Kasus: Managing A Systems Development Project At Consumer And Products,

Inc
Asal Mula Proyek PAS

Perusahaan consumer and industrial products, Inc (CIPI), merupakan 100 manufaktur yang dikenal luas
akan produknya baik untuk individu dan industri. Berkantor pusat di Amerika, CIPI merupakan
perusahaan internasional dengan fasilitasnya ada di Eropa, Asia dan Amerika Utara serta Selatan. Proyek
PAS (Payable Audit System) merupakan salah satu produk yang saling berhubungan yang berakibat dari
revolusi fundamental pada proses pembayaran rekening CIPI sebagai bagian dari total kualitas
manajemen (TQM).

Disamping pengembangan sistem pengendalian dokumen baru, pendekatan rekening pembayaran ini
meminta CIPI untuk menggali atau mengubah secara intensif lima sistem utama: Sistem Audit
Pengangkutan (FAST), Sistem Penyesuaian Tagihan Terkomputerisasi (CIMS), yang merupakan tagihan
diaudit; Sistem Korporat (CAS), yang mengecek voucher yang disetujui oleh orang yang berwenang;
Sistem database vendor yang disebutkan diatas dan sistem yang berhubungan dengan transaksi yang
tidak ada dalam pesanan pembelian di komputer. Proyek PAS awalnya dimaksudkan untuk mengubah
sistem CIMS.

Sistem Pengembangan CIPI

Sistem pengembangan pada CIPI keduanya tersentralisasi dan desentralisasi. Dimana sistem rekening
pembayaran mempengaruhi database finansial korporat, Anderson harus melibatkan IS korporat dalam
pengembangan sebagian besar sistem ini. Namun sistem kontrol dokumen (DCS) tidak langsung
mempengaruhi database korporat, jadi Anderson memutuskan untuk menggunakan sistem
kelompoknya sendiri untuk mengembangkan sistem ini. IS korporat baru saja mulai menggunakan
metodelogi pengembangan terstruktur disebut Stradis.

Metodologi ini membagi pengembangan menjadi delapan tahapan: kajian awal, kajian detail, kajian
persyaratan awal, garis-garis besar rancangan fisik, total pernyataan yang diminta, sistem rancangan,
pengkodean dan uji serta instalasi. Metodelogi ini memberikan detail dokumen akan apa yang sebaiknya
dikerjakan pada tiap tahapan. Pada akhir masing-masing tahapan perencanaan detail dari tahapan
berikutnya dilakukan dan biaya serta waktu diperkirakan untuk proyek direvisi. Masing-masing tahapan
menghasilkan dokumen yang harus disetujui oleh pemakai dan manajemen IS sebelum mulai dengan
tahapan berikutnya. Stradis juga memasukkan kajian paska implementasi dilakukan beberapa bulan
setelah sistem terpasang.

Peranan Proyek PAS

Metodologi Stradis mendifinisikan sejumlah peranan diisi dalam proyek pengembangan:

 Sponsor eksekutif
 Ted Anderson, Direktur Pembayaran, bertanggungjawab untuk semua pembayaran CIPI termasuk
penggajian dan account payable. Mulai dengan CIPI pada 1996 dibidang akunting, Anderson memiliki
sejarah panjang karir sebagai manajer pemakai akan sistem pengembangan proyek, termasuk proyek
penggajian, SDM dan akunting. Dalam metodologi Stradis, sponsor eksekutif memiliki tangungjawab
anggaran dan harus menyetujui semua pengeluaran proyek. Dia harus menandatangani di akhir masing-
masing tahapan dan memberikan kewenangan kepada tim untuk menjalankan tahapan berikutnya.
Menurut Watkins, Anderson adalah sponsor eksukutif yang sangat aktif.

