Maha Esa disamping kepada pihak lain yang berkepentingan yaitu
kepada Pemberi Tugas, sesama rekan seprofesi, sesama rekan Ahli Profesi
lain, Pemerintah, Masyarakat dan lingkungannya disamping kepada
dirinya sendiri.
Ahli Manajemen Proyek adalah profesi yang berupaya dengan akal
dan rasa, dengan sikap dan perbuatan untuk mendapatkan hasil kerja yang
optimum dan serasi dalam penggunaan sumber-sumber daya dan dana,
melalui suatu proses pembangunan seperti yang dikehendaki dalam
batasan waktu, kuantitas, kualitas dan biaya.
Ahli Manajemen Proyek adalah profesi yang didalam menjalankan
tugasnya selalu bertindak untuk dan atas nama Pemberi Tugas dan
merupakan tumpuan kepercayaan Pemberi Tugas, sehingga pelaksanaan
proyek berjalan tertib, sesuai batasan permintaan dengan kendala kendala
yang telah dikonfirmasikan persetujuannya oleh pihak Pengguna
Jasa/Pemberi Tugas.
Untuk menjamin pelaksanaan tugas yang mulia ini dengan sebaik-
baiknya, maka disusunlah ketentuan dasar Kode Etik dan Tata Laku yang
wajib dipenuhi dan dilaksanakan oleh setiap Anggota Ikatan Ahli
Manajemen Proyek Indonesia.
g. Kode Etik
Setiap Anggota IAMPI, wajib selalu bersikap, bertingkah laku dan
bertindak berdasarkan etika umum seorang Ahli Profesional, yaitu:
1) Penuh perhatian terhadap sesama(Caring for Others)
2) Jujur terhadap diri sendiri dan lingkungannya (Honesty),

18
 3) Bertanggungjawab atas semua pikiran, ucapan dan tindakan yang
dilakukannya (Accountability),
4) Menepati janji (Promise Keeping),
5) Bekerja dengan tujuan untuk mendapatkan hasil yang baik dan
sempurna (Pursuit of Excellence),
6) Bersikap setia dan taat asas (Loyalty)
7) Bersikap adil (Fairness),
8) Mempunyai integritas dan komitmen terhadap tugas dan tanggung
jawabnya (Integrity and Commitment),
9) Dapat menghargai dan menerima pendapat orang lain (Respect for
Others)
10) Bersikap, bertingkah laku dan bertindak sebagai warga Negara yang
baik dengan penuh tanggung jawab (Responsible Citizenship) atas
semua akibat yang mungkin terjadi.
h. Tata Laku Profesi
Setiap Anggota IAMPI, wajib mentaati dan melaksanakan Tata Laku Profesi
bagi Anggota IAMPI, yaitu:
1) Menjunjung tinggi kehormatan, kemuliaan dan nama baik profesi
Manajemen proyek dalam hubungan kerjanya, baik dengan pihak
pemberi tugas, sesama rekan seprofesi, sesama Rekan Ahli Profesi
lain, Pemerintah dan Masyarakat.
2) Bertindak jujur, adil, lugas dan transparan dengan penuh dedikasi
dalam memberikan pelayanan baik kepada Pengguna Jasa maupun
penyedia jasa lainnya tanpa merugikan para stakeholder lain
termasuk Pemerintah dan Masyarakat.
3) Saling bertukar pengetahuan dalam bidang keahliannya secara wajar
dengan sesama Rekan seprofesi dan atau Ahli Profesi lainnya.
4) Selalu meningkatkan pengertian dan apresiasi Masyarakat terhadap
profesi Ahli Manajemen Proyek pada khususnya dan profesi lain pada
umumnya sehingga Masyarakat dapat lebih menghayati peran dan
hasil karya Profesional Ahli Manajemen Proyek.
5) Menghormati prinsip pemberian imbalan jasa yang wajar, layak dan
memadai bagi para Ahli Manajemen Proyek pada khususnya dan Ahli-
ahli lain pada umumnya.

19
6) Menghargai dan menghormati reputasi profesional Rekan Ahli
Manajemen Proyek pada khususnya serta Rekan Ahli lain pada
umumnya sesuai perjanjian kerja yang berhubungan dengan
profesinya masing masing.
7) Mendapatkan tugas berdasarkan standar keahlian, kemampuan dan
kompetensinya secara profesional tanpa melalui jalan-jalan yang
tidak wajar, antara lain dengan cara menawarkan komisi atau
mempergunakan pengaruh yang tidak pada tempatnya.
8) Bekerjasama sebagai Ahli Manajemen Proyek hanya dengan sesama
Rekan seprofesi, Tenaga Ahli dan / atau rekan Ahli Profesional lain
yang memiliki integritas yang tinggi.
9) Dalam melaksanakan tugasnya Seorang Ahli Manajemen Proyek harus
selalu menjaga etika profesi terutama dalam bertindak sebagai
tumpuan kepercayaan Pemberi Tugas.
10) Seorang Anggota IAMPI, dianggap tidak melaksanakan tugasnya
secara profesional bilamana:
a) Membocorkan dan/atau menyebarluaskan hal-hal yang bersifat
pribadi dan rahasia bagi para Pengguna Jasa/Pemberi Tugas
tanpa seijin yang bersangkutan.
b) Membocorkan dan atau menyebarluaskan hal-hal yang bersifat
pribadi dan rahasia bagi para Pengguna Jasa/Pemberi Tugas
tanpa seijin yang bersangkutan.
c) Menerima pekerjaan, dimana pekerjaan tersebut (Technically
unqualified Job) secara teknis tidak memenuhi persyaratan.
d) Melakukan pekerjaan dan atau mempunyai perjanjian dengan
pihak lain yang dapat mengganggu obyektivitas dan
independensinya dilihat dari kepentingan Pengguna
Jasa/Pemberi Tugas.
e) Tidak membicarakan dan menyepakati terlebih dahulu dengan
Pihak Pengguna Jasa/Pemberi Tugas tentang besaran dan
perhitungan imbalan jasa bagi tenaga ahli nya maupun biaya-
biaya lain.
11) Melakukan hal-hal yang merendahkan harkat dan martabat sebagai
Ahli Manajemen Proyek.

20
 BAB 2
Menjadi Majemen Proyek

2.1 Siapa Manajer Proyek?

Manajer proyek adalah seorang yang ditunjuk atau ditetapkan untuk bertanggung
jawab terhadap kegiatan keseharian (day to day) pengelolaan proyek untuk
kepentingan organisasi.
Menurut PMBOK (Project Management Body Of Knowledge) oleh Project
Mangement Institute dapat digambarkan sebagai berikut:

Keterangan:
Arti dari diagram diatas kurang lebih adalah sebagai berikut:
Stakeholder memiliki keinginan atau tujuan yang akan dituangkan dalam sebuah
proyek. Seorang manajer proyek akan memiliki dan mengelola proyek tersebut.
Pengelolaan proyek yang dipimpin oleh manajer proyek tersebut meliputi 9 knowledge
area, yaitu scope management, time management, cost management, quality
management, human resouce management, communication management,risk
management, procurement management dan integration management. Dalam
pengelolaan proyek tersebut seorang manajer proyek menggunakan tools & techniques
untuk mencapai tujuan proyek yang diharapkan oleh stakeholder (project success).

2.2 Mengapa Diperlukan Manajer Proyek ?

Sekarang pertanyaan yang muncul adalah: mengapa dalam sebuah proyek
diperlukan manajer proyek atau pimpinan proyek? Penjelasan berikut ini akan
memberikan sedikit gambaran atau jawaban dari pertanyaan tersebut.

21
 Pengalaman menunjukkan bahwa manajer proyek atau sering dikenal dengan
sebutan pimpro (pimpinan proyek) dan pelaku proyek tidak mempunyai persiapan
untuk mengelola atau menduduki jabatan proyek. Tidak mempunyai persiapan yang
dimaksud disini adalah tidak memiliki bekal pengetahuan teori (konseptual) atau
akademik yang cukup, juga tidak memiliki bekal yang cukup dalam hal pengalaman
dilapangan. Terkadang penunjukkan pimpinan proyek dalam suatu organisasi bersifat
“dadakan” (tiba-tiba dan tidak terencana), oleh karenanya maka sumberdaya manusia
yang ditunjuk pun terkadang bukan orang yang tepat, bukan orang yang mampu untuk
menangani permasalahan proyek secara profesional. Penunjukkan ini lebih bersifat
suatu tugas dari atasan kepada bawahan yang harus dilaksanakan dan tidk bisa ditolak.
Kejadian semacam ini seringkali muncul berasal dari pucuk pimpinan
perusahaan, dengan menunjuk seseorang sebagai penanggung jawab proyek (non-
project oriented company) dengan alasan:
a. Memiliki keahlian teknis sesuai dengan lingkup proyek.
b. Tersedia pada saat itu, yaitu pada waktu diperlukan.
c. Manajer lini yang berpengalaman yang mampu memecahkan masalah manajerial.
d. Memiliki indikasi bersedia menghadapi tantangan.
Namun pada kenyataan, seringkali harapan tersebut kandas ditengah jalan,
karena memang sumberdaya manusia yang ditugaskan (dalam hal ini pimpinan proyek
maupun tim proyek secara keseluruhan) tidak mengerti betul apa yang menjadi
wewenang dan tanggung jawabnya masing-masing. Belum tahu tentang siapa
mengerjakan apa, dan bagaimana melakukannya. Inilah faktor yang menyebabkan
mengapa proyek tidak berjalan sebagaimana mestinya.
Lebih jauh lagi bila kita melihat dalam skala internasional, ternyata dari hasil
penelitian menunjukkan bahwa diantara sekian banyak proyek IT yang ada, hanya
sekitar 23% saja proyek IT yang dinyatakan berhasil. Hal ini menunjukkan bahwa
betapa pentingnya pengelolaan sebuah proyek, betapa pentingnya keberadaan
manajemen proyek.
Boleh jadi manajemen proyek sudah ada, namun proyek tetap saja gagal, ini
artinya sumber daya manusia untuk me-manage proyek tersebut perlu dipertanyakan.
Disinilah pentingnya seorang manajer proyek yang andal, seorang manajer proyek
yang tahu betul tugas apa yang harus dikerjakannya. Untuk itulah diperlukan
pengetahuan, baik secara konseptual, terlebih lagi pengalaman dilapangan.
Pada sub-bab berikut ini akan dipaparkan tentang persyaratan untuk menjadi
seorang manajer proyek yang baik dan andal, seorang manajer proyek yang profesional
22
2.3 Skill Yang Dibutuhkan Oleh Manajer Proyek
Berikut ini bebrapa skill atau keahlian yang harus dimiliki oleh seorang manajer
proyek, diantara nya adalah sebagai berikut:
a. Leadership atau kepemimpinan,
Kepemimpinan merupakan persyaratan mutlak yang harus di penuhi oleh seorang
pemimpin proyek, betapa tidak? Sebuah proyek sangat membutuhkan kerja sama
antara anggota tim, di sini diperlukan seorang yang memiliki jiwa kepemimpinan
yang tangguh, seorang yang bisa menggordinasi dan bisa mengarahkan anggota
anggota tim agar apa-apa yang akan dikerjakan selalu merujuk pada tujuan proyek,
agar semua komponen tim proyek tunduk pada satu aturan. Dengan jiwa
kepemimpinan ini seorang meneger proyek harus bisa memberikan arahan kepada
tim secara keseluruhan agar proyek sesuai dengan tujuan.
b. Problem solving skills atau keahlian memecahkan masalah.
Seorang manajer proyek dituntut untuk bisa memcahkan semua permasalahan yang
terjadi selama proyek berlangsung. Permasalahan yang dimaksud disini bukan haya
pemermasalahan teknis semata, namun lebih dari itu. Permasalahan non teknis pun
harus bisa ditanganinya. Demikian juga permasalahan yang berkaitan dengan
menegerial. Semua permasalahan yang disebutkan tadi harus bisa diselesaikan
secara baik dan mulus oleh seorang manajer proyek. Seorang manajer proyek harus
bisa membuat suatu solusi masalah tanpa menimbulkan masalah yang baru ini
bukanlah pekerjaan ringan, hal ini membutuhkan jam terbang atau pengalaman
dilapangan yang cukup tinggi.
c. Writen skills atau keahlian untuk menulis.
Keahlian dalam hal penulisan atau wittern skiill juga merupakan hal yang tidak bisa
dianggap remeh. Dengan penulisan yang jelas, singkat dan padat, serta mengenal
sasaran, maka tidak akan terjadi salah interpretasi atau salah tafsiran dalam
pelaksanaan proyek. Seorang manager proyek harus memiliki kemampuan ini, pasal
nya jangan sampai anggota tim salah menangkap maksud. Jika hal ini terjadi
tentunya arah pelaksanaan proyek juga akan melenceng dari sasaran sebenarnya.
Begitu juga pihak manajemen, bisa jadi salah menginterpretasikan pelaporan yang
di sampaikan oleh manager proyek, bila dalam pelaporan tidak bisa menyampaikan
nya dengan penulisan yang benar. Untuk itulah diperlukan suatu kecakapan, suatu
keahlian dalam hal penulisan. Kemampuan penulisan yang dimaksud disini meliputi
bayak aspek, antara lain: penulisan project definition, project management plan,
project monitoring & controling. Disamping itu tidak kalah pentinnya adalah
23
 penulisan dalam bentuk presentasi dan pelaporan-pelaporan proyek lainnya.
Intinya, dalam melakukan penulisan harus jelas dan lugas.
d. Presentation skills atau keahlian melakukan presentasi
Kemampuan untuk mempersentasikan suatu topik atau tema tertentu dalam suatu
proyek. Merupakan persyaratan yang harus dimiliki oleh seorang manager proyek.
Seorang manager proyek dituntut untuk bisa menuangkan ide-idenya dalam suatu
bentuk orasi, dalam hal ini adalah presentasi dalam suatu forum atau rapat proyek
(yang bersifat formal), maupun diluar kegiatan rapat (non formal). Seorang
manager proyek yang baik adalah seorang manager proyek yang bisa melakukan
prresentasi atau memberikan penjelasan secara simpel, lugas dan mudah
dimengerti.
e. Communication skill atau keahlian berkomunikasi
Salah satu hal yang mendasar dalam sebuah tim adalah bekomunikasi. Dengan
komunikasi yang baik maka akan terjalin hubungan yang baik antar anggota tim.
Begitupun sebaliknya, bila komunikasi kurang baik, maka permasalahan yang kecil
atau sederhana bisa menjadi suatu permasalahan yang besar. Untuk itulah di dalam
suatu proyek diperlukan seorang manajer proyek yang memiliki kemampuan
komunikasi yang baik, kemampuan komunikasi yang bisa menghubungkan semua
anggota tim agar dapat berkoordinasi dengan baik. Disinilah diperlukan coordinator
komunikasi yang baik, yang bisa mengkoordinasikan semua anggota tim agar sesuai
dengan tujuan proyek. Dengan komunikasi yang baik, maka tidak akan terjadi salah
paham. Dengan komunikasi yang baik pula tidak akan terjadi kecemburuan. Di
sinilah peranan seorang menejer proyek. Bila perlu, lakukan komunikasi secara
personal, lakukanlah pendekatan personal. Ini adalah suatu seni berkomunikasi,
suatu kecakapan yang banyak diperoleh dari jam terbang atau pengalaman di
lapangan, juga tak kalah pentingnya adalah pengetahuan secara akademik tentang
teori komunikasi.
f. Team player skills atau keahlian menjalankan tim.
Tidak sedikit tim proyek yang memiliki keahlian secara teknis, namun tetap saja
dalam mengerjakan sebuah proyek mengalami kegagalan. Salah satu sebabnya
adalah tidak adanya motor penggerak dalam sebuah tim. Keahlian menjalankan tim
adalah merupakan pekerjaan yang tidak mudah bagi seorang manajer proyek,
karena hal ini lebih berkaitan dengan faktor kemanusiaan, bukan faktor teknis suatu
proyek. Hal ini tidak dapat dipisahkan dengan jiwa kepemimpinan seorang manajer
proyek, yang bisa mengatur timnya agar sesuai dengan kondisinya. Untuk
24
 menjalankan tim, seorang manajer proyek harus memiliki kharisma yang tinggi,
harus mempunyai wibawa. Bukan hanya itu, kemampuan komunikasi pun tidak bisa
dilepaskan, demikian pula kemampuan untuk memotivasi orang lain. Jadi untuk
menjadi seorang manajer proyek yang bisa menjalankan timnya, diperlukan
keahlian-keahlian lainnya yang telah disebutkan sebelumnya dan
mengintegrasikannya dalam sebuah implementasi proyek di lapangan.
g. Profesionalism atau profesionalisme
Seorang manajer proyek harus memiliki sifat profesional. Diantara contoh
profesionalisme adalah bisa memilah-milah antara urusan kantor, urusan teman
atau sahabat, urusan pribadi, maupun urusan keluarga. Seorang manajer proyek
yang baik harus bisa membedakan kapan saat bertindak sebagai pimpinan suatu
proyek dan kapan berlaku sebagai teman. Begitupun juga dengan masalah pribadi
maupun keluarga, seorang manajer proyek yang baik tidak akan meluapkan
emosinya pada sebuah rapat tim proyek tatkala ada permasalahan dengan istri
maupun keluarganya. Seorang manajer proyek harus bisa membagi-bagi
permasalahan kehidupan ke dalam beberapa folder, di antaranya folder, di
antaranya folder pekerjaan, folder teman, folder sosial, folder keluarga dan folder-
folder lainnya. Antara folder yang satu dan folder yang lainnya. Antara folder yang
satu dan folder yang lain tidak boleh dicampurvadukkan. Ibaratnya sebuah direktori
data dalam sebuah komputer yang dibagi-bagi ke dalam beberapa folder, masing-
masing folder memiliki file tersendiri, sehingga mudah untuk me-manage maupun
me-maintain-nya.
h. Strong admin skills atau kemampuan yang handal untuk mengatur
Tidak semua orang memiliki kecakapan untuk mengatur, meskipun orang tersebut
memilik skill teknis yang tinggi. Kemampuan untuk mengatur orang lebih bersifat
menejerial, lebih bersifat seni dan psikologi. Oleh karenanya, tidak menjamin bahwa
seseorang dengan kemampuan teknis yang tinggi bisa mengatur orang atau tim
yang dia pimpin. Kemampuan ini diperoleh lebih banyak di lapangan daripada di
bangku kuliah maupun pengetahuan yang diperoleh melalui buku-buku. Yang jelas
kemampuan semacam ini tidak dapat dipisahkan dari kemampuan–kemampuan
yang telah disebutkan sebelumnya. Kemampuan untuk mengatur ini sangat
diperlukan, karena dalam sebuah proyek terkadang tidak sedikit anggota tim yang
mau ‘jalan sendiri’. Untuk itulah diperlukan seorang manajer proyek atau pimpinan
proyek yang bisa mengatur timnya dengan baik.
i. Knowledge of project management atau pengetahuan tentang manajemen proyek
25
 Tidak kalah pentingnya, disamping kemampuan, kecakapan, keahlian atau skill yang
telah dipaparkan sebelumnya, ada hal yang bersifat mendasar yang harus dimiliki
oleh seorang manajer proyek atau pimpinan proyek, yaitu pengetahuan tentang
manajemen proyek atau sering disebut dengan knowledge of project management.
Pengetahuan merupakan peta manajemen proyek. Seseorang yang ingin sampai
pada tujuannya tentunya harus memiliki dan melaksanakan perjalanannya sesuai
dengan peta yang benar.

2.4 Tugas dan Tanggung Jawab Manajer Proyek

Berikut ini adalah tugas dan tanggung jawab seorang manajer proyek atau pimpinan
proyek (project manager) diantaranya adalah:
a. Mendifinisikan dan membatasi proyek dengan benar
Pada tahap awal sebuah proyek, seorang manajer proyek harus berkoordinasi
dengan pemilik proyek untuk membuat definisi proyek atau project definition.
Definisi proyek ini dibuat bersama-sama dan disetujui oleh pemilik proyek.
Seorang manajer proyek dituntut untuk bisa membuat definisi proyek yang benar
berdasarkan surat penugasan dan arahan proyek (yang bersifat global) dari pihak
manajemen (direktur atau manajer bidang atau jajaran manajemen lainnya).
Seorang manajer proyek harus bisa menginterprestasikan penugasan tersebut
dalam bentuk sebuah tulisan berupa definisi proyek yang benar.
b. Mengidentifikasi dan memilih sumber daya proyek : sumber daya manusia dan
material
Untuk mengerjakan suatu proyek diperlukan sumber daya yang baik, sumber daya
yang dimaksud disini adalah sumber daya personil (manusia) dan nonpersonil
(material). Seorang manajer proyek dengan seijin pemilik proyek harus bisa
menentukan sumber daya manusia yang andal, Seorang manajer proyek yang baik
harus bisa mengidentifikasi dan memilih sumber daya-sumber daya ini, karena
akan mempengaruhi kualitas proyek yang akan dikerjakan nantinya.
c. Memimpin tim proyek pada setiap fase proyek
Suatu proyek terbagi atas beberapa tahapan atau fase. Awal dan akhir fase sebuah
proyek ini haruslah jelas. Untuk menentukan hal ini diperlukan suatu decision atau
keputusan yang diambil oleh seorang manajer proyek. Bukan hanya menentukan
awal dan akhir suatu fase atau tahapan, seorang manajer proyek juga harus
memimpin tim proyek dalam setiap fase atau tahapan proyek. Seorang manajer

26
 proyek harus bisa mendayagunakan seluruh resource yang ada, termasuk sumber
daya manusia dan mengarahkannya agar sesuai dengan tujuan proyek.
d. Mengestimasi dan membuat anggaran proyek
Salah satu faktor proyek yang sangat menentukan adalah anggaran proyek. Oleh
karenanya, penanganan anggaran ini tidak boleh sembarangan. Estimasi dan
pembuatan anggaran proyek ini harus diperhitungkan secara cermat. Untuk itu
Seorang manajer proyek harus bisa membuat estimasi dan membuat anggaran
belanja proyek, agar proyek sesuai dengan tujuan yang diharapkan. Jangan sampai
anggaran proyek melebihi dari anggaran yang sudah ditentukan.
e. Mengidentifikasi dan Mengelola semua isu dan resiko pada sebuah proyek
Seorang manajer proyek juga harus peka terhadap lingkungan sekitar. Manajer
proyek harus bisa mengidentifikasi dan mengelola semua isu dan risiko yang
muncul pada sebuah proyek, bahkan harus bisa memprediksi risiko-risiko
maupun isu-isu apa saja yang akan muncul bila sebuah proyek dilaksanakan. Serta
lebih jauh dari itu adalah bagaimana mitigasi atau penanggulangannya. Ini adalah
tugas yang tidak mudah, karena membutuhkan cukup banyak pengalaman di
lapangan.
f. Membuat dan me-maintain perencanaan proyek
Keberhasilan sebuah proyek tidak bisa terlepas dari matangnya sebuah
perencanaan proyek. Semakin matang perencanaan proyek dan juga pengendalian
perencanaan proyek tersebut, maka akan semakin besar probabilitas suksesnya
sebuah proyek. Seorang manajer proyek bertanggung jawab sepenuhnya atas
pembuatan dan perawatan/pengendalian perencanaan proyek ini agar sesuai
dengan tujuan proyek yang dimaksud.
g. Mengelola semua perubahan yang terjadi pada sebuah proyek
Dalam perjalanannya, sebuah proyek tidaklah sedikit mengalami perubahan
skenario. Disinilah pentingnya manajemen perubahan atau pengelolaan skenario.
Disinilah pentingnya manajemen perubahan atau pengelolaan perubahan.
Seorang manajer proyek yang baik dituntut untuk bisa mengelola perubahan di
dalam proyek ini secara optimal. Artinya bahwa manajer proyek harus bisa
menentukan skala prioritas perubahan dan mengambil keputusan tentang apa
yang harus diubah dan apa saja yang tidak bias untuk diubah. Bila memang ada
yang harus diubah, seberapa besar perubahan tersebut harus dilakukan. Jangan
sampai perubahan yang akan dilakukan mempengaruhi secara signifikan faktor–
faktor proyek lainnya, terutama faktor biaya dan waktu pengerjaan proyek. Disini
27
 seorang manajer proyek harus memiliki pengetahuan yang komprehensip
mengenai seluk beluk sebuah proyek, harus tahu secara lebih dekat tentang
proyek yang sedang dia pimpin.
h. Meyakinkan bahwa semua penugasan & deliverable proyek tetap berada pada
track atau jalurnya dan tidak melebihi biaya yang telah ditetapkan. Sangatlah
penting untuk menjaga sebuah track yang benar dalam suatu proyek, demikian
pula pengalokasian biaya tidak boleh melebihi anggaran yang telah diterapkan.
Hal ini sangatlah penting untuk menjaga proyek agar sesuai dengan perencanaan
dan sesuai dengan tujuan yang diharapkan.Diperlukan pengetahuan dan
pengalaman yang cukup untuk menangani hal ini
i. Mengidentifikasi politik organisasi dan memerankannya dengan baik
Hal ini penting, karena berkaitan dengan keinginan manajemen maupun
stakeholder berkaitan dengan tujuan proyek yang akan dilaksanakan.Jangan
sampai tujuan proyek meleset dari keinginan stakeholder maupun jajaran
manajemen perusahaan
j. Mengelola berkas proyek dan dokumentasi terkait
Bagi manajer proyek yang baik, maka tugas untuk mengelola berkas proyek dan
dokumentasi terkait sangatlah diperhatikan. Manajer proyek harus selalu
berkoordinasi dengan dokumentator proyek ini agar pengelolaan berkas proyek
dan dokumentasi terkait sesuai dengan apa yang diharapkan mengomunikasikan
dan me-maintain kemajuan proyek melalui rapat (meeting) dan pelaporan
(reporting)

Seorang manajer proyek harus mengetahui kemampuan proyek yang dia pimpin, serta
melaporkannya pada setiap rapat. Kemajuan proyek ini dilaporkan dalam bentuk
pertemuan formal atau rapat.

