TUGAS KELOMPOK MATA KULIAH MANAJEMEN PERKANTORAN

TUGAS PERENCANAAN RAPAT

Diampu oleh Dra. Rini Nugraheni, M.M.

Disusun Oleh Kelompok 7 :

Muhammad Sukron (40010919060019)
Muhamad Rizqi Irkham M (40010919060020)
Ani Naziati (40010919060021)

SEKOLAH VOKASI UNIVERSITAS DIPONEGORO

PSDKU REMBANGMANAJEMEN PERUSAHAAN
2019
I. PERENCANAAN RAPAT

RAPAT LAPORAN DAN EVALUASI KERJA

PT. AYU MAJU GEMILANG

A. Agenda rapat dan susunan acara rapat

 Jenis rapat
Rapat Rutin Tahunan Laporan Perusahaan

 AGENDA RAPAT
a. Laporan masing-masing bagian.
b. Pembahasan Strategi pemasaran produk.

 Tujuan Rapat
Untuk evaluasi kerja setiap bulannya pada perusahaan dan strategi
pengembangan pemasaran

 SUSUNAN ACARA

Waktu Acara kegiatan

08.00 – 08.30 Pembukaan
08.30 – 08.50 Sambutan Direktur
08.50 – 09.45 Laporan Masing-masing Bagian
09.45 – 10.45 Pembahasan Strategi pemasaran produk
10.45 – selesai Penutupan

B. Menentukan peserta rapat

Peserta yang akan akan diundang pada rapat : 6 orang

Kedudukan Nama
CEO (Chief Executive
Officer)
CTO (Chief
Technology Officer)
CFO (Chief Financial
Officer)
WP Pemasaran
CMO (Chief Marketing
Officer)
COO (Chief Operating
Officer)
C. Undangan Rapat
PT. AYU MAJU GEMILANG
Jalan Raya Pasar Minggu Kav. 15 Jakarta Selatan
Telp. (021) 7998888 Faks. (021) 7997777

Jakarta, 23 Mei 2020

Nomor : 001/06/2020
Lampiran :-
Perihal : Undangan Rapat Perusahaan

Kepada Yth.
CEO PT. AYU MAJU GEMILANG
Di Tempat

Dengan hormat,
Sehubungan akan diadakannya evaluasi kerja tahunan perusahaan. kami bermaksud
mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat yang akan dilaksanakan pada :

Hari/Tanggal : Senin, 1 Juni 2020

Waktu : Pukul 10.00 - Selesai
Tempat : Balai Ruang Rapat 1

Demikian surat undangan ini kami sampaikan, mengingat pentingnya acara rapat ini,
maka kami sangat mengharapkan kehadirannya. Atas perhatian dan kedatangannya
kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Budi , S.M
Tembusan :
CTO (Chief Technology Officer)
CFO (Chief Financial Officer)
WP Pemasaran
CMO (Chief Marketing Officer)
COO (Chief Operating Officer)
D. Daftar hadir rapat
No. Nama Jabatan Tanda Tangan
1 CEO (Chief Executive
Officer)
2 CTO (Chief Technology
Officer)
3 CFO (Chief Financial
Officer)
4 WP Pemasaran
5 CMO (Chief Marketing
Officer)
6 COO (Chief Operating
Officer)

E. Bahan rapat

Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan pada rapat inovasi produk :

a. Agenda rapat.
b. Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari
rapat sebelumnya).
c. Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan dan
sebagainya).

F. Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat

Peralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat inovasi produk
yaitu :

a. While board lengkap dengan spidol dan penghapus.

b. Flip chart lengkap dengan spidolnya.
c. LCD Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya.
d. Sound system lengkap dengan mikroponnya.
e. Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.
f. Block note denagn bolpointnya.
g. Name tag untuk peserta.
h. Laptop atau computer.

G. Mempersiapkan ruang rapat

 Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah
sebagai berikut :

a. Cahaya yang diperlukan disesuaikan dengan kebutuhan luas ruangan

b. Ventilasi udara yang sejuk agar ruangan tidak terlalu panas
c. Pengaturan tempat duduk sejumlah 8 kursi dan satu meja besar berbentuk persegi
dengan posisi Direktur berada di depan whiteboard, sisanya berada di sisi kanan 3
kursi dan kiri 3 kursi kemudian 1 kursi berhadapan dengan kursi direktur atau
dibelakang.

H. Konsumsi

Konsumsi berupa makanan dan minuman dapat disajikan dengan cara sebagai
berikut :

a. Disajikan sebelum peserta rapat duduk.

b. Disajikan selama rapat berlangsung.
c. Disajikan pada waktu rapat telah selesai dengan cara mengambil sendiri

I. Pengecekan persiapan terakhir

Sebelum rapat dimulai atau pada H - 1, sekretaris harus memeriksa segala persiapan
untuk meyakinkan apakah segala sesuatunya telah siap untuk dipergunakan.

II. Pelaksanaan Rapat.

a. Suasana rapat berlangsung terbuka.
b. Para peserta rapat berpartisipasi aktif.
c. Adanya kendali dari ketua rapat
d. Hindarkan debat kusir.
e. Bahasa harus komunikatif.
f. Hindarkan monopoli ketika berbicara.
g. Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat.
h. Adanya notulen.
i. Acara rapat.
j. Media rapat.
k. Waktu.