KOMUNIKASI BISNIS ISLAM

“MENULIS PESAN RUTIN DAN POSITIF”

DISUSUN OLEH:

ELSA INDAH RAHAYU (1930504099)

DOSEN PENGAMPUH:

CHANDRA DARMAWAN, M.HUM

PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAKWAH

FAKULTAS DAKWAH DAN KOMUNIKASI

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI RADEN FATAH PALEMBANG

TAHUN AJARAN 2020

1
KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb

Alhamdulillah puji syukur kehadirat Allah SWT karena berkat kasih dan
karunia-Nya Saya dapat menyelesaikan Makalah Komunikasi Bisnis Islam yang
berjudul “Menulis Pesan Rutin Dan Positif”ini tepat pada waktunya. Adapun
penjelasan-penjelasan pada makalah ini saya ambil dari beberapa sumber buku dan
website.

Saya sebagai Pemakalah menyadari bahwa banyak kekurangan di dalam

makalah ini. Saya meminta maaf apabila di dalam makalah ini terdapat kata atau
kalimat yang keliru karena memang Fitrahnya Manusia yang tidak luput dari dosa.
Untuk itu dengan senang hati saya senantiasa menerima kritik dan saran yang bersifat
membangun para pembaca. Akhir kata, semoga makalah ini bermanfaat bagi kita
semua. Saya ucapkan terima kasih.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Palembang, 20 April 2020

Penulis

2
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR………………………………………………………...……….....i

DAFTAR ISI…………………………………………………………………….……....ii

BAB I PENDAHULUAN............................................................................................................4

A. Latar Belakang.................................................................................................................4

B. Rumusan Masalah............................................................................................................5

C. Tujuan Penulisan.............................................................................................................5

BAB II PEMBAHASAN.............................................................................................................6

A. Pesan Rutin......................................................................................................................6

B. Pesan Positif....................................................................................................................7

C. Menggunakan Tiga Langkah Proses Menulis Untuk Pesan Positif Dan Rutin.................8

D. Membuat Permintaan Rutin.............................................................................................9

E. Mengirimkan Jawaban Rutin Dan Pesan Positif............................................................10

BAB III PENUTUP....................................................................................................................14

A. Kesimpulan....................................................................................................................14

B. Saran..............................................................................................................................14

DAFTAR PUSTAKA...............................................................................................................14

3
 BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Dalam dunia bisnis, Penulisan Pesan Singkat sangatlah diperlukan dan penting.
Sebab, Seorang pemimpin harus berkomunikasi dengan bawahan, pelanggan atau pihak
manapun yang berhubungan dengan lembaga pemerintahan. Kemampuan
berkomunikasi dan Menulis Pesan Bisnis jelas merupakan suatu hal mendasar yang
harus dipunyai oleh pelaku bisnis.

Dalam organisasi bisnis berbagai kegiatan komuniasi terjadi setiap hari, baik lisan
maupun tertulis. Mulai dari kegiatan komunikasi yang sangat sederhana sampai pada
kegiatan komunikasi yang rumit dan kompleks. Misalnya membuat memo, merefisi
draft surat, mengetik e-mail, membuat laporan, menyiapkan surat tanggapan atas
keluhan pelanggan. Oleh karena itu pesan bisnis di upayakan selalu lebih menarik
dibandingkan yang lain atau lebih baik dibandingkan sebelumnya.

Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah
dipahami memerlukan kreatifitas, namun demikian tujuan penulisan pesan bisnis
bukanlah agar penerima terpesona akan pengetahuan dan kreatifitas pengirim. Agar
pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis.

Penulisan Pesan Singkat dalam Komunikasi Bisnis ini hendaknya harus mengetahui
bagaimana Penulisan Pesan Singkat untuk Media Elektronik, Penulisan Pesan Singkat
Rutin dan Positif, Negatif dan Persuasi yang akan di Jelaskan di dalam Makalah ini.
Dan dalam makalah ini saya akan menjelaskan Menulis Pesan Rutin Dan Positif.

4
B. RUMUSAN MASALAH
Adapun rumusan Masalah Dari Latar Belakang Tersebut Ialah :

1. Apa Itu Pesan Rutin?

2. Apa Itu Pesan Positif?
3. Bagaimana Menggunakan Tiga Langkah Proses Menulis Untuk Pesan Positif
Dan Rutin?
4. Bagaimana Membuat Permintaan Rutin?

5. Bagaimana Mengirimkan Jawaban Rutin Dan Pesan Positif?

C. TUJUAN PENULISAN
Adapun Tujuan  Dan Manfaat Penulisan Makalah Ini Adalah Sebagai Berikut:

1. Guna memenuhi tugas mata kuliah Komunikasi Bisnis Islam,

2. Untuk memahami mengenai Pesan singkat,
3. Untuk menjelaskan pentingnya Memahami, Apa Itu Pesan Rutin, Pesan Positif,
Bagaimana Menggunakan Tiga Langkah Proses Menulis Untuk Pesan Positif
Dan Rutin, Membuat Permintaan Rutin danMengirimkan Jawaban Rutin Dan
Pesan Positif

\\

5
 BAB II
PEMBAHASAN

A. PESAN RUTIN

Pengertian Pesan Rutin adalah pesan yang berkaitan dengan kegiatan bisnis
sehari-hari yang berulang, perlu dilakukan atau dijawab secepatnya,  Pesan rutin
sangat beragam dengan menggunakan pendekatan langsung  seperti; surat masuk,
surat keluar, memo, yang berisi pesanan barang, keluhan, rekomendasi, permintaan
informasi, kredit, penawaran. Pesan rutin umumnya pendek dan sederhana

 Keunggulan dan Kelemahan1

Adapun Keunggulan Pesan Rutin:

 Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama

kali membaca suatu pesan.
 Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan.
 Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat segera mengetahui apa
maksud pesan tersebut dan juga dapat  memutuskan segera pada bagian mana
yang perlu memperoleh perhatian dan yang tidak perlu pehatianseksama.

Adapun Kelemahan Pesan Rutin:

 Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berfikirnya

 Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung “tothepoint”, hal ini
terkait dengan pola pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan sebelumnaya.

 Bentuk-Bentuk Permintaan Rutin

Permintaan untuk pihak internal. Biasanya permintaan pihak internal

dikomunikasikan secara lisan, namun dapat juga dalam bentuk tertulis. Bentuk
permintaan rutin dalam bentuk tertulis yang paling umum dipakai oleh pihak internal
adalah memo.

Permintaan untuk pihak eksternal Permintaan informasi ke pihak eksternal dapat

berupa pesanan, klaim, permohonan kredit dan undangan. Apabila permintaan
dilakukan sebagai tanggapan atas suatu iklan, maka perlu dicantumkan informasi
mengenai dimana dan kapan iklan dibaca atau dilihat.2
1
http://slideplayer.info/slide/3161643/ Di akses pada tanggal, 12 april 2020.
2
Mentari Dwi S. 2016. Penulisan permintaan pesan-pesan rutin dan positif. Tersedia
pada https://mentarids.wordpress.com/2016/05/05/penulisan-permintaan-pesan-pesan-rutin-dan-

6
  Contoh Pesan-Pesan Rutin

TOKO SUMBER REZEKI

Jl. Mayjen Haryono 163 Malang

Nomor : 123/TR/2/2013

Hal : Pesanan Yth. Direktur Pemasaran

Malang, 12 Oktober 2013

PT Mekar Elektrik Jl. Siwalan 56 Mojokerto Sehubungan dengan surat

penawaran Saudara nomor 25/PB/X/2013 tanggal 10 Oktober 2013, kami bermaksud
memesan beberapa barang elektronik sebagai berikut; 1. Mesin cuci 7 kg 10 unit
warna putih 2. Televisi 21 inchi 9 unit warna silver 3. Pompa air Sanyo 1 unit -
Sedangkan cara pembayaran, cara pengiriman, potongan harga serta garansi sesuai
dengan penawaran Saudara. Kami berharap agar pesanan tersebut dapat kami terima
paling lambat tanggal 27 Oktober 2013 Demikian, dan kami tunggu kabar dari saudara
secepatnya.

