Tugas Kelompok 2

Minggu Ke-5, Sesi 7

Bacalah 3 (tiga) narasi studi kasus di bawah ini dan jawab pertanyaan-pertanyaan yang
ada setelah setiap narasinya.

Studi Kasus 1

Anda adalah spesialis Layanan Investasi Midas dalam perencanaan perumahan. Anda memberikan
ceramah kepada berbagai kelompok selama setahun tentang perencanaan perumahan. Anda meminta
kelompok nirlaba (gereja, dll.) Hanya untuk mengganti pengeluaran Anda; Anda mengenakan biaya untuk
kelompok nirlaba, biaya ditambah biaya. Biaya ini menambah penghasilan Anda dengan baik, dan
pembicaraan juga merupakan paparan luar biasa untuk Anda dan perusahaan Anda. Setiap bulan Februari
selama lima tahun terakhir, Gardner Manufacturing Company telah mempekerjakan Anda untuk
mengadakan lokakarya delapan jam (dua jam setiap Senin malam selama empat minggu) pada
perencanaan pensiun dan perkebunan bagi karyawannya yang berusia di atas 60 tahun atau yang berpikir
untuk mengambil lebih awal pensiun. Lokakarya ini sangat populer dan telah menghasilkan klien untuk
perusahaan Anda. Sesi Februari lalu berjalan lancar, seperti yang Anda harapkan. Hari ini, tiba-tiba, Anda
mendapat surat dari Hope Goldberger, Direktur Manfaat Karyawan di Gardner, meminta Anda untuk
mengadakan lokakarya setiap Selasa malam bulan depan dengan biaya biasa. Dia tidak mengatakan
apakah ini seri tambahan atau apakah ini akan menggantikan seri Februari mendatang. Anda tidak bisa
melakukannya. Pasangan Anda, seorang ahli mikrobiologi, memberikan makalah yang diundang pada
konferensi internasional di Paris bulan depan dan Anda berdua membawa anak-anak Anda, usia 13 dan 9
tahun, dalam perjalanan tiga minggu ke Eropa. (Anda telah membuat perjanjian dengan otoritas sekolah
untuk membuat anak-anak kehilangan kelas tiga minggu.) Perjalanan pasangan Anda akan dikurangkan
dari pajak, dan Anda sudah menantikan dan merencanakan perjalanan selama delapan bulan terakhir.
Sayangnya, Layanan Investasi Midas adalah kelompok kecil, dan satu-satunya orang lain yang tahu apa-
apa tentang perencanaan perumahan adalah pembicara yang buruk. Anda dapat menyarankan teman di
perusahaan manajemen keuangan lain, tetapi Anda tidak ingin Gardner beralih ke orang lain secara
permanen; Anda senang melakukan lokakarya dan menemukan mereka cara yang baik untuk
mendapatkan arahan.

a) Gunakan analisis PAIBOC untuk surat yang akan Anda buat untuk Hope Goldberger.
Jawab:
P : Berharap mendapatkan permakluman dan menerima rekomendasi pengganti saya selama
berada diluar negeri.
A: Direktur manfaat karyawan yaitu Hope Goldberger
I: Saya tidak bisa mengikuti acara lokakarya setiap selasa malam.

COMM6263 – Business Communication-R1

 B: saya akan berada dieropa selama 3 hari,disamping itu saya akan merekomendasikan pengganti
saya selama saya di eropa.
O: Saya berharap Gardner dapat memahami situasi ini dan tetap menjalin kerja sama yang baik
C: Saya berharap pembaca memahami situasi yang terjadi

b) Tulislah surat kepada Hope Goldberger sesuai dengan analisis PAIBOC dan tetap menunjukkan
goodwill.
Jawab :
Dengan Hormat,
Saya selaku spesialis layanan investisasi midas mengucapkan terima kasih atas apresiasi bapak
berikan kepada saya dengan mengirimkan surat penawaran pengadaan lokakarya beberapa hari
yang lalu.
Saya sangat senang dengan penawaran tersebut dan jelas kami sangat mengapresiasi permintaan
tersebut. Namun melihat situasi saat ini,saya beberapa hari kedepan akan berada di Eropa kurang
lebih selama 3 minggu Bersama keluarga membuat saya kali ini tidak dapat menerima tawaran
dari perusahaan yang bapak pimpin. Jika tidak keberatan,saya akan merekomendasikan kepada
anda beberapa teman saya di manajemen keuangan untuk menggantikan saya.
Meskipun begitu,saya sangat senang melakukan kerja sama dengan perusahaan anda dan kami
berharap kedepan hubungan antar perusahaan kita akan semakin membaik.
Terima kasih,