2.5 Kompetensi yang Harus Dimiliki Manajer Proyek

Berikut ini akan di paparkan mengenai kompetisiyang harus dimiliki oleh manajer
proyek
 Kompetensi Pencapaian Bisnis

28
 Kompetensi Penjelasan Bagaimana
Mendapatkannya?

Kesdaran bisnis Mengikat tiap proyek pada Pengalaman bisnis

visi,misi dan tujuan organisasi

Orientasi rekan Menjaga keterlibatan pada Pengalaman bisnis

bisnis manajer & user selama proyek

Komitmen pada Memastikan tiap proyek Pengalaman bisnis

kualitas berkontribusi pada harapan
kualitas organisasi secara
keseluruhan

 Kompetisi Pengaruhan

Kompetensi Penjelasan Bagaimana

Mendapatkannya
Kesadaran Memahami, mengenal dan bereaksi Dapat di pelajari di
antarpersoanal pada motivasi serta tingkah laku mata kuliah, tetapi
antarpersonal membutuhkan
pengalaman bisnis
Kesadaran Memakami politik organisasi dan Pengalaman bisnis
organisasi bagaimana menggunakannya
dalam proyek
Antisipasi impact Memahami implikasi keputusan- Manajemen proyek
keputusan proyek, serta mengelola dan pengalaman
harapan-harapan dan risiko bisnis
Banyak Dengan terampil memperoleh kerja Pengalaman bisnis
menggunakan sama serta konsensus para
pengaruh manajer, user dan ahli teknologi

 Kompetensi Manajemen Manusia

29
 Kompetensi Penjelasan Bagaimana
Mendapatkannya
Memotivasi orang Memimpin dan mengarahkan Pengalaman bisnis
lain orang lain untuk mengatasi
perbedaan-perbedaan, serta
meraih tujuan proyek sebagai
sebuah tim.
Keterampilan Berkomunikasi secara Dapat dipelajari di
komunikasi efektif,lisan dan tulisan dalam mata kuliah,tetapi
konteks pertemuan,presentasi membutuhkan
memo dan laporan pengalaman bisnis
Mengembangkan Memastikan para anggota tim Pengalaman bisnis
orang lain proyek menerima
tugas,pelatihansupervisi dan
umpan balik performa yang
cukup untuk menyelesaikan
proyek
Memonitor & Mengembangkan rencana,jadwal Peralatan dan teknik-
mengontrol dan anggaran proyek.Secara teknik manajemen
berkesinambungan memonitor proyek, tetapi
perkembangan & membuat membutuhkan
penyesuaian jika diperlukan pengalaman proyek

 Kompetensi Manajemen Diri ( Self management )

Kompetensi Penjelasan Bagaimana

Mendapatkannya
Kepercayaan Secara konsisten membuat dan Pengalaman bisnis
diri mempertahankan keputusan-
keputusan dengan kepercayaan
diri kuat dalam proses atau fakta
Manajemen Bekerja efektif di bawah tekanan Pengalaman bisnis
stress

30
Kepedulian Secara konsisten dan jujur Pengalaman bisnis
pada Menyampaikan janji-janji dan
kredibilitas solusi-solusi
Fleksibilitas Mampu menyelesaikan Pengalaman bisnis
proses,gaya manajemen atau
pembuatan keputusan
berdasarkan situasi dan masalah-
masalah yang tidak terantisipasi

31
 BAB 3
Metodologi Manajemen Proyek

Pada bab sebelumnya telah dibahas sekilas tentang metodologi manajemen proyek. Pada
bab 3 ini akan dibahas tentang metodologi manajemen proyek secara lebih rinci, tentunya
pembahasan di sini akan disesuaikan dengan kebutuhan agar tidak terlalu rumit, utamanya
agar mudah dipahami terutama bagi seorang pemula. Penjelasan akan disesuaikan dengan
batasan-batasan pembahasan yang telah ditentukan.
Metodologi manajemen proyek (project management methodology) seringkali disebut juga
dengan istilah tahapan manajemen proyek (project development stage), dan juga sering
dikenal dengan sebutan PMI process group.
Bab ini akan menerangkan metodologi manajemen proyek secara lebih umum, sedangkan
pembahasan mengenai masing-masing proses atau masing-masing tahapan dari
metodologi manajemen proyek ini akan dibahas secara rinci lagi pada bab-bab berikutnya.
1. Seperti yang telah disebutkan di awal, bahwa metodologi manajemen proyek terbagi
dalam: Inisiasi Proyek (Initiation Project).
2. Perencanaan Proyek (Planning Project).
3. Pelaksanaan Proyek (Execution Project).
4. Monitoring Dan Pengontrolan Proyek (Monitoring & Controlling Project).
5. Penutupan Proyek (Closing Project).

Catatan: ini semua dapat berulang setiap fase

Berikut gambaran keterkaitan antara tahap yang satu dengan tahap lainnya yang terjadi
pada suatu proyek.

32
Keterangan:
 Dimulai dengan initiating process.
 Kemudian dilakukan planning process.
 Berdasarkan planning yang ada, maka dilakukan executing process.
 Selanjutnya pelaksanaan controlling process.
 Executing dan controlling process bisa dilakukan secara berulang.
 Bila dalam controlling process masih ada yang perlu diperbaiki, maka buatlah re-
planning atau perencanaan ulang (perbaikan perencanaan).
 Dari re-planning (planning udate), maka dilakukan executing process.
 Kemudian dilakukan controlling process.
 Bila dalam controlling process sudah tidak ada masalah, maka selanjutnya adalah
melakukan closing process.

3.1 Inisiasi Proyek (Project Initiation)

3.1.1 Pengertian Project Initiation
Inisiasi proyek adalah tahap awal suatu proyek dimulai. Pada intinya, inisasi
proyek adalah mengawali sebuah proyek, dalam artian memberikan gambaran
global suatu proyek dalam bentuk definisi proyek. Dari definsi proyek inilah akan
kelihatan gambaran global sebuah proyek yang akan dikerjakan. Gambaran
global ini biasanya bersi ruang lingkup proyek, lingkup proyek, tujuan proyek,
waktu pengerjaan proyek, biaya proyek dan informasi umum lainnya. Inisiasi
proyek, dalam hal ini adalah dokumen definisi proyek yang akan dijadikan
sebagai bahan, pegangan dan acuan dalam perencanaan proyek, yaitu
pembuatan dokumen perencanaan manajemen proyek.
3.1.2 Tujuan Inisiasi Proyek(Project Initiation)
a. Menentukan tujuan proyek secara rinci
b. Mengidentifikasi faktor-faktor penentu keberhasilan (critical success
factor) untuk pelaksanaan proyek. Secara garis besar ada 4 hal penting
yang mempengaruhi keberhasilan suatu proyek, keempat hal tersebut
adalah:
1) Pengelolaan proyek melalui satu mekanisme life cycle project.
2) Melakukan monitoring dan pengontrolan terhadap jadwal proyek,
anggaran proyek, kualitas proyek dan risiko di dalam suatu proyek.

33
 3) Mengintegrasikan/memadukan perangkat (tools) dan metode
manajemen proyek untuk tujuan peningkatan produktivitas, kinerja
tim dan komunikasi.
4) Komitmen manajemen.
Hal ini sangat memegang peranan penting keberhasilan suatu
proyek.
a) Menentukan ruang lingkup proyek, jadwal proyek, kebutuhan
sumber daya proyek secara garisbesar, asumsi proyek, serta
batasan-batasan proyek sebagai acuan dalam membuat
perencanaan manajemen proyek.
b) Menetukan kriteria keberhasilan proyek.
3.1.3 Mekanisme Inisiasi Proyek(Project Initiation)
a. Pemilik proyek (project owner) memberi penugasan (assignment) kepada
manajer proyek (project manager) dan tim proyek (project team).
b. Manajer proyek dan tim proyek secara bersama-sama membuat definisi
proyek (project definition) dan disetujui oleh pemilik proyek.
c. Definisi proyek yang telah dibuat, selanjutnya akan dijadikan sebagai
acuan atau landasan dalam pembuatan perencanaan manajemen proyek
(project management plan).

Catatan:
 Pelaksanaan project initiation adalah manajer proyek dan tim proyek.
 Project team assigment merupakan input bagi project initiation.
 Project team assigment berupa dokumen resmi yang ditandatangani oleh pemilik
proyek.
 Project team assigment bisa dalam bentuk:
 Surat Perintah Kerja
 Atau Surat Keterangan lainnya
 Pada intinya surat keterangan tersebut memberi wewenang pekerjaan
kepada manajer proyek dan tim proyek untuk melaksanakan suatu pekerjaan
(proyek) dalam bentuk surat resmi yang ditandatangani oleh pemilik proyek.

3.2 Perencanaan Proyek (Project Planning)

3.2.1 Pengertian Project Planning

34
 Setelah sebuah proyek didefinisikan, langkah selanjutnya adalah merencanakan
proyek yang dimaksud. Perencanaan proyek ini biasanya dalam bentuk dokumen
perencanaan manajemen proyek. Pada intinya, perencanaan manajemen proyek
ini adalah deskripsi detail dari definisi proyek yang telah dibuat. Perencanaan
proyek secara umum berisi: tujuan dan ruang lingkup proyek, waktu pengerjaan
atau jadwal proyek, rencana anggaran biaya proyek, kualitas proyek, sumber
daya proyek, perencanaan komunikasi, pengadaan serta integrasi. Namun pada
prakteknya tidaklah harus selengkap yang telah dideskripsikan di atas. Hal ini
sangat bergantung pada besar kecilnya proyek, juga pada kompleksitas sebuah
proyek. Semakin kompleks dan besar sebuah proyek, maka seharusnya semakin
lengkap pulalah perencanaan manajemen proyek tersebut.
3.2.2 Tujuan Perencanaan Proyek (Project Planning)
a. Mendefinisikan ruang lingkup proyek Mengendalikan aktivitas–aktivitas
apa saja yang akan dikerjakan dan apa saja yang tidak di kerjakan.
b. Membuat detail jadwal pelaksanaan proyek Menentukan seberapa lama
pengerjaan proyek, seberapa besar dana yang di perlukan, dsb.
c. Menentukan alokasi dana yang dibutuhkan proyek.
d. Menetapkan prosedur dan mekanisme pengontrolan proyek.
e. Menentukan kualifikasi, peran dan tanggungjawab, serta jumlah personil
yang dibutuhkan untukmelaksanakan proyek.
f. Mengidentifikasi resiko-resiko proyek dan menentukan tindakan
penanggulangannya.
g. Membuat perencanaan komunikasi selama pelaksanaan proyek.
h. Menentukan dan menyetujui project baseline yang akan menjadi acuan
untuk mengukur kinerja proyek.

3.2.3 Mekanisme Perencanaan Proyek (Project Planning)

a. Manajer proyek bersama-sama dengan tim proyek mempelajari kembali
definisi proyek.
b. Membuat perencanaan proyek berdasarkan definisi proyek yang telah
dibuat.
c. Persetujuan dari pemilik proyek, bahwa project management plan tersebut
akan dijadikan sebagai acuan dalam pelaksanaan proyek.

35
3.3 Eksekusi Proyek (Project Execution)
3.3.1 Pengertian Project Execution
Setelah proyek direncanakn secara matang dengan segala perhitungan dan
pertimbangan yang ada, maka langkah selanjutnya adalah melaksanakan
perencanaan proyek tersebut dalam suatu tindakan. Pelaksanaan atau realisasi
dari rencana proyek yang tertuang adalah project management plan inilah yang
disebut dengan pelaksanaan atau eksekusi proyek. Jadi pada intinya eksekusi
proyek adalah tindak lanjut dari apa yang telah dituangkan dalam project
management plan.
3.3.2 Tujuan Eksekusi Proyek (Project Execution)
a. Merealisasikan perencanaan proyek yang tertera dalam perencanaan
manajemen proyek.
b. Mengkoordinasikan kinerja tim proyek dan juga mengoptimalkannya, serta
pemanfaatan sumberdaya non-personil.
c. Merealisasikan perubahan perencanaan proyek yang telah disetujui.

3.3.3 Mekanisme Eksekusi Proyek (Project Execution)

Perencanaan manajemen proyek, serta dikukuhkan sebagai acuan pelaksanaan
proyek, makalangkah berikutnya adalah :
a. Manajer dan team proyek membentuk kerja sama team selama proyek
berlangsung, atau sering disebut team building.
b. Manajer dan team proyek melaksanakan semua tugas yang sudah tertuang
di dalam perencanaan manajemen proyek.
c. Membuat laporan pelaksanaan proyek.
d. Mendapatkan persetujuan atau approval untuk setiap fase pekerjaan atau
deliverable proyek yang telah diselesaikan.

3.4 Pengontrolan Proyek (Project Controlling)

3.4.1 Pengertian Project Controlling
Project Controlling adalah pengontrolan terhadap kegiatan atau aktifvitas-
aktivitas suatu proyek. Mengontrol apakah langkah demi langkah dalam
pelaksanaan kegiatan proyek tersebut sudah sesuai dengan yang telah
ditentukan dengan perencanaan manajemen proyek yang telah dibuat. Juga
mengecek apakah kegiatan atau aktifivitas-aktifvitas proyek yang dilaksanakan
sudah sesuai dengan estimasi dan rencana awal, serta sudah sesuai dengan target

36
 ataukah belum. Bila belum, tindakan apa sajakah yang harus dilakukan agar
tujuan proyek bisa terpenuhi.
3.4.2 Tujuan Eksekusi Proyek (Project Controlling)
a. Memastikan pencapaian tujuan proyek apakah sesuai dengan target yang
telah ditentukan.
b. Mengontrol pelaksanaan proyek agar sesuai dengan estimasi dan rencana
awal.
c. Dengan melakukan kontrol diharapkan adanya masukan apakah perencanaan
manajemen proyek perlu diperbarui ataukah tidak.

3.4.3 Mekanisme Project Controlling

a. Kontrol terhadap waktu, cakupan dan mutu, yaitu dengan cara:
1) Membagikan rencana jadwal, lingkup dan kualitas terhadap Actual
Progress
2) (Gunakan Form Activitity Tracking Table).
b. Kontrol terhadap biaya. Yaitu dengan cara:
1) Menentukan biaya yang telah dikeluarkan dari dimulainya suatu
proyek sampai dengan saat ini (sering disebut dengan Actual
Expenditure).
2) Membandingkan Actual Expenditure dengan rencana anggaran.
3) Menentukan biaya dan waktu dari saat ini sampai dengan selesainya
suatu proyek (sering disebut Estimate to Complete).
4) Menentukan biaya & waktu penyelesaian proyek (sering disebut
Estimate At Completion).
5) Membuat laporan tentang kemajuan proyek. Jika diperlukan adakan
perubahan rencana.

3.5 Closure Project (Project Closure)

3.5.1 Pengertian Project Closure Project Closure
Merupakan akhir dari serangkaian kegiatan proyek. Pada intinya tahapan
penutup objek (project closure) ini adalah memperbaiki laporan tentang hasil-
hasil apa saja yang diperoleh dari suatu rangkaian aktivitas-aktivitas proyek
yang telah dilaksanakan. Bentuk-bentuk laporan tentang semua hasil pekerjaan
yang telah dilakukan tersebut dituangkan dalam bentuk dokumen laporan. Pada
tahap ini harus diyakinkan bahwa semua deliverable proyek telah dipenuhi.
Demikian pula dengan pekerjaan-pekerjaan yang belum terselesaikan

37
 (outstanding task) harus segera dicatat dan kemudian diselesaikan. Setelah
semua pekerjaan diselesaikan yang tertuang dalam bentuk dokumen laporan
resmi, maka langkah terakhir adalah pembubaran tim proyek.
3.5.2 Tujuan Project Closure
a. Secara formal mangakhiri proyek dengan semua pihak yang terlibat di
dalam suatu proyek.
b. Mengakhiri penugasan anggota tim proyek.

3.5.3 Mekanisme Project Closure

a. Manajer proyek melakukan serah terima hasil pekerjaan berupa:
1) Laporan Pelaksanaan Pekerjaan
2) Laporan Penyelesaian Pekerjaan
3) BA Penyelesaian Pekerjaan
4) BA Serah Terima Pekerjaan
b. Pembubaran tim proyek.

38
 BAB 4
Knowledge Area Manajemen Proyek

Pada bab-4 ini akan dibahas mengenai project management knowledge area secara khusus.
Lingkup pengetahuan manajemen proyek (project management knowledge area) sering
pula disebut dengan elemen manajemen proyek (the element of project management) adalah
cakupan bahasan atau bidang pengetahuan yang terdapat di dalam manajemen proyek.
Tentunya bidang pengetahuan yang dimaksud disini adalah bidang pengetahuan yang
berkaitan dengan manajemen. Elemen atau knowledge area yang dimaksud terdiri atas 9
macam, yaitu:
1. Project scope management atau manajemen ruang lingkup.
2. Project time management atau manajemen waktu.
3. Project cost management atau manajemen biaya.
4. Project human resource management atau manajemen sumber daya manusia.
5. Project risk management atau manajemen risiko.
6. Project communication management atau manajemen komunikasi.
7. Project quality management atau manajemen kualitas.
8. Project procurement management atau manajemen pengadaan.
9. Project integration management atau manajemen integrasi

Berikut ini akan dibahas satu per satu tentang bidang manajemen yang terdapat di dalam
project management knowledge area tersebut.

4.1 Project Scope Management

Salah satu dari yang terpenting dan yang memiliki banyak aspek sulit dari manajemen
proyek, adalah mendenifisikan ruang lingkup (scope) suatu proyek. Scope dapat juga
diartikan sebagai semua pekerjaan yang dikembangkan dalam menghasilkan produk
dari proyek dan proses yang digunakan untuk menbentuk kesemuanya.
4.1.1 Scope Planning
Scope Planning menjelaskan bagaimana suatu scope didefinisikan, diuji, dan
diawasi serta bagaimana Work Breakdown Structure (WBS) akan dibuat. Scope
Planning merupakan langkah awal dari scope management plan. Ukuran
proyek, kompleksitas, kepentingan, dan faktor–faktor lain akan mempengaruhi
seberapa banyak usaha yang dihabiskan pada scope planning. Hasil utama dari
scope planning adalah suatu scope management plan yang mempersiapkan

39
 suatu dokumen yang berisi deskripsi bagaimana tim akan mempersiapkan
project scope statement, membuat WBS, memastikan penyelesaian dari proyek
yang dikerjakan dan mengontrol perubahan pada scope proyek.
4.1.2 Scope Definition
Langkah selanjutnya adalah menentukan lebih lanjut pekerjaan yang
dibutuhkan untuk proyek. Scope definition yang bagus sangat penting untuk
kesuksesan proyek karena sangat membantu meningkatkan akurasi dari
waktu, biaya, dan sumber yang digunakan, serta menegaskan suatu baseline
untuk memastikan kemampuan dan mengontrol proyek dan juga membantu
dalam memperjelaskan komunikasi dalam tanggung jawab kerja. Hasil utama
dari scope definition adalah project scope statement.
4.1.3 Create WBS
Setelah menyelesaikan proses scope palnning dan definition, langkah
selanjutnya dalam project management adalah membuat suatu work breakdown
structure (WBS). WBS adalah pengelompokan pekerjaan sulit dalam suatu
proyek yang menentukan total scope dari proyek. Karena banyak proyek
melibatkan banyak orang dan banyak perbedaan, ini sangat penting untuk
menyusun dan memutuskan pekerjaan kedalam bagian logika dan didasari
pada bagaimana pekerjaan akan dapat ditingkatkan. WBS merupakan dokumen
pondasi pada project management karena menyediakan dasar untuk
perencanaan dan pengaturan jadwal proyek, biaya, sumber, dan perubahan.
WBS sering digambarkan sebagai suatu task-oriental family tree dari aktivitas,
sama dengan suatu bagan organisasi, suatu tim proyek sering menyusun WBS
untuk produk proyek, fase proyek, atau menggunakan project management
process group. Banyak orang suka membuat WBS dalam bagan untuk
membantu membayangkan proyek dan semua bagian utama dari proyek
tersebut.
4.1.4 Scope Vertifications
Melibatkan persetujuan formal dari project scope yang diselesaikan oleh
stakeholders. Persetujaun ini sering dicapai dengan melakukan penyelidikan
pada pelangaran. Untuk menerima persetujuan formal dari project scope, tim
proyek harus membuat dokumentasi yang jelas dari produk proyek dan
prosedur untuk menevaluasi jika proyek sudah diselesaikan dengan benar dan
menimbulkan kepuasan. Untuk mengurangi perubahan scope, sangat perlu
dilakukan pekerjaan yang dapat memastikan project scope.
40
 4.1.5 Scope Control
Scope Control melibatkan peraturan perubahan untuk project scope. Pengguna
sering tidak yakin bagaimana mengingkan tampilan untuk dilihat atau fungsi
apa yang dibutuhkan untuk meningkatkan performa bisnisnya. Pengembang
tidak yakin bagaimana mengartikan user requirement, dan mereka juga memilki
keterkaitan dengan teknologi yang terus berubah. Tujuan dari scope control
adalah mempengaruhi faktor yang menyebabkan perubahan scope,
menyakinkan perubahan yang diproses berdasarkan pada prosedur yang
dikembangkan sebagai bagian dari mengintegrasikan perubahan kontrol, dan
mengatur perubahan ketika perubahan ini terjadi. Scope control termasuk
mengidentifikasikan, mengevaluasi, dan mengimplementasikan perubahan
dari project scope sebagai progress dari proyek.

4.2 Project Time Manajement

Project time management dapat diartikan secara sederhana, melibatkan proses yang
dibutuhkan untuk memastikan waktu penyelesaian dari proyek. Bagaimanapun,
mencapai waktu penyelesaian suatu proyek tidak mudah. Ada enam proses utama yang
dilibatkan dalam project time management yaitu :
4.2.1 Activity Definition
Activity definition melibatkan pengidentifikasikan aktivitas secara lebih rinci
yang mana harus dilakukan oleh anggota tim proyek dan stakeholder untuk
membuat suatu proyek. Tujuan utama dari proses activity definition adalah
untuk memastikan bahwa tim proyek sudah benar-benar mengerti semua tugas
yang harus mereka lakukan sebagai bagian dari project scope sehingga mereka
dapat memulai penjadwalan kerja. Suatu aktivitas atau tugas adalah suatu
elemen yang biasanya dapat diliat pada WBS yang disertai dengan durasi
waktu, biaya dan resource yang digunakan.
4.2.2 Activity Sequencing
Setelah membuat aktivitas proyek, langkah selanjutnya dalan project time
management adalah activity sequencing. Activity sequencing melibatkan
pengematan kembali pada daftar aktivitas dan atribut, project scope
management, daftar milestone, dan perubahan yang disetujui untuk menetukan
hubungan antara aktivitas. Activity sequencing juga melibatkan evaluasi untuk
dependensi dan perbedaan tipe dependensi.
a. Dependencies

41
 Suatu dependensi atau hubungan terhubung pada urutan dari aktivitas
proyek atau tugas. Ada tiga dasar alasan untuk membuat dependensi pada
aktivitas proyek:
1) Mandatory dependencies Merupakan turunan secara natural pada
pekerjaan yang dilakukan pada suatu proyek.
2) Discretionary dependencies Ditentukan oleh tim proyek.
3) External dependencies Melibatkan hubungan antara proyek dan bukan
aktivitas proyek.
b. Network diagram Adalah teknik yang digunakan untuk menunjukan urutan
aktivitas.
4.2.3 Activity Resource Estimating
Sebelum mengestimasi durasi untuk setiap aktivitas, harus dimiliki suatu ide
yang baik untuk kuantitas dan tipe dari resource (orang, peralatan, dan
material) yang akan ditentukan setiap aktivitas. Secara alami proyek dan
organisasi akan mempengaruhi perkiraan resource. Sangat penting untuk
menentukan resource apa yang peril, termasuk orang yang memiliki
pengalaman dan kemampuan dalam proyek yang sama dan dengan organisasi
yang memiliki performa proyek. Activity Duration Estimating Bekerja dengan
stakeholder untuk menetapkan aktivitas, menentukan dependensinya, dan
mengestimasi resource-nya, proses selanjutnya dalam project time
management adalah mengestimasi durasi dari aktivitas. Penting untuk diingat
bahwa durasi termasuk jumlah dari waktu kerja pada aktivitas plus waktu yang
dilewatkan.
4.2.4 Schedule Development
Schedule Development menggunakan hasil dari semua proses project time
management yang sebelumnya untuk menentukan awal dari akhir dari proyek.
Sering ada beberapa iterasi dari semua proses project time management
sebelum suatu jadwal proyek diselesaikan. Tujuan akhir dari schedule
development adalah untuk membuat suatu jadwal proyek yang realistis yang
menyediakan suatu dasar untuk memantau berjalannya proyek untuk dimensi
waktu proyek. Hasil utama dari proses ini adalah jadwal proyek, model data
kadwal, suatu baseline jadwal, perubahan yang diinginkan, dan perubahan
untuk kebutuhan resource. Atribut aktivitas, kalender proyek, dan perencanaan
manajemen proyek.
4.2.5 Schedule Control
42
 Proses akhir dari project time management adalah schedule control. Seperti
scope control, schedule control adalah suatu bagian dari proses pengendalian
perubahan. Tujuan dari proses ini adalah untuk mengetahui status dari jadwal
proyek, faktor yang depengaruhi karena perubahan jadwal, menentukan jadwal
yang berubah, dan mengatur perubahan ketika perubahan itu terjadi.

