“Jobs”

A. HR Management and Jobs

1. Dividing Work Into Job

Job dan Work, memiliki definisi yang berbeda dalam organisasi. Work merupakan
segala usaha yang dilakukan untuk menyelesaikan dan menghasilkan sesuatu.
Sedangkan Job, adalah sekumpulan tugas, tanggung jawab yang merupakan total
keseluruhan pekerjaan dibebankan kepada karyawan. Dimana tugas dan
tanggung jawab ini dapat berubah seiring berjalannya waktu.
Ada beberapa permasalahan yang timbul dalam Jobs, seperti bagaimana
meningkatkan jobs yang ada pada saat ini untuk peningkatan produktivitas,
bagaimana kelompok dapat berperan dalam jobs, bagaimana mengidentifikasi
apa yang dilakukan orang terhadap jobs-nya saat ini dan apakah job yang ada
telah sesuai dengan karakteristik orang yang melakukan pekerjaan tersebut.
Masalah-masalah ini dapat di selesaikan dengan beberapa pendekatan sepert job
design, penjadwalan kerja, membentuk kelompok kerja, melakukan jobs analysis,
descriptions dan spesification serta mengidentifikasi kompetensi dari karyawan.

2. Workflow Analysis
Workflow analysis adalah suatu studi yang mempelajari bagaimana input, aktifitas
dan output bekerja dan melakukan perubahan dalam organisasi. Studi ini
biasanya akan dimulai dari menganalisa dari sisi outputnya. Bagaimana barang
dan jasa diproduksi, dianalisa baik dari sisi kuantitas maupun dari sisi kualitasnya.
Kemudian dilanjutkan analisa terhadap aktifitas, yaitu mengevaluasi bagaimana
pencapaian output sesuai dengan yang diinginkan dan yang terakhir adalah
analisa dari sisi input, yang termasuk didalamnya adalah orang, materialm
informasi, data, peralatan dan lain sebagianya apakah penggunaan input untuk
menghasilkan output telah efisien atau belum.
Dengan melakukan worflow analysis dapat diketahui apakah prosedur atau
tahapan dalam memproduksi barang atau jasa terlalu panjang dan tidak efisien
atau tidak. Apabila dirasa bahwa langkah pekerjaan kurang efisien, maka dapat
dilakukan design ulang terhadap pekerjaan atau dapat mengubah prosedur kerja
yang ada agar lebih efektif.

3. Re-engineering Business Processs

Workflow analysis dapat membantu perusahaan memahami bagaimana suatu
pekerjaan diselesaikan, sementara re-engineering adalah melihat perlu tidaknya
organisasi atau perusahaan melakukan perubahan atau tidak. Tahapan dalam re-
engineeringa da tiga, yaitu : Rethink, melihat apakah pekerjaan saat ini
mempengaruhi tingkat kepuasan konsumen atau tidak. Redesign, menganalisa
apakah perlu dilakukan perubahan desain pekerjaan atau tidak. Dan terakhir
adalah Retool, yaitu melihat pada teknologi baru sebagai peluang untuk
meningkatkan kualitas dari barang dan jasa yang dihasilkan dan meningkatkan
kepuasan konsumen.

B. Developing Jobs for Individuals and Teams

1. Job Design
Job Design adalah mengelola agar tugas dan tanggung jawab dapat menjadi
suatu bentuk yang produktif bagi perusahaan. Job desain sangat penting, karena
dapat memepengaruhi motivasi dan kinerja karyawan. Selain itu job design juga
dapat mempengaruhi tingkat kepuasan kerja. Dan yang terutama job design dapat
mempengaruhi kesehatan fisik dan psikis dari karyawan.
Dalam mendesain Job, dapat melakukan dua hal yang paling umum, yaitu Job
Enlargement dan Job Enrichment. Job Enlargement adalah memperluas ruang
lingkup pekerjaan tugas dalam level yang masih sama, sedangkan Job
enrichment adalah menambah tanggung jawab dalam pekerjaannya, dapat
mencakup sejak mulai dari perencanaan, mengorganisasikan, mengawasi dan
mengevaluasi job yang dilakukannya.
Hal lain yang dapat dilakukan dalam Job Design adalah melakukan Job Rotation,
yaitu melakukan perputaran karyawan dari suatu job ke job yang lain, secara
periodik, biasanya dalam waktu mingguan.

