3.1.1.3 Pedoman Mutu
3.1.1.3 Pedoman Mutu
DINAS KESEHATAN
UPTD PUSKESMAS MAZO
Jln. …………………………….
I. PENDAHULUAN
Pedoman Manajemen Mutu ini menjelaskan secara garis besar sistem manajemen mutu UPTD
Puskesmas MAZO. Semua ketentuan maupun persyaratan serta kebijakan yang tertuang dalam
Pedoman Manajemen ini merupakan acuan untuk menjalankan kegiatan operasional UPTD
Puskesmas MAZO.
Penerapan sistem manajemen mutu dimaksudkan untuk menjadikan gambaran secara umum sistem
manajemen mutu dalam mencapai komitmen mutu, sasaran mutu, serta kepuasan pelanggan
sehingga tujuan UPTD Puskesmas MAZO secara keseluruhan dalam aspek mutu tercapai.
V. LINGKUP APLIKASI
Pedoman Manajemen Mutu ini digunakan pada seluruh pelayanan UPTD Puskesmas Mazo,
meliputi Upaya kesehatan Perorangan, upaya kesehatan masyarakat serta upaya program
pengembangan dan di implementasikan. Hal ini dilakukan karena berdasarkan pada Peraturan
Menteri Kesehatan RI No: 75 Tahun 2014
1. Persyaratan Umum
a) Sistem Manajemen Mutu UPTD Puskesmas Mazo dibuat berdasarkan persyaratan
standar .
b) Seluruh fungsi ataupun kegiatan termasuk kegiatan yang dikontrakkan pada pihak luar
dikendalikan sesuai sistem manajemen mutu ini.
c) Sumberdaya maupun informasi yang diperlukan untuk menjalankan sistem manajemen
mutu dipastikan dipenuhi, termasuk sumberdaya untuk mendukung pencapaian sasaran-
sasaran mutu yang ingin dicapai.
d) Manajemen memantau, mengukur, menganalisa setiap proses atau kegiatan dan melakukan
tindakan perbaikan.
e) Kegiatan sistem manajemen mutu menerapkan prinsip manajemen: Plan–Do–Check–
Action dan pengendalian proses dilakukan sejak awal.
2. Persyaratan Dokumen
Umum
Sistem manajemen mutu UPTD Puskesmas Mazo didokumentasikan dalam bentuk dan terdiri
dari:
a. Pedoman Manajemen Mutu
b. Prosedur kerja
c. Sasaran mutu
d. Formulir
e. Rekaman/Arsip Mutu
Pedoman Manajemen Mutu
Pedoman Manajemen Mutu ini disiapkan oleh Tim Pengembangan Manajemen Mutu UPTD
Puskesmas Mazo dan disahkan oleh Kepala UPTD Puskesmas Mazo serta didelegasikan
kepada Wakil Manajemen ( Management Representative ) yang telah ditunjuk oleh Kepala
Puskesmas. Manajemen Representative bertanggung jawab untuk menjamin sistem
manajemen mutu dengan semua kebijakan/ persyaratan yang tertuang didalamnya dipahami
oleh karyawan dan pimpinan serta dilaksanakan secara konsisten dan berkesinambungan.
Pedoman Manajemen Mutu ini termasuk dokumen yang dikendalikan, sehingga tata cara
pengendaliannya mengikuti ketentuan sebagaimana tertuang dalam prosedur pengendalian
dokumen. Pedoman Manajemen Mutu ini akan ditinjau ulang 1 (satu) tahun sekali untuk
penyesuaian / perbaikan.
