Essential Communication Skills for Your Career

COURSE OVERVIEW
Tujuan Berkomunikasi Efektif di Dunia Kerja

• Membangun tim kerja yang efektif

Sebuah tim dapat mengimplementasikan strategi pekerjaan yang jitu jika
mendapatkan arahan yang jelas atas pekerjaan yang harus dilakukan.
Kejelasan arahan hanya didapatkan karyawan melalui lingkungan pekerjaan
yang memiliki komunikasi dua arah, sehingga menghasilkan efektivitas dalam
bekerja.
• Meningkatkan produktivitas dan performa karyawan
Ketika komunikasi dua arah sudah berhasil dilakukan, maka strategi dalam
bekerja pun akan berjalan lancar. Selanjutnya hasil yang diharapkan oleh
perusahaan dan karyawan akan terealisasi. Jika proses ini berjalan dengan
baik, maka kemudian akan muncul kepuasan bagi para karyawan atas
pekerjaan yang sudah diselesaikan. Dengan demikian, keakraban antar
karyawan akan muncul, dan hal ini yang mampu membantu untuk
meningkatkan performa karyawan dalam bekerja.
• Mempermudah penyelesaian masalah dan pengambilan keputusan
Komunikasi yang terjalin antar rekan kerja dapat menyatukan pemahaman
akan sebuah isu yang sedang terjadi. Ketika masing-masing karyawan sudah
memiliki pemahaman yang sama, maka setiap masalah dapat lebih mudah
diselesaikan. Dengan demikian pengambilan keputusan menjadi lebih efisien.

SIKAP BERKOMUNIKASI
10 Sikap Berkomunikasi

• Percaya diri (Self-confidence), dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu:

➢ Menatap lawan bicara
➢ Berbicara secara perlahan dan teratur
➢ Menghindari memberikan pertanyaan di sela-sela pernyataan
 ➢ Mengendalikan emosi diri

• Ramah (Friendliness), dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu:

➢ Berbicara dengan nada bicara yang ramah
➢ Menghindari peryanyaan bersifat pribadi
➢ Membiasakan diri untuk tersenyum

• Jelas dan ringkas (Clarity and concision), yaitu menyampaikan pesan seringkas
mungkin dan berbicara langsung kepada poin-poin pembahasan.

• Mendengarkan (Listening), yang berguna untuk membantu dalam memahami

penjelasan orang lain dengan mudah, serta dapat merespons pesan dari lawan
bicara dengan tepat.

• Berempati (Empathy), yaitu sikap memahami keadaan lawan bicara sehingga

dapat menyesuaikan diri dengan sudut pandang komunikan.

• Komunikasi Nonverbal, yaitu komunikasi tanpa kata dan biasa melalui gestur
atau Bahasa tubuh yang menyiratkan maksud tertentu dari pesan yang
disampaikan.

Jenis-Jenis Komunikasi Nonverbal

➢ Gerakan tangan (Hand gesture)
➢ Nada bicara (Tone of voice)
➢ Bahasa tubuh (Body language)

• Menghargai rekan kerja (Respect others), dapat dilakukan dengan berbagai

cara, yaitu:
➢ Menyebutkan nama lawan bicara
➢ Menghindari memotong pembicaraan
➢ Tetap usahakan fokus pada topik pembicaraan
 • Berpikiran terbuka (Open-mindedness), dapat dilakukan dengan melatih diri
sendiri untuk mendengarkan diri dan memahami sudut pandang lawan bicara
dibandingkan dengan memaksakan diri sendiri untuk menyampaikan pesan.
Sikap ini membantu untuk menciptakan komunikasi dua arah.

• Memilih media yang tepat (Picking the right medium), dapat dilakukan
dengan cara memperhatikan siapa lawan bicara yang tepat terlebih dahulu,
dan juga waktu untuk menyampaikan pesan tersebut.

• Memberikan umpan balik (Feedback), berguna untuk membantu

komunikator melihat respons lawan bicaranya.

KOMUNIKASI INTERNAL YANG EFEKTIF

Komunikasi efektif adalah sebuah proses penyampaian pesan dari komunikator
kepada komunikan, dan dapat mengubah sikap orang lain.

