Jurnal Asosiasi Dosen Muhammadiyah Magister Administrasi Rumah Sakit Vol.2 No.

2 Juli 2016|1

Jurnal Asosiasi Dosen Muhammadiyah Magister Administrasi Rumah Sakit Vol.2 No. 2 Juli 2016

Evaluasi Kinerja Sistem Informasi Manajemen Dalam Mendukung

Proses Manajemen di Rumah Sakit Gigi dan Mulut UMY

Windi Kisdianata1, Firman Pribadi2, Fauziyah3

1
BIDDOKKES POLDA DIY Jl. Balapan No.6, Yogyakarta
2
Program Studi Manajemen Rumah Sakit, Universitas Muhammadiyah Yogyakarta
Jalan Lingkar Selatan, Tamantirto, Kasihan, Bantul, Yogyakarta 55183
*Penulis Korespondensi: die.dull@yahoo.co.id

Riwayat artikel: Diterima 12 Nop 2015; Direvisi; 22 Des 2016; Dipublikasikan 2 Januari 2016
ABSTRACT
Background: The hospital is one of the health-care facilities to empower the various units trained and educated
personnel in facing and dealing with medical problems for the restoration and maintenance of good health.
Information technology has an important role in health care today. Where the quality of information processing is
an important factor for the success of a health care institution. A good information system to support the clinical
workflow in ways that will contribute to patient care better information system has 3 important role in supporting
the process of health care, namely: to support the process and operation of health services, support decision-
making staff and manajamen and supporting various strategies for competitive advantage. The use of hospital
information system (HIS) still frequent occurrence of the failure in the implementation of an information system
that can be divided into two aspects, the first is the technical aspects, the aspects related to the system itself which
is the technical quality of the information system. Poor technical quality concerns still many syntax errors, errors of
logic, and even misinformation. The second aspect is the non-technical aspects. Non-technical failures related to
the perception of users of information systems that cause users unwilling or reluctant to use information systems
that have been developed.
Methods: This study was a descriptive study with cross sectional evaluative.
Results and discussion: Determination scoring on objective criteria based on the research results with the results
obtained Gutman rule every aspect PIECES. Both categories covering aspects of information, economic, control,
and service. While the medium category include the performance and efficiency that require reconsideration to
repair the system.
Conclusions: Since the use of the system in UMY dental hospital , greatly aided once with this system . Using pieces
method obtained good category include aspects of information , economic , control, and service . While the
medium category include the performance and efficiency.

Keywords: Management information systems, methods PIECES

PENDAHULUAN menggunakan komputerisasi. Komputerisasi ini

Pelayanan kesehatan yang bermutu merujuk
pada tingkat kesempurnaan pelayanan kesehatan
dalam menimbulkan kepuasan pada diri setiap pasien.
Pasien akan merasakan kepuasan jika harapan dan
kebutuhannya terpenuhi. Namun, bila tidak sesuai
dengan kebutuhan dan harapannya, maka yang
dirasakan pasien adalahketidakpuasan. 1
berpusat dalam sistem informasi. Sistem informasi
digunakan oleh organisasi untuk membantu operasi
organisasi menjadi lebih efisien sampai dengan
perannya sebagai alat untuk memenangkan kompetisi.
Selain untuk membantu operasi rutin rumah sakit agar
menjadi lebih efisien, sistem informasi juga merupakan
faktor pembeda kompetitif yang utama. 3

Rumah sakit adalah suatu organisasi yang
kompleks, menggunakan gabungan alat ilmiah khusus
dan rumit, dan difungsikan oleh berbagai kesatuan
personel terlatih dan terdidik dalam menghadapi dan
menangani masalah medik modern, yang semuanya
terikat bersama-sama dalam maksud yang sama, untuk
pemulihan dan pemeliharaan kesehatan yang baik.
Untuk penunjang kinerja pelayanan rumah
sakit saat ini, banyak rumah sakit yang sudah
Sistem informasi digunakan untuk
menyediakan informasi bagi manajemen dalam
mengambil keputusan dan juga untuk menjalankan
operasional, dimana sistem tersebut merupakan
kombinasi dari orang-orang, teknologi informasi dan
prosedur-prosedur yang terorganisasi.
2
Sistem informasi mempunyai 3 peranan
penting dalam mendukung proses pelayanan kesehatan,
yaitu: mendukung proses dan operasi pelayanan
kesehatan, mendukung pengambilan keputusan staf dan
manajamen serta mendukung berbagai strategi untuk
keunggulan kompetitif.3
Sistem Informasi Manajemen (SIM)
merupakan sebuah sistem mesin pemakai yang
terintegrasi yang menyediakan informasi untuk
menunjang operasi manajemen dan fungsi-fungsi
pengambilan keputusan didalam sebuah organisasi.
Sistem tersebut memanfaatkan perangkat keras dan
lunak komputer, dan prosedur-prosedur manual,
seperti model-model untuk analisis, perencanaan,
pengawasan,pengambilan keputusan; dan suatu
database.4
Sistem informasi rumah sakit (SIMRS) dapat
dicirikan dengan fungsinya melalui informasi dan jenis
layanan yang ditawarkan. Untuk mendukung perawatan
pasien dan administrasinya, SIMRS mendukung
penyediaan informasi, terutama tentang pasien, dalam
cara yang benar, relevan dan terbarukan, mudah
diakses oleh orang yang tepat pada tempat atau lokasi
yang berbeda dan dalam format yang dapat digunakan.
Transaksi data pelayanan dikumpulkan, disimpan,
diproses, dan didokumentasikan untuk menghasilkan
informasi tentang kualitas perawatan pasien dan tentang
kinerja rumah sakit serta biaya. Ini mengisyaratkan
bahwa sistem informasi rumah sakit harus mampu
mengkomunikasikan data berkualitas tinggi antara
berbagai unit di rumah sakit.
