1.

SOP : Membuka dan Mengunci Ruangan Kerja

Pihak yang Terkait : Satpam, Cleaning service, Staff Kantor

Prosedur :

1. Saat pagi dan cleaning service harus mengambil kunci di ruangan penyimpana kunci setengah
jam sebelum jam kerja karyawan mulai
2. Setelah cleaning service membuka ruangan kantor, ada staff khusus yang memegang kunci
ruangan penyimpanan berkas dan brankas, jadi setelah staff kantor yang ditunjuk untuk
memegang kunci, dia harus membuka ruangan khusus penyimpanan dokumen penting
3. Jika cleaning service terlambat, satpam lah yang bertugas untuk membuka ruangan kerja.
4. Setelah jam 5 sore staff kantor, dan cleaning service sudah harus mengunci ruangan yang ada
dan mengembalikannya ke ruangan khusus penyimpanan kunci

2.SOP : Membuka dan Mengunci Gerbang Perusahaan

Pihak yang Terkait : Satpam

Prosedur :

1. Pada pagi hari satpam berjaga dipos satpam yang berada disamping gerbang
2. Pada pukul 07.00 pagi satpam wajib sudah harus membuka gerbang depan, agar karyawan
dapat masuk ke dalam gedung atau kantor.
3. Pada pukul 08.00 satpam wajib menutup kembali pintu gerbang, jika ada karyawan yang telat
atau ada orang yang ada kepentingan diperusahaan wajib melapor dulu ke satpam, kemudian
satpam baru boleh membuka gerbang.
4. Jika ada mobil perusahaan yang mau keluar masuk, satpam wajib membuka dan menutup
pintu gerbang untuk mereka.
5. 15 menit sebelum jam pulang kantor, satpam harus standby membuka gerbang, karena
karyawan sudah mau pulang.
6. Sekitar pukur 6 satpam wajib memeriksa ke dalam gedung apakah sudah tidak ada orang, baru
boleh mengunci pagar

3. SOP : Membersihkan Kantor

Pihak yang Terkait : Cleaning service

Prosedur :

1. Setelah CS membuka ruangan kerja, CS sudah harus langsung pergi ke gudang yang khusus
menyimpan peralatan pembersih.
2. Setelah itu CS langsung pencar dan membersihkan rungan, dimulai dari lantai paling atas
sampek lantai paling bawah.
 3. CS wajib mengelap meja,computer dan barang-barang yang ada diatas meja dan lemari dulu
menggunakan kain bersih yang basah dan kering.
4. Kemudian lanjut dengan menyapu ruangan, dan kemudian mengepel
5. Setelah itu semua selesai, CS wajib kekamar mandi untuk menyikat dan membersihkan kamar
mandi.
6. Setelah itu CS wajib membersihkan westafel, dengan mengelap kaca dan bagian-bagian di
wastafel.

4. SOP : Menjawab Panggilan Telepon di Perusahaan

Pihak yang Terkait : Operator telepon (resepsionis),pihak yang dihubungi si penelepon

Prosedur :

1. Jika telepon berbunyi, resepsionis wajib mengangkap telepon sebelum deringan ke 3

2. Si penerima telepon wajib mengucapkan salam sesuai dengan waktu, misalnya selamat pagi
pak
3. JIka di penelepon ingin mencari devisi keuangan,maka reseptionis harus menekan kode
telepon ke devisi yang ingin di hubungi,misalnya tekai 1 untuk menghubungi bagian
keuangan.

5. SOP : Menjaga Keamanan Kantor

Pihak yang Terkait : Satpam, dan seluruh karyawan perusahaan

Prosedur :

1. Mengawasi dan mencatat nama-nama staff kantor yang keluar –masuk kantor.

2. Mencatat nomer dan nama kenderaan serta dukomen pengiriman yang dibawa

3. Memeriksa barang /sisa angkutan yang masih terbawa oleh kenderaan tanpa dukomen
pengiriman.

4. Memeriksa dan menjaga keamanan barang dilingkungan Perusahaan setiap jam dengan
peralatan ceklok control.

5. Memeriksa dan mengawasi tenaga kerja yang melakukan ceklok absensi.

6. Melakukan tindakan darurat pengamanan apabila terjadi kerusakan alat mesin yang
menyebabkan kebakaran .
 7. Melarang orang-orang yang tidak berkepentingan mendekati tempat-tempat yang
membahayakan/dilarang dimasuki kecuali petugas .

8. Membukakan pintu gerbang pada saat ada kenderaan yang akan masuk atau keluar dari
conditioning plant.

9. Memberikan buku tamu untuk diisi oleh tamu yang diteruskan kepada yang dituju.

10. Melakukan body chek kepada semua tenaga kerja yang akan meninggalkan kantordan
conditioning plant kecuali pimpinan dan tamu penting.

11. Seluruh staff perusahaan juga harus menjaga keamanan kantor dengan selalu mencabut
semua colokkan listrik saat ingin pulang kantor, kemudian mematikan aliran listrik, dan
tidak merokok diareh perusahaan.

6. SOP : Bertanggung jawab pada hal yang berhubungan dengan absensi karyawan

Pihak yang Terkait : HRD

Prosedur :

1. Setiap pagi setelah jam 9 pagi, pihak hrd wajib membuat laporan kehadiran atau absensi
karyawan.
2. Pihak HRD dapat mengambil data dari program yang telah disediakan kantor, karena setiap
karyawan yang telah melakukan finger print, data mereka akan langsung masuk ke system.
3. Kemudian untuk karyawan yang tidak hadir, pihak HRD wajib menghubungi pihak lain yang
dapat mengganti pekerjaan karyawan yang tidak dating.
4. Kemudian sebelum akhir bulan, pihak hrd sudah harus membuat daftar kehadiran karyawan
selama sebulan, dan menyerakannya ke pihak financial

7. SOP : Membuat kontrak kerja karyawan serta memperbaharui masa berlakunya

kontrak kerja

Pihak yang Terkait : HRD

Prosedur :

1. Pihak HRD wajib membuat format kontrak kerja baru untuk para karyawan, baik itu
karyawan baru ,atau karyawan lama.
2. DIdalam format kontrak kerja, pihak HRD harus mencantumkan pengertian & Kesepakatan
Umum,Hak & Kewajiban setiap pihak yang terkait,Definisi dan ruang lingkup kerja
 karyawan,Kesepakatan Waktu Kerja,Kesepakatan Gaji/Upah/Bonus/Imbalan,Kesepakatan
prosedur saat terjadi kelalaian, pengunduran diri, dan pemecatan,Resolusi apabila terjadi
perselisihan,Kesepakatan dalam hal apabila terjadi Force Majeure,Tanda Tangan Kesepakatan
di atas Materai.
3. Kemudian menyuru si karyawan yang bersangkutan untuk membaca,mengisi data diri,dan
menanda tanggani Kontrak kerja yang telah dibuat dan ditempelkan oleh materai, yang
dimana kontrak kerja tersebut sah dimata hokum.

