PUSDIKLAT TENAGA TEKNIS

PENDIDIKAN DAN KEAGAMAAN

BALITBANGDIKLAT KEMENTERIAN AGAMA RI

PENGELOLAAN
KETATAUSAHAAN
BAHAN AJAR PELATIHAN CALON KEPALA MADRASAH
 BAHAN AJAR
PENGELOLAAN KETATAUSAHAAN
PELATIHAN CALON KEPALA MADRASAH

Oleh:

Widyaiswara Pusdiklat Tenaga Teknis Pendidikan dan Keagmaan

KEMENTERI AGAMA RI
BADAN LITBANG DAN DIKLAT
PUSDIKLAT TENAGA TEKNIS PENDIDIKAN DAN KEAGAMAAN
TAHUN 2020
 Kata Pengantar

Segala puji bagi Allah, Rabb semesta alam, shalawat dan salam senantiasa

terlimpah atas Nabi Muhammad SAW beserta para keluarga dan para shahabatnya yang

telah menghantarkan umat manusia dari kondisi batil menuju kondisi hak, dan telah

membimbing manusia dari masa jahiliyah menuju masa penuh inayah.

Atas segala nikmat, hidayah dan kebesaran-Nya, penulis dapat menyelesaikan

bahan ajar Pengelolaan Ketatausahaan sebagai salah satu bahan bacaan peserta

pelatihan.

Bahan ajar ini merupakan bahan utama pembelajaran dalam Pelatihan Calon Kepala

Madrasah yang merupakan rangkaian dari mata pelatihan kelompok inti: Kepemimpinan

Perubahan Madrasah; Kepemimpinan Kewirausahaan; EDM dan Pengembangan

Madrasah Berdasarkan 8 Standar Nasional Pendidikan; Pengelolaan Sumber Daya

Madrasah dan Administrasi; Penyusunan Rencana Kerja Madrasah (RKM); Pengelolaan

Kurikulum; Pengelolaan Pendidik dan Tenaga Kependidikan; Pengelolaan Sarana dan

Prasarana Madrasah; Pengelolaan Peserta Didik; Pengelolaan Keuangan Madrasah;

Pengelolaan Ketatausahaan Madrasah; Pemanfaatan TIK dalam Peningkatan Kualitas

Pembelajaran; Penyusunan Perangkat Pembelajaran Supervisi Guru dan Tendik;

Penelitian Tindakan Madrasah; Rencana PKB; Penyusunan Laporan Praktik Lapangan

dan Bahan Presentasi Hasil Praktik Lapangan.

Akhirnya, Penulis berharap bahan ajar ini dapat bermanfaat bagi dunia pelatihan

khususnya dan dunia pendidikan pada umumnya.

Jakarta, Mei 2020

Tim Penyusun

i
 DAFTAR ISI

Halaman

Kata Pengantar .......................................................................................................... i

Daftar Isi .................................................................................................................... ii

A. Deskripsi Singkat ................................................................................................ 1

B. Kompetensi .......................................................................................................... 1

C. Indikator Kompetensi .......................................................................................... 1

D. Pokok Bahasan dan Sub Pokok Bahasan ............................................................. 1

E. Uraian Materi ...................................................................................................... 1

1. Administrasi Persuratan dan Kearsipan ......................................................... 1

2. Administrasi Kurikulum dan Pembelajaran ................................................... 4

3. Administrasi Kesiswaan ................................................................................ 4

4. Admisnitrasi Sarana dan Prasarana................................................................ 5

5. Administrasi Keuangan.................................................................................. 7

6. Administrasi Kepegawaian ............................................................................ 9

Daftar Pustaka ........................................................................................................... 12