5
Rumah Sakit Gigi dan Mulut (RSGM) UMY
merupakan rumah sakit khusus yang menangani
masalah gigi dan mulut. Sejak berdirinya rumah sakit
ini pada tahun 2008 sudah menggunakan komputerisasi
sebagai alat penunjang yang dianggap sangat membantu
kinerja rumah sakit dalam memberikan pelayanan
kesehatan. Arah kebijakan pembangunan kesehatan
adalah pencapaian visi Indonesia sehat, termasuk
peningkatan status kesehatan gigi. Untuk itu perlu
didukung oleh sarana pelayanan kesehatan gigi yang
bermutu, efisiensi, merata dan terjangkau. Kegiatan
RSGM meliputi pelayanan, pendidikan, dan penelitian.
Kegiatan pelayanan meliputi pelayanan gigi primer,
sekunder dan tersier dengan standar pelayanan prima
serta pelayanan penunjang yang meliputi laboratorium,
radiology dan laboratorium pemrosesan bahan.
Kegiatan pendidikan melalui penyediaan sarana
pendidikan dan latihan bagi jenjang diploma, S1, S2,
dan S3 serta Sp dibidang kedokteran gigi. Kegiatan
penelitian dan pengembangan diarahkan kepada kajian-
kajian yang terkait dengan pengembangan ilmu
kedokteran gigi, pendidikan berkelanjutan untuk
meningkatkan mutu pelayanan, pengobatan yang efektif
dan efisien serta centre of excellent untuk pelayanan
gigi spesialistik.
Sejak awal berdirinya RSGM UMY sudah
menggunkan komputerisasi sebagai alat bantu
informasi, hal ini dirasakan sangat membantu pengguna
dalam memberikan pelayanan kesehatan. Dari hasil
evaluasi yang dilakukan oleh pihak manajemen RSGM
maka pada bulan April 2014 sistem informasi
manajemen (SIM) menggunakan SIM yang baru.
Adanya perubahan sistem tersebut perlu diadakan
suatu evaluasi lebih lanjut untuk menangkap segala
permasalahan yang ada pada SIM yang baru agar sistem
baru yang diterapkan akan lebih baik.
Evaluasi adalah suatu proses yang sistematis
dan berkelanjutan untuk menentukan kualitas (nilai dan
arti) daripada sesuatu, berdasarkan pertimbangan dan
kriteria tertentu untuk membuat suatu keputusan.
Evaluasi merupakan komponen penting dan
tahap yang harus ditempuh untuk mengetahui
keefektifan sesuatu hal. Hasil yang diperoleh dapat
dijadikan umpan balik (feed-back) dalam memperbaiki
dan menyempurnakan program dan kegiatan
pembelajaran. Salah satu metode evaluasi yang dapat
6
digunakan untuk menilai kinerja suatu sistem adalah
metode PIECES. Metoda PIECES terdiri dari
Performance, Information/Data, Economic,
Control/Security,Efficiency, Service. 7
Peneliti
menggunakan metode ini dalam mengevaluasi SIM
RSGM UMY karena metode tersebut mengarah
kepada persepsi pengguna. Pengguna dalam sistem ini
meliputi operator komputer dari setiap unit. Metode ini
juga dapat digunakan untuk mengevaluasi bermacam-
macam prosedur operasional dalam sebuah organisasi,
perusahaan, institusi terkait, maupun lembaga
pemerintahan. Hasil analisa menggunakan metode
PIECES berupa penilaian mengenai kelebihan dan
kekurangan dari SIM RSGM UMY. Berdasarkan
uraian diatas didapatkan rumusan masalah penelitian
yaitu Bagaimana kinerja Sistem Informasi Manajemen
dalam mendukung proses manajemen di Rumah Sakit
Gigi dan Mulut UMY yang dievaluasi dengan metode
PIECES?
BAHAN DAN CARA
Jenis Penelitian adalah penelitian deskriptif
evaluatif dengan pendekatan cross sectional. Obyek
yang diteliti adalah sistem informasi yang sedang
berjalan di Rumah Sakit Gigi dan Mulut UMY. Subyek
yang diamati adalah semua orang yang berkaitan
dengan system informasi mulai dari manajemen,
sampai operator atau pelaksana.Pengambilan sampel
penelitian diambil berdasarkan tabel krejcie. Jumlah
8
populasi yang diambil sebanyak 250 orang, sehingga
didapatkan jumlah sampel 152 orang yang kemudian
diambil berdasarkan kriteria inklusi dan kriteria
eksklusi. Instrumen Penelitian menggunakan kuesioner
yang disusun berdasarkan metode PIECES, yang terdiri
dari Performance (analisis kinerja), Information
(analisis informasi), Economic (analisis ekonomi),
Control (analisis keamanan), Efficiency (analisis
efisiensi), Service (analisis layanan) dan wawancara
untuk mengetahui permasalahan, kelebihan dan
kekurangan. Kuesioner dilakukan uji validitas dengan
Bivariate Pearson (Produk Momen Pearson). Analisis
ini dengan cara mengorelasikan masing-masing skor
item dengan skor total, skor total adalah penjumlahan
dari keseluruhan item. Jika p. Value ≤ taraf sig. 0,05
maka instrumen item-item pertanyaan berkorelasi
signifikan terhadap skor total dinyatakan valid. Jika p.