4.3 Project Cost Management

Cost atau Biaya adalah semua sumber daya yang harus dikorbankan untuk mencapai
tujuan spesifik atau untuk mendapat sesuatu sebagai gantinya. Biaya pada umumnya
diukur dalam satuan keuangan seperti dollar, rupiah, dsb. Project Cost Manajemen atau
Manajemen Biaya Proyek adalah proses yang dibutuhkan untuk menjamin bahwa
proyek dapat diselesaikan sesuai dengan budget yang telah disepakati. Dimulai dengan
memperkirakan, alat vital di Project Cost Manajement, data historis aktual digunakan
untuk merencanakan secara akurat semua aspek proyek. Karena proyek akan terus
berlanjut, kontrol pekerjaan menggunakan data dari estimasi dengan informasi yang
dilaporkan dari lapangan untuk mengukur biaya dan produksi dalam proyek. Dari
inisiasi proyek sampai selesai, proyek manajemen biaya memiliki tujuan untuk
menyederhanakan dan murahnya pengalaman proyek. Informasi manajemen biaya
merupakan informasi yang dibutuhkan untuk mengelola secara efektif perusahaan
atau organisasi non laba. Informasi keuangan saja dapat mengakibatkan misleading
karena infomasi tersebut cenderung berfokus pada jangka pendek. Menurut Kathy
Schwalbe, biaya adalah semua sumber daya yang harus dikorbankan untuk mencapai
tujuan spesifik atau untuk mendapat sesuatu sebagai gantinya. Biaya pada umumnya
diukur dalam satuan keuangan seperti dollar, rupiah, dsb. Banyak perusahaan
mempekerjakan rencana manajemen biaya untuk proyek tertentu, serta untuk model
atas semua bisnis. Ketika menerapkan ke proyek, biaya yang diharapkan dihitung
sementara proyek masih dalam periode perencanaan dan disetujui sebelumnya.
Selama proyek ini, semua biaya dicatat dan dimonitor untuk memastikan mereka tetap
sejalan dengan rencana manajemen biaya. Setelah proyek selesai, biaya yang
diperkirakan dan biaya yang sebenarnya dapat dibandingkan dan dianalisis,
membantu prediksi manajemen biaya masa depan dan anggaran. Menerapkan struktur
manajemen biaya untuk proyek-proyek dapat membantu bisnis tetap over semua
anggaran mereka di bawah kontrol. Beberapa bisnis intelijen (BI) program, seperti
Oracle Hyperion, menawarkan biaya manajemen perangkat lunak untuk membantu
bisnis memonitor biaya dan meningkatkan profitabilitas. Sementara perangkat lunak

43
 dapat membantu, tidak penting bahwa perangkat lunak yang digunakan ketika
menjalankan rencana manajemen biaya. Vendor dapat merujuk untuk biaya aplikasi
manajemen perangkat lunak sebagai akuntansi biaya, menghabiskan biaya manajemen
atau produk transparansi. Manajemen Biaya Proyek termasuk di dalamnya proses yang
dibutuhkan untuk menjamin bahwa proyek dapat diselesaikan sesuai dengan budget
yang telah disepakati.
Ada 3 tahap dalam manajemen biaya proyek, yaitu:
a. Estimasi Biaya (Cost Estimating)
Mengembangkan estimasi terhadap biaya pengadaan sumber daya yang
dibutuhkan selama proyek berlangsung.
b. Anggaran Biaya (Cost Budgeting)
Penganggaran biaya adalah mengalokasikan semua estimasi biaya tersebut pada
tiap paket kerja untuk membuat sebuah garis dasar (baseline), agar dapat diukur
kinerjanya. Sama halnya dengan estimasi, penganggaran biaya juga sangat erat
dengan pemecahan pekerjaan (WBS) dan penjadwalan. Inputan utama dari
penganggaran biaya adalah WBS dan output/keluaran dari penganggaran biaya
adalah cost baseline. Cost Baseline adalah anggaran waktu fase yang digunakan
oleh Project Manager untuk mengukur dan memonitor kinerja/performansi biaya.
c. Kontrol Biaya (Cost Control)
Pengontrolan biaya merupakan langkah akhir dari proses pengelolaan biaya
proyek, yaitu mengusahakan agar penggunaan dan pengeluaran biaya sesuai
dengan perencanaan, berupa anggaran yang telah ditetapkan. Dengan demikian,
aspek dan objek pengendalian biaya akan identik dengan perencanaan biaya,
sehingga berbagai jenis kegiatan dikantor pusat dan lapangan harus selalu
dipantau dan dikendalikan agar hasil implementasinya sesuai dengan anggaran
yang telah ditentukan.

4.4 Project Human Resource Management

Manajemen sumber daya manusia, disingkat MSDM, adalah suatu ilmu atau cara
bagaimana mengatur hubungan dan peranan sumber daya (tenaga kerja) yang dimiliki
oleh individu secara efisien dan efektif serta dapat digunakan secara maksimal
sehingga tercapai tujuan (goal) bersama perusahaan, karyawan dan masyarakat
menjadi maksimal. Manajemen sumber daya manusia juga dapat didefinisikan sebagai
suatu proses menangani berbagai masalah pada ruang lingkup karyawan, pegawai,
buruh, manajer dan tenaga kerja lainnya untuk dapat menunjang aktivitas organisasi

44
atau perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditentukan. Menurut A.F. Stoner
manajemen sumber daya manusia adalah suatu prosedur yang berkelanjutan yang
bertujuan untuk memasok suatu organisasi atau perusahaan dengan orang-orang yang
tepat untuk ditempatkan pada posisi dan jabatan yang tepat pada saat organisasi
memerlukannya. Keys to Managing People dan Motivasi
a. Melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja / Preparation and selection
1) Persiapan
Dalam proses persiapan dilakukan perencanaan kebutuhan akan sumber
daya manusia dengan menentukan berbagai pekerjaan yang mungkin timbul.
Yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan perkiraan / forecast akan
pekerjaan yang lowong, jumlahnya, waktu, dan lain sebagainya.
2) Rekrutmen tenaga kerja / Recruitment
Recruitment adalah suatu proses untuk mencari calon atau kandidat pegawai,
karyawan, buruh, manajer, atau tenaga kerja baru untuk memenuhi
kebutuhan SDM oraganisasi atau perusahaan.
3) Seleksi tenaga kerja / Selection
Seleksi tenaga kerja adalah suatu proses menemukan tenaga kerja yang tepat
dari sekian banyak kandidat atau calon yang ada.
4) Pengembangan dan evaluasi karyawan / Development and evaluation
Tenaga kerja yang bekerja pada organisasi atau perusahaan harus menguasai
pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggungjawabnya. Untuk itu diperlukan
suatu pembekalan agar tenaga kerja yang ada dapat lebih menguasai dan ahli
di bidangnya masing-masing serta meningkatkan kinerja yang ada
b. Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai / Compensation and
protection Kompensasi adalah imbalan atas kontribusi kerja pegawai secara
teratur dari organisasi atau perusahaan. Kompensasi yang tepat sangat penting
dan disesuaikan dengan kondisi pasar tenaga kerja yang ada pada lingkungan
eksternal. Kompensasi yang tidak sesuai dengan kondisi yang ada dapat
menyebabkan masalah ketenaga kerjaan di kemudian hari atau pun dapat
menimbulkan kerugian pada organisasi atau perusahaan.
c. Promosi, Pemindahan dan Pemisahan
1) Promosi adalah sebuah jenis transfer yang meliputi penugasan kembali
seorang pegawai pada sebuah posisi yang kemungkinan besar diberikan
pembayaran yang lebih tinggi dan tanggung jawab, hak dan kesempatan yang

45
 lebih besar. Demosi, kadang-kadang disebut transfer ke bawah, adalah sebuah
jenis transfer meliputi pemotongan pembayaran, hak dan kesempatan.
2) Pemisahan, disebut juga pemberhentian, bahkan sering disebut downsizing,
adalah perpindahan sementara atau tidak definitif seorang pegawai dari daftar
gaji.
3) Terminasi adalah tindakan manajemen berupa pemisahan pegawai dari
organisasi karena melanggar aturan organisasi atau karena tidak
menunjukkan kinerja yang cukup.
4) Pemberhentian sukarela adalah pemisahan pegawai dari organisasi atas
inisiatif organisasi atau kemauan pegawai sendiri.
5) Pengunduran diri adalah pemisahan pegawai yang telah menyelesaikan masa
kerja maksimalnya dari organisasi atau umumnya di kenal dengan istilah
pensiun.
d. Motivasi
Motivasi berasal dari motive atau dengan prakata bahasa latinnya, yaitu movere
yang berarti “mengerahkan”. Seperti yang dikatakan Liang Gie dalam bukunya
Martoyo (2000) motive atau dorongan adalah suatu dorongan yang menjadi
pangkal seseorang melakukan sesuatu atau berkerja. Motivasi atau dorongan
kepada karyawan untuk bersedia berkerja bersama demi tercapainya tujuan
bersama ini terdapat dua macam, yaitu:
1) Motivasi finansial: yaitu dorongan yang dilakukan dengan memberikan
imbalan finansial kepada karyawan . Imbalan tersebut sering disebut insentif.
2) Motivasi nonfinansial: yaitu dorongan yang diwujudkan tidak dalam bentuk
finansial/uang, akan tetapi berupa hal-hal seperti pujian, penghargaan,
pendekatan manusia dan lain sebagainya (Gitosudarmo dan Mulyono, 1999).
Maslow’s Hierarchy of needs Teori motivasi yang paling terkenal adalah
hierarki teori kebutuhan milik Abraham Maslow. Ia membuat hipotesis bahwa
dalam setiap diri manusia terdapat hierarki dari lima kebutuhan, yaitu
fisiologis (rasa lapar, haus, seksual, dan kebutuhan fisik lainnya), rasa aman
(rasa ingin dilindungi dari bahaya fisik dan emosional), sosial (rasa kasih
sayang, kepemilikan, penerimaan, dan persahabatan), penghargaan (faktor
penghargaan internal dan eksternal), dan aktualisasi diri (pertumbuhan,
pencapaian potensi seseorang, dan pemenuhan diri sendiri). Kebutuhan
fisiologis dan rasa aman dideskripsikan sebagai kebutuhan tingkat bawah
sedangkan kebutuhan sosial, penghargaan, dan aktualisasi diri sebagai
46
kebutuhan tingkat atas. Perbedaan antara kedua tingkat tersebut adalah dasar
pemikiran bahwa kebutuhan tingkat atas dipenuhi secara internal sementara
kebutuhan tingkat rendah secara dominan dipenuhi secara eksternal. Teori
kebutuhan Maslow telah menerima pengakuan luas di antara manajer
pelaksana karena teori ini logis secara intuitif. Namun, penelitian tidak
memperkuat teori ini dan Maslow tidak memberikan bukti empiris dan
beberapa penelitian yang berusaha mengesahkan teori ini tidak menemukan
pendukung yang kuat. Herzberg’s Motivational and Hygiene Factors Frederick
Herzberg Irving (17 April 1923 – 19 Januari 2000) lahir di Massachusetts
adalah seorang Amerika psikolog yang menjadi salah satu nama yang paling
berpengaruh dalam manajemen bisnis. Ia paling terkenal untuk
memperkenalkan pengayaan pekerjaan dan teori Motivator-Hygiene. Menurut
Herzberg, orang tidak puas dengan kepuasan yang lebih rendah order
kebutuhan di tempat kerja, misalnya, yang terkait dengan gaji minimum
tingkat atau kondisi kerja yang aman dan menyenangkan. Sebaliknya, individu
mencari kepuasan yang lebih tinggi tingkat kebutuhan psikologis yang
berkaitan dengan prestasi, pengakuan, tanggung jawab, kemajuan, dan sifat
dari pekerjaan itu sendiri. Namun, Herzberg menambahkan dimensi baru
terhadap teori ini dengan mengusulkan model dua faktor motivasi, didasarkan
pada pemikiran bahwa kehadiran satu set karakteristik pekerjaan atau insentif
mengarah pada kepuasan pekerja di tempat kerja, sementara yang lain dan
terpisah set karakteristik pekerjaan menyebabkan ketidakpuasan di tempat
kerja. Teori ini menunjukkan bahwa untuk meningkatkan sikap kerja dan
produktivitas, administrator harus mengenali dan menghadiri kedua set
karakteristik dan tidak menganggap bahwa peningkatan dalam kepuasan
menyebabkan penurunan ketidakpuasan unpleasurable. McClelland’s
Acquired-Needs Theory David McClelland mengusulkan bahwa kebutuhan
khusus individu diperoleh dari waktu ke waktu dan dibentuk oleh pengalaman
hidup seseorang. Sebagian besar kebutuhan ini dapat digolongkan sebagai
baik prestasi, afiliasi, atau kekuasaan. Motivasi seseorang dan efektivitas
dalam fungsi pekerjaan tertentu dipengaruhi oleh tiga kebutuhan. Teori
McClelland kadang-kadang disebut sebagai teori membutuhkan tiga atau
sebagai teori kebutuhan yang dipelajari. Achievement (Prestasi) Orang dengan
kebutuhan tinggi untuk berprestasi (nach) berusaha untuk unggul dan dengan
demikian cenderung menghindari situasi baik berisiko rendah dan berisiko
47
 tinggi. Berprestasi menghindari situasi berisiko rendah karena keberhasilan
mudah dicapai bukanlah pencapaian yang asli. Dalam proyek-proyek berisiko
tinggi, berprestasi melihat hasilnya sebagai salah satu kebetulan daripada
upaya sendiri. Nach individu tinggi lebih memilih pekerjaan yang memiliki
probabilitas keberhasilan sedang, idealnya peluang 50%. Berprestasi
membutuhkan umpan balik secara teratur untuk memantau kemajuan
prestasi mereka. Mereka lebih baik bekerja sendiri atau dengan berprestasi
tinggi lainnya. Affiliation (Afiliasi) Mereka dengan kebutuhan tinggi untuk
afiliasi (naff) membutuhkan hubungan yang harmonis dengan orang lain dan
perlu untuk merasa diterima oleh orang lain. Mereka cenderung untuk
menyesuaikan diri dengan norma-norma kelompok kerja mereka. Tinggi naff
individu lebih memilih pekerjaan yang memberikan interaksi pribadi yang
signifikan.Mereka melakukan dengan baik dalam pelayanan pelanggan dan
situasi interaksi klien. Power (Kekuasaan) Perlu seseorang untuk daya (nPow)
dapat menjadi salah satu dari dua jenis pribadi dan kelembagaan. Mereka yang
membutuhkan kekuatan pribadi ingin mengarahkan orang lain, dan
kebutuhan ini sering dianggap sebagai tidak diinginkan. Orang yang
membutuhkan daya institusional (juga dikenal sebagai kekuatan sosial) ingin
mengatur usaha orang lain untuk memajukan tujuan organisasi. Manajer
dengan kebutuhan tinggi untuk daya kelembagaan cenderung lebih efektif
dibandingkan dengan kebutuhan tinggi untuk kekuatan pribadi. Thematic
Apperception Test Tematik Uji Apperception McClelland digunakan Test
Thematic Apperception (TAT) sebagai alat untuk mengukur kebutuhan
individual orang yang berbeda. TAT adalah tes imajinasi yang menyajikan
subjek dengan serangkaian gambar ambigu, dan subjek diminta untuk
mengembangkan cerita spontan untuk setiap gambar.Asumsinya adalah
bahwa subjek akan memproyeksikan kebutuhan sendiri ke dalam cerita.
Psikolog telah mengembangkan teknik scoring cukup handal untuk Test
Thematic Apperception. Tes ini menentukan skor individu untuk setiap
kebutuhan prestasi, afiliasi, dan kekuasaan. Skor ini dapat digunakan untuk
menunjukkan jenis pekerjaan untuk mana orang tersebut mungkin cocok.
Implications for Management Implikasi bagi Manajemen Orang dengan
kebutuhan yang berbeda termotivasi berbeda.
3) Kebutuhan tinggi untuk berprestasi

48
 Berprestasi tinggi harus diberikan dengan tujuan proyek yang menantang
terjangkau. Mereka harus memberikan umpan balik sering. Sementara uang
bukanlah suatu motivator yang penting, adalah bentuk umpan balik yang
efektif.
4) Kebutuhan afiliasi yang tinggi
Karyawan dengan afiliasi tinggi perlu melakukan yang terbaik dalam
lingkungan koperasi.
5) Tinggi perlu untuk kekuasaan
Manajemen harus menyediakan pencari kekuasaan kesempatan untuk
mengelola orang lain. McGregor’s Theory X and Theory Y Teori X dan Teori Y
gabungan Teori X dan Teori Y adalah teori-teori motivasi manusia diciptakan
dan dikembangkan oleh Douglas McGregor di MIT Sloan School of Management
pada tahun 1960 yang telah digunakan dalam manajemen sumber daya
manusia , perilaku organisasi , komunikasi organisasi dan pengembangan
organisasi . They describe two contrasting models of workforce motivation.
Mereka menggambarkan dua model kontras motivasi tenaga kerja. Untuk
McGregor, Teori X dan Y tidak ujung yang berbeda dari kontinum yang sama.
Rather they are two different continua in themselves. Melainkan mereka adalah
dua continua yang berbeda dalam diri mereka. Thus, if managers need to apply
Theory Y principles, that does not preclude them from being a part of Theory X
& Y. Jadi, jika manajer perlu menerapkan prinsip-prinsip Teori Y, yang tidak
menghalangi mereka dari menjadi bagian dari Teori X & Y. Thamhain and
Willemon’s Ways to Have Influence on Projects:
(a) Authority: Hak hirarki sah untuk masalah perintah.
(b) Tugas: Kemampuan Project Manager dianggap untuk mempengaruhi tugas
seorang pekerja.
(c) Anggaran: Kemampuan Project Manager untuk otorisasi penggunaan lain
dana discretionary.
(d) Promosi: Kemampuan untuk meningkatkan posisi pekerja.
(e) Uang: Kemampuan untuk kenaikan gaji pekerja dan keuntungan.
(f) Hukuman: Kemampuan Project Manager menyebabkan hukuman.
(g) Tantangan Kerja: Kemampuan untuk menetapkan pekerjaan yang
mengkapitalisasi pada kenikmatan seorang pekerja melakukan tugas
tertentu.

49
 (h) Keahlian: Project Manager menganggap pengetahuan khusus orang lain
dianggap penting.
(i) Persahabatan: Kemampuan untuk membangun hubungan pribadi yang
ramah antara Project Manager,dll.

Cara mempengaruhi yang dapat membantu dan memperburuk proyek Proyek lebih
mungkin untuk berhasil ketika Project Manager mempengaruhi orang
menggunakan: Keahlian dan tantangan pekerjaan. Proyek lebih mungkin untuk
gagal ketika Project Manager terlalu bergantung pada: Kewenangan, Uang, dan
Hukuman. Improving Effectiveness-Covey’s 7 Habits 7 kebiasaan Covey’s untuk
meningkatkan efektifitas proyek:
1) Jadilah proaktif
2) Mulailah dengan akhir dalam pikiran
3) Masukan hal pertama yang pertama
4) Pikirkan menang / menang
5) Carilah pertama untuk memahami, maka harus dipahami
6) Bersinergi
7) Mengasah melihat
e. Meperbaiki hubungan antara Users dan Developers
Hubungan apapun tidak pernah mudah dijalani, selalu butuh usaha dan pengertian.
Ketika hubungan tersebut tidak berjalan dengan baik, akan sulit untuk mengetahui
apa yang salah dan bagaimana memperbaikinya. Ada beberapa hal yang bisa Anda
lakukan untuk memperbaiki hubungan yang sedang dijalankan. Namun
sebelumnya, Anda harus menyadari apakah hubungan tersebut pantas untuk
diperbaiki atau tidak. Organizational Planning, Work Definition and Assigment
Melibatkan identifikasi dan dokumentasi peran proyek, tanggung jawab,dan
pelaporan hubungan. Output meliputi:
1) Bagan organisasi proyek
2) Rencana manajemen staffing
3) Matriks tugas tanggung jawab
4) Resource histogram
f. Staff Acquisition, Resource Loading and Leveling, and Team Development
Mendapatkan orang yang memenuhi syarat untuk tim sangat penting. Project
Manager adalah orang cerdas di tim yang telah melakukan pekerjaan yang buruk

50
 merekrut. Rencana staffing dan prosedur perekrutan yang baik adalah penting
seperti insentif untuk merekrut dan retensi.
g. Meyers’Briggs Type Indicator (MBTI) Myers-Briggs Type Indicator (MBTI) adalah tes
kepribadian menggunakan empat karakteristik dan mengklasifikasikan individu ke
dalam salah satu dari 16 tipe kepribadian. Berdasarkan jawaban yang diberikan
dalam tes tersebut, individu diklasifikasikan ke dalam karakteristik ekstraver atau
introver, [sensitif] atau intuitif, pemikir atau perasa, dan memahami atau menilai.
Instrumen ini adalah instrumen penilai kepribadian yang paling sering digunakan.
MBTI telah dipraktikkan secara luas di perusahaan-perusahaan global seperti Apple
Computers, AT&T, Citgroup, GE, 3M Co., dan berbagai rumah sakit, institusi
pendidikan, dan angkatan bersenjata AS. MBTI bersandar pada empat dimensi
utama yang saling berlawanan (dikotomis). Walaupun berlawanan sebetulnya kita
memiliki semuanya, hanya saja kita lebih cenderung / nyaman pada salah satu arah
tertentu. Masing-masing ada sisi positifnya tapi ada pula sisi negatifnya. Nah, seperti
itu pula dalam skala kecenderungan MBTI. Berikut empat skala kecenderungan
MBTI:
1) Extrovert (E) vs. Introvert (I)
2) Sensing (S) vs. Intuition (N)
3) Thinking (T) vs. Feeling (F)
4) Judging (J) vs. Perceiving (P)

4.5 Project Risk Management

Proyek Manajemen Risiko melibatkan perencanaan melakukan manajemen risiko,
terlibat dalam identifikasi risiko, menyelesaikan analisis risiko, menciptakan rencana
risiko tindakan tanggapan, dan pemantauan dan pengendalian risiko pada proyek.
Proyek Manajemen Risiko adalah proses berkesinambungan untuk terlibat dalam
seluruh keseluruhan proyek. Hal penting yang harus diingat adalah bahwa risiko tidak
selalu buruk. Ada peluang dan ada ancaman. Kesempatan adalah risiko yang baik.
Memperlakukan adalah risiko buruk. Tujuan dari manajemen risiko proyek adalah
untuk meningkatkan kemungkinan dan dampak peristiwa positif dan untuk
mengurangi probabilitas dan dampak dari kejadian negatif.

