Lapmen Yunita Yusuf PKM
Lapmen Yunita Yusuf PKM
Disusun Oleh :
Yunita Yusuf
N 111 18 054
Pembimbing Klinik :
Drg. Elli Yane Bangkele , M.Kes
dr. Tenrisa’na Rifai
2
setelah pasien menerima pelayanan, serta harus dibubuhi tanda tangan yang
memberikan pelayanan.1
Manajemen Rekam Medis di Puskesmas Mamboro masih perlu
diperhatikan dalam segi penyediaan sarana dan prasarana pada pelyanan
pasien.
Rekam medis ada dua jenis yaitu rekam medis aktif dan inaktif. Rekam
medis aktif adalah rekam medis yang masih dipergunakan karena frekuensi
kunjungannya masih memungkinkan dipertahankannya rekam medis tersebut,
sedangkan rekam medis inaktif adalah rekam medis yang telah mencapai
waktu tertentu tidak pernah digunakan lagi karena pasiennya tidak pernah
berkunjung ke rumah sakit tersebut.2
Menurut Depkes RI (2006), penyusutan rekam medis adalah suatu
kegiatan pengurangan arsip dari rak penyimpanan dengan cara:
a. Memindahkan arsip rekam medis aktif ke rak inaktif dengan cara
memilah pada rak penyimpanan dengan tahun kunjungan.
b. Memikrofilmkan berkas rekam medis sesuai ketentuan yang berlaku.
c. Memusnahkan berkas rekam medis yang telah dimikrofilmkan dengan
cara tertentu sesuai ketentuan2
Upaya penyelamatan dokumen/arsip bisa melalui berbagai cara di
antaranya dengan upaya preventif dan kuratif. Upaya preventif dilakukan
dalam bentuk penyediaan ruang penyimpanan yang memadai dan memenuhi
syarat/standar gedung penyimpanan.Upaya ini merupakan perlindungan fisik
dan nilai informasi dokumen/arsip terhadap bahaya dan gangguan.Artinya,
upaya preventif dilakukan terhadap dokumen/arsip melalui pencegahan dan
pelaksanaan standar penyimpanan yang efektif. Adapun penyelamatan
dokumen/arsip melalui secara kuratif dilaksanakan jika terdapat unsur perusak
terhadap dokumen/arsip misalnya dengan restorasi, duplikasi, atau digitalisasi5
Dalam laporan kali ini akan dibahas mengenai “Sarana dan prasarana
pelayanan pada pasien serta pengarsipan rekam medik ” karena Pengarsipan
Rekam Medis turut mempengaruhi mutu pelayanan di Puskesmas Mamboro.
3
1.2. Tujuan
Adapun tujuan dari penyusunan laporan manajemen ini antara lain;
1. Sebagai bahan pembelajaran dan pelatihan dalam manajemen rekam medis
di Puskesmas Mamboro.
2. Sebagai syarat penyelesaian tugas di bidang Ilmu Kesehatan Masyarakat.
3. Sebagai evaluasi keberhasilan pelaksanaan program pengarsipan rekam
medis di Puskesmas Mamboro.
4
BAB II
IDENTIFIKASI MASALAH
5
dan persetujuan tindakan bila diperlukan.
b. Rekam medis untuk pasien rawat inap dan perawatan satu hari yang
memuat :
Identitas pasien;
Tanggal dan waktu;
Hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan riwayat
penyakit;
Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medik;
Diagnosis;
Rencana penatalaksanaan;
Pengobatan dan/atau tindakan;
Persetujuan tindakan bila diperlukan;
Catatan observasi klinis dan hasil pengobatan;
Ringkasan pulang;
Nama dan tandatangan dokter, Doktergigi, atau tenaga kesehatan
tertentu yang memberikan pelayanan kesehatan;
Pelayanan lain yang dilakukan oleh tenaga kesehatan tertentu;
Dan untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan odontogram klinik.