ii
 BAHAN AJAR
PENGELOLAAN KETATAUSAHAAN
A. Deskripsi Singkat
Mata pelatihan ini membahas tentang administrasi persuratan dan kearsipan;
admnistrasi kurikulum dan pembelajaran; administrasi kesiswaan; administrasi
perlengkapan; administrasi keuangan; dan administrasi kepegawaian
B. Kompetensi
Setelah mengikuti mata pelatihan ini peserta diharapkan mampu
mengimplementasikan katatausahaan madrasah.
C. Indikator Kompetensi
Pada akhir pembelajaran peserta pelatihan diharapkan memiliki kompetensi
merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi:
1. administrasi persuratan dan kearsipan
2. admnistrasi kurikulum dan pembelajaran
3. administrasi kesiswaan
4. administrasi perlengkapan
5. administrasi keuangan
6. administrasi kepegawaian
D. Pokok Bahasan dan Sub Pokok Bahasan
1. Administrasi persuratan dan kearsipan
2. Admnistrasi kurikulum dan pembelajaran
3. Administrasi kesiswaan
4. Administrasi perlengkapan
5. Administrasi keuangan
6. Administrasi kepegawaian
E. Uraian Materi
Untuk lebih memahami lebih dalam bagaimana pengelolaan tenaga adminsitrasi
madrasah dengan tepat, Saudara diharapkan membaca Peraturan Pendidikan
Nasional Nomor 24 Tahun 2008 tentang Standar Tenaga Administrasi
Sekolah/Madrasah.