Dengan hormat,

Arie Zarro Aga Sutikno

Studi Kasus 2

Kebanyakan pelancong menelepon 13 bulan sebelumnya untuk memesan kamar di Signal Mountain Lodge
di Grand Teton National Park. Setelah Anda memproses kartu kredit (pembayaran untuk malam pertama),
Anda menulis untuk mengkonfirmasi pemesanan. Konfirmasi berisi jumlah yang dibebankan ke kartu
kredit, tanggal reservasi dibuat, nomor konfirmasi, jenis kamar (Lakefront Retreat atau Mountainview
Retreat), dan tanggal tamu akan tiba dan pergi. Jumlah setoran dan jumlah yang dikutip per malam adalah
tarif untuk tahun kalender saat ini. Namun, tamu akan dikenakan tarif untuk tahun kalender tinggal, yang
kemungkinan akan meningkat sekitar 4% hingga 5%. Selain membayar tarif baru untuk setiap malam
tambahan, tamu harus membayar selisih antara jumlah setoran dan tarif baru untuk malam pertama.
Siapa pun yang menginginkan pengembalian dana harus membatalkan pemesanan secara tertulis empat
hari sebelum tanggal kedatangan yang dijadwalkan.

Pembatalan dapat dikirim melalui faks: Nomor faks ada di kop surat yang akan dicetak. Tempat parkir
terbatas. Orang-orang yang membawa motor besar, perahu, atau trailer kamp mungkin harus parkir di

COMM6263 – Business Communication-R1

area parkir utama daripada di kanan oleh kabin mereka. Semua kamar bergaya kabin dengan tiga hingga
empat kamar di setiap bangunan. Tidak ada kamar di pondok utama. Orang perlu berjalan dari kabin
mereka ke restoran, kecuali mereka memasak sendiri.

Baik Lakefront dan Mountainview Retreats memiliki dapur-ette dengan microwave, tetapi para tamu
harus membawa peralatan memasak, hidangan, persediaan, dan makanan mereka sendiri. Area kamar
tidur (dengan tempat tidur berukuran besar di Lakefront Retreats dan tempat tidur ukuran sedang di
Mountainview Retreats) memiliki pembatas geser yang dapat memisahkannya dari area duduk, yang
memiliki tempat tidur sofa.

Karena deposit membayar untuk malam pertama (dikurangi setiap kenaikan tarif kamar), kamar akan
diadakan terlepas dari waktu kedatangan. Waktu check-in adalah pukul 3 sore; ketersediaan kamar
sebelumnya tidak dapat dijamin. Waktu check-out adalah pukul 11 pagi. Semua kabin tidak merokok.
Merokok diizinkan di dek-dek di Lakefront Retreats atau serambi Retreat Mountainview. Tamu harus
menunjukkan surat konfirmasi saat check in.

a) Tulis surat formulir yang dapat digunakan untuk satu jenis kamar (baik Lakefront atau
Mountainview Retreat). Buat dalam bentuk form kurung persegi yang perlu diisi untuk setiap
tamu (misalnya, "tiba [tanggal kedatangan] dan berangkat [tanggal keberangkatan]").
b) Dengan menggunakan format modified-block, tulis surat kepada Stephanie Simpson, yang telah
memesan ruang retret Lakefront yang tiba 18 September dan berangkat 20 September. Kartu
kreditnya ditagih sebesar $ 183,75 ($ 175 ditambah pajak — tarif saat ini). Alamatnya adalah 3122
Ellis Street, Stevens Point, WI 54481.

