Disusun Oleh:
Harry Gumelar
Dudung Abdul R
S. Mia Lasmaya
Yunyun Ratna H
Siti Komariah
Faizard
DAFTAR ISI
Halaman :
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Perusahaan merupakan salah satu bagian dari dunia usaha, dan setiap perusahaan
apakah itu perusahaan manufaktur ataupun perusahaan dagang, selalu memerlukan sistem
informasi. Menyadari begitu pentingnya suatu sistem informasi dalam menjalankan
kegiatan usaha, maka perusahaan harus memiliki sistem yang baik agar kegiatan usaha yang
dilakukan dapat berjalan lancar sebab suatu sistem yang baik akan menghasilkan kegiatan
yang terencanan, terarah dan terpadu sehingga apa yang diharapkan oleh perusahaan akan
terwujud.
Dari sekian banyak kegiatan perusahaan tersebut salah satunya adalah sistem
pembelian. Sistem Pembelian ini merupakan salah satu sistem dalam proses pengadaan
barang atau merchandising. Sistem pengadaan barang ini merupakan salah satu fungdi
penting dalam kegiatan suatu perusahaan dagang. Sebagaimana kita ketahui bahwa kegiatan
dalam perusahaan dagang adalah membeli barang-barang untuk dijual kembali kepada
konsumen.
Masalah-masalah yang sering timbul dalam proses pengadaan barang ini adalah
barang-barang apa sajakah yang harus dibeli, kebijakan-kebijakan apa yang harus diterapkan
pada pemasok, bagaimana kita bisa mengetahui barang yang telah dipasok dapat dijual dan
banyak lagi masalah yang dapat kita kupas dari proses pengadaan barang ini.
Berdasarkan permasalahan tersebut maka kami membuat pembahasan untuk
memenuhi tugas Mata Kuliah Sistem Informasi ini dengan mengambil tema :
BAB II
LANDASAN TEORI
Setiap perusahaan baik perusahaan yang bergeraak dalam bidang dagang maupun
manufaktur baik itu perusahaan besar ataupun kecil , memerlukan suatu sistem informasi
yang baik dalam menjalankan operasi perusahaannya. Sistem informasi ini merupakan
merupakan suatu sarana bagi manajemen perusahaan guna mendapatkan informasi yang akan
digunakan untuk memimpin dan mengawasi jalannya perusahaan serta untuk pengambilan
keputusan.
Sistem informasi ini merupakan bagian yang terpenting bagi manajemen didalam
memperoleh informasi yang tepat dan dapat dipercaya, terutamam mengenai data keuangan
dari suatu perusahaan. Data-data dan informasi ini yang diperoleh dari suati Sistem
informasi dapat digunakan oleh pihak manajemen perusahaan itu sendiri dari Top
Managemen, Middle manajemn sampai pada Low Managemen serta pihak liar perusahaan
yang terdiri dari para pemegang saham, investor, bank , fiskus dan lain-lain.
Para pemakai intern perusahaan khususnya pimpinan puncak sangat berkepentingan
atas berbagai informasi dalam mengelola perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan
sebagaimana yang telah ditetapkan, sedangkan pihak pemakai ekstern sangat berkepentingan
atas informasi yang dikeluarkan oleh perusahaan dalam membantu menilai efektif tidaknya
hal-hal yang berhubungan dengankepentingan mereka terhadap perusahaan . Kemampuan
mengelola informasi bagi suatu perusahaan akan mempengaruhi kualitas informasi yang
dihasilkan.
” Sistem Informasi Manajemen merupakan kumpulan dari sub-sub sistem yang saling
berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai suatu
tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam
proses pengambilan keputusan saat melaksanakan fungsinya”.
S
Can Be Composed of
Subsystem A-1
Dengan demikian dapat dikatakan bahwa Penyusunan Sistem informasi yang
dilakukan oleh suatu perusahaan mempunyai tujuan sebagai berikut :
1. Untuk Meningkatkan informasi
Yaitu informasi yang tepat guna, terpercaya dan tepat waktu. Dengan kata lain sistenm
informasi harus dengan cepat cepat dan tepat dapat memberikan informasi yang
diperlukan.
