Nama : Annisa Nurrahmah

NDH : 03

Jabatan : Analis Jalan Jembatan

Isu : Belum optimalnya pengelolaan surat pada Dinas Pekerjaan Umum

dan Penataan Ruang Kabupaten Ogan Komering Ulu

Kegiatan 1 : Persiapan prasarana penunjang pengelolaan surat

Penyelesaian Kegiatan Catatan Mentor Paraf Mentor

Tahapan Kegiatan :

1. Konsultasi dengan
mentor mengenai
persiapan prasarana
penunjang pengelolaan
surat.

2. Berkoordinasi
dengan rekan kerja.

3. Menyiapkan meja
khusus pengelolaan
surat beserta perangkat
komputer dan printer
scanner.

4. Membaca,
memahami dan
berdiskusi dengan
rekan yang paham
tentang peraturan
tentang pedoman tata
naskah dinas untuk
surat keluar
Kegiatan 2 : Pengelolaan surat

Penyelesaian Kegiatan Catatan Mentor Paraf Mentor

Tahapan Kegiatan :

1. Berkoordinasi
dengan rekan kerja.

2. Menyiapkan buku
agenda dan lembar
disposisi.

3. Menerima dan
membaca surat masuk.

4. Memilah surat
masuk sesuai dengan
asal pengirim (surat
dinas dan surat
pribadi).

5. Mencatat nomor,
tanggal dan perihal
surat pada buku
agenda.

6. Menulis lembar
disposisi.

7. Meminta paraf dari

atasan pada lembar
disposisi.

Kegiatan 3 : Pendigitalisasian Surat

Penyelesaian Kegiatan Catatan Mentor Paraf Mentor

Tahapan Kegiatan :

1. Konsultasi dengan
mentor untuk memulai
proses.

2. Pendigitalisasian
surat.
 3. Melakukan proses
scan semua surat
masuk dan keluar.

4. Melakukan
pengelompokkan data
digital.

Kegiatan 4 : Pendistribusian surat

Penyelesaian Kegiatan Catatan Mentor Paraf Mentor

Tahapan Kegiatan :

1. Mengantarkan surat
masuk ke bidang yang
sesuai dengan isi surat
dan meminta paraf
tanda terima.

2. Salinan lembar
disposisi surat diambil
untuk di arsipkan.

3. Pelaporan pada
mentor bahwa surat
sudah diantarkan, di
beri tanda terima dan
disalin lembar
disposisinya.

Kegiatan 5 : Pengarsipan surat

Penyelesaian Kegiatan Catatan Mentor Paraf Mentor

Tahapan Kegiatan :

1. Surat masuk dan

keluar di fotocopy
sebagai salinan.

2. Pemilahan surat
masuk dan keluar
untuk dimasukkan ke
dalam tempat arsip.
 3. Salinan lembar
disposisi dimasukkan
ke dalam tempat arsip.

4. Koordinasi pada
mentor bahwa
rancangan aktualisasi
sudah dilaksanakan.

Kegiatan 6 : Pembuatan laporan aktualisasi

Penyelesaian Kegiatan Catatan Mentor Paraf Mentor

Tahapan Kegiatan :

1. Konsultasi dengan
mentor mengenai
laporan aktualisasi
yang akan dibuat.

2. Membuat laporan
aktualisasi