Jawab :

BOOKING CONFIRMATION FORM

Greeting from Signal Mountain Lodge

Dear Ms. Stephanie Simpson

Thank you for your support at Signal Mountain Lodge, we are pleased to confirm your reservation there
are follow are :

COMM6263 – Business Communication-R1

Name of Guest : Ms. Stephanie Simpson

Arrival Date : 18 Sept 2018 Flight : ETA :15.00

Departure Date : 20 Sept 2018 Flight : ETD : 11.00

Room Type : Lakefront Retreat

Rates : $ 183,75 /cabin/2 nights

Confirmation No. : 19082722910

Method Payment : Personal Account / Credit Card

The above booking is guaranteed by :

Name of cardholder :

Credit Card No. :

Validity Till :

Check in and Check out times :

• Check-in time is from 3 PM. Rooms for guests arriving prior to 3 PM will be subject to availability
• Check-out time is 11 noon. Any late check-out is subject to the availability

Terms and Conditions :

1. Rates granted in this agreement are confidential

2. A minimum of one night’s deposit is required prior to arrival to guarantee reservation
3. Reservation will be held till 18.00 (local time) on the date of arrival, unless prior arrangement for
guarantee of arrival is being made, eiter via bank transfer or credit charges
4. Guarantee reservations cancelled less than 24 hours prior to arrival (local time) or falling to show
up, will be subject to a one night’s charge.
5. Room reservations are subject availability and confirmation with the hotel upon time of
reservation; therefore, advance reservation is advisable
6. All booking done by proper document (booking confirmation form) is signed
7. All the cabin is not allowed to smoke. Smoking area is permitted on the deck at Lakefront
Retreats or Mountainview Retreats porch.

COMM6263 – Business Communication-R1

Kindly be informed to show the original bank transfer receipt upon and confirmation form upon arrival,
otherwise we cannot accept your booking or you will have to pay to cash or by credit card upon arrival.

Thank you for your reservations and we look forward welcoming you and your family. And enjoy your
holiday to the Signal Mountain Lodge.

Best Regards, Approved by,

Stephanie Roellyanza
Reservation

Signal Mountain Lodge

1 Inner Park Road, Moran, WY 83013
United Stated

15 September 2018

Nomor Surat : 027/09/2018

Hal : Konfirmasi Pembayaran

Kepada Yth,
Ibu Stephanie Simpson
3122 Ellis Street,

COMM6263 – Business Communication-R1

Stevent Point
WI 54481

Dengan hormat,

Terima kasih sebelumnya kami ucapkan atas kepercayaan anda karena telah memesan ruangan
dipenginapan kami dengan tipe kamar Retreat Lakefront pada tanggal 18 – 20 September 2018
mendatang.

Dengan ini kami beritahukan bahwa pembayaran anda telah kami terima yang melalui kartu kredit yang
terdaftar sebesar $ 183,75 (sudah termasuk pajak dan tarif yang berlaku saat ini)

Demikianlah kami sampaikan, semoga pengalaman anda menginap dipenginapan kami memberikan
kesan dan pengalaman yang baik untuk anda dan keluarga. Atas perhatian dan kerjasamanya kami
ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,
Signal Mountain Lodge

Stephanie Roellyanza
Manager

Studi Kasus 3

Anda adalah direktur sumber daya manusia untuk divisi Midwest Kelly Green. Dua karyawan Anda dituduh
bersikap rasis terhadap pelanggan. Dalam surat pelanggan kepada Anda, dia menyatakan,

Hari ini saya mengunjungi toko pakaian Kelly Green Anda di pusat kota Chicago. Dalam hal yang
mungkin merupakan pengalaman paling mengganggu dalam hidup saya — dan saya adalah perawat
terdaftar berusia 45 tahun — panitera pria memutuskan untuk menyerang saya secara verbal,
mengatakan, “Saya sangat berharap Anda dapat berbicara bahasa Inggris” dan “Saya pikir seseorang
seperti Anda tidak dapat membeli barang dagangan kami."

Dia mengatakan ini segera setelah saya memasuki toko. Ketika saya mencoba blus sutra yang akan
saya beli, saya mendengarnya di luar ruang ganti sambil bernyanyi, “Ching chong, ching chong.” Ada
juga seorang petugas wanita yang sedang bertugas, dan saya mendengar mereka berdua tertawa.

