“ PERENCANAAN “
MATA KULIAH : PENGANTAR MANAJEMEN
DISUSUN OLEH :
Puji Tuhan, terima kasih Saya ucapkan atas bantuan Tuhan yang telah mempermudah
dalam pembuatan makalah ini, hingga akhirnya terselesaikan tepat waktu. Selain itu, Saya juga
ingin mengucapkan terima kasih kepada orang tua, keluarga, serta pasangan yang sudah
mendukung hingga titik terakhir ini.
Saya selaku penyusun makalah mengucapkan terima kasih kepada dosen mata kuliah
Pengantar Manajemen yang telah memberikan kepercayaan untuk membuat makalah ini, orang
tua yang senantiasa berdoa untuk kelancaran tugas kami, serta pada teman-teman yang telah
memberikan motivasi dalam pembuatan makalah ini.
Saya menyadari jika mungkin ada sesuatu yang salah dalam penulisan, seperti
menyampaikan informasi berbeda sehingga tidak sama dengan pengetahuan pembaca lain. Saya
mohon maaf yang sebesar-besarnya jika ada kalimat atau kata-kata yang salah. Tidak ada
manusia yang sempurna kecuali Tuhan.
Demikian Saya ucapkan terima kasih atas waktu Anda telah membaca hasil makalah
saya.
Penulis
BAB I
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Perencanaan adalah suatu kegiatan untuk menetapkan aktivitas yang berhubungan 5W1H
yaitu, apa (what) yang akan dilakukan, mengapa (why) hal tersebut dilakukan, siapa (who) yang
melakukannya, dimana (where) melakukannya, kapan (when) dilakukan, dan bagaimana (how)
melakukannya. Pertanyaan-pertanyaan tersebut berkaitan dengan tujuan-tujuan yang akan
dirumuskan, teknik dan metode yang dipergunakan, dan sumber yang diperdayakan untuk
mencapai tujuan tersebut.
2. Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan perencanaan?
2. Apa saja alasan perlunya sebuah perencanaan dalam suatu organisasi?
3. Apa saja tahap tahap perencanaan?
4. Apa saja dasar - dasar pengklasifikasian perencanaan?
5. Apa saja tipe tipe perencanaan?
6. Apa saja manfaat perencanaan?
7. Bagaimana kriteria penilaian efektivitas rencana?
8. Apa saja hambatan - hambatan perencanaan efektif?
9. Apa saja peralatan dan teknik perencanaan?
3. Tujuan Penulisan
1. Untuk mengetahui apa yang dimaksud dengan perencanaan
2. Untuk mengetahui apa saja alasan perlunya sebuah perencanaan dalam suatu
organisasi
3. Untuk mengetahui tahapan perencanaan
4. Untuk mengetahui dasar pengklasifikasian perencanaan
5. Untuk mengetahui tipe - tipe perencanaan
6. Untuk mengetahui manfaat perencanaan
7. Untuk mengetahui apa saja kriteria penilaian efektivitas rencana
8. Untuk mengetahui hambatan perencanaan efektif
9. Untuk mengetahui peralatan dan teknik perencanaan
BAB II
PEMBAHASAN
1. Pengertian Perencanaan
Perencanaan secara garis besar diartikan sebagai proses mendefinisikan tujuan organisasi,
membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkann rencana aktivitas kerja
organisasi. Pada dasarnya yang dimaksud perencanaan yaitu memberi jawaban atas
pertanyaan- pertanyaan apa (what), siapa (who), kapan (when), dimana (where), mengapa (why),
dan bagaimana (how). Jadi perencanaan yaitu fungsi seorang manajer yang berhubungan
dengan pemilihan dari sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan, kebijaksanaa
n - kebijaksanaan serta program - program yang dilakukan. Perencanaan merupakan proses
terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan berjalan. Rencana dapat
berupa rencana informal atau secara formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis
dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal
adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu.