1. Administrasi Persuratan dan Kearsipan

1
Administrasi dalam arti luas adalah organisasi dan manajemen. Dalam arti sempit
dimaksudkan sebagai pengurusan atau tata usaha, yang bisa meliputi tata
persuratan, arsip, pencatatan pelaksanaan kurikulum, kesiswaan, perlengkapan
maupun keuangan dalam suatu organisasi.
Guna memudahkan pemahaman terhadap tata persuratan dan kearsipan
(kesekretariatan) perlu diberikan beberapa pengertian sebagai berikut.
a. Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan
informasi tertulis oleh satu pihak kepada pihak lain.
b. Surat dinas adalah surat yang berisi hal penting berkenaan dengan
administrasi pemerintahan dan pembangunan yang dibuat oleh lembaga
pemerintahan.
c. Nota dinas adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau oleh
bawahan kepada atasan atau antar karyawan setingkat yang berisi catatan
singkat tentang suatu pokok persoalan kedinasan.
d. Memo adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan
kepada bawahan tentang pokok persoalan kedinasan.
e. Surat pengantar adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat
yang berisi penjelasan singkat tentang surat, dokumen dan/barang, bahan lain
yang dikirimkan.
f. Surat kawat atau telegram adalah surat singkat dengan menggunakan kata-
kata biasa dan/atau kata-kata sandi mengenai suatu hal yang perlu cepat
diselesaikan dan disampaikan melalui telegraf. Saat ini telegram jarang
digunakan. Sebagai penggantinya digunakan e-mail.
g. Surat keputusan merupakan surat yang berisi keputusan tentang suatu hal
yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang untuk itu.
h. Surat edaran merupakan surat yang berisi penjelasan atau petunjuk tentang
cara pelaksanaan suatu peraturan perundang-undangan dan/perintah yang
telah ada.
i. Surat undangan merupakan surat pemberitahuan kepada sesorang untuk
menghadiri suatu acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan.
j. Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang
kepada seseorang untuk melaksanakan suatu kegiatan.
k. Surat kuasa adalah surat yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk
bertindak atau melakukan suatu kegiatan atas nama pemberi kuasa.
l. Surat pengumuman merupakan surat yang berisi pemberitahuan mengenai
suatu hal yang ditujukan kepada para pegawai atau masyarakat umum.
m. Surat pernyataan adalah surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai
pertanggungjawaban atas pernyataan tersebut.
n. Surat keterangan adalah surat yang berisi keterangan mengenai suatu hal agar
tidak menimbulkan keraguan.
o. Berita acara adalah surat yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau
peristiwa mengenai waktu kejadian, tempat kejadian, keterangan, dan
petunjuk lain sehubungan dengan kejadian atau peristiwa tersebut.
p. Penerima surat atau pengirim surat adalah petugas yang menerima surat
masuk atau mengirim surat ke luar.
q. Pengarah surat adalah pimpinan satuan kerja yang menangani surat menyurat
dan kearsipan atau petugas yang ditunjuk untuk mengarahkan surat sesuai
dengan masalahnya.
r. Pengolah surat adalah petugas yang mengolah atau yang menyelesaikan isi
surat.
s. Penata arsip adalah petugas yang melaksanakan penataan arsip.
Untuk memperkaya pengetahuan tentang surat menyurat (korespondensi),
Saudara dapat melakukan searching di internet tentang fungsi surat, syarat-syarat
surat dinas yang baik, bahasa surat, dan bagian surat.
Sekretariat ialah bagian organisasi yang menangani pekerjaan yang bersifat
penunjang. Sekretariat ialah satuan organisasi yang melaksanakan rangkaian
kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya, yang
dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang, supaya tujuan organisasi dapat dicapai
dengan lebih lancar. Kesekretariatan: segala kegiatan yang dilakukan oleh
sekretariat (menyatakan kegiatan dan tata kerjanya). Sekretariat dapat berupa: (1)
kantor atau kedudukan seorang sekretaris, (2) kantor atau tempat di mana
sekretaris melakukan pekerjaannya, (3) pegawai atau satuan organisasi yang
dipimpin oleh sekretaris, dan (4) pegawai atau kelompok sekretaris (Webster,
1956:1317). Administrasi kesekretariatan ialah kegiatan yang yang berhubungan
 dengan pengelolaan sumber daya, baik fisik maupun nonfisik untuk memfasilitasi
berbagai jenis layanan dalam memperlancar kegiatan operasional atau kegiatan
unit organisasi lini guna mencapai visi dan misinya secara efektif di mana unsur
akuntabilitas dapat terpenuhi.
Administrasi ketatausahaan merupakan bagian manajemen operatif dengan
kegiatan utamanya adalah mengurus segala bentuk administrasi madrasah, mulai
dari surat menyurat sampai inventaris barang. Pengelolaan madrasah secara
umum ditangani oleh tata usaha, dibawa komando Kepala Madrasah.
Tata usaha adalah suatu rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola,
mengadakan, mengirim, dan menyimpan keterangan- keterangan yang diperlukan
dalam setiap usaha kerja sama. (The Liang Gie, 2009)
Tata usaha adalah suatu kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan
keterangan-keterangan secara efektif dan efisien dengan menggunakan sarana dan
prasarana sehingga keterangan-keterangan itu dapat dipergunakan secara