2. Untuk Meningkatkan Sistem Internal Cek atau Sistem Pengendalian Intern
Yaitu sistem pengendalian intern yang diperlukan agara dapat mengamankan kekayaan
perusahaan.. Ini berarti bahwa sistem informasi yang disusun juga harus mengandung
kegiatan sistem Pengendalian Intern (Internal Cek)
3. Untuk Dapat Menekan Biaya
Ini berarti bahwa biaya tata usaha untuk menyusun sistem informasi harus seefisien
mungkin.
The C
Problem
2.2. Prinsip Umum Penyusunan Sistem Informasi
Pada dasarnya dalam menyusun Sistem Informasi suatu perusahaan sangat tergantung
selain pada jenis-jenis perusahaan juga pada organisasi perusahaan berikut aktivitasnya dan
kadang-kadang persepsi manajemen sangat menentukan atau bangunan sistem informasi
yang akan disusun. Akan tetapi prinsip umum sebagi dasar yang harus ditempuh dalam
penyusunan Sistem Informasi untuk berbagai perusahaan adalah sebagai berikut :
1. Menganalisa semua transaksi yang ada pada perusahaan baik secara harian atau
bulanan
2. Mengumpulkan catatan berbagai jenis transaksi dalam bentuk formulir-formulir,
buku-buku dan catatan yang tepat
3. Menganalisa kegiatan intern cek atau uji coba untuk seluruh kegiatan perusahaan
4. Mencatat dalam buku-buku, transaksi-transaksi yang telah dikumpulkan dalam
formulir
5. Merancang daftar dan laporan-laporan yang harus disusun dari transaksi-transaksi
yang telah dicatat.
6. Mengurus secara terus menerus kegiatan pengawasan intern secara periodik
7. Menyusun berbagai laporan yang terartur untuk pihak intern dan ekstern perusahaan.
Roles Played
and by the Info
Phase Ma
Planning Define
BAB III
PENERAPAN SISTEM INFORMASI
MERCHANDISING REPLENISHMENT
SUPERMARKET
Super Market Matahari Group adalah perusahaan yang bergerak dalam bisnis retail
yang bergerak di bidang perdagangan yang menjual produk cunsumer goods. Dalam
menjalankan usahanya Matahari Supermarket sangat bergantung pada proses pengadaan
barang yang dijualnya (Merchandising). Untuk itu proses Pengadaan Barang
(merchandising) ini menjadi proses yang sangat vital dalam operasional supermarket ini.
Banyak bagian-bagian yang terkait dalam Sistem Pengadaan Barang (Merchandising)
di Supermarket ini adalah :
1. Buyer (merchandiser)
Tugas seorang Buyer adalah :
• Menentukan assortment planning sesuai dengan konsep toko untuk mencapai
perolehan margin yang maksimal
• Sourcing produk untuk mendapatkan kualitas merchandise yang terbaik
• Mendapatkan produk dengan harga pokok produk murah dan kualitas baik
serta menetapkan harga jual yang kompetitip dalam rangka pencapaian margin
• Membuat rencana penjualan dan rencana promosi
• Mengontrol dan bertanggung jawab terhadap ketersediaan barang
• Mengelola Cepatnya tingkat perputaran barang
4. Supervisor Area
Tugas Supervisor Area adalah :
• Bertanggung jawab terhadap operasioanal counter di toko
• Mengontrol merchandise dan penataan merchandise di counter
• Membuat permintaan barang yang kosong
• Melakukan supervisi terhadap pramuniaga
• Memberikan pelayanan yang prima kepada pelanggan
• Membuat laporan perubahan harga/mutasi harga
4. Cakupan (Scope) yaitu menentukan batasan ruang lingkup system informasi yang
akan dibangun. Dalam hal ini seluruh pihak melakukan semua persiapan diantaranya :
• Menyiapkan dan memperbaiki Assorttment Data Base
• Melengkapi Daftar SKU Barang dan No barcode
• Melengkapi data packing size masing-masing barang
• Melengkapi data Min-Order dan Max Order
• Melengkapi Daftar dan No supplier
• Membuat Daftar Hari Order Supplier
• Meng Up Date Stock barang dll
5. Alokasi Waktu, yaitu membuat alokasi waktu untuk keseluruhan proyek, setiap
tahapan, setiap tim dan masing-masing aktifitas mulai dari perencanaan sampai
implementasi.
