Menentukan life cycle proyek tidak selalu bebas dan teserah kemauan Anda. Kebutuhan-kebutuhan klien serta tuntutan pasar dapat lebih menentukan deadline dan bisa berbeda dari deadline yang sudah Anda tentukan. Namun demikian, Anda harus mempunyai metode valid untuk dapat mengatur ruang lingkup dan time frame proyek-proyek serta dapat mengatur lebih baik lagi di dalam prosesnya agar proyek Anda berhasil.
Walaupun sangatlah penting untuk menyenangkan para klien, harapan-harapan yang tak masuk akal hanya akan berdampak buruk bagi Anda pada akhirnya. Jadi, tetaplah fokus pada tujuan-tujuan lebih besar, seperti kesuksesan dan kepuasan pelanggan jangka panjang. Jangan memiliki mentalitas seperti ini: “kapan Anda membutuhkannya?” Gunakan Project Histories dan solusi aplikasi yang sepenuhnya terintegrasi, seperti Project Service Automation (PSA), agar Anda dapat secara lebih akurat memperkirakan waktu dan sumber daya yang diperlukan untuk sebuah proyek.
Solusi seperti Microsoft Dynamics 365 for Project Service Automation dapat membantu menciptakan model project-based services yang repeatable dan predictable dengan proses otomatisasi dan keakuratan data untuk penyelesaian proyek tepat waktu dan sesuai anggaran. Solusi ini juga dapat secara otomatis menugaskan (auto-assign) pekerjaan-pekerjaan tertentu berdasarkan jadwal, keterampilan, keahlian, lokasi atau wilayah.
2. Kelincahan dalam proses Aplikasi PSA juga menawarkan keuntungan lainnya, yaitu data real-time yang terintegrasi penuh untuk anggota-anggota tim dan life cycle proyek keseluruhan. Data real-time sangat diperlukan karena selagi proyek berlangsung, perubahan tidak dapat dihindari. Proses-proses proyek harus selalu sigap dan dapat beradaptasi untuk mengejar ketepatan waktu.
Informasi real-time dan tools kolaboratif yang menyediakan visibilitas luas dan membantu interaksi memungkinkan suatu pengambilan keputusan yang dapat menjadi faktor penentu apakah sebuah proyek akan diselesaikan tepat waktu dan sesuai anggaran.
3. Postmortem Setelah sebuah proyek selesai, akan sangat menggoda untuk berpindah ke proyek lainnya tanpa melihat ke belakang. Kesempatan berikutnya sudah menunggu. Namun, evaluasi yang baik dan kritis terhadap proses-proses dari proyek yang telah selesai adalah cara organisasi-organisasi yang berorientasi terhadap pertumbuhan membangun keberhasilan dan memperbaiki hal-hal yang salah.
Buatlah sebuah scorecard singkat untuk proyek-proyek utama, biarkan anggota tim secara kolaboratif mengevaluasi bagian yang berjalan lancar dan bagian yang membutuhkan perbaikan. Pertimbangkan penggunaan nilai (angka atau huruf), saran/masukan tanpa nama atau diskusi bebas. Apa pun caranya, pastikan bahwa cara tersebut adalah cara terbaik untuk tim Anda. Selain itu, pastikan untuk mendapatkan masukan dari manajer sehubungan dengan siklus proyek beserta proses-prosesnya.
Poin penting lainnya
Mencapai ketepatan waktu dalam suatu proyek merupakan hal yang sangat penting, seperti yang telah dijelaskan di atas. Namun, satu hal yang tidak kalah penting adalah kepercayaan terhadap kemampuan tim untuk secara efektif menjadwalkan, beradaptasi dan mengevaluasi proyek secara menyeluruh. Organisasi-organisasi yang telah menyelaraskan karyawan, proses serta teknologi yang meningkatkan kolaborasi di seluruh penjualan, tim project- service dan pelanggan mencapai 65% peningkatan pendapatan setiap tahunnya.
1. Pelajari terlebih dahulu proyek yang akan dikerjakan secara
mendalam karena dengan bigitu kita bisa menentukan langkah- langkah terbaik yang akan digunakan, contohnya untuk membangun proyek pada kondisi masyarakat tertentu maka diperlukan pendekatan-pendekatan khusus agar tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan dikemudian hari sehingga dapat menghambat jalanya pekerjaan pembangunan. 2. Pastikan surat izin mendirikan bangunan ( IMB ) sudah beres sebelum pembangunan dimulai, sringkali kita lihat sebuah proyek bangunan dipasang garis kuning dilarang melintas karena proyek tersebut belum memiliki IMB hal ini tentu dapat menghentikan kegiatan proyek yang dapat menyebabkan kerugian. 3. Pelajari material dan tenaga kerja yang akan dibutuhkan, apakah termasuk sesuatu yang sulit ditemukan, jika iya maka diperlukan upaya khusus untuk mendatangkanya ke proyek seperti meng impor dari negara lain atau memproduksi sendiri, juka material tersebut menyebabkan pekerjaan terkait lainya tidak dapat dilaksanakan maka sudah dapat dipastikan terjadi pemborosan waktu. 4. Berikan tanggung jawab pekerjaan kepada tenaga kerja yang tepat dan profesional dibidangnya masing-masing hal ini tentu berpengaruh besar terhadap waktu penyelesaian pekerjaan. 5. buatlah jadwal sedetail mungkin tentang waktu peleksanaan masing-masing item pekerjaan seperti dengan cara membuat kurva s, network planning, bar chart yang dapat dijadikan sebagai rambu- rambu waktu pelaksanaan, mengukur progres pekerjaan yang sudah dikerjakan, serta mengontrol setiap waktu item pekerjaan mana yang perlu dipercepat. 6. Berikan penghargaan terbaik pada setiap bagian penanggung jawab bidang pekerjaan sehingga dapat termotivasi untuk menyelesaikan pekerjaanya secepat mungkin. 7. Bayarlah gaji / tunjangan karyawan sesuai jadwal yang telah ditetapkan 🙂 jika menginginkan setiap karyawan bekerja dengan maksimal. 8. selalu evaluasi pencapaian pekerjaan yang sudah dilaksanakan apakah sudah sesuai dengan waktu yang sudah ditetapkan sebelumnya. 9. buat secara rinci daftar resiko kecelakaan kerja yang mungkin terjadi dan bagaimana upaya-upaya yang mungkin dilakukan baik pemcegahan maupun cara untuk mengatasinya, dengan begini diharapkan tidak terjadi kecelakaan kerja yang dapat menghentikan jalanya pekerjaan pembangunan proyek.