Rencana formal adalah merupakan bersama anggota korporasi, artinya setiap anggota harus
mengetahui danmenjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ami guitar
dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan. Dalam sebuah perencanaan
terdapat unsur-unsur perencanaan. Perencanaan yang baik harus dapat menjawab enam
pertanyaan yang disebut sebagai unsur - unsur perencanaan. Unsur pertama adalah tindakan
apa yang harus dikerjakan, kedua ada sebabnya tindakan tersebut harus dilakukan, ketiga dimana
tindakan tersebut dilakukan, keempat kapan tindakan tersebut dilakukan, kelima siapa yang akan
melakukan tindakan tersebut, dan yang terakhir bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut.
Dalam sebuah perencanaan juga perlu memperhatikan sifat rencana yang baik. Sifat rencana
yang baik yakni.
1. Pemakaian kata-kata yang sederhana dan jelas dalam arti mudah dipahami oleh yang
menerima sehingga penafsiran ang berbeda - berbeda dapat ditiadakan.
2. Fleksibel, suatu rencana harus dapat menyesuaikan dengan keadaan yang sebenarnya bila
ada perubahan maka tidak semua rencana dirubah dimungkinkan diadakan penyesuaian –
penyesuaian saja. Sifatnya tidak kaku harus begini dan begitu walaupun keadaan lain dari
yang direncanakan.
3. Stabilitas, tidak perlu setiap kali rencana mengalami perubahan jadi harus dijaga
stabilitasnya setiap harus ada dalam pertimbangan.
4. Ada dalam perimbangan berarti bahwa pemberian waktu dan factor - faktor produksi
kepada siapa tujuan organisasi seimbang dengan kebutuhan.
5. Meliputi seluruh tindakan yang dibutuhkan, jadi meliputi fungsi - fungsi yang ada dalam
organisasi.
Salah satu maksud dibuat perencanaan adalah melihat program-program yang dipergunakan
untuk meningkatkan kemungkinan pencapain tujuan - tujuan di waktu yang akan datang,
sehingga dapat meningkatkan pengambilan keputusan yang lebih baik. Oleh karena
itu, perencanaan organisasi harus aktif, dinamis, berkesinambungan dan kreatif, sehingga
manajemen tidak hanya bereaksi terhadap lingkungannya, tapi lebih menjadi peserta aktif dalam
dunia usaha. Ada dua alasan dasar perlunya perencanaan:
1) Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan perencaan yang diawali dengan keputusan-
keputusan suatu keinginan atua keperluan organisasi atua kelompok kerja. Tanpa adanya
rumusan tujuan yang jelas organisasi akan memakai sumber daya, sumber daya yang
tidak efektif.
2) Merumuskan keadaan saat ini, pemahaman akan posisi perusahaan sekarang dari tujuan
yang akan dicapai atau sumber daya yang tersedia untuk mencapai tujua dalah sangat
penting karena tujaun dan rencana berhubungan waktu yang akan datang.Hanya setelah
keadaan perusahaan sekarang ini dianalisa rencana bisa dirumusan untuk menunjukkan
rencana kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua ini membutuhkan informasi terutama
keuangan dan data statistik yang diperoleh melalui komunikasi dalam organisasi.
3) Mengindentifikasi seluruh kemudahan dan hambatan, semua kekuatan dan kelemahan
dan juga kemudahan dan hambatan membutuhkan pengindentifikasian untuk mengukur
kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan.Untuk itu dibutuhakn pengetahuan faktor-
faktor lingkungan intern dan ekstern yang bisa membantu organisasi mencapai tujuannya
atau yang mungkin menimbulkan masalah. Meskipun sulit dilaksanakan antisipasi
keadaan, masalah dan kesempatan dan juga ancaman yang mungkin terjadi diwaktu
mendatang adalah bagian esensi dari proses perencanaan.
4) Mengembangkan rencana atau serangkaian aktivitas untuk mencapai tujuan. Tahap akhir
dalam proses perencanaan mencakup pengembangan berbagai alternatif aktivitas untuk
mencapai tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut dan dipilihnya alternatif terbaik
yaitu yang paling memuaskan diantara berbagai alternafif yang ada.
1. Bidang Fungsional (Functional Area) Mencakup rencana produksi, pemasaran, keuangan, dan
personalia. Setiap faktor memerlukan tipe perencanaan yang berbeda. Misal rencana produksi
akan meliputi perencanaan kebutuhan bahan, scheduling produksi, jadwal pemeliharaan mesin,
dan sebagainya. Sedangkan rencana pemasaran berisi target penjualan dan program promosi.