langsung sebagai bahan informasi baik bagi pimpinan organisasi yang
bersangkutan maupun pihak luar organisasi yang membutuhkan.
Pengelolaan ketatausahaan madarasah perlu direncanakan secara matang agar
layanan yang diberikan pada peserta didik, guru, dan masyarakat memuaskan.
Khusus tata persuratan madrasah mengacu pada Peraturan Menteri Agama.
2. Admnistrasi Kurikulum dan Pembelajaran
Kurikulum ialah seperangkat rencana dan pengaturan mengenai tujuan, isi dan
bahan pelajaran serta cara yang digunakan sebagai pedoman penyelenggaraan
kegiatan pembelajaran untuk mencapai tujuan pendidikan tertentu.
Kurikulum madrasah mengacu pada Peraturan Menteri Pendidikan dan
Kedudayaan, dan Peraturan Menteri Agama (lihat kembali kurikulum yang
diberlakukan pada madrasah Saudara).
Ruang lingkup administrasi kurikulum dan program pengajaran meliputi
Dokumen:
a. Standar Isi
b. Standar Kompetensi Lulusan
c. Standar Penilaian Pendidikan
d. Perangkat Pembelajaran
 Dokumen-dokumen tersebut, tentunya sudah akrab dengan Saudara karena
merupakan bagian tugas pokok yang selalu dikerjakan.
3. Administrasi kesiswaan
Administrasi kesiswaan adalah seluk beluk yang mengurusi para peserta didik dari
mulai masuk sampai lulus madrasah. Tujuan administrasi kesiswaan adalah
mengatur kegiatan-kegiatan peserta didik dari mulai masuk madrasah sampai
lulus madrasah. Pengaturan kegiatan peserta didik tersebut diarahkan pada
peningkatan mutu kegiatan belajar mengajar baik intra maupun ekstra kurikuler,
sehingga memberikan kontribusi bagi pencapaian visi, misi, dan tujuan sekolah
serta tujuan pendidikan secara keseluruhan. Sasaran administrasi kesiswaan
adalah seluruh siswa pada setiap tingkat, dan jenjang pendidikan.
Ruang lingkup administrasi kesiswaan meliputi: (1) Perencanaan peserta didik
yang diawali dengan penerimaan siswa baru, dan Masa Orientasi Siswa (MOS).
Penerimaan siswa baru (PSB) meliputi: penentuan kebijaksanaan PPDB, sistem
PPDB, Kriteria PPDB, prosedur PPDB, dan pemecahan problema-problema
PPDB. Orientasi Siswa Baru, meliputi pengaturan hari-hari pertama sekolah,
masa orientasi peserta didik baru dan pendekatan yang digunakan dalam
pelaksanaan orientasi, dan teknik-teknik yang digunakan dalam orientasi peserta
didik; (2) pemilahan data siswa, (3) pengisian format data siswa, (4) buku klaper
(buku induk siswa), (5) daftar kehadiran siswa, (6) daftar kelas/leger, (7) buku
kemajuan siswa/jurnal, (8) Nominasi siswa (8355), (9) Buku mutasi siswa, (10)
Nominasi peserta ujian), (11) Dokumen penyerahan STTB, (12) Tata tertib siswa,
(13) Papan absen kelas, (14) Papan data, (15) Kohort (arus perkembangan siswa
sejak awal, sampai akhir jenjang pendidikan).
4. Administrasi Sarana dan Prasarana
Memurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, Sarana adalah segala sesuatu yang bis
dipakai sebagai alat untuk mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana
adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu
proses usaha yang berhubungan dengan benda-benda yang tidak bergerak seperti
ruang, gedung, tanah, dan kantor.
Sarana pendidikan adalah semua perangkat peralatan, bahan, dan perabot yang
secara langsung digunakan dalam proses pendidikan di sekolah, sedangkan
prasarana pendidikan adalah semua perangkat kelengkapan dasar yang secara
tidak langsung menunjang pelaksanaan proses pendidikan di sekolah misalnya
taman, jalan ke sekolah. Nawawi (1987) mengklasifikasikannya menjadi 3 (tiga)
macam tinjauan berikut: (1) habis tidaknya dipakai; (2) bergerak tidaknya pada
saat digunakan; dan (3) hubungannya dengan proses belajar mengajar.
a. Ditinjau dari Habis Tidaknya Dipakai
Habis tidaknya dipakai, ada dua macam sarana pendidikan yaitu habis
dipakai dan tahan lama.
1) Habis dipakai
Perlengkapan yang habis dipakai adalah segala bahan atau alat yang
jika digunakan habis dalam waktu yang relatif singkat. Contohnya
adalah kapur tulis, bahan kimia, pita mesin tulis, bola lampu, dan
kertas.
2) Tahan lama
Perlengkapan tahan lama adalah keseluruhan bahan atau alat yang dapat
digunakan secara terus menerus dalam waktu yang relatif lama.
Contohnya adalah buku, bangku sekolah, mesin tulis, atlas, globe, dan
beberapa peralatan olahraga dan kesenian..
b. Ditinjau dari Bergerak Tidaknya
Apabila dilihat dari bergerak tidaknya pada saat digunakan, ada dua macam
yaitu bergerak dan tidak bergerak.
1) Yang bergerak
Perlengkapan yang bergerak adalah sarana pendidikan yang bisa digerakkan
atau dipindah sesuai dengan kebutuhan pemakaiannya. Contohnya: lemari
arsip sekolah misalnya, merupakan salah satu sarana pendidikan yang bisa
digerakkan atau dipindahkan ke mana-mana bila diinginkan, dan kendaraan
dinas.
2) Yang tidak bergerak
Perlengkapan yang tidak bisa bergerak adalah semua sarana pendidikan
yang tidak bisa atau relatif sangat sulit untuk dipindahkan. Contohnya
adalah tanah dan bangunan sekolah.
c. Ditinjau dari Hubungannya dengan Proses Belajar Mengajar
 Ditinjau dari fungsi atau peranannya terhadap pelaksanaan proses belajar
mengajar maka perlengkapan dibedakan menjadi tiga macam, yaitu alat
pelajaran, alat peraga, dan media pengajaran, walaupun kadang-kadang
ketiga macam sarana tersebut masih sukar dibedakan