8. SOP : Melakukan tindakan disipliner pada karyawan

Pihak yang Terkait : HRD

Prosedur :

1. Pihak HRD harus memastikan tersedia bukti mendukung bila terjadi kesalahan karyawan.
2. Kemudian Pastikan untuk melindungi hak-hak karyawan dalam proses hukum.
3. Kemudian Berikan peringatan karyawan tentang konsekuensi disipliner atas dugaan
pelanggaran yang dilakukan
4. Setiap masalah disiplin diselidiki secara obyektif agar tidak salah menduga.
5. Investigasi yang dilakukan harus menghasilkan bukti pelanggaran yang substansial.
6. Terapkan aturan, perintah, atau hukuman yang berlaku tanpa diskriminasi.
7. Pertahankan hak karyawan untuk berunding.
8. Jaga martabat karyawan dengan baik.
9. Dengarkan apa yang dikatakan orang.
10. Dapatkan fakta dengan baik, benar dan lengkap
11. Jangan Bertingkah selagi marah.
12. Patuhi proses banding disipliner perusahaan

9. . SOP : Melakukan seleksi, promosi, transfering dan demosi pada karyawan yang

dianggap Perlu

Pihak yang Terkait : HRD

Prosedur :

1. Setiap bulan perusahaan selalu melakukan rapat terhadap kinerja karyawan, dan semua devisi
harus memberikan laporan penilaikan kepada pihak HRD
2. Kemudian pihak HRD mempelajari laporan-laporan yang ada mengenai kinerja karyawawn
yang ada, kemudian bagi karyawan yang selalu memiliki penilaian yang selalu meningkat
maka akan diajukan proses promosi karyawan bagi karyawan yang dianagkat berpotensi dan
bagus.
 3. Kemudian untuk karyawan yang selalu mendapatkan penilaian dan pemantauan, dan hasilnya
tidak bagus maka akan diberikan teguran agar kinerjanya meningkat, tetapi tetap tidak ada
perubahan maka mau tidak mau perusahaan harus melakukan pemecatan.
4. Kemudian pihak HRD harus selalu memantau posisi posisi pekerjaan yang ada, jika ada
karyawan yang tidak masuk atau tidak bekerja lagi, HRD wajib memberikan karyawan untuk
mengisi posisi tersebut agar pekerjaan dalam perusahaan tetap stabil dan memberitahukan
terlebih dahulu kepada kepala devisi tersebut bahwa aka nada karyawan yang di transfer ke
devisi tersebut.
5. Kemudian jika ada orang yang akan melamar pekerjaan ke perusahaan, pihak HRD harus
melakukan seleksi seperti pemberian ujian,psikotest, dan melakukan wawancan terhadap
calon karyawan.

10. SOP : Membuat SOP suatu posisi pekerjaan, job description, training dan

Development system

Pihak yang Terkait : HRD

Prosedur :

1. Pihak HRD harus Identifikasi pekerjaan yang ada terlebih dahulu seperti jabatan,divis dll
2. Kemudian membuat ringkasan pekerjaan. Ringkasan pekerjaan berisi penjelasan singkat
mengenai karakteristik pekerjaan bersangkutan.
3. Kemudian membuat kewajiban pekerjaan tseperti anggungjawab atau tugas yang harus
dijalani oleh sikaryawan terhadap jabatan yang dia miliki.
4. Untuk development system pihak HRD harus Melakukan analisa kebutuhan pada pelatihan
karyawan,kemudia Setelah mendapatkan hasil analisa tersebut bagian Training and
Development akan membuat sesi pelatihan menggunakan nasehat petunjuk-petunjuk uraian
tentang pelatihan yang akan didapatkan oleh karyawan, diskusi kelompok, latihan dalam
bekerja secara tim, mencontohkan secara langsung dan format pelatihan lainnya.

11 . SOP : Melakukan kegiatan pembinaan dan pelatihan

Pihak yang Terkait : HRD

Prosedur :

1. Cara pertama yang dilakukan pihak HRD untuk melakukan pembinaan dan pelahtihan
dikantor yaitu dengan Menganalisis kebutuhan pelatihan organisasi, yang sering disebut need
analysis atau need assessment.
2. Kemudian menentukan sasaran dan materi program pelatihan.
3. Kemudian melakukan metode pelatihan dan prinsip-prinsip belajar yang digunakan.
4. Setelah itu semua dilakukan pihak HRD harus Mengevaluasi lagi program yang telah dibuat
dalam pelatihan.
12 . SOP : menerima tamu di perusahaan

Pihak yang Terkait : Satpam

Prosedur :

1. Menyapa terlebih dahulu dengan sikap ramah, sopan santun, simpatik, pada sikap berdiri
dengan mengucapkan “ Selamat pagi/siang/sore, bisa dibantu Pak/Bu?”
2. Setelah tamu memberitahukan tujuan dan identitasnya, selanjutnya mempersilahkan tamu
duduk di ruang tunggu yang telah disediakan.
3. Segera menghubungi melalui telepon orang yang dituju tersebut dengan mengucapkan:
“Selamat pagi/siang/sore, petugas jaga disini ada tamu yang ingin menemui bapak/ibu…
dari…”
4. Bila staf yang dituju mempunyai sekretaris, maka sekretaris tersebut harus dihubungi dan
diberitahukan adanya tamu.
5. Bila sudah ada konfirmasi orang yang dituju akan diterima di ruang kerja, ruang tamu, atau
masih disuruh menunggu segera konfirmasikan kepada tamu tersebut.
6. Antar atau berilah petunjuk tentang lokasi yang harus dituju tempat tamu diterima dan
mintalah tamu untuk mengisi buku tamu dan berilah tanda visitor kepada tamu tersebut.

13. SOP : menyediakan barang-barang yang dibutuhkan oleh perusahaan

Pihak yang Terkait : Staff Purchashing

Prosedur :

1. Yang pertama pihak HRD Membuat form-form yang dapat mempermudah dan menggambarkan tentang
kondisi barang dan inventaris perusahaan
2. Kemudian bagikan ke masing-masing devisi form tersebut, kemudian setiap bulan mengambil kembali form
tersebut, dan merekap kereprluan yang diperlukan atau yang sudah habis
3. Kemudian cek stok persedian barang, jika barang tersebut sudah mau habis, pihak HRD dapat mengorder
barang barang yang sudah mau habis ke supplier kita.
4. Kemudian mengorder semua barang-barang yang dibutuhkan dalam perusahaan.

