JOBDISK PANITIA MY BRAND2019

UKKI UNESA

1. KEWAJIBAN KETUA PELAKSANA

Fungsi dan Tugas kerja ketua adalah sebagai berikut :
a. Merencanakan /Perencanaan (merencanakan hal/ kegiatan yang akan dilakukan),
Mengorganisir (mengatur dan membagi tugas dan tanggungjawab/ pendelegasian kepada
setiap sie)
b. Mengontrol/ mengecek atau meminta laporan kemajuan kegiatan
c. Membagi tugas dan kerja sama antar seksi – seksi dalam kegiatan diluar maupun saat saat
rapat.
d. Melakukan hubungan komunikasi dengan Pembina UKKI UNESA sebagai Pelindung,
terutama mengenai Jalannya Kegiatan MY BRAND 2019.
e. Bertanggung jawab terhadap segala sesuatu/ kegiatan yang telah diprogramkan oleh setiap
seksi
f. Memimpin dan menyetujui segala keputusan rapat.
g. Memberikan teguran kepada seksi – seksi dan anggota bila tidak menjalankan tugas
h. Memberikan laporan kegiatan dari koordinator – koordinator seksi
i. Membagi tugas dan fungsi kerja, serta meminta masukan dari wakil ketua
j. Memberikan surat perintah kerja/ mandate kepada anggota untuk menjalankan tugas.
k. Melakukan Rapat Internal sebelum malanjutkan Pelaksaaan Kegiataan.

2. SEKRETARIS 1
Fungsi dan Tugas kerja sekretaris adalah sebagai berikut :
a. Membuat surat undangan rapat
b. Membuat surat permohonan bantuan dana (proposal)
c. Membuat surat Edaran.
d. Mencatat hasil – hasil keputusan rapat Panitia Pelaksana MY BRAND dan Anggota,
termasuk semua usulan, kritik dan saran.
e. Membuat surat keputusan yang dikeluarkan ketua/ wakil ketua, surat keputusan delegasi dan
surat keputusan koordinator seksi – seksi
f. Membuat laporan pertanggung jawaban kegiatan-Kegiatan kepanitiaan dan laporan
keuangan, atas pelaksanaan kegiatan
g. Arsip surat masuk atau keluar
h. Mengetahui dan mencatat nomor surat masuk dan keluar
i. Menyimpan peralatan sekretaris di Ruang sekretariatan
j. Menata dan menyimpan file – file / data pada kotak atau computer dll.

3.      SEKRETARIS 2
Fungsi dan Tugas kerja Wakil Sekretaris adalah sebagai berikut:

a. Membantu Sekertaris dalam menyusun dan menata tugas-tugas sekertaris.

b. Menjaga dan Merawat Fasilitas kegiatan.
c. Membantu Sekertaris Umum Bila sekertaris Berhalangan.
4.      BENDAHARA 1
Fungsi dan Tugas kerja Bendahara adalah sebagai berikut :

a. Menyimpan dan mengeluarkan uang kepanitiaan

b. Membukukan segala pengeluaran dan menerima dan mencatat tanggal uang masuk beserta
sumber dan jumlah dana
c. Mengeluarkan uang serta mencatat jumlah (banyaknya uang), tanggal, penerima, serta
kegunaan uang tersebut
d. Menyediakan Nota (kwitansi) uang masuk dan meminta nota pembelian atas kegunaan dana
e. Membuat laporan keuangan, dan membukukan keuangan iuran pokok, wajib maupun
sumbangan sukarela anggota
f. Meminta persetujuan ketua sebelum mengeluarkan uang, dan dapat berkoordinasi dengan
anggota.
g. Melaporkan Uang masuk dan keluar kepada Panitia Inti dan anggota.

5.      BENDAHARA 2
Fungsi dan Tugas kerja Wakil Bendahara adalah sebagai berikut :

a. Menjalin Hubungan dengan Bendahara Umum dalam melaksanakan tugas Kepanitiaan.

b. Mendata aktifa Tetap sebagai kekayaan-kekayaan kepanitiaan.
c. Bersama Kordinator seksi Usaha Dana mencari jalan keluar dalam hal ini mencari dana
kepanitiaan.
d. Bekerja sama dengan setiap seksi panita MY BRAND.

