KAS KECIL (PETTY CASH)

A. Definisi Dana Kas Kecil

Seperti yang pernah dibahas oleh penulis tentang cash in bank terkait rekonsiliasi

bank, bukan cuma sekedar kemauan perusahaan belaka untuk menempatkan dana kas di
rekening bank melainkan juga untuk kepentingan pengendalian internal perusahaan.
Meskipun demikian, perusahaan tetap menyisihkan sebagian kecil dari jumlah kas untuk
disimpan dalam brankas perusahaan yang disebut dengan dana kas kecil. 

Dana kas kecil atau biasa disebut juga dengan petty cash merupakan uang kas yang
tersimpan dalam brankas kantor suatu perusahaan untuk membiayai spending yang
jumlahnya relatif kecil dan sering terjadi. Seperti misalnya membeli pulpen, alat
pembersih lantai, perangko, vas bunga, alas meja tamu yang ada di front office, tinta
printer, makanan dan minuman untuk tamu atau para pelamar kerja yang sedang tes dan
lain – lain. Tentu akan sangat tidak efisien apabila menggunakan cash in bank untuk
membiayai transaksi – transaksi tersebut.

B. Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil

Dana kas kecil pertama kali dibentuk dengan cara membuat estimasi jumlah
kas yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk membiayai keperluan rutin selama periode
tertentu (biasanya ini tugas manajer operasional). Setelah mendapatkan angka kebutuhan
kas kecil, maka pihak operasional meminta persetujuan kepada pejabat berwenang
(biasanya Manajer Cabang atau Direktur Keuangan). Setelah di approve pejabat terkait,
maka pejabat terkait membuat cek dan dicairkan kas sebanyak jumlah yang telah
diestimasi dan approve tersebut. 

Kemudian uang kas tersebut disimpan oleh seorang karyawan yang tunjuk khusus

dan diberi wewenang (biasanya staf keuangan) atas nama perusahaan untuk
membayarkan kas dari dana kas kecil. 

Setiap terjadi transaksi yang melibatkan dana kas kecil, karyawan yang diberi
wewenang tersebut mencatat secara rinci dalam masing – masing formulir penerimaan
kas kecil (petty cash receipt atau petty cash voucher) yang bernomor urut tercetak
 serta ditandatangani oleh karyawan yang bersangkutan dan pihak yang menerima
pembayaran atas kas kecil. 

Demi kepentingan pengendalian internal dan pencatatan, maka seluruh dokumen

pendukung (misal faktur tagihan) harus dilampirkan dengan formulir penerimaan kas
kecil. Saat ingin melakukan pengisian kas kecil, karyawan bersangkutan
membuat permintaan pengisian kembali dana kas kecil (petty cash custodian) ke bagian
keuangan beserta seluruh petty cash receipt dan dokumen - dokumen pendukungnya
untuk verifikasi dan di approve. 

Setelah di approve oleh bagian keuangan, kemudian cek akan dibuat sebesar jumlah
pengisian kembali yang diminta. Pada saat yang bersamaan, seluruh dokumen
pendukung akan diberi stempel “Lunas” untuk menghindari terjadinya pembayaran
berganda atau diuangkan kembali faktur penagihan.

C. Metode Pencatatan Dana Kas Kecil

Metode pencatatan kas kecil yang dapat digunakan oleh akuntan terbagi atas dua,
yaitu metode pencatatan sistim dana tetap (imprest fund system) dan metode pencatatan
sistim dana pencatatan dana kas tidak tetap (fluctuating fund system). 

Dalam metode imprest fund system tidak perlu melakukan penjurnalan selama

terjadi transaksi, penjurnalan dilakukan ketika pengisian kembali dana kas kecil
dilakukan. Sedangkan dalam fluctuating fund system penjurnalan tetap saat terjadinya
transaksi hingga pengisian kembali dana kas kecil.