14. SOP : Melakukan seleksi para calon pemasok (suplier), memilih jenis barang
apapun yang disediakan oleh supplier

Pihak yang Terkait : Staff Purchashing

Prosedur :

1. Pertama staff purchasing wajib melakukan assessment company profil terhadap calon
pemasok kita.
2. Kemudian menetukan daftar calon pemasok barang ke perusahaan
 3. Melakukan evaluasi terhadap dokumen yang disampaikan oleh calon
pemasok/vendor/supplier Kemudian Memastikan bahwa spesifikasi produk/jasa yang
dibutuhkan produk (barang/jasa) dimiliki atau dapat disediakan calonpemasok/vendor/supplier
4. Melakukan perbandingan harga, kualitas, serta pengalaman kerja antara calon pemasok
5. Kemudian tahap terakhir Melakukan negosiasi dan menetapkan pemasok/vendor/supplier
terpilih.

15. SOP : Menjalin kontrak kerjasama untuk jangka panjang dengan pihak supplier

Pihak yang Terkait : Staff Purchashing

Prosedur :

1. Setelah pihak staff purchashing melakukan sekelsi untuk para calon pemasok, pihak staff
purchashing membuat kontrak kerja dengan pihak pemasok.
2. Kemudian selalu membayar tagihan tepat waktu kepada pihak pemasok.
3. Kemudian membuat agreement (perjanjian) dengan supplier dengan detil yang memuat hak
dan kewajiban dari kedua belah pihak. Komitmen di awal dari supplier dan perusahaan lewat
perjanjian tertulis tersebut dapat mengamankan kepentingan bersama sehingga kerja sama
dapat bertahan lama.
4. Kemudian sering melakukan komunikasi dengan pemasok agar lebih gampang dan
mempererat hubungan bisnis.

16. SOP : Melakukan negosiasi harga sesuai standar kualitas material dan memastikan
tanggal pengiriman material

Pihak yang Terkait : Staff Purchashing

Prosedur :

1. Pihak purchashing melakukan Komunikasian Kebutuhan perusahaan dengan Jelas kepada

pihak pemasok
2. Kemudian melakukan Riset Mengenai Harga Pasar, agar harga yang kita keluarkan sesuai
dengan kulitas barang yang kita mau
3. Kemudian melakukan negoisasi dengan beberapa penawaran, seperti jika pihak pemasok mau
menurunkan harga sesuai dengan yang kita mau, kita akan mengambil produk lebih banyak
kepada pihak pemasok
4. Jika sudah deal, staff purchashing membuat masa waktu untuk pengiriman barang untuk pihak
pemasok, jadi pihak pemasok harus mengirimkan barang-barangnya tepat waktu dan tidak
boleh lewat dari masa yang telah dibuat oleh kita. Misalnya tgl 12 order, maka tgl 13 sudah
harus diantar.
17. SOP : Melakukan koordinasi dengan pihak supplier mengenai kelengkapan
dokumen

Pihak yang Terkait : Staff Purchashing

Prosedur :

1. Staff purchashing harus menghubungi pihak pemasok.

2. Kemudian meminta data-data yang diperlukan oleh perusahaan
3. Kemudian periksa kembali data / dokumen dari pihak pemasok, untuk menghindari kesalahan
4. Jika ada sesuatu yang kurang atau tidak pas, pihak purchashing harus melakukan komunikasi
dengan pihak pemasok, agar tidak terjadi kerugian atau kesalahpahaman.

18. SOP : koordinasi dengan PPIC dan Gudang tentang jadwal dan jumlah material
yang akan diorder

Pihak yang Terkait : Staff Purchashing

Prosedur :

1. Pihak purchashing harus selalu meminta data mengenai barang yang mau di order kepada
kepala gudang
2. Kemudian meminta jadwal kapan barang-barang yang diperlukan harus disorder oleh staff
purchashing
3. Kemudian cek stock barang-barang yang di mau disorder, apakah memang sudah mau habis,
atau diperlukan.
4. Kemudian setelah barang disorder, harus menghubungi kepala gudang bahwa nanti akan
masuk barang yang diperlukan sesuai dengan jadwal yang ditentukan.

19. SOP : Membuat laporan pembelian & pengeluaran barang ( inventory,material, dll)

Pihak yang Terkait : Staff Purchashing

Prosedur :

1. Buatlah sheet baru, beri nama "data barang" dan buat tabel dengan judul kolom: kode, nama
barang, stok awal, masuk, keluar, dan stok akhir.
2. Buat headers dengan cara memblok semua kolom tadi dan klik tombol table di menu insert.
Beri tanda centang pada pilihan "My tables has headers”.
3. Isi data yang sesuai dengan data barang perusahaan Anda.
4. Buat sheet baru dan beri nama "barang masuk".
5. Buat kolom: tanggal, kode, nama barang, jumlah.
6. Buat sheet baru dan beri nama "barang keluar" dan buat kolom yang sama dengan sheet
'barang masuk".
 7. Aktif di sheet "barang masuk" dan letakkan kursor di kolom nama barang. Ketik Vlookup agar
jika kode barang Anda ketikkan maka nama barang akan tampil otomatis. Lakukan hal yang
sama pada sheet "barang keluar".
8. Aktif di sheet "data barang" dan pada kolom "Masuk" masukkan rumus:
=Sumif(table6[kode],table8[#thisrow],[kode],table6[jumlah])
9. keterangan:
10. table6[kode]: pilih kode di sheet "barang masuk"
11. table8[this row]: pilih kode di sheet "data barang"
12. table6[jumlah]: pilih kolom jumlah di sheet "barang masuk"
13. Pada kolom stok akhir, ketikkan rumus "stok awal" ditambah "masuk" dikurangi "keluar

20. SOP : Memastikan kesedian barang/material melalui mekanisme audit / control

stock dll

Pihak yang Terkait : Staff Purchashing

Prosedur :

1. Lakukan Stock Opname.

Stock opname dilakukan terutama untuk persediaan yang berada di gudang perusahaan, Untuk
barang consignment out dan barang-barang yang tersimpan di public warehouse jika
jumlahnya material harus dilakukan stock opname, jika tidak material, cukup dikirim
konfirmasi. Stock opname bisa dilakukan pada akhir tahun atau beberapa waktu sebelum/
sesudah akhir tahun.
2. Lakukan Observasi atas Stock Opname
Amati kembali hasil perhitungan fisik persediaan (stock Opname) yang dilakukan. Cek Final
Inventory List [Inventory Compilation) dan lakukan prosedur pemeriksaan berikut ini:
o check mathematical accuracy (penjumlahan dan perkalian).
o cocokkan “quantity per book” dengan kartu stok (persediaan).
o cocokkan “quantity per count dengan “count sheet kita (auditor)
o cocokkan “total value” dengan buku besar persediaan.
o Kirimkan konfirmasi untuk persediaan consignment out.
3. Lakukan Peninjauan ulang terhadap Konsep Persediaan
o Periksa unit price dari persediaan
o periksa ada tidaknya barang-barang yang rusak,dipakai dan hilang.
o Periksa cut-off penjualan dan cut-off pembelian.
o Lakukan rekonsiliasi jika stock opname dilakukan beberapa waktu sebelum atau
sesudah tanggal neraca.
4. Buatkan Laporan Hasil akhir Stock Opname
Buat kesimpulan dari hasil pemeriksaan persediaan dan buat usulan adjustment jika
diperlukan.
5. Adjustment Persediaan
Lakukan penyesuaian persediaan dari usulan yang di ajukan dan tentukan kebijakan
penyesuaian persediaan dari hasil stock opname yang akan dilakukan
 6. Periksa apakah penyajian persediaan di laporan keuangan sudah sesuai dengan prinsip
akuntansi yang berlaku umum di Indonesia/SAK.