2. Characterisctics of Jobs
Jobs Characteristics, merupakan teori yang dikembangkan oleh Hackman dan
Oldham, yang mengidentifikasi adanya lima karakteristik pekerjaan, yaitu :
a. Skill variety
Karakteristik yang timbul apabila suatu work, dalam penyelesaiannya
membutuhkan berbagai aktifitas didalamnya. Dimana setiap aktifitas
membutuhkan ketrampilan yang berbeda, semakin banyak ketrampilan yang
ada dalam pekerjaan, semakin berarti pekerjaan tersebut.

b. Task identity
Adalkah karakteristik yang timbul apabila seluruh proses pekerjaan dari mulai
sampai berkahir dilakukan oleh satu kelompok, dengan output yang jelas
terlihat. Contoh karakteristik pekerjaan ini dapat dilihat pada kantor jasa
profesional seperti pengacara, yang melakukan pekerjaan dari awal sampai
akhir, sampai kasus yang ditangani terpecahkan

c. Task significance
Karakteristik yang menunjukkan adanya dampak pekerjaan terhadap orang
lain. Sperti pekerjaan yang dilakukan oleh angkatan bersenjata, polisi dan
para pengabdi masyarakat lainnya.

d. Autonomy
Karaktersitik Job yang dimana individu didalamnya memeliki jadwal kerja
yang lebih bebas, dan dapat diatur oleh individu yang bersangkutan, seperti
pekerjaan yang ada dalam industri kreatif dan periklanan, jadwal kerja
disesuaikan dengan individu, klien dan sebagainya, tidak terllalu terikat pada
jam kantor

e. Feedback
Merupakan sekumpulan informasi mengenai seberapa baik pekerjaan yang
telah dilakukan.
 3. Team Jobs
Dalam menyelesaikan pekerjaan, dapat dilakukan secara berkelompok sesuai
dengan kebutuhan perusahaan atau sesuai dengan ruang lingkup pekerjaan itu
sendiri. Berbagai macam bentuk tim yang mungkin dilakukan adalah :
a. Special purpose team
Tim ini dibentuk apabila perusahaan menghadapai permasalahan yang
spesifik yang harus diselesaikan yang dapat mempengaruhi atau
meningkatkan kualitas dari produk atau jasa yang dihasilkan oleh perusahaan
tersebut.

b. Self-directed work teams

Dalam bentuk tim yang kedua, individu bekerja sendiri-sendiri, tetapi
dilakukan melalui arahan dari tim kerja.

Membentuk Team Jobs dapat memberikan keuntungan, diantaranya

meningkatkan produktifitas, meningkatkan keterlibatan karyawan, pembelajaran
dapat lebih tersebar dan keterlibatan karyawan dalam pemecahan masalah akan
semakin tinggi. Tetapi perlu diingat bahwa tidak semua Job harus dibentuk dalam
sebuah Tim kerja, karena beberapa Job memang didesain untuk diselesaikan
secara individu

C. Other Job Design Issues : Work Schedule and Locations

1. Work Schedule
Penjadwalan kerja merupakan salah satu hal yang sangat penting dalam
mendesain pekerjaan. Beberapa alternatif dalam penjadwalan kerja adalah
sebagai berikut :
a. Flexitime
Flexi time adalah mengatur jadwal kerja dimana jam mulai dan berakhirnya
dapat diatur dan berubah-ubah asalkan sesuai jumlah total jam kerja dengan
yang seharusnya.

b. Compressed workweek
Compressed workweek adalah memadatkan hari kerja dalam satu minggu,
dengan total jam kerja perminggunya tetap sama, misalnya bekerja hanya 4
hari dalam seminggu, tetapi jumlah jam kerja seharinya adalah 10 jam,
sehingga total jam kerja dalam satu minggu tetap 40 jam.

c. Shift work
Adalah tetap dalam sehari menggunakan standar 24 jam, tetapi membaginya
dalam 3 jadwal kerja. Dengan mengalokasikan sumber daya dalam setiap
jadwal atau shift yang telah ditetapkan.

2. Alternatives Physical Works Locations

Pada saat sekarang ini, dimana teknologi telah berkembang dan mendukung
pekerjaan, membuat beberapa pekerjaan tidak harus dilakukan di kantor, Ada
 beberapa alternatif lokasi bekerja yang dapat dilakukan diluar kantor “resmi”.
Istilah yang cukup populer saat ini adalah telecommuting dimana pekerjaan
diselesaikan di luar kantor, untuk kemudian pekerjaan dikirm melalui media
komunikasi seperti internet. Isitlah lain adalah hoteling, dimana karyawan
bergantian masuk kantor, atau masuk hanya sesuai kebutuhan masing-masing,
sehingga seolah-olah setiap karyawan bergantian masuknya. Istilah lain adalah
virtual office, dimana kantor dapat berpindah-pindah dan biasanya menyewa
suatu ruangan di gedung tertentu yang seolah-olah menjadi kantor representatif
bagi para klien, tetapi karyawan tetap melakukan pekerjaan di luar kantor
tersebut.