- Jangka Menengah (1-5 Tahun), misal: laba pertumbuhan dalam usaha untuk perbaikan laba.
- Jangka Panjang (>5 Tahun), misal: produk penyesuaian tujuan dan perubahan strategi,
memperkirakan penjualan pada masa yang akan datang dengan neraca laba/rugi sehingga dapat
menetapkan program. Semakin lama rentangan waktu antara prediksi dan kejadian nyata,
kemungkinan terjadinya kesalahan semakin besar.
5. Unsur-unsur Rencana (Activities) Dalam wujud anggaran, program, prosedur, kebijaksanaan,
dan sebagainya. Meliputi berbagai tingkatan dan setiap tingkatan merupakan bagian dari
tingkatan yang lebih tinggi. Berhubungan dengan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, seperti
program periklanan, prosedur seleksi personalia, anggaran penelitian dan pengembangan, dan
seterusnya.
Pengklasifikasian perencanaan telah banyak dilakukan oleh para ahli. Apapun bentuk
pengklasifikasian itu, perencanaan jelas saling terkait antara satu jenis perencanaan
lainya.beberapa tipe-tipe perencanaan yang dimaksud
1. Hasil perencanaan menjadi pedoman dan acuan dasar dalam melaksanakan kegiatan
2. Perencanaan bisa memudahkan pengawasan terhadap kegiatan yang dilakukan, apakah
telah sesuai dengan yang telah direncanakan atau tidak
3. Perencanaan bisa meminimalisir kesalahan yang mungkin akan terjadi
4. Kegiatan setiap unit manajemen lebih terorganisir
5. Pelaksanaan tugas menjadi lebih tepat, efektif dan efisien
6. Penyimpangan yang berpotensi muncul bisa diantisipasi sedini mungkin
7. Ancaman dan hambatan yang mungkin akan terjadi bisa diprediksi dan diatasi seawal
mungkin
8. Menganisipasi adanya perubahan kondisi baik internal maupuan eksternal yang bisa
berpengaruh pada kegiatan perusahaan.
9. Sebagai alat koordinasi antar bidang dan antar divisi dalam perusahaan
10. Memudahkan pengawasan
Beberapa kriteria dapat digunakan untuk menilai efektivitas perencanaan, yaitu mencakup:
1. Kegunaan.
Agar berguna bagi manajemen dalam fungsi-fungsinya yang lain, suatu rencana harus
fleksibel, stabil, berkesinambungan, dan sederhana. Fleksibilitas adalah esensi bagi
kesuksesan perencanaan strategik. Rencana juga memerlukan stabilitas, karena bila rencana
terlalu sering berubah para manajer tidak menjadi terbiasa dengan rencana tersebut sebagai
suatu peralatan pengoperasian dan menjadi tidak efektif. Rencana juga perlu mempunyai
kontinyuitas, agar perencanaan dapat berkesinambungan. Rencana mesti sederhana, untuk
memberikan cara pencapaian tujuan dengan sedikit mungkin faktor-faktor, kekuatan-
kekuatan dan pengaruh-pengaruh dalam situasi, serta hubungan-hubungan antara mereka.
2. Ketetapan dan Obyektivitas.
Rencana-rencana harus dievaluasi untuk mengetahui apakah jelas, ringkas, nyata, dan
akurat. Berbagai keputusan dan kegiatan manajemen hanya akan efektif jika didasarkan atas
informasi yang tepat dan disarkan pada pemikiran realistik dan fakta-fakta yang sebenarnya
tentang persyaratan-persyaratan yang dibutuhkan untuk mencapai sasaran dibanding sasaran
pribadi pembuat rencana. Jadi agar perencanaan tersebut dapat tercapai, proses
penyusunannya harus didasarkan atas pemikiran yang obyektif.
3. Ruang Lingkup.
Perencanaan perlu memperhatikan prinsip-prinsip kelengkapan, kepaduan, dan
konsistensi.
4. Efektivitas Biaya.
Efektivitas biaya perencanaan adalah menyangkut waktu, usaha, dan aliran emosional.