 Manager proyek pemakai

Peter Shaw merupakan manajer proyek pemakai. Ia telah bekerja untuk CIPI selama 18 tahun, mulai
sebagai karyawan paruh waktu saat kuliah di perguruan tinggi. Selama karirnya ia telah bekerja dalam
akunting penggajian dan SDM, menghabiskan sebagaian waktunya untuk pekerjaan sistem dan sebagian
posisinya sebagai supervisor (pengawas). Selama 3 tahun terakhir, ia telah menjadi supervisor account
payable. Manajer proyek bertanggungjawab dalam meyakinkan bahwa sistem memenuhi kebutuhan
bisnis departemen pemakai dan sistem menjawab tepat pada waktunya. Ia menangani usaha-usaha
departemen pemakai dalam proyek, dan meyakinkan bahwa orang yang tepat teridentifikasi dan
membuat ketersediaan sebagaimana diperlukan. Dia juga bertanggungjawab untuk mempresentasikan
pandangan pemakai kapanpun permasalahan muncul dan meyakinkan bahwa setiap permasalahan
politisi dikenali dan dikendalikan.

 Direktur Proyek

Linda Watkins, analis senior dalam departemen IS korporat merupakan Direktur Proyek. Watkins,
yang kini bergabung dengan CIPI, memiliki gelar MBA di MIS dan pengalaman selama 7 tahun sebagai
analis dan manajer proyek dengan 500 perusahaan fortune dan konsultan keuangan. Dia memiliki
pengalaman stradis pada proyek yang ditangani, yang menjadi salah satu alasan dia disewa oleh CIPI.
Direktur proyek bertanggungjawab dalam menangani orang-orang IS dalam proyek.

Tahapan, menangani anggaran orang teknis pada saat yang tepat dan bekerja lewat Shaw untuk
meyakinkan bahwa klien yang tepat ada bila diperlukan untuk diwawancarai atau pembuatan
keputusan.

Watkins juga mencoba membuat kliennya menyadari apa yang memungkinkan terjadi dengan teknologi
komputer jadi mereka tidak otomatis akan apa yang mereka telah sedang lakukan bagian penting
lainnya dari pekerjaan Watkins adalah komunikasi. Anderson menemukan bahwa ada perubahan segar
dari pengalaman masa lalunya.

Kepercayaan seperti itu sangat penting bagi Watkins, sebagai tanggung jawab utamanya adalah
meyakinkan setiap orang bekerja bersama secara efektif dalam proyek. Dia menghabiskan banyak
usahanya untuk memilih orang teknik yang memiliki skill komunikasi yang baik dan bisa berinteraksi
positif dengan kliennya.

 Manajemen IS
 Henry Carter supervisor IS sistem pembayaran merupakan supervisor Watkins. Ia bertanggung
jawab untuk integrasi semua proyek pembayaran dan alokasi orang-orang IS ke proyek ini. Perannya
termasuk memberi nasehat dan konsultasi dengan direktur proyek, mengkaji perencanaan proyek dan
meyakinkan bahwa mereka mendapatkan bantuan teknis yang mereka perlukan dari organisasi IS.

Carter telah bertanggung jawab akan perawatan sistem Depertemen Pembayaran selama bertahun-
tahun. Ketika proyek penegmbangan baru dimulai. Carter bertanggung jawab untuk ini juga, namun ia
memiliki sedikit pengalaman dengan pengembangan sistem dan sedikit membantu Walkins.

Carter bertanggung jawab kepada Clark Mason, manajer IS bidang sistem keuangan yang menyadari
akan beberapa kelemahan Carter namun sangat bernilai baginya dalam ilmu pengetahuan akan sistem
yang ada. Untuk mengantisipasi kelemahan Carter, Mason telah mencoba mendapatkan manager
proyek terbaik yang ada dan ia mengatakan akan datang langsung saat mereka memiliki pertayaan
strategis atau permasalahan sehubungan dengan klien.

 Kelompok Pengarah

Kelompok pengarah dikepalai oleh Anderson dan termasuk tiga supervisor account payable yang
bidangnya dipengaruhi oleh proyek, Shaw dan menager pembayaran, Tom Hill, Watkins dan Carter
merupakan bekas anggota kelompok ini. Perannya dalam kelompok pengarah adalah menyetujui
anggaran, menentukan arah bisnis proyek dan membuat keputusan yang diperlukan.