Value > taraf sig. 0,05 maka instrumen atau item-item
pertanyaan berkorelasi signifikan terhadap skor total
dinyatakan tidak valid dan dilanjutkan dengan uji
reliabilitas menggunakan SPSS. Suatu kuesioner
dikatakan reliable atau handal jika jawaban seseorang
terhadap pernyataan adalah konsisten atau stabil.Suatu
konstruk atau variabel dinyatakan reliabel jika
memberikan nilai Cronbach Alpha> 0,70. Setelah
dilakukan uji tersebut kuesioner siap digunakan untuk
mengumpulkan data. Pengumpulan data didapat dari
hasil pengisian kuesioner yang menggunakan skala
likert tentang persepsi responden terhadap SIMRS di
RS Gigi dan Mulut UMY. Data didapat juga dari
observasi terhadap perangkat keras dalam sistem
informasi manajemen baik secara individu maupun
terkait dalam jaringan. Setelah data didapatkan, diuji
dngan uji kualitatif. Uji kredibilitas data atau
kepercayaan terhadap data hasil penelitian kualitatif
dapat dilakukan dengan editing,coding dan
entry. Metode analisis data yang digunakan adalah
9
metode deskriptif untuk data kuantitatif dan "content
analysis" untuk data kualitatif, yaitu metode analisis
dengan menilai kinerja sistern informasi tentang
bagaimana pendapat karyawan tentang SIM yang
sedang berjalan. Data tentang bagaimana kinerja
SIMRS berdasarkan PIECES dianalisis dengan bantuan
SPSS for windows. Data disajikan dalam bentuk
distribusi frekuensi. Hasil dari penelitian ini kemudian
dibandingkan dengan standar kualitas system informasi.
Setelah didapatkan data dari persepsi pengguna maka
pendapat pengguna tersebut dipakai sebagai masukan
untuk perbaikan SIM yang sedang berjalan.
HASIL
Persepsi pengguna berdasar aspek
performance yang meliputi 6 kategori didapatkan hasil
sebagai berikut, kategori pertama persepsi pengguna
tentang banyak data yang dihasilkan oleh SIM sebanyak
35,5% responden merasa sudah banyak mendapatkan
data output dari SIM RS, namun sebesar 6,6%
responden masih merasa kemampuan dari data output
SIM RS sangat sedikit sehingga masih perlu
ditingkatkan lagi. Kategori kedua persepsi pengguna
tentang kecepatan sistem informasi sebanyak 50%
responden merasa kecepatan SIM sudah cepat dan
hanya 0,7% responden yang menganggap kecepatan
SIM masih lambat. Kategori ketiga persepsi pengguna
tentang kecocokan fungsi kerja dari sistem informasi
sebanyak 53,3% responden merasa cocok. Kategori
keempat persepsi pengguna tentang kemudahan sistem
untuk dipahami pengguna sebanyak 46,7% responden
merasa SIM mudah dipahami dan sebanyak 1,3%
responden masih merasa SIM sangat sulit dipahami.
Kategori kelima persepsi pengguna tentang
kelengkapan fungsi kerja yang dilakukan sistem
sebanyak 40,8% responden merasa bahwa fungsi kerja
SIM agak lengkap dan sebanyak 2,6% responden
merasa SIM sangat tidak lengkap, dan kategori kelima
persepsi pengguna tentang banyaknya kerusakan yang
terjadi dari sistem sebanyak 36,8% responden merasa
kerusakan yang terjadi agak banyak dan hanya sebanyak
2% responden yang menganggap kerusakan yang terjadi
dari sistem sangat sedikit.
Persepsi pengguna berdasar aspek information
dikategorikan menjadi 4 kategori. Pertama persepsi
pengguna tentang ketelitian dalam proses komputerisasi
sistem sebanyak 48,7% responden merasa sistem sudah
teliti dan hanya 0,7% responden yang merasa SIM
sangat tidak teliti. Kategori kedua persepsi pengguna
tentang kesesuaian informasi yang dihasilkan dengan
kebutuhan sebanyak 51,3% responden merasa
kesesuaian informasi sudah sesuai dengan kebutuhan
responden dan sebanyak 2,6% responden merasa
informasi yang dihasilkan sangat tidak sesuai dengan
yang dibutuhkan. Kategori ketiga persepsi pengguna
tentang kesesuaian tampilan informasi dengan
kebutuhan sebanyak 58,6% responden merasa tampilan
sudah sesuai dan hanya 2,6% responden yang merasa
tampilan informasi sangat tidak sesuai dengan
kebutuhan dan kategori keempat persepsi pengguna
tentang kemudahan data yang diakses sebanyak 52,6%
responden merasa mudah dan hanya 0,7 responden
yang merasa data yang diakses SIM sangat sulit.
Persepsi pengguna berdasar aspek economic
hanya ditanyakan pada kelompok manajemen karena
mereka yang lebih mengetahui tentang perencanaan
dan kemungkinan pengembangan sistem kedepan baik
itu sumber daya manusia maupun dana yang
dibutuhkan. Kelompok yang lain hanyalah pelaksana
dan hanya menerima saja hasil pengembangan
program. Kategori pertama dalam aspek ekonomik
adalah persepsi pengguna tentang kemungkinan
pengembangan program yaitu sebanyak 75% dari
bagian manajemen merasa pengembangan sistem sangat
perlu sekali. Hal ini bertujuan untuk menyesuaikan
kebutuhan pengguna dan perkembangan zaman.
Kategori kedua tentang persepsi pengguna tentang
banyaknya dana yang diperlukan dalam pengembangan
sistem yaitu sebanyak 75% manajemen merasa sistem
memerlukan biaya yang banyak dan 25% merasa sangat
banyak, hal ini berkaitan dengan kesiapan anggaran
yang dibutuhkan untuk pengadaan dan penggunaan
SIM. Kategori yang ketiga adalah deskripsi persepsi
pengguna tentang sumber daya manusia dalam
mendukung sistem informasi pada manajemen
memiliki penilaian yang berbeda-beda, sebesar 25%
manajemen menganggap sumber daya manusia
pengguna SIM tidak mendukung sistem informasi
karena sampai saat ini manajemen merasa pengguna
belum memaksimalkan fasilitas yang ada di SIM.
Sebesar 25% manajemen menganggap sumber daya
manusia sebagai pengguna mendukung, sebanyak 25%
mendukung sekali, dan sebanyak 25% sangat
mendukung sekali.