Kelima tahap pengadaan barang ini dilakukan dengan proses yang sangat sederhana dan
membutuhkan waktu yang sangat lama dan tidak akurat. Adapun proses Pengadaan Barang
tersebut adalah sebagai berikut :
1. Supplier datang ke counter untuk mengecek jumlah stock yang ada di counter dan di
gudang dan mencatatnya dalam Form Estimasi Order. Kemudian Estimasi order di
Acc oleh supervisor Area.
2. Estimasi Order yang telah di-acc dibawa ke bagian ekspedisi untuk dicetak Purchase
Order lalu di otorisasi oleh bagiam Merchandising.
3. Bagian merchandising mengecek jumlah order, harga beli dan harga jual kemudian
mencap dan menandatangani PO tersebut
4. PO yang sudah dicetak dibawa oleh Supplier untuk segera dikirim sesuai dengan
tanggal kirimnya.
Flow Chart Pengadaan Barang
Supplier
Cek
Barang
Form Order
Cek Di
Data Base
HB? Purchase
Cetak
HJ? Order
PO
SKU/
Secara garis besar desain proses Sistem Informasi Merchandising Replenishment adalah
Buyer
Daftar
Hari Order
Jumlah
Stock
Min Max
Order
Buat
PO
b. Desain Pemrograman
PO
Dalam tahap ini BPA membuat desain yang diperlukan untuk pemrograman berdasarkan
desain proses bisnis yang telah dibuat oleh BPA. Ada beberapa Desain pemrograman
yang harus dibuat pada tahap desain sistem Informasi replenishment ini diantaranya
yaitu:
* Desain Database
Membuat desain bagaimana bentuk database master untuk Data Merchandise yang
selama ini dijual oleh supermarket serta bagaimana menyimpan database tersebut dan
bagaimana caranya agar manajeman dapat dengan mudah memperoleh kembali data
base tersebut jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Karena database adalah komponen
terpenting dan utama dalam sistem informasi maka proses mendesain database ini
harus dilakukan dengan baik dan benar. Database yang didesain harus bisa
memberikan informasi mengenai : No.SKU, No Barcode, Nama Barang, Packing
Size, Isi , Harga Beli, Harga Jual, No Supplier, Nama Supplier, Credit Term.
* Desain Screen Lay Out
Screen merupakan media untuk berinteraksi (interface/antarmuka) anatar user
dengan sistem informasi. Tiap kali menggunakan sisteminformasi, user pasti
berhadapan dengan tampilan screen di layar komputer sehingga screen haruslah user-
friendly yaitu mudah dipahami, mudah digunakaan, navigasinya konsisten, dan indah.
Sebuah screen terdiri atas beberapa komponen antara lain : menu, toolbar, message
bar, dan windows control. Setiap komponen pada screen mempunyai atribut tertentu
misalnya: Caption, name, colour, mask dan font. Dengan desain Screen Layout yang
baik dan komunikatif akan mempermudah pekerjaan user. User dapat dengan mudah
untuk mencari atau membuat mutasi pada data base. Misalnya membuat tampilan
layar Form perubahan Harga, Tampilan Layar Pembuatan Purchase Order dll
* Desain Diagram Proses
Diagram proses adalah flowchart yang menggambarkan algoritma dan logika suatu
program, yaitu bagaimana sebuah program harus menjalankan perintah-perintah yang
ditulis dalam bahasa komputer.
