AMANAH IKHTIAR MALAYSIA Ruj. Kami; AIMIJPU/T00-03/04 (19) Tarikh 2 27 Mei 2020 Kepada, SEMUA WARGA KERJA AMANAH IKHTIAR MALAYSIA Melalui Penyolia Masing-Masing PEKELILING JABATAN PENGARAH URUSAN BILANGAN 3, TAHUN 2020 ‘TATACARA PENGENDALIAN MESYUARAT PUSAT (MP) SEMASA DAN SELEPAS ‘TEMPOH PERINTAH KAWALAN PERGERAKAN BERSYARAT (PKPB) TUJUAN 1, Pekeliling Jabatan Pengarah Urusan (JPU), bertarikh 27 Mei 2020 adalah berkaitan dengan tatacara pengendalian Mesyuarat Pusat (MP) semasa dan selepas tempoh Perintah Kawalan Pergerakan Bersyarat (PKPB). TARIKH PELAKSANAAN MP 2. Tarikh pelaksanaan Mesyuarat Pusat (MP) adalah seperti berikut i. MP kali pertama: 31 Mei hingga 6 Jun 2020; mengikut hari MP yang telah ditetapkan i, MP kali kedua dan seterusnya: Mulai 7 Jun 2020; mengikut hari MP yang telah ditetapkan. AMALAN SEPANJANG PENGENDALIAN MP 3. Semua Sahabat yang menghadiri MP mestilah melaksanakan amalan_berikut sepanjang berada di tempat/ Kawasan MP: i Pusat menyediakan sabun pencuci tangan dan air; ji, Sahabat mencuci tangan dengan sabun pencuci tangan; i. Sentiasa mengekalkan penjarakan sosial satu (1) meter; ji. Sahabat digatakkan memakai pelitup muka (face mask); ili, Sahabat yang tidak sihat dan terdedah kepada pesakit COVID-19 tidak dibenarkan hadir ke MP; iv. Sahabat tidak dibenarkan membawa anak kecil ke MP; "Memperkasakan Sosioekonomi [si Rumah Berpendapatan Renda ‘Menjadi Tanggungiawab Warga Kerja AIM” £08v. Sahabat tidak dibenarkan menjalankan aktiviti perniagaan di sekitar tempat MP: vi. Jumlah yang hadir semasa MP dijalankan mestilah tidak melebihi 16 orang atau separuh daripada kebiasaan, tertakluk kepada mana yang lebih rendah. AKTIVITI YANG DILAKSANAKAN SEMASA MP: 4. MP kali pertama: Taklimat/ Simulasi Pengendalian Mesyuarat Pusat i Kehadiran semua Sahabat adalah wajib. Bagaimanapun tiada sebarang kutipan bayaran balik atau simpanan wajib dibuat. ii, Pegawai Amanah (PA) akan memberi taklimat kaedah pelaksanaan MP kepada 16 orang Sahabat bagi setiap sesi. iii, Sahabat yang telah selesai mendengar taklimat dikehendaki meninggalkan tempat MP dengan segera. iv. Kepimpinan pusat diminta membantu PA melaksanakan amalan-amatan yang dinyatakan dalam perkara 3.i-v. MP kali kedua dan seterusnya: Mesyuarat Pusat Kehadiran semua Sahabat adalah wajib bagi tujuan: i. Pembayaran tunai bayar balik dan Simpanan Wai; atau ii, Penyerahan resit e-Pay/ CMCCS; ili, Pembentangan permohonan Pembiayaan, Penangguhan Bayar Balik Pembiayaan (Tangguh), Penjadualan Semula Bayar Balik (PS), Tabung Kebajikan dan Kesejahteraan Sahabat (TKKS), Pengurusan Tabung Kumpulan ( PTK, Kontra dan Ben 9) dan Tabung Khairat Hutang (TKH) (selepas sebut pembentangan). KAEDAH PELAKSANAAN MP (MP KALI KEDUA DAN SETERUSNYA) 6. Pelaksanaan MP dibuat melalui dua (2) peringkat berikut bagi tujuan menyesuaikan dengan norma baru kehidupan semasa dan selepas tempoh PKPB: i. Peringkat Pertama : Proses sebelum menjalankan MP a. Meliputi aktiviti merekodkan kehadiran, mengutip bayaran tunai dan menerima resit e-Pay; b. Melibatkan semua Sahabat Pusat. li, Peringkat Kedua : Proses semasa pelaksanaan MP a. Pelaksanaan aktiviti berdasarkan agenda MP yang rasmi; b. Melibatkan (PA), Kepimpinan pusat (Ketua Pusat, Setiausaha dan Bendahari), Pengerusi Kumpulan (PKu) dan Sahabat yang membuat pembentangan seperti yang dinyatakan dalam perkara 5.iii.Tatacara Pengendalian Peringkat Pertama: Proses Sebelum MP i Semua aktiviti dijalankan di luar tempat MP; ii. Sahabat menyerahkan bayaran tunai (bayar balik dan simpanan wajib) kepada PKu; atau ll, Sahabat menyerahkan resit e-Pay kepada PKu; iv. PKu mencatatkan kehadiran Sahabat