TELEPHONE

Telephone merupakan hal umum yang telah menjadi bagian dari kehidupan kita sehari-hari.
Hampir semua orang yang mempunyai telephone dan tahu bagaimana menggunakannya.

Materi kita kali ini tidak akan membahas bagaimana menggunakan telephone atau cara berbicara
lewat telephone secara umum.

Kita akan membahasanya lebih spesifik yaitu tentang bagaimana berbicara lewat telephone
dalam situasi tertentu khususnya dalam situasi bisnis. Walau bagaimanapun pada saat berbicara
lewat telephone dalam situasi bisnis kita harus dapat melakukannya secara profesional.

Ketika kita bekerja di sebuah perusahaan internasional, atau perusahaan dimana tempat kita
bekerja memiliki mitra perusahaan asing dan kita bertugas untuk menerima sebuah panggilan
telephone yang masuk, kita sudah harus tahu dengan istilah-istilah atau ungkapan-ungkapan
tertentu yang sering digunakan dalam percakapan bisnis lewat telephone.

Making a phone call

Ungkapan ini mungkin digunakan bukan pada saat kita menerima panggilan yang masuk, tapi
ungkapan ini digunakan pada saat kita ingin membuat sebuah panggilan telephone.

Dalam situasi bisnis pada saat kita ingin melakukan panggilan telephone, lakukan dengan singkat
dan jelas dengan menyebutkan identitas dan maksud atau tujuan melakukan panggilan telephone
tersebut.

Contoh ungkapan yang digunakan:

Hello, My name is Fernando, I would like to speak to Mr. Ricardo please.

(Hello, Nama saya Fernando, Saya ingin bicara dengan Bpk. Ricardo)

Hello, I'm Alex from Spears Advertising Company, May I speak to Mrs. Windi?

(Hello, Saya Alex dari perusahaan iklan Spears, bolehkan saya bicara kepada Ibu Windi?

Good morning, My name is Julian, I'm calling from Krusty Crab restaurant, could you connect
me to the extension 346?
(Selamat pagi, nama saya Julian, saya menelpon dari restoran Krusty Crab, bisakah anda
menyambungkan saya ke saluran 346?)

Hello, this is Adam calling from DX corporation, could I speak to the Sales manager please?

(Hello, ini Adam yang menelpon dari perusahaan DX, bisakah saya berbicara kepada manajer
penjualan?)

Answering a phone call

Karena kita tidak dapat melihat lawan bicara pada saat kita sedang menelepon, jadi satu-satunya
yang kita andalkan adalah suara kita.Sehingga kita harus menggunakan nada suara yang
bersahabat dan sopan.

Saat ada panggilan telepon masuk, dan telepon berdering, sebaiknya kita tidak membiarkan
terlalu lama telepon tersebut berdering. Jangan biarkan telepon berdering lebih dari tiga kali
karena telepon bisnis merupakan sebuah panggilan yang sangat penting. Jangan membuat orang
lain menunggu.

Selain itu, gunakan kalimat sapaan yang formal dan sebutkan nama perusahaan saat menjawab
sebuah panggilan yang masuk supaya orang yang menelpon tahu bahwa dia menelpon nomor
yang benar.

Contoh ungkapan yang digunakan:

Good afternoon, Luke's Cafe, can I help you?

(Selamat siang, dengan Luke's Cafe, ada yang bisa saya bantu?

Hello, Atlantic Hotel, How may I help you?

(Hello, dengan Hotel Atlantic, bagaimana saya dapat membantu anda?)

Good morning, Nelson Enterprise, My name is Vanessa, what can I do for you?

(Selamat pagi, dengan Perusahaan Nelson, nama saya Vanessa, ada yang bisa saya bantu?)

Hello, Wilson company, how may I direct your call?

(Hello, dengan perusahaan Wilson, kepada siapa panggilan anda ingin disambungkan?)

Ungkapan ini biasanya digunakan pada perusahaan yang memiliki beberapa saluran telepon
tambahan untuk masing-masing divisi.

Taking a phone message

Pada saat penelpon tidak berhasil menghubungi orang yang dimaksud, tugas kita sebagai
penerima telepon adalah memberitahu bahwa orang yang dituju sedang tidak dapat menerima
panggilan telepon dengan memberikan alasan-alasan tertentu.

Contoh:

I'm sorry, Mr. William is on meeting at this moment.

(Maaf, Pak William sedang rapat saat ini)

I'm sorry, Mr. Ato is not in today.

(Maaf, Pak Ato tidak masuk hari ini)

I'm afraid Mrs. Tika is not in the office this time.

(Saya khawatir Ibu Tika tidak berada di kantor)