PENGELOLAAN LINGKUP PROYEK

Oleh:

Tim Narasumber

Disampaikan pada Bimbingan Teknis Manajemen Konstruksi

Peningkatan Kapasitas SDM Bidang Konstruksi
Kerjasama PT. Brantas Abipraya & Balai Jasa Konstruksi Wilayah III Jakarta

Jakarta, 29 April s/d 02 Mei 2019

2
Introduction
Aspek yang paling penting dari suatu proyek adalah mencapai
hasil sesuai keinginan secara tepat waktu dan anggaran
Hal penting lainnya adalah selalu memberi informasi kepada
pihak terkait secara reguler baik keberhasilan maupun
kegagalan sehingga tidak mengejutkan pihak berwenang yang
telah mempertaruhkan proyek
Yang ingin diketahui stackholder adl status proyek :
Apakah sesuai jadwal
Apakah sesuai biaya
Apakah sesuai harapan
Mereka juga ingin mengetahui kemungkinan biaya proyek yang melebihi
anggaran, kemungkinan jadwal yang meleset, masalah yang bisa diantisipasi,
halangan yang mungkin muncul atau mengancam proyek
Laporan dikeluarkan secara berkala sesuai waktu proyek
3
Introduction
Mempelajari proyek dengan cermat dan hati-hati, dan
menyusun rencana secara efektif dapat meminimalisir
potensi kejutan.
Rencana menunjukkan segala sesuatu yang dapat
ditentukan tentang apa saja yang perlu dikerjakan pada
proyek untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Hal ini akan memberi kejelasan dan arahan
Hal ini akan membantu untuk menentukan dimana kita
berada dan apa yang perlu dilakukan untuk sampai ke
sana
Suatu rencana (entah baik atau buruk) adalah lebih baik
dari pada tidak sama sekali
Paling tidak dengan rencana yang buruk memiliki potensi
memperbaiki
4 Manajemen Ruang Lingkup
Setiap proyek pasti memiliki obyektif yang ingin
dicapai. Obyektif tersebut dapat berupa produk
yang memiliki fitur, fungsionalitas, atau spesifikasi
tertentu atau pelaksanaan terhadap sejumlah
aktivitas tertentu.
manajemen ruang lingkup di dalam proyek yang
terdiri dari Initiation, Scope Planning, Scope
Definition, Scope Verification, dan Scope Change
Control
5 Manajemen Ruang Lingkup
Setiap proyek pasti memiliki obyektif yang ingin dicapai.
Obyektif tersebut dapat berupa produk yang memiliki fitur,
fungsionalitas, atau spesifikasi tertentu atau pelaksanaan
terhadap sejumlah aktivitas tertentu.
manajemen ruang lingkup di dalam proyek yang terdiri dari
Initiation, Scope Planning, Scope Definition, Scope Verification,
dan Scope Change Control
Ruang lingkup proyek dapat dinyatakan dalam kata-kata
seperti yang sering didapatkan pada dokumen Term Of
Reference (TOR) atau Request For Proposal (RFP) maupun
diagram/gambar
 Manajemen Ruang Lingkup
6

Isbat Uzzin N
7
Perencanaan Proyek
Pihak berwenang bisa memberi outline, catatan atau peta
untuk memulai proyek atau tidak sama sekali
Perlu studi kelayakan untuk merencanakan proyek, bisa
dilakukan survey ke semua pihak terkait untuk mulai
merencanakan proyek
Cari dokumen yang diperlukan, bagaimana cara memulai
dan mengakhiri.
Dalam menyusun rencana, tantangan utama adalah
memastikan hubungan satu sama lain dari tugas-tugas atau
kejadian yang berbeda dan mengkoordinasikan sehingga
proyek dilaksanakan secara efektif dan efisien.
Alat perencanaan yang utama adalah WBS, Gantt Chart
dan PERT/CPM
8
Work Breakdown Structure (WBS)
Work Breakdown Structure bisa diartikan sbg Struktur
Perincian Pekerjaan sinonim dengan daftar tugas
Bentuk paling sederhana adalah outline.
Dapat digunakan untuk menggambarkan penugasan dan
jadwal serta untuk menjaga fokus pada anggaran
Outline bisa dipecah menjadi sub – sub secara lebih detail
Tingkatan / sub tergantung kerumitan proyek. Tingkat
detail bisa didelegasikan ke bawahan
Dengan detail WBS bisa menangani dan meningkatkan
perhatian semua aspek
Tapi jangan terfokus pada detail, fokus juga pada hasil
9
WBS
WBS bisa dikombinasikan dengan diagram pohon.
Hal ini bisa menjamin totalitas proyek
Setiap sub tugas memerlukan estimasi jam kerja, berapa
lama dan berapa biaya
WBS bisa memberikan indikator ttg sumber daya yang
diperlukan selain manusia.
Jika ada perjalanan, memerlukan biaya akomodasi, dll
Hendaknya berfokus pada hasil. Contoh untuk programmer
jangan berpaku pada LOC (Line Of Coding) tapi pada
jalan tidaknya program
Terakhir sampaikan kepada stackholder rencana tsb.
10
Aktifitas Dasar WBS
Mengidentifikasi kejadian atau tugas dan subtugas untuk
mencapai tujuan
Menggambarkan aktifitas dengan outline, diagram pohon
atau kombinasi
Memperkirakan tingkat usaha yang diperlukan, waktu
mulai dan selesai
Identifikasi sumber pendukung, kapan tersedia, berapa
lama tersedia kapan dan bagaimana dikembalikan
Menentukan tanggal target penyelesaian setiap sub
Membuat daftar deliverables
Mendapatkan persetujuan thd rencana
11
Aktifitas Dasar WBS
Pembuatan WBS sebaiknya lepas dari alokasi staff, baru
setelah terbentuk staffnya kita alokasikan
Jenis Tugas : Tugas Paralel dan Dependent
Parallel bisa dilaksanakan secara bersamaan
Dependent bisa dilaksanakan setelah yang lain selesai
Setelah WBS disetujui, tanggung jawab selanjutnya adalah
memonitor kemajuan sesuai WBS
12
Kegunaan WBS
Membantu memastikan tingkat akurasi dan kelengkapan
pendefinisian pekerjaan dan mendapatkan komitmen
proyek
Menjadi dasar penganggaran dan penjadwalan
Menjadi alat kontrol pelaksanaan proyek
13
Kegunaan WBS
Membantu memastikan tingkat akurasi dan kelengkapan
pendefinisian pekerjaan dan mendapatkan komitmen
proyek
Menjadi dasar penganggaran dan penjadwalan
Menjadi alat kontrol pelaksanaan proyek
CONTOH WBS

Rumah

Pembuatan Pemasangan Pembuatan Pemasangan

Penggalian
Pondasi Rangka Tembok Atap

Pemasangan
Melapisi Semen
Batu Bata