Fungsi utama grup pengarah adalah berhubungan dengan permasalahan dan isu. Permasalahan
meminta perhatian segera, dan isu merupakan permasalahan potensial yang akan bergerak ke kategori
permasalahan jika tidak berhubungan.

Pada awal masing-masing pertemuan kelompok pengarah, Anderson akan bertanya apakah atau tidak
setiap orang membuat dirinya tersedia jika diperlukan, dan jika tidak ia akan berjalan kedepan. Menurut
Walkins, “Ted sangat vokal mengenai opininya, namun ia tidak otoriter. Saat ada referensi opini dalam
kelompok pengarah, ia akan mengarahkan kemana ia akan pergi, namun tetap kepada pihak yang
tertarik untuk bekerja sesuai pemecahan permasalahan. Sebaliknya jika ia berpikir proyek memerlukan
pencarian, ia akan bekerja dengan giat.”

Shaw dikenal luas akan pengetahuan politik dan ia serta Watkins akan menyelenggarakan pertemuan
kelompok pengarah. Mereka akan membahas isu yang mungkin muncul untuk diputuskan, siapa yang
akan mempresentasikan dan bagaimana. Jika ada keputusan signifikan perlu dibuat, Watkins dan Shaw
akan mendiskusikan dengan Anderson untuk melihat dimana ia harus berada dalam suatu alternatif.
Watkins tidak mencoba merekomendasikan kepada komite melainkan mempresentasikan permasalahan
akan bisnis sejalan dengan alternatif permasalahan. Karena agenda diorganisir dengan baik dan semua
informasi ada di tangan, pertemuan kelompok pengarah agak efektif, biasanya terakhir sebelum jadwal
selesai.

Perencanaan Proyek
Metodologi Stradis meminta bahwa direktur proyek memperkirakan dua biaya pada masing-masing
tahapan proyek: biaya penyelesaian sisa proyek dan biaya tahapan berikutnya. Estimasi biaya untuk
tahapan selanjutnya meminta bahwa perencanaan direktur proyek bergerak secara detail, dan
kemudian perencanaan digunakan untuk menentukan anggaran dan mengendalikan proyek.

Untuk membantu penjadwalan, Watkins menggunakan alat disebut Project Manager’s Workbench yang
termasuk didalamnya modul PERT dan modul Gant Chart. Dengan kemungkinan keterbatasan waktu,
dan level staffing yang berbeda, dia sering harus mengembangkan penjadwalan yang berbeda, untuk
diskusi dengan Shaw dan Anderson dan untuk presentasi kelompok pengarah.

Pengaturan Staf Proyek

Johnson telah bekerja sebagai programmer perawatan selama bertahun-tahun. Carter sangat
menghargainya sebagai programmer perawatan dan karenanya hanya memberikan waktu sekitar 20
persen untuk waktu Johnson untuk proyek PAS.

Beberapa minggu kemudian, Watkins mendapatkan Lucy Robbins yang telah berpengalaman dalam area
perawatan pada perusahaan menengah dan juga telah mengarah ke proyek pengembangan ukuran yang
lebih besar. Dia bisa memprogram, kehebatan utamanya adalah program pengawasan dan
berkomunikasi dengan spesialis teknis IS. Karena IS memiliki lebih banyak proyek yang memerlukan
banyak orang yang mampu, Watkins tidak pernah mampu meyakinkan Henry Carter atau Clark Mason
untuk mencari orang CIPI yang berkualifikasi akan proyek sepenuhnya, sehingga Watkins harus
memperkerjakan staf proyek dengan karyawan sementara dari kontraktor luar. Watkins menyewa dua
analis kontraktor yang memiliki keahlian. Analis pertama sebagai analis yang baik yang memiliki
pengalaman dengan bahasa pemrograman standar CIPI dan database sistem dan memiliki hubungan
dengan database beberapa proyek. Analis kontraktor kedua memiliki pengalaman dalam pengujian.