Agar proses Audit Persediaan di perusahaan anda berjalan dengan baik, perlu internal control yang
baik pula atas persediaan, berikut ciri ciri internal control yang baik :

1. Adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab antara bagial pembelian, penerimaan barang,
gudang, akuntansi dan keuangan.
2. Digunakannya formulir-formulir yang bernomor urut tercetak, seperti:
o purchase requisition (permintaan pembelian), purchase order (order pembelian)
o delivery order (surat jalan), receiving report (laporan penerimaan barang), sales
order (order penjualan), sates invoice (faktur penjualan).

3. Adanya sistem otorisasi, baik untuk pembelian, penjualan, penerimaan kas/bank, maupun
pengeluaran kas/bank.
4. Digunakannya anggaran {budget) untuk pembelian, produksi, penjualan, dan penerimaan serta
pengeluaran kas.

21. SOP : Menilai tender dari supplier potensial

Pihak yang Terkait : Staff Purchashing

Prosedur :

1. Pertama staff purchashing harus Memeriksa kualitas produk dari calon pemasok
2. Kemudian meriksa dan Memperhatikan Track Record calon supplier
3. Kemudia Perhitungkan Kemampuan Supplier
4. Kemudian harus Mempertimbangkan konsistensi supplier bisnis dalam memenuhi order,
seperti jarak, sarana dan prasarana yang dimiliki, hingga jumlah tenaga kerja yang mereka
miliki.
5. Mintalah Produk Sampel
6. Kemudian mempelajari detail kebijakan pengembalian produk yang berlaku. Dalam beberapa
kasus, pengembalian produk terjadi karena bahan atau barang yang dikirimkan supplier
memiliki kerusakan atau cacat.
7. Kemudian Pilih Supplier dengan Layanan Cepat Tanggap

22. SOP : Mengorganisasi dan mengontrol pendistribusian atau pemasaran produk

Pihak yang Terkait : Sales/Marketing Manager

Prosedur :

1. Marketing manager harus setiap hari turun ke lapangan untuk mengecek ketoko-toko yang
ada, apakah sales mereka ada menawarkan produk ke toko tersebut,kemudian mengunjungi
 outlet-outlet lama dan menanyakkan apakah sales tersebut sering menawarkan produk ke toko
itu,apakah sales kita memiliki kesalahan atau ada masalah terhadap pemilik toko.
2. Kemudian sales harus setiap hari memberikan list toko-toko yang mereka tawarkan produk ke
marketing sales agar marketing sales dapat melakukan pemiriksaan terhadap toko-toko yang
telah dilist.
3. Kemudian marketing sales juga harus membuat rute pemasaran terhadap sales-sales yang ada
agar tidak ada sales yang menawarkan produk di wilaya yang sama, dan agar semua wilaya
dapat dijangkau oleh sales-sales yang ada.

23. SOP : Meningkatkan volume penjualan dan market

Pihak yang Terkait : Sales/Marketing Manager

Prosedur :

1. Marketing manager setiap pagi harus memberikan pengarahan kepada sales, mengenai target
perhari mereka, kemudian membahas mengenai masalah-masalah yang ada di lapangan,
kemudian memberikan solosi dan penanganan mengenai masalah yang ada.
2. Kemudia setelah sales mendapatkan pengarahan dari manager, sales harus langsung pergi
kelapangan, dan menawarkan produk dengan baik dan benar.
3. Kemudian sales juga harus memberikan bonus atau diskon yang telah dibuat oleh perusahaan
kepada calon pelanggan, karena dengan adanya potongan harga maka penjualan akan
meningkat.
4. Kemudian jangan pernah lewatkan toko-toko yang ada, baik itu kecil atau besar diwilayah
yang telah ditentukan.
5. Kemudian Sales harus bersikap sopan dan memiliki etika dalam menawarkan produk.

24. SOP : Penerbitan Sales Order

Pihak yang Terkait : Sales, Sales Admin, Sales Manager dan Admin Acc

Prosedur :

1. Klik menu Order > Sales Order. Untuk membuat Sales Order baru maka klik tombol Buat
Sales Order Baru.
2. Setelah klik Buat Sales Order Baru, maka akan muncul tampilan sheet

3. Baru Upload logo usaha Anda, jika Anda ingin tampilan Sales Order Anda memiliki logo.
4. Mengisi kolom Pelanggan sebagai pembeli produk yang Anda jual.
5. Mengisi kolom Tanggal sebagai tanda kapan Order itu dibuat untuk pelanggan. Format telah
tersedia jadi Anda dapat mengisinya dengan mudah.
6. Mengisi kolom Nomor Sales Order berguna juga sebagai Nomor urut dari Order tersebut.
Anda dapat menggunakan berbagai format yang sesuai untuk kebutuhan bisnis Anda. Setelah
Anda menyesuaikan format dan membuat Sales Orders, Order No. akan naik secara otomatis
ke nomor yang belum di gunakan
 7. Mengisi kolom Salesperson jika ada.
8. Mengisi kolom Dikirim Dari untuk memilih lokasi tempat barang tersebut akan dikirim.
9. Mengisi kolom Ref.SO jika ada.
10. Mengisi penjelasan produk yang dijual kepada pelanggan, mulai dari nama produk, deskripsi,
jumlah produk, diskon (jika ada), pajak dan jumlah keseluruhan setelah dihitung secara total.
11. Klik Add Line jika ada produk lain yang ingin dibuatkan tagihan kepada pelanggan.
Kemudian, klik Add Product to Order untuk menampilkan seluruh produk Anda yang telah
disimpan sebelumnya.
12. Pajak bisa dipilih inclusive atau exclusive. Inclusive berarti harga produk tersebut sudah
termasuk dengan pajak. Dan untuk exclusive, harga produk tidak termasuk dan akan
ditambahkan pajak. Dan ini akan berpengaruh terhadap isi dari jurnal entrynya.
13. Diskon diisi dengan “%” dari total harga produk, ketika diskon terisi akan berpengaruh
terhadap isi dari jurnal entrynya. Juga akan berpengaruh ketika penjualan bersih aktif
14. Qty bisa diisi dengan angka decimal, namun tidak bisa diisi dengan nilai Kosong
15. Global Diskon pada bagian bawah, akan dibagi ke semua produk dengan persenan nilai dari
total nilai produk tersebut.
16. Jika ada catatan yang ingin ditambahkan kepada pelanggan, Anda bisa tulis langsung di dalam
kolom Description.
17. Langkah terakhir, Anda bisa menuliskan perihal garansi, persyaratan dll mengenai produk
Anda di dalam kolom Term and Condition.
18. Setelah Anda melengkapi semua baris yang wajib diisi, Anda dapat menyimpan Sales Order
tersebut dengan dua cara, yaitu Simpan Draft, Simpan dan Konfirmasi atau Simpan dan
Kirim.
19.