Pengertian sarana adalah perlengkapan pembelajaran yang bisa dipindah-

pindah sedangkan pengertian prasarana adalah segala fasilitas dasar untuk
menjalankan fungsi sekolah atau madrasah (Permendiknas Nomor 24 Tahun
2007).

Untuk menambah wawasasn dan mendalami tentang konsep sarana dan

prasarana Saudara dapat searching di internet.

Secara umum penggunaan sarana dan prasarana berfungsi untuk menciptakan

sebuah kenyamaan, kepuasaan, mempercepat proses kerja, meningkatkan
produktivitas dan juga untuk menghasilkan hasil yang lebih baik.
a. Pengelolaan sarana dan prasarana Pendidikan
Pengelolaan sarana dan prasaran pendidikan telah distandarkan oleh
pemerintah, misalnya standar sarana dan prasaran madrasah: ruang kelas,
perpustakaan, laboratorium, tempat bermain/olah raga, jamban.
Pengelolaan sarana dan prasarana pendidikan yang meliputi pengadaan,
pemanfaatan, pemeliharaan, penghapusan dan pelaporan dengan
menanamkan karakter nasionalisme, integritas dan mandiri. Semua itu, harus
melalui perencanaan secara matang, oleh karenanya Saudara perlu
memikirkan hal-hal berikut:
1) Hakikat perencanaan sarana dan prasaran madrasah
2) Tujuan perencanaan darana dan prasarana madrasah
3) Manfaat peerencanaan sarana dan prassarana Pendidikan
4) Jnsur-unsur yang terlibat dalam pengelolaan srana dan prasarana
5) Persyaratan yang harus diperhatikan dalam perencanaan sarana dan
prasarana madrasah.
Misalnya pengadaan meja tulis, hendaknya memenuhi syarat-syarat berikut:
(1) Dari permukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup.
 (2) Permukaan meja tidak berkilat-kilat sehingga dapat menyilaukan mata dari
pegawai yang mamakainya.
(3) Luas meja tidak perlu terlampau berlebihan.
Untuk mengukur meja kantor telah lazim dipergunakan 3 satuan hitung, yaitu
lebar (width), dalam (depth), dan tinggi (heigt).
Pengelolaan sarana dan prasarana dimulai dari perencanaan pengadaan;
pengadaaan perklengkapan; penyimpanan, inventarisasi; klasifikasi; pengurusan,
dan penyaluran perlengkapan; penagturan tata letak, dan pendayagunaan,
perlengkapan madrasah; pemeliharaan; penghapusan; dan pelaporan.
5. Administrasi Keuangan
Undang-Undang Negara RI Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan
Nasional, pasal 48 (1) yang menyatakan “Pengelolaan dana pendidikan
berdasarkan pada prinsip keadilan, efesiensi, transparansi, dan akuntabilitas
publik.”
Peran Serta Masyarakat (PSM) akan semakin signifikan daalam program
madrasah apabila Manajemen Berbasis Madrasah (MBM) diterapkan secara baik
dan benar.
Ruang lingkup materi ini adalah sumber dana dan pengelolaan keuangan
madrasah.
a. Sumber dana
Untuk mengeloala pembiayaan Pendidikan, Saudara harus mempelajari
Peraturan Pemerintah Nomor 48 Tahun 2008 tentang Pendanaan Pendidikan
dan Peraturan Mendiknas Nomor 69 Tahun 2009 tentang Stndar Biaya Operasi
nonpersonalia.
1) Konsep manajemen keuangan
Manajemen kuangan ini dimaksudkan bagiaman seorang kepala madrasah
mengelola sumber-sumber pemasukan keuangan madrasah dengan
prinsip-prinsip manajemen keuangan: (1) transparansi, (2) akuntabilitas,
dan (3) efektivitas.
Keuangan madrasah bersumber dari:
a) Rutin
b) Dana BOS
 c) Dana Masyarakat.
2) Pengelolaan keuangan madrasah
Untuk lebih memahami sumber keuangan madrasah, Saudara harus
mempelajari Peraturan Pemerintah No.48 Tahun 2008 tentang Pendanaan
Pendidikan, dan Peraturan terkait dengan dana Bantuan Operasional
Sekolah (BOS).
b. Alokasi dana
Setelah Saudara mengidentifikasi sumber-sumber keuangan madrasah (dana
rutin, BOS, blockgrant, komite madrasah, swadaya, dll), selanjutnnya Saudara
mengidentifikasi alokasi keuangan madrasah sesuai dengan Rencana Kerja
Madrasah, baik itu Rencana Kegiatan Jangka Menegah (RKJM) atau Rencana
Kegiatan Tahunan (RKT) yang lebih kita kenal dengan istilah Rencana
