SIKLUS PENGELUARAN

PROSEDUR PEMBELIAN DAN

PENGELUARAN KAS BAGIAN I

Kebanyakan entitas bisnis beroperasi dengan cara kredit dan tidak membayar sumber daya
hingga saat memperolehnya. Waktu jeda antara berbagai kegiatan ini memisahkan proses
perolehan kedalam dua tahap:
 Tahap fisik, melibatkan pemerolehan sumber daya, dan
 Tahap financial, melibatkan pengeluaran kas.

Untuk kemudahan, dua tahap ini diperlakukan sebagai transaksi yang terpisah dan yang diproses
melalui subsistem yang terpisah.

I. GAMBARAN UMUM AKTIVITAS PEMBELIAN PENGELUARAN KAS

A. Sistem Permprosesan Pembelian

Berbagai proses ini dijelaskan dalam tahap berikut ini :
1. Fungsi pembelian dimulai dengan mengenali kebutuhan untuk menambah persediaan
kembali melalui observasi catatan persediaan. Tingkat persediaan turun karena
penjualan langsung ke pelanggan (aktivitas siklus pendapatan) atau transfer ke proses
manufaktur (aktifitas siklus konversi). Informasi kebutuhan persediaan dikirim ke
proses pembelian dan utang usaha.
2. Proses pembelian menentukan jumlah yang akan dipesan, memilih memasok, dan
membuat pesanan pembelian, Informasi tersebut dikirimkan ke pemasok dan proses
utang usaha.
3. Setelah beberapa waktu, perusahaan akan menerima barang persediaan dari pemasok.
Barang yang diterima akan diperiksa kualitas dan jumlahnya serta dikirim ke toko
atau gudang.
4. informasi mengenai penurunan barang digunakan untuk memperbarui catatan
persediaan.
5. Proses utang usaha menerima faktur dari pemasok. Utang usaha akan
merekonsiliasinya dengan informasi lain yang telah dikumpulkan untuk transaksi
tersebut dan catatan kewajiban untuk membayar di masa mendatang, tergantung dari
syarat perdagangan dengan pemasok. Biasanya pembayaran akan dilakukan paling
tidak hari terakhir yang diisyaratkan untuk mendapatkan keuntungan penuh dari
bunga yang dihasilkan dari diskon yang ditawarkan.
6. Buku besar menerima informasi ringkasan dari utang usaha (kenaikan total dalam
kewajiban) dan pengendali persediaan (kenaikan total dalam persediaan). Informasi
ini direkonsiliasi akurasinya dan dicatat ke akan utang usaha serta akun pengendali
persediaan.

B. Sistem Pengeluaran Kas

 Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran berbagai kewajiban yang timbul dari
sistem pembelian. Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk memastikan bahwa kreditor
yang valid menerima jumlah terutang yang benar ketika kewajiban jatuh tempo. Jika
sistem tersebut melakukan pembayaran lebih awal, perusahaan akan melepas penghasilan
dari bunga yang seharusnya didapatkannya atas dana tersebut. Akan tetapi, jika
kewajiban terlambat dibayar, perusahaan akan kehilangan diskon pembelian atau dapat
merusak pringkat kreditnya.
C. Sistem Manual

D. Pengendalian Siklus Pengeluaran

Bagian ini menjelaskan pengendalian internal utama dalam siklus pengeluaran
berdasarkan prosedur pengendalian yang dispesifikasikan dalam SAS 78.
Hal-hal lainnya diringkas dalam tabel

Ringkasan Pengendalian Siklus Pengeluaran

POIN PENTING PENGENDALIAN DALAM SIKLUS PENGELUARAN
Aktivitas Pengendalian Sistem Pemrosesan Pembelian Sistem Pengeluaran Kas

Otorisasi transaksi Pengendalian persediaan Bagian utang usaha mengotorisasi

pembayaran

Pemisahan Pekerjaan Pengendalian persediaan dipisahkan dari Pisahkan bagian buku besar pembantu
bagian pembelian dan penyimpanan utang usaha, pengeluaran kas, dan buku
persediaan. Buku besar utang usaha besar.
terpisah dari buku besar.

Supervisi Agen penerimaan

Catatan Akuntansi Buku pembantu utang usaha, buku besar, File voucher ulang, buku pembantu utang
file permintaan pembelian, file pesanan usaha, jurnal pengeluaran kas, akun kas di
pembelian, file laporan penerimaan. buku besar.

Akses Keamanan fisik aktiva, batasi akses Keamanan yang memadai atas kas. Batasi
hanya ke catatan akuntansi di atas. akses ke berbagai catatan akuntansi di
atas.