25. SOP : Reservasi Pengantaran Barang

Pihak yang Terkait : Sales, Delivery dan Admin Accounting

Prosedur :

1. Setelah sales mencatat semua orderan yang ada, sales harus memberikannya ke pihak adm
agar dapat di cetak.
2. Kemudian setelah bon dicetak, bon akan diberikan kepihak delivery, dimana mereka akan
mengatur pengantaran untuk produk yang telah dipesan
3. Orderan akan dikirim 1 hari setelah sales menerima orderan dari pelanggan, jika jadwal
pengantaran telah penuh, maka akan dialihkan ke hari berikutnya.
4. Setiap bon memiliki masa waktu pengantaran, jadi yang duluan mengoderkan barang dan
telah melakukan payment, maka pengantaran akan di lakukan secepat mungkin.
5. Setelah bon telah sampai ke pihak delivery, maka pihak delivery wajib mengkonfirmasikan
lagi kepada sales dan adm., agar dapat menghubungi si pelanggan dan memberitahu jadwal
pengantarannya
26. SOP : Retur Barang

Pihak yang Terkait : Sales, Sales Admin, Sales Manager dan Accounting

Prosedur :

1. Sales setiap hari melakukan kunjung ke outlet-outlet mereka, kemudian ada pelanggan yang
mau melakukan retur barang, misalnya adanya kerusakkan atau ada barang yang tidak cocok
sesuai orderan, maka sales harus memfoto dan mengambil barang tersebut balik ke
perusahaan.
2. Kemudian sales membawa barang yang mau diretur ke gudang, dan menghubungi sales adm
bahwasanya ada orderan yang tidak sesuai dan terjadi kerusakaan saat pengantaran dll.
3. Kemudian adm sales harus memeriksa apakah bener toko yang mau melakukan retur pernah
memesan produk tersebut, dan apakah terjadi kesalahan pemberian produk kepada pelanggan.
4. Kemudian adm sales melaporkan kepada pihak accounting bahwa ada toko yang mau
mereturkan barang.
5. Kemudian pihak accounting membuka nota retur, dan kemudian diberikan kepada sales,
kemudian sales yang memberikannya kepada pihak gudang agar dapat mengambil barang
yang baru dan benar, kemudian mengatur kembali pengantaran barang retur kepada pihak
konsumen.

27. SOP : Permintaan Interior Design untuk Pelanggan

Pihak yang Terkait : Sales dan Graphic Designer

Prosedur :

1) Ketentuan dan syarat dasar permintaan interior design untuk pelanggan:

a) Biaya design per ruangan/satu gambar adalah Rp.500,000.-
b) Biaya design harus dibayar di depan.
c) Revisi design maksimum dua kali.
d) Biaya design akan di-refund apabila pelanggan membeli bahan tiles sesuai dengan
design atau minimum belanja Rp.3 juta.
e) Special case hanya dapat disetujui oleh Sales Manager atau Direktur.
2) Sales menerbitkan SO dan lampiran untuk customer yang merupakan copy an dari SO
yang diterbitkan untuk keperluan penagihan pembayaran.
3) Sales atau Senior Sales menerbit SO dan melampirkan draft design dengan tanda tangan
serta menyerahkan kepada Sales Admin untuk diteliti ulang.
4) SO dan lampiran diteruskan ke Admin Accounting untuk input Sales Order ke DMS serta
meneruskan SO kepada bagian-bagian terkait untuk melanjutkan proses.
5) Admin Sales memonitor proses design
6) Selesai
28. SOP : Permintaan Pembelian Barang Display untuk Showroom

Pihak yang Terkait : Sales, Marketing dan Purchasing

Prosedur :

1) Berdiskusi dengan Direktur tentang pembelian barang-barang display yang dibutuhkan

Showroom.
2) Jika Direktur tidak setuju – Selesai.
3) Jika Direktur setuju – mengirimkan data barang display melalui email ke Marketing dan
Purchasing.
4) Monitor proses pembelian dengan berinteraksi dengan Bagian Marketing dan Purchasing baik
melalui email maupun lisan.
5) Selesai.

29. SOP : Permintaan Contoh Barang untuk Pelanggan

Pihak yang Terkait : Sales, Delivery dan Warehouse

Prosedur :

1) Seluruh Sales diizinkan untuk meminta contoh barang (tiles) dengan syarat-syarat tertentu:
a) Nilai contoh barang yang dipinjam oleh pelanggan (pemilik rumah atau kontraktor) tidak
terbatas. Jenis tiles maksimum satu dus per item.
b) Pinjaman contoh barang tidak melampaui 7 hari untuk pemilik rumah dan 14 hari untuk
kontraktor. Sales Manager berhak untuk memperpanjang 7 hari berikutnya.
c) Apabila contoh barang yang dipinjam (kecuali project) tidak dikembalikan oleh
pelanggan, maka nilai contoh barang tersebut sepenuhnya dibebankan kepada Sales
terkait.
2) Stock contoh barang tersedia di Gudang Show Room.
a) Sales Admin menerbitkan Tanda Terima Contoh Barang dilengkapi dengan harga barang.
b) Contoh barang dikirim kepada pelanggan oleh Sales.
c) Menindak-lanjuti peminjaman contoh barang tersebut.
3) Stock contoh barang tersedia di Gudang Utama
a) Sales Admin mengajukan Permohonan Mutasi Barang melalui email kepada Stock
Controller Warehouse.
b) Sales Admin menerbitkan Tanda Terima Contoh Barang dilengkapi dengan harga barang.
c) Contoh barang dikirim kepada pelanggan oleh Sales.
d) Menindak-lanjuti peminjaman contoh barang tersebut.
4) Selesai
30. SOP : Permohonan Blocking Stok Barang

Pihak yang Terkait : Sales, Sales Manager dan Warehouse

Prosedur :

1) Seluruh Sales diizinkan untuk memohon blocking stock barang dengan mengikuti
ketentuan berikut:
a) Sales mengajukan permohonan kepada Sales Manager melalui email.
b) Permohonan block stock barang harus dilengkapi nama pelanggan, jangka waktu,
tujuan, jumlah, jenis barang dan alasan blocking stock.
c) Stock barang yang telah diblock dapat dibatalkan sewaktu-waktu apabila stock barang
tersebut dibutuhkan oleh pihak lain.
d) Pembatalan dapat dilakukan setelah ada pemberitahuan kepada Sales.
2) Persetujuan Sales Manager dikirim melalui email kepada Stock Controller Warehouse
tembusan kepada Sales .
3) Jika permohonan tidak disetujui, selesai.
4) Stock Controller Warehouse wajib follow-up jangka waktu dan berhak untuk menghapus
blocking stock barang tersebut.
5) Selesai