6 Proses manajemen risiko:

a. Perencanaan Manajemen Risiko

51
 Risiko Manajemen Perencanaan adalah proses di mana keputusan yang dibuat
tentang bagaimana pendekatan, merencanakan, dan melaksanakan kegiatan
manajemen risiko. Hal ini diselesaikan sebagai bagian dari kelompok proses
perencanaan.

b. Identifikasi Risiko
Identifikasi risiko menentukan yang dapat mempengaruhi tujuan proyek, dan
mengidentifikasi karakteristik risiko tersebut. Identifikasi Risiko umum pertama
terlibat dalam kelompok proses perencanaan.

c. Analisis Risiko Kualitatif

Analisis Risiko Kualitatif memprioritaskan risiko untuk analisis masa depan
dengan menganalisis kemungkinan terjadinya dan dampak. Analisis Risiko
Kualitatif umumnya pertama kali terlibat dalam kelompok proses perencanaan.

d. Analisis Risiko Kuantitatif

Analisis Risiko Kuantitatif memberikan nomor ke risiko sebagai bagian dari
menentukan dampak pada tujuan proyek secara keseluruhan. Analisis Risiko
Kuantitatif umumnya terlibat dalam kelompok proses perencanaan.

e. Respon Risiko Perencanaan

Perencanaan Respon Risiko mengetengahkan opsi dan rencana aksi untuk
meningkatkan peluang dan mengurangi ancaman. Respon risiko perencanaan
biasanya pertama kali dimulai pada Kelompok Risiko Perencanaan Respon.

f. Pemantau Risiko dan Pengendalian

Pemantauan dan Pengendalian Risiko adalah Proses yang berkelanjutan. Ini
melibatkan mengawasi efektivitas tanggapan risiko, pemantauan risiko residu,
mengidentifikasi dan mendokumentasikan risiko baru, dan meyakinkan bahwa
proses manajemen risiko diikuti. Hal ini dilakukan sepanjang Monitoring dan
Pengendalian Proses Grup.

4.6 Project Communications Management

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian pesan (ide, gagasan) dari satu pihak
kepada pihak lain agar terjadi saling mempengaruhi diantara keduanya. Pada
umumnya, komunikasi dilakukan dengan menggunakan kata-kata yang dapat

52
dimengerti oleh kedua belah pihak. Melalui komunikasi, sikap dan perasaan seseorang
atau sekelompok orang dapat dipahami oleh pihak lain. Selain itu dalam kehidupan
sehari-hari, komunikasi yang baik sangat penting untuk berinteraksi antar personal
maupun antar masyarakat agar terjadi keserasian dan mencegah konflik dalam
lingkungan masyarakat. Dalam hubungan bilateral antar negara diperlukan juga
komunikasi yang baik agar hubungan tersebut dapat berjalan dengan baik dan lancar.
Dari kedua contoh di atas dapat kita simpulkan bahwa komunikasi sangat penting
dalam berbagai aspek kehidupan. Contoh lain dalam pendidikan seperti hubungan
dosen dengan mahasiswa, dengan adanya komunikasi, maka kegiatan belajar-
mengajar akan berlangsung dengan baik dan lancar.

a. Proses Project Communications Management

Langkah berikutnya adalah merencanakan manajemen komunikasi proyek.
Manajemen komunikasi proyek dibutuhkan untuk menyosialisasikan kebijakan-
kebijakan proyek, hasil-hasil kerja proyek, dan mengkomunikasikan rencana
berikutnya. Berikut ini langkah-langkah praktisnya:
1) Buat web untuk komunikasi proyek.
2) Buat template-template yang diperlukan untuk komunikasi proyek, misalnya:
template berita acara rapat, template untuk undangan, template untuk progress
report, dll.
3) Buat rencana komunikasi, misalnya: cara melakukan rapat, cara melaporkan
perkembangan proyek, dll.
4) Melaksanakan rencana komunikasi sesuai dengan yang direncanakan.
5) Mengendalikan dan mengevaluasi pelaksanaan komunikasi proyek.

Rencana komunikasi Perencanaan komunikasi atau communication plan

yang terdapat pada proyek Magna Building ini dibagi menjadi dua yaitu secara
internal dan eksternal. Untuk komunikasi eksternal dilakukan kepada stakeholder
pada proyek ini antara lain komunikasi kepada owner, subcontractor, supplier,
serta pihak terkait lainnya seperti penduduk sekitar lokasi proyek. Bentuk
komunikasi eksternal yang digunakan antara lain adalah rapat, laporan, memo,
dan lain-lain. Untuk komunikasi internal dilakukan kepada anggota yang terdapat
dalam organisasi proyek.
Bentuk komunikasi internal dibagi menjadi tiga, yang pertama adalah
formal atau tidak formalnya komunikasi. Untuk komunikasi formal dilakukan

53
 melalui rapat dan laporan, sedangkan untuk komunikasi yang tidak formal
dilakukan dengan memo serta media telekomunikasi elektronik seperti
handphone (telepon genggam) dan email (surat elektronik).
Bentuk komunikasi internal yang kedua adalah tertulis atau tidak
tertulisnya komunikasi. Untuk komunikasi tertulis dapat berupa memo atau surat
pemberitahuan, sedangkan untuk komunikasi tidak tertulis adalah bentuk
komunikasi yang langsung dilakukan kepada pihak terkait (tatap muka) tanpa
pemberitahuan sebelumnya. Dan bentuk komunikasi internal yang ketiga adalah
komunikasi dilakukan secara vertikal atau horizontal. Untuk komunikasi vertikal
merupakan instruksi seperti komunikasi project manager (PM) kepada site
manager (SM), sedangkan untuk komunikasi horizontal merupakan koordinasi
seperti komunikasi quality control (QC) dengan safety officer.
b. Isi rencana Communications Management
Informasi yang terkandung dalam Rencana Manajemen Komunikasi
(Communication Management Plan), antara lain:
1) Kebutuhan-kebutuhan komunikasi stakeholders.
2) Informasi yang akan dikomunikasikan, termasuk formatnya, isinya dan level
detailnya.
3) Orang yang bertanggung jawab untuk memberikan informasi yang dimaksud.
4) Orang yang harus menerima informasi yang dimaksud.
5) Frekuensi/jadwal untuk menghasilkan informasi, misalkan mingguan, tiap
tanggal 1, dst.
6) Metoda untuk mendapatkan informasi, seperti memo, email, telepon, dsb.
7) Metoda untuk memperbaharui rencana manajemen komunikasi sejalan
dengan kemajuan dan pembangunan proyek.
8) Metoda untuk menyelesaikan masalah yang tidak dapat diselesaikan di level
bawah.
c. Distribusi Informasi
Dilakukan mengingat pentingnya mendapatkan informasi proyek bagi orang yang
tepat, pada waktu yang tepat dengan format yang padat informasi Project Manager
dan tim proyek harus dapat memutuskan cara terbaik untuk mendistribusikan
informasi proyek.
Isu penting dalam Distribusi Informasi:
1) Penggunaan teknologi.
2) Cara formal atau informal.
54
 3) Penanganan informasi yang sangat penting agar dapat didistribusikan dengan
efektif dan tepat waktu.
4) Memilih media yang cocok untuk berkomunikasi.
5) Pemahaman akan teknik komunikasi individual atau berkelompok.
6) Teknik menyampaikan berita “buruk”.
7) Pengaturan jumlah jalur komunikasi.

d. Pelaporan Performance
Informasi yang terkandung didalamnya, antara lain:
a. Status reports, yang berisi tentang sejauh mana proyek sudah berjalan dalam
kerangka ruang lingkup, waktu dan biaya. (Sudah berapa biaya yang
digunakan, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah
aktivitas, apakah pekerjaan sudah dilaksana sesuai rencana, dsb).
b. Progress reports menggambarkan sejauh mana tim proyek sudah
menyelesaikan pekerjaannya. Biasanya berupa laporan rutin.
c. Peramalan, berisi gambaran kecenderungan proyek akan berhasil atau tidak
berdasarkan apa yang sudah dikerjakan sampai titik tertentu ketika proyek
sudah berjalan (Ingat EVM!) Administrative Closure Proyek atau fase, setelah
baik mencapai tujuan atau sedang dihentikan untuk alasan lain,
membutuhkan penutupan. Penutupan Administrasi terdiri dari verifikasi dan
mendokumentasikan hasil proyek untuk meresmikan penerimaan produk
dari proyek oleh sponsor, klien, atau pelanggan. Ini mencakup pengumpulan
catatan proyek, memastikan bahwa mereka mencerminkan spesifikasi final,
analisis keberhasilan proyek dan efektivitas, dan pengarsipan informasi
untuk penggunaan masa depan. Penutupan kegiatan administratif tidak harus
ditunda sampai penyelesaian proyek. Setiap tahap dari proyek harus benar
tertutup untuk memastikan bahwa penting dan informasi yang berguna tidak
hilang. Mode penanganan konflik. Bila anda telah melakukan identifikasi dan
klasifikasi konflik yang terjadi serta efek yang ditimbulkan, maka anda harus
memiliki langkah ataupun strategi untuk mengatasi konflik tersebut. Jika anda
belum memiliki strategi, di bawah ini akan dibahas 5 pendekatan atau model
penyelesaian konflik berdasarkan pendapat Dr. William Hendricks, yang
dapat anda gunakan sesuai dengan kondisi konflik yang terjadi.
1) Model penyelesaian konflik dengan mempersatukan (Integrating) Individu
yang memilih model ini perlu melakukan tukar menukar informasi. Pada

55
 pendekatan ini diperlukan adanya keinginan untuk mengamati perbedaan
dan mencari solusi yang dapat diterima oleh semua kelompok. Model
penyelesaian konflik jenis ini secara tipikal diasosiasikan dengan
pemecahan masalah, efektif bila isu konflik adalah kompleks.
2) Model penyelesaian konflik dengan kerelaan untuk membantu (obliging)
Penyelesaian konflik model obliging menempatkan nilai yang tinggi untuk
orang lain sementara dirinya sendiri dinilai rendah. Model ini dapat anda
gunakan sebagai strategi yang sengaja dimunculkan untuk mengangkat
atau menghargai orang lain, agar mereka merasa lebih baik dan senang
terhadap isu konflik.
3) Model penyelesaian konflik dengan mendominasi (dominating). Model
dominating adalah lawan dari model obliging, penekanannya pada diri
sendiri. Di mana kewajiban bisa diabaikan oleh keinginan pribadi, model
mendominasi ini meremehkan kepentingan orang lain. Model ini adalah
strategi yang efektif bila suatu keputusan yang cepat dibutuhkan atau jika
persoalan tersebut kurang penting.
4) Model penyelesaian konflik dengan menghindar (avoiding). Para
penghindar tidak menempatkan suatu nilai pada diri sendiri ataupun
orang lain. Model ini adalah strategi menghindar dari persoalan.
Penyelesaian konflik model ini memiliki aspek negatif diantaranya
menghindar dari tanggung jawab atau mengelak dari suatu isu.
5) Model penyelesaian konflik dengan kompromis (compromising). Dalam
model ini perhatian pada diri sendiri maupun orang lain berada dalam
tingkatan yang sedang. Hal ini adalah orientasi jalan tengah. Dalam model
kompromi, setiap orang memiliki sesuatu untuk diberikan dan siap
menerima sesuatu. Menjalankan rapat dan menggunakan e-mail secara
efektif Rapat merupakan salah satu cara berkomunikasi dalam sebuah
organisasi. Di sebuah perusahaan, rapat juga berfungsi untuk membantu
para manajer dalam memantau kinerja operasional anak buahnya, atau
dalam melakukan koordinasi dengan bawahan atau tim yang lain.
Walaupun demikian penting, rapat juga kadang menjadi kegiatan yang
menyita energi dan banyak waktu. Efektivitas dan keberhasilan sebuah
rapat, secara langsung dipengaruhi oleh kecermatan pemimpin rapat dan
peserta rapatnya. Sering kali sebuah rapat tidak menghasilkan keputusan
atau kesimpulan apa-apa. Rapat yang tidak menghasilkan keputusan,
56
merupakan rapat yang tidak didukung dengan perencanaan yang baik.
Lalu bagaimana caranya agar rapat dapat terselenggara secara efektif dan
membuahkan hasil? Berikut ini adalah cara agar rapat dapat berjalan
dengan efektif.
a) Tentukan apakah memang perlu diadakan rapat. Ini penting
diketahui, karena sering kali beberapa permasalahan atau kordinasi
dapat diselesaikan melalui diskusi singkat sambil lalu saja. Bila tidak
ada yang sangat perlu dibahas, didiskusikan, atau dieavaluasi
bersama-sama, maka sebaiknya tidak perlu mengadakan rapat.
b) Tetapkan tujuan atau target rapat. Ini perlu untuk membuat rapat
berjalan pada koridornya.
c) Tentukan waktu rapat. Sesuaikan waktu rapat dengan agenda
pembicaraan. Jangan sampai waktu rapat jadi berlama-lama
sehingga memakan jatah waktu untuk mengerjakan yang lain.
d) Siapkan agenda atau daftar acara. Mintalah salah satu rekan kerja
Anda untuk mempersiapkan daftar acara rapat secara tertulis.
Dalam agenda itu cantumkan juga topik yang ingin dibahas dalam
rapat, nama peserta yang hadir, waktu dan tempat lokasi rapat, dan
hal-hal yang perlu di bawa oleh para peserta.
e) Mulai dan akhiri rapat tepat waktu. Ciptakan reputasi sebagai
seseorang yang memulai dan mengakhiri rapat sesuai jadwal.
Dengan demikian rekan kerja akan menaruh respek kepada Anda.
Jika ada peserta rapat yang datang terlambat, peserta yang lain tidak
perlu menunggu.
f) Minimalkan jumlah peserta yang hadir. Rapat akan lebih efektif jika
menghadirkan peserta tidak lebih dari 6–7 orang. Hasil keputusan
akan sulit dicapai bila peserta yang hadir terlalu banyak.
g) Catatlah jalannya rapat. Pastikan semua topik dibahas, dan arahkan
rapat ke arah pengambilan keputusan. Tetaplah berada pada agenda
yang telah disiapkan. Pastikan semuanya terkendali.
h) Peserta rapat mungkin memiliki pandangan yang berbeda mengenai
sesuatu. Untuk dapat mengakomodasi kepentingan organisasi,
galilah potensi semua peserta. Rapat akan timpang dan kurang sehat

57
 jika semua topik didominasi oleh satu-dua orang saja. Rapat harus
dapat mengakomodasi suara semua peserta rapat.
i) Kelola konflik dengan bijak. Bila rapat cenderung diselingi
perdebatan antarsesama rekan kerja, pertimbangkanlah untuk
mengundang seorang yang bisa bersikap netral untuk jadi penengah
dalam rapat tersebut.
j) Take a break. Kerumitan agenda rapat membuat peserta jenuh atau
otak mereka jadi lelah. Izinkan peserta untuk keluar, agar
sekembalinya mereka dari rehat, rapat dapat dilanjutkan kembali
dengan ide-ide segar.
k) Buat kesimpulan hasil akhir rapat. Mintalah salah satu rekan kerja
Anda untuk membuat catatan hasil rapat. Catatan tersebut berupa
keputusan yang telah diambil dan ditetapkan, beberapa hal yang
telah disetujui, serta beberapa strategi yang patut dijalani. Bagikan
salinan catatan tersebut kepada peserta rapat yang hadir.
l) Kembangkan rencana tindak lanjut dan berikan penugasan atas
strategi yang telah ditetapkan.
m) Evaluasi hasil rapat. Biasakan untuk mengevaluasi setiap rapat yang
telah dijalani. Ini penting agar Anda bisa mencari tahu letak
kekurangan rapat tersebut dan dapat memperbaikinya di kemudian
hari.

4.7 Project Quality Management

Manajemen Kualitas Proyek adalah proses yang dilakukan, untuk menjamin proyek
dapatmemenuhi kebutuhan yang telah disepakati, melalui aturan-aturan mengenai
kualitas, prosedur ataupun guidelines.
Kesepakatan ini dapat terukur melalui parameter
a. Conformance to requirements (proses dan produk proyek memenuhi spesifikasi).
b. Fitness for use (produk dapat digunakan sesuai maksuddan tujuannya).
Tahapan Manajemen Kualitas Perencanaan Kualitas. Proses mengidentifikasi standar
kualitas yang relevan dengan proyek yang sedang dikerjakan, dan menentukan
bagaimana agar dapat memenuhi standar kualitas tersebut Penjaminan Kualitas.
Menjalankan apa yang sudah direncanakan untuk menjamin bahwa tim proyek sudah
menjalankan semua proses yang dibutuhkan untuk memenuhi standar kualitas yang
relevan

58
Mengendalikan Kualitas. Memonitor hasil-hasil proyek yang spesifik untuk memeriksa
apakah sudah memenuhi kualifikasi standar relevan yang sudah disepakati dan
mengidentifikasi cara untuk meningkatkan kualitas secara menyeluruh. Output proses
perencanaa kualitas Rencana Manajemen Kualitas dapat didokumentasikan secara
formal maupun informal, namun harus dapat menjadi tuntunan agar proses maupun
produk proyek menjadi berkualitas (apapun standar yang digunakan) Quality Metrics.
Digunakan saat proses penjaminan kualitas (QA) dan pengendalian kualitas (QC).
Contoh: reliability, failure rate, availibility, dsb. Quality Checklist adalah daftar hal-hal
yang harus dilakukan dalam rangka memenuhi kualitas proyek. Proses ini dilakukan
dalam rangka menjamin peningkatan yang terus menerus dariberbagai aspek, sehingga
penggunaan sumber daya proyek dapat seefektif dan seefisien mungkin. Proses ini
berlangsung secara iteratif, dengan cara membuang semua aktivitas yang tidak
memberi nilai tambah Tujuannya agar proses berjalannya aktivitas, merupakan
aktivitas yang berkualitas. Alatnya: cost-benefit analysis, design of experiment, quality
audit, proses analysis. Output adalah keputusan baik/tidaknya proyek berjalan
berdasarkan baseline quality ataupun rencana pengendalian, saran tindakan korektif
atau preventif (jika ada), saran perbaikan aturan, prosedur ataupun proses. Alat:
Pareto Diagram, Statistical Sampling (Metoda pengambilan sampel populasi untuk
memahami masalah yang ada. Jumlah sample yg diambil berkaitan dengan
serepresentatif apa data yang diinginkan), Six Sigma, Diagram Kontrol,
Testing/Pengujian. Pengelolaan mutu harus dilengkapi pola pengelolaan modern
untuk memenuhi:
1) Kepuasan pelanggan
2) Menghindari pemeriksaan yang berlebihan
3) Tanggungjawab manajemen
4) Berproses dalam tahapan (plan – do -check – act cycle)

Biaya mutu adalah biaya kesesuaian dan biaya ketidak-sesuaian. Kesesuaian

artinyamemberikan produk yang memenuhi persyaratan dan cocok dengan
Kegunaannya.

Biaya ketidak-sesuaian artinya mengambil tanggungjawab karena kegagalan atau

ketidak-tepatan terhadap mutunya. Biaya pencegahan adalah biaya perencanaan dan
pelaksanaan proyek agar terhindar kesalahan Biaya penilaian adalah biaya untuk
mengevaluasi proses beserta luarannya untuk menjamin mutu Biaya kegagalan

59
 internal adalah biaya untuk memperbaiki cacat yang tercirikan sebelumpelanggan
menerima produknya Biaya kegagalan eksternal adalah biaya yang berkaitan dgn
keseluruhan kesalahan yang tidak tercirikan dan diperbaiki sebelum diserahkan pada
pelanggan.
Biaya pengukuran dan peralatan uji adalah biaya modal untuk peralatan yang
digunakan untukkegiatan pencegahan Cost of conformance adalah biaya yg dkeluarkan
krn proyek TELAH GAGAL Cost non conformance adalah biaya karena proyek biaya
Pelatihan mutu, Pengkajian , Survey.

4.8 Project Procurement Management

Manajemen Proyek Pengadaan merupakan bagian dari proses manajemen
proyek di mana produk atau jasa yang diperoleh atau dibeli dari luar basis karyawan
yang ada (yang akan bekerja pada proyek) dalam rangka untuk menyelesaikan tugas
atau proyek. Pada dasarnya ada dua jenis pengadaan, di mana perusahaan bertanggung
jawab untuk produk atau jasa tertentu di bawah hukum kontrak, PPM ini termasuk
tanggung jawab manajemen kontrak bahwa masalah tugas-tugas tertentu ke berbagai
anggota tim. Kedua proses manajemen proyek yang penting untuk keberhasilan
perusahaan.
Manajemen Proyek Pengadaan juga dapat mencakup tanggung jawab kontrak
di mana pembeli yang disewa untuk proyek tertentu adalah melakukan tugas tertentu
penjual, kontrak ini ditempatkan antara yang satu menyediakan layanan dan tim
khusus yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan proyek ini. PPM mencakup
berbagai tugas termasuk proses perencanaan di mana seseorang memutuskan apa
yang harus memperoleh atau membeli dan bagaimana mereka akan melakukannya.
Selanjutnya, mereka berencana kontrak yang memberikan hukum dokumen
pertukaran. Setelah dokumen hukum yang disusun, penjual bisa merespon dengan
berbagai pertanyaan seperti tawaran atau proposal. Setelah jawaban ini feeded kembali
kepada mereka, mereka akan meninjau berbagai penawaran dan memilih siapa yang
akan diberikan proyek. Proses yang paling penting dari Manajemen Proyek Pengadaan
meliputi hubungan manajemen proyek antara kedua pembeli dan penjual melalui
kontrak. Penutupan kontraktor set proyek dalam gerakan. Enam proses utama dari
project procurement management:
a. Planning purchases and acquisition
b. Planning contracting
c. Requesting seller responses

60
 d. Selecting sellers
e. Administering the contract
f. Closing the contract

Tiga siklus dalam pengadaan proyek:

a. Input (dokumen, rencana, desain, dll)

b. Alat dan Teknik (mekanisme diterapkan untuk input)
c. Keluaran (dokumen, produk, dll)

Empat kelompok proses adalah:

a. Memulai
1) Perencanaan
2) Pendanaan
3) Persiapan

b. Pelaksana
1) Perangkaian
2) Penyempurnaan

c. Pemantauan dan Pengendalian

1) Koordinasi
2) Komunikasi

d. Penutupan
1) Evaluasi

4.9 Project Integration Management

Project Integration Management merupakan “tiang penyangga” yang mempengaruhi
dan dipengaruhi oleh seluruh knowledge area dalam Project Management dengan
melibatkan koordinasi dari seluruh knowledge area dalam project life cycle. Dan juga
merupakan salah satu kompetensi yang harus dimiliki oleh Project Manager adalah
sebagai kunci koordinasi SDM, rencana dan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan
selama proyek berlangsung, serta pintu komunikasi antara proyek dengan top
manajemen. Project Manager harus mampu mengintegrasikan seluruh knowledge area
selama project life cycle berlangsung. Kebanyakan Project Manager terlaku berfokus

61
pada hal-hal yang detail tetapi melupakan “big picture” dari proyek yang sedang
dikerjakan. Knowledge Areas dari Project Integration Management:
a. Project Scope Management.
b. Project Time Management.
c. Project Cost Management.
d. Project Quality Management.
e. Project Human Management.
f. Project Communication Management.
g. Project Risk Management.
h. Project Procurement Management.

Project Charter
Adalah dokumen formal yang menyatakan keberadaan sebuah proyek dan
memberikan arahan akan tujuan dan manajemen proyek. Keberadaan project charter
dapat digunakan untuk memberikan wewenang penggunaan sumber daya yang ada
dalam sebuah organisasi dalam rangka menyelesaikan sebuah proyek.
Informasi yang terkandung dalam Project Charter:
a. Nama Proyek
b. Masa berlaku proyek
c. Nama Project Manager beserta informasinya
d. Ringakasan jadwal proyek
e. Ringkasan budget proyek
f. Gambaran singkat mengenai tujuan proyek, termasuk
g. Kebutuhan bisnis, dan justifikasi lainnya yang menyatakan
h. Pentingnya proyek dilaksanakan.
i. Ringkasan pendekatan dalam manajemen proyek
j. Tugas umum dari masing-masing anggota tim proyek
k. Tanda tangan key project stakeholders
l. Kolom komentar yang disediakan agar dapat diisi oleh stakeholder

Membangun Project Preliminary Scope Adalah scope statement awal yang dibangun
selama inisiasi proyek agar seluruh tim proyek dapat segera memulai diskusi
pekerjaan-pekerjaan yang berkaitan dengan proyek sesuai dengan ruang lingkup
proyek.
Informasi yang terkandung dalam Project Pleminary Scope.
a. Tujuan proyek
62
b. Deskripsi produk/servis
c. Kriteria produk yang akan diterima
d. Asumsi dan hambatan terhadap proyek
e. Struktur organisasi
f. Resiko
g. Jadwal
h. Gambaran awal biaya

Membangun Project Management Plan Adalah dokumen yang dapat digunakan untuk
mengkoordinasikan semua dokumen perencanaan proyek. Tujuan utamanya adalah
memberikan tuntunan dalam eksekusi proyek.
Elemen-elemen umumnya
a. Gambaran Umum mengenai proyek
b. Deskripsi bagaimana proyek diorganisir
c. Manajemen dan proses teknis yang digunakan dalam proyek
d. Pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan, jadwal dan informasi biaya proyek
Eksekusi Proyek Adalah tahap melaksanakan pekerjaan yang telah digambarkan
dalam project plan. Area aplikasi proyek sangat mempengaruhi eksekusi proyek,
karena selama eksekusi proyek inilah produk dari proyek dihasilkan.
Keterampilan yang harus dimiliki untuk eksekusi Proyek:
1) Kepemimpinan
2) Komunikasi
3) Politik
4) Kemampuan menggunakan tools dan techniques

Kontrol Proyek Output penting dari proses ini adalah rekomendasi tindakan korektif
atau preventif. Korektif dalam rangka meningkatkan kinerja proyek, preventif dalam
rangka mereduksi probabilitas konsekuensi negatif yang berkaitan dgn resiko proyek.
Penutupan Proyek Hal yang harus dilakukan mengakhiri semua aktivitas dan
menyampaikan hasil kerja proyek (tuntas/tidak) pada orang yang tepat.

