SPO

PEMINJAMAN DOKUMEN REKAM MEDIS

No. Pokok No. Revisi Halaman

1. 0 1/2
Tangerang,

Prosedur
Tetap
Tanggal Terbit

Direktur
Pengertian Tata cara peminjaman dokumen rekam medis untuk keperluan tertentu
yang diatur sesuai ketentuan yang berlaku, agar terjaga kerahasiaan isi
dokumen tersebut dan aman
Tujuan Agar tertib administrasi pelaksanaan peminjaman rekam medis sesuai
dengan ketentuan
Kebijakan Keputusan Direktur nomor : 18.01/B/RSKU/SK-01/III/2010 tentang
pemberlakuan buku pedoman penyelenggaraan rekam medis di RS
Prosedur Dokumen rekam medis adalah milik rumah sakit, sedangkan isi rekam medis
adalah milik pasien yang wajib dijaga kerahasiaannya. Untuk melindungi
kerahasian tersebut, maka dibuat ketentuan sebagai berikut:
A. Peminjaman Untuk Asuransi, Jasa Raharja, Visum et Repertum
1. Bagi pasien / instansi yang akan mengurus jasa raharja / asuransi, maka
diharuskan mengajukan surat permohonan serta mengisi surat pernyataan
membuka diagnosa atau surat kuasa yang ditujukan kepada Direktur Rumah
Sakit .
2. Direktur Rumah Sakit memberikan disposisi kepada Sub. Bagian Rekam
Medis untuk ditindak lanjuti.
3. Petugas rekam medis kemudian meminjam berkas rekam medis yang
dimaksud di ruang penyimpanan dengan sebelumnya mengisi buku pinjaman
serta bon pinjam berkas.
4. Pengambilan berkas adalah sepengetahuan petugas penyimpanan, berkas
yang diambil diganti dengan tracer yang berisikan keterangan: nomor
register berkas yang diambil, tanggal pengambilan, nama peminjam serta
keperluan
 SPO
PEMINJAMAN DOKUMEN REKAM MEDIS
No. Pokok No. Revisi Halaman
2/2

Prosedur 1. Petugas Rekam Medis melengkapi isian formulir sesuai permintaan.

2. Petugas rekam medis membawa formulir dan berkas rekam medis
untuk diteliti dan dimintakan tanda tangan dokter yang
bersangkutan, kemudian mengirimkan formulir isian kepada yang
bersangkutan
3. Jangka waktu peminjaman tersebut adalah 1 (satu) minggu
4. Setelah selesai dipergunakan dokumen rekam medis dikembalikan
dengan mengisi buku pengembalianya.

A. Peminjaman untuk penelitian

1. Peminjaman berkas rekam medis untuk penelitian harus mengajukan
surat permohonan kepda Direktur Rumah Sakit Khusus Bedah
Karima Utama Surakarta.
2. Direktur Rumah Sakit Khusus Bedah Karima Utama Surakarta
memberikan disposisi kepada Instalasi Rekam Medis untukditindak
lanjuti.
3. Petugas rekam medis kemudian mengambil berkas rekam medis
yang dimaksud di ruang arsip dengan sebelumnya mengisi buku
pinjam serta bon pinjam berkas.
4. Pengambilan berkas rekam medis adalah sepengetahuan petugas
penyimpanan, berks yang diambil diganti dengan traccer
5. Peminjam untuk penelitian hanya boleh dilakukan di ruang rekam
medis.
6. Setelah selesai dipergunakan maka berkas dikembalikan ketempat
semula, tracer diambil dan diisi tanggal pengembaliannya.

B. Peminjaman untuk pelayanan kesehatan

1. Peminjaman untuk pelayanan baik rawat jalan maupun rawat inap
dan IGD tidak perlu menggunakan surat permohonan / surat kuasa,
tetapi cukup dengan penggunakan tracer intern.
2. Pada tempat berkas yang diambil, perlu diganti dengan tracer yang
diisi tracer intern Rekam Medis.
3. Apabila pasien telah pulang, berkas rekam medis dikembalikan pada
tempat semula dan pada tracer ditulis tanggal pengembalian
Unit Terkait Instalasi Rawat Jalan, Rawat Inap dan IGD