31. SOP : Pembuatan Surat Penawaran Harga

Pihak yang Terkait : Sales, Sales Admin dan Sales Manager

Prosedur :

1) Pelanggan minta Surat Penawaran Harga Resmi

2) Seluruh Sales diizinkan untuk membuat draft Surat Penawaran Harga.
3) Hal-hal yang perlu/harus diteliti pada saat menerbitkan Surat Penawaran Harga:
a) Data lengkap calon pelanggan
b) Terms of payment
c) Discount level
d) Stock (jenis dan kuantiti)
e) Delivery time
f) Masa berlaku
g) Pajak
h) Lokasi penyerahan barang
4) Sales email draft Surat Penawaran Harga kepada Sales Admin tembusan ke Sales Manager
untuk memperoleh nomor urut SPH serta mencetak hard copy.
 5) Sales Admin memperoleh tanda tangan dari personil terkait serta menyerahkan SPH
kepada Sales.
6) Personil yang harus dan berhak menanda-tangani SPH:
a) Tanda tangan: Sales atau Senior Sales atau Sales Manager
b) Paraf: Sales Manager atau Direktur
7) Sales mengirim SPH kepada calon pelanggan.
8) Sales memonitor perkembangan penawaran.

32. SOP : Proses Sales Order

Pihak yang Terkait : Sales Admin, Admin Accounting dan AR
Prosedur :
1) Menerima SO dan lampiran untuk customer yang merupakan copy an dari SO yang
diterbitkan ( termasuk ND jika ada ) dari Admin Sales.
2) Melakukan pengecekan SO yang meliputi:
a) Kelengkapan data customer
b) Credit limit dan otorisasi limit
3) Jika terdapat kesalahan atau data tidak lengkap, SO dan lampiran dikembalikan ke Admin
Sales yang bersangkutan.
4) Jika SO memenuhi syarat, melakukan input data SO ke DMS dan diteruskan ke bagian
Invoicing.
5) Selesai.

33. SOP : Penerbitan Surat Jalan

Pihak yang Terkait : Admin Accounting
Prosedur :
1) Menerima email dari Direct Sales dan Distribusi yang berisi nomor SO dan tanggal pengiriman
serta nama, alamat dan no.telepon pengangkutan apabila pengiriman menggunakan jasa
pengangkutan. Data Barang akan tercantum dalam email jika hanya sebagian barang dalam
Invoice yang akan dikirimkan
2) Memastikan barang yang bersangkutan belum pernah dikirim sebelumnya dengan meneliti Hard
copy Invoice rangkap ke-2
3) Surat Jalan dapat diterbitkan apabila:
1) Pembayaran telah lunas untuk penjualan kontan
2) Pembayaran belum lunas untuk penjualan kontan namun telah memperoleh persetujuan dari
Direktur atau Sales Manager
3) Pembayaran belum lunas namun telah dapat persetujuan sesuai dengan Credit Limit
Authorization
4) Memberitahukan kepada Bagian Delivery dan Direct Sales atau Distribution jika Surat Jalan tidak
dapat diterbitkan karena tidak memenuhi syarat
5) Surat Jalan yang dilengkapi hard copy Invoice harus disetujui dan ditanda tangan oleh Accounting
Manager atau Director atau personil yang ditunjuk
6) Maksimal 1 hari sebelumnya Surat Jalan di serahkan ke Delivery untuk proses pengiriman barang
7) Selesai

34. SOP : Penagihan Pembayaran

Pihak yang Terkait : AR
Prosedur :
1) Menerima SO dan lampiran untuk customer yang merupakan copy an dari So yang diterbitkan
dan/atau bersama invoice dari Invoicing
2) SO dengan invoice :
a) apabila invoice belum lunas, maka dilakukan penagihan berdasarkan kwitansi dikurangi
Nota Kredit jika ada
b) SO diteruskan ke bagian Purchasing
3) SO tanpa invoice :
a) tanpa DP, SO diteruskan ke bagian Purchasing
b) tagih DP :
(1) membuat kwitansi sesuai dengan SO
(2) Jika DP belum tertagih dalam 2 hari kerja, akan diinformasikan dengan email ke sales
ybs. dan tembusan ke Sales Manager, Accounting Manager dan Director
(3) SO diteruskan ke bagian Purchasing apabila :
(a) DP sudah tertagih
(b) Mendapat approval untuk diorder dulu dari Director
4) Menyerahkan kwitansi kepada collector dengan menerbitkan Formulir Penagihan Piutang
Harian
5) Formulir Penagihan Piutang Harian dilengkapi status penagihan serta alasan kegagalan
dikirim kepada Accounting Manager sebelum jam 10:00 pagi pada hari kerja berikutnya
6) Staf AR berdiskusi masalah penagihan tersebut dengan personil bersangkutan dibagian
Penjualan
7) Jika piutang tidak berhasil ditagih, maka kwitansi/tanda terima ditarik kembali dari collector
pada hari yang sama
8) Selesai

35. SOP : Penagihan Piutang dari SO Indent

Pihak yang Terkait : AR

Prosedur :

1) SO Indent harus ada pembayaran DP minimal 30% dari total invoice atau adanya approval
dari Direktur untuk diorder terlebih dahulu.
2) Staf AR berdiskusi masalah penagihan tersebut dengan personil dibagian Penjualan
3) Jika SO sudah ada pembayaran DP atau approval dari Direktur, SO diteruskan ke bagian
Purchasing
4) Selesai

36. SOP : Proses Pembayaran ND (Kontraktor)

Pihak yang Terkait : AR

Prosedur :

1) Pembayaran Nota Diskon diproses apabila :

a) Piutang customer terkait sudah lunas seluruhnya
b) Minimal nilai ND mencapai Rp. 200.000.-
c) Jika nilai satu ND di bawah Rp.200,000, pembayarannya akan digabungkan dengan
ND lainnya.
2) Membuat rekapan yang terdiri dari satu atau beberapa ND.
3) Menyerahkan rekapan ND beserta ND kepada Accounting Manager untuk proses
pengecekan.
4) Jika terdapat kesalahan, rekapan ND dikembalikan kepada AR untuk dikoreksi.
5) Jika rekapan ND sudah benar, rekapan ND diserahkan kepada kasir untuk proses
pembayaran
6) Selesai

37. SOP : Pembayaran Hutang Barang Dagangan

Pihak yang Terkait : AR

Prosedur :