63
 BAB 5
Inisiasi Proyek (Project Initiation)

5.1 Batasan Pembahasan

Pembahasan pada bab ini adalah tentang bagaimana cara membuat definisi
proyek atau project definition. proyek akan dibatasi pada scope, time dan cost,
sehingga project definition yang akan dibuat juga dibatasi oleh tiga hal tersebut.
Pembahasan mengenai resiko dibatasi hanya untuk kasus penambahasan
scope proyek yang sifatnya tidak major, yaitu perubahan scope yang tidak
menimbulkan perubahan besar pada proyek.

5.2 Dokumen yang Harus Dipersiapkan

Dokumen yang harus dipersiapkan adalah:

1. Surat penugasan atau SK Direksi sebagai acuan dalam pembuatan project Definition.
2. Definisi Proyek atau Project Definition.

1. Surat penugasan:
Surat yang akan digunakan sebagai acuan dan pedoman dalam membuat Project
Definition. surat ini pula yang akan dijadikan sebagai landasan secara hukum
untuk membuktika keabsahan proyek yang akan dilaksanakan. Dalam skala
organisasi yang besar., surat penugasan ini bias dibuat dalam bentuk SK Direksi.
Bentuk Surat Penugasan ini tentunya bervariasi, tergantung organisasi yang
bersangkutan.

2. Pendefinisian Proyek (Project Definition)

Berikut ini adalah contoh template dokumen pendefinisian proyek. Perlu
dipahami bahwa ini bukan format baku, anda bias membuat dengan format yang
berbeda dengan format yang dicontohkan disini.

5.3 Contoh dan Penjelasan

Pada sub-sub ini akan diberikan ssebuah contoh surat tugas dan contoh
dokumen pendefinisian proyek atau project definition. Dari surat penugasan yang
dibuat oleh direksi atau jajaran manajemen yag mempunyai wewenang, maka
langkah berikutnya adalah membuat dokumen project definition. Dokumen
pendefinisian proyek ini merupakan dokumen yang akan dijadikan dasar untuk
membuat perencanaan proyek.

64
 Contoh dokumen ini dibuat selengkap mungkin agar para pembaca dapat
melihat secara nyata implementasi tahap pendefinisian proyek. Dokumen ini
merupakan penjabaran dari surat penugasan yang diberikan kepada manajer proyek
dan pemilik proyek.
Berikut ini adalah ‘Dokumen Pendefinisian Proyek Pembangunan Sistem
Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Kantor Kecamatan Bajuin’.
Suatu instansi pemerintahan yang akan menerapkan sistem informasi pengarsipan
surat di dalam instansi tersebut. Sistem informasi akan dibangun dengan
menggunakan tenaga ahli yang disewa, yang dikumpulkan dalam satu tim proyek.
Tim tersebut dipimpin oleh seorang manajer proyek, serta diawasi oleh pemilik
proyek. Manajer proyek dan pemilik proyek adalah personal yang berasal dari
internal instansi, serta ditunjuk oleh direksi instansi melalui surat penugasan.

65
5.4 Surat Tugas
SURAT TUGAS
No. 1234/F11.1/LL/2017

Yang bertanda tangan di bawah ini :

1. Nama : Avrilianti
NIP : P01-A1315003
Jabatan : Direktur
Alamat : Benua Tengah RT. 01 Kec. Takisung, Kab. Tanah Laut

Menugaskan kepada:
1. Nama : A. Ramli
NIP : P02-1156
Jabatan : Pemilik Proyek
Alamat : Bajuin, Kab. Tanah Laut.

2. Nama : Yuniska Fithriyyah

NIP : P03-A1315110
Jabatan : Manajer Proyek
Alamat : Jl. SD Atu-Atu RT.11 Atu-Atu, Kec. Pelaihari, Kab. Tanah
Laut

Untuk melaksanakan kegiatan proyek Pembangunan Sistem Informasi Pengarsipan Surat

Masuk dan Surat Keluar Pada Kantor Kecamatan Bajuin tahun 2017. Proyek akan
dilaksanakan bertempat di Kantor Kecamatan Bajuin , Tanjung, Bajuin, Kab. Tanah Laut.

Kepada yang bersangkutan dimohon untuk berkoordinasi.

Setelah melaksanakan tugas, saudara diwajibkan membuat laporan dan disampaikan

kepada Direktur.

Demikian harap dilaksanakan sebaik-baiknya.

Pelaihari, 15 Maret 2017

Direktur

Avrilianti
P01-A1315003

66
5.5 Pendefinisian Proyek (Project Definition)

PROYEK PEMBANGUNAN
SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT MASUK
DAN SURAT KELUAR
PADA KANTOR KECAMATAN BAJUIN

PENDEFINISIAN PROYEK
(PROJECT DEFINITION)

67
5.6 Dokumen Kontrol

DOKUMEN KONTROL

Daftar Perbaikan Dokumen

Tanggal Penulis Versi Referensi

17-04-2017 Yuniska Fithriyyah 1.0 Surat Penugasan dari direktur

Mengetahui
Nama Jabatan Tanda Tangan

A.Ramli Pemilik Proyek

68
5.7 Info Global

INFO GLOBAL

Nama Proyek : Pembangunan Sistem Informasi Pengarsipan Surat

Masuk dan Surat Keluar
Pemilik Proyek : A.Ramli
Manajer Proyek : Yuniska Fithriyyah
Global Proyek
Deskripsi Singkat : Membangun Aplikasi atau Sistem Pengarsipan
Surat Masuk dan Surat Keluar
Predecessor : -
Successor : -

69
5.8 Info Umum
5.8.1 Permasalahan
Berikut ini adalah deskpripsi singkat mengenai permasalahan bisnis yang ada:

Pada kantor kecamatan Bajuin sistem pengarsipan surat masih

menggunakan metode konvensional seperti masih menggunakan media
kertas sebagai arsip utama, yang sering kali kita kesulitan mencari berkas
karena mencari data satu persatu sehingga memerlukan waktu yang cukup
lama untuk mencari arsip, bahkan seringkali arsip itu tidak ditemukan
karena banyaknya arsip yang ada selama bertahun-tahun lamanya. Pada
kantor kecamatan Bajuin mengalami kesulitan dalam pengelolaan
pengarsipan surat masuk dan surat keluar dimulai dari penerimaan,
pembuatan, penyimpanan, disposisi surat, semua dilakukan secara
konvensional. Oleh karena itu, sistem ini perlu segera direalisasikan. Untuk
selanjutnya proyek ini disebut dengan Proyek Pembangunan Sistem
Informasi Pengarsipan Surat Keluar dan Surat Masuk Pada Kantor
Kecamatan Bajuin.

5.8.2 Deskripsi Produk / Servis

Berikut ini adalah deskripsi singkat mengenai produk atau servis.
 Melakukan penginputan surat masuk dan surat keluar yang tersimpan
dalam sistem serta tempat pengarsipan surat
 Menghasilkan laporan harian surat masuk dan surat keluar
 Mencetak setiap laporan data surat yang dicari

70
5.8.3 Faktor Penentu Keberhasilan
Berikut ini adalah faktor-faktor yang mendukung keberhasilan proyek dan
faktor-faktor yang bisa menghambat proyek.
 komitmen dan dukungan dari pihak manajemen.
 komitmen dan dukungan dari tim proyek.
 Ketersediaan sumber daya manusia yang sesuai dengan kompetensi
masing-masing.
 Kerjasama yang baik dari semua pihak yang terlibat dalam proyek.
 Kontinuitas pelaksanaan proyek (tanpa adanya interupsi).
 Disiplin pelaksaan sesuai dengan rencana kerja proyek.
 Dokumentasi proyek yang baik dan lengkap.
 Tersedianya semua fasilitas pendukung proyek yang sesuai dan
memadai.

5.8.4 Keuntungan yang Diharapkan

Berikut ini adalah keuntungan-keuntungan yang diharapkan dari proyek yang
akan dilaksanakan.
Dari sisi pegawai:
 Lebih mudah untuk mencari data-data surat keluar dan surat masuk
 Lebih mudah dalam melihat laporan harian surat masuk dan keluar
 Pencarian data menjadi lebih cepat

71
5.8.5 Teknologi
Berikut ini adalah sekilas tentang teknologi yang diperlukan/digunakan untuk
keperluan proyek.

Teknologi yang digunakan untuk membangun sistem informasi pengarsipan

surat keluar dan surat masuk ini secara garis besar dapat dibagi ke dalam
beberapa bagian berikut ini:
Komputer Server : Pentium 4
Komputer Client : Pentium 3
Sistem Operasi Komputer Server : MS Windows Server 2000
Sistem Operasi Komputer Client : MS Windows XP
Software Development : Visual Basic
Database : Mysql Database

5.8.6 Deskripsi Proyek

Berikut ini adalah deskripsi proyek secara umum (high-level) yang meliputi:
a. Tujuan Proyek:
Tujuan proyek ini adalah membangun sistem yang dapat memberikan
informasi yang berkaitan dengan permasalahan pengarsipan, khususnya
pengarsipan surat keluar dan surat masuk dimulai dari penerimaan,
pembuatan, penyimpanan, dan disposisi surat. Penyelesaian masalah
pengarsipan dibuat secara terkomputerisasi oleh sistem. Dengan demikian
akan mempermudah serta keuntungan.
b. Hasil yang Diinginkan:
Sistem Informasi yang dihasilkan dapat:
1) Melakukan penginputan surat masuk dan surat keluar yang tersimpan
dalam sistem serta tempat pengarsipan surat
2) Menghasilkan laporan harian surat masuk dan surat keluar
3) Mencetak setiap laporan data surat yang dicari

c. Jadwal:
Proyek dikerjakan selama kurun waktu 115 hari, yaitu meliputi:
1) Pekerjaan pembangunan (pembuatan sistem) dan segala kegiatan
pendukung.
2) Perawatan selama kurun waktu tertentu.

72
 3) Pertemuan (meeting awal, meeting regular tim proyek, dan meeting
penutupan).

d. Estimasi / Perkiraan Biaya

Biaya yang dibutuhkan untuk membangun sistem ini adalah Rp 75.000.000,-
(lima puluh juta rupiah).

e. Estimasi Sumberdaya yang Diperlukan

Sumber daya secara global terdiri atas:
1) Sumber daya manusia: 8 orang anggota tim proyek (1 orang bisa
merangkap pekerjaan lain di waktu yang lain) + 1 orang manajer
proyek.
2) Material/Alat : infrastruktur pendukung proyek
3) Komputer server dan komputer client sudah tersedia (tidak termasuk
dalam anggaran biaya).

5.8.7 Perencanaan Aktivitas Secara Global

Berikut ini adalah aktivitas-aktivitas yang akan dikerjakan untuk memenuhi fase
inisiasi dan fase pencernaan. Aktivitas yang dimasudkan disini adalah aktivitas
global saja.
Jumlah Estimasi
No. Deskripsi Aktivitas
Hari Biaya
1 Analisis & Desain Sistem 9 hari 3,6 juta
2 Desain Aplikasi 7 hari 2,1 juta
3 Pemrograman 60 hari 24 juta
4 Testing 5 hari 2 juta
5 Instalasi 2 hari 1,6 juta
6 Dokumentasi 70 hari 7 juta
7 Training 2 hari 1,2 juta
8 Administrasi 75 hari 3.75 juta
9 Pemeliharaan 20 hari 2 juta
10 Tambahan kerja + Meeting + Lain-lain 15 hari 27,5 juta
TOTAL 115 hari 75 juta
Catatan: Ada beberapa kegiatan/aktivitas proyek yang memang harus menunggu
aktivitas lain selesai lebih dahulu. Apabila aktivitas yang bisa dikerjakan secara

73
 simultan atau berbarengan (bisa 2 atau lebih pekerjaan). Jadi jumlah total hari
bukanlah dari jumlah total hari per aktivitas.

5.8.8 Risiko
Berikut ini adalah beberapa deskripsi risiko yang mungkin terjadi di lingkup
pengerjaan proyek:

 Terjadi perubahan pada deksripsi produk yang akan dibuat

 Terjadi kerusakan pada perangkat keras yang akan digunakan dalam
proyek
 Terjadi gangguan eksternal misal seperti terjadi bencana, kemalingan,
dll

5.8.9 Batasan
Berikut ini adalah batasan-batasan proyek secara umum

 Fokus proyek adalah pada pembangunan atau pembuatan sistem

informasi sampai dengan pemeliharaan dalam kurun waktu tertentu.
 Tidak dibahas mengenai quality control & quality assurance secara
khusus.
 Biaya yang dimaksud adalah biaya untuk tim proyek (tidak termasuk
manajer proyek) + biaya lain-lain (bahan, infrastruktur pendukung dll).

5.8.10 Asumsi
Berikut ini adalah asumsi-asumsi proyek secara umum:
 Procurement atau pengadaan sudah tidak ada masalah, sumber daya
non-personil sudah tersedia dan sesuai dengan spesifikasi proyek.
 Human Resource atau sumberdaya manusia sudah tersedia sesuai
dengan spesifikasi proyek yang akan dikerjakan.
 Anggota tim proyek adalah SDM professional yang disewa untuk
keperluan proyek.
 Manajer proyek adalah personil dari dalam kantor itu sendiri.
 Struktur organisasi sudah ditetapkan.
 Pemilik proyek & manajer proyek sudah ditunjuk/ditetapkan beserta
amggota tim proyek.

74
 BAB 6
Perencanaan Proyek (Project Planning)

6.1 Batasan Pembahasan

Pembahasan pada bab 6 ini adalah bagaimana tentang cara membuat Project
management plan dengan segaala pernak-pernik permasalahannya. Proyek akan
dibatasi pada scope, time, dan cost, sehingga project management plan yang akan
dibuat juga dibatasi oleh tiga hal tersebut.
Pembahasan mengenai risk plan atau perencanaan resiko dibatasi hanya untuk
kasus pembahasan scope proyek yang sifatnya tidak major, yaitu perubahan scope
yang tidak menimbulkan perubahan besar pada proyek.
Konsekuensi dari penambahan scope ini adalah munculnya manajemen
perubahan tau change management. Pembahasan mengenai manajemen perubahan
inipun hanya dibatasi pada permintaan perubahan atau changes request yang
sifatnya tidak major (tidak menimbulkan perubahan besar pada proyek).
Manajemen sumber daya manusia atau Human Resource Management hanya
dibatasi pada struktur organisasi, serta peran dan tanggung jawab masing-masing
tim atau personal.
Manajemen pengadaan atau procurement management diasumsikan sudah
selesai, semua resource atau sumberdaya non personil sudah tersedia sesuai
spesifikasi proyek yang akan dikerjakan.
Manajemen komunikasi atau communication management secara khusus akan
menjelaskan tentang perencanaan komunikasi atau communication plan yang harus
dilakukan dalam suatu proyek. Hal inipun hanya akan membahas mengenai
permasalahan yang berkaitan dengan pertemuan/rapat atau meeting dan pelaporan
atau reporting .

6.2 Dokumen/Formulir yang Harus Dipersiapkan

Dokumen yang harus dipersiapkan

adalah:
1. Project Definiton sebagai acuan dalamm pembuatan project management plan.
2. Struktur rincian pekerjaan (Work Breakdown Structure).
3. Penugasan tim proyek (Project Team Assignment).
4. Jadwal proyek (Project Schedule).

5. Rencana anggaran belanja (RAB) proyek.

75
 6. Perencanaan komunikasi (Communication Plan), meliputi meeting dan reporting
7. Perencaaan perubahan, meliputi: Changes Request Form & changes Request Log.
8. Perencanaan manajemen proyek (Project Management Plan).

6.3 Contoh dan Penjelasan

Pada sub-bab ini akan diberikan sebuah contoh pembuatan dokumen

perencanaan manajemen proyek atau project management plan. Dokumen
perencanaan manajemen proyek ini merupakan kumpulan dari semua formulir yang
telah dijelaskan dan disatukan dalam sebuah dokumen yang akan dijadikan acuan
dalam pelaksanaan proyek tahap berikutnya.
Contoh dokumen ini dibuat selengkap mungkin agar para pembaca dapat
melihat secara nyata implementasi tahap perencanaan proyek, karena perencanaan
proyek merupakan pondasi keberhasilan proyek secara keseluruhan. Dengan kata
lain, keberhasilan suatu proyek sangat tergantung pada perencanaan proyek yang
dibuat.
Berikut ini adalah ‘Dokumen Perencanaan Proyek Pembangunan Sistem
Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Kantor Kecamatan
Bajuin’. Suatu instansi pemerintahan yang akan menerapkan sistem informasi
pengarsipan surat di dalam instansi tersebut. Sistem informasi akan dibangun
dengan menggunakan tenaga ahli yang disewa, yang dikumpulkan dalam satu tim
proyek. Tim tersebut dipimpin oleh seorang manajer proyek, serta diawasi oleh
pemilik proyek. Manajer proyek dan pemilik proyek adalah personal yang berasal
dari internal instansi, serta ditunjuk oleh direksi instansi melalui surat penugasan.

76
 PEMBANGUNAN
SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT MASUK
DAN SURAT KELUAR PADA KANTOR KECAMATAN
BAJUIN

PERENCANAAN MANAJEMEN PROYEK

(PROJECT MANAGEMENT PLAN)

Penulis : Yuniska Fithriyyah

Tanggal : 6 April 2017
Revisi Terakhir :-
Referensi Dokumen :
Versi : 1.0

77
6.4 Dokumen Kontrol

DOKUMEN KONTROL
Perubahan Isi

Tanggal Penulis Versi Referensi Perubahan

Yuniska Fithriyyah Versi 1.0 Project Definition versi 1.0

Mengetahui

Nama Jabatan Tanda Tangan

A.Ramli Pemilik Proyek

78
6.5 Ruang Lingkup (scope)

RUANG LINGKUP (SCOPE) PROYEK

6.5.1 Ruang Lingkup Proyek

Proyek Pembangunan Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat
Keluar pada kantor kecamatan Bajuin adalah proyek untuk membangun sistem
informasi pengarsipan surat menyurat di salah satu instansi pemerintahan, yaitu
kantor kecamatan Bajuin. Sistem informasi yang akan dibangun tersebut diberi
nama Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar. Sistem
informasi tersebut harus dapat:
 Melakukan penginputan surat masuk dan surat keluar yang tersimpan dalam
sistem serta tempat pengarsipan surat
 Menghasilkan laporan harian surat masuk dan surat keluar
 Mencetak setiap laporan data surat yang dicari

Surat meliputi:
Surat keluar, merupakan surat yang keluar dari kantor kecamatan Bajuin.
Surat masuk, merupakan surat yang diterima dari luar kantor kecamatan Bajuin.
Surat disposisi, yang akan langsung sampai ke yang dituju.

79
6.6 Tujuan

TUJUAN PROYEK
6.6.1 Tujuan Proyek
Tujuan proyek ini adalah membangun sistem yang dapat memberikan informasi
yang berkaitan dengan permasalahan pengarsipan, khususnya pengarsipan
surat masuk dan surat keluar dimulai dari penerimaan, pembuatan,
penyimpanan, dan disposisi surat. Penyelesaian masalah pengarsipan dibuat
secara terkomputerisasi oleh sistem. Dengan demikian akan mempermudah
serta keuntungan.

6.6.2 Faktor Penentu Keberhasilan

Berikut ini adalah beberapa faktor penentu keberhasilan proyek, yaitu:
 komitmen dan dukungan dari pihak manajemen.
 komitmen dan dukungan dari tim proyek.
 Ketersediaan sumber daya manusia yang sesuai dengan kompetensi masing-
masing.
 Kerjasama yang baik dari semua pihak yang terlibat dalam proyek.
 Kontinuitas pelaksanaan proyek (tanpa adanya interupsi).
 Disiplin pelaksaan sesuai dengan rencana kerja proyek.
 Dokumentasi proyek yang baik dan lengkap.
 Tersedianya semua fasilitas pendukung proyek yang sesuai dan memadai.

6.6.3 Keuntungan yang diharapkan

Ada beberapa keuntungan yang diharapkan dari pembangunan sistem informasi
pengarsipan surat masuk dan surat keluar ini, diantaranya adalah:
Dari sisi pegawai:
 Lebih mudah untuk mencari data-data surat masuk dan surat keluar
 Lebih mudah dalam melihat laporan harian surat masuk dan keluar
 Pencarian data menjadi lebih cepat

80
6.7 Jadwal Proyek

JADWAL PROYEK

Untuk mengerjakan proyek pembangunan Sistem Informasi Pengarsipan Surat Keluar dan
Surat Masuk ini diperlukan waktu 80 hari kerja (untuk membangun sistem) ditambah 20
hari kerja (untuk maintenance/perawatan sistem) ditambah 15 hari (untuk persediaan
waktu tambahan perubahan pekerjaan dan meeting). Total waktu yang disediakan untuk
membangun pembangunan proyek ini, dari mulai pembukaan proyek sampai dengan
penutupan proyek adalah 115 hari kerja. Adapun rincian lengkap kegiatan proyek
tersebut, beserta durasi waktu yang diperlukan adalah sebagai berikut.

No Deskripsi Tugas / Pekerjaan (Task) Durasi Mulai Selesai

(Hari
Kerja)
1. Analisis dan Desain Sistem 9 10-04-17 19-04-17
1.1. Menganalisis sistem pengarsipan surat 2 10-04-17 11-04-17
dengan melakukan wawancara kepada
pihak yang ditunjuk.
1.2. Membuat Statement of Purpose, Event List 1 12-04-17 12-04-17
dan Context Diagram.
1.3 Membuat Data Flow Diagram (DFD) 1 13-04-17 13-04-17
Levelled.
1.4 Membuat Kamus Data. 1 14-04-17 14-04-17
1.5 Membuat Process Specification. 1 15-04-17 15-04-17
1.6 Membuat Entity Relationship Diagram 1 17-04-17 17-04-17
(ERD)
1.7 Dokumentasi Analisis dan Desain Sistem. 2 18-04-17 19-04-17
2. Desain Aplikasi 7 20-04-17 27-04-17
2.1. Membuat Desain Menu Aplikasi + Form 2 20-04-17 21-04-17
Entry.
2.2 Membuat Desain Report + Form Report. 2 22-04-17 24-04-17
2.3 Dokumentasi Desain Aplikasi 3 25-04-17 27-04-17
3. Programming 60 28-04-17 06-07-17

81
3.1. Programming (Back End & Front End). 55 28-04-17 30-06-17
3.2. Dokumentasi Program (Front End & Back 5 01-07-17 06-07-17
End).
4. Testing Program 5 01-07-17 06-07-17
4.1. Melakukan test terhadap program. 2 01-07-17 02-07-17
4.2 Memberikan catatan list perbaikan. 1 03-07-17 03-07-17
4.3 Dokumentasi testing program. 2 05-07-17 06-07-17
5. Instalasi Program 2 07-07-17 08-07-17
5.1 Setting infrastruktur & software 1 07-07-17 07-07-17
5.2 Instalasi program ke komputer user. 1 08-07-17 08-07-17
6. Training User/SDM 2 10-07-17 11-07-17
6.1 Melakukan pelatihan kepada user. 2 10-07-17 11-07-17
7. Dokumentasi 70 20-04-17 10-07-17
7.1 Desain spesifikasi sistem. 15 20-04-17 06-05-17
7.2 Dokumentasi standard operasional 10 08-05-17 18-05-17
procedure (SOP).
7.3 Dokumen administrasi proyek. 8 19-05-17 27-05-17
7.4 User & Admin Manual + Dok. Program 25 29-05-17 26-06-17
7.5 Dokumen manajemen proyek 12 27-06-17 10-07-17
8. Maintenance 20 12-07-17 03-08-17
8.1 Pemeliharaan & perbaikan sistem. 20 12-07-17 03-08-17
9. Administrasi 75 07-04-17 03-07-17

82
 6.8 Struktur Organisasi Proyek

STRUKTUR ORGANISASI PROYEK

Berikut ini adalah diagram struktur organisasi proyek pembangunan sistem informasi pengarsipan surat keluar dan surat masuk pada kantor
kecamatan Bajuin, salah satu instansi pemerintahan di kecamatan Bajuin

DIREKTUR
Afriliyanti

PROJECT OWNER
A.Ramli

PROJECT MANAJER
Yuniska Fithriyyah

SYSTEM ANALYST DESAINER TESTER DOCUMENTATOR ADMINISTRATOR

PROGRAMMER
Ir. Budianoor Habibi, S.Kom Ir. Budianoor Nor Rasyid, S.T Ni Made Putri, S.Si
Rahmadi Rahman, S.Kom
Eko Wicaksono, S.Kom Habibi, S.Kom

Dimas Nugroho, S.T

Roy Amrullah, S.Si
83
6.8.1 Peran dan Tanggung Jawab

Peran dan tanggungjawab masing-masing personal atau kelompok dengan

mengacu pada Form Penugasan Tim Proyek (Project Tim Assignment) adalah
sebagai berikut:

Project Manager/Manajer Proyek (Pimpinan Proyek):

 Membuat rencana kerja proyek
 Menugaskan pekerjaan ke anggota tim proyek
 Memonitor jalannya proyek dan kerja tim proyek
 Bertanggung jawab atas keberhasilan eksekusi proyek.
 Memastikan proyek dapat berjalan dengan sukses sesuai dengan jadwal dan
ruang lingkup yang disetujui.
 Mengadakan meeting proyek secara berkala untuk menangani permintaan
perubahan.
 Membuat progress report.
 Menjembatani penganalisis sistem dengan desainer sehingga antara hasil
analisis sistem dan bentuk desain aplikasi sesuai dengan yang diharapkan.
 Menjembatani desainer dengan programmer sehingga desain baru yang
dibuat tidak menyulitkan tim programmer dalam membuat program.
 Melaporkan setiap kemajuan proyek dan hasil akhir proyek
 Membuat dokumentasi manajemen proyek yang dibantu oleh administrator.