Persepsi pengguna berdasar aspek control.
Kategori pertama adalah persepsi pengguna tentang
batasan akses yang dipakai sistem yaitu sebanyak 43,4%
responden merasa batasan akses yang dipakai sistem
sudah sesuai dan hanya sebanyak 1,3% responden
merasa batasan akses yang dipakai sistem sangat tidak
sesuai. Kategori yang kedua persepsi pengguna tentang
jaminan keamanan data didapatkan hasil bahwa
sebanyak 42,8% responden merasa sitem sudah aman,
karena setiap pengguna dibekali pasword masing-
masing untuk log in sesuai kebutuhan dan pasword
dapat diganti sewaktu-waktu oleh pemilik akun untuk
menambah keamanan akun tersebut dan hanya 4,6%
responden merasa sitem sangat tidak aman.
Persepsi pengguna berdasar aspek efficiency
juga dibedakan dalam beberapa kategori diantaranya
adalah kategori pertama persepsi pengguna tentang
usaha pengguna untuk mempelajari dan mengoprasikan
sistem didapatkan hasil sebanyak 51,3% responden
merasa mudah dalam usaha untuk mempelajari dan
mengoperasikan sistem dan hanya 2% responden yang
merasa sangat sulit dalam mempelajari dan
mengoperasikan sistem. Kategori kedua adalah persepsi
pengguna tentang kemudahan mencari dan
membetulkan kesalahan yang ada pada sistem sebanyak
31,6% responden merasa sulit untuk mencari dan
membetulkan kesalahan yang ada pada sistem dan
hanya 1,3% responden yang merasa sangat mudah
dalam mencari dan membetulkan kesalahan yang ada
pada sistem. Kategori ketiga persepsi pengguna tentang
fungsi sistem untuk membantu manajemen dalam
mengambil keputusan hanya ditanyakan pada
kelompok manajemen karena mereka yang bertugas
untuk melakukan pengambilan keputusan dengan
memanfaatkan segala informasi yang tersedia dan
didapatkan hasil manajemen merasa fungsi sistem
untuk membantu dalam pengambilan keputusan adalah
sebanyak 25% sitem agak membantu, 25% membantu,
25% membantu sekali, dan 25% sangat membantu
sekali. Kategori keempat persepsi pengguna tentang
fungsi sistem dalam membantu proses kerja secara
efektif dan efisien hanya ditanyakan pada kelompok
manajemen dan hasilnya sebanyak 75% manajemen
merasa sistem sudah membantu sekali dalam hal
membantu proses kerja secara efektif dan efisien.
Sebanyak 25% manajemen merasa sistem agak
membantu proses kerja secara efektif dan efisien.
Tabel 1. Batasan Indeks untuk Kategori
Kategori
Tidak Baik
Sedang
Baik
Berdasarkan tabel 1 diketahui skor 1 - 2,33
dengan kategori tidak baik, skor 2,34 – 3,67 dengan
kaegori sedang, dan skor 3,68 – 5 dengan kategori baik.
Tabel 2. Hasil Kategori
No Aspek PIECES
1 Performance
2 Information
3 Economic
4 Control
5 Efficiency
6 Service
Kualitas PIECES
Persepsi pengguna berdasar aspek service
dibedakan dalam beberapa kategori juga, kategori yang
pertama persepsi pengguna tentang adanya pelatihan
tentang sistem informasi yaitu sebanyak 38,8%
responden mengatakan pelatihan yang sudah pernah
diberikan sudah membantu dan sebanyak 5,9%
responden mengatakan pelatihan yang pernah
diberikan tidak membantu. Kategori kedua persepsi
pengguna tentang kemudahan dalam input data
sebanyak 53,9% resonden merasa mudah untuk input
data kedalam sistem, dengan tampilan, bahasa, dan
keperluan dari masing-masing responden tidak
mendapat kesulitan. Kategori ketiga persepsi pengguna
tentang kemudahan dalam mengakses data sebanyak
51,3% responden merasa mudah dalam mengakses
data. Sebanyak 1,3% responden masih merasa sangat
sulit dalam mengakses data karena beberapa responden
menginginkan data yang dapat diakses sendiri bisa lebih
lengkap seperti semua input tindakan pasien oleh
mahasiswa koas dapat diakses.
Evaluasi sistem informasi manajemen di
RSGM UMY dilakukan dengan angket kuesioner yang
disusun dengan menerjemahkan konsep PIECES dari
Whitten, sehingga didapatkan hasil sebagai berikut
diatas. Kuesioner berisikan berbagai pertanyaan yang
7
diajukan kepada responden pengumpulan data atau
sampel dalam suatu penelitian atau survei. Jumlah
pertanyaan yang dimuat cukup banyak sehingga
diperlukan skoring untuk memudahkan dalam proses
penilaian dan akan membantu dalam proses analisis
data yang telah ditemukan. Penentuan skoring pada
kriteria obyektif hasil penelitian berpedoman pada
aturan Gutman. Hasil didapatkan sebagai berikut:
10
Batas Indeks
1-2,33
2,34-3,67
3,68-5
Selanjutnya dilakukan penentuan skoring dan kategori
terhadap setiap aspek yang terdapat dalam PIECES.
Rata-Rata Kategori
3,45 Sedang
3,68 Baik
4,08 Baik
3,75 Baik
3,33 Sedang
3,82 Baik
3,68 Baik
 Jurnal Asosiasi Dosen Muhammadiyah Magister Administrasi Rumah Sakit Vol.2 No. 2 Juli 2016|1
Berdasarkan tabel 2, diketahui bahwa sistem
informasi manajemen RSGM UMY dengan
menggunakan metode PIECES memiliki kategori baik.
Aspek
information, economic, control, service memiliki
kategori baik. Sedangkan performance dan efficiency
memiliki kategori sedang.
PEMBAHASAN
Sistem informasi adalah sistem manusia atau
mesin yang terpadu untuk menyajikan informasi guna
mendukung fungsi operasi, manajemen, dan
pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.