      II. SEKSI – SEKSI :

1. Seksi Perlengkapan
Fungsi dan Tugas kerja seksi perlengkapan adalah sebagai berikut :
a. Mencari tahu semua kebutuhan seksi, terutama peralatan kesekretariatan dan usaha dana.
b. Mengecek peralatan dan kebutuhan seksi.
c. Melaporkan kelebihan dan kekurangan kebutuhan kepada Panitia atau ketua.
d. Mendata dan mencatat semua alat yang berupa pinjaman
e. Menjaga semua Peralatan milik Badan Pengurus dan panitia Inti dan dapat bekerja sama
dengan seksi keamanan
f. Menyediakan alat-alat yang di pakai dalam kegiatan dan kerja sama dengan kegiatan-
kegiatan lain.
g. Menyediakan gedung atau tempat melaksanakan kegiatan.
h. Mencari informasi kepada seksi-seksi lain untuk melengkapi kekurangan.
i. Melengkapi dekor Ruangan
j. Potong Tema kegiatan dan Rias Ruangan
k. Merencanakan dan memesan jumlah Spanduk dalam ruangan dan di luar ruangan (indoor
dan outdoor).
l. Melaksanakan dekorasi pada ruangan yang akan di pakai untuk kegiatan MY BRAND
m. Meminta saran, atau memberitahukan kepada seksi perlengkapan bila kekurangan alat dan
bahan dekorasi.
 n. Mengkoordinasi dengan seksi-seksi lain, misalnya dengan seksi acara/ kerohanian, mengenai
tema-tema Dakwah.
o. Meminta, saran kepada orang atau pihak yang berpengalaman tentang dekorasi, misalnya
jasa dekorasi indoor dan autdoor.
p. Membicarakan kepada semua anggota Panitia seksi dekorasi, mengenai jenis dan model,
dekor yang akan dibuat, serta pembagian tugas-tugas dalam mengerjakan kegiatan dekorasi

2. Seksi Acara
Fungsi dan Tugas kerja seksi acara adalah sebagai berikut :
a. Menyusun rencana Kegiatan MY BRAND 2019.
b. Mengatur, memimpin semua kegiatan MY BRAND 2019
c. Membagi tugas dan tanggungjawab mengenai hal – hal teknis pada saat kegiatan
berlangsung misalnya, Moderator, Pemimpin Acara, Pembicara, DLL.
d. Mengatur waktu, tempat dan membagi tugas masing – masing anggota saat acara.
e. Mengatur dan memberi tugas mengenai kegiatan MY BRAND 2019 misalnya
menghubungi pembicara, moderator dll dan bekerja sama dengan seksi lain seperti, seksi
humas, dokumentasi, perlengkapan, keamanan dan kesehatan
f. Mencari Pemateri dan Menentukan Pokok Materi.
g. Bekerja sama dengan Seksi Perlengkapan, dan HUMAS untuk mempersiapakan Tempat
Pelaksanaan MY BRAND 2019.
h. Mengatur dan Menata Tempat Pelaksanaan MY BRAND 2019
i. Bersama Seksi keamanan Mengarahkan dan menertibkan Peserta MY BRAND 2019
j. Menentukan waktu pelaksanaan MY BRAND 2019 dan Menentukan Nara sumber,
moderator dan Notulen.
k. Bertanggungjawab atas kegiatan yang di laksanakan

3. Seksi Publikasi dan Dokumentasi

Fungsi dan Tugas Kerja seksi Publikasi dan Dokumentasi adalah Sebagai berikut:
a. Mendokumentasi semua kegiatan Panitia dan peserta MY BRAND 2019
b. Mempublikasikan semua hasil-hasil rapat secara internal Pantia, maupun Ekstern melalui
media (milis, madin,dan website). Guna penyebaran informasi dan dalam hal ini dapat
bekerja sama dengan Humas.
c. Membuat Pamflet, informasi tertulis (BC an), sertifikat.
d. Membuat Sub Image Banner untuk kegiatan MY BRAND 2019.
e. Membuat (Mendesain) Stiker, video Dokumenter dan sejenisnya.
f. Membagi undangan serta menyebarluaskan informasih kepada anggota.
g. Mendokumentasi serta mendata semua kekayaan panitia yang di gunakan oleh panitia yang
barang pinjaman (Sewa) ataupun milik panitia selama kegiatan berlangsung.