Kegiatan dan Anggaran Madrasah (RKAM).
Biaya operasi nonpersonalia adalah standar biaya yang diperlukan untuk
membiayai kegiatan operasi nonpersonalia selama 1 (satu) tahun sebagai
bagian dari keseluruhan dana pendidikan agar satuan Pendidikan dapat
melakukan kegiatan Pendidikan secara teratur dan berkelanjutan sesuai SNP.
Pendanaan Pendidikan saat ini dapat dikelompokkan menjadi biaya personalia
dan operasi nonpersonalia.
Biaya personalia, terdiri dari gaji pendidik dan tenaga kependidikan serta
tunjangan-tujangangan yang melekat pada gaji, dan biaya nonpersonalia adalah
baiaya untuk bahan atau peralatan Pendidikan habis pakai, dan biaya
taklangsung berupa daua, air, jasa telekomunikasi, pemeliharaan sarpras, uang
lembur, transportasi, konsumsi, pajak, asuransi, dll (baca Permendiknas Nomor
68 Tahun 2009, tentang Standar Biaya Operasi Nonpersonalia.
Mekanisme pertanggungjawaban keuangan madrasah
a) Pengelolaan dan pelaporan penggunaan dana madrasah sesuai regulasi
b) Perpajakan dalam mengelola dana madrasah sesuai regulasi yang berlaku
Untuk penyelenggaraan tata usaha keuangan diperlukan kelengkapan sebagai
berikut:
a. Kutipan Daftar Isian Pengeluaran Anggaran (DIPA): menyangkut perincian
biaya-biaya yang diperlukan oleh sekolah yang bersangkutan.
 b. Buku Register Surat Perintah Membayar (SPM): merupakan buku pembantu
dan berisi kolom-kolom sebagai berikut: (1) nomor urut (untuk tahun
anggaran), (2) tanggal dan nomor SPM, (3) besarnya uang, (4) uraian (untuk
keperluan apa), (5) tanggal terima, (6) tanggal diuangkan, dan (7) keterangan.
Hal-hal yang perlu diketahui mengenai SPM adalah: (1) dikeluarkan oleh
KPKN atas dasat Surat Permintaan Pembayaran (SPP) yang diajukan
bendahara, dan (2) harus melalui bendahara dan dibukukan dalam kas umum.
c. Buku Pembantu/buku harian
Buku pembantu digunakan untuk melakukan pencatatn sirkulasi yang terjadi
setiap hari, baik pengeluaran maupun penerimaannya. Buku itu merupakan
buku pegangan bagi Bendaharawan.
d. Buku Kas Umum
Buku Kas Umum dapat digunakan secara umum. Artinya buku itu mencatat
setiap penerimaan dan pengeluaran uang. Buku tersebut secara umum memuat
bagian, pos, dan mata anggaran yang berhubungan dengan penerimaan dan
pengeluaran, baik berupa uang tunai, uang yang ada di Bank, maupun Giro Pos.
6. Administrasi Kepegawaian
Administrasi kepegawaian adalah kegiatan mencakup penetapan norma, standar,
prosedur, pengangkatan, pembinaan, penatalaksanaan, kesejahteraan, dan
pemberhentian tenaga kependidikan sekolah agar dapat melaksanakan tugas dan
fungsinya dalam mencapai tujuan sekolah.
Tujuan administrasi kepegawaian adalah untuk mewujudkan keseragaman
perlakuan hukum bagi tenaga kependidikan sekolah dasar dalam melaksanakan
tugas dan fungsi, wewenang dan tanggung jawabnya sesuai dengan ketentuan
perundang-undangan yang berlaku.
Komponen administrasi kepegawaian meliputi penyusunan formasi, pengadaan,
pengangkatan, pembinaan, penatalaksanaan, dan pemberhentian tenaga
kependidikan di sekolah.
Penyusunan formasi pegawai: Saudara dapat mempelajarinya tentang perundang-
undangan kepegawaian, misalnya formasi untuk jenjang madrasah ibtidaiyah:
jumlah dan susunan pangkat PNS yang diperlukan ditatapkan dalam formasi,
formasi tersebut ditetapkan untuk jangka waktu tertentu berdasarkan jenis, sifat,
dan beban kerja yang harus dilaksanakan.
a. Penerimaan (Pengadaan) Pegawai
Pengadaan pegawai adalah untuk mengisi formasi yang lowong dan untuk
mendapatkan pegawai yang berkualitas sesuai dengan kebutuhan organisasi.
Pengadaan pegawai merupakan proses yang dimulai dari perencanaan,
pengumuman, penyaringan, dan pengangkatan CPNS sampai dengan
pengangkatan menjadi PNS.
b. Membuat Buku Induk Pegawai
Untuk menginventarisasi tenaga yang ada, baik tenaga guru maupun tenaga