                                                                                          Hormat kami

                                                                                                  Edy Marpaung SAB

B. PESAN POSITIF

Pesan positif adalah pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan menyenangkan

kepada pihak lain, yang meliputi goodnews dan goodwill Pengorganisasian
permintaan pesan rutin dan positif menggunakan pendekatan langsung (deduktif ).

Pesan kabar baik (goodnews), adalah surat yang  Contoh : menginformasikan

kabar baik atau berita yang menyenangkan.  goodnews tentang pekerjaan, Kenaikan
gaji, Lamaran pekerjaan  Contoh good dikabulkan, Promosi jabatan, Tunjangan hari
raya (THR)  news tentang Produk , Pemberian diskon, Layanan purna jual, Garansi,
Persetujuan kredit.3

positif/ Diakses tanggal, 13 april 2020

3

7
 Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk
menjaga hubungan bisnis. Pelaku bisnis dapat mendorong hubungan baik dengan
berbagai pihak, seperti pelanggan, pemasok atau pelaku bisnis lainnya dengan
penyampaian pesan-pesa secara bersahabat yang secara tak langgusng berkaitan
dengan tujuan bisnis.

 Contoh Pesan-Pesan Positif

Selamat bergabung di PT Abadi. Sejumlah kandidat telah diwawancara, tetapi

latar belakang pendidikan dan pengalaman membuat anda menjadi yang terbaik untuk
mendapatkan posisi sebagai Sales  Sebagaimana telah kita diskusikan, gaji anda
sebesar Rp. 4.000.000 per bulan. Kami ingin anda mulai bekerja pada hari Senin,
tanggal 4 Nopember 2013. Silahkan datang ke kantor saya pukul 09.00 pagi. Saya
akan memberikan orientasi mendalam tentang PT Abadi dan membicarakan berbagai
tunjangan perusahaan yang tersedia bagi anda.  Setelah makan siang Natasia akan
membawa anda ke bagian pemasaran dan membantu anda mengetahui tugas dan
tanggung jawab anda sebagai SalesManager. Saya menunggu untuk bertemu dengan
anda tanggal 4 Nopember 2013 Menyampaikan pesan positif dengan nada bersahabat
dan menyambut Menjelaskan semua detail yang diperlukan.

C. MENGGUNAKAN TIGA LANGKAH PROSES MENULIS UNTUK PESAN

POSITIF DAN RUTIN

Dalam Menulis Pesan Positif Dan Rutin Mempunyai Tiga Langkah Yaitu
Merencanakan Pesan, Menulis Pesan, Dan Menyelesaikan Pesan.4

1. Merencanakan Pesan

Langkah 1 : Merencanakan Pesan

Tahap pertama ialah Merencanakan Pesan, Ada empat hal dalam Merencanakan Pesan
yaitu,

 Analisis Situasi
 Kumpulkan Informasi Apapun Yang Perlu Diketahui Oleh Penerima
 Menyeleksi informasi pesan untuk penerima
 Membuat Ide pokok dalam Penulisan Pesan Rutin dan Positif
 Seleksi Medium Yang Tepat Untuk Pesan Dan Penerima
 Atur Informasi Anda Secara Efektif, dengan membatasi ruang lingkup

4
Courtland L, Bovee / john V Thill, Komunikasi Bisnis , Edisi kedelapan,

2008

8
  Pastikan bahwa anda memiliki tujuan yang jelas serta memiliki pengetahuan
mengenai penerima pesan sehingga pesan bisa disampaikan dengan baik.

2. Menulis Pesan

Langkah 2 : Tulis Pesan

Mulailah adaptasi pendekatan dari sudut penerima :

 Jadilah orang yg sensitif

 Perkuat hubungan dengan penerima
 Pergunakan Bahasa yang lugas dan buatlah tulisan menggunakan kalimat aktif
yang semaksimal mungkin.
 Dan pastikan tetap berpegang pada ide pokok dengan cara membatasi ruang
lingkup pesan.