Penerapan sistem informasi dalam organisasi menjadi
satu bagian yang terpenting dalam pengembangan
kemampuan sumber daya manusia perusahaan.
Kehadiran sistem informasi telah memberikan banyak
pengaruh terhadap sebuah organisasi, bukan hanya
organisasi namun pengaruh tersebut meluas hingga
proses bisnis dan transaksi organisasi, namun apakah
semua sistem informasi yang diterapkan pada organisasi
dapat dikategorikan berhasil? Lalu bagaimana
organisasi dapat mengetahui keberhasilan sistem
informasi yang diterapkan dan bagaimana membuat
sistem informasi menjadi sukses?
Evaluasi adalah suatu proses untuk
menyediakan informasi tentang sejauh mana suatu
kegiatan tertentu telah tercapai, bagaimana perbedaan
pencapaian itu dengan standar tertentu untuk
mengetahui apakah ada selisih diantara keduanya, serta
bagaimana manfaat yang telah dikerjakan itu bila
dibandingkan dengan harapan-harapan yang ingin
diperoleh. Tujuan mengevaluasi sistem informasi
adalah untuk menilai kemampuan teknis dari sebuah
sistem informasi dan menilai keberhasilan maupun
kegagalan pelaksanaan operasional sistem informasi.
Salah satu metode evaluasi sistem informasi adalah
metode PIECES, metode inilah yang digunakan penulis
untuk mengevaluasi SIM RSGM UMY. PIECES
adalah metode yang dapat mengklasifikasikan dari
sebuah masalah, peluang, dan arahan yang seharusnya
dapat dilakukan. Dengan memakai metode ini, maka
dapat dihasilkan hal-hal baru yang dapat menjadi
pertimbangan dan perkembangan sistem.
Metode PIECES dalam penerapanya dapat
dilakukan kepada pengguna sistem. Pengguna yang
terlibat yaitu bagian manajemen, mahasiswa, dosen,
serta karyawan. Bagi pengguna yang diminta sebagai
responden, diharap mampu memberikan gambaran
tentang sistem.
Penelitian ini menggunakan metode PIECES
yang mewakili dari sebuah kategori, yaitu “P” adalah
kebutuhan untuk meningkatkan performance. “I”
adalah kebutuhan untuk meningkatkan Informasi data.
“E” adalah kebutuhan untuk meningkatkan ekonomi
atau biaya. “C” adalah kebutuhan untuk meningkatkan
control maupun keamanan. “E” adalah kebutuhan
untuk meningkatkan efisiensi dari kegiatan setiap orang
maupun proses yang ada. “S” adalah kebutuhan untuk
meningkatkan service kepada pasien.
Performance
Membahas aspek performance tidak lepas dari
kriteria-kriteria yang ada didalamnya. Aspek
performance terdiri dari troughput, respon time,
audabilitas, kelaziman komunikasi, kelengkapan dan
toleransi kesalahan.
Sistem yang ada di RSGM UMY dari
kelengkapan data yang diberikan menurut responden
sudah banyak sebesar 35,5% namun masih ada sebesar
6,6% merasa masih sangat sedikit. Responden ingin
fitur di sistem dapat ditambah, misalnya dalam mencari
history data pasien lebih lengkap sehingga dapat
memudahkan pengguna dalam menyelesaikan tugas
11
tanpa harus menunggu dan melibatkan bagian lain.
Kecepatan dalam sebuah sistem sangat
diperlukan untuk menunjang kinerja. Di RSGM UMY
50% pengguna merasa sistem kerja dari sistem sudah
cepat. Dengan adanya komputer yang sesuai kemajuan
zaman, hanya 0,7% merasa komputer sangat lambat.
Kecepatan dari sebuah komputer kedepannya bisa
selalu dievaluasi karena berkaitan dengan
bertambahnya data yang harus disimpan dan diolah,
jangan sampai kurangnya kemampuan server karena
dipengaruhi oleh banyaknya data yang masuk.
Standar yang dinginkan terhadap fungsi kerja
dari setiap pengguna berbeda-beda, hasil menunjukkan
53,3% responden merasa cocok dan hanya 1,3%
merasa sangat tidak cocok. Dapat dilihat bahwa fungsi
kerja rata-rata sudah sesuai standar. Dimana pengguna
merasa cocok dan dimudahkan dalam pekerjaannya
masing-masing. Ketidak cocokan muncul karena
banyaknya pengguna yang berbeda-beda dasar dari
suatu standar.
Pemahaman terhadap sistem 46,7% merasa
mudah dipahami dan hanya 1,3% yang merasa sangat
sulit memahami. Pemahaman disini berisi tentang
12
pandangan pengguna dari pilihan menu yang ada,
bahasa yang digunakan, dan lain-lain. Perpaduan bahasa
kedokteran, bahasa Inggris, dan bahasa Indonesia
masih banyak ditemukan dalam sistem sehingga
pengguna harus mampu menerjemahkan bahasa yang
ada. Keanekaragaman bahasa yang digunakan dalam
sistem menyebabkan sebagian responden masih merasa
bingung dalam input tindakan, seperti saat input
diagnosa ada yang menggunakan karies superfisial dan
ada yang caries media.
Tampilan menu yang ada terkadang belum
dimanfaatkan sepenuhnya oleh pengguna karena
kurangnya tingkat pemahaman dari pengguna, sehingga
perlu diadakan pembelajaran yang lebih tentang SIM
oleh pengguna.
Kelengkapan fungsi kerja yang dilakukan oleh
SIM sebanyak 40,8% respoden merasa bahwa fungsi
kerja SIM agak lengkap dan sebanyak 2,6 % responden
merasa sangat tidak lengkap. Untuk memindahkan data
dari sistem ke program lain pengguna merasa kesulitan
dikarenakan layanan dalam sistem tidak tersedia.