Fungsi Komunikasi Internal

• Membangun pemahaman antar rekan kerja

• Membentuk keterlibatan antar rekan kerja
• Menciptakan internalisasi visi dan misi perusahaan

Cara Berkomunikasi Efektif dengan Pihak Internal

1. Know the dimensions

Dimensi komunikasi internal terdiri dari komunikasi vertikal dan komunikasi
horizontal. Komunikasi vertikal adalah komunikasi yang terjadi timbal balik
dari pimpinan kepada bawahan, dan bawahan kepada pimpinan. Sementara
komunikasi horizontal adalah komunikasi yang terjadi secara mendatar antar
rekan kerja.
 2. Foster understanding, yaitu menumbuhkan pemahaman bagi rekan kerja atas
hal-hal yang harus dikerjakan dan disesuaikan dengan tugas serta peran kerja
masing-masing.

3. Predict challenges, yaitu mengenali isu yang sedang berjalan, dan kemudian
dapat membangun komunikasi serta hubungan yang hangat dengan rekan
kerja lainnya.

4. Be proactive, yaitu cara untuk melatih diri sendiri agar lebih cekatan dan
memiliki rasa inisiasi yang kuat dalam melakukan sebuah perencanaan.

KOMUNIKASI EKSTERNAL YANG EFEKTIF

Komunikasi eksternal yang efektif adalah sebuah proses penyampaian pesan dari
perusahaan kepada pihak eksternal dan dapat dilakukan untuk memajukan
perusahaan melalui jalinan hubungan dengan klien.

Cara Berkomunikasi Efektif dengan Pihak Eksternal

1. Know the tracks, yaitu cara menyampaikan pesan dengan mengenali saluran
yang digunakan untuk menyampaikan pesan.

2. Never blame your company, lead it! Merupakan cara berkomunikasi dengan
tidak menyalahkan tim internal di hadapan klien.

3. Lead from the front, yaitu berkomunikasi dengan cara memimpin langsung dan
terus memberikan penawaran kepada klien.

4. Learn to own the outcome, yaitu cara berkomunikasi dengan kesiapan untuk
menerima segala risiko dan tanggung jawab.
HAMBATAN BERKOMUNIKASI
Hambatan berkomunikasi adalah segala sesuatu yang menghalangi atau mengganggu
kelancaran proses komunikasi.

Tahapan Proses Komunikasi

1. Penyandian pesan (Encoding), yaitu proses ketika komunikator menyusun ide

dan gagasannya kemudian mengirimkan pesan tersebut kepada komunikan.

2. Saluran pengiriman pesan (Media / Channel)

3. Penerimaan pesan (Decoding), yaitu proses ketika komunikan menerima pesan

dan selanjutnya menafsirkan pesan tersebut.

4. Umpan balik (Feedback), yaitu pemberian umpan balik di antara komunikator

dan komunikan sebagai reaksi dari pesan yang telah diterima.

Penyebab Komunikasi Terhambat

• Pengetahuan yang terbatas, yang berakibat pada gagalnya proses encoding

dan decoding pesan.

• Kendala dalam berbahasa, baik bahasa verbal maupun nonverbal.

• Hubungan yang kaku, sebaiknya diantisipasi dengan memulai hubungan yang

luwes dan komunikasi yang lebih hangat dengan lawan bicara.

Cara Mengatasi Hambatan Berkomunikasi

1. Perhatikan pengirim pesan

2. Perhatikan pesan
 3. Perhatikan penerima pesan

4. Perhatikan umpan balik (feedback)

Jenis-Jenis Umpan Balik (Feedback)

1. Pengakuan, yaitu keadaan ketika komunikan telah menerima dan memahami

pesan yang disampaikan oleh komunikator.

2. Pengulangan, yaitu keadaan ketika komunikator mengulangi pesan yang telah

diberikan.

3. Parafrase, yaitu keadaan ketika komunikan mengulang kembali pesan yang

telah diterimanya sebagai pembuktian bahwa pesan telah diterima dan
dipahami secara sempurna.

CARA DAN TIPS BERNEGOSIASI

Negosiasi adalah proses tawar menawar dengan jalan berunding untuk mencapai
kesepakatan bersama antar pihak.