2. Fokus Pelanggan
Kepala Puskesmas, koordinator Unit dan Koordinator pelayanan/program terkait dengan
pelanggan berkewajiban memiliki pengetahuan yang baik tentang pelanggan UPTD Puskesmas
Mazo
Koordinator unit pelayanan/program memelihara dan senantiasa memperbaharui data
pelanggan serta catatan tentang pelanggan untuk memungkinkan karyawan memahami profil
setiap pelanggan, sedangkan Wakil Manajemen bertanggungjawab untuk :
a) Mengidentifikasi dan memahami persyaratan yang diminta oleh pelanggan UPTD Puskesmas
Mazo
b) Mengkomunikasikan informasi persyaratan pelanggan kepada Unit secara tercatat
c) Memastikan setiap Koordinator unit pelayanan/program yang berhubungan dengan informasi
persyaratan pelanggan bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan kegiatan berikutnya
secara terkendali.
3. Kebijakan Mutu
a) Kebijakan mutu adalah pernyataan resmi UPTD Puskesmas Mazo yang memuat komitmen
mutu dan kepedulian terhadap kepuasan pelanggan.
b) Isi Kebijakan mutu sejalan dengan visi - misi atau tujuan Puskesmas
c) Kebijakan mutu menjadi acuan untuk menetapkan sasaran mutu, mengevaluasi
pencapaian sasaran serta acuan perbaikan yang akan dilakukan .
d) Kebijakan mutu disosialisasikan dan dipastikan dipahami oleh seluruh karyawan
Puskesmas
e) Kebijakan mutu ditinjau secara berkala untuk menjamin kesesuaiannya
4. Perencanaan
1. Sasaran Mutu
a) Setiap Unit menetapkan sasaran-sasaran dengan kaidah SMART (Specific, Measurable,
Achievable, Relevant, Time bound)
b) Koordinator Unit memastikan Unit yang dipimpinnya membuat perencanaan kerja untuk
mencapai sasaran-sasaran unit kerjanya.
c) Sasaran mutu sesuai dengan kebijakan mutu dan mendukung tercapainya visi dan Misi
Puskesmas
d) Sasaran – sasaran setiap Unit dipastikan terdokumentasi.
a) Setiap pegawai Struktural dan staf pelaksana dipastikan memahami tugas, tanggung jawab dan
wewenangnya.
b) Uraian tugas, tanggung jawab & wewenang dibuat oleh Kepala Puskesmas
c) Dokumen uraian tugas dipegang oleh staf yang bersangkutan dan salinan disimpan di Unit
Tata Usaha Puskesmas.
d) Dokumen uraian tugas harus dikendalikan, isinya diperbarui bila terjadi perubahan proses
pekerjaan.
e) Uraian tugas dibuat berdasarkan Tupoksi yang ada.
Wakil manajemen adalah seorang pegawai internal UPTD Puskesmas Mazo yang ditunjuk
oleh Kepala Puskesmas dan bertanggung jawab untuk menjamin kesesuaian dan efektivitas
implementasi sistem manajemen mutu.
Wakil Manajemen mendapat otoritas yang cukup untuk menjalankan tugas dan tanggung
jawabnya sbb :
a) Mengembangkan sistem manajemen mutu sesuai persyaratan standar.
b) Menjamin sistem dilaksanakan secara efektif pada semua fungsi.
c) Menjamin sistem manajemen mutu dipertahankan.
d) Menjamin sistem manajemen mutu diperbaiki terus menerus.
e) Melaporkan hasil atau kinerja sistem manajemen mutu kepada Kepala Puskesmas
f) Mengupayakan peningkatan kesadaran dan pemahaman karyawan dalam sistem
manajemen mutu.
g) Membina hubungan dengan pihak eksternal untuk hal-hal yang berkaitan dengan
sistem manajemen mutu.
h) Menyelenggarakan program pendukung untuk membudayakan kesadaran mutu
keseluruh karyawan.
i) Melakukan komunikasi kepada seluruh karyawan
j) Mengkoordinasikan kegiatan internal audit
2. Komunikasi Internal
Komunikasi internal antar pimpinan dengan karyawan merupakan kegiatan yang sangat penting
untuk menunjang mekanisme kerja, karenanya sistem komunikasi dipastikan diatur dengan baik
dan menekankan hal-hal sbb:
6. Tinjauan Manajemen
1. Umum
Evaluasi merupakan kegiatan manajemen yang sangat penting dalam rangka pengendalian
suatu proses dan kinerja termasuk evaluasi dalam implementasi Sistem Manajemen Mutu.