1) Proses pembayaran sesuai dengan terms of payment dari masing – masing Supplier atau
nota penagihan dari supplier
2) Membuat rincian tagihan untuk hutang yang jatuh tempo dengan melampirkan PO atau
copy SJ
3) Rincian tagihan di serahkan ke Direktur untuk persetujuan pembayaran
4) Rincian tagihan yang telah disetujui untuk pembayaran diserahkan ke kasir untuk proses
transfer / pembayaran
 5) Menerima slip transfer pembayaran dari Kasir melalui email untuk kemudian diteruskan
ke pihak Supplier apabila diperlukan
6) Entry pelunasan hutang ke DMS setelah terima dokumen (bukti pengeluaran, bukti
transfer, dan rincian tagihan) lengkap dari jurnal.
7) Dokumen diserahkan kembali ke entry jurnal.
8) Selesai

38. SOP : Proses Mutasi Barang

Pihak yang Terkait : Warehouse
Prosedur :
1) Mutasi barang hanya berlaku untuk internal perusahaan (Gudang , Showroom, Distribusi)
2) Mutasi barang berdasarkan email dari pihak yang membutuhkan, yang dilengkapi
informasi sebagai berikut:
a) Alasan mutasi
b) Kode barang
c) Quantity barang
d) Lokasi barang (Asal dan tujuan)
3) Jika informasi tidak lengkap, diberitahukan kepada pengirim email
4) Jika informasi lengkap, entry data mutasi barang di DMS
5) Menerbitkan surat mutasi barang
6) Surat Mutasi Barang diteruskan kepada Direktur / Accounting Manager untuk persetujuan
7) Jika barang yang dimutasikan dari/ ke Showroom / Distribusi maka Surat Mutasi Barang
harus diketahui dan ditandatangani oleh Sales Manager
8) Surat Mutasi Barang diserahkan kepada Delivery untuk dilakukan proses mutasi
9) Selesai

39. SOP : Penerimaan Pembayaran

Pihak yang Terkait : Cashier
Prosedur :
1) Untuk penerimaan pembayaran dari :
a. Kolektor : Hasil tagihan berupa uang tunai, cek kontan dan giro harus sesuai dengan
Laporan Penagihan Harian yang diverifikasi oleh AR
b. Pelanggan : Menerima dan meneliti pembayaran hasil penjualan langsung dari
pelanggan dalam segala bentuk pembayaran berdasarkan nilai pada invoice ataupun
kwitansi.
2) Menerbitkan Bukti Penerimaan Kas
3) Selesai

40. SOP : Penyetoran Giro yang akan Jatuh Tempo

Pihak yang Terkait : Cashier
Prosedur :
1) Menerbitkan Bukti Transfer Kas / Bank dan meminta tanda tangan dari Accounting
Manager kemudian mengambil giro dari Direktur setiap hari Senin dan hari Kamis
sebelum jam 4 sore. Jika hari Senin / Kamis merupakan hari libur maka giro diambil 1 hari
kerja sebelumnya
2) Melampirkan slip setoran pada Bukti Transfer Kas / Bank setelah melakukan penyetoran
3) Selesai
41. SOP : Pengeluaran Cash Advance
Pihak yang Terkait : Cashier
Prosedur :
1) Menerima Kas Bon yang sudah di tanda tangani oleh:
a. Kepala Bagian atau Direktur jika kas bon dibawah Rp.1.200.000,-
b. Direktur jika kas bon > Rp.1.200.000,- kecuali untuk pengeluaran rutin seperti :
rekening listrik, telepon, pembayaran pajak kendaraan dan biaya dinas luar kota
2) Menerima kembali nota/invoice/kwitansi pengeluaran, jumlah yang dikembalikan (Baik
nota/invoice/kwitansi maupun uang tunai) harus sama dengan kas bon
3) Menerbitkan bukti pengeluaran sesuai dengan jumlah yang dibayarkan dan di
tandatangani oleh karyawan yang bersangkutan
4) Memasukkan data pengeluaran kas ke laporan saldo kas
5) Selesai

42. SOP : Pengeluaran Kas untuk ND

Pihak yang Terkait : Cashier
Prosedur :
1) Menerima rekapan data ND dari AR
2) Menerbitkan Bukti Pengeluaran dan giro untuk ND yang akan dibayarkan, kemudian
diteruskan ke Direktur untuk persetujuan pembayaran
3) Mengentry data pengeluaran ke program Cheque Control dan data kas harian
4) Bukti Pengeluaran harus ditandatangani, ditulis nama lengkap oleh pihak yang menerima
giro / uang tunai ataupun dilampirkan bukti setorannya
5) Selesai

43. SOP : Penutupan Harian Kas

Pihak yang Terkait : Cashier
Prosedur :
1) Mencocokkan kembali saldo kas harian dengan fisik uang tunai
2) Menitipkan semua giro/cek yang diterima pada hari kerja tersebut kepada Direktur
3) Menyimpan semua uang tunai di brankas
 4) Mengecek kembali semua urutan nomor bukti penerimaan dan bukti pengeluaran
5) Bukti Penerimaan dan Pengeluaran yang sudah dientry di laporan saldo harian kas
diserahkan kepada Accounting Manager untuk diperiksa kemudian diteruskan ke bagian
entry jurnal
6) Selesai

44. SOP : Reservasi dan Rencana Pengiriman Barang

Pihak yang Terkait : Delivery
Prosedur :
1) Menerima permintaan pengiriman barang melalui email dengan data yang lengkap dari
bagian terkait.
2) Data yang tercantum dalam email adalah: nama customer, nama barang dan kuantitas
barang yang akan dikirim, alamat pengiriman barang dan nomor telepon.
3) Setelah mendapatkan data, maka Delivery membuat perencanaan pengiriman barang
berdasarkan buku reservasi.
4) Jika permintaan tidak dapat dipenuhi maka menawarkan jadwal alternative.
5) Jika permintaan dapat dipenuhi segera membalas email ke sales bersangkutan.
6) Selesai.

45. SOP : Pengiriman Barang

Pihak yang Terkait : Delivery
Prosedur :
1) Serah terima Surat Jalan dari Acc. Admin atau Mutasi dari Stock Controller.
2) Melakukan pengecekan terhadap kelayakan Surat Jalan atau Mutasi yang diterima untuk
diproses pengantarannya, meliputi : Nama dan tanda tangan dari pihak terlibat yang
berwenang, stempel perusahaan, nomor Surat Jalan atau Mutasi, terdiri dari 4 rangkap
untuk SJ dan 3 rangkap untuk mutasi, tanggal terbit dan pengiriman, nama customer,
alamat penerima jelas, nomor telepon/handphone customer, jenis barang dan lokasi
pengambilan barang, jika mengunakan pengiriman barang melalui pengangkutan maka
data alamat dan telepon pengangkutan harus lengkap.
3) Jika kelengkapan tidak sesuai, maka Surat Jalan atau Mutasi dikembalikan ke Acc.
Admin/ Stock Controller.
4) Jika kelengkapan telah sesuai, maka Surat Jalan atau Mutasi di email untuk dipersiapkan
oleh anggota Gudang.
5) Menyerahkan Surat Jalan (Rangkap 4) atau Mutasi kepada Supir (Rangkap 3) untuk
diantar dan diselesaikan perhari.
6) Menerima kembali Surat Jalan atau Mutasi dari Supir (Rangkap 2 untuk Surat Jalan,
Rangkap 1 untuk Mutasi).
 7) Melakukan pengecekan kembali untuk memastikan bahwa barang telah diterima dan
diselesaikan , meliputi : tanda tangan anggota gudang yang mengeluarkan barang, tanda
tangan supir yang mengantar barang dan tanda tangan customer yang menerima barang.
8) Jika ada Surat Jalan atau Mutasi yang pending (Barang tidak lengkap digudang atau waktu
tidak mencukupi lagi untuk mengantar), maka delivery menginformasikan alasan
kegagalan pengiriman melalui email kepada Direktur, Sales yang bersangkutan dan
Admin Accounting. Surat Jalan atau Mutasi dikembalikan ke Admin Accounting untuk
dijadwalkan kembali tanggal pengiriman.
9) Jika Pengiriman Barang dan Mutasi terlaksana, maka serah terima kembali Surat Jalan
kepada Admin Accounting (rangkap 2) dan Mutasi ke Stock Controller. (rangkap 1).
10) Selesai.