c. Rekam medis untuk pasien gawat darurat yang memuat:
Identitas pasien;
Kondisi saat pasien tiba di sarana pelayanan kesehatan;
Identitas pengantar pasien;
Tanggal dan waktu;
Hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan riwayat
penyakit;
Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medik;
Diagnosis;
Pengobatan dan/atau tindakan;
Ringkasan kondisi pasien sebelum meninggalkan pelayanan unit gawat
darurat dan rencana tindaklanjut;
6
Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi, atau tenaga kesehatan
tertentu yang memberikan pelayanan kesehatan;
Sarana transportasi yang digunakan bagi pasien yang akan dipindahkan
ke sarana pelayanan kesehatan lain;
Dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.1
7
10. Berkas Rekam Medis pasien disimpan menurut nomor Rekam Medisnya1
8
3. Ruangan hendaknya terhindar dari serangan hama, perusak atau pemakan
kertas arsip, antara lain jamur, rayap, ngengat.
4. Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan kantor lain
untuk menjaga keamanan arsip-arsip tersebut mengingat bahwa arsip
tersebut sifatnya rahasia, mengurangi lalu lintas pegawai lainnya, dan
menghindari pegawai lain memasuki ruangan sehingga pencurian arsip
dapat dihindari.
5. Alat penyimpanan rekam medis yang umum dipakai adalah rak terbuka
(open self file unit), lemari lima laci (five-drawer file cabinet), dan roll
o’pack. Alat ini hanya mampu dimiliki oleh rumah sakit tertentu karena
harganya yang sangat mahal. Rak terbuka dianjurkan
6. karena harganya lebih murah, petugas dapat mengambil dan menyimpan
rekam medis lebih cepat, dan menghemat ruangan dengan menampung
lebih banyak rekam medis dan tidak terlalu makan tempat. Harus tersedia
rak-rak penyimpanan yang dapat diangkat dengan mudah atau rak-rak
beroda .
7. Jarak antara dua buah rak untuk lalu lalang, dianjurkan selebar 90 cm. Jika
menggunakan lemari lima laci dijejer satu baris, ruangan lowong
didepannya harus 90 cm, jika diletakkan saling berhadapan harus
disediakan ruang lowong paling tidak 150 cm, untuk memungkinkan
membuka laci-laci tersebut. Lemari lima laci memang tampak lebih rapi
dan rekam medis terlindung dari debu dan kotoran dari luar. Pemeliharaan
kebersihan yang baik, akan memelihara rekam medis tetap rapi dalam hal
penggunaan rak-rak terbuka. Faktor-faktor keselamatan harus diutamakan
pada bagian penyimpanan rekam medis.3
9
nomor sebagai identitas arsip yang terkait. Berikut adalah penjabaran dari
masing-masing sistem pengarsipan, yaitu :
1. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai
metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang
dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan
atau organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah. Nama-
nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat
yang dituju (surat keluar).
10
4) Penyimpanan surat, dengan cara membaca surat untuk
mengetahui isi surat, memberi kode surat, mencatat surat dalam
kartu kendali, menyimpan kartu kendali.
c. Sistem Nomor (Numeric Filing System)
Sistem Nomor merupakan jenis penjajaran arsip atau berkas rekam
medis berdasarkan urutan nomer dari arsip atau berkas rekam
medis itu sendiri.
d. Sistem Geografis atau Wilayah
Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan
arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi
alamat suatu surat. Surat disimpan dan diketemukan kembali
menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi
atau wilayah atau kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.
Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan
ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan.
Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan
sistem abjad atau sistem tanggal.
e. Sistem Tanggal (Chronologis)
Sistem tanggal merupakan jenis penjajaran arsip atau berkas rekam
medis yang berdasarkan urutan peristiwa atau kejadian.3
2.6 Sistem penomoran rekam medis
A. Sistem penomoran
1. Pemberian Nomor Cara Seri (Serial Numbering System) Pemberian
nomor cara seri atau dikenal dengan Serial Numbering System adalah
suatu sistem penomoran dimana setiap penderita yang berkunjung di
puskesmas selalu mendapat nomor baru dan semua nomor yang telah
diberikan kepada pasien tersebut harus dicatat pada kartu index utama
pasien yang bersangkutan, sedangkan dokumen rekam medisnya
disimpan diberbagai tempat sesuai dengan nomor yang telah
diperolehnya. Adapun keuntungannya petugas mudah mengerjakan, dan
kerugiannya adalah sulit dan membutuhkan waktu lama dalam mencari
11
dokumen rekam medis, sehingga informasi medis menjadi tidak
berkesinambungan.