Mencoba Proyek

Dimulai pertengahan Juni 1993 sebagaimana penggantian CIMS. Sistem CIMS (Sistem Penyesuaian
Tagihan Komputerisasi) merupakan sistem yang menyesuaikan tagihan dengan pesanan lewat komputer
dan menerima pelaporan, pembayaran dimanapun disepakati dan penundaan pembayaran dimanapun
bila tidak disepakati.

 Kajian Awal

Tim proyek menyimpulkan sangat tepat untuk memodifikasi sistem CIMS untuk memasukkan beberapa
elemen penting. Shaw dan Watkins merekomendasikan sistem baru perlu dikembangkan daripada
memakai sistem CIMS yang ada saat ini. Pada pertemuan 8 Agustus 1993, grup pengarah menerima
rekomendasi ini. Laporan awal mengenai pengembangan sistem baru bahwa mereka mengeluarkan
Sistem Audit Yang Bisa Dibayar (PAS).

Laporan Kajian Awal merupakan persentase level tinggi akan tujuan proyek dari sistem baru dan
bagaimana sistem ini akan lebih jauh sesuai dengan tujuan bisnis. Pada 9 Oktober 1993, Laporan Kajian
Awal disetujui oleh Anderson dan tim diberi wewenang menjalankan sejalan dengan Detail Kajian
Laporan.

 Detail Kajian Laporan

Dengan adanya tujuan bisnis dari sistem yang baru, tim proyek mempertimbangkan bagaiamana sistem
sekarang bisa diperbaiki dan mempersiapkan diagram arus dan diagram hubungan untuk sistem yang
diajukan ini. Aktivitas utama dari tahapan ini adalah seminar model data awal yang hasilnya disimpan
dalam kamus data logis CASE. Kerangka laporan ini terutama perluasan dari Laporan Kajian Awal.
Termasuk tujuan bisnis dari sistem baru adalah sebagai berikut.

 Mengurangi biaya proses voucher selama lebih dari 3 tahun berikutnya untuk kurang dari biaya
yang sekarang
 Mengurangi staf yang diperlukan dalam proses voucher sebesar 50% dalam lima tahun ke depan
 Secara signifikan mengurangi waktu yan diperlukan untuk membayar voucher
 Memberikan informasi sistemik untuk tujuan pengukuran kualitas vendor dan kinerja account
payable
 Mendukung integrasi sistemik untuk memfasilitasi lebih baik akan perubahan akibat adanya
perubahan prosedur bisnis

Detail Laporan Kajian disetujui pada 31 Oktober 1993 dan tim diberi wewenang menjalankannya sesuai
dengan Kajian Persyaratan Draft.

 Kajian Persyaratan Draft

Kajian Persyaratan Draft menghasilkan informasi detail akan input, output, proses dan data dari sistem
baru. Pernyataan Persyaratan Draft disetujui pada 3 April 1994 dan tahapan Garis-garis Besar Rancangan
Fisik dimulai.

 Perhatian Anderson

Anderson khawatir karena diantara direkturnya dari kelima proyek adalah sponsornya. Ia berkomitmen
akan arah strateginya untuk bidang pembayaran dan ia merasa bahwa reputasinya penuh risiko jika
sistem penting untuk mendukung perubahan rencana tidak selesai dengan berhasil.

KESIMPULAN

Pengembangan sistem informasi perusahaan berawal dengan penggunaan metode pengembangan

terstruktur yang disebut Stradis. Metode ini membagi pengembangan dalam 5 (lima) tahap yaitu :
studi awal, studi rinci, studi tentang kebutuhan informasi, perancangan outline, percobaan, dan
penginstalan. Metode ini membutuhkan dokumentasi rinci tentang apa yang kita lakukan pada setiap
tahap. Pada akhir tahap, perencanaan untuk tahap berikutnya sudah dilakukan, termasuk perkiraan
biaya dan waktu yang diperlukan untuk peninjauan kembali proyek. Setiap tahap menghasilkan
dokumen yang harus disetujui pemakai dan manajemen sistem informasi sebelum diproses ke tahap
selanjutnya. Stradis juga mencakup peninjauan kembali implementasi beberapa bulan setelah sistem
diinstal.