46. SOP : Penarikan Barang

Pihak yang Terkait : Delivery
Prosedur :
1) Menerima informasi dari Sales ataupun Admin Accounting melalui telepon ataupun Email
untuk barang yang akan ditarik.
2) Menentukan jadwal penarikan barang berdasarkan prioritas Acc. Admin.
3) Serah terima surat jalan penarikan dari Acc. Admin.
4) Serah terima surat jalan penarikan dengan supir.
5) Melaporkan ketidaksesuaian antara barang yang ditarik dengan Surat Jalan Penarikan
kepada Acc. Admin.
6) Serah terima Surat Jalan Penarikan kembali ke Acc. Admin.
7) Selesai.

47. SOP : Penjemputan Barang dari Gudang

Pihak yang Terkait : Delivery
Prosedur :
1) Supir menerima Surat Jalan rangkap 4 serta informasi tambahan dari bagian Delivery.
2) Supir memeriksa kelengkapan Surat Jalan yaitu : nama, alamat pengantaran, nomor
telepon, kuantitas dan nama barang serta lokasi gudang.
3) Supir dibantu oleh kernet memeriksa jenis dan kuantitas barang yang akan dikirim
sebelum memuat dan menyusun barang ke mobil sesuai kebutuhan Surat Jalan.
4) Jika tidak sesuai melaporkan keadaan kepada Bagian Gudang.
5) Jika sesuai, supir menandatangani Surat Jalan dan melaksanakan proses pengantaran.
6) Selesai.

48. SOP : Pengantaran Barang

Pihak yang Terkait : Delivery
Prosedur :
1) Mengantar Barang sesuai alamat di Surat Jalan.
 2) Jika tidak sesuai melaporkan keadaan kepada Bagian Delivery melalui telepon.
3) Jika sesuai, maka menurunkan barang di tempat customer, meminta tanda tangan dan
nama kepada penerima barang.
4) Melaporkan bahwa barang sudah diterima customer kepada Bagian Delivery.
5) Mengembalikan Surat Jalan kepada Bagian Delivery.
6) Selesai.

49. SOP : Penerimaan Barang Dagangan

Pihak yang Terkait : Warehouse

Prosedur :

1) Menerima informasi dari Bagian Pembelian tentang kedatangan container dalam bentuk
Packing List (via fax,hard copy atau email) serta estimasi jadwal kedatangan.
2) Melakukan permohonan jasa SPSI kepada Bagian Pembelian via telepon jika tenaga SPSI
dibutuhkan.
3) Mempersiapkan tempat sesuai dengan jenis dan kuantitas barang.
4) Menerima barang dagangan sesuai dengan nomor container yang tercantum di dalam Surat
Pengantar dan ditanda tangani oleh Kepala Gudang.
5) Mengambil foto kondisi keseluruhan kontainer, seal container, nomor container, plat polisi
dan gembok sebelum container dibuka.
6) Mengambil foto letak atau penyusunan barang sesudah container dibuka.
7) Jika seal container dan/atau gembok dalam keadaan tidak utuh maka memberitahukan
kepada Bagian Pembelian untuk proses kelanjutannya.
8) Jika seal container dan gembok dalam keadaan utuh/benar maka proses penerimaan
diteruskan.
9) Mencatat hasil pemeriksaan kondisi seal dan/atau gembok yang tidak sesuai di atas Surat
Pengantar.
10) Memeriksa kuantitas dan kualitas barang yang diterima serta menyusun barangnya sesuai
dengan rencana.
11) Menambah jumlah stock barang di kartu stock.
12) Melaporkan hasil pemeriksaan barang dan lokasi barang di gudang melalui Laporan
Penerimaan Barang (Container) yang sudah ditanda tangani oleh Kepala Gudang dan
dikirimkan kepada Bagian Pembelian.
13) Selesai.

50. SOP : Pengeluaran Barang Dagangan

Pihak yang Terkait : Warehouse
Prosedur :
 1) Menerima barang dari ekspedisi di Gudang
2) Mempersiapkan tempat sesuai dengan jenis dan kuantitas barang.
3) Menerima barang dagangan sesuai dengan Surat Pengantar.
4) Jika barang yang diterima dalam keadaan cacat, mengambil foto barang tersebut untuk
keperluan klaim serta menulis di atas Surat Pengantar.
5) Jika jumlah tidak sesuai dengan Surat Pengantar, maka menulis jumlah yang diterima di
atas Surat Pengantar dari pihak ekspedisi.
6) Memeriksa semua barang yang diterima (jenis, jumlah dan kualitas barang) selambat-
lambatnya 2 hari kerja setelah penerimaan barang.
7) Mengukur dan menimbang barang yang diterima untuk keperluan Accounting
8) Menambah jumlah stock barang di kartu stock.
9) Melaporkan hasil pemeriksaan barang melalui Laporan Penerimaan Barang (Kelontongan)
yang sudah ditanda tangani oleh Kepala Gudang dan dikirimkan kepada Bagian
Pembelian.
10) Selesai.

51. SOP : Menerima, memprioritaskan dan menyelesaikan permintaan bantuan IT

Pihak yang Terkait ; Staff IT
Prosedur :
1) Menerima permintaan bantuan untuk menyelesaikan masalah IT
2) Mengecek bagian yang bermasalah di PC/Laptop/Wifi
3) Menyelesaikan masalah terkait
4) Selesai

52. SOP : Membeli hardware IT, software, dll

Pihak yang Terkait : Staff IT

Prosedur :

1) Berdiskusi dengan seluruh Staff IT dan IT Manager tentang keperluan hardware/software

yang dibutuhkan
2) Melakukan request pembelian hardware atau software ke bagian purchasing melalui email
dan tembusan ke IT Manager
3) Jika permintaan disetujui, segera install hardware/software terkait di perusahaan untuk
digunakan
4) Selesai