* Desain Report Layout
Desain Report layout merupakan sesuatu yang dibutuhkan oleh manajemen baik
untuk keperluan internal maupin eksternal perusahaan. Laporan yang dihasilkan
dapat berupa hasil cetakan diatas kertas (print out ), ditampilkan di layar monitor
komputer (screen preview atau dalam bentuk file komputer. Report Layou yang biasa
dikeluarkan dalam proses sistem Informasi Merchandise misalnya :
- Laporan Harian Penjualan Perusahaan
- Laporan Harian Perubahan Harga beli dan Harga jual
- Laporan Harian Penenerimaan Barang
- Laporan Penerbitan Purchase Order
3. Data Archieve
Data-data sistem informasi yang tersimpan dalam data base di harddisk disebut data on
line. Seiring dengan berjalannya waktu, data tersebut akan terus bertambah sehingga
dapat menyebabakan harddisk penuh dan menurunkan kinerja. Untuk itu dalam jangka
waktu tertentu data-data tersebut perlu diarchieve. Data archieve adalah proses
mengekstraksi data dari data base dan menyimpannya di media lain seperti tape dan CD
yang disebut data offline dan menghapisnya dari harddisk.
Idealnya, data on line hanyalah data transaksi untuk beberapa bulan terakhir (maksimum
1 tahun). Jika data off line diperlukan misalnya untuk keperluan audit atau membuat
laportan tahunan, data bisa dikembalikan ke harddisk adan disebut proese restore.
Setelah selesai digunakan, data tersebut akan dihapus lagi dari harddisk.
3.6 Kesimpulan
Dengan adanya penerapan Sistem Informasi Merchandising Replenishment pada
Supermarket Matahari Group membawa dampak poritif yang sangat baik yang berujung pada
naik nya penjualan operasional super market. Hal ini bisa dilihat dari trend kenaikan
penjualan dari hari ke hari semenjak diterapkannya Sistem Informasi Merchandising
Replenishment. Penyebabnya karena ketersediaan barang di counter daan di gudang selalau
terjaga sehingga mengurangi kemungkinan Loss Sale.
Setiap proses pengadaan barang, Purchase Order akan terbentuk dengan sendirinya
tanpa harus dicek secara fisik jumlah keberadaan barang sisa di counter atau di gudang
sehingga proses Replenishment (pengisian kembali) barang-barang do counter bisa tetap
terjaga dan proses replenish nya sendiri lebih cepat diabndingkan dengan menggunakan
sistem informasi yang lama..Hai itu berdampak pula pada kepuasan pelanggan yang selama
ini sering diutamakan manajemen bahwa pelanggan adalah raja yang berhak mendapat
pelayanan prima.
Namun pada ksnyataan nya proses penerapan sistem Informasi Replenishment ini
tidak semudah yang dibayangkan. Penerapannya ini membutuhkan persiapan yang matang
baik itu dari segi materi maupun non materi. Hal ini untuk menghindari keterlambatan waktu
implementasi dan penekanan biaya.
3.7 Saran
Perlu adanya perencanaan yang sangat matang dalam penerapan sistem Informasi
Merchandising Replenishment karena dalam sistem informasi ini ssegala sesuatu yang
berhubungan dengan masalah pengadaan dilakukan secara komputerisasi dan sedikit sekali
campur tangan manusia dalam hal ini. Terutama pada tahap implementasi , jika perencanaan
kuang matang maka pada tahap implementasi akan menemukan banyak kendala terutama
dari segi sumber daya nya.
Akibatnya maka tahap implementasi prosesnya akan bertambah lama dan pembiayaan
membengkak sehingga efektifitas dan efisiensi dari penerapan sistem ini menjadi tidak
optimal.
DAFTAR PUSTAKA
Al-Bahra Bin Ladjamudin, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Edisi Pertama, 2005,
Garha Ilmu. Yogyakarta.
Azhar Susanto, DR, MBus, Ak., Sistem Informasi Manajemen ( Konsep dan Pengembangan
Berbasis Komputer), Edisi Pertama, 2002, Lingga Jaya, Bandung
Mulia Hartono, 7 Langkah Mudah Membangun Sistem Informasi ERP, Edisi Pertama, 2004,
PT Elex Media Komputindo, Jakarta
Mc Leod, Information Systems Concept , Macmilan Publishing Company, 1994, New York