kependidikan lainnya, di sekolah harus ada buku induk pegawai yang
pembuatannya disesuaikan dengan pedoman dan ketentuan yang berlaku. Yang
perlu dicatat adalah Calon Pegawai Negeri Sipil ( CPNS ) dan pegawai negeri
sipil (PNS) yang ada di sekolah, baik PNS Diknas, Instansi lain pusat atau
daerah.
c. Kelengkapan File Administrasi Kepegawaian
File kepegawaian adalah kumpulan dokumen sah yang dimiliki oleh pegawai
yang berhubungan dengan kepentingan administrasi kepegawaian. Dokumen
tersebut dikumpulkan dalam satu file (order) diberi pasfoto, nama dan NIP.
d. Latihan Prajabatan
Bagi Calon Pegawai Negeri Sipil ( CPNS) baik guru maupun tenaga
kependidikan lainnya diwajibkan mengikuti prajabatan sesuai dengan
tingkatan masing-masing. Tujuan dari dilaksanakannya prajabatan adalah agar
CPNS tersebut terampil dalam melaksanakan tugas yang dipercayai
kepadanya.
Istilah Prajabatan sekarang berganti menjadi Latsar (latihan Dasar)
e. Pengangkatan Menjadi Pegawai Negeri Sipil
Pengangkatan, pemindahan, dan pemberhentian PNS harus mengacu pada
Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang Pengangkatan,
Pemindahan, dan Pemberhentian PNS.
f. Nomor Induk Pegawai (NIP)
 NIP dan Karpeg ditetapkan secara terpusat oleh BAKN, baik bagi Pegawai
Negeri Sipil Pusat maupun Pegawai Negeri Sipil Pusat yang
diperbantukan/dipekerjakan pada Daerah Otonom atau Instansi lain.
g. Daftar Urutan Kepangkatan (DUK)
DUK adalah suatu daftar yang memuat nama PNS pada unit organisasi atau
unit kerja yang disusun menurut tingkat kepangkatan yang digunakan sebagai
bahan obyektif dalam pembinaan karier, mengetahui jumlah PNS di unit
organisasi atau unit kerja dan dibuat setiap tahun.
h. Kartu Pegawai (Karpeg)
Karpeg adalah kartu identitas pegawai dan hanya diberikan kepada pegawai
sekolah yang berlaku selama yang bersangkutan menjadi pegawai. Karpeg
PNS diterbitkan oleh Kepala Badan Kepegawaian Negara/Daerah, sedangkan
karpeg non-PNS diatur oleh yayasan atau sekolah masing-masing.
i. Kenaikan Gaji Berkala
Kepada Pegawai Negeri Sipil diberi kenaikan gaji berkala apabila telah
memenuhi syarat-syarat berikut: (1) a. Masa kerja Golongan yang ditentukan
untuk kenaikan gaji berkala, dan (2) Nilai rata-rata penilaian pelaksanaan
pekerjaan(DP-3) sekurang- kurangnya cukup.
j. Kenaikan Pangkat
Kenaikan pangkat PNS harus mengaju pada PPRI Nomor 12 Tahun 2002
tentang Perubahan atas PP Nomor 99 Tahun 2000 tentang Kenaikan Pangkat
PNS. Jenis Kenaikan Pangkat, adalah: (1) Kenaikan Pangkat Reguler, (2)
Kenaikan Pangkat Pilihan, (3) Kenaikan Pangkat Istimewa, (4) Kenaikan
Pangkat Pengabdian, (5) Kenaikan Pangkat Anumerta, (6) Kenaikan Pangkat
menjadi Pejabat Negara, (7) Kenaikan Pangkat dalam Penugasan di Luar
Instansi, (8) Kenaikan Pangkat dalam Wajib Militer, (9) Kenaikan Pangkat
Penyesuaian Ijazah, dan (10) Kenaikan Pangkat Lain-lain.
k. Tata Cara Pengajaran Usul Penetapan Angka Kredit
Setiap guru berdasarkan bukti prestasi yang sesuai dengan ketentuan jumlah
angka kredit yang dipersyaratkan, yang diperkirakan telah memenuhi syarat
untuk kenaikan jabatan/pangkat setingkat lebih tinggi, dapat menyampaikan
bukti-bukti yang telah ditetapkan.
 l. Cuti
Cuti adalah hak bagi pegawai negeri sipil, yang diberikan dengan tujuan untuk
menjamin kesegaran jasmani dan rohani. Pegawai Negeri Sipil setelah bekerja
selama jangka waktu tertentu. Cuti itu diatur dalam Peraturan Pemerintah
Nomor 24 Tahun 1976. Jenis cuti: (1) Cuti Tahunan, (2) Cuti Besar, (3) Cuti
Sakit, (4) Cuti Bersalin, (5) Cuti karena Alasan Penting, (6) Cuti di Luar
Tanggungan Negara.
Hal-hal lain yang perlu dikuasi oleh seorang calon kepala madrasah adalah
bagaimana melakukan pembinaan pegawai, pemberhentian dan pensiunan.
Sarana/kelengkapan administrasi kepegawaian yang berupa format-format.