2. Pemberian Nomor Cara Seri Unit (Serial Unit Numbering System)
Pemberian nomor cara unit atau dikenal dengan Unit Numbering System
adalah suatu sistem penomoran dimana sistem ini memberikan satu
nomor rekam medis pada pasien rawat jalan maupun pasien rawat inap
dan gawat darurat. Setiap pasien yang berkunjung mendapat satu nomor,
pada saat pertama kali pasien datang ke puskesmas, dan digunakan
selamanya untuk kunjungan berikutnya, sehingga rekam medis penderita
tersebut hanya tersimpan dalam satu berkas dibawah satu nomor.
Keuntungan dengan menggunakan unit numbering system adalah
informasi medis dapat berkesinambungan.
3. Pemberian Nomor Cara Seri Unit ( Serial Unit Numbering System )
Pemberian nomor cara seri unit atau dikenal dengan Serial Unit
Numbering System adalah suatu sistem pemberian nomor dengan
menggabungkan sistem seri dengan sistem unit. Dimana setiap pasien
datang berkunjung ke puskesmas di beri nomor baru, tetapi dokumen
rekam medis terdahulu digabungkan dan disimpan jadi satu dibawah
nomor baru.3
B. Sistem Penjajaran .Cara penjajaran dokumen penyimpanan rekam medis
dibagi menjadi:
1. Sistem Nomor Langsung (Straight Numerical Filing) Penyimpanan
dengan cara nomor langsung (Straight Numerical Filing) adalah
penyimpanan rekam medis dalam rak penyimpanan secara beturut-turut
sesuai dengan urutan nomornya.
Kelebihan :
a. Bila ingin mengambil beberapa dokumen dengan nomor yang
berurutan dari rak untuk keperluan pendidikan, penelitian atau di non
aktifkan akan sangat mudah.
b. Mudah melatih petugas-petugas yang harus melaksanakan pekerjaan
penyimpanan tersebut
12
Kekurangan :
a. Petugas harus memperhatikan seluruh angka nomor rekam medis
sehingga mudah terjadi kekeliruan dalam penyimpanan makin besar
angka yang diperhatikan, makin besar kemungkinan membuat
kesalahan.
b. Terjadinya konsentrasi Dokumen rekam medis (DRM) pada rak
penyimpanan untuk nomor besar, yaitu rekam medis dengan nomor
terbaru, sehingga beberapa petugas yang bekerja bersamaan akan
berdesak-desakan di satu tempat.
c. Pengawasan kerapian penyimpanan sangat sukar dilakukan, karena
tidak mungkin memberikan tugas bagi seorang staf untuk
bertanggung jawab pada rak-rak penyimpanan tertentu.
2. Sistem Angka Akhir ( Terminal Digit Filing ) Penyimpanan dengan cara
angka akhir disebut dengan “Terminal Digit Filing “. Sistem penjajaran
dengan sistem angka akhir atau TDF yaitu suatu sistem penyimpanan
dokumen rekam medis dengan mensejajarkan urutan folder dokumen
rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka
kelompok akhir. Untuk menjalankan sistem ini, terlebih dahulu disiapkan
rak penyimpanan dengan membaginya menjadi 100 (section) sesuai
dengan 2 angka kelompok akhir tersebut, mulai dari section 00;01;02 dan
seterusnya sampai section 99. Kemudian cara menyimpannya pada setiap
section diisi dengan folder dokumem rekam medis dengan nomor rekam
medis dengan 2 angka kelompok akhir yang sama sebagai digit pertama
(Primary Digit ) sebagai patokan. Selanjutnya secara berturut-turut
(dibelakangnya) dengan berpatokan pada 2 angka kelompok tengah
sebagai digit kedua (Secondary Digit ) dan patokan berikutnya pada 2
angka kelompok akhir sebagai digit ketiga (Tertiary Digit ).