D. The Nature of Job Analysis

1. Job Analysis
Merupakan cara yang sistematis dalam memngumpulkan dan mengalisisi
informasi mengani isi, dan kebutuhan sumber daya dalam suatu pekerjaan.
Ruang lingkup dari Job Analysis yaitu; aktifitas pekerjaan dan perilaku di
dalamnya, interaksi diantara karyawan, standar kinerja, anggaran dalam
pekerjaan tersebut, mesin dan peralatan yang dibutuhkan, kondisi pekerjaan itu
sendiri, supervisi yang perlu diberikan dan pengetahuan, ketrampilan serta
kemampuan yang dibutuhkan dalam menyelesaikan pekerjaan tersebut.

2. Task based Job Analysis

Yaitu melakukan analisis terhadap task, duty dan responsibility dalam suatu
pekerjaan. Task adalah ciri khusus yang membedakan suatu pekerjaan dengan
pekerjaan lainnya. Duties, merupakan kumpulan dari task yang di kerjakan oleh
setiap individu karyawan dalam organisasi. Tanggung jawab adalah perasaan
kewajiban yang timbul untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Sehingga analusus
ini adalah melihat bagaimana suatu pekerjaan dengan pekerjaan lainnya apakah
sudah sesuai antara tugas dengan tanggung jawabnya.

E. Stages in Job Analysis Process

Tahapan-tahapan dalam melakukan proses Job analysis adalah sebagai berikut :
1. Planning the Job analysis
Perencanaan merupakan tahapan yang krusial. Perencanaan dilakukan untuk
mengetahui data apa yang akan dikumpulkan dari para manajer dan karyawan
terkait dengan analisa pekerjaan ini. Apakah analisis yang dilakukan mencakup
hanya deskripsi pekerjaan, atau meredesian satu departemen saja, atau sampai
mengubah struktur dari organisasi tersebut.

2. Preparing and Introducing the Job Analysis

Pada tahap ini yang dilakukan adalah melakukan identifikasi terhadap apa yang
akan dianalisa. Apakah yang dianalisis merupakan pekerjaan yang sifatnya
klerikalm apakah merupakan pekerjaan yang ada dalam satu divisi saja, atau
pekerjaan yang dilakukan oleh seluruh organisasi. Dalam tahap ini juga
ditentukan metode apa yang akan dgunakan dalam melakukan analisis. Untuk
 kemudian dikomunikasikan kepada manajer dan seluruh karyawan yang akan
dianalisis.

3. Conducting the Job Analysis

Melakukan analisis pekerjaan sesuai dengan metode yang telah ditetapkan pada
tahap sebelumnya. Tahapan ini juga termasuk didalamnya adalah
mengkompilasi data dan informasi yang dikumpulkan dari karyawan dan manajer
yang dianalisis

4. Developing Jobd Descriptions and Job Specifications

Dari hasil data dan informasi yang dikumpulkan, dapat dilakukan penyusunan
awal untuk deskripsi pekerjaan dan job spesification. Kemudian draft awal ini
diberikan kepada manajer dan supervisors untuk dilakkukan review

5. Maintaining and Updating Job Descriptions and Job Specifications

Setelah direview dan tersusun rapih, maka sistem kerja mulai dikembangkan
sesuai dengan job description dan jobspesification yang telah ditetapkan
tersebut. Yang dibutuhkan adalah komunikasi antara manajer dan karyawan agar
job desc dan job spec yang baru ini dapat dilaksanakan sesuai dengan yang
diinginkan

F. Job Analysis Method

Beberapa metode yang dapat dilakukan dalam melakukan analisa pekerjaan adalah:

1. Observation
Pengamatan dapat dilakukand engan menggunakan sampling, artinya karyawan
yang diamati tidak semua, tetapi hanya sekelompok tertentu yang dianggap
dapat mewakili karyawan yang lain. Hanya saja tidak semua jenis pekerjaan
dapat dilakukan analisa dengan metode observasi.

2. Interview
Wawancara dilakukan dengan mengunjungi langsung karyawan yang ingin digali
informasinya dan diajak bicara. Dalam melakukan wawancara, sebelumnya telah
disiapkan daftar pertanyaan apa yang akan ditanyakan. Wawancara dapat
dilakukan secara individu maupun berkelompok. Metode ini sangat menyita
waktu, membutuhkan waktu lama dalam mendapatkan data dan informasi yang
dibutuhkan.

3. Questionnaire
Merupakan satu set pertanyaan yang disusun untuk mengumpulkan informasi
dari para karyawan dan manajer. Kuesioner banyak digunakan karena dapat
menghemat waktu dan biaya. Kuesioner sendiri dapat dilakukan dengan
mengkombinasikannya melalui interview, sehingga didapatkan informasi yang
lebih dalam.