Verifikasi Independen
Bagian utang dagan merekonsiliasi
berbagai dokumen sumber sebelum
mencatat kewajiban. Bagian buku besar
merekonsiliasi akurasi umum proses
tersebut
Peninjauan akhir oleh bagian pengeluaran
kas. Rekonsiliasi keseluruhan oleh bagian
buku besar. Rekonsiliasi bank secara
berkala oleh kontroler.
1. Otorisasi Transakasi
a. Subsistem pembelian, bagian pengendalian persediaan memonitor tingkat
persediaan secara terus-menerus. Ketika tingkat persediaan jatuh pada titik
pemesanan ulang yang telah ditetapkan, bagian pengendalian persediaan secara
formal akan mengotorisasi pengisian kembali melalui permintaan pembelian.
b. Subsistem pengeluaran kas. Bagian utang usaha mengotorisasi pengeluaran kas
melalui bukti kas keluar. Untuk memberikan pengendalian yang efektif di seluruh
arus kas dari perusahaan. Staf administrasi bagian pengeluaran kas seharusnya
tidak menulis cek tanpa otorisasi yang jelas. Jurnal pengeluaran kas (daftar cek)
yang berisi nomor voucher mengotorisasi tiap cek dan merupakan jejak audit
untuk memverikasi setiap cek yang ditulis.
2. Pemisahan Pekerjaan
a. Pemisahan Pengendalian Persediaan dari Gudang. Dalam subsistem pembelian,
aktiva fisik utamanya adalah persediaan. Bagian pengendalian persediaan
mencatat secara terperinci berbagai aktiva tersebut, sedangkan bagian gudang
harus menyimpannya. Kapan saja, auditor dapat merekonsiliasi catatan
persediaannya secara fisik.
b. Pemisahan Bagian Buku Besar dan Utang Usaha dengan Pengeluaran Kas.
Aktiva yang berpotensi menghadapi eksposur dalam subsistem pengeluaran kas
adalah kas. Catatan yang mengendalikan aktiva ini adalah buku pembantu utang
usahadan akun kas di buku besar. Seseorang dengan tanggung jawab gabungan
antara menulis cek, mencatat akun kas, dan mencatat utang usaha dapat
melakukan penipuan diperusahaan.
3. Supervisi
Area yang mendapat manfaat paling banyak dari supervisi di siklus pengeluaran
adalah bagian penerimaan. Banyak sekali jumlah aktiva yang bernilai mengalir
melalui area ini ke gudang. Supervisi yang ketat di bagian ini akan mengurangi
peluang terjadinya dua jenis eksposur
a. Inspeksi Aktiva. Ketika barang datang dari pemasok, staf administrasi bagian
penerimaan harus memeriksa jumlah dan kondisinya (dari kerusakan, cacat dan
sebagainya).
b. Pencurian Aktiva. Bagian penerimaan kadang kacau dan tidak teratur dalam
masa-masa sibuk. Di situasi ini, persediaan yang masuk menghadapi potensi
pencurian kecuali jika diamankan di gudang. Prosedur pemeriksaan yang tidak
benar disertai dengan supervisi yang tidak memadai dapat menciptakan situasi
yang konduksif untuk terjadinya pencurian persediaan dalam transit.

4. Catatan Akuntansi
Tujuan pengendalian catatan akuntansi adalah untuk menyimpan jejak audit yang
memadai agar dapat menelusuri sebuah transaksi dari dokumen sumbernya hingga ke
laporan keuangan. Siklus pengeluaran mempengaruhi berbagai catatan akuntansi
berikut ini: buku besar pembantu utang usaha, daftar voucher, daftar cek, dan buku
besar.
5. Pengendalian Akses
a. Akses langsung. Dalam siklus pengeluaran, perusahaan harus mengendalikan
akses ke aktiva fisik seperti kas dan persediaan.
b. Akses Tidak Langsung. Perusahaan harus membatasi akses ke berbagai dokumen
yang mengendalikan aktiva fisiknya.

6. Verifikasi Independen
a. Verifikasi Independen oleh Bagian Utang Usaha. Bagian utang usaha memainkan
peran penting dalam kegiatan verifikasi yang dilakukan oleh lainnya dalam sistem
ini. Tiap dokumen berisi berbagai fakta yang berbeda mengenai transaksi
pembelian, yang harus direkonsiliasi oleh staf administrasi bagian utang usaha
sebelum perusahaan mengakui kewajiban. Kegiatan ini seperti:
1) Permintaan pembelian, yang menunjukan bahwa perusahaan membutuhkan
persediaan tersebut.
2) Pesanan pembelian, yang menunjukan bahwa staf bagian pembelian hanya
memesan persediaan yang dibutuhkan dari pemasok yang valid. Dokumen ini
harus direkonsiliasikan dengan permintaan pembelian.
3) Laporan penerimaan, yang merupakan bukti dari penerimaan fisik barang
tersebut, kondisinya, dan jumlah yang diterima. Rekosiliasi atas dokumen ini
dengan dua dokumen sebelumnya menunjukan bahwa perusahaan memiliki
kewajiban yang sah.
4) Faktur dari pemasok, yang menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan
untuk mencatat kewajiban ini sebagai utang usaha. Staf administrasi bagian
utang usaha memverifiksi bahwa harga dalam faktur adalah harga wajar jika
dibandingkan dengan perkiraan harga di pesanan pembelian.