Jadi jangan lakukan perencanaan bila hasilnya tidak meningkatkan penghasilan atau
mengurangi biaya lebih kecil daripada biaya perencanaan dan implementasinya.
5. Akuntabilitas.
Ada dua aspek akuntabilitas perencanaan,yaitu : tanggung jawab atas pelaksanaan
perencanaan dan tanggung jawab atas implementasi rencana. Suatu rencana harus mencakup
keduanya.
6. Ketepatan Waktu.
Para perencana harus membuat berbagai perencanaan. Berbagai perubahan yang terjadi
sangat cepat akan dapat menyebabkan rencana tidak tepat atau sesuai untuk berbagai
perbedaan waktu.
Selain itu, rencana juga memerlukan stabilitas, karena bila rencana terlalu sering berubah
para manajer tidak menjadi terbiasa dengan rencana tersebut sebagai suatu peralatan
pengoperasian dan menjadi tidak efektif. Rencana yang stabil tidak akan harus diganti atau
dimodifikasi secara luas hanya karena perubahan-perubahan dalam kecenderungan jangka
panjang lingkungan perusahaan. Di samping itu, perencanaan juga perlu mempunyai
kontinyuitas, agar perencanaan dapat berkesinambungan.
Teknik Perencanaan
1. Pengamatan Lingkungan
Yaitu pengamatan sejumlah informasi untuk memprediksi munculnya kecenderungan
dan membuat rencana.
2. Peramalan
Yaitu memprediksi hasil berdasarkan informasi yang diperoleh dari pengamatan yang
kemudian digunakan untuk menyusun skenario.
3. Patok Duga
Yaitu pencarian praktek - praktek terbaik diantara pesaing atau bukan pesaing yang
mengarah pada kinerja mereka yang superior.
BAB III
PENUTUP
1. Kesimpulan
B. Sebagai mana kita ketahui Perencanaan (planning) adalah proses dasar manajemen untuk
menentukan tujuan dan langkah-langkah yang harus dilakukan agar tujuan dapat tercapai.
Dan perencanan disebut juga dengan suatu pemilihan sekumpulan kegiatan dan
pemutusan selanjutnyapa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana dan oleh siapa.
C. Adapun manfaat perencanaan adalah sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan,
terorganisasinya pelaksanaan tugas dan kegiatan, serta memudahkan pelaksanaan
pengawasan. Hal tersebut haruslah kita ketahui dan kita pelajari untuk menjadi seorang
pemimpin karena jika itu tidak kita ketahui maka kita tidak ada acuan atau patokan untuk
menjadi seorang pemimpin yang baik.
2. Saran
Dalam makalah ini sedikit saran yang saya sampaikan tertuju kepada saya pribadi selaku tim
penulis khususnya dan pembaca sekalian umumnya, diantaranya:
A. Mengawali tindakan atau kegiatan dengan perencanaan yang sistematis dan sejalan
dengan tujuan yang diharapkan.
B. Mengimplementasikan setiap perencanaan yang disusun dengan tanggung jawab dan siap
untuk melakukan evaluasi terhadap rencana yang telah disusun apabila sudah
dilaksanakan.
Daftar Pustaka
Pengertian Organisasi
Karakteristik Organisasi
Alasan – Alasan
Dibutuhkan Manajemen
Manajemen Ilmiah
Perkembangan Teori
Teori Organisasi Klasik
Manajemen
Aliran Hubungan
Manusiawi
Pengertian Pengambilan
Keputusan
Proses Pengambilan
Keputusan
Manajer Sebagai
Pengambil Keputusan
Mengambil Keputusan
Hakikat Pekerjaan Manajer
Pengambilan Keputusan
Kelompok
Kebaikan Dan
Kelemahan Keputusan
Kelompok
Pengertian Perencanaan
Alasan Perlunya
Perencanaan Dalam Suatu
Organisasi
Tahap – Tahap
Perencanaan
Dasar – Dasar
Pengklasifikasian
PERENCANAAN
Perencanaan
Manfaaat Perencanaan
Kriteria Penilaian
Efektivitas Rencana
Hambatan - Hambatan
Perencanaan Efektif