4. Seksi Konsumsi
Fungsi dan Tugas Kerja seksi konsumsi adalah sebagai berikut:
a. Merencanakan, Mencatat, mensurvei semua jenis makanan dan menu-menu atau model
masakkan atau makanan yang akan digunakan pada saat pelaksanaan kegiatan MY BRAND
2019
 b. Mencari tahu harga-harga bahan makanan, serta melaporkan semua hasil survey kepada
koordinator umum selanjutnya meminta pertimbangan kepada ketua dan Bendahara. Agar
dipertimbangkan dengan kemampuan dana yang ada.
c. Merencanakan waktu makan. Untuk mengatur waktu makan ini dapat bekerja sama dengan
seksi acara, seksi keamanan serta seksi perlengkapan.
d. Memberikan rincian anggaran semua kebutuhan konsumsi kepada Ketua dan Bendahara.
e. Menyiapkan makanan dan minuman bagi peserta, panitia dan pemateri/ pembina
f. Mengambil, membagi dan mengatur semua tempat duduk baik peserta, panitia, pemateri MY
BRAND 2019
g. Menyiapkan semua peralatan makanan dan minuman (gelas, piring, sendok, dll).
h. Mengecek semua peserta pada saat makan, jangan sampai ada yang kelewatan atau belum
mendapat jatah makan (Lapar).
i. Membuat daftar list yang sudah dan belum makan dan minum
j. Meminta saran, kritik serta menerima usulan menu-makanan, yang diberikan. Atas
kelebihan atau kekurangan makanan dan minuman.

5. Seksi Hubungan Masyarakat (HUMAS)

Fungsi dan Tugas Kerja seksi HUMAS adalah sebagai berikut:
a. Menjalin hubungan yang harmonis dengan masyarakat yang ada disekitar kesekretariatan
b. Mencari sumber dana dari luar (donatur) sebanyak-banyaknya serta menandatangani surat
kerja sama
c. Mengusahakan tempat pelaksanaan kegiatan MY BRAND 2019 dan tempat acara kegiatan.
d. Bekerja sama atau berkoordinasi dengan seksi dekdok terutama mengenai hal – hal
informasi yang ingin disampaikan kepada publik
e. Menyampaikan informasi kepada publik bila diperlukan.
f. Mencari atau mensurvei tempat-tempat diadakannya kegiatan
g. Mengkofirmasikan tempat hasil survey lokasi ke ketua pelakasana atau koordinator lapangan
h. Membuat informasi bagi Mahasiswa yang ingin daftar untuk mengikuti kegiatan MY
BRAND 2019.

6. Sie Kesekretariatan
Fungsi dan tugas kesekretariatan adalah :
a. Membuat surat seperti: Permohonan pembicara, moderator, Permohonan membuka
acara, Permohonan dana, Permohonan kerjasama kepada instansi tertentu,
Peminjaman gedung dan peralatan, Undangan, dsb
b. Menyiapkan biodata pengisi acara dan mengarsipkannya
c. Menyiapkan dan mengedarkan daftar hadir peserta dan daftar hadir panitia
d. Menyiapkan lembar kesan dan pesan (jika diperlukan)
e. Menyiapkan sertifikat untuk panitia
f. Membuat tanda kepanitiaan name tag
g. Menyediakan lembar komunikasi kepanitiaan.
h. Melakukan koordinasi dengan sie lain untuk memudahkan kinerja setiap sie.