Kelebihan :
a. Penambahan jumlah dokumen rekam medis selalu tersebar secara
merata ke 100 kelompok (section) di dalam rak penyimpanan
13
b. Petugas-petugas penyimpanan tidak akan terpaksa berdesak-desakan
di satu tempat dimana rekam medis harus disimpan di rak.
c. Petugas-petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah
section tertentu misalnya ada 4 petugas masing-masing diserahi 25
persen dari total section.
d. Pekerjaan akan terbagi rata mengingat setiap petugas rata-rata
mengerjakan jumlah rekam medis yang hampir sama setiap harinya
untuk setiap section sehingga mudah mengingat letak dokumen
rekam medis
e. Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan
dari setiap section, pada saat ditambahnya rekam medis baru di
section tersebut.
f. Jumlah rekam medis untuk setiap section terkontrol dan bisa
dihindarkan timbulnya rak-rak kosong.
g. Dengan terkontrolnya jumlah rekam medis, membantu memudahkan
perencanaan peralatan penyimpanan (jumlah rak).
h. Kekeliruan menyimpan (misfile) dapat dicegah, karena petugas
penyimpanan hanya memperhatikan 2 angka saja dalam memasukkan
rekam medis kedalam rak sehingga jarang terjadi kekeliruan
membaca angka.
Kekurangan :
a. Latihan dan bimbingan bagi petugas penyimpanan dalam hal sistem
angka akhir, mungkin lebih lama dibandingkan latihan dengan sistem
penomoran langsung,tetapi umumnya petugas dapat dilatih dalam
waktu yang tidak terlalu lama.
b. Membutuhkan biaya awal lebih besar karena harus menyiapkan rak
penyimpanan terlebih dahulu.3
2 Sistem Angka Tengah (Middle Digit Filing) Sistem penjajaran dengan sistem
angka tengah atau MDF yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen rekam
medis dengan menjajarkan folder dokumen rekam medis berdasarkan urutan
nomor rekam medis pada 2 angka kelompok tengah. Kelebihan dan
14
kekurangan sistem ini sama dengan TDF namun yang membedakan adalah
angka yang terletak di tengah-tengah menjadi angka pertama, pasangan angka
yang terletak paling kiri menjadi angka kedua, dan angka yang paling kanan
menjadi yang ketiga.3
2.8 Masalah
Pada laporan manajemen ini, permasalahan terkait dengan Pengarsipan
Rekam Medis di Puskesmas Mamboro yang akan dibahas antara lain :
a. Input
Input Puskesmas
SDM SDM berjumlah 2 orang dengan pendidikan terakhir
SMA dan D1.
15
Sarana dan prasarana masih belum memadai, pasien
sering lupa membawa nomor kartu menyulitkan pasien
Sarana dan petugas mencari rekam medis pasien sehingga petugas
Prasarana memberikan rekam medis yang baru hal ini dapat
memperlambat proses pelayanan. pada puskesmas
Mamboro tidak tersedianya komputer sebagai
penyimpanan informasi tentang pasien
b. Proses
Permasalahan yang ditemukan dalam pelaksanaan manajemen
rekam medis adalah bila pasien tidak membawa nomor kartu pasien maka
di buatkan rekam medik baru. tidak tersedianya komputer sebagai
penyimpanan informasi tentang pasien .
c. Output
Pada output program ini yakni petugas rekam medis puskesmas
Mamboro terus memberikan pelayanan terbaik kepada pasien yang
berkunjung dipuskesmas walaupun sarana dan prasarana yang masih
belum memadai.
16
BAB III
PEMBAHASAN
17
Pelaksanaan pengambilan rekam medis keluarga (Family Folder) dari rak
penyimpanan dilakukan oleh petugas berdasarkan nomor rekam medis yaitu
meliputi kode puskesmas, kode wilayah desa/kelurahan dan nomor urut pada
saat pasien berkunjung. Rekam medis di puskesmas Mamboro untuk satu
kepala keluarga pasien mempunyai satu nomor Rekam medis berada pada
satu map. Pencarian nomor rekam medis dilakuakan secara manual.