Daftar Pustaka

Abd. Rozak, M.Si. 2011. Pengembangan Profesi Guru. UIN Syarif Hidayatullah. Jakarta
Departemen Pendidikan Nasional.2007. Manajemen Tata Usaha Sekolah Dasar.
PMPTK. Jakarta
Kemenerian Pendidikan dan Kebudayaan. 2012. Pengelolaan Keuangan Sekolah.
LPPKS. Surakarta
Kemenerian Pendidikan dan Kebudayaan. 2012. Teknologi Informasi dan Komunikasi
dalam Pembelajaran. LPPKS. Surakarta
Kemenerian Pendidikan dan Kebudayaan. 2012. Pengelolaan Sarana Prasarana
Sekolah/Madrasah. LPPKS. Surakarta
Kemenerian Pendidikan dan Kebudayaan. 2012. Pengelolaan Pendidik dan Tenaga
Kependidikan. LPPKS. Surakarta
Kemenerian Pendidikan dan Kebudayaan. 2012. Pengelolaan Peserta Didik. LPPKS.
Surakarta
Kemenerian Pendidikan dan Kebudayaan. 2012. Pembinaan Tenaga Administrasi
Sekolah. LPPKS. Surakarta
Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 24 Tahun 2008 tentang Standar Tenaga
Administrasi Sekolah/Madrasah
Peraturan Menteri Pendidikan Nasional s Nomor 24 Tahun 2007 tentang Standar Sarana
dan Prasarana
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negera dan Reformasi Birokrasi Nomor 16
Tahun 2019 tentang Jabatan Fungsional Guru dan Angka Kreditnya
Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 16 Tahun 2007 tentang Standar
Kualifikasi Akademik dan Kompetensi Guru
Peraturan Menteri Pendidikan Nasional s No.19 Tahun 2007 tentang Standar Pengelolaan
Peraturan Pendidikan Nasional Nomor 24 Tahun 2008 tentang Standar Tenaga
Administrasi Sekolah/Madrasah.
Peraturan Pendidikan Nasional Nomor 26 Tahun 2008 tentang Standar Tenaga
Laboratorium Sekolah/Madrasah.
Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2017 tentang Guru
The Liang Gie. 1996. Administrasi Perkantoran Modern. Liberty. Yogyakart
Undang-Undang RI Nomor 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen
Undang-Undang Negara RI Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional
Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2002 tentang Perlindungan Anak.
Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen