Studi kasus

Perencanaan keuangan manager produsen Waikerie menyiapkan rencana tahunan secara rinci. Rencana
tahunan dipandang penting seperti halnya yang dinyatakan dalam laporan anggaran tahun 1992 :
"Periode ini penting dalam kehidupan koperasi kita, kita harus menjelaskan tujuan dan cara untuk
sampai ke sana, kemudian memiliki kesepakatan yang dapat dilaksanakan untuk kepentingan utama
koperasi kita dan anggotanya. Proses perencanaan tahunan dimulai pada bulan november, melalui
survei petani. Para petani anggota diminta untuk memperkirakan banyaknya kapasitas berat dengan
variasi yang akan mereka kirimkan ke koperasi pada tahun fiskal yang akan datang. Seorang petugas
lapangan mengunjungi setiap petani untuk memeriksa kebun dan menekankan kepada mereka
pentingnya mengisi kuesioner, meskipun begitu perkiraan yang diterima hanya sekitar 60% dari anggota.
Setelah mereka menerima kuesioner manager Waikerie akan mengonsolidasii perkiraan, ekstrapolasi
perkiraan, total penerimaan buah dan menambahkan penilaian mereka. Duncan Beaton
menggambarkan filosofi perencanaan :

"Kami berusaha realistis dalam kemampuan terbaik kami. Ada begitu banyak faktor eksternal yaitu
seperti es, kekeringan, jelaga cetakan investasi dan perubahan tingkat tugas. Selama 5 tahun terakhir
pengetahuan kita bertambah tentang pasar saat ini dan menjadi faktor optimisme atau pesimisme.
Selain perhatian pada pembayaran perkiraan hasil panen manager Waikerie tidak puas dengan
perkiraan ini. Kebanyakan volume aktual buah kurang dari seperti yang diperkirakan."

Secara bersamaan Cliff, CEO Waikerie bekerjasama dengan manajer departemen, memperkirakan biaya
dan arus kas untuk tahun fiskal yang akan datang. Waktu yang cukup lama dihabiskan untuk memikirkan
cara mengurangi biaya dan memastikan bahwa koperasi dapat melakukan pembayaran kompetitif
kepada anggotanya yang layak didukung. Akibatnya jumlah staf berkurang dan tak ada pengeluaran
modal yang direncanakan untuk tahun 1993.

Cliff kemudian mengatur biaya unit kemasan yang akan dibebankan kepada petani anggota, hal tersebut
berdasarkan perkiraan biaya penuh dari layanan ditambah dengan margin laba sederhana. Cliff
memperkirakan biaya untuk berbagai jenis kemasan secara berbeda yaitu 14 untuk jeruk saja. Dia mulai
dengan memperkirakan biaya tenaga kerja standar per menit, kemudian ia kali kan biaya tenaga kerja
standar per menit dengan menit kerja standar beroperasi yang dihitung dalam studi waktu dan gerak
yang dilakukan pada tahun 1990. Ketika ia memperkirakan biaya bahan yang bervariasi dengan ukuran
paket dan jenis beban yang digunakan dengan cara meminta salinan dari pemasok barang besar
(misalnya kartun) dan estimasi biaya dari bahan lain untuk setiap jenis paket keempat yang
menambahkan alokasi pengeluaran tambahan dan transportasi. Alokasi ini kasar misalnya biaya
transportasi Waikerie dari 6 sen belum diperkirakan dalam beberapa tahun biaya kemasan juga
dimasukkan kedalam alokasi minat. Selain itu juga karena pinjaman tinggi Waikerie digunakan untuk
membeli peralatan otomatis. Hal ini jumlahnya relatif besar yang menyebabkan biaya pengembang
sendiri menjadi lebih tinggi daripada kebanyakan pengemasan lainnya. Akhirnya Cliff menambahkan
buffer keuangan kecil Waikerie.
Duncan mengakui bahwa sistem biaya perkiraan Waikerie itu kasar tetapi ia berfikir itu juga terjadi pada
sebagian besar pengemasan. Selain potensi ketidakakuratan, manajer juga berusaha menjaga biaya
perkiraan agar tetap konstan untuk tahun fiskal secara keseluruhan. Selama beberapa waktu biaya telah
bervariasi karena perubahan yang signifikan dalam volume atau faktor biaya yang besar.

Cara yang ideal adalah merencanakan kemudian memberikan surplus kecil yang mungkin kurang dari
500000 dolar, surplus terkecil akan menjamin arus kas yang memuaskan sekaligus memberikan
kesempatan untuk mengurangi biaya bunga dan paparan kondisi pasar yang merugikan ditambah
memberikan potongan kecil. Duncan Beaton mengatakan, "Pasti akan menyenangkan memiliki tahun
surplus besar untuk menutup kerugian kami baru baru ini. Tetapi itu bukanlah tujuan kami untuk
meningkatkan surplus kami setiap tahun." Oleh karena masa sulit kerugian diperkirakan terjadi di tahun
1992 dan 1993.

Direksi Waikerie menyetujui anggaran pada pertengahan maret, mereka telah memberi tahu tentang
masalah keuangan selama persiapan anggaran dan biasanya tidak ada masalah pada menit terakhir
penyelesaian. Anggaran awal tidak berubah untuk tahun ini, tetapi manager menyiapkan update
perkiraan volume. Koperasi menghasilkan serangkaian laporan resmi untuk membandingkan jumlah
aktual yang dianggarkan secara bulanan.