3. Selesaikan Pesan

Langkah 3 : Selesaikan Pesan Anda

Empat tahap :

 Merevisi Pesan dan Meninjau kembali dengan mendesain dan menulis ulang
pesan dengan padat dan jelas. Dan pesannya sesuai dengan apa yang diharapkan
tujuan pengirim dan tujuan pesan.
 Koreksi Pesan dan Memastikan apa yang ingin kita katakan tersampaikan
dengan urutan yang diinginkan.
 Mendistribusikan Pesan.

D. MEMBUAT PERMINTAAN RUTIN

Dalam Membuat Permintaan Rutin Setidaknya Harus Mengetahui Strategi Untuk

Permintaaan Rutin Dan Contoh Umum Permintaan Rutin.

1. Strategi Untuk Permintaan Rutin5

Ada beberapa hal yang harus dipahami dalam Strategi Untuk Permintaan Rutin yaitu,

 Pertama yaitu, Nyatakan Permintaan Rutinnya pada Bagian Awal

 Selanjunya, Jelaskan dan Berikan Alasan Permintaan Rutinnya
5
Priyono Hadi. 2003. Pesan informative dan positip. Tersedia
pada. http://faculty.petra.ac.id/ido/courses/5_pesan_positif_dan_informatif.pdf Di akses pada
tanggal, 20 april 2020.

9
  Terakhir, Mintalah dilakukan Tindakan Spesifik dalam Menutup Pesan yang
Sopan

2. Contoh Umum Permintaan Rutin

Ada beberapa kategori yang harus dipahami dalam Contoh Umum Permintaan Rutin
yaitu,

 Meminta Informasi Dan Permintaan Melakukan Tindakan

 Meminta Rekomendasi
 Membuat Klaim dan Meminta Penyesuaian

E. MENGIRIMKAN JAWABAN RUTIN DAN PESAN POSITIF

Dalam Mengirimkan Jawaban Rutin Dan Pesan Positif Setidaknya Harus Mengetahui
Strategi Untuk Jawaban Rutin Dan Pesan Positif Dan Contoh Umum Jawaban Rutin
Dan Pesan Positif.

1. Strategi Untuk Jawaban Rutin Dan Pesan Positif

 Mulailah dengan ide pokok

 Harus Jelas dan Ringkas

 Identifikasi Pesan yang paling penting
 Nyatakan permintaan Anda secara sopan, tidak menuntut dan
personal  spesifik dan tepat.
 Jelaskan dan berikan alasan pada permintaan Anda

 Berikan detail dan penjelasan yang diperlukan.

 Jelaskan Poinnya secara lengkap.
 Beri alasan bahwa permintaan anda penting.
 Pertahankan Nada dukungan di setiap pesan.
 Letakkan Pernyataan – Pernyataan Negatif dalam Konteks Positif.
 Katakanlah hal – hal yang menyenangkan tentang pilihan yang telah
dilakukan pelanggan
 Jelaskan setiap potensi manfaat bila merespon permintaan anda.
 Perincilah permintaan yg kompleks ke dalam daftar permintaan.
 Mintalah dilakukan tindakan spesifik6

 Akhiri dengan penutupan yang sopan

6
Andre triana putra. 2014.menulis pesan rutin dan pesan positif. Tersedia
pada https://prezi.com/wk_2be4ztuo6/menulis-pesan-pesan-positif-dan-rutin/ Di akses pada
tanggal, 20 april 2020.

10
  Informasikan kontak yang dapat dihubungi untuk memenuhi permintaan
Anda.
 Ekspresikan rasa terima kasih Anda
 Nyatakan dengan jelas setiap tenggat waktu permintaan Anda.