Tips Bernegosiasi

1. Create win-win solutions, artinya menciptakan solusi yang menyenangkan

kedua belah pihak. Dengan menghasilkan win-win solutions, klien akan lebih
menghargai kemampuan perusahaan dan mampu membuka peluang kerja
sama yang lebih besar.

2. Negotiate only once, yaitu memastikan bahwa negosiasi yang dilakukan hanya
sekali dan tidak berulang-ulang. Hal ini membantu untuk bekerja lebih efektif
dan efisien.
 3. Speak honestly and creatively about sticking points, dengan melakukan
persiapan yang matang sebelum melakukan negosiasi dan membuat inti
pembahasan (critical deal points) ketika berhadapan dengan klien.

Tips Menghindari Kesalahan Bernegosiasi

1. Ajukan penawaran yang logis dan tepat sasaran, yaitu dengan melatih diri
sendiri agar mampu lebih fleksibel dalam memberikan penawaran dengan
mempertimbangkan berbagai aspek.

2. Jelaskan semua aspek dan proses dalam penawaran, untuk membatasi

terjadinya kesalahpahaman antara pihak perusahaan dan klien sebagai
eksternal.

3. Gunakan berbagai kesempatan untuk membangun kedekatan, untuk

membantu dalam memahami karakter dan keadaan klien yang akan diberikan
penawaran.

EMOSI DALAM BERKOMUNIKASI

Emosi adalah proses yang dibentuk secara fisiologi, persepsi, bahasa, dan pengalaman
sosial.

Aturan Mengkomunikasikan Emosi

• Framing rules, yang membantu untuk menentukan makna emosional dari

situasi yang sedang dialami.

• Feeling rules, yang memberitahukan soal apa saja seharusnya dirasakan, atau
dilakukan dan diharapkan dalam situasi tertentu.
 • Emotion work, yang membantu untuk mengubah kualitas emosi atau
perasaan serta manajemen perasaan diri sebagai upaya mempertahankan
hubungan baik yang sudah dibangun lebih dahulu.

Cara Mengkomunikasikan Emosi

1. Gunakan productive voice, melalui intonasi berbicara yang ceria dan penuh
semangat.

2. Diskusikan hal-hal yang menimbulkan emosi positif

3. Lakukan interaksi nonverbal, agar dapat memengaruhi afeksi orang lain

terhadap komunikator.

ETIKA KERJA
7 Jenis Etika Kerja

• Mengetuk pintu dan membukakan pintu untuk rekan kerja dan klien
• Memberi permohonan izin ketika sedang sakit
• Hadir tepat waktu
• Hindari aroma yang menyengat
• Berikan kesan positif ketika perkenalan pertama dengan rekan kerja dan klien
• Membiasakan diri berbicara dengan volume suara yang rendah
• Hindari bergosip di lingkungan kerja

KEMAMPUAN BERKOMUNIKASI SEBAGAI SALES

5 Jenis Kemampuan Berkomunikasi sebagai Sales

• Prospecting, yaitu dengan membangun hubungan terlebih dahulu agar dapat

membuka peluang kerjasama antar pihak.
 • Storytelling, yaitu menciptakan dan membagikan visi perusahaan kepada
publik atau klien.

• Diagnosing, yaitu kemampuan untuk memahami masalah yang dialami oleh

klien.

• Negotiating, yaitu menciptakan solusi yang memenangkan kedua belah pihak.

• Result, yaitu klien memahami bisnis yang dijalankan dan mampu menciptakan
nilai atas bisnis tersebut.

CARA MENINGKATKAN KEMAMPUAN BERKOMUNIKASI SEBAGAI SALES

Cara Meningkatkan Kemampuan Berkomunikasi sebagai Sales

1. Pahami hasil yang ingin didapatkan, yang dapat dilakukan dengan membuat
beberapa rincian sebagai catatan sebelum memulai interaksi dengan pihak
internal maupun eksternal perusahaan.

2. Gunakan bahasa yang alami dan jujur, yang dapat dilakukan dengan
menggunakan bahasa yang mudah dipahami oleh orang lain, dan
berkonsentrasi pada poin-poin kebutuhan pihak lain.

3. Tanyakan komitmen setelah menciptakan nilai plus dari proses penjualan dan
komunikasi, yang dapat dilakukan dengan membuat catatan atau daftar
keuntungan yang akan diterima klien jika bekerja sama dengan perusahaan.