DISAHKAN OLEH

KEPALA DINAS

Drs. Untoro Budiharjo, MM

NIP. 19590320 198603 1 008

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

PENGENDALIAN DOKUMEN INTERNAL

DINAS TENAGA KERJA DAN SOSIAL
KABUPATEN SLEMAN
Nomor SOP : DNK/PM/GEN/01

Tgl. Pembuatan : Monday, June 03, 2013

MANAGEMENT REPRESENTATIVE
(WAKIL MANAJEMEN) Tgl. Revisi : 29 Juli 2016 (Rev.01)

Jl. Parasamya, Beran, Tridadi, Sleman, Yogyakarta, 55511

Tgl. Efektif : Monday, August 01, 2016
Telepon (0274) 868429, 868803, 868358 Faksimile (0274) 868429

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA:

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 13 Tahun 2003 tentang 1. Memahami Peraturan Perundangan yang terkait dengan proses
1 Penempatan Tenaga Kerja
Ketenagakerjaan
2. Memahami persyaratan ISO 9001 tentang informasi terdokumentasi
2 Permenakertrans RI Nomor 7 Tahun 2008 tentang Penempatan Tenaga Kerja

PermenPAN dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman

3
Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan

4 ISO 9001:2015 Klausul 7.5 Informasi Terdokumentasi

TUJUAN RUANG LINGKUP

Prosedur Pengendalian Dokumen ini bertujuan untuk memberikan acuan dalam Prosedur Pengendalian Dokumen ini mengatur mulai dari identifikasi kebutuhan
mengendalikan semua dokumen yang diperlukan dalam sistem manajemen mutu dokumen sampai dengan pengendalian dokumen yang kadaluwarsa. Prosedur ini
agar mampu memenuhi persyaratan ISO 9001 dan meningkatkan efektifitas sistem berlaku bagi dokumen internal yang disimpan dalam bentuk hardcopy dan/atau
manajemen mutu. softcopy yang ada di Disnakersos Kabupaten Sleman.

KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN

1. SOP Pengendalian Rekaman 1. Komputer dengan aplikasi office atau sejenisnya

2. Peralatan Alat Tulis Kantor
3. Form Permintaan Pembuatan/ Perubahan Dokumen
4. Form Daftar Induk dan Distribusi Dokumen
5. Form Daftar Perubahan Dokumen
6. Form Bukti Penerimaan/ Penarikan Dokumen
7. Form Berita Acara Pemusnahan Dokumen/ Rekaman
8. Bantex folder/ lemari dokumen/ flashdisk
9. Stempel : “ TERKENDALI ”, “ TIDAK TERKENDALI ”, “ KADALUARSA ”

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

Semua dokumen yang dipersyaratkan Sistem Manajemen Mutu dan berlaku di 1. Permintaan Pembuatan/ Perubahan Dokumen (PPPD)
internal Dinas Tenaga Kerja dan Sosial Kabupaten Sleman wajib dikendalikan. 2. Daftar Induk dan Distribusi Dokumen
3. Daftar Perubahan Dokumen
4. Bukti Penerimaan/ Penarikan Dokumen
5. Berita Acara Pemusnahan Dokumen/ Rekaman
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN INTERNAL
Pelaksana Mutu Baku

No. Aktivitas Bidang Kasi/ Kabid/ Document Ket.

MR Kelengkapan Waktu Output
Terkait Kadis Control

1 Membuat usulan rancangan/ revisi dokumen Komputer, ATK 1500 Rancangan/

menit Perubahan
Rancangan atau perubahan dokumen yang Draft
dibuat harus dipastikan kesesuaiannya, terkait Dokumen
dengan :
- Penggunaan no dokumen sesuai dengan
intruksi kerja penerbitan dokumen
- No. revisi harus berlanjut dari revisi
sebelumnya
- Tanggal efektif yang diajukan
mempertimbangkan waktu proses yang
dibutuhkan dalam penerbitan dokumen
hingga dokumen diterima oleh user

2 Mengajukan usulan rancangan dan atau revisi Komputer, 60 menit PPPD

dokumen ATK, Form
PPPD

3 Melakukan review terhadap rancangan atau Draft 300 menit Draft

perubahan dokumen terhadap kesesuaiannya Dokumen, Dokumen,
untuk diaplikasikan. Apakah draft dokumen Tidak PPPD PPPD
sudah sesuai ?
- Apabila "Tidak", kembali ke langkah 1
- Apabila "Ya", lanjut ke langkah 4. Tidak
Ya

4 Memeriksa kelengkapan atribut dokumen. Draft 60 menit Dokumen siap

Apakah dokumen sudah lengkap ? Dokumen, di sahkan
- Apabila "Tidak", kembali ke langkah 1 PPPD
- Apabila "Ya", lanjut ke langkah 5.

Ya
5 Melakukan Pengesehan dokumen sesuai Dokumen siap 1500 Dokumen
dengan jenis dokumen (sesuai dengan instruksi di sahkan menit yang di
kerja penerbitan dokumen) dan menyerahkan sahkan
ke Document Control

6 Menerima dan mendaftarkan dokumen yang Form Daftar 60 menit Daftar Induk
telah disetujui dalam daftar Induk Dokumen Induk dan dan Distribusi
Distribusi Dokumen
Dokumen

7 Menggandakan dan memberikan status Dokumen yang 150 menit Salinan

dokumen dengan memberikan stempel di sahkan Dokumen
"Terkendali", penggandaan dan distribusi dengan
dokumen ke pihak ketiga / yg tidak terdapat stempel
dalam daftar ditribusi maka memberikan status pengenda lian
dokumen dengan memberi stempel "Tidak
Terkendali"

8 Mendistribusikan dokumen baru kepada Form Bukti 300 menit Distribusi

personel terkait sesuai daftar distribusi Penerimaan/ Dokumen
Penarikan Baru
Dokumen

9 Untuk dokumen terkendali. Jika berupa Form Bukti 150 menit Penarikan
dokumen revisi, maka lakukan penarikan Penerimaan/ Dokumen
dokumen lama dan memberikan stempel Penarikan Lama
"Kadaluarsa" pada dokumen asli revisi Dokumen
sebelumnya

10 Memusnahkan salinan dokumen yang ditarik Berita Acara 150 menit Dokumen
yang kadaluarsa. Pemusnahan Kadaluarsa
Dokumen musnah

11 Menyimpan dokumen baru yang asli dan satu Dokumen SMM 60 menit Dokumen
dokumen asli lama/ salinan dokumen yang SMM
lama dengan stempel "Kadaluarsa" untuk
disimpan sebagai sarana penelusuran dan
diidentifikasi.

Halaman 2 dari 2