2. Contoh Umum Jawaban Rutin Dan Pesan Positif

Ada beberapa kategori yang harus dipahami dalam Contoh Umum Permintaan Rutin
yaitu,

 Menjawab permintaan informasi dan permintaan untuk melakukan tindakan

Ada beberapa hal yang harus dipahami dalam Menjawab permintaan informasi dan
permintaan untuk melakukan tindakan yaitu,

 Respons terhadap suatu permintaan yang tepat, ramah, dan lengkap akan
mempunyai pengaruh positif.
 Banyak permintaan yang mirip satu dengan lainnya, maka biasanya
persahaan membuat formulir respons.
 Perlu berhati – hati dalam susunan kata – kata agar formulir respon tidak
tampak dingin dan personal.

 Mengabulkan Klaim dan Permintaan untuk Penyesuaian

Ada beberapa hal yang harus dipahami dalam Mengabulkan Klaim dan Permintaan
untuk Penyesuaian yaitu,

 Menolak klaim dan mencoba untuk memberikan alasan penolakan

 Mengerjakan apa yang diminta pelanggan
 Tutup suratnya dengan cara yang sopan.

Penyebab atas klaim yaitu,

 Bila Perusahaan Anda Yang Salah

 Bila Pelanggan Yang Salah
 Bila Pihak Ketiga Yang Salah

 Memberikan Rekomendasi

Ada beberapa poin – poin yang harus dipahami dalam Memberikan Rekomendasi
yang sukses yaitu,

 Nama lengkap kandidat

 Posisi atau tujuan lain yang dicari oleh kandidat tersebut

11
  Sifat hubungan anda dengan kandidat
 Sebuah indikasi apakah anda memnuhi permintaan seseorang atau anda
mempunyai inisiatif untuk menulis sendiri.
 Fakta – fakta dan bukti yang relevan bagi kandidat dan peluang yang ada
 Sebuah perbandngan tentang potensi kandidat yang bersangkutan dengan
potensi rekan – rekannya , bila memungkinkan
 Evaluasi anda secara kseluruhan mengenal kecocokan kandidat dengan
peuang yang ada.

Dan selanjutnya Dalam Memberikan Rekmendasi yaitu,

 Jangan menyalahkan orang lain di organisasi dengan menyebutkan nama

 Jangan membesar-besarkan permintaan maaf
 Jangan mengimpilkasian bahwa yang salah adalah pelanggan
 Jangan menjanjikan lebih dari apa yang dapat Kita berikan

Dengan mengetahui beberapa hal tersebut bisa meyakinkan para pembaca bahwa
orang yang direkomendasikan mempunyai karakteristik yang sesuai dengan
pekerjaan tersebut.7

 Menciptakan Pesan – Pesan Informatif

Ada beberapa hal yang harus dipahami dalam Menciptakan Pesan – Pesan
Informatif yaitu,

 Nyatakan tujuan pesan secara singkat dibagian awal pesan

 Berikan detail isi yang diperlukan
 Akhiri dengan penutup yang sopan
 Pelajari kebijakan perusahaan Kita sebelum memberikan respon
 Kita perlu merespons dengan pesan-pesan yang menjelaskan bagaimana
problem tesebut akan dipecahkan

Perusahaan biasanya mengirimkan pesan – pesan rutin yang bersifat informatif

seperti pengingat akan sesuatu atau pernyataan mengenai kebijakan.

 Mengumumkan Berita Baik

Ada beberapa hal yang harus dipahami dalam Menciptakan Pesan – Pesan
Informatif yaitu,

7
Duan Ifani. 2016. Penulisan pesan rutin dan positif. Tersedia
pada https://prezi.com/icu2hfyns0qx/komunikasi-bisnis-penulisan-pesan-pesan-rutin-dan-positf/ 
Di akses pada tanggal, 20 april 2020.

