DEMAM WEBINAR, SUDAHKAH DIOPTIMALKAN DAN DIEVALUASI?

Oleh Ragil Satriyo Gumilang

Begitu banyak webinar di masa pandemi ini, dan mungkin akan membudaya ke depan.
Tapi apakah masing-masing penyelenggara sudah mengevaluasi sejauh mana output
kegiatannya
tercapai? Tidak hanya evaluasi bagi penyelenggara, tapi juga peserta.
Apakah bagi kita yang mengikutinya telah terlibat dengan baik dan mendapat manfaat
secara optimal?

Saya terpikir hal itu setelah pernah menjadi peserta dan juga penyelenggara
webinar.
Serta tentunya ada kekhawatiran bila waktu, pikiran, dan tenaga, yang dikeluarkan
ternyata sia-sia atau tidak optimal. Catatan singkat ini akan ditulis dari sudut
pandang
tersebut yang sangat personal dan bisa saja salah. Serta, terbatas pada aplikasi
Zoom
(banyak digunakan, meskipun mungkin relevan dengan aplikasi lainnya).

1. Optimalkan kemudahan fasilitas aplikasi webinar

Secara umum, Zoom menyediakan setidaknya 2 platform yang biasa digunakan, yaitu
1. Zoom meeting, dan 2. Zoom Webinar.
Keduanya merupakan aplikasi 'ngumpul-ngumpul' dan bisa diaktifkan audio-videonya
namun tetap dengan kendali pengaturan utama oleh host dengan berbagai
modifikasinya.
Ada beberapa perbedaan dari platform ini yang bisa menjadi perhatian dalam
menyelenggarakan webinar serta berlangganan sesuai kebutuhan masing-masing
(jumlah kuota peserta dan host yang diinginkan).

Pada Zoom Meeting, seperti yang ada pada default Zoom free dan bisa
diupgrade/berlangganan berbayar, oleh zoom didesain operasionalnya bisa lebih
interaktif (2 arah) dan tidak 'elitis', serta secara sistem tidak dibedakan antara
operasional partisipan dengan panelis. Hanya dibedakan antara peserta dan host.

Pada Zoom Webinar, platform ini hanya untuk pengguna/host yang telah berlangganan
(diupgrade). Serta, hanya host dan panelis yang bisa ditampilkan videonya. Jumlah
panelis bisa cukup banyak sesuai kebutuhan. Sedangkan partisipan sesuai batas
kuotanya,
hanya akan ditampilkan dalam daftar namanya saja. Zoom Webinar cenderung didesain
untuk 1 arah dalam pelaksanaan dan meminimalkan 'noise', meskipun tetap bisa
berkomentar
pada fasilitas chat. Partisipan juga hanya bisa menanggapi dalam forum dengan chat
dan suara saja atau fasilitas Q&A, serta tidak dengan tampilan video.
Pada Zoom Webinar, peserta tidak dapat share files (pada fasilitas chat),
sedangkan Zoom Meeting bisa.

Sistem Zoom Webinar memiliki kemudahan-kemudahan yang disediakan dan tidak ada
pada Zoom Meeting. Mulai dari registrasi, konfirmasi, soft reminder, saat dan pasca

acara, yang akan banyak dibantu oleh sistem. Bisa diatur untuk tidak secara
manual/menggunakan form eksternal tambahan (misal dengan registrasi via google
form).
Dengan memanfaatkan kemudahan sistem zoom ini, link untuk masuk ke room
webinar (yang dikirim otomatis oleh zoom setelah peserta registrasi dan approved),
bisa didesain bersifat unik. Artinya link untuk masuk tersebut hanya bagi yang
telah
registrasi atau tidak bisa digunakan lebih dari 1 orang. Hal ini juga akan
meminimalkan
keterlibatan 'free rider'. Masih ada operasional dan fasilitas-fasilitas lain,
serta
perbedaannya yang cukup panjang bila semua dijelaskan.