Analisis Skema Surat Niaga

Oleh: Faradita Azzahra 7211417043

Program studi S1 Akuntansi
Universitas Negeri Semarang
Abstrak

Surat yang baik adalah surat yang dapat menyampaikan pesan dari penulisnya. Surat
dibagi menjadi surat pribadi dan surat dinas (niaga). Surat pribadi adalah surat yang dibuat
oleh seseorang dimana isinya tentang kehidupan pribadi. Sedangkan surat niaga adalah surat
yang dipakai untuk kegiatan niaga, baik untuk keperluan yang menyangkut jual-beli barang
atau jasa maupun untuk memperlancar proses perniagaan itu sendiri. Pada tulisan ini akan
mencoba untuk membahas tentang analisis surat niaga yang diambil dari beberapa buku
tentang surat niaga. Secara umum hal ini dilakukan agar kita dapat mengetahui bagaimana
surat niaga yang baik dan benar serta bagaimana perjalanan dari surat niaga tersebut baik
penjual maupun pembeli.

Pendahuluan

Surat menyurat adalah hal yang tidak dapat terlepas dari kehidupan kita sehari-hari,
baik surat langsung maupun online. Hal ini dikarenakan surat adalah salah satu bagian dari
komunikasi yang kita lakukan dengan sesama. Seiring berkembangnya teknologi, surat tidak
langsung dilupakan begitu saja. Surat menyurat masih ada sampai sekarang meskipn
bentuknya sudah tidak ada lagi secara fisik melainkan hanya sebuah file.

Surat yang akan dibahas disini adalah surat niaga. Dimana surat niaga adalah surat
yang ada hubungannya dengan perniagaan. Ketika ada transaksi jual beli, surat ini biasanya
digunakan sebagai salah satu bukti penjualan atau pembelian juga sebagai pemberitahuan
kepada penjual dari pembeli yang akan membeli barangnya. Atau bisa juga dari penjual
kepada pembeli untuk mempromosikan barangnya yang baru agar dilirik oleh pembeli
sehingga dapat laku dipasaran.

Surat ini juga biasanya digunakan untuk penjualan secara kredit. Setelah penjual
menyetujui untuk pembelian secara kredit maka keluarlah surat penagihan yang berisi
peringatan agar pembeli membayar hutangnya jika sudah lewat jatuh tempo dari tanggal yang
sudah disepakati. Ada 3 cara penagihan yaitu:

1. Surat penagihan pertama, berisi peringatan kepada pelanggan akan suatu kewajiban
yang waktunya telah jatuh tempo.
 2. Surat penagihan kedua, berisi penegasan dan penagihan pertama disertai dengan
peringatan yang keras tentang jangka waktu pembeli dapat melunasi tunggakan.
3. Surat penagihan ketiga, peringatan terakhir dengan nada lebih keras berupa ancaman
kepada debitur bahwa kreditur akan melaporkan kepada pihak berwajib atau menagih
melalui inkasa bank.

Teori

Teori yang berhubungan dengan analisis ini merupakan teori metode studi literatur,
dengan mengumpulkan data atau sumber-sumber yang berhubungan dengan surat niaga.

Studi Literatur

Studi literature adalah cara yang dipakai untuk menghimpun data-data atau sumber-
sumber yang berhubungan dengan topic yang diangkat dalam suatu penelitian. Studi literature
bisa didapat dari berbagai sumber, jurnal, buku dokumentasi, internet dan pustaka.

Hasil dan Pembahasan

SKEMA LINGKUP SURAT NIAGA

PENJUAL

Promosi penjualan
<--------------------------------------------------------(1)
(Surat introduksi/penjualan)

Surat permintaan penawaran

(2)-------------------------------------------------------->
Surat penawaran (offerte)
<--------------------------------------------------------(3)
Surat pesanan
(4)-------------------------------------------------------->
Surat pengantar
<--------------------------------------------------------(5)
(Surat pernberitahuan pengiriman barang)
(6) Surat pemberitahuan penerimaan barang/
<-------------------------------------------------------
Surat pengaduan/surat pengiriman pembayaran
Surat pengakuan penerimaan pembayaran/
<--------------------------------------------------------(7)
Surat penyelesaian
 Promosi penjualan adalah cara seseorang atau sebuah badan usaha untuk
mempromosikan/mengnalkan produknya kepada masyarakat umum. Tujuanya adalah agar
meningkatkan minat masyarakat terhadap produk yang ditawarkan.
Surat permintaan penawaran. Surat ini dibuat oleh pembeli yang diberikan kepada
calon penjual dengan maksud meminta keterangan mengenai barang yang akan
dibeli/diinginkan. Surat ini biasanya berisi agar perusahaan memberitahukan harga dan
barang apa saja yang dijualnya. Surat permintaan dapat dikirimkan ke beberapa perusahaan
sehingga pembeli bisa mendapatkan harga yang diinginkannya.
Surat penawaran. Surat ini diberikan oleh calon penjual kepada calon pembeli. Surat
ini dapat menjadi balasan dari surat permintaan penawaran yang dikirimkan oleh calon
pembeli, bisa juga atas dasar inisiatif perusahaan dengan maksud agar barang produksi baru
dapat dikenal oleh masyarakat luas.
Surat pesanan. Berdasarkan atas promosi penjualan baik dari iklan maupun dari surat
penawaran yang diedarkan oleh perusahaan. Ketika calon pembeli telah menetapkan apa saja
yang akan dibeli, maka haruslah disegerakan untuk membuat surat pesanan tersebut. Isi surat
pesanan hendaknya singkat dan jelas agar penjual tidak ragu terhadap apa yang dimaksud
oleh pembeli.
Pokok-pokok isi surat pesanan:
1. Menyebutkan dengan jelas nama/jenis barang, tipe, ukuran, model, dan kualitas
barang yang dipesan.
2. Kesanggupan membayar secara tunai ataupun kredit.
3. Cara pembayaran dan pengiriman barang yang dikehendaki.
4. Waktu yang dikehendaki untuk pengiriman barang.
5. Cara penyerahan barang yang diinginkan.
Selain itu ada juga surat pengantar yang memberitahukan tentang pengiriman barang,
surat penerimaan barang, surat pengaduan juga pembayaran barang. Dan ketika telah
selesai transaksi, ada surat penyelesaian
Penutup

Sekiranya itulah analisis mengenai skema surat niaga. Saya sebagai penulis juga
masih belajar tentang surat niaga, apabila ada kesalahan mohon dikoreksi. Semoga apa yang
saya tulis dapat bermanfaat bagi pembaca analisi skema surat niaga ini.
Kesimpulan

Surat niaga adalah surat yang dipakai untuk kegiatan niaga, baik untuk keperluan
yang menyangkut jual-beli barang atau jasa maupun untuk memperlancar proses perniagaan
itu sendiri.

Surat niaga haruslah dibuat semenarik mungkin agar dapat menarik perhatian calon
pembeli atau pembacanya.

Saran

Sebagai penulis yang masih belajar tentang surat niaga dan juga manusia biasa,
pastinya masih memiliki celah unuk melakukan kesalahan. Sehingga apabila ada keasalahan
dalam tulisan diatas, saya mohon kritik dan saran dari pembaca agar sama-sama dapat
menambah khazanah ilmu pengetahuan.

Daftar Pustaka

Kuswantoro, Agung. 2018. Menemukan Komunikasi “Bisnis” Diri Cara Melejitkan Potensi
Untuk Menggapai Kesuksesan.Semarang: Fastindo.

Sudarmono, S.Pd, M.M. 2013. Korespondensi I. Pdf.

Lampiran