Evaluasi dan Insentif Kinerja

Evaluasi kinerja diproduksi Waikerie dilakukan secara informal bahkan untuk personel tingkat manager
tidak ada tinjauan tahunan formal. Praktik Waikerie berasal dari filsafat Duncan Beaton, dia
menggambarkan evaluasi kinerja formal sedikit traumatis, dia lebih suka berbicara kepada bawahannya
dengan seringnya tentang permasalahan yang terkait dengan kinerja koperasi. Duncan menjelaskan,
"Saya telah banyak memikirkannya, saya tidak memberikan bonus berdasarkan kebutuhan tetapi
berdasarkan kinerja di wilayah produksi. Kami telah melakukan banyak proyek tunggal yang sulit untuk
dievaluasi. Di toko perangkat keras komputer, saya telah mengevaluasi manager berdasarkan penjualan,
tetapi masih terdapat kesulitan evaluasi. Pada saat ia memasok pemegang saham di sebuah kota kecil,
laba bukan merupakan ukuran kinerja yang baik karena tidak dapat benar-benar meningkatkan margin
keuntungan. Namun, aku tidak ingin dia memotong harga secara berlebihan untuk meningkatkan
penjualan."

Kekhawatiran akan masa depan

Seperti anggaran tahun 1993, manager Waikerie mulai menyadari bahwa kondisi sulit masih berlanjut
titik pasar untuk jeruk australia menyusul dan harga sangat kompetitif. Kondisi pasar yang buruk
memaksa manager Waikerie menerapkan kuota terhadap beberapa petani. Mereka diizinkan untuk
mengirim kuantitas yang tersisa dalam perkiraan volume aslinya.
Beberapa petani jeruk Riverland disarankan agar berarti ke tanaman lain seperti anggur, kentan, wortel,
sayuran daun, melon atau tomat, yang bahkan lebih beresiko daripada jeruk. Namun, tanaman ini
memberikan fleksibilitas yang lebih besar kepada petani karena dapat membuat keputusan tahunan
yang tentang tumbuhan yang akan ditanam. Petani jeruk biasanya hanya menanam kembali dari hasil
panen mereka setiap tahun. Jika pergeseran pabrik ini berlangsung, maka Waikerie produser dapat
menghadapi penyusutan pasar secara bertahap selama beberapa waktu.

Selama masa sulit loyalitas petani kepada koperasi menurut dan banyak yang menghindar. Duncan
Beaton menjelaskan bahwa petani mengeluh tentang segalanya kepada dewan dan manajemen. Secara
khusus yang mencatat bahwa petani telah semakin keras menuntut pengembalian yang tinggi. Mereka
tidak merasa bahwa koperasi memberikan harga yang kompetitif. Duncan percaya bahwa produsen
Waikerie memberikan 10% dari harga terbaik untuk petani, tetapi dia menemui kesulitan untuk
mengklarifikasi atas tuntutan petani karena pengemasan baik operasi maupun swasta di daerah
Riverland tidak bersedia memberikan harga dan biaya pengemasan. Dia mengetahui upaya dari
beberapa tak petani mencoba untuk mengalahkan koperasi misalnya, dengan mendapatkan kalkulasi
harga dari koperasi, tetapi kemudian membawanya ke pengemasan swasta untuk mendapatkan
penawaran yang lebih baik.

Hal itu jelas bagi Duncan, bahwa produsen Waikerie harus lebih efisien dalam peningkatan saham
dipasar yang lebih kecil. Dia berfikir bahwa produsen Waikeri cukup besar untuk membangun hubungan
istimewa dengan supermarket dalam penjualan secara langsung daripada pasar terbuka. Ia juga ingin
koperasi memberikan pelayanan lebih konsisten dan menawarkan promosi khusus sehingga produk
Riverland bisa bersaing tanpa selalu dijual dengan harga terendah.

Hal itu juga jelas bahwa manajemen Waikerie, memiliki kekurangan, yaitu ketidakmampuan mereka
untuk mempersiapkan rencana keuangan tahunan yang cukup akurat. Ringkasan laporan anggaran laba
rugi dibandingkan keadaan sesungguhnya yang memperlihatkan beberapa variasi yang signifikan
diperkirakan pabrik adalah salah satu bagian dari masalahnya. Akibatnya dalam sebuah catatan
terlampir pada tahun 1993, manajer Waikerie menuliskan :

"Perkiraan pabrik terutama jeruk menjadi lebih sulit, memakan banyak waktu dan terbukti kurang
akurat setiap tahunnya titik proyeksi volume kita dapat dalam semua kegiatan sangat penting untuk
proses anggaran dan hal tersebut hanya merupakan hasil dari latihan bawah kita dapat mengusulkan
anggaran titik siap tahun kita menghabiskan lebih banyak waktu dan usaha untuk membuat perkiraan
yang kurang akurat melalui berbagai tingkat dukungan dari para petani pemasok gitar titik perkiraan
adalah faktor tunggal yang paling penting dalam perhitungan hal ini alasan agar kita lebih
memperhatikan.