Sistem yang ada baiknya bisa dilengkapi dengan export
ke aplikasi yang lain, sehingga pengguna dapat
memperoleh data dalam bentuk yang diinginkan.
Karyawan rekam medis mengeluhkan kesulitan dalam
edit data pada saat akan mencetak karena tidak
dilengkapi fasilitas Export ke Exel. Hal ini
menunjukkan performa dari sistem harus dapat
ditingkatkan secara maksimal.
Kendala yang sering terjadi pada suatu sistem
merupakan hal yang biasa terjadi. Namun intensitas dari
kendala sistem ini yang harus diperhatikan. Apakah
sering terjadi atau tidak. Sebanyak 36,8% pengguna
memilih agak banyak kerusakan yang terjadi dan 2%
yang memilih sangat sedikit. Kendala dari kerusakan
sistem dapat menghambat kinerja dari pengguna. Error
sistem atau loading data yang lama merupakan masalah
yang sering terjadi. Walaupun masalah ini dapat
tertangani, tetapi tidak bisa dibiarkan agar tidak terulang
kembali. Pengecekan dan perawatan dari sistem
hendaknya selalu dilakukan secara berkala.
Information
Akurasi dan relevansi data, penyajian informasi
sudah sesuai dengan kebutuhan serta kemudahan akses
data merupakan kriteria yang ada dalam aspek
infromation. Informasi didapat untuk mengembangkan
data yang sudah ada untuk menunjang kinerja
pengguna.
Ketelitian komputer merupakan hal yang
penting karena ketelitian komputer mempengaruhi
ketelitian dalam mengolah data. Pengguna sebanyak
48,7% merasa sudah teliti dan 0,7% merasa sangat tidak
teliti. Dengan sistem yang baik, maka ketelitian bisa
diperoleh dan mempercepat pengolahan data.
Sebanyak 51,3% responden merasa informasi
yang dihasilkan sistem dengan yang dibutuhkan sesuai
dan 2,6% responden merasa sangat tidak sesuai
informasi yang dihasilkan sistem dengan kebutuhan.
Kesesuaian diperoleh dari keinginan pengguna dalam
memperoleh data yang dibantu oleh sistem. Karyawan
rekam medis mengeluhkan kesulitan untuk pelaporan
kunjungan pasien baru dan pasien lama karena untuk
searching filternya kurang spesifik, sehingga
menyarankan ditambah tanggal lahir pasien untuk
searching filternya.
Tampilan sistem menjadi daya tarik dari
sebuah sistem. Warna tampilan, bentuk tulisan, dan
pilihan menu merupakan dasar dari tampilan sistem.
Hasil menunjukkan sebanyak 58,6% responden merasa
sesuai dan 2,6% responden merasa sangat tidak sesuai.
Kesalahan yang sering terjadi dari masing-masing
pengguna adalah kurang ketelitian dalam menggunakan
sistem dengan menggunakan account orang lain. Untuk
menghindari hal tersebut, tampilan harus bisa lebih
memberikan ciri yang membedakan dari setiap
pengguna. Dosen menyarankan untuk tampilan dibuat
lebih menonjolkan bahwa itu account kita, misalnya
seperti kalau kita buka yahoo mail, disana ada tampilan
“hey, (nama)” setelah log in.
Untuk kemudahan akses diperoleh 52,6%
pegguna merasa mudah dan 0,7% merasa sangat sulit.
Kemudahan akses data dalam sistem dirasakan
pengguna sudah sesuai. Pangguna tidak melihat batasan
akses menghambat kinerja mereka. Data diperoleh
sudah sesuai dengan wewenang dari setiap pengguna.
Economic
Ekonomi merupakan dasar yang penting. Maju
atau mundurnya suatu usaha dipengaruhi oleh
ketepatan dalam menangani tingkat ekonomi. Sistem
informasi diharapkan mampu memberikan manfaat
agar instansi mampu bersaing. Dalam mengolah
informasi juga diperlukan biaya, pengelolaan,
penyimpanan, dan sumber daya yang mampu
mendukung terpenuhinya kebutuhan informasi. 13
Pengembangan program merupakan salah satu
penunjang untuk meningkatkan kinerja. Kinerja yang
baik maka dapat menghasilkan banyak keuntungan,
termasuk dari bidang ekonomi. Sebanyak 75% jajaran
manajemen merasa sangat perlu sekali dalam
pengembangan sistem. Adanya kendala dalam
penggunaan sistem, sumber daya yang belum bisa
memaksimalkan sistem, dan kemajuan teknologi
membuat sistem harus selalu dikembangkan.
Manajemen sudah menganggarkan biaya untuk
selalu mengembangkan sistem. Biaya memang tidak
sedikit, tetapi dengan adanya sistem maka kinerja akan
meningkat, tentunya dapat meningkatkan pula dari segi
ekonomi. Sebanyak 75% manajemen merasa bahwa
banyak dana yang diperlukan dalam pengembangan
sistem.
Latar belakang pemahaman sistem di RSGM
UMY bervariasi dari setiap pengguna. Maka sumber
daya manusia yang ada hendaknya mampu
menggunakan atau menjalankan sistem. Kemampuan
pengguna berpengaruh kepada kinerja pengguna itu
sendiri. Jumlah yang ada sudah mendukung dalam
kinerja. Walaupun jumlah yang ada harus mampu
mengatasi kesulitan semua pengguna yang ada. Untuk
mengurangi masalah pemahaman dari pengguna harus
ada pelatihan yang lebih agar pengguna mampu
memanfaatkan sistem sebaik-baiknya.
Manajemen memiliki variasi pendapat tentang
sumber daya manusia yang ada di RSGM untuk
mendukung sistem informasi. Sebanyak 25%
manajemen mengatakan mendukung, mendukung
sekali 25%, sangat mendukung sekali 25% serta merasa
tidak mendukung sebanyak 25%. Secara garis besar
manajemen sudah merasa cukup sumber daya manusia
yang ada di RSGM untuk mengontrol SIM, hanya saja
pengguna kadang kesulitan karena mereka belum
maksimal menggunakan sistem, padahal manajemen
sudah memberikan layanan sistem secara maksimal.