System Analyst/Penganalisis Sistem:

 Melakukan analisis sistem yang akan dibangun dengan cara wawancara
dengan pihak yang ditunjuk.
 Membuat statement of purpose
 Membuat context diagram
 Membuat DFD Levelled
 Membuat ERD
 Membuat kamus data
 Melaporkan setiap hasil pekerjaan kepada manajer proyek
 Berdiskusi dengan manajer proyek mengenai langkah-langkah yang harus
ditempuh untuk menyelesaikan proyek sesuai dengan perencanaan proyek

84
 Berdiskusi dengan desainer aplikasi untuk menentukan desain aplikasi
yang sesuai dengan yang diinginkan
 Membuat dokumentasi analisis & desain sistem dibantu oleh
dokumentator.

Designer/Pendesain (Pembuat Desain):

 Membuat desain aplikasi (bentuk menu aplikasi, bentuk form, bentuk report
dll).
 Berdiskusi dengan penganalisis sistem tentang desain aplikasi agar sesuai
dengan yang diharapkan.
 Berdiskusi dengan programmer tentang maksud bentuk desain aplikasi yang
dibuat.
 Membuat dokumentasi desain aplikasi dibantu oleh dokumentator.

Programmer/Pemrogram (Pembuat Program):

 Membuat program aplikasi sesuai dengan hasil analisis dan desain yang
ditentukan.
 Berdiskusi dengan designer aplikasi dan system analyst agar program yang
dibuatnya sesuai dengan yang telah ditentukan.
 Memberi usulan pada designer dan system analyst bila memang diperlukan.
 Mengajukan pertanyaan kepada designer dan system analyst apabila
memang ada hal-hal yang kurang jelas.
 Memperbaiki program berdasarkan hasil investigasi tester.
 Membuat dokumentasi program dibantu oleh dokumentator.

Tester/Penguji:
 Melakukan pengujian/test terhadap program aplikasi yang telah dibuat.
 Membuat list tentang hal-hal yang masih perlu diperbaiki.
 Memberi rekomendasi maupun usulan tentang solusi permasalahan yang
dihadapi.
 Membuat dokumentasi tentang hasil testing terhadap program aplikasi.

Documentator/Pendokumentasi (Dokumentator):
 Membuat dokumentasi sistem (desain spesifikasi sistem), berkoordinasi
dengan system analyst, designer dan programmer.

85
 Membuat dokumentasi SOP, berkoodinasi dengan system analyst dan pihak
yang ditunjuk untuk memberikan keterangan mengenai sistem yang akan
dibangun.
 Mendokumentasikan manajemen proyek yang telah dibuat oleh project
manager bersama administrator.
 Bekerja sama dengan administrator untuk membuat dokumentasi
admnistrasi proyek.

Administrator:
 Melaksanakan administrasi proyek dari awal hingga akhir proyek.
 Membantu project manager dalam membuat dokumen manajemen proyek.
 Mendokumentasikan arsip-arsip yang berkaitan dengan administrasi
proyek dan berkoordinasi dengan documentator.

86
6.9 Manajemen Komunikasi

MANAJEMEN KOMUNIKASI

6.9.1 Perencanaan Komunikasi

Perencaan komunikasi menjabarkan kebutuhan komunikasi reguler antar
anggota tim yang terlibat dalam pengerjaan proyek Pembangunan sistem
Informasi Pengarsipan Surat Keluar dan Surat Masuk. Komunikasi tidak harus
dilakukan secara formal saja, komunikasi bisa dilakukan secara terbuka dan
informal untuk memfasilitasi transfer pengetahuan antar semua pihakyang
terlibat/berkepentingan. Untuk perencanaan komunikasi yang bersifat formal,
akan dicantumkan pada lampiran ”A: Perencanaan Komunikasi (Communication
Plan)” yang menggambarkan komunikasi reguler yang dianggap penting untuk
memastikan adanya informasi yang tepat, keterlibatan, dukungan, dan
manajemen proyek yang efektif.

6.9.2 Persiapan Pertemuan (Meeting)

 Menditribusikan agenda meeting, selambat-lambatnya sehari sebelumnya.
Pembahasan topik berdasarkan urutan kepentingan, dimulai dengan topik
yang mudah dan setiap topik diberikan alokasi waktu.
 Mendistribusikan materi meeting, agenda, serta informasi lokasi dari waktu.
 Setiap anggota tim proyek bertanggung jawab untuk melakukan persiapan,
hadir dan berpatisipasi aktif dalam meeting.
 Pemimpin meeting dan fasilitator memastikan meeting dapat berjalan pada
jalurnya dan efektif, sehingga tujuan meeting dapat dicapai.
 Pemimpin meeting kaan menunjuk seorang notulis untuk membuat
dokumentasi meeting dan mendistribusikannya dengan tepat.
 Meeting paling sedikit membahas topik berikut:
 Kemajuan proyek
 Aktivitas yang akan segera dilakukan
 Pembahasan ulang kontrol perubahan (changes control review)

87
6.10 Manajemen Perubahan

MANAJEMEN PERUBAHAN

Dalam perjuangan suatu proyek, hampir selalu ada suatu permintaan perubahan.
Untuk mengatisipasi akan hal tersebut, maka perlu disusun suatu prosedur. Prosedur
untuk mengontrol perubahan dalam suatu proyek sering disebut dengan Prosedur
Kontrol Perubahan (Changes Control Procedure).
6.10.1 Prosedur Kontrol Perubahan :
 Setiap modifikasi yang telah disetujui, ataupun perubahan pada jadwal dan
biaya proyek harus mengacu pada prosedur berikut.
 Pengajuan perubahan dapat berasal dari setiap anggota tim apabila
diperlukan, terutama untuk perubahan yang akan mempengaruhi jadwal
dan ruang lingkup kerja.
 Persetujuan pada Form Permintaan Perubahan/Changes Request Form
(CRF) menunjukkan persetujuan terhadap perubahan pada jadwal.
6.10.2 Pengajuan perubahan
 Suatu perubahan dapat diajukan ke manajer proyek melalui komunikasi
formal (meeting regular) ataupun non-formal (melalui bentuk komunikasi
lainnya).
 Mengisi Form Permintaan Perubahan (lihat lampiran B.1) - untuk diajukan
sebagai usulan perubahan.
 Catat CRF pada Catatan Permintaan Perubahan Changes Request Log – (lihat
lampiran B.2).
6.10.3 Monitor Perubahan
 Apabila form permintaan perubahan telah disetujui, pekerjaan dapat
dimulai.
 Manajer proyek akan mengubah jadwal proyek atau rencana kerja untuk
mengakomodasi perubahan yang telah disetujui dan mempresentasikannya
dalam meeting kemajuan proyek untuk disetujui.
 Kemajuan dalam kontrol perubahan akan dilaporkan dalam meeting proyek.
Project Manager harus menandatangani form permintaan perubahan/CRF
apabila perubahan telah disetujui.

88
 Daftar Permintaan Perubahan akan di-review pada meeting proyek untuk
mengecek perubahan-perubahan yang belum diselesaikan.
Keterangan selengkapnya mengenai Manajemen Perubahan bisa dilihat pada
lampiran B:
B-1. Form Permintaan Perubahan (Changes Request Form).
B.2. Daftar Permintaan Perubahan (Changes Request Log).

89
6.11 Lampiran A: Perencanaan Komunikasi (Communication Plan)

PERENCANAAN KOMUNIKASI (COMMUNICATION PLAN)

6.11.1 Pertemuan/Rapat (Meeting)

JENIS AGENDA WAKTU PENAGGUNG PARTISIPAN MASUKAN KELUARAN

PERTEMUAN JAWAB

Manajemen
Pertemuan - Membahas Sekali, saat Manajer Proyek Seluruh 1. Perencanaan - Catatan
Pembukaan rencana kerja eksekusi anggota tim Manajemen Pertemuan
dengan proyek proyek Proyek (MoM)
mengacu pertamakali danRencana
kepada Kerja
Perencanaan
Manajemen
Proyek

90
 JENIS AGENDA WAKTU PENAGGUNG PARTISIPAN MASUKAN KELUARAN
PERTEMUAN JAWAB

Pertemuan Tim - Membahas/revi Regular Manajer Proyek Seluruh 1. Perencanaan - MoM &
Proyek ew status anggota Manajemen Rencana
kemajuan proyek Proyek Kerja
proyek dengan 2. Laporan - Laporan
mengaacu ke Kemajuan kemajuan
Perencanaan Kerja & kerja yang
Manajemen kelengkapann disetujui
Proyek ya:
- Membahas - Form /
Rencana kerja catatan
berikutnya Permintaan
dengan Perubahan
mengacu
kepada
Perencanaan
Manajemen
Proyek

91
 JENIS AGENDA WAKTU PENAGGUNG PARTISIPAN MASUKAN KELUARAN
PERTEMUAN JAWAB

- Memantau &
mengontrol
perubahan yang
terjadi
- Me-review
Rencana Kerja
(Action Plan)
yang telah
dilakukan
Pertemuan - Transfer Sekali Manajer proyek Seluruh 1. Rencana kerja - MoM &
Penutupan pengetahuan menjelang anggota tim 2. Laporan Rencana
- Membahas penutupan proyek kemajuan Kerja
serah terima proyek kerja - Rencana
proyek Kerja yang
diperbaharui

92
6.11.2 Pelaporan (Reporting)

JENIS ITEM WAKTU PENANGGUNG DISTRIBUSI MASUKAN KELUARAN

PELAPORAN JAWAB

Laporan - Status Mingguan, Manajer Proyek Seluruh - Tim rapat Laporan

Kemajuan - Work setiap hari anggota tim - Form kemajuan
Proyek (Project progress selasa proyek permintaan proyek
Progress detail/achieve perubahan
Report) ment - Daftar
- Deliverable & permintaan
Milestone perubahan
- Daftar
permintaan
perubahan

93
 JENIS ITEM WAKTU PENANGGUNG DISTRIBUSI MASUKAN KELUARAN
PELAPORAN JAWAB

Status Acara / - Undangan Mingguan, Manajer Proyek Seluruh - Tim rapat Status acara
Agenda pertemuan dikirim anggota tim - Form/catatan pertemuan
Pertemuan - Usulan acara / minimal proyek permintaan
(Status Meeting agenda satu hari perubahan
Agenda) - Pekerjaan sebelum
yang belum pertemuan
diselesaikan tim proyek
dan
permintaan
perubahan
- Laporan status
aktivitas
Catatan - Agenda Setiap Manajer Proyek Pihak-pihak - Pertemuan/ra Catatan Rapat
Pertemuan - Isu yang pertemuan ( & Tim terkait & pat (MoM) &
(Minutes of dibahas regular, ad- peserta Rencana Kerja
Meeting) hoc) pertemuan/rap
at

94
 JENIS ITEM WAKTU PENANGGUNG DISTRIBUSI MASUKAN KELUARAN
PELAPORAN JAWAB

- Rencana
kerja, tenggal
target

Dibuat Oleh Disetujui Oleh

Nama : Yuniska Fithriyyah Nama : A. Ramli

Jabatan : Manajemen Proyek Jabatan : Pemilik Proyek
Tanggal : 5 April 2017 Tanggal : 5 April 2017

95
6.12 Lampiran B: Perencanaan Perubahan
6.12.1 Form Permintaan Perubahan (Changes Request Form)

FORMULIR PERMINTAAN PERUBAHAN

(CHANGES REQUEST FORM)

No. Formulir :
Nama Proyek :
Manajer Proyek :
Bidang :

Nama Pengusul :
Tanggal :

Deskripsi Perubahan yang diusulkan / diinginkan:

…………

Usul Diterima / Tidak ?

Bila tidak berikan alasan
.........

Diajukan oleh : Disetujui oleh:

Tanggal: Tanggal:

96
6.12.2 Daftar Permintaan Perubahan (Changes Request Log)

DAFTAR PERMINTAAN PERUBAHAN

(CHANGES REQUEST LOG)
Nama Proyek :

Manajer Proyek :
Bidang :

No. Form Deskripsi Permintaan Nama Pengusul Tanggal Usulan Tanggal Persetujuan

Keterangan : Usulan yang didaftarkan pada Daftar Perubahan Permintaan adalah usulan yang diterima saja.

97
6.13 Lampiran C
6.13.1 Struktur Rincian Pekerjaan (Work Breakdown Structure)

STRUKTUR RINCIAN PEKERJAAN

(WORK BREAKDOWN STRUCTURE)

Nama Proyek : Pembangunan Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk

dan Surat Keluar
Manajer Proyek : Yuniska Fithriyyah
Bidang : Teknologi Informasi

WBS GUGUS TUGAS (TASK) PROYEK

1. Analisis dan Desain Sistem

1.1. Menganalisis sistem pengarsipan surat dengan melakukan wawancara
kepada pihak yang ditunjuk.
1.2. Membuat Statement of Purpose, Event List dan Context Diagram.
1.3 Membuat Data Flow Diagram (DFD) Levelled.
1.4 Membuat Kamus Data.
1.5 Membuat Process Specification.
1.6 Membuat Entity Relationship Diagram (ERD)
1.7 Dokumentasi Analisis dan Desain Sistem.
2. Desain Aplikasi
2.1. Membuat Desain Menu Aplikasi + Form Entry.
2.2 Membuat Desain Report + Form Report.
2.3 Dokumentasi Desain Aplikasi
3. Programming
3.1. Programming (Back End & Front End).
3.2. Dokumentasi Program (Front End & Back End).
4. Testing Program
4.1. Melakukan test terhadap program.
4.2 Memberikan catatan list perbaikan.
4.3 Dokumentasi testing program.
5. Instalasi Program

98
5.1 Setting infrastruktur & software
5.2 Instalasi program ke komputer user.
6. Training User/SDM
6.1 Melakukan pelatihan kepada user.
7. Dokumentasi
7.1 Desain spesifikasi sistem.
7.2 Dokumentasi standard operasional procedure (SOP).
7.3 Dokumen administrasi proyek.
7.4 User & Admin Manual + Dok. Program
7.5 Dokumen manajemen proyek
8. Maintenance
8.1 Pemeliharaan & perbaikan sistem.
9. Administrasi
9.1 Melakukan administarasi proyek & mendokumentasikannya.

Dibuat Oleh Disetujui oleh

Nama : Yuniska Fihriyyah Nama : A.Ramli

Jabatan : Manajer proyek Jabatan : Pemilik Proyek
Tanggal : 5 April 2017 Tanggal : 5 April 2017

99
 6.13.2 Penugasan Tim Proyek (Project Team Assigment)

PENUGASAN TIM PROYEK

(PROJECT TEAM ASSIGNMENT)

Proyek : Pembangunan Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan

Surat Keluar
Bidang : Teknologi Informasi

Jabatan/Peranan Tanggung Jawab & Wewenang Nama

Project Manajer  Membuat rencana kerja proyek Yuniska Fithriyyah

 Menugaskan pekerjaan ke anggota tim
proyek
 Bertanggung jawab atas keberhasilan
eksekusi proyek.
 Memastikan proyek dapat berjalan
dengan sukses sesuai dengan jadwal
dan ruang lingkup yang disetujui.
 Mengadakan meeting proyek secara
berkala untuk menangani permintaan
perubahan.
 Membuat progress report.
 Menjembatani penganalisis sistem
dengan desainer sehingga antara hasil
analisis sistem dan bentuk desain
aplikasi sesuai dengan yang
diharapkan.
 Menjembatani desainer dengan
programmer sehingga desain baru
yang dibuat tidak menyulitkan tim
programmer dalam membuat
program.
 Melaporkan setiap kemajuan proyek
dan hasil akhir proyek

100
  Membuat dokumentasi manajemen
proyek yang dibantu oleh
administrator.
System Analyst  Melakukan analisis sistem yang akan Ir. Budianoor
dibangun dengan cara wawancara
dengan pihak yang ditunjuk.
 Membuat statement of purpose
 Membuat context diagram
 Membuat DFD Levelled
 Membuat ERD
 Membuat kamus data
 Melaporkan setiap hasil pekerjaan
kepada manajer proyek
 Berdiskusi dengan manajer proyek
mengenai langkah-langkah yang
harus ditempuh untuk menyelesaikan
proyek sesuai dengan perencanaan
proyek
 Berdiskusi dengan manajer proyek
mengenai langkah-langkah yang
harus ditempuh untuk menyelesaikan
proyek sesuai dengan perencanaan
proyek
 Berdiskusi dengan desainer aplikasi
untuk menentukan desain aplikasi
yang sesuai dengan yang diinginkan
 Membuat dokumentasi analisis &
desain sistem dibantu oleh
dokumentator.
Designer  Membuat desain aplikasi (bentuk Habibi, S.Kom
menu aplikasi, bentuk form, bentuk
report dll).

101
  Berdiskusi dengan penganalisis sistem
tentang desain aplikasi agar sesuai
dengan yang diharapkan.
 Berdiskusi dengan programmer
tentang maksud bentuk desain
aplikasi yang dibuat.
 Membuat dokumentasi desain aplikasi
dibantu oleh dokumentator.
programmer  Membuat program aplikasi sesuai Rahmadi Rahman,
dengan hasil analisis dan desain yang S.Kom
ditentukan.
 Berdiskusi dengan designer aplikasi Eko Wicaksono,
dan system analyst agar program yang S.Kom
dibuatnya sesuai dengan yang telah
ditentukan.
 Memberi usulan pada designer dan Dimas Nugroho, S.T
system analyst bila memang
diperlukan.
 Mengajukan pertanyaan kepada Roy Amrullah, S.Si
designer dan system analyst apabila
memang ada hal-hal yang kurang jelas.
 Memperbaiki program berdasarkan
hasil investigasi tester.
 Membuat dokumentasi program
dibantu oleh dokumentator.
Tester  Melakukan pengujian/test terhadap Ir. Budianoor
program aplikasi yang telah dibuat.
 Membuat list tentang hal-hal yang Habibi, S.Kom
masih perlu diperbaiki.
 Memberi rekomendasi maupun usulan
tentang solusi permasalahan yang
dihadapi.
 Membuat dokumentasi tentang hasil
testing terhadap program aplikasi.

102
Documentator  Membuat dokumentasi sistem (desain Nor Rasyid, S.T
spesifikasi sistem), berkoordinasi
dengan system analyst, designer dan
programmer.
 Membuat dokumentasi SOP,
berkoodinasi dengan system analyst
dan pihak yang ditunjuk untuk
memberikan keterangan mengenai
sistem yang akan dibangun.
 Mendokumentasikan manajemen
proyek yang telah dibuat oleh project
manager bersama administrator.
 Bekerja sama dengan administrator
untuk membuat dokumentasi
admnistrasi proyek.
Administrator  Melaksanakan administrasi proyek Ni Made Putri, S.Si
dari awal hingga akhir proyek.
 Membantu project manager dalam
membuat dokumen manajemen
proyek.
 Mendokumentasikan arsip-arsip yang
berkaitan dengan administrasi proyek
dan berkoordinasi dengan
documentator.

Dibuat Oleh Disetujui oleh

Nama : Yuniska Fithriyyah Nama : A.Ramli

Jabatan : Manajer proyek Jabatan : Pemilik Proyek
Tanggal : 5 April 2017 Tanggal : 5 April 2017

103
 6.13.3 Jadwal Proyek (Project Schedule)

JADWAL PROYEK

Nama Proyek : Pembangunan Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk

dan Surat Keluar
Manajer Proyek : Yuniska Fithriyyah
Bidang : Teknologi Informasi

Dibuat oleh : Yuniska Fithriyyah

Tanggal : 5 April 2017

Tanggal Tanggal Predecess

WBS Gugus Tugas (Task) Proyek Durasi
Mulai Selesai or
1. Analisis dan Desain Sistem 9 10-04-17 19-04-17 1.
1.1. Menganalisis sistem 2 10-04-17 11-04-17 1.1.
pengarsipan surat dengan
melakukan wawancara
kepada pihak yang ditunjuk.
1.2. Membuat Statement of 1 12-04-17 12-04-17 1.2.
Purpose, Event List dan
Context Diagram.
1.3 Membuat Data Flow Diagram 1 13-04-17 13-04-17 1.3
(DFD) Levelled.
1.4 Membuat Kamus Data. 1 14-04-17 14-04-17 1.4
1.5 Membuat Process 1 15-04-17 15-04-17 1.5
Specification.
1.6 Membuat Entity Relationship 1 17-04-17 17-04-17 1.6
Diagram (ERD)
1.7 Dokumentasi Analisis dan 2 18-04-17 19-04-17 1.7
Desain Sistem.
2. Desain Aplikasi 7 20-04-17 27-04-17 2.

104
 Tanggal Tanggal Predecess
WBS Gugus Tugas (Task) Proyek Durasi
Mulai Selesai or
2.1. Membuat Desain Menu 2 20-04-17 21-04-17 2.1.
Aplikasi + Form Entry.
2.2 Membuat Desain Report + 2 22-04-17 24-04-17 2.2
Form Report.
2.3 Dokumentasi Desain Aplikasi 3 25-04-17 27-04-17 2.3
3. Programming 60 28-04-17 06-07-17 3.
3.1. Programming (Back End & 55 28-04-17 30-06-17 3.1.
Front End).
3.2. Dokumentasi Program (Front 5 01-07-17 06-07-17 3.2.
End & Back End).
4. Testing Program 5 01-07-17 06-07-17 4.
4.1. Melakukan test terhadap 2 01-07-17 02-07-17 4.1.
program.
4.2 Memberikan catatan list 1 03-07-17 03-07-17 4.2
perbaikan.
4.3 Dokumentasi testing 2 05-07-17 06-07-17 4.3
program.
5. Instalasi Program 2 07-07-17 08-07-17 5.
5.1 Setting infrastruktur & 1 07-07-17 07-07-17 5.1
software
5.2 Instalasi program ke 1 08-07-17 08-07-17 5.2
komputer user.
6. Training User/SDM 2 10-07-17 11-07-17 6.
6.1 Melakukan pelatihan kepada 2 10-07-17 11-07-17 6.1
user.
7. Dokumentasi 70 20-04-17 10-07-17 7.
7.1 Desain spesifikasi sistem. 15 20-04-17 06-05-17 7.1
7.2 Dokumentasi standard 10 08-05-17 18-05-17 7.2
operasional procedure (SOP).
7.3 Dokumen administrasi 8 19-05-17 27-05-17 7.3
proyek.