7. PENGELOLAAN SUMBERDAYA
1. Ketersediaan Sumberdaya
a) Sumberdaya untuk menjalankan Sistem manajemen Mutu serta untuk mencapai sasaran yang
telah ditetapkan dipastikan terpenuhi.
b) Sumberdaya yang diperlukan diidentifikasi oleh Koordinator Unit dan disampaikan kepada
manajemen melalui mekanisme yang telah diatur
Kompetensi yang diperlukan oleh setiap karyawan agar dapat melaksanakan tugas dan
tanggung jawabnya secara tepat dan benar sesuai dengan sasaran dan persyaratan yang telah
direncanakan harus dipastikan dipenuhi.
Kepala Puskesmas bertanggung jawab untuk:
a. Menentukan pelatihan yang diperlukan oleh setiap bawahannya
b. Memastikan pelatihan dilaksanakan. Pelatihan dapat dilakukan dalam bentuk, atau
kegiatan apapun yang bertujuan memberikan kompetensi kepada karyawan.
c. Mengambil tindakan lainnya selain pelatihan yang sesuai dengan permasalahan
d. Mengevaluasi efektif/ tidaknya tindakan yang telah diambil
e. Meningkatkan kesadaran karyawan mengenai pentingnya peranan setiap karyawan
dalam pekerjaan mereka untuk mencapai sasaran mutu demi kepuasan pelanggan
f. Meminta Kabag TU untuk mengelola arsip karyawan yang memuat informasi
mengenai pelatihan, keterampilan dan pengalaman kerja karyawan.
3. Sarana Kerja
a) Sarana kerja / infrastruktur untuk mendukung pekerjaan dan mencapai sasaran dan
persyaratan produk maupun proses dipastikan terpenuhi.
b) Melakukan pemeliharaan secara teratur terhadap alat – alat maupun fasilitas pendukungnya
agar senantiasa dalam kondisi baik dan siap dioperasikan.
g. Sarana kerja baru yang diperlukan secepatnya diidentifikasi dan ditindak lanjuti sesuai
prosedur yang berlaku.
h. Ka Bag TU bertanggung jawab untuk memastikan kecukupan dan kelengkapan sarana
kerja dan kelaikan kondisi sarana kerja pada bagian yang dipimpinnya.
4. Lingkungan Kerja
5. Pelayanan
1. Pengendalian Pelayanan
UPTD Puskesmas Mazo menentukan pengendalian pelayanan dan proses pelayanan ruang
lingkup puskesmas melalui:
a. Ketersediaan informasi dari pelayanan.
b. Menetapkan prosedur kerja (SPO) yang dibutuhkan.
c. Penggunaan dan pemeliharaan peralatan yang sesuai untuk proses pelayanan.
d. Menetapakan aktivitas pengukuran dan pemantauan.
2. Pengendalian alat pemeriksaan dan pengukuran
Kepala Puskesmas menetapkan dan menerapkan prosedur pengendalian alat ukur yang diperlukan
untuk menjamin kesesuaian pelayanan terhadap persyaratan yang dispesifikasikan dan agar
menjamin kapabilitas pengukuran konsisten dengan persyaratan pengukuran.
Apabila dapat diterapkan, maka alat itu harus :
a. Dikalibrasi dan disesuaikan setiap 1 tahun sekali atau sebelum dipergunakan
b. Dijaga dari penyesuaian-penyesuaian yang dapat mengakibatkan kalibrasi tidak sahih
c. Dijaga dari kerusakan dan penurunan keandalan selama penggunaan, pemeliharaan dan
penyimpanan.
d. Catatan tentang hasil-hasil kalibrasi didokumentasikan
e. Memiliki validitas dari hasil-hasil terdahulu yag dinilai ulang, jika pada alat ukur itu ditemukan
bahwa waktu kalibrasi telah jatuh tempo serta melakukan tindakan korektif.