Pengembalian berkas rekam medis ialah mengembalikan setiap berkas
rekam medis yang telah selesai digunakan dan menyimpan kembali ke berkas
rekam medis ke rak penyimpanan.
Sarana dan Prasarana Rekam Medis, menurut PerMenKes No.269
MENKES/PER/ III/2008 tentang Rekam Medis Bab III, pasal 7 bahwa sarana
pelayanan kesehatan wajib menyediakan fasilitas yang diperlukan dalam
rangka penyelenggaraan rekam medis. Rekam medis diselenggarakan oleh
Unit Rekam Medis salah satunya yaitu filing yang merupakan media untuk
penyimpanan dokumen rekam medis yang berfungsi sebagai penyimpanan,
penyedia dan pelindung dokumen rekam medis.Berdasarkan penjelasan di
atas, unit rekam medis salah satunya filing memiliki peran dalam hal
penyimpanan sampai perlindungan dokumen rekam medis. Penyimpanan
dokumen rekam medis akan berjalan dengan baik apabila terdapat fasilitas
yang menunjang yaitu rak penyimpanan dokumen rekam medis sehingga
selain dokumen rekam medis tertata dengan baik hal ini juga dapat
mempermudah dalam pengambilan dan penyimpanan dokumen rekam medis.
Ruang penyimpanan rekam medis di Puskesmas Mamboro memiliki
letak bersamaan dengan loket pendaftaran, pintu loket memiliki lebar ±1 m
yang terdiri 1 pintu , ukuran ruangan penyimpanan rekam medis 4 x 2,5 m²,
ruang penyimpanan memiliki ventilasi dan memiliki jendela. Rak
penyimpanan terdapat 6 unit berukuran ±2 x 1 m² tidak terlalu tinggi sehingga
bisa dijangkau dan terdapat 3 unit meja.
18
Alur Pendaftaran Pasien
PASIEN DATANG
19
Meletakkan Kartu
Meletakkan
asuransi kesehatan
kartu berobat + Kartu asuransi kesehatan
BAB IV
PENUTUP
2.3 Kesimpulan
Proses manajemen rekam medis di Puskesmas Mamboro sudah berjalan
dengan baik, akan tetapi dilihat dari input yakni sarana dan prasarana
penyimpanan rekam medis yang belum memadai, pengoperasian komputer
yang belum terlaksana kegiatan proses dalam penyimpanan rekam medis yang
terkendala dengan sarana dan prasarana penyimpanan rekam medis dan
20
pemusnahan rekam medis yang ada, kurangnya pengetahuan penggunaan
komputer sedangkan pada output yakni walaupun sarana dan prasarana yang
masih belum memadai petugas rekam medis tetap memberikan yang terbaik
saat pelayanan pada pasien yang berkunjung di Puskesmas Mamboro.
2.4 Saran
Untuk meningkatkan program rekam medis ini perlu, perhatian khusus
mengenai sarana dan prasarana yang menunjang seperti pengadaan computer
guna mempermudah pelayanan untuk mendata nmor identitas dan riwayat
pengobatan pasien
DAFTAR PUSTAKA
21
3. Rustiyanto, E. dan Rahayu, W.A. (2011).Manajemen Filing Dokumen Rekam
Medis dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta: Politeknik Kesehatan Permata
Indonesia.
4. Departemen Kesehatan Republik Indonesia 2006. Pedoman Perencanaan
Tingkat Puskesmas. Jakarta : Direktorat Jenderal Pelayanan Medis
5. Adriani, F. (2016). Tatakelola Arsip Dinamis Rekam Medis Untuk
Kemudahan Akses di Poliklinik UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.
Yogyakarta: Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga
6. Tim Kajian Data/ Profil Puskesmas Mamboro. Profil Kesehatan Puskesmas
Mamboro, Sulawesi Tengah: Puskesmas Mamboro.
DOKUMENTASI
22
23
24