105
 Tanggal Tanggal Predecess
WBS Gugus Tugas (Task) Proyek Durasi
Mulai Selesai or
7.4 User & Admin Manual + Dok. 25 29-05-17 26-06-17 7.4
Program
7.5 Dokumen manajemen proyek 12 27-06-17 10-07-17 7.5
8. Maintenance 20 12-07-17 03-08-17 8.

8.1 Pemeliharaan & perbaikan 20 12-07-17 03-08-17 8.1

sistem.
9. Administrasi 75 07-04-17 03-07-17 9.

9.1 Melakukan Administrasi 75 07-04-17 03-07-17 9.1

Proyek &
mendokumentasikannya.

Dibuat Oleh Disetujui oleh

Nama : Yuniska Fithriyyah Nama : A.Ramli

Jabatan : Manajer proyek Jabatan : Pemilik Proyek
Tanggal : 5 April 2017 Tanggal : 5 April 2017

106
 6.13.4 Rencana Anggaran Proyek (RAB) Proyek

RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB) PROYEK

Nama Proyek : Pembangunan Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan

Surat Keluar
Manajer Proyek : Yuniska Fithriyyah
Bidang : Teknologi Informasi

Dibuat oleh : Yuniska Fithriyyah

Tanggal : 5 April 2017

Waktu Tarif Jumlah Biaya Biaya Total

WBS Gugus
Tenaga Tenaga Tenaga Tenaga Lain2 per Task
Tugas
Kerja Kerja Kerja Kerja
(Task)
Proyek

1. Analisis dan 9 @400 rb 1 3,6 jt 3,6 jt

Desain
Sistem
1.1. Menganalisis 2 @400 rb 1 800 rb 800 rb
sistem
pengarsipan
surat dengan
melakukan
wawancara
kepada
pihak yang
ditunjuk.
1.2. Membuat 1 @400 rb 1 400 rb 400 rb
Statement of
Purpose,
Event List

107
 Waktu Tarif Jumlah Biaya Biaya Total
WBS Gugus
Tenaga Tenaga Tenaga Tenaga Lain2 per Task
Tugas
Kerja Kerja Kerja Kerja
(Task)
Proyek

dan Context
Diagram.
1.3 Membuat 1 @400 rb 1 400 rb 400 rb
Data Flow
Diagram
(DFD)
Levelled.
1.4 Membuat 1 @400 rb 1 400 rb 400 rb
Kamus Data.
1.5 Membuat 1 @400rb 1 400rb 400rb
Process
Specification.
1.6 Membuat 1 @400rb 1 400rb 400rb
Entity
Relationship
Diagram
(ERD)
1.7 Dokumentas 2 @400rb 1 800 rb 800 rb
i Analisis dan
Desain
Sistem.
2. Desain 7 @300 rb 1 2,1 jt 2,1 jt
Aplikasi
2.1. Membuat 2 @300 rb 1 600 rb 600 rb
Desain Menu
Aplikasi +
Form Entry.
2.2 Membuat 2 @300 rb 1 600 rb 600 rb
Desain

108
 Waktu Tarif Jumlah Biaya Biaya Total
WBS Gugus
Tenaga Tenaga Tenaga Tenaga Lain2 per Task
Tugas
Kerja Kerja Kerja Kerja
(Task)
Proyek

Report +
Form Report.
2.3 Dokumentas 3 @300 rb 1 900 rb 900 rb
i Desain
Aplikasi
3. Programmi 60 @100 rb 4 24 jt 24 jt
ng
3.1. Programmin 55 @100 rb 4 22 jt 22 jt
g (Back End
& Front End).
3.2. Dokumentas 5 @100 rb 4 2 jt 2 jt
i Program
(Front End &
Back End).
4. Testing 5 @200 rb 2 2 jt 2 jt
Program
4.1. Melakukan 2 @200 rb 2 800 rb 800 rb
test terhadap
program.
4.2 Memberikan 1 @200 rb 2 400 rb 400 rb
catatan list
perbaikan.
4.3 Dokumentas 2 @200 rb 2 800 rb 800 rb
i testing
program.
5. Instalasi 2 @200 rb 4 1,6 jt 1,6 jt
Program

109
 Waktu Tarif Jumlah Biaya Biaya Total
WBS Gugus
Tenaga Tenaga Tenaga Tenaga Lain2 per Task
Tugas
Kerja Kerja Kerja Kerja
(Task)
Proyek

5.1 Setting 1 @200 rb 4 800 rb 800 rb

infrastruktur
& software
5.2 Instalasi 1 @200 rb 4 800 rb 800 rb
program ke
komputer
user.
6. Training 2 @200 rb 3 1,2 jt 1,2 jt
User/SDM
6.1 Melakukan 2 @200 rb 3 1,2 jt 1,2 jt
pelatihan
kepada user.
7. Dokumenta 70 @ 100 rb 1 7 jt 7 jt
si
7.1 Desain 15 @ 100 rb 1 1,5 jt 1,5 jt
spesifikasi
sistem.
7.2 Dokumentas 10 @ 100 rb 1 1 jt 1 jt
i standard
operasional
procedure
(SOP).
7.3 Dokumen 8 @ 100 rb 1 800 rb 800 rb
administrasi
proyek.
7.4 User & Admin 25 @ 100 rb 1 2,5 jt 2,5 jt
Manual +
Dok.
Program

110
 Waktu Tarif Jumlah Biaya Biaya Total
WBS Gugus
Tenaga Tenaga Tenaga Tenaga Lain2 per Task
Tugas
Kerja Kerja Kerja Kerja
(Task)
Proyek

7.5 Dokumen 12 @ 100 rb 1 1,2 jt 1,2 jt

manajemen
proyek
8. Maintenanc 20 @100 rb 1 2 jt 2 jt
e
8.1 Pemeliharaa 20 @100 rb 1 2 jt 2 jt
n &
perbaikan
sistem.
9. Administra 75 @75 rb 1 3,75 jt 3,75 jt
si
9.1 Melakukan 75 @75 rb 1 3,75 jt 3,75 jt
Administrasi
Proyek &
mendokume
ntasikannya.
Lain-Lain:

Bahan-bahan & 1,85 jt 1,85 jt

Pencetakan
Dokumentasi
Perubahan Analisis @400 rb 1 1,2 jt 1,2 jt
3
(bila diperlukan)
Perubahan bentuk @300 rb 1 900 rb 900 rb
desain (bila 3
diperlukan)
Penambahan 7 @100 rb 4 2,8 jt 2,8 jt
program (bila
diperlukan)

111
 Waktu Tarif Jumlah Biaya Biaya Total
WBS Gugus
Tenaga Tenaga Tenaga Tenaga Lain2 per Task
Tugas
Kerja Kerja Kerja Kerja
(Task)
Proyek

Biaya cadangan 3 jt 3 jt
operasional
Biaya cadangan tak 3 jt 3 jt
terduga
Biaya infrastruktur 15 jt 15 jt
lainnya
Sub-Total 115 2,475 jt 8 52,15 jt 22,85 jt 75 jt

PERENCANAAN
Rp 75.000.000,- (Tujuh puluh lima juta rupiah)
TOTAL

Dibuat Oleh Disetujui oleh

Nama : Yuniska Fithriyyah Nama : A.Ramli

Jabatan : Manajer proyek Jabatan : Pemilik Proyek
Tanggal : 5 April 2017 Tanggal : 5 April 2017

112
 BAB 7
Pelaksanaan Proyek (Project Execution)

7.1 Batasan Pembahasan

Pembahasan pada bab 7 ini adalah tentang bagaimana cara membuat
Pedoman Hasil Kerja atau Work Result Guideline. Yaitu suatu pedoman untuk
melaksanakan monitoring terhadap proyek yang sedang dikerjakan atau
dilaksanakan. Proyek akan dibatasi pada scope, time dan cost, sehingga Pedoman
Hasil Kerja atau Work Result Guideline yang akan dibuat juga dibatasi oleh tiga hal
tersebut.
Pelaksanaa monitoring pelaksanaan proyek dilakukan secara terus menerus
(day to day). Namun pelaporan pedoman hasil kerja disesuaikan dengan jenis task
atau deliverable yang ada.

7.2 Dokumen/Formulir yang Harus Dipersiapkan

Dokumen/formulir yang harus dipersiapkan pada tahap ini adalah:

Formulir Pedoman Hasil Kerja atau Work Result Guideline.

7.3 Contoh dan Penjelasan

Pada sub-bab ini akan dibahas sebuah pembuatan Pedoman Hasil Kerja atau Work
Result Guildline. Pedoman Hasil Kerja ini merupakan suatu petunjuk bagaimana
memonitor suatu pekerjaan (task) dalam suatu proyek. Pada sub-bab ini akan
diberikan penerapan penggunaan form Pedoman Hasil Kerja yangtelah diberikan
pada sub-bab sebelumnya.

113
7.4 Pedoman Hasil Kerja Analisis & Desain Sistem

PEDOMAN HASIL KERJA

(WORK RESULT GUIDLINE)

Nama Proyek : Pembangunan Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat

Keluar
Manajer Proyek : Yuniska Fithriyyah
Bidang : Teknologi Informasi

Dibuat oleh : Yuniska Fithriyyah

Tanggal : 19 April 2017

Statement of Purpose, Event List & Context Diagram

Sesuai dengan scope & jadwal

Sesuai dengan scope, tidak sesuai dengan jadwal

Tidak sesuai dengan scope & jadwal

Alasan, jika tidak sesuai:

Pengadaan Biaya

Sesuai Anggaran Dibawah Anggaran Melebihi Anggaran

Catatan Tambahan:

Data Flow Diagram (DFD) Levelled

Sesuai dengan scope & jadwal

Sesuai dengan scope, tidak sesuai dengan jadwal

114
Tidak sesuai dengan scope & jadwal

Alasan, jika tidak sesuai:

Pengadaan Biaya

Sesuai Anggaran Dibawah Anggaran Melebihi Anggaran

Catatan Tambahan:

Data Dictionary
Sesuai dengan scope & jadwal

Sesuai dengan scope, tidak sesuai dengan jadwal

Tidak sesuai dengan scope & jadwal

Alasan, jika tidak sesuai:

Pengadaan Biaya

Sesuai Anggaran Dibawah Anggaran Melebihi Anggaran

Catatan Tambahan:

Process Specification
Sesuai dengan scope & jadwal

Sesuai dengan scope, tidak sesuai dengan jadwal

Tidak sesuai dengan scope & jadwal

115
Alasan, jika tidak sesuai:

Pengadaan Biaya

Sesuai Anggaran Dibawah Anggaran Melebihi Anggaran

Catatan Tambahan:

Entity Relationship Diagram (ERD)

Sesuai dengan scope & jadwal

Sesuai dengan scope, tidak sesuai dengan jadwal

Tidak sesuai dengan scope & jadwal

Alasan, jika tidak sesuai:

Pengadaan Biaya

Sesuai Anggaran Dibawah Anggaran Melebihi Anggaran

Catatan Tambahan:

Dokumentasi Analisis & Desain Sistem

Sesuai dengan scope & jadwal

Sesuai dengan scope, tidak sesuai dengan jadwal

Tidak sesuai dengan scope & jadwal

116
Alasan, jika tidak sesuai:

Pengadaan Biaya

Sesuai Anggaran Dibawah Anggaran Melebihi Anggaran

Catatan Tambahan:

117
7.5 Pedoman Hasil Kerja Desain Aplikasi

PEDOMAN HASIL KERJA

(WORK RESULT GUIDLINE)

Nama Proyek : Pembangunan Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat

Keluar
Manajer Proyek : Yuniska Fithriyyah
Bidang : Teknologi Informasi

Dibuat oleh : Yuniska Fithriyyah

Tanggal : 27 April 2017

Desain Menu Aplikasi + Form Entry

Sesuai dengan scope & jadwal

Sesuai dengan scope, tidak sesuai dengan jadwal

Tidak sesuai dengan scope & jadwal

Alasan, jika tidak sesuai:

Pengadaan Biaya

Sesuai Anggaran Dibawah Anggaran Melebihi Anggaran

Catatan Tambahan:

Desain Report + Form Report

Sesuai dengan scope & jadwal

Sesuai dengan scope, tidak sesuai dengan jadwal

118
Tidak sesuai dengan scope & jadwal

Alasan, jika tidak sesuai:

Pengadaan Biaya

Sesuai Anggaran Dibawah Anggaran Melebihi Anggaran

Catatan Tambahan:

Dokumentasi Desain Aplikasi

Sesuai dengan scope & jadwal

Sesuai dengan scope, tidak sesuai dengan jadwal

Tidak sesuai dengan scope & jadwal

Alasan, jika tidak sesuai:

Pengadaan Biaya

Sesuai Anggaran Dibawah Anggaran Melebihi Anggaran

Catatan Tambahan:

119
7.6 Pedoman Hasil Kerja Programming

PEDOMAN HASIL KERJA

(WORK RESULT GUIDLINE)

Nama Proyek : Pembangunan Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat

Keluar
Manajer Proyek : Yuniska Fithriyyah
Bidang : Teknologi Informasi

Dibuat oleh : Yuniska Fithriyyah

Tanggal : 06 Juni 2017

Programming (Back End & Front End)

Sesuai dengan scope & jadwal

Sesuai dengan scope, tidak sesuai dengan jadwal

Tidak sesuai dengan scope & jadwal

Alasan, jika tidak sesuai:

Pengadaan Biaya

Sesuai Anggaran Dibawah Anggaran Melebihi Anggaran

Catatan Tambahan:
Ada kendala pada hardware

Dokumentasi Program (Back End & Front End)

Sesuai dengan scope & jadwal

Sesuai dengan scope, tidak sesuai dengan jadwal

120
Tidak sesuai dengan scope & jadwal

Alasan, jika tidak sesuai:

Pengadaan Biaya

Sesuai Anggaran Dibawah Anggaran Melebihi Anggaran

Catatan Tambahan:

121
7.7 Pedoman Hasil Kerja Testing Program

PEDOMAN HASIL KERJA

(WORK RESULT GUIDLINE)

Nama Proyek : Pembangunan Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat

Keluar
Manajer Proyek : Yuniska Fithriyyah
Bidang : Teknologi Informasi

Dibuat oleh : Yuniska Fithriyyah

Tanggal : 06 Juni 2017

Test Terhadap Program

Sesuai dengan scope & jadwal

Sesuai dengan scope, tidak sesuai dengan jadwal

Tidak sesuai dengan scope & jadwal

Alasan, jika tidak sesuai:

Pengadaan Biaya

Sesuai Anggaran Dibawah Anggaran Melebihi Anggaran

Catatan Tambahan:

Dokumentasi Testing Program

Sesuai dengan scope & jadwal

Sesuai dengan scope, tidak sesuai dengan jadwal

122
Tidak sesuai dengan scope & jadwal

Alasan, jika tidak sesuai:

Pengadaan Biaya

Sesuai Anggaran Dibawah Anggaran Melebihi Anggaran

Catatan Tambahan:

123
7.8 Pedoman Hasil Kerja Installasi Program

PEDOMAN HASIL KERJA

(WORK RESULT GUIDLINE)

Nama Proyek : Pembangunan Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat

Keluar
Manajer Proyek : Yuniska Fithriyyah
Bidang : Teknologi Informasi

Dibuat oleh : Yuniska Fithriyyah

Tanggal : 08 Juni 2017

Setting infrastruktur & software

Sesuai dengan scope & jadwal

Sesuai dengan scope, tidak sesuai dengan jadwal

Tidak sesuai dengan scope & jadwal

Alasan, jika tidak sesuai:

Pengadaan Biaya

Sesuai Anggaran Dibawah Anggaran Melebihi Anggaran

Catatan Tambahan:

Instalasi program ke komputer user

Sesuai dengan scope & jadwal

Sesuai dengan scope, tidak sesuai dengan jadwal

124
Tidak sesuai dengan scope & jadwal

Alasan, jika tidak sesuai:

Spesifikasi komputer user ada yang tidak sesuai dengan beberapa komponen aplikasi

Pengadaan Biaya

Sesuai Anggaran Dibawah Anggaran Melebihi Anggaran

Catatan Tambahan:

125
7.9 Pedoman Hasil Kerja Training User/SDM

PEDOMAN HASIL KERJA

(WORK RESULT GUIDLINE)

Nama Proyek : Pembangunan Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat

Keluar
Manajer Proyek : Yuniska Fithriyyah
Bidang : Teknologi Informasi

Dibuat oleh : Yuniska Fithriyyah

Tanggal : 11 Juli 2017

Pelatihan Kepada User

Sesuai dengan scope & jadwal

Sesuai dengan scope, tidak sesuai dengan jadwal

Tidak sesuai dengan scope & jadwal

Alasan, jika tidak sesuai:

User yang melakukan pelatihan terdapat kesibukan lain dan sakit

Pengadaan Biaya

Sesuai Anggaran Dibawah Anggaran Melebihi Anggaran

Catatan Tambahan:

126
7.10 Pedoman Hasil Kerja Dokumentasi

PEDOMAN HASIL KERJA

(WORK RESULT GUIDLINE)

Nama Proyek : Pembangunan Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat

Keluar
Manajer Proyek : Yuniska Fithriyyah
Bidang : Teknologi Informasi

Dibuat oleh : Yuniska Fithriyyah

Tanggal : 10 Juli 2017

Desain Spesifikasi Sistem

Sesuai dengan scope & jadwal

Sesuai dengan scope, tidak sesuai dengan jadwal

Tidak sesuai dengan scope & jadwal

Alasan, jika tidak sesuai:

Pengadaan Biaya

Sesuai Anggaran Dibawah Anggaran Melebihi Anggaran

Catatan Tambahan:

Dokumentasi standard operasional procedure (SOP)

Sesuai dengan scope & jadwal

Sesuai dengan scope, tidak sesuai dengan jadwal

127
Tidak sesuai dengan scope & jadwal

Alasan, jika tidak sesuai:

Pengadaan Biaya

Sesuai Anggaran Dibawah Anggaran Melebihi Anggaran

Catatan Tambahan:

Dokumen administrasi proyek

Sesuai dengan scope & jadwal

Sesuai dengan scope, tidak sesuai dengan jadwal

Tidak sesuai dengan scope & jadwal

Alasan, jika tidak sesuai:

Pengadaan Biaya

Sesuai Anggaran Dibawah Anggaran Melebihi Anggaran

Catatan Tambahan:

User & Admin Manual + Dok. Program

Sesuai dengan scope & jadwal

Sesuai dengan scope, tidak sesuai dengan jadwal

Tidak sesuai dengan scope & jadwal

128
Alasan, jika tidak sesuai:

Pengadaan Biaya

Sesuai Anggaran Dibawah Anggaran Melebihi Anggaran

Catatan Tambahan:

Dokumen Manajemen Proyek

Sesuai dengan scope & jadwal

Sesuai dengan scope, tidak sesuai dengan jadwal

Tidak sesuai dengan scope & jadwal

Alasan, jika tidak sesuai:

Pengadaan Biaya

Sesuai Anggaran Dibawah Anggaran Melebihi Anggaran

Catatan Tambahan:

129
7.11 Pedoman Hasil Kerja Maintenance

PEDOMAN HASIL KERJA

(WORK RESULT GUIDLINE)

Nama Proyek : Pembangunan Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat

Keluar
Manajer Proyek : Yuniska Fithriyyah
Bidang : Teknologi Informasi

Dibuat oleh : Yuniska Fithriyyah

Tanggal : 03 Agustus 2017

Pemeliharaan & Perbaikan Sistem

Sesuai dengan scope & jadwal

Sesuai dengan scope, tidak sesuai dengan jadwal

Tidak sesuai dengan scope & jadwal

Alasan, jika tidak sesuai:

Pengadaan Biaya

Sesuai Anggaran Dibawah Anggaran Melebihi Anggaran

Catatan Tambahan:

130
7.12 Pedoman Hasil Kerja Administrasi

PEDOMAN HASIL KERJA

(WORK RESULT GUIDLINE)

Nama Proyek : Pembangunan Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat

Keluar
Manajer Proyek : Yuniska Fithriyyah
Bidang : Teknologi Informasi

Dibuat oleh : Yuniska Fithriyyah

Tanggal : 03 Juli 2017

Administrasi Proyek & Dokumentasi

Sesuai dengan scope & jadwal

Sesuai dengan scope, tidak sesuai dengan jadwal

Tidak sesuai dengan scope & jadwal

Alasan, jika tidak sesuai:

Pengadaan Biaya

Sesuai Anggaran Dibawah Anggaran Melebihi Anggaran

Catatan Tambahan:

131
 BAB 8
Pengontrolan Proyek (Project Controlling)

8.1 Batasan Pembahasan

Pembahasan pada bab ini di batasi pada Fungsi Kontrol, yaitu mengontrol
perjalanan proyek agar sesuai dengan acuan proyek yang ada (yaitu yang tertuang di
dalam Project Management Plan) sehingga memenuhi hasiil atau tujuan proyek yang
diharapkan.
Pada bab ini, Fungsi Kontrol akan dituangkan dalam beberapa
dokumen/formulir. Dengan menggunakan dokumen/formulir inilah proyek akan
dipantau atau dikontrol, sehingga progress atau kemajuan suatu proyek dapat
dimonitor dan dikontrol secara terus menerus dan berkesinambungan.
Pada Project Management Plan telah dikemukakan bahwa proyek dibatasi
pada scope, plan, dan cost, sebagai konsekuensi dari hal tersebut, tentunya Fungsi
Kontrol ini juga akan dibatasi pada: pada scope, plan, dan cost.
Pembahasan mengenai risk control atau control risiko dibatasi hanya untuk
kasus penambahan scope proyek yang sifatnya tidak major, yaitu perubahan scope
yang tidak menimbulkan perubahan besar pada proyek.
Konsekuensi dari penambahan scope ini adalah munculnya manajemen
perubahan atau change management. Pembahasan mengenai manajemen
perubahan inipun hanya dibatasi pada permintaan perubahan atau change request
yang sifatnya tidak major (tidak menimbulkan perubahan besar pada proyek).
Disini akan dijelaskan pula tentang implementasi manajemen komunikasi
atau communication management yang telah dirumuskan di awal (di project
management plan). Hal inipun hanya akan membahas mengenai permasalahan
yang berkaitan dengan pertemuan/rapat atau meeting dan pelaporan atau reporting.

8.2 Dokumen/Formulir yang Harus Dipersiapkan

Dokumen yang harus dipersiapkan adalah:

1. Dokumen Project Management Plan sebagai acuan untuk mengontrol proyek.

2. Catatan Pertemuan/Rapat (Minutes of Meeting/MoM).
3. Formulir Permintaan Perubahan (Changes Request Form / CRF).
4. Daftar Permintaan Perubahan (Changes Requst Log).
5. Laporan Kemajuan Proyek (Project Progress Report).

132
 6. Tabel Penelusuran Aktivitas (Activity Tracking Table).
7. Estimasi Biaya Penyelesaian Proyek (Estimate Cost At Completion).
8.3 Contoh dan Penjelasan
Pada sub-bab ini akan diberikan sebuah contoh penerapan penggunaan formulir
yang telah diberikan pada subbab sebelumnya. Tentunya tidak semua kegiatan
pengontrolan akan dijelaskan disini, namun akan diberikan contoh seperlunya
sebagai gambaran bagaimana cara menggunakan dokumen/formulir yang telah
dijelaskan pda subbab sebelumnya, sebagai contoh:

MoM:

Untuk Mom tidak akan dibahas semua pertemuan yang dilakukan di dalam proses
pembangunan sistem. Disini akan diberikan contoh mengenai:

MoM Pembukaan Proyek: meeting yang dilaksanakan sekali pada saat proyek dibuka.
MoM Regular Tim Proyek: meeting regular yang diadakan setiap 3 minggu sekali
untuk memantau kinerja proyek (diberikan contoh MoM ke-1).

MoM Ad-Hoc Tim Proyek: meeting yang dilaksanakn sewaktu-waktu bila memang itu
diperlukan, karena pertimbangan satu bdan lain hal.

CRF & CHANGE REQUEST LOG:

Untuk CRF tidak akan dibahas semua permintaan perubahan yang ada di dalam proses
pembangunan sistem. Disini akan diberikan contoh mengenai:

Permintaan perubahan bentuk ERD (di dalam tahap analisis dan desain sistem).
Permintaan perubahan bentuk desain form input.

Permintaan perubahan bentuk report.

PROJECT PROGRESS REPORT:

Untuk pelaporan kemajuan proyek, tidak akan dibahas semua task progress atau
kemajuan setiap kegiatan (task). Disini akan diberikan contoh mengenai:

Progress Analisis dan Desain Sistem.

Progress Desai Aplikasi.

Progress Pemrograman.