12
  Pastikan informasi patut diberitakan dan relevan
 Letakkan ide paling penting terlebih dahulu
 Tulis dengan singkat hapuskan kekacauan
 Usahakan spesifik dan memungkinkan
 Meminimumkan kata sifat dan kata keteranga sendiri
 Memberikan Berita yang baik kepada penerima
 Memberikan hal – hal yang membuat penerima bahagia dengan apa yang
Kita sampaikan

Pengumuman berita baik biasanya dikomunikasikan via surat atau siaran pers

 Membina Niat Baik

 Jaga agar bagian menyenangkan tetap singkat

 Tulis dalam kata – kata sendiri
 Bijaksana
 Beri perhatian khusus
 Tulis mengenai sifat – sifat khusus yang mendiang
 Tulis mengenai sifat – sifat khusus yang berduka

Niat Baik Itu Ialah Mengucapkan Selamat, Mengirimkan Pesan Penghargaan,

Dan Menyampaikan Pesan Belasungkawa.

BAB III
PENUTUP

A. KESIMPULAN

13
 Adapun kesimpulan dari makalah ini yaitu, Dalam Menuliskan Pesan Singkat
ada Hal - hal yang sangat harus di perhatikan dan hal - hal tersebut bagian dari proses
Menulis Pesan Rutin Dan Positif yaitu :

 Pesan Rutin adalah pesan yang berkaitan dengan kegiatan bisnis sehari-hari yang
berulang, perlu dilakukan atau dijawab secepatnya,  Pesan rutin sangat beragam
dengan menggunakan pendekatan langsung  

 Pesan Positif adalah pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan menyenangkan

kepada pihak lain, yang meliputi goodnews dan goodwill Pengorganisasian
permintaan pesan positif menggunakan pendekatan langsung

 Menggunakan Tiga Langkah Proses Menulis Untuk Pesan Positif Dan Rutin
Yaitu Merencanakan Pesan, Menulis Pesan, Dan Menyelesaikan Pesan

 Membuat Permintaan Rutin Setidaknya Harus Mengetahui Strategi Untuk

Permintaaan Rutin Dan Contoh Umum Permintaan Rutin.

 Mengirimkan Jawaban Rutin Dan Pesan Positif Setidaknya Harus Mengetahui

Strategi Untuk Jawaban Rutin Dan Pesan Positif Dan Contoh Umum Jawaban
Rutin Dan Pesan Positif.

B. SARAN

Demikian yang dapat saya paparkan mengenai Materi Menulis Pesan Singkat yaitu
Menulis Pesan Rutin Dan Positif yang menjadi pokok bahasan dalam makalah ini,
tentunya masih banyak kekurangan dan kelemahannya, kerena terbatasnya pengetahuan
dan kurangnya rujukan atau referensi yang ada hubungannya dengan judul makalah ini.

Saya banyak berharap para pembaca mau memberikan kritik dan saran yang
membangun kepada saya demi sempurnanya makalah ini dan penulisan makalah di
kesempatan-kesempatan berikutnya. Semoga makalah ini berguna bagi saya pada
khususnya juga para pembaca.

DAFTAR PUSTAKA

Bovee, C.L. & Thill, J.V. (2007). Komunikasi Bisnis. Jilid 1& 2. Edisi Kedelapa
n. Indeks:Jakarta. 

Purwanto,D. (2006). Komunikasi Bisnis. Edisi Ketiga. Jakarta: Erlangga

14
 Courtland L, Bovee / john V Thill, Komunikasi Bisnis , Edisi kedelapan,

2008

Mentari Dwi S. 2016. Penulisan permintaan pesan-pesan rutin dan positif.

Tersedia pada https://mentarids.wordpress.com/2016/05/05/penulisan-permintaan-
pesan-pesan-rutin-dan-positif/ Diakses tanggal, 13 april 2020.

Andre triana putra. 2014.menulis pesan rutin dan pesan positif. Tersedia
pada https://prezi.com/wk_2be4ztuo6/menulis-pesan-pesan-positif-dan-rutin/ Di akses
pada tanggal, 20 april 2020.

Duan Ifani. 2016. Penulisan pesan rutin dan positif. Tersedia

pada https://prezi.com/icu2hfyns0qx/komunikasi-bisnis-penulisan-pesan-pesan-rutin-
dan-positf/ Di akses pada tanggal, 20 april 2020.

15