AUDIT DOKUMEN

PRODI STUDI ILMU KEPERAWATAN (S2)

MAGISTER MANAJEMEN KEPERAWATAN
STIKES JENDERAL ACHMAD YANI CIMAHI

1
 BAB I
PERENCANAAN

Rencana audit (audit plan) adalah hasil pengamatan, analisa dan

perencanaan yang lebih rinci dari program Audit. Walaupun audit Plan tidak

diwajibkan, tetapi akan lebih baik bagi auditor untuk mempersiapkan audit plan

karena di dalam perencanaan itu akan didefinisikan tugas dan tanggung jawab

peserta audit beserta jadwal kegiatannya, memastikan bahwa audit dilakukan pada

orang yang tepat dan di saat yang tepat. Tim auditor perlu membuat audit plan

cadangan untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan dan apabila

perubahan tak terduga di lapangan. Apabila semua informasi yang dibutuhkan

untuk melaksanakan audit telah lengkap, maka dibuatlah perencanaan audit

sebagai berikut :

a. Menetapakan ukuran tim, durasi, tanggal, dan standar-standar yang terlibat.

Dari informasi dan peta proses yang diperoleh dari perusahaan atau

organisasi, maka akan dapat ditentukan ukuran atau jumlah personel dalam

tim audit, durasi audit (sesuai dengan jam kerja perusahaan), tanggal

pelaksanaan audit serta standar-standar yang harus dipersiapkan berkaitan

dengan bidang audi.

Penunjukan Ketua Tim Audit juga sangat penting dilakukan supaya ada yang

bertanggungjawab atas komunikasi dengan auditee lebih lanjut, pelaksanaan

audit, pembagian tugas, pelaporan akhir.

2
 Ketua tim haruslah berhati-hati dalam membuat rencana audit karena apabila

terlalu detail dikhawatirkan tidak dapat tercapai (dengan kendala tenaga dan

waktu yang tersedia). Jadi, lebih baik membuat garis besar saja sehingga

dapat dipertahankan kredibilitasnya. Begitu pula dengan pemilihan tim audit,

ketua tim haruslaj jeli. Pemilihan tim audit dapat didasarkan pada keahlian

anggota (dalam manajemen mutu, kegiatan teknis dan dalam mengaudit

sesuai pokok permasalahan), pembagian kerja dan jumlah waktu yang

tersedia.

b. Menetapkan ruang lingkup audit.

Penentua ruang lingkup audit diperlukan untuk :

1. Memberikan batasan yang mengikat Sistem Manajemen Mutu guna

pengembangan SMM itu sendiri, sehingga kegiatan audit juga dapat lebih

terkonsentrasi dan terfokus.

2. Untuk memberi penjelasan dan batasan kegiatan teknis audit SMM ke

badan Sertifikasi. Hal ini sangat membantu apabila organisasi akan

meregistrasi perusahaannya.

3. Untuk memberikan klarifikasi kepada calon auditee.

c. Mempersiapkan daftar pertanyaan (checklist).

d. Mempersiapakan formulir yang dibutuhkan (laporan temuan ketidaksesuaian,

daftar hadir rapat pembukaan, notulen, daftar hadir rapat penutupan, evaluasi

tim auditor, formulir lain yang diperlukan).

e. Mempersiapakan Surat Tugas Auditor

3
f. Ketua tim melakukan briefing dengan seluruh anggota tim tentang kesiapan

pelaksanaan audit masing-masing anggota tim.

g. Membuat audit secara rinci.

Setelah semua persiapan audit selesai, maka ketua tim audit bertanggung

jawab untuk mengkomunikasikan pada perusahaan tentang rencana waktu

pelaksanaan audit, jadwal rinci kegiatan audit, biaya audit yang harus dilunasi

auditee sebelum pelaksanaan audit dilakukan serta kesepakatan tentang

transportasi, akomodasi, dan komsumsi selama kegiatan audit berlangsung.

Waktu pelaksanaan audit harus disepakati kedua belah pihak. Apabila belum

terjadi kesepakatan, maka audit lapangan belum dapat dilaksanakan. Maka dari itu

harus tetap dilakukan komunikasi yang efektif dengan auditee agar tidak terjadi

kesalahpahaman dua belah pihak. Setelah diperoleh kesepakatan, audit lapangan

siap dilakukan sesuai waktu dan jadwal pelaksanaan yang telah ditentukan

BAB II
PENGORGANISASIAN

4
3.1. Tanggung Jawab Program Audit

Tanggung jawab program audit diberikan kepada satu orang atau lebih

yang memiliki pemahaman umum tentang dasar audit, kompetensi auditor,

dan penerapan teknik audit. Selain itu, hendaknya penanggung jawab

program audit memiliki keterampilan manajemen serta pengetahuan teknis

dan bisnis yang relevan dengan aktivitas perusahaan yang akan diaudit. Tugas

penanggung jawab program audit :