ACTIVITY TRACKING TABLE:

133
Untuk penelusuran aktivitas proyek, tidak akan dibahas penelusuran (tracking)
terhadap semua kegiatan (task) proyek. Akan diberikan contoh mengenai tracking
terhadap beberapa task, sehingga bisa memberikan gambaran bagaimanan cra
membuat tracking terhadap task yang ada menggunakan form yang telah tersedia.
Disini akan diberikan contoh mengenai :

Tracking terhadap kegiatan (task) Programming. Tracking terhadap kegiatan (task)

dokumentasi.

ESTIMATION COST AT COMPLETION:

Untuk estimasi atau perkiraan biaya penyelesaian proyek, tidak akan dibahas semua
komponen biaya masing-masing task yang harus diperhitungkan.

Yang jelas, disini bisa memberika gambaraan bagaimana cara membuat perkiran
biaya untuk menyelesaikan proyek dengan menggunakan form yang sudah ada.
Disini akan diberikan contoh mengenai:

Estimasi biaya penyelesaian analisis & desain sistem.

Estimasi biaya penyelesaian desain sistem. Estimasi biaya penambahan program.

134
8.4 Catatan Pertemuan Rapat

CATATAN PERTEMUAN/RAPAT
(MINUTES OF MEETING)

Pembangunan Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan

Nama Proyek :
Surat Keluar
Manajer Proyek : Yuniska Fithriyyah
Rapat Pembukaan Proyek Pembangunan Sistem Informasi
Perihal :
Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar
Direktur, Jajaran Manajemen, Pemilik Proyek, Manajer Proyek
Peserta Rapat :
& Tim Proyek
Lokasi Rapat : Ruang Rapat Bidang TI

Dibuat oleh : Ni Made Putri

Tanggal : 07-04-2017 Pukul : 08.00 s/d 12.00

A. Agenda
Rapat Pembukaan Proyek Pembangunan Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk
dan Surat Keluar :
1. Overview proyek.
2. Pengenalan semua tim yang terlibat dalam proyek
3. Penjelasan mekanisme proyek secara global
4. Pembahasan manajemen komunikasi tim proyek
B. Isu yang Didiskusikan
1. Pembahasan struktur organisasi proyek
2. Pembahasan scope, time dan cost proyek
3. Mekanisme meeting
4. Jam kerja tim proyek

C. Daftar Rencana Kegiatan

Rencana Kegiatan Mulai Selesai

1. Monitoring pembuatan desain aplikasi 21-04-2017 24-04-2017

135
C. Daftar Rencana Kegiatan

Rencana Kegiatan Mulai Selesai

2. Persiapan task programming 25-04-2017 27-04-2017

Dibuat oleh Diketahui oleh Disetujui oleh

Yuniska
Nama : Ni Made Putri Nama : Nama : A.Ramli
Fithriyyah
Manajer Pemilik
Jabatan : Administrator Jabatan : Jabatan :
Proyek Proyek
Tanggal : 07-04-2017 Tanggal : 07-04-2017 Tanggal : 07-04-2017

136
 CATATAN PERTEMUAN/RAPAT
(MINUTES OF MEETING)

Pembangunan Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan

Nama Proyek :
Surat Keluar
Manajer Proyek : Yuniska Fithriyyah
Perihal : Rapat Reguler Tim Proyek ke-1
Peserta Rapat : Pemilik Proyek, Manajer Proyek & Tim Proyek
Lokasi Rapat : Ruang Rapat Bidang TI

Dibuat oleh : Ni Made Putri

Tanggal : 21-04-2017 Pukul : 07.00 s/d 10.00

A. Agenda
1. Monitoring pembuatan desain aplikasi
2. Persiapan task programming
B. Isu yang Didiskusikan
1. Penyamaan presepsi antara user dan designer aplikasi
2. Persiapan pembagian pekerjaan untuk programmer
3. Penyamaan presepsi antara system analyst, designer, dan programmer

C. Daftar Rencana Kegiatan

Rencana Kegiatan Mulai Selesai

Pemantauan task programming tahap-1 01-05-2017 15-05-2017
Pemantauan task programming tahap-2 16-05-2017 25-06-2017
Pemantauan task programming tahap-3 26-06-2017 04-06-2017

137
Dibuat oleh Diketahui oleh Disetujui oleh

Yuniska
Nama : Ni Made Putri Nama : Nama : A.Ramli
Fithriyyah
Manajer Pemilik
Jabatan : Administrator Jabatan : Jabatan :
Proyek Proyek
Tanggal : 21-04-2017 Tanggal : 21-04-2017 Tanggal : 21-04-2017

138
 CATATAN PERTEMUAN/RAPAT
(MINUTES OF MEETING)

Pembangunan Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan

Nama Proyek :
Surat Keluar
Manajer Proyek : Yuniska Fithriyyah
Perihal : Rapat Ad-Hoc Tim Proyek ke-1
Peserta Rapat : Pemilik Proyek, Manajer Proyek & Tim Proyek
Lokasi Rapat : Ruang Rapat Bidang TI

Dibuat oleh : Ni Made Putri

Tanggal : 10-05-2017 Pukul : 08.00 s/d 15.00

A. Agenda
1. Penggunaan server aplikasi
B. Isu yang Didiskusikan
1. Penanganan virus pada server aplikasi
2. Penanganan server aplikasi yang sering trip

C. Daftar Rencana Kegiatan

Rencana Kegiatan Mulai Selesai

Dibuat oleh Diketahui oleh Disetujui oleh

Yuniska
Nama : Ni Made Putri Nama : Nama : A.Ramli
Fithriyyah
Manajer Pemilik
Jabatan : Administrator Jabatan : Jabatan :
Proyek Proyek
Tanggal : 10-05-2017 Tanggal : 10-05-2017 Tanggal : 10-05-2017

139
 CATATAN PERTEMUAN/RAPAT
(MINUTES OF MEETING)

Pembangunan Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan

Nama Proyek :
Surat Keluar
Manajer Proyek : Yuniska Fithriyyah
Rapat Penutupan Proyek Pembangunan Sistem Informasi
Perihal :
Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar
Direktur, Jajaran Manajemen, Pemilik Proyek, Manajer Proyek
Peserta Rapat :
& Tim Proyek
Lokasi Rapat : Ruang Rapat Bidang TI

Dibuat oleh : Ni Made Putri

Tanggal : 31-08-2017 Pukul : 08.00 s/d 16.00

A. Agenda
Rapat Penutupan Proyek Pembangunan Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk
dan Surat Keluar :
1. Penyampaian selesainya proyek secara resmi oleh direktur
2. Penyampaian pertanggungjawaban manajer proyek kepada pemilik proyek
3. Penyampaian pertanggungjawaban pemilik proyek kepada jajaran manajemen
B. Isu yang Didiskusikan
1. Penandatangan semua dokumen penutupan proyek
2. Pembubaran tim proyek

C. Daftar Rencana Kegiatan

Rencana Kegiatan Mulai Selesai

140
Dibuat oleh Diketahui oleh Disetujui oleh

Yuniska
Nama : Ni Made Putri Nama : Nama : A.Ramli
Fithriyyah
Manajer Pemilik
Jabatan : Administrator Jabatan : Jabatan :
Proyek Proyek
Tanggal : 31-08-2017 Tanggal : 31-08-2017 Tanggal : 31-08-2017

141
8.5 Formulir Permintaan Perubahan

FORMULIR PERMINTAAN PERUBAHAN

(CHANGES REQUEST FORM)

No. Formulir : CRF/02/2.1-01

Nama Proyek : Pembangunan Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan
Surat Keluar
Manajer Proyek : Yuniska Fithriyyah
Bidang : Teknologi Informasi

Nama Pengusul : Eko Wicaksono

Tanggal : 25-04-2017

Deskripsi Perubahan yang diusulkan/diinginkan :

Perubahan desain Form Input : Form Input Data Surat Masuk dan Surat Keluar

Usul Diterima / Tidak ?

Bila tidak berikan alasan

Diajukan oleh : Eko Wicaksono Disetujui oleh : Yuniska Fithriyyah

Tanggal : 29-04-2017 Tanggal : 01-05-2017

142
8.6 Daftar Permintaan Perubahan

DAFTAR PERMINTAAN PERUBAHAN

(CHANGES REQUEST LOG)

Nama Proyek :
PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
Manajer Proyek : Yuniska Fithriyyah
Bidang : Teknologi Informasi

No CRF Deskripsi Permintaan Nama Pengusul Tanggal Usulan Tanggal

Persetujuan

CRF/02/2.1-01 Perubahan desain form input : Form input Eko Wicaksono 29-04-2017 01-05-2017
data surat

Keterangan : Usulan yang didaftarkan pada Daftar Perubahan Permintaan adalah usulan yang diterima saja.

143
8.7 Laporan Kemajuan Proyek

LAPORAN KEMAJUAN PROYEK

(PROJECT PROGRESS REPORT)

Nama Proyek : Pembangunan Sistem Informasi Pengarsipan Surat Keluar dan Surat
Masuk
Pemilik Proyek : A.Ramli
Manajer Proyek : Yuniska Fithriyyah
Periode : 10-04-2017 s/d 19-04-2017

1. Status

Selesai

2. Hasil (Deliverables) & Milestones

Tanggal Perencanaan Tanggal Aktual

Deskripsi
Mulai Selesai Mulai Selesai
Analisis & Desain Sistem 10-04-2017 19-04-2017 10-04-2017 19-04-2017

Perkiraan Penambahan durasi (hari) :-

Perkiraan Biaya untuk Menyelesaikan : -

Dibuat oleh Disetujui oleh

Nama : Yuniska Fihtriyyah Nama : A.Ramli

Jabatan : Manajer Proyek Jabatan : Pemilik Proyek
Tanggal : 19-04-2017 Tanggal : 20-04-2017

144
 LAPORAN KEMAJUAN PROYEK
(PROJECT PROGRESS REPORT)

Nama Proyek : Pembangunan Sistem Informasi Pengarsipan Surat Keluar dan Surat
Masuk
Pemilik Proyek : A.Ramli
Manajer Proyek : Yuniska Fithriyyah
Periode : 20-04-2017 s/d 27-04-2017

1. Status

Selesai

2. Hasil (Deliverables) & Milestones

Tanggal Perencanaan Tanggal Aktual

Deskripsi
Mulai Selesai Mulai Selesai
Desain Aplikasi 20-04-2017 27-04-2017 20-04-2017 27-04-2017

Perkiraan Penambahan durasi (hari) :-

Perkiraan Biaya untuk Menyelesaikan : -

Dibuat oleh Disetujui oleh

Nama : Yuniska Fihtriyyah Nama : A.Ramli

Jabatan : Manajer Proyek Jabatan : Pemilik Proyek
Tanggal : 20-04-2017 Tanggal : 21-04-2017

145
 LAPORAN KEMAJUAN PROYEK
(PROJECT PROGRESS REPORT)

Nama Proyek : Pembangunan Sistem Informasi Pengarsipan Surat Keluar dan Surat
Masuk
Pemilik Proyek : A.Ramli
Manajer Proyek : Yuniska Fithriyyah
Periode : 28-04-2017 s/d 30-06-2017

1. Status

Selesai, namun ada permintaan perubahan/penambahan dan masih ada kesalahan

program sehingga perlu perbaikan

2. Hasil (Deliverables) & Milestones

Tanggal Perencanaan Tanggal Aktual

Deskripsi
Mulai Selesai Mulai Selesai
Pemrograman 28-04-2017 30-06-2017 28-04-2017 10-07-2017

Perkiraan Penambahan durasi (hari) : 7 hari (03-07-2017 s/d 10-07-2017)

Perkiraan Biaya untuk Menyelesaikan : Rp 2.800.000,- (Dua Juta Delapan Ratus
Ribu Rupiah)

Dibuat oleh Disetujui oleh

Nama : Yuniska Fihtriyyah Nama : A.Ramli

Jabatan : Manajer Proyek Jabatan : Pemilik Proyek
Tanggal : 30-06-2017 Tanggal : 01-07-2017

146
8.8 Tabel Penelusuran Aktivitas

TABEL PENELUSURAN AKTIVITAS

(ACTIVITY TRACKING TABLE)

Nama Proyek : Pembangunan Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar
Manajer Proyek : Yuniska Fithriyyah
Bidang : Teknologi Informasi

Dibuat oleh : Yuniska Fithriyyah

Tanggal : 30-06-2017

No Jadwal Perencanaan Jadwal Aktual Jadwal Target

Deskripsi Aktivitas
WBS
Mulai Selesai Durasi Mulai Selesai Duras. Mulai Selesai Durasi

28-04- 30-06- 28-04- 30-06- 28-04- 10-07-

3.1 Programming (back end & front end) 55 hari 55 hari 62 hari
2017 2017 2017 2017 2017 2017

147
 No Jadwal Perencanaan Jadwal Aktual
Jadwal Target
Deskripsi Aktivitas
WBS
Mulai Selesai Durasi Mulai Selesai Duras. Mulai Selesai Durasi

20-04- 06-05- 20-04- 06-05-

7.1 Desain Spesifikasi sistem 15 hari 15 hari
2017 2017 2017 2017

08-05- 18-05- 08-05- 18-05-

7.2 Dokumentasi SOP 10 hari 10 hari
2017 2017 2017 2017

19-05- 27-05- 19-05- 27-05-

7.3 Dokumen Administrasi Proyek 8 hari 8 hari
2017 2017 2017 2017

Keterangan:
 Pada tanggal 30 Juni 2017, kegiatan programming sudah selesai, namun ada permintaan perubahan tambahan dan juga setelah
diadakan testing program ternyata ada beberapa modul program yang masih salah/error. Diperkirakan butuh waktu tambahan
7 hari untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
 Desain Spesifikasi Sistem, Dokumentasi SOP dan Dokumentasi Administrasi Proyek selesai sesuai dengan waktu yang telah
ditetapkan dan tidak ada koreksi lagi.

148
8.9 Perkiraan Biaya Penyelesaian Proyek

PERKIRAAN BIAYA PENYELESAIAN PROYEK

(ESTIMATION COST AT COMPLETION)

Nama Proyek : Pembangunan Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar
Manajer Proyek : Yuniska Fithriyyah
Bidang : Teknologi Informasi

Dibuat oleh : Yuniska Fithriyyah

Tanggal : 30-06-2017

Analisis dalam Jam Analisis dalam Rupiah

Deskripsi Jam Jam Est. to Est. at Rupiah Rupiah Est. to Est. at
No WBS Selisih Selisih
Aktivitas Anggaran Aktual Complete Complete Anggaran Aktual Complete Complete
3.1 Pemrograman 55 hari 55 hari 7 hari 62 hari 7 hari 22 jt 22 jt 2,8 jt 24,8 jt 2,8 jt

Keterangan:
Waktu yang disediakan untuk Pemrograman adalah 55 hari, namun dalam perjalanan ada permintaan tambahan/perubahan,
diperlukan waktu 7 hari untuk menyelesaikan. Ada selisih waktu 7 hari namun dalam anggaran Lain-lain sudah dialokasikan waktu 7

149
hari apabila terdapat perubahan pemrograman, sehingga semua waktu untuk Pemrograman yang disediakan telah terserap (lihat
RAB).
Anggaran yang disediakan untuk pemrograman adalah 22 juta, namun dalam perjalanan ada permintaan tambahan/perubahan,
diperlukan anggaran 2,8 juta untuk menyelasaikan. Ada selisih cost 2,8 juta, namun dalam Anggaran Lain-lain sudah dialokasikan dana
sebesar 2,8 juta apabila terdapat perubahan pemrograman, sehingga semua anggaran untuk pemrograman yang disediakan telah
terserap (lihat RAB).

150
8.10 Perkiraan Biaya Penyelesaian Proyek Keseluruhan

PERKIRAAN BIAYA PENYELESAIAN PROYEK

(ESTIMATION COST AT COMPLETION)

Nama Proyek : Pembangunan Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar
Manajer Proyek : Yuniska Fithriyyah
Bidang : Teknologi Informasi

Dibuat oleh : Yuniska Fithriyyah

Tanggal : 30-06-2017

Analisis dalam Jam Analisis dalam Rupiah

Deskripsi Jam Jam Est. to Est. at Rupiah Rupiah Est. to Est. at
No WBS Selisih Selisih
Aktivitas Anggaran Aktual Complete Complete Anggaran Aktual Complete Complete
3.1 Pemrograman 55 hari 55 hari 7 hari 62 hari 7 hari 22 jt 22 jt 2,8 jt 24,8 jt 2,8 jt
TOTAL 55 hari 55 hari 7 hari 62 hari 7 hari 22 jt 22 jt 2,8 jt 24,8 jt 2,8 jt

Keterangan:
Sampai dengan tanggal 30 Juni 2017, waktu yang disediakan 55 hari. Namun ada permintaan tambahan/perubahan, sehingga
diperlukan tambahan waktu 7 hari untuk pemrograman sampai dengan tanggal 10-07-2017.

151
Sampai dengan tanggal 18 Juni 2017, anggaran yang disediakan 13,750 juta. Namun ada permintaan perubahan/penambahan,
sehingga diperlukan tambahan dana 2,8 juta untuk pemrograman sampai dengan tanggal 01-07-2017.

152
 BAB 9
Penutupan Proyek (Project Closing)

9.1 Batasan Pembahasan

Project Closing yang dibahas dalam bab ini mempunyai batasan-batasan berikut:
9.1.1 Project Management Plan Update telah dilakukan dalam fase eksekusi dan
kontrol.
9.1.2 Tidak ada pekerjaan yang belum terselesaikan (outsanding task), bila
terdapat
outsanding task maka selesaikan terlebih dahulu.
9.1.3 Di sini tidak akan dibahas mengenai suatu cara atau prosedur untuk
menyelesaikan
outsanding task.
9.1.4 Fokus pembahasan adalah syarat-syarat administrasi yang harus dipenuhi
dalam penutupan sebuah proyek, di antaranya yaitu:
a. Membuat Laporan Pelaksana Proyek
b. Membuat Laporan Penyelesaian Proyek
c. Membuat Berita Acara Laporan Penyelesaian Proyek
d. Membuat Berita Acara Serah Terima Proyek
9.1.5 Setelah semua persyaratan administrasif dilengkapi, selanjutnya adalah
melakukan pembubaran tim proyek.

9.2 Dokumen/Formulir yang Harus Dipersiapkan

Dokumen yang harus dipersiapkan adalah:

9.2.1 Laporan Pelaksana Proyek

9.2.2 Laporan Penyelesaian Proyek
9.2.3 Berita Acara Laporan Penyelesaian Proyek

9.3 Berita Acara Serah Terima ProyekContoh Dan Penjelasan

Pada sub-bab ini akan diberikan sebuah contoh pembuatan Dokumen
Penutupan Proyek atau Project Closing. Dokumen Penutupan Proyek ini
merupakan dokumen yang akan dijadikan dasar untuk menyatakan berakhirnya
proyek.

153
 Berikut ini adalah contoh Dokumen Penutupan Proyek Pembangunan Sistem
Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar. Dokumen Penutupan Proyek
ini terbagi dalam beberapa dokumen yaitu meliputi:

9.3.1 Laporan Pelaksana Proyek

9.3.2 Laporan Penyelesaian Proyek
9.3.3 Berita Acara Laporan Penyelesaian Proyek
9.3.4 Berita Acara Serah Terima Proyek

Semua dokumen tersebut pada intinya adalah sebagai bukti telah selesainya
proyek, yaitu berupa pernyataan secara tertulis dan ditanda tangani oleh pihak-
pihak yang berwenang. Disini akan dibahas satu per satu contoh dokumen yang
dimaksud.

154
9.4 Laporan Pelaksanaan Proyek

LAPORAN PELAKSANAAN PROYEK

No. 1244/G.22.1/MM/2017

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Yuniska Fithriyyah
Jabatan : Manajer Proyek (Project Manager)
Alamat : Jl. SD Atu-Atu RT.11 Atu-Atu, Pelaihari

Selaku Pelaksana Proyek Pembangunan Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan
Surat Keluar dengan spesifikasi yang tercantum dalam “Dokumen Definisi Proyek” dan
“Dokumen Perencanaan Manajemen Proyek” (terlampir).

Dengan ini kami melaporkan bahwa pelaksanaan proyek Pembangunan Sistem Informasi
Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar berdasarkan Surat Penugasan Nomor :
1234/F11.1/LL/2017 tanggal 15 bulan 04 tahun 2017 telah dilaksanakan dengan baik
sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Demikian Laporan Pelaksanaan Proyek ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana

mestinya.

Pelaihari, 26 Agustus 2017

Pelaksana Proyek

Yuniska Fithriyyah
Manajer Proyek

155
9.5 Laporan Penyelesaian Proyek

LAPORAN PENYELESAIAN PROYEK

No.1245/G22.1/MM/2017

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : A. Ramli
Jabatan : Pemilik Proyek (Project Owner)
Alamat : Bajuin, Kab. Tanah Laut

Selaku Pengawas Pelaksana Proyek Pembangunan Sistem Informasi Pengarsipan Surat

Masuk dan Surat Keluar dengan spesifikasi yang tercantum dalam “Dokumen Definisi
Proyek” dan “Dokumen Perencanaan Manajemen Proyek” (terlampir).

Berdasarkan Laporan Pelaksanaan Proyek nomor 1244/G22.1/MM/2017 tanggal 26

bulan 08 tahun 2017 dari Manajer Proyek, bersama ini kami melaporkan bahwa
penyelesaian proyek Pembangunan Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan
Surat Keluar berdasarkan Surat Penugasan Nomor: 1234/F11.1/LL/2017 tanggal 15
bulan 04 tahun 2017 telah diselesaikan dengan baik.

Demikian Laporan Penyelesaian Proyek ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana

mestinya.

Pelaihari, 28 Agustus 2017

Pengawas Pelaksana Proyek

A.Ramli
Pemilik Proyek

156
9.6 Berita Acara Laporan Penyelesaian Proyek

BERITA ACARA PENYELESAIAN PROYEK

No. 1246/G22.1/MM/2017

Yang bertanda tangan di bawah ini:

1. Nama : A. Ramli
Jabatan : Pemilik Proyek (Project Owner)
Alamat : Bajuin, Tanah Laut
Selanjutnya disebut : Pengawas Proyek

2. Nama : Yuniska Fithriyyah

Jabatan : Manajer Proyek (Project Manager)
Alamat : Jl. SD Atu-Atu RT.11 Atu-Atu, Pelaihari
Selanjutnya disebut : Pelaksana Proyek

Menerangkan sebagai berikut:

1. Proyek : Pembangunan Sistem Informasi Pengarsipan
Surat Masuk dan Surat Keluar
2. Nomor Surat Tugas / tanggal : 1234/F11.1/LL/2017 tanggal 15 bulan 04
tahun 2017
telah selesai dikerjakan.
Demikian Berita Acara ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Pelaihari, 29 Agustus 2017

Pelaksana Proyek Pengawas Proyek

Yuniska Fitrhiyyah A. Ramli

Manajer Proyek Pemilik Proyek

157
9.7 Berita Acara Serah Terima Proyek

BERITA ACARA SERAH TERIMA PROYEK

No. 1247/G22.1/MM/2017

Pada hari ini Rabu tanggal 30 bulan 08 tahun 2017, kami yang bertanda tangan di bawah
ini:

1. Nama : A. Ramli
Jabatan : Pemilik Proyek (Project Owner)
Alamat : Bajuin, Tanah Laut

2. Nama : Yuniska Fithriyyah

Jabatan : Manajer Proyek (Project Manager)
Alamat : Jl. SD Atu-Atu RT. 11 Atu-Atu, Pelaihari

Menerangkan sebagai berikut:

1. Proyek : Pembangunan Sistem Informasi Pengarsipan

Surat Masuk dan Surat Keluar
2. No. Surat Penugasan / tanggal : 1234/F11.1/LL/2017 tanggal 15 bulan 04
tahun 2017
3. Pelaksanaan Proyek telah selesai berdasarkan Berita Acara Penyelesaian Proyek
Nomor: 1246/G22.1/MM/2017 tanggal 29 bulan 08 tahun 2017 dan Laporan
Penyelesaian Proyek nomor: 1245/G22.1/MM/2017 tanggal 28 bulan 08 tahun
2017.

Demikian Berita Acara ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

PELAKSANA PENGAWAS PELAKSANA

Yuniska Fithriyyah A.Ramli

Manajer Proyek Pemilik Proyek

158
 DAFTAR PUSTAKA

Charvat, Jason. 2002. Project Management Nation. John Wiley & Sonc Inc 2002.

Heryanto, Imam dan Totok Triwibowo. 2013. Manajemen Proyek Berbasis Teknologi
Informasi. Informatika: Bandung.

Project Management Institute. 1996. A Guide to the Project Management Body of

Knowledge. Project Management Institute.

Thomsett, Michael C. The Little Black Book Of Project Management, AMACOM Books,
ITKnowledge.com.

Website http://www.microsoft.com

Wysocki, Robert K, Robert Beck, Jr and David B. Crane. 2000. Effective Project Management,
Second Edition. New York: Wiley.

viii