Dari gambaran umum kasus di atas maka dapat dilihat bahwa Ted Anderson memiliki jabatan di CIPI
sebagai direktur pembayaran yang mempunyai tanggung jawab memastikan kebenaran pembayaran
yang dilakukan CIPI kepada para penjualnya. Tugas Anderson selain berhubungan dengan penjual juga
berkaitan dengan pembayaran gaji karyawan, ini berarti semua aliran kas yang keluar dai CIPI
memerlukan otorisasi dari Anderson. Menyangkut hutang perusahaan, Anderson dibantu oleh
beberapa supervisor salah satunya adalah Peter Shaw yang bertugas memastikan bahwa sistem sudah
sesuai dengan kebutuhan penggunanya dan dapat menyediakannya dengan tepat waktu.

CIPI juga mempunyai divisi yang bertugas dalam pengembangan sistem, divisi ini dipimpin oleh
Charless Bunke. Supervisor untuk pengembangan sistem informasi pada pembayaran adalah Henry
Carter. CIPI sekarang sedang mengembangkan sistem untuk pembayaran yang dinamakan Payable
Audit System (PAS) dimana penelitian atas proyek ini diserahkan kepada Linda Watkins. Akan tetapi
Watkins mengalami musibah yang mengakibatkan ia tidak dapat bekerja selama beberapa bulan ke
depan. Inilah yang menjadi perhatian Anderson yang sangat memerlukan Watkins dalam
pengembangan dalam sistem pembayaran dan Watkins juga merupakan orang yang paling tepat yang
ia kenal.

Untuk membangun DCS yang baru, pendekatan akun hutang memerlukan perubahan atau modifikasi
lima sistem utama, antara lain: the Freight Audit System (FAST); the Computerized Invoce Matching
Sistem (CIMS), yang memeriksa tagihan; Corporate Approval System (CAS), yang memeriksa bahwa
voucher tersebut disetujui oleh orang yang mempunyai otoritas; database penjual; dan sistem yang
dihadapkan dengan transaksi dengan pesanan pembelian yang tidak saling berhubungan. PAS project
ditujukan untuk memodifikasi sistem CIMS.

Untuk dapat mempertahankan proyek berjalan sesuai dengan rencana sebelumnya tentunnya
permasalahan terkait dengan kecelakaan yang dihadapi oleh Watkins harus segera ditanggulangi, dan
menurut kami Anderson harus memastikan terlebih dahulu seberapa jauh proyek telah berjalan serta
mencari alternatif apakah ada orang atau tim proyek yang mampu untuk menggantikan Watkins.
Dalam kasus ini harus dilihat per kasus, dari uraian kasus diatas kami berkesimpulan bahwa proyek
sistem tersebut baru sampai tahap penelitian tentang sistem yang diperlukan atau masih dalam tahap
analisis sistem, jadi masih dimungkinkan untuk melakukan pergantian atas Watkins jika hal itu
diperlukan mengingat penerapan sistem ini harus dijalankan sehingga tidak memungkinkan untuk
menunggu Watkins agar sembuh terlebih dahulu.

Jika pergantian personil tersebut yang menjadi pilihan tentunya pengganti Watkins harus
mempelajari terlebih dahulu apa yang telah dijalankan oleh tim selama ini, jadi agar tidak membuang
waktu satu alternatif yang dapat dipilih adalah menunjuk asisten dari Watkins untuk sementara
waktu sampai Watkins benar-benar sembuh dari kecelakaan tersebut, sehingga proyek
pengembangan sistem tersebut menjadi tidak terhenti karena alasan apapun juga.