a. Menetapkan sasaran dan ruang lingkup program audit

b. Menetapkan tanggung jawab dan prosedur serta menjamin ketersediaan

sumber daya

c. Menjamin penerapan program audit

d. Menjamin bahwa rekaman audit yang sesuai dipelihara

e. Memantau, mengkaji ulang, dan memperbaiki progran audit

3.2. Sumber Daya Program Audit

Sumber daya yang mendukung program audit

a. Sumber daya keuangan;untuk mengembangkan, menerapkan, mengelola

dan meningkatkan kegiatan audit

b. Teknik audit

c. Proses untuk mencapai dan memelihara kompetensi auditor dan

meningkatkan unjuk kerja auditor

5
 d. Ketersedian auditor dan pakar teknik yang mempunyai kompetensi yang

cocok dengan sasaran program audit tertentu

e. Lingkup program audit

f. Waktu perjalanan, akomodasi dan kebutuhan lain

3.3. Prosedur Program Audit

Prosedur program audit sebaiknya berupa :

a. Perencanaan dan penjadwalan audit

b. Penjaminan kompetensi auditor dan ketua Tim Audit

c. Pemilihan tim audit yang sesuai dan penentuan peran dan tanggung

jawab masing-masing

d. Pelaksanaan audit

e. Pelaksanaan kelanjutan audit, jika dapat diterapkan

f. Pemeliharaan rekaman program audit

g. Pemantauan unjuk kerja dan efektivitas program audit

h. Pelaporan kepada manajemen puncak tentang pencapaian program audit

secara keseluruhan.

3.4. Penerapan Program Audit

Penerapan suatu program audit sebaiknya ditujukan kepada :

a. Pengomunikasian program audit kepada pihak yang relevan

b. Pengoordinasian dan penjadwalan audit dan aktivitas lain yang relevan

dengan program audit

c. Penetapan dan pemeliharaan proses untuk evaluasi auditor dan

pengembangan profesi berkelanjutan

6
d. Penjaminan pemilihan tim audit

e. Penyediaan sumber yang diperlukan bagi tim audit

f. Penjaminan pelaksanaan audit sesuai dengan program audit

g. Penjaminan pengendalian rekaman aktivitas audit

h. Penjaminan kaji ulang dan persetujuan laporan audit, serta penjaminan

distribusinya kepada klien audit dan pihak tertentu lainnya

i. Penjaminan kelanjutan audit, jika dapat diterapkan

7
 BAB III
PENGARAHAN/APLIKASI KEGIATAN

4.1. Pelaksanaan Audit

a. Rapat pembukaan (opening meeting)

Rapat pembukaan hendaknya dihadari oleh seluruh personel kunci yang

nantinya akan diaudit. Rapat pembukaan sangat penting dilakukan untuk

membantu efektivitas pelaksanaan audit. Dalam rapat pembukaan ini,

Ketua Tim Audit memperkenalkan dirinya, memperkenalkan seluruh

anggota tim audit, memberitahukan agenda audit kepada seluruh auditee

sesuai yang telah dikirimkan bersamaan dengan pemberitahuan waktu

pelaksanaan audit sebelumnya, menjelaskan rencana audit, menjelaskan

harapannya dan membuka forum tanya jawab untuk auditee, serta meminta

kerja sama dengan auditee. Dalam opening meeting ini juga disepakati

apakah ada pemandu atau tidak dan jika ada, siapa yang ditugaskan

sebagai pemandu. Ketua tim harus dapat mempergunakan waktu dengan

cermat, objektif, tenang, dan profesional, serta harus dapat menimbulkan

kesan positif supaya dapat membuat auditee merasa nyaman, rlieks, dan

tidak merasa diinterferensi sehingga dapat mempermudah proses audit.

b. Tinjauan lapangan ( tuor of site )

Tinjauan lapangan sangat berguna bagi auditor yang belum pernah

mengunjungi lokasi audit sebelumnya. Hal ini untuk memberikan

gambaran awal aktivitas dan fasilitas yang ada di tempat audit. Saat

8
 melakukan tinjauan lapangan, auditor mempunyai peluang untuk

mengidentifikasi area yang berpotensi masalah, bagi rencana audit maupun

operasional Sistem Manajemen Terdokumentasi.

Sumber-sumber informasi yang dapat diperoleh pada saat tinjauan

lapangan dapat berupa :

1. Pengalaman langsung oleh auditor ( kontrol dokumentasi, sikap

staf,aktivitas, penyimpangan dan lain-lain )

2. Wawancara

3. Dokumen

4. Rekaman

5. Laporan

6. Data base, dan lain-lain

Untuk proses wawancara, auditor mengikuti jejak logika dari awal sampai

akhir. Metode ini lebih efektif karena auditee akan menceritakan sendiri

proses pekerjaan yang mereka lakukan. Setelah itu memeriksa faktanya

dengan meminta diperlihatkan rekaman atau bukti lainnya. Kemudian

auditor mencocokkan dengan prosedur, apakah semuanya berjalan dengan

efektif dan sesuai serta telah memenuhi persyaratan standar yang menjadi

acuan.

c. Audit berdasarkan proses

Seorang auditor hendaknya meninggalkan cara audit lama yang sudah

kuno, di mana seorang auditor biasanya memeriksa bahwa setiap

persyaratan sudah dilaksanakan berdasarkan dokumen yang ada.