1. Umum
1. Kepuasan Pelanggan
a) Persepsi pelanggan dan kepuasan terhadap pelayanan rawat jalan yang diberikan
puskesmas harus dipantau secara berkala.
b) Pemantauan dimaksudkan untuk untuk menilai dan mengukur kinerja sistem
manajemen mutu serta mengetahui apakah persyaratan pelanggan telah dipenuhi.
c) Metode untuk memperoleh informasi dan pemanfaatan informasi yang diperoleh
dipastikan tertuang dalam prosedur.
2. Audit Internal
a) Tujuan audit adalah untuk memastikan sistem manajemen mutu diimplementasikan
secara efektif dan hasilnya sesuai dengan yang telah direncanakan
b) Tim audit dibentuk oleh Manajemen Representatif dan disahkan oleh Kepala Puskesmas
dan dibekali pelatihan yang cukup sebelum melaksanakan audit.
c) Program audit direncanakan oleh ketua tim audit dengan mempertimbangkan tingkat
kepentingan dan kekritisan unit yang akan diaudit
d) Audit harus dilakukan secara sistematis, objektif, terencana dan terdokumentasi serta
mengedepankan integritas dan independensi.
e) Audit harus dilakukan sesuai dengan prosedur audit yang telah ditetapkan.
f) Dalam setiap pelaksanaan audit , auditor harus memperhatikan hasil audit yang
terdahulu untuk mengevaluasi efektivitasnya.
g) Kriteria audit, lingkup, frekuensi dan metode-metode yang akan digunakan dipastikan
ditentukan dalam prosedur audit internal.
h) Pelaksanaan audit dilakukan secara objektif dan mengikuti ketentuan persyaratan audit.
i) Koordinator unit yang diperiksa bertanggung jawab untuk menindak-lanjuti temuan
audit pada unit-nya.
j) Tindakan koreksi diambil segera mungkin untuk mengeliminasi ketidak-sesuaian yang
telah ditemukan
k) Tindak lanjut audit harus mencakup verifikasi terhadap tindakan tindakan yang telah
diambil.
l) Ketua tim audit bertanggung jawab dan melapor kepada Manajemen Representatif
3. Analisis Data
a) Data-data proses atau implementasi sistem manajemen mutu harus dikelola dengan baik
b) Data dianalisa dengan menggunakan teknik-teknik yang sesuai, misalkan menggunakan
teknik statistik.
c) Analisa data dilakukan oleh setiap Koordinator Unit/Program, kegiatannya untuk
mengetahui tingkat kinerja masing-masing proses/melihat kesenjangan-kesenjangan yang
ada sehingga dapat dilakukan tindakan perbaikan.
b) Prosedur analisa data dibuat oleh MR dan menjadi acuan bagi semua fungsi lainnya.
c) Hasil analisa data harus mengarah pada pengidentifikasian ketidak-sesuaian ketidak-
efektifan dan tindakan-tindakan perbaikan yang diperlukan.
d) Data dianalisa antara lain untuk memantau :
• Kepuasan pelanggan
• Kesesuaian terhadap persyaratan Pelayanan Puskesmas
• Karakteristik dan kecenderungan proses,Pelayanan Puskesmas
• Kinerja Pemasok
• Sebagai dasar untuk mengambil langkah-langkah yang diperlukan.
a) Seluruh karyawan dan koordinator wajib melakukan perbaikan secara terus menerus terhadap
efektivitas sistem manajemen mutu sesuai dengan tugas, tanggung jawab dan wewenangnya.
b) Semua perbaikan mengacu pada komitmen yang tertuang dalam kebijakan mutu,sasaran mutu,
hasil audit, analisa data tindakan koreksi dan prevensi serta tinjauan manajemen.
Mengetahui
Selamat bekerja, Kepala Puskesmas dan seluruh karyawan mendukung sepenuhnya pelaksanaan
sistem manajemen mutu ini sebagai komitmen bersama tanpa pengecualian.