COMM6263 – Business Communication-R1

 Saya telah berbelanja di toko Kelly Green selama dua tahun. Saya belum pernah melihat salah satu
karyawan sebelumnya, dan saya pasti tidak pernah diperlakukan seperti ini di masa lalu. Ketika
keluarga saya beremigrasi ke Amerika Serikat dari Filipina 60 tahun yang lalu, mereka bertemu dengan
prasangka, tetapi saya rasa mereka tidak dapat membayangkan bahwa di zaman sekarang ini orang
Amerika masih akan sangat gegabah terhadap orang Amerika lainnya.

Saya tidak menulis kepada Anda dengan harapan untuk dikompensasi atau untuk mengancam
gugatan. Saya hanya ingin Anda tahu bahwa Anda memiliki karyawan yang gagasan peradabannya
sangat cacat. Para panitera masih muda, dan saya harap Anda dapat menggunakan pengalaman ini
untuk mengajari mereka pemahaman yang lebih baik tentang martabat yang pantas diterima semua
orang.

Terima kasih.

Lila Oranto

P.S. Saya masih ingin berbelanja di Kelly Green, tetapi saya akan mengemudi sejauh 30 mil untuk
menghindari kembali ke toko itu.

Anda sangat terkejut membaca surat itu, dan keterkejutan Anda menjadi cemas ketika Anda menemukan
video pengawas yang dapat memberikan rekaman visual dari acara tersebut telah dihapus secara anonim.
Para pihak yang bersangkutan, seorang pria berusia 19 tahun dan yang lainnya seorang wanita berusia 21
tahun, keduanya dipekerjakan pada waktu yang sama dan hanya satu bulan sebelumnya. Tapi sudah

petugas laki-laki telah diperingatkan tentang datang ke tempat kerja terlambat dua kali, dan petugas
perempuan terlibat dalam pertengkaran dengan pelanggan selama kembali. Kelly Green memiliki
kebijakan yang kuat terhadap diskriminasi pelanggan serta karyawan, tetapi selain dari kata pelanggan,
Anda tidak memiliki bukti konklusif bahwa panitera bersikap tidak semestinya. Mereka berdua
menyangkal kejadian itu terjadi. Manajer yang biasanya akan berada di toko sedang dalam perjalanan
kembali dari membuat deposit sore di bank. Pada saat yang sama, Anda tidak melihat alasan untuk tidak
memercayai pelanggan Anda.

Solusi Anda, meskipun tidak sempurna, adalah untuk mendokumentasikan dugaan insiden di kedua
pegawai, bersama dengan teguran kepada semua orang yang bertugas hari itu untuk video pengawasan
yang dihapus. Selain itu, Anda mewajibkan semua karyawan di toko menghadiri pelatihan keragaman.

a) Tulis surat kepada Nona Oranto menjelaskan apa yang akan dilakukan.
Jawab :

COMM6263 – Business Communication-R1

 Chicago, 28 September 2018

Kepada
Yth. Ny. Lia Oronto
Di Tempat

Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : Lily
Jabatan : Direktur Sumber Daya Manusia divisi Midwest Kelly Green

Dengan ini perkenankanlah kami untuk menyampaikan permohonan maaf yang sebesar-
besarnya kepada Ny. Lia Oronto atas perilaku tidak menyenangkan dari dua orang karyawan
kami terhadap anda saat sedang berbelanja di toko kami. Kami sangat berterima kasih yang
sebesar - besarnya bahwa anda telah memberi kami kesempatan untuk dapat memperbaiki
management sumber daya kami dan tentu saja ini adalah peluang terbaik bagi kami untuk
lebih introspeksi dalam meningkatkan pelayanan kami dimasa yang akan datang.

Kekeliruan tersebut murni atas kesalahan pihak perusahaan kami dan kami akan segera
memberikan peringatan keras serta menindak tegas karyawan kami tersebut. Bersama
datangnya surat ini kami menyampaikan bingkisan kecil sebagai tanda terimakasih atas
perhatian anda kepada perusahaan kami.

Sekali lagi kami mohon maaf yang sebesar-besarnya kepada anda, atas perhatiannya kami
ucapkan banyak terima kasih.

Hormat kami,

Lily

COMM6263 – Business Communication-R1