9
Perbedaan auditor kuno dengan auditor modern adalah auditor modern

akan :

1. Memulai audit dengan melihat kebijakan mutu yang diterapkan

perusahaan sebagai penentu arah bisnisnya.

2. Melakukan tinjauan lapangan secara langsung; karena sangatlah sulit

mendapat gambaran efektivitas proses yang berjalan hanya melihat

dokumen yang ada

3. Memastikan bahwa objektivitas dapat diidentifikasi melalui sistem :

a) Dapat diukur

b) Memberi kontribusi dalam pemenuhan Kebijakan Mutu

c) Menunjukkan efektivitas/efisiensi dari keseluruhan sistem dan

prosesnya masing-masing

d) Mengandung umpan balik untuk mencegah dan memecahkan

masalah.

4. Melihat interaksi antarproses yang ada di dalam Sistem Manajemen

Mutu melalui peta bisnis perusahaan

5. Memastikan komitmen Manajemen Puncak telah dilaksanakan sesuai

yang tercantum di dalam Sistem Manajemen Terdokumentasi, seperti :

a) Dalam menetapkan Kebijakan Mutu

b) Dalam menentukan tujuan mutu

10
 BAB IV
CONTROLLING

Hasil audit perlu dilaporkan kepada pucuk pimpinan dan kepada unit yang diaudit.

Dalam laporan audit harus memuat:

1. Latar belakang dilakukan audit: menjelaskan mengapa perlu dilakukan audit

2. Tujuan audit: menjelaskan tujuan dilaksanakan audit

3. Lingkup audit: menjelaskan unit yang diaudit

4. Objek audit: menjelaskan apa saja yang diaudit

5. Standar/Kriteria yang digunakan untuk melakukan audit

6. Auditor: menjelaskan siapa yang melaksanakan kegiatan audit

7. Proses audit: menjelaskan metoda, proses pelaksanaan audit dan jadual

pelaksanaan audit

8. Hasil dan analisis hasil audit: menjelaskan temuan audit dan analisis mengapa

terjadi kesenjangan terhadap standar/kriteria yang ditetapkan

9. Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian yang disepakati oleh auditee:

berdasarkan hasil audit, auditor diwajibkan untuk memberikan rekomendasi

perbaikan dengan adanya kesepatan dari pihak auditee untuk

menyelesaikannya.

Berdasarkan rekomendasi yang diberikan oleh auditor berdasarkan hasil audit,

unit kerja yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut terhadap temuan audit

dalam bentuk upaya-upaya perbaikan.

Setelah memperoleh laporan hasil audit, auditee harus mempelajari laporan audit

tersebut, untuk kemudian menyusun rencana perbaikan. Rencana perbaikan

11
disusun dengan batas waktu yang jelas, sehingga pelaksanaan perbaikan dapat

dikerjakan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan atau disepakati bersama

dengan auditor. Pada saat pelaksanaan kegiatan perbaikan, auditor dapat

melakukan monitoring kegiatan- kegiatan tindak lanjut yang dilakukan oleh

auditee dan memberikan arahan atau bimbingan jika diperlukan. Hasil perbaikan

wajib dilaporkan oleh auditee kepada pucuk pimpinan dan disampaikan tembusan

kepada auditor.

12
LAMPIRAN-LAMPIRAN

13
 A.PENYELENGGARAAN MANAJEMEN PUSKESMAS

NO DAFTAR DOKUMEN KELENGKAPAN KET

ADA TIDAK

1 Kebijakan Kepala Puskesmas

2 Rencana Lima Tahunan Puskesmas

3 Pedoman/manual mutu
4 Pedoman/panduan teknis yang
terkait dengan manajemen
5 Standar operasional prosedur
(SOP),

6 Rencana Usulan Kegiatan (RUK)

7 Rencana Pelaksanaan Kegiatan
(RPK)

8 Kerangka Acuan Kegiatan

Auditee Auditor

........................................ ...................................

14
 B. PENYELENGGARAAN UPAYA KESEHATAN MASYARAKAT
(UKM)

NO DAFTAR DOKUMEN KELENGKAPAN KET

ADA TIDAK

1 Kebijakan Kepala Puskesmas

2 Pedoman untuk masing-masing

UKM (esensial maupun
pengembangan)

3 Standar operasional prosedur

(SOP),
4 Rencana Tahunan untuk masing-
masing UKM
5 Kerangka Acuan Kegiatan pada
tiap-tiap UKM

Auditee Auditor

........................................ ...................................

15
 C. PENYELENGGARAAN UPAYA KESEHATAN PERORANGAN
(UKP)
NO DAFTAR DOKUMEN KELENGKAPAN KET
ADA TIDAK

1 Kebijakan Kepala Puskesmas

2 Pedoman Pelayanan Klinis

3 Standar operasional prosedur (SOP)

klinis
4 Kerangka Acuan terkait dengan
Program
5 Kegiatan Pelayanan Klinis dan
Peningkatan Mutu dan Keselamatan
Pasien.

Auditee Auditor

........................................ ...................................

16
17