b. Verifikasi Independen oleh Bagian Buku Besar. Dari berbagai angka ringksan ini,
staf administrasi bagian buku besar memverifikasi bahwa kewajiban total yang
dicatat sama dengan pengendalian yang diterima dan bahwa pengurangan total
dalam utang usaha sama dengan total pengeluaran kas.
II. PEMBELIAN BERBASIS KOMPUTER
A. Otomatisasi Prosedur Pembelian Dengan Menggunakan Teknologi Pemrosesan
Batch
Banyak dari berbagaai fungsi manual sistem batch dalam gambar 2-12 sama dengan
yang berada pada gambar 2-2. Hanya terdapat perbedaan utama pada berbagai kegiatan
rutin akuntansi diotomatiskan. Bagian akhir ini menjelaskan berbagai urutan peristiwa
yang terjadi dalam sisitem ini

III. APLIKASI PENGELUARAN KAS

A. Implikasi Pengendalian
Isu pengendalian teknologi (yaitu yang terkait dengan penggunaan file berurutan versus
file akses langsung) umum terjadi. Oleh karnanya, kita mempelajari hanya berbagai isu
khusus dalam siklus ini dengan memfokuskan diri pada berbagai perbedaan antara
sistem otomatis dengan yang direkayasa ulang

1. Sistem Otomatis
a. Perbaikan Pengendalian Persediaan. Keuntungan terbesar dari sistem otomatis
(batch) jika dibandingkan dengan sistem manual adalah perbaikan kemampuan
untuk mengelola kebutuhanpersediaan. Kebutuhan persediaan dideteksi ketika
muncul, dan diproses secara otomatis. Sebagai hasilnya, resiko mengakumulasi
kelebihan persediaan atau kelebihan persediaan akan berkurang. Akan tetapi,
selain keuntungan tersebut juga ada masalah dalam pengendalian.
b. Pengelolaan Kas yang Lebih baik. Jenis sistem ini mendukung pengelolaan kas
yang efektif dengan pemindaian file voucher per hari untuk melihat barang yang
harus dibayar, hingga menghindarkan dari pembayaran dini dan terlewatnya
tanggal jatuh tempo. Selain itu, dengan menulis cek secara otomatis,
perususahaan mengurangi biaya tenaga kerja, menghemat waktu pemprosesan,
dan meningkatkan akurasi.
c. Jeda Waktu. Terdapat jeda waktu antara datangnya barang di bagian penerimaan
dengan pencatatan penerimaan persediaan di file persediaan.
d. Kemacetan dalam Pembelian. Dalam sistem batch rekaan ini, bagian pembelian
secara langsung akan terlibat dalam semua keputusan pembelian.
e. Dokumen Kertas yang berlebih. Sistem batch dasar dibebani dengan berbagai
dokumen kertas. Semua departemen operasional akan membuat dokumen, yang
dikirimkan ke bagian pemprosesan data dan bagian pemprosesan data akan
mengonversinya ke media magnetis.

2. Sistem yang Direkayas Ulang

Sistem ini menangani banyak kelemahan operasional yang ditemukan dalam sistem
batch biasa. Secara khusus, bagian penting dari sistem ini adalah :
 Sistem ini menggunakan prosedur real time dan file akses langsung untuk
mempersingkat waktu tenggangdalam pencatatan.
 Sistem ini meniadakan prosedur manual rutin melalui otomatisasi.
 Sistem ini mewujudkan pengurangan dokumen kertas secara signifikan
dengan menggunakan komunikasi elektronik antara berbagai departemen.dan
menyimpan berbagai record dalam media akses langsung.
a. Pemisah Tugas. Sistem ini menghilangkan pemisah mendasar antara
pemprosesan otorisasi dengan transakasi. Di sini, berbagai program komputer
akan mengotorisasi dan memproses pesanan pembelian, serta mengotorisasi dan
menerbitkan cek untuk para pemasok.
b. Pengendalian Catatan Akuntansi dan Akses. Sistem ini melihat catatan akuntansi
secara ekslusif dalam disket magnetis.