dan maklumat bayaran dalam Buku Catatan Kumpulan; v. __ Setelah menyerahkan bayaran atau resit e-Pay, Sahabat meninggalkan MP kecuali: a. Sahabat yang akan membuat pembentangan; b. Kepimpinan pusat; ©. Semua PKu. iv, PKu hendaklah mengenalpasti Sahabat-sahabat yang bercadang membuat pembentangan sebelum memasuki tempat MP bagi memastikan tiada Sahabat yang tercicir semasa sesi pembentangan. Tatacara Pengendalian Peringkat Kedua : Semasa Pelaksanaan MP Semua aktiviti dijalankan di dalam tempat MP (Dewan, Balai Mesyuarat, Surau dil); li, Persediaan awal sebelum pelaksanaan mesyuarat: a. Kepimpinan pusat melaksanakan proses sanitasi/ pembersihan di tempat MP; b. Susun atur Kerusi/ kedudukan hendaklah sentiasa mematuhi amalan penjarakan sosial minimum satu (1) meter; © Kerusi/ kedudukan adalah bagi memuatkan maksimum 16 orang atau separuh daripada kebiasaan (sebelum PKP/ PKPB), tertakluk kepada yang lebin rendah. Contohnya jika sebelum PKP/ PKPB tempat MP hanya boleh menampung 20 orang, jadi semasa dan selepas tempoh PKPB jumiah yang dibenarkan cuma 10 orang sahaja; d, —PKu telah mengumpulkan semua kutipan bayaran dan resit e-pay untuk penyerahan semasa MP; e. — Ketika memasuki tempat MP, sahabat hendaklah beratur dan mematuhi amalan penjarakan sosial minimum satu (1) meter.‘Agenda Mesyuarat Pusat: Pembukaan : Bacaan Al-Fatihah dan Ikrar Pengesahan Minit Mesyuarat lalu Laporan Perkara Berbangkit Pengesahan Kehadiran Sahabat dan Kutipan Penyerahan Pembayaran Tunai (PPT) Pembentangan: i) Permohonan: Pembiayaan/ Tangguh Bayar Balik/ PJS/ TKKS/ PTK/ Kontral Ben 9 dan TKH 1) Pengesahan Penerimaan Modal Pembiayaan dan lain-lain Laporan Pengesahan Guna Modal (M5) Hal-hal lain Penutup : Bacaan Surah Al-Asr dan Ikrar Nota: Tazkirah dan Pembentangan M8 ditangguhkan buat sementara waktu Komposisi Kehadiran semasa MP: a Susun atur sahabat dalam MP seperti dalam Lampiran 1 dan 2; Jumlah maksimum kehadiran semasa MP dijalankan adalah 16 orang atau separuh daripada kebiasaan, mana-mana yang lebih rendah; Hadir sepanjang mesyuarat: i. Kepimpinan pusat: Ketua Pusat, Setiausaha dan Bendahari, Pku: ii, PA Hadir semasa agenda pembentangan sahaja i. Hanya Sahabat yang membuat pembentangan sahaja yang perlu hadir semasa sesi pembentangan (Agenda 6 Mesyuarat Pusat); ji, Sementara menunggu giliran pembentangan, Sahabat perlu berada di luar tempat MP dengan mematuhi penjarakan sosial 1 meter. Selepas — pembentangan, © Sahabat_—_dikehendaki meninggalkan tempat MP dengan segera Sekiranya, jumlah kesemua yang periu berada di dalam MP tidak lebih daripada 16 orang atau separuh daripada kebiasaan, kesemuanya boleh berada dalam MP dari awal mesyuarat. Bagaimanapun Sahabat yang membuat pembentangan dibenarkan meninggalkan MP selepas membuat pembentangan (rujuk Lampiran 2).9. Setelah selesai mesyuaral, kepimpinan Pusat periu memastikan keadaan di tempat mesyuarat adalah bersih dan teratur terutamanya jika tempat yang sama akan digunakan oleh Pusat yang berikutnya. 10. Peru diingatkan bahawa PA dan kepimpinan Pusat adalah bertanggungjawab memastikan pengendalian MP berjalan dengan lancar dan sentiasa mematuhi peraturan yang telah ditetapkan di dalam Pekeliling ini. 11. Tarikh kuat kuasa: —Pekeliling ini berkuat kuasa mulai 31 Mei 2020, ‘Sekian, untuk makluman dan tindakan pihak tuan/ puan. Terima kasih, “MEMPERKASAKAN SOSIOEKONOMI ISI RUMAH BERPENDAPATAN RENDAH MENJADI TANGGUNGJAWAB WARGA KERJA AIM” BIN ABDUL AZIZ Amanah Ikhtiar Malaysia‘AIMIJPU/700-03/04 (19) AMPIRAN 4 KEDUDUKAN MP. 12 KUMPULAN (JUMLAH HADIR: 14 ORANG)AIM/JPU/700-03/04 (19) AMPIRAN 2 KEDUDUKAN MP (Kehadiran PA dan 15 orang Sahabat)