MOD.
8 LAB SIA I
Masalah
Pembelian bahan baku
berdasarkan permintaan dari
Manajer Produksi
Pembelian barang operasional
dibawah Rp 1.000.000,
pemohon dapat membeli
sendiri, kemudian di reimburse
ke finance staff.
Pembelian mendesak diatas Rp
1.000.000 dan dibawah Rp
5.000.000, pihak yang
membutuhkan dapat membeli
dahulu dengan persetujuan
atasan langsungnya, baru
memberikan struk pembelian
ke finance staff.
Apabila barang yang
dibutuhkan tidak tersedia di
supplier yang terdaftar dalam
DPT, maka purchase admin
staff berhak mencari supplier
lain
Evaluasi
Memungkinkan terjadinya pencurian dan
penggelapan bahan baku.
Banyak pembelian aksesoris tidak sesuai prosedur
karena bersifat urgent memungkinkan terjadinya
pembelian barang yang tidak diperlukan, mark up
nominal bon yang diserahkan ke finance staff,
hingga bahan baku/aksesoris yang tidak diketahui
keberadaan fisiknya.
Memungkinkan terjadinya kolusi antara staff dan
supplier yang dapat menyebabkan mark up nominal
tagihan.
Rekomendasi
Pemisahan tugas - seharusnya persediaaan bahan
baku dikontrol oleh bagian gudang, sehingga apabila
persediaan bahan baku telah mencapai titik ROP,
maka seharusnya yang melakukan permintaan
pembelian adalah bagian Gudang kepada bagian
pembelian.
Otorisasi transaksi - seharusnya semua pembelian
harus diotorisasi oleh manajer pembelian
berapapun nominalnya.
Verifikasi independen - bila terjadi pembelian
mendesak, dan struk pembelian akan direimburse
oleh finance staff, sebaiknya di verifikasi dahulu
terkait benda apa yang dibeli, di mana keberadaan
fisiknya, dan dicek kembali nominalnya. Sebaiknya
nominal yang akan direimburse hanya sebesar
jumlah harga wajar yang sudah ditentukan
perusahaan.
Otorisasi transaksi - seharusnya pembelian hanya
dilakukan pada supplier yang terdaftar di DPT dan
sudah disetujui oleh manajer pembelian. Sebaiknya
DPT berisi beberapa supplier yang menjual barang
yang sama, agar ketika barang tidak tersedia di 1
supplier, dapat memesan ke supplier lain yang
menjual barang yang sama.

Supplier mengirimkan bahan
baku beserta dengan surat
jalan asli, kemudian staf
gudang atau staf produksi akan
memprosesnya.
Bahan baku dari supplier akan
langsung dibawa ke lokasi
produksi jika akan segera
digunakan untuk produksi. Jika
bahan baku datang bersamaan,
maka yang tidak digunakan
untuk produksi akan ditaruh di
dekat pintu lokasi produksi
baru dibawa ke gudang setelah
kegiatan produksi tidak terlalu
sibuk.
Kasir yang telah menyiapkan
giro, meminta tanda tangan
pemilik, lalu menyimpan
sementara giro hingga jatuh
tempo.
Kasir tidak melakukan
pengecekan terhadap saldo
rekening perusahaan ketika
akan menyiapkan giro
pembayaran kepada supplier.
MOD. 8 LAB SIA I
Memungkinkan terjadinya kerancuan hingga
kehilangan barang karena penerimaan barang dapat
dilakukan oleh lebih dari 1 pihak.
Memungkinkan terjadinya kehilangan barang,
barang yang tidak sesuai kuantitas atau kualitas
yang dipesan, atau bahkan perusahaan harus
membayar sesuatu yang tidak dipesan.
Memungkinkan terjadinya kehilangan atas giro yang
telah ditandatangani oleh pemilik, bila giro
ditemukan oleh pihak tidak bertanggung jawab, giro
bisa saja diklaim.
Giro yang dibayarkan perusahaan kepada supplier
ditolak pihak bank saat dicairkan karena dana tidak
mencukupi.
Pemisahan tugas - seharusnya yang menerima dan
memproses penerimaan bahan baku adalah bagian
gudang.
Pemisahan tugas, supervisi, kontrol akses -
seharusnya semua bahan baku yang telah sampai
harus diterima oleh bagian gudang, dan nantinya
staf bagian gudang yang akan mengecek kuantitas
serta kualitas barang yang diterima, apakah sesuai
dengan barang yang dipesan, baru setelah itu, bila
ada permintaan untuk kegiatan produksi, akan
dikirimkan ke bagian produksi, sehingga gudang
hanya dapat dimasuki oleh staf gudang saja.
Kontrol akses - seharusnya kasir meminta tanda
tangan pemilik atas giro jika sudah akan melakukan
pembayaran, namun jika sudah terlanjur, kasir harus
menyimpan giro ditempat di mana hanya kasir yang
bisa mengakses tempat tersebut.
Verifikasi independen - seharusnya kasir melakukan
pengecekan terlebih dahulu terhadap saldo
rekening bank perusahaan sebelum membuat giro
pembayaran kepada supplier.
 MOD. 8 LAB SIA I

Verifikasi independen - seharusnya finance staf

Beberapa retur tidak ketika akan membuat payment voucher, dapat
Perusahaan membayar atas barang yang sudah
diperhitungkan ketika mengkonfirmasi ulang kepada bagian gudang
diretur.
pembayaran hutang dilakukan. mengenai kualitas dan kuantitas barang yang
diterima, apakah terdapat retur atau tidak.
Beberapa pelunasan hutang Verifikasi independen - seharusnya bagian finance
Memungkinkan terjadinya kerancuan atas
yang jumlahnya berbeda lebih teliti dalam menghitung jumlah pelunasan
perhitungan pelunasan hutang kepada supplier
dengan yang ditagihkan dan kepada supplier, dan sebaiknya pelunasan dilakukan
hingga bisa saja terjadi penggelapan dana atas
dibayar lebih cepat dari per tagihan saat jatuh tempo agar dapat lebih
kerancuan perhitungan ini.
seharusnya. teratur dalam pelunasannya.