Control and Security
Kontrol dan keamanan dari suatu sistem
sebaiknya harus diperhatikan, karena data dalam sistem
yang ada terutama di RSGM UMY bersifat sangat
rahasia. SIM RSGM UMY menyimpan sebagian dari
rekam medis pasien yang sifatnya rahasia, hal ini sudah
diatur dalam Peraturan Pemerintah tentang Wajib
Simpan Rahasia Kedokteran dan diatur dalam UU
Republik Indonesia yang mengatakan bahwa Rekam
medis sebagaimana dimaksud pada ayat 1 harus
disimpan dan dijaga kerahasiaannya oleh dokter atau
dokter gigi dan pimpinan sarana pelayanan kesehatan,
maka kewajiban dokter maupun pengguna dari sistem,
harus mampu menjaga kerahasiaan data. 14, 15
Kemampuan sistem di RSGM UMY berkaitan
dengan kontrol dan keamanan sudah sesuai. Sebanyak
43,4% merasa sesuai dan 1,3% merasa sangat tidak
sesuai. Batasan-batasan akses pada sistem ditujukan
sesuai dengan keperluan dari pengguna. Jika ada
perubahan atau kesalahan hanya mampu dilakukan
oleh pihak yang berwewenang. Sebanyak 1,3% merasa
tidak sesuai karena ingin melebihi batasan akses dan
langsung mengatasi kendala yang ada.
Sistem sudah dilengkapi dengan password
sesuai kehendak pengguna. Kendala yang sering terjadi
yaitu human error. Masalah ini sering terjadi karena
sistem log in dan log out. Pengguna sering lupa untuk
mengatur sistem ini. Sebanyak 42,8% merasa aman dan
4,6% merasa sangat tidak aman terhadap sistem untuk
menjamin data. Kedisiplinan dari pengguna hendaknya
lebih ditingkatkan agar kejadian seperti ini tidak sering
terulang.
Efficiency
Dalam mempelajari, mengoperasikan, dan
menginterpretasikan output suatu program serta
mengatasi kesalahan pada sebuah program merupakan
usaha untuk menekan efisiensi. Efisiensi dapat
diperoleh ketika faktor-faktor yang lain seperti
performance, information, economyc, control sudah
terpenuhi.
Sebanyak 51,3% pengguna merasa mudah dan
2% merasa sangat sulit untuk mempelajari dan
mengoprasikan sistem. Sistem yang ada sudah
mendukung kinerja dari pengguna. Proses kerja yang
dibantu sistem mampu meningkatkan efisiensi dari
pengguna. Pengguna tidak harus bekerja ekstra dalam
hal memperoleh data atau mengolah data.
Mencari dan membetulkan kesalahan pada
sistem masih harus diperhatikan. Didukung dengan
31,6% merasa sulit dan 1,3% merasa sangat mudah.
Koreksi kesalahan memiliki kendala berbeda-beda dari
setiap pengguna. Pengguna merasa sudah cukup dengan
sistem koreksi melalui bagian terkait. Namun ada pula
yang merasa dibebankan dengan melalui bagian lain.
Pengguna berharap mampu mengkoreksi kesalahan
secara langsung.
Pengambilan keputusan dapat didukung oleh
data-data dari sistem. Maka sistem yang ada harus
akurat dan berintegrasi dalam memberikan informasi.
Terdapat variasi pendapat dari bagian manajemen, 25%
sangat membantu sekali, 25% membantu sekali, 25%
membantu, dan 25% agak membantu. Keputusan
manajemen dalam mengambil keputusan biasanya
disertai dengan dasar data yang ada dari sistem. Namun
terkadang sistem belum mampu membantu secara
keseluruhan dalam pengambilan keputusan.
Sistem sampai saat ini mampu untuk
menunjang kinerja agar lebih efektif dan efisien.
Didukung dengan 75% responden manajemen merasa
membantu sekali dan 25% merasa agak membantu
dalam efektifitas dan efiseiensi kinerja.
Service
Kepuasan pelanggan merupakan keberhasilan
dari sistem. Maka sistem harus secara akurat, benar,
cepat, serta mampu dipahami pengguna.
Menjaga akurasi dalam mendapatkan informasi
maka harus menyamakan persepsi antar pengguna.
Pelatihan dalam menggunakan sistem merupakan hal
dasar untuk menyamakan persepsi pengguna. Sebanyak
38,8% merasa membantu dan 5,9% merasa tidak
membantu tentang pelatihan dari sistem. Pengguna
mendapatkan pelatihan pada saat awal implementasi
sistem. Jika ada kesulitan pengguna secara personal bisa
ke bagian admin sistem untuk mempelajari.
Kemudahan dalam input maupun akses data
dalam sistem adalah bagian dari pelayanan yang
diberikan dari sistem. Sebanyak 53,9% merasaa mudah
untuk kemudahan input data dan 51,3% merasa mudah
untuk akses data. Semakin mudah pengguna dalam
menggunakan sistem maka aspek service dari sistem
semakin baik dan penangkapan data oleh pengguna
lebih akurat dan lengkap.
Evaluasi terhadap aspek service juga dilengkapi
dengan wawancara mendalam terhadap bagian
manajemen. Manajemen mengatakan “Rencana
kedepan kami akan mempersiapkan rekam medis
elektronik, yang pastinya berhubungan dengan sistem
informasi, jadi kelengkapan data harus bisa secara
lengkap dan jelas”. RSGM UMY adalah sebuah rumah
sakit khusus gigi dan mulut yang diwajibkan
menyelenggarakan rekaman atau catatan dari segala
pelayanan yang diberikan kepada pasien yang disebut
rekam medis. Rekam medis adalah rekaman mengenai
siapa, apa, mengapa, bilamana, dan bagaimana
pelayanan yang diberikan kepada pasien selama masa
perawatan, yang memuat pengetahuan mengenai pasien
dan pelayanan yang diperoleh setra memuat informasi
yang cukup untuk mengidentifikasi pasien,
membenarkan diagnosa dan pengobatan serta
merekam hasilnya. Cepatnya kemajuan jaman juga
16
memaksa kemajuan teknologi untuk terus berkembang
untuk membantu pekerjaan manusia pada umumnya.
Termasuk sistem informasi manajemen ini juga
mendapat tuntutan yang lebih kompleks untuk dapat
mencakup semua aspek termasuk rekam medis pasien
dapat diinput keseluruhan dalam sistem, sehingga
untuk kebutuhan efektif dan efisien dalam bekerja
dapat terpenuhi.
Evaluasi sistem informasi manajemen di
RSGM UMY dilakukan dengan angket kuesioner yang
disusun dengan menerjemahkan konsep PIECES dari
Whitten. Jumlah pertanyaan yang dimuat dalam
7
kuesioner cukup banyak sehingga diperlukan skoring
untuk memudahkan dalam proses penilaian dan akan
membantu dalam proses analisis data yang telah
ditemukan. Penentuan skoring pada kriteria objektif
hasil penelitian berpedoman pada aturan Gutman
dengan didapatkan hasil setiap aspek dalam PIECES
yaitu aspek information, economic, control, dan service
memiliki kategori baik, sedangkan performance dan
efficiency memiliki kategori sedang. 10
Secara
keseluruhan sistem informasi manajemen RSGM UMY
dengan menggunakan metode PIECES memiliki
kategori baik.
Performance sistem informasi manajemen
RSGM UMY masih perlu ditingkatkan seperti
kelengkapan data yang diberikan oleh sistem dan
penambahan fitur misalnya dalam mencari history data
pasien lebih lengkap sehingga dapat memudahkan
pengguna dalam menyelesaikan tugas tanpa harus
menunggu dan melibatkan bagian laindan fitur Export
ke program lain juga perlu ditambahkan. Peningkatan
kecepatan dalam sebuah sistem sangat diperlukan
untuk menunjang kinerja. Keseragaman penggunaan
bahasa seperti diagnosa dalam sistem juga harus
diperhatikan. Secara keseluruhan performa dari sistem
harus dapat ditingkatkan secara maksimal. Efficiency
dalam sistem informasi manajemen RSGM UMY juga
perlu ditingkatkan. Efisiensi dapat diperoleh ketika
faktor-faktor yang lain seperti performance,
information, economyc, control sudah terpenuhi.
KESIMPULAN
Sejak penggunaan sistem di RSGM UMY, sangat
dibantu sekali dengan adanya sistem ini. Kemudahan
dalam menggunakan dapat membantu kinerja dari
setiap pengguna. Penentuan skoring pada kriteria
obyektif hasil penelitian berpedoman pada aturan
Gutman dengan didapatkan hasil setiap aspek dalam
PIECES. Kategori baik meliputi aspek information,
economic, control, dan service. Sedangkan kategori
sedang meliputi performance dan efficiency.
DAFTAR PUSTAKA
1. Azwar, A. 1996. Menjaga Mutu Pelayanan
Kesehatan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.
2. Siregar, Charles. JP.2004. Farmasi Rumah Sakit
Teori dan Penerapan Cetakan I, Jakarta: EGC.
3. Obrien, James. 2006. Introduction to information
Systems. New York: The McRraw-Hill Companies.
4. Gaol, Chr. Jimmy. 2008. Sistem Informasi
Manajemen. Jakarta: Grasindo.
5. Winter, et al., 2001. Strategic information
management plans: the basis for systematic
information management in hospitals.
International Journal of Medical Informatics 64
(2001) 99–109.
6. Arifin, Zainal. 2012. Evaluasi Pembelajaran.
Bandung: Remaja Rosdakarya.
7. Whitten, Bentley, Barlow. 2007. System Analysis
and design Methods. New York: The McRraw-Hill
Companies.
8. Setiawan, Nugraha. 2007. Penentuan ukuran
Sampel Memakai Rumus Slovin dan Tabel
Krejcie-Morgan: Telaah Konsep dan Aplikasinya.
Bandung: Universitas Padjadjaran.
9. Soendari, T. 2013. Metode Penelitian Deskriptif.
Fakultas Ilmu Pendidikan. Universitas Pendidikan
Indonesia.
10. Guttman, L. 1944. A Basic for Scaling Qualitative
Data. American Sociological Review, 91, 139-150.
11. Singarimbun, Masri dan Sofian E. 2011. Metode
Penelitian Survei. Jakarta: LP3ES.
12. Tullah R & Hanafri M I. 2014. Evaluasi Penerapan
Sistem Informasi Pada Politeknik LP3I Jakarta
DenganMetode Pieces.Jurnal Sisfotek Global:
2088 – 1762 Vol. 4 No. 1.
13. Riana, Apit. 2006. Evaluasi Kinerja Sistem
Informasi Manajemen Ditinjau dari Aspek
Persepsi Pengguna dalam Mendukung Prosses
Manajemen di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah
Yogyakarta. Semarang .Universitas Dipenegoro.
14. Peraturan Pemerintah No 10 tentang Wajib
Simpan Rahasia Kedokteran tahun 1966.
15. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 29
pasal 47 ayat 2tahun 2004 tentang Praktik
kedokteran.
16. Nuryati & Widayanti. 2015. Evaluasi Implementasi
Sistem Electronic Health Record (EHR) di Rumah
Sakit Akademik Universitas Gadjah Mada
Berdasarkan Metode Analisis PIECES. Jurnal
Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia,
